Bijlage 3 - Raadsrapportage Grote Projecten

Raadsrapportage Grote Projecten Oktober 2021

Inhoudsopgave

Rapportages per project ...................................................................................... 3 Topaccommodatie De Welle ........................................................................ 3 Nieuwbouw clustering S(B)O ....................................................................... 7 Oudega aan het water.................................................................................. 9 Uitbreiding woonwagenstandplaatsen........................................................ 11 Programma Dienstverlening....................................................................... 13

2

Topaccommodatie De Welle – Augustus 2021

Project (resultaat)

Programma Wethouder Projectleider Product- & grootboeknr Beleidsdoel van het project

Nieuwbouw Zwemcomplex De Welle. Een 50 mtr (top)sportbad, 25 meter multifunctioneel bad en recreatiezaal met golfslagbad, kleuterbad, peuterbad en whirlpool. Ook worden twee glijbanen en een stroomversnelling voorzien. Tot slot een spraypark op de ligweide met als locatie de Sportlaan te drachten Programma Sport Portefeuillehouder: F. van Beek Projectleider (extern): M.G. Westra (OLCO) en projectregisseur: E. Visser Grootboeknummer: 7520106 Aan welke (verplichte of vrijwillige) doelstelling van de gemeente draagt het project bij? MULTIFUNCTIONEEL ZWEMCENTRUM Het nieuwe zwemcentrum wordt gerealiseerd aan de Sportlaan in Drachten, waardoor er ook kruisbestuiving plaats kan vinden tussen de verschillende (sport)faciliteiten zoals het bewegingscentrum. Deze nieuwe locatie biedt volop kansen voor een zwemcentrum, dat voldoet aan de hedendaagse eisen. Het is een accommodatie waar tal van activiteiten op het gebied van recreatie en sport samen komen. De nieuwe zwemaccommodatie wordt voornamelijk gebruikt voor recreatief zwemmen, instructie zwemmen, doelgroepzwemmen, schoolzwemmen en trainingen en wedstrijden.

Maatschappelijk effect

Welk maatschappelijk effect moet het voltooide project na afloop hebben gerealiseerd? Door de multidisciplinaire inrichting van het zwembad en de keuze van de huidige locatie wordt er een sociaal karakter meegegeven aan de Welle. Een gezonde burger die in zijn of haar woonplaats verschillende sporten op diverse niveaus kan beoefenen. Een stukje kruisbestuiving van sporters onderling. Het gewenste effect is dat de burger extra wordt gestimuleerd in het sporten en weet dat er meerdere opties op dezelfde locatie voorhanden zijn.

3

Projectorganisatie

De projectorganisatie is gebaseerd op het Plan van Aanpak voor het project. Welke projectorganisatie bestaat (bij de start en nu) voor het project binnen de gemeente Onderstaand organogram geeft de projectorganisatie weer.

Planning

Huidige inhoudelijke status van het project

Huidige financiële status van het project

Toelichting op het verloop van het project

Het project is gestart met het Raadsbesluit op 12 mei 2020. De definitiefase is afgerond in november 2020. Vervolgens is de Voorontwerpfase afgerond op 12 juli 2021. De beoogde ingebruikname is voorjaar 2024. De planning is op details gewijzigd, echter het einddoel van de ingebruikname voorjaar 2024 is ongewijzigd. Wat is er van het beleidsdoel, maatschappelijk effect en projectplanning tot nu toe gerealiseerd? En hoe is dit methodisch gerealiseerd? Zie toelichting op verloop van het project Budget bij de start: Stichtingskosten € 27.825.000,- ex BTW en € 2.343.000,- ex BTW. TCO totaal project (structurele jaarlast) € 1.821.000,- ex BTW Budget bijgesteld: Budget uitgegeven: € 446.000,- ex BTW Budget resterend: € 29.722.000,- ex BTW Voor het project is ca. 4,1 miljoen ex BTW aanbesteed aan opdrachten voor adviesdiensten en partijen voor de realisatie. Al deze aanbestedingen hebben binnen het beschikbare budget voor de betreffende plandelen kunnen plaatsvinden. Bestedingen en te verwachten bestedingen tot start bouw Op basis van de aanbestedingsstrategie zijn de adviseurs voor het adviesteam gecontracteerd en de adviseurs voor de uitwerking van het bestemmingsplan. De onderdelen die tot heden zijn ingekocht of de werkzaamheden die op korte termijn gepland staan zijn allen binnen het gereserveerde budget voor dat doel mogelijk.

