Bijlage 2 - Voorstel PC Experience tbv Kadernota 27mei21

Project Modernisering P&C gemeente Smallingerland

Voorstellen modernisering P&C-cyclus in Kadernota (besluitvormend) (2e tussenproduct)

27mei21

DvdZ

1

Inhoud 1.

Aanloop ............................................................................................................................................................................ 6

2.

Bestuurlijke samenvatting ................................................................................................................................................ 7

3.

Uitwerking uitgangspunten modernisering P&C-cyclus ................................................................................................... 9 3.1. Opbouw P&C-cyclus van bestuurlijke agenda naar realisatie doelstellingen (incl. fasering in tijd) en verkenning P&Cproducten. ............................................................................................................................................................................. 9

............................................................................................................................................................................ 9 3.2. Inhoud (globaal) P&C-producten. ................................................................................................................................. 11

............................................................................................................................................................ 11 3.3. Verwerking “dagelijkse ”doorlopende activiteiten & nieuw beleid in P&C-producten. ............................................... 12

.......................................................................................................................................................................... 12 3.4. Inhoud P&C-producten. ................................................................................................................................................ 14

.......................................................................................................................................................................... 14 3.5. Voorbereiding P&C-producten. .................................................................................................................................... 15

.......................................................................................................................................................................... 15 3.6. Scenario’s nieuwe indeling programma’s. .................................................................................................................... 16

.......................................................................................................................................................................... 16 3.7. Producten/taakvelden bij programma’s. ...................................................................................................................... 17

............................................................................................................................................................ 17 3.8. Opnemen “specials” (o.a. projecten, investeringen NIEUW, groot-onderhoud, duurzaamheid, Omgevingswet). ...... 17

.......................................