Het onderstaande overzicht geeft het totaal aan verplichtingen en bestedingen op dit moment o.b.v. de budgetbewaking: - Verplichtingen (overeenkomsten): € 1.167.171,- ex BTW - Bestedingen (gefactureerd werk): € 282.251,- ex BTW Er is voor het project reeds een 1e voorbereidingskrediet toegekend van € 600.000,ex BTW, dus € 726.000,- incl. BTW. Dit krediet is toereikend voor de bestedingen tot eind juni. In de opzet van het project wordt nu een 2e voorbereidingskrediet gevraagd o.b.v. de doorlooptijd van het ontwerptraject tot start bouw. 4

Er is nu een tweede voorbereidingskrediet aan van € 2.500.000,- excl. BTW. Inclusief btw gaat het om € 3.025.000,-. (raadbijeenkomst 31 augustus 2021) Dit voorbereidingskrediet vormt onderdeel van de totale investering. Na afronding van het project zullen de beide voorbereidingskredieten mee worden genomen in de totale activering van het zwembad. Dit voorbereidingskrediet wordt daarmee structureel gedekt. Uiteindelijk zal na aanbesteding van de uitvoerende partijen in de zomer van 2022 het laatste krediet worden gevraagd: het bouwkrediet. Overige risico's en kanttekeningen

Voor het project wordt een risico management systeem gehanteerd waarbij de projectrisico’s over de verschillende fasen worden behandeld. De actuele marktontwikkeling van prijsstijgingen wordt daarbij nauwlettend gevolgd. De loon- en prijsstijgingen zijn voor elk project een risico en ook voor De Welle zijn in het Raadsbesluit reserveringen opgenomen voor loon- en prijsstijgingen. Bij de vaststelling van de definitiefase in november 2020 is de reservering voor dit onderdeel geëvalueerd o.b.v. de actuele marktsituatie. Er waren op dat moment geen redenen om te veronderstellen dat er een verhoogd risico aanwezig is. Het is natuurlijk wel een risico als prijsstijgingen sterk (gaan) afwijken van de prognoses. Bij de afronding van het Voorontwerp, wordt op basis van het plan van alle partijen en de kostenramingen ook het risico op loon- en prijsstijgingen opnieuw beschouwd die zich in de breedte van de markt voordoen. Indien het noodzakelijk is om extra risico's binnen het vaste projectbudget op te vangen zullen de betreffende beheersmaatregelen daarvoor moeten worden getroffen.

B&W en raadsbesluiten

Relevante documenten Welke college- en raadsbesluiten zijn tot dit moment van rapporteren gerelateerd aan dit project, zonder! deze toe te voegen. Kunnen door raadsfracties worden opgevraagd indien ze dat nodig vinden. 12 mei 2020: Raadsbesluit realisatie zwembad 22 september 2020: Vaststellen Plan van Aanpak en planning en beschikbaar stellen voorbereidingskrediet 22 september 2020 Raadsbesluit m.b.t. de locatie voor het nieuwe zwembad 3 november 2020 Besluit college m.b.t. mogelijke alternatieve locatie op de Sportlaan (honkbalveld) 10 november 2020 Informatiesessie raad m.b.t. voortgang ontwikkelingen zwembad 2 maart 2021 collegebesluit en presentatie resultaat aanbestedingstraject met de architect 16 maart 2021 presentatie raad stand van zaken en presentatie architecteselectie 15 juni 2021 Collegebesluit m.b.t. aanvraag 2e voorbereidingskrediet en project voortgang 6 juli 2021 Raad Ronde tafel voorbereidingskrediet en projectvoortgang 5

Gepland 31 augustus 2021 Raadsbehandeling projectvoortgang en 2e voorbereidingskrediet September 2021 Raadsinformatiebrief.

Relevante bijlage(n)

Plan van Aanpak Noem hier relevante beleidsvisies, nota's zonder! deze toe te voegen. Kunnen door raadsfracties worden opgevraagd indien ze dat nodig vinden. C. D.

Haalbaarheidsstudie Olco dd. maart DEDE; Locatiestudie van Sweco incl. bijbehorende bijlagen;

6

Nieuwbouw Clustering S(B)O – September 2021 Project (resultaat) Programma Wethouder Projectleiders

Beleidsdoel van project Maatschappelijk effect

Projectorganisatie

Planning Huidige inhoudelijke status van het project

Huidige financiële status van het project

Toelichting op het verloop van het project

Nieuwbouw Clustering S(B)O (nieuwbouw voor scholen van het Speciaal (Basis) Onderwijs) Onderwijshuisvesting Felix van Beek onderwijshuisvesting en Maria le Roy voor omgeving Yvonne Hofstee (procesregisseur nieuwbouw), Peter Broer (projectleider bouw- en woonrijp) Onderwijs Wettelijke verplichting tot zorg voor kwalitatief goede onderwijshuisvesting De realisatie van één schoolgebouw, inclusief therapiebad en gymvoorziening, voor 5 scholen binnen het Speciaal (Basis) Onderwijs waardoor er een onderwijsvoorziening ontstaat met 1 onderwijskundig concept (Samen Kansrijk) voor leerlingen met complexe problematieken en aandoeningen. Bestuurlijke stuurgroep bestaande uit 2 wethouders, directeur, 3 teammanagers, projectleider en procesregisseur. Ambtelijke stuurgroep bestaande uit directeur, 3 teammanagers, projectleider bouw- en woonrijp en procesregisseur nieuwbouw school. Regiegroep bestaande uit ambtelijke vertegenwoordigers, projectleider bouw- en woonrijp en procesregisseur nieuwbouw school. Projectgroep Bouwrijp en Bereikbaar bestaande uit ambtelijke vertegenwoordigers en de projectleider bouw- en woonrijp. Doorlooptijd projecten augustus 2020 – medio 2025 Ingebruikname van het gebouw staat gepland voor 3e kwartaal 2024 Bouw van de school: - Samenwerkingsovereenkomst tussen gemeente – schoolbesturen is getekend (nov.

'20) - Architectenselectie is afgerond (juli '21) - Vanwege de hoge kosten is afgezien van de bouw van een sporthal en is gekozen voor de realisatie van 3 gymzalen (juni '21). Bouw- en woonrijp maken: - De voorbereidingen en onderzoeken voor de bestemmingsplanprocedure zijn gestart. - Concept logistiek ontwerp in- en uitrit en parkeren wordt bijgesteld op basis van 1e schets gekozen architect en op basis verkeerskundig onderzoek. - Voorbereidingskrediet toegekend voor bouw- en woonrijp maken (juni '21) - Uitvoeringsbudget bijgesteld naar werkelijke kosten (juni '21) Budget bij de start: € 27.810.000 bouw school + € 2.000.000 voor bouw- en woonrijp Budget bijgesteld:€ 27.810.000 bouw school + € 3.590.000 voor bouw- en woonrijp Budget uitgegeven: € 1.722.000 bouw school + € 191.000 voor bouw- en woonrijp Budget resterend: € 26.088.000 bouw school + € 3.399.000 voor bouw- en woonrijp Bouw van de school: De gemeente heeft een samenwerkingsovereenkomst gesloten met 4 schoolbesturen (5 scholen). Het is gelukt om ook Kentalis (SO de Skelp) te 7

Overige risico's en kanttekeningen

B&W en raadsbesluiten

Relevante bijlage(n)

integreren in dit project waardoor er nieuwbouw op 1 locatie komt voor alle 5 speciale (basis) onderwijs scholen. Aan de bouwheer is een voorbereidingskrediet toegekend. De bouwheer heeft in juli '21 de architectenselectie afgerond. Bouw- en woonrijp maken: De afgelopen periode is gewerkt aan het logistiek ontwerp voor het in- en uitrijden en parkeren van schoolvervoer en personeel. De bijbehorende kostenraming heeft geleid tot de toekenning van € 1.590.000 extra budget naast het gereserveerde budget van € 2.000.000. De onderzoeken voor het bestemmingsplan zijn zoveel mogelijk meegenomen bij de reeds uitgezette onderzoeken voor de uitbreiding van Vrijburgh. Het logistiek ontwerp wordt voltooid zodra de architect heeft aangegeven waar in- en uitgangen komen in het gebouw. Risico zijn de stijgende bouwkosten voor gebouw en omgeving. De bouwkosten stijgen nog steeds fors. Tijdens het project worden de bouwkosten gemonitord en wordt de stichtingskostenraming periodiek herijkt. Risico zijn de bezwaren op het bestemmingsplanprocedure waardoor de planning niet gehaald wordt.

Relevante documenten 2018 convenant Samen Kansrijk 2018 raadsinformatiebrief locatiekeuze 2018 vaststellen concept gemeentelijke kaders (niet-openbaar) 2019 beschikbaar stellen beperkt voorbereidingskrediet 2019 meerkosten project 2020 locatiekeuze 2020 vaststellen samenwerkingsovereenkomst 2020 brief gemeenteraad over gewijzigde overeenkomst 2020 aanvullend krediet Clustering S(B)O 2020 vaststellen samenwerkingsovereenkomst 2020 raadsbrief deelname Kentalis 2021 beluit tekort exploitatie (vaststellen raadsbrief) (bouw- en woonrijp) 2021 raadsbrief tekort exploitatie en keuze voor gymzalen ipv sporthal Zie B&W en raadsbesluiten

8

Oudega aan het water Project Programma Wethouder Projectleider

Oudega aan het water Oostelijke poort Friese meren Robin Hartogh Heys Jacqueline de Booij

Beleidsdoel van het project

Het project kent de volgende doelstellingen: • Stimuleren werkgelegenheid • Versterken aansluiting op de Friese Meren (stepping stone) • Versterken relatie land – water • Versterken aantrekkelijkheid en toegankelijkheid voor waterrecreanten • Bevorderen veiligheid door scheiding beroeps- en recreatievaart • Verbeteren toegankelijkheid en leefbaarheid voor bewoners (bv wandel- en fietsroutes) • Benutten natuurlijke kwaliteiten (hoogte-laagte, natuurlijke oevers, verbetering landbouwstructuur) • Verbeteren van huidige voorzieningen en het realiseren van nieuwe voorzieningen (w.o. zwemplek, aanlegvoorzieningen) • Nieuwe recreatieve ontwikkelingen langs waterkant mogelijk maken • Duurzaam waterbeheer

Maatschappelijk effect

In samenwerking met het Mienskip(de gemeenschap) wordt de recreatieve economie en de leefbaarheid van Oudega versterkt. Tevens versterken we de positie van de oostelijke poort Friese Meren waardoor watersport en recreatie kunnen groeien. Er is een vastgesteld projectplan Oudega aan het water en onderliggend een drietal projectopdrachten. Samen met de provincie en Wetterskip Fryslân is een opgavegerichte organisatie opgezet. Per opgave wordt een werkgroep ingesteld die gedurende langere of kortere tijd aan de betreffende opgave werkt. In diverse werkgroepen participeren ook mensen vanuit de streek. Periodiek wordt een afstemmingsoverleg gehouden zodat iedereen zicht houdt op het totaal. De planning in de realisatieovereenkomst (ondertekend juli 2021) is dat het project begin 2024 afgerond is. Initieel was er vertraging omdat de grondverwerving moeizaam liep. Inmiddels is er overeenstemming op alle benodigde aankopen. Het project bestaat uit drie deelprojecten:

Projectorganisatie

Planning

Huidige inhoudelijke status van het project

a.

Opknappen zuivelfabriekterrein

In 2018 is de vml. zuivelfabriek aangekocht en vervolgens is in 2019 het masterplan gemaakt. Dit plan leidde tot de keuze voor sloop van de zuivelfabriek. In 2020 is de bodem en het asbest gesaneerd en is de fabriek daadwerkelijk 9

gesloopt. In 2021 is de vrijvallende kavel, voor appartementenbouw, voor een marktconforme prijs verkocht aan een partij uit het dorp. De nieuwbouw en het herinrichten staan voor de komende jaren op de projectagenda. b.

Waterfront Oudega

In 2020 is het masterplan Waterfront vastgesteld, waarmee de keuze is gemaakt tot vergroten van het water met ongeveer 4,5 ha, het opknappen van de haven en het geven van diverse bouwtitels. In 2020/2021 zijn alle benodigde grondaankopen, tegen marktconforme tarieven, overeen gekomen. Het bestemmingsplan is opgesteld en heeft de juiste procedures doorlopen. In juli 2021 is deze door de Raad vastgesteld. Op dit moment loopt de aanbesteding en de planning is om de uitvoering te realiseren in de periode 2021-2022. c.

Het Meer bij Oudega.

In 2020 is het basisprogramma voor het Meer bij Oudega vastgesteld. In de tweede helft van 2020 en de eerste helft van 2021 is dit uitgewerkt tot een ontwerp wat zomer 2021 bij de colleges van B&W en GS ligt ter vaststelling. Na accordering zal worden toegewerkt naar start van de uitvoeringsfase per eind 2022. Huidige financiële status van het project

Toelichting op het verloop van het project

Overige risico's en kanttekeningen

B&W en raadsbesluiten

Relevante bijlage(n)

Budget bij de start: €18,2 mln Budget bijgesteld: € 20,9 mln Budget uitgegeven: €8,6 mln Budget resterend: €12,3 mln De verhoging van het budget wordt vooral veroorzaakt door een andere wijze van presentatie. De grondopbrengsten wordt nu -cf. de bij de provincie gebruikelijke systematiek- aan de budgetkant gepresenteerd. Daardoor lijkt het budget hoger, en zijn ook de kosten hoger. Daarnaast is ook een aanvullende subsidie verworven, een bijdrage lager uitgevallen, en een tweetal voor dit doel bestaande budgetten aan het project toegevoegd. Het grootste risico van het project is nu dat bij de aanbesteding en de uitvoering het project duurder wordt dan begroot. Dat is niet ondenkbaar; de prijzen stijgen en goede aannemers zijn door drukte, in de markt, schaars. In de voorbereiding wordt dit zo goed mogelijk beheerst. De ramingen worden steeds herijkt aan de nieuwste inzichten en waar nodig (en mogelijk) wordt het project versoberd of worden bepaalde onderdelen van het project uitgesteld of niet uitgevoerd. Relevante documenten 2012 visie Oudega aan het water 2018 samenwerkingsovereenkomst 2018 aankoop zuivelfabriek 2019 sloop zuivelfabriek 2019 aankoopkader Meer bij Oudega 2020 masterplan waterfront en basisprogramma Meer 2021 verkoop grond t.b.v.

appartementengebouw 2021 bestemmingsplan masterplan 2021 ontwerp Meer 2012 visie Oudega aan het water 2020 masterplan waterfront Oudega en programma Meer 2021 ontwerp Meer bij Oudega (zie www.oostelijkepoortfriesemeren.nl)

10

Uitbreiding woonwagenstandplaatsen Project (resultaat) Programma Wethouder Projectleider

Uitbreiding Woonwagenstandplaatsen met 15-20 nieuwe standplaatsen 2.9 Volkshuisvesting Bert Westerink Peter Broer

Beleidsdoel van het project

Juli 2018 Min. BiZa&Kr: Beleidskader gemeentelijk woonwagen- & standplaatsenbeleid en op basis daarvan wegwerken wachtlijst potentiele woonwagenbewoners bij o.a. wooncorporaties in Smallingerland Invulling geven aan de uitspraak van het Europese Hof dat woonwagenbewoners niet belemmerd mogen worden in hun woonvorm. Invulling geven aan dit Beleidskader gemeentelijk woonwagen- & standplaatsenbeleid Projectleider en projectondersteuner van team P&P met projectgroep met deskundigen van Grondzaken, Omgeving, Omgevingsbeheer, financiën, communicatie en de wijkmanager. Projectleider is bevoegd tot nemen van besluiten na goedkeuring door ambtelijken bestuurlijk opdrachtgever. Daarnaast is er een Bestuurlijk Overleg tussen de projectpartners WoonFriesland (WF), vertegenwoordiger van de bewoners De Bewonersorganisatie (DBR) en de gemeente waarin de projectstappen en – handelingen op elkaar worden afgestemd. Op projectleidersniveau vindt er ook maandelijks afstemming plaats. De initiële planning, in 2016, was om in mei 2020 de sleutels aan de eerste bewoners te overhandigen. Door vertraging in de besluitvorming voor de gekozen locaties Drachtstercompagnie en Wetterwille, en door vertraging in de energieaansluiting bij Liander wordt nu de sleutel aan de eerste bewoners van de locatie Drachtstercompagnie begin 2022 overhandigd.

Voor de locatie Wetterwille geldt, na vaststelling van de bestemmingsplanwijziging, 1 mei 2022. De locatie Drachtstercompagnie (DC) wordt binnenkort bouwrijp gemaakt. Het gaat daarbij om het slopen, schoon- en asbestvrij maken en het aanleggen van de riolering en nutsvoorzieningen op deze locatie. Bovendien worden de benodigde vergunningen aangevraagd. Ondertussen worden de huurwoonwagens met 2 en 3 slaapkamers besteld en de 12 nieuwe standplaatsen toegewezen. Met de omwonenden en belanghebbenden zijn ondertussen op 20 april 2021 en 12 mei 2021 informatiebijeenkomsten gehouden op deze locatie. Een digitale voorlichting aan het dorp Drachtstercompagnie heeft in augustus 2021 plaatsgevonden. De locatie Wetterwille (WW) vraagt een bestemmingsplanwijziging. Het 'debat en besluit' vond op 31 augustus 2021 plaats, zodat huurwoonwagens en huurstandplaatsen naar verwachting 2e kwartaal 2022 bewoond kunnen worden. Tot nu toe hebben wij de ingediende bezwaren van omwonenden positief kunnen afhandelen. Budget bij de start: € 50.000 VBRK € 825.000 UVK € 280.000 opbrengst verkoop plaatsen Budget bijgesteld:€ 50.000 VBRK € 825.000 UVK € 150.000 opbrengst verkoop plaatsen

Maatschappelijk effect Projectorganisatie

Planning

Huidige inhoudelijke status van het project

Huidige financiële status van het project

11

Toelichting op het verloop van het project

Overige risico's en kanttekeningen

B&W en raadsbesluiten

Relevante bijlage(n)

Budget uitgegeven: € 50.000 Budget resterend: € 975.000 Door het in 2021 niet verlengen van de landelijke regeling 'Korting Rijks verhuurdersheffing' voor wooncorporaties heeft WF een fors tekort op de kosten voor de bouw van de huurwoonwagens. Om een klein deel van dit verlies te delen heeft de gemeente besloten om de koopprijs van een woonwagenstandplaats voor WF met € 4.000 te verlagen. Door de landelijke en regionale problemen in de aanleg van het hoofdleidingnetwerk voor elektriciteit is het onzeker wanneer de gemeente de locaties bouwrijp conform planning kan opleveren aan de koper WF. Hierover wordt met hen intensief overleg gevoerd. Door huisbezoeken en overleg, ter plekke op de locaties zelf, zijn veel bezwaren weggenomen bij de omwonenden. Bezwaar is, na positieve besluitvorming in de gemeenteraad, alleen nog mogelijk voor de locatie WW en dan alleen nog bij de rechter en/of RvS. Door de recente brand in het te slopen hoofdgebouw op de locatie DC is er asbest vrijgekomen op deze locatie. Hierdoor zullen de sloop- en opruimkosten verder toenemen. Door de oplopende prijzen voor grondwerk en bouwmaterialen zullen de aanlegkosten en de kosten voor de huurwoonwagens van WoonFriesland verder toenemen, zonder dat bekend is of dit van tijdelijke aard is.

Om een overschrijding van het toegekende budget te voorkomen wordt er nogmaals gekeken naar een versobering van de inrichting op en om beide locaties. Relevante documenten - Mei 2017 Vaststelling gemeentelijke verkenning behoefte woonwagenstandplaatsen - Juli 2017 BW besluit Voorbereidingskrediet - Oktober 2017 aangehouden BW advies Haalbaarheid locaties - December 2017 BW tussenbesluit eerste selectie locatiekeuze - Februari 2018 BW besluit Financiële kaders uitbreiding woonwagenstandplaatsen - December 2018 Gemandateerd raadsbesluit op BW advies locatiekeuze - Mei 2019 Revisie gemeentelijke verkenning behoefte woonwagenstandplaatsen - 2015 Rijks Woningwet - Juli 2018 Min. BiZa&Kr Beleidskader gemeentelijk woonwagen- & standplaatsenbeleid - Halfjaarlijkse raadsinformatiebrieven

12

Programma Dienstverlening Project (resultaat) Programma Wethouder Projectleider

Programma Dienstverlening – het verbeteren van de dienstverlening in de hele organisatie Dienstverlening B. Westerink B. Langezaal (programmamanager); Jelmer Mulder (Ambtelijk opdrachtgever)

Beleidsdoel van het project

Nadrukkelijk verzoek vanuit de Raad; opgenomen in het collegeprogramma 2018 en visie op Dienstverlening: Verbetering van de gemeentelijke dienstverlening vindt plaats langs drie sporen: Programmatisch innoveren met de nadruk op versterking programmatisch- en projectmatig werken, klantcontact en interactie met de nadruk op het vergemakkelijken en verbeteren van contact met de klant, houding en gedrag met de nadruk op versterking van de bewustwording en handelen van de organisatie in het kader van dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen.

Maatschappelijk effect Projectorganisatie

Planning

Huidige inhoudelijke status van het project

Een door de klant ervaren verbeterde dienstverlening, zowel bij de enkelvoudige- als de complexe dienstverlening. De drie deelsporen, Programmatisch innoveren, klantcontact & interactie en houding & gedrag binnen het Programma Dienstverlening, zijn vertegenwoordigd in de programma organisatie. De programma organisatie bestaat uit de Algemeen Directeur (Ambtelijk opdrachtgever); Teammanager Klantcontact (programmamanager klantcontact & interactie); Teammanager Programma's & Projecten (programmatisch innoveren) en de Teammanager Organisatie en Communicatie (houding en gedrag). Het programma Dienstverlening heeft met het plan van aanpak dat de gemeenteraad in mei 2019 heeft vastgesteld, een looptijd van 3 jaar en is medio 2019 gestart. Medio 2022 zal het programma eindigen Binnen het programma Dienstverlening hebben we drie deelsporen: Klantcontact en interactie: In januari 2020 is de newsroom Smallingerland van start gegaan. De afgelopen anderhalf jaar maakten we een flinke ontwikkeling door. Voorál tijdens de coronacrisis ontwikkelde de newsroom zich in een razendsnel tempo. Een aantal voorbeelden: • de webcare van de gemeente maakte overuren.

Er werden heel veel vragen gesteld door inwoners en ondernemers via onze digitale kanalen; • door korte lijnen met communicatie en de projectgroep corona konden we snel schakelen en onze inwoners en ondernemers van de juiste informatie voorzien via onze verschillende (web- en social) kanalen

13

•

het aantal volgers op Facebook is gegroeid (4219 volgers per 1-8) tijdens deze periode met ongeveer 800 nieuwe volgers. Onze berichten hebben een gemiddeld bereik van 25.640 Facebookgebruikers per maand. Op Twitter hebben we het hoogste aantal volgers (4164 per 1-8). Het bereik op Twitter is de afgelopen maand 249.000 Twittergebruikers. Sinds april hebben we ook het gemeentelijk Instagramaccount online gezet om onze berichten ook onder onze jeugd onder de aandacht te brengen. Het aantal volger stijgt gestaag (ongeveer 1000 volgers). Ons LinkedIn account heeft inmiddels 5058 volgers. Sinds de Newsroom dit kanaal ook beheert, groeit het aantal volgers met 30 per maand.

Beheren van kanalen Vanuit de newsroom beheren wij de volgende dienstverleningskanalen/middelen: o Smallingerland.nl (gemiddeld 15.000 bezoekers per maand) o Dwjm.nl o Facebook o Twitter o Instagram o LinkedIn o YouTube o Digitale nieuwsbrief o Tamtam o Omgevingsbeeld o Reputatie/issue analyses o Analytics websites o Maandelijkse overzicht social media statistieken In de praktijk betekent het beheer van deze kanalen dat we zorgen voor het plaatsen van berichten, adviseren over de inzet, het doorontwikkelen van de mogelijkheden, creëren van standaarden, bijhouden van trends en ontwikkelingen, etc. Webcare Op berichten die wij versturen op onze social media kanalen komen reacties en vragen van inwoners. Afgelopen jaar (1 januari tot 1 november) zijn er 6000 mentions bij ons binnen gekomen. Een mention is een bericht waarin wij als organisatie genoemd worden of opmerkingen of vragen die via onze social mediakanalen binnen komen. Deze opmerkingen of vragen handelen wij af vanuit de newsroom. Door onze positie in de organisatie kunnen wij snel schakelen en contact leggen met de betreffende afdelingen. Daarnaast zijn de lijntjes kort met communicatie, telefonie en balie. Ook reageren mensen op nieuws over onze gemeente. Als hier negatieve reacties tussen zitten, dan grijpen wij zo snel mogelijk in om reputatieschade voor de gemeente te voorkomen.

Daarnaast kunnen collega's bij de newsroom aankloppen voor het laten maken van een issue/reputatie analyse (bijvoorbeeld over het zwembad, nieuwe collegeleden).

14

Chat via website Op piekmomenten komen er gemiddeld 3000 chatberichten per maand binnen. Dit kanaal is een jaar geleden ingezet om de telefooncentrale te ontlasten. Het kanaal wordt door inwoners vooral gebruikt om snel vragen te stellen over: • Afval • Vergunningen • Belastingen • Afspraak maken • Melding doen • Onderwerpen over burgerzaken Tijdens de vele telefoonstoringen gebruiken soms 10 mensen tegelijk de chat om hun vragen te stellen. Content Op basis van informatie die wij krijgen vanuit de buitenwereld en de diverse teams (veelal team communicatie) creëren wij content voor onze verschillende kanalen zoals de website (126 nieuwsberichten) en de social media (Facebook 1020 berichten en Twitter 527). Op deze manier informeren wij inwoners over bijvoorbeeld aangepaste dienstverlening, wegwerkzaamheden, coronamaatregelen etc. In totaal zijn dit over alle kanalen grofweg 1700 content berichten geweest het afgelopen jaar. Projecten Naast onze reguliere werkzaamheden zijn we de trekkers van een aantal projecten. Daarnaast worden we vanwege onze expertise gevraagd mee te denken bij projecten waar online dienstverlening een grote rol speelt.

Voorbeelden: • Citypermit • Digitaliseren van verschillende gemeentelijke processen (bijvoorbeeld geboorte- en overlijdensaangiftes) • Toeristenbelasting • Omgevingswet • Duurzaamheid Verbetering smallingerland.nl en drachtenwiljemeemaken.nl Vanuit de newsroom hebben we met externe expertise onderzoek gedaan naar de gebruikers van beide sites met behulp van een content strateeg. Daarnaast is er een quickscan uitgevoerd naar digitale toegankelijkheid, privacy en beveiliging etc van CE websites die onder de gemeente vallen. Ook hebben we ons verdiept op beide onze hoofdwebsites (smallingerland en dwjm) in de top CE klantreizen. Vervolgens hebben wij deze klantreizen verbeterd om de inwoner een gebruiksvriendelijke ervaring te geven. De uitkomsten van onze onderzoeken en verbetering hebben wij in presentaties gedeeld met de direct betrokkenen zoals communicatie, I&A, projectgroep dienstverlening en raadscommissie dienstverlening.

15

Tijdens dit project onderzoeken we ook welke gemeentelijke websites er in de lucht zijn en in hoeverre deze nog gebruikt worden, wat het kost, wie verantwoordelijk is etc. De lijst bestaat nu uit websites. Een groot deel daarvan bevat schadelijke verouderde informatie die we niet meer kunnen updaten. Dit levert reputatieschade voor de gemeente en creëert verwarring bij de lezer. Zoals hierboven omschreven zijn er al een heleboel goede acties gedaan of in gang gezet. Maar we zijn er nog niet! Ook voor komend jaar liggen er plannen klaar om de dienstverlening en contact met onze klanten verder te verbeteren en te intensiveren. Er komt een burger- en ondernemerspanel; we willen een meetinstrumentarium ontwikkelen om permanent de klanttevredenheid te meten. Het laatste jaar van het programma wordt dus nog een hele belangrijke! Houding en gedrag: Er is eerder gestart met het introduceren van werken vanuit gastheerschap. Om succesvol een volgende en meer fundamentele stap te zetten op het deelspoor houding & gedrag is vanuit het programma Dienstverlening het integrerende programma Talent#inbeweging gestart. Voor de periode van 2021 – 2023 is Talent#inbeweging het programma, waarin de organisatie op basis van eigenaarschap, professioneel vertrouwen en resultaatgerichtheid nog verder doorontwikkelt naar een organisatie waar de mens (klant, medewerker) nog meer voorop staat.

Vanuit de organisatievisie en ambitie werkt iedere medewerker op 31 december 2023 bewust aan het waarmaken van organisatie doelstellingen met een nog verder ontwikkeld helder plannings- en realisatieproces. Huidige financiële status van het project

Toelichting op het verloop van het project

Budget bij de start: Er is in 2019 een totaalbudget van € 6 miljoen vastgesteld. € 1.287.000 milj in 2019 (incl. voorbereidingskrediet huisvesting en verbouwing hal); € 2 miljoen in 2020; € 2 miljoen in 2021 en € 1 miljoen in 2022. Budget moest jaarlijks weer via de Raad worden aangevraagd. Budget bijgesteld: In verband met de herschikkingen heeft de programma organisatie op basis van de ervaringen met het eerste programma jaar waarin sprake was van onder uitputting het budget voor 2021 met € 750.000,- naar beneden bijgesteld (nieuw budget 2021 € 1,25 miljoen) en het budget voor 2022 met € 250.000,- naar beneden bijgesteld (nieuw budget 2022 € 750.000,-). Budget uitgegeven: 2019 € 834.567,98; restant van € 452.432,02 conform afspraak teruggevloeid naar de algemene middelen; 2020 € 1.412.245,53; restant van €587.754,47 conform afspraak teruggevloeid naar de algemene middelen. 2021: wordt eind 2021 vastgesteld, maar met de kennis van nu weten we dat het budget volledig besteed zal worden, waarbij met name geïnvesteerd wordt in het onderdeel houding en gedrag, zodat we als organisatie de voorbereidingen treffen en de sporen samen brengen. Budget resterend: 2021 € 1.25 miljoen reeds toegekend; 2022 € 750.000,nog toe te kennen, om de gehele organisatie op te leiden en te ontwikkelen om vanuit talentgedreven werken met focus op de klant te gaan werken. Klantcontact & Interactie:

16

Projecten en initiatieven binnen het programma worden voortgezet, uitgebreid en verder doorontwikkeld. Nieuwe initiatieven zoals opzetten burger- en ondernemerspanel, ontwikkelen meetinstrumentarium, telefoontrainingen worden de tweede helft van 2021 opgestart en ook in 2022 verder vormgegeven. Programmatisch innoveren: Er wordt gewerkt aan het herijken van de leidraad grote projecten aan de hand van ervaringen in de proefprojecten. Houding en gedrag: Effecten van diverse interventies worden gemonitord en er wordt een slag gemaakt om deze effectiever in te zetten, dan wel te stoppen wanneer de effecten niet aansluiten bij de visie en ambitie en dus geen effect hebben op de dienstverlening. Diverse teams gaan aan de slag om te valideren hoe talentgedreven werken effectief ingezet kan worden in de teams. In 2022 wordt dit organisatiebreed uitgerold. Zo kunnen teams flexibeler en wendbaarder worden om sneller in te spelen op de klantvraag, uitvoering te geven aan veranderende wet- en regelgeving en snel uitvoering te geven aan politieke ambities. Overige risico's en kanttekeningen B&W en raadsbesluiten

Relevante documenten Op 6 juli 2021 heeft het college besloten Talentvol InBeweging als onderdeel van het programma Dienstverlening te omarmen en akkoord te gaan met TalentOn als externe begeleider.

Relevante bijlage(n)

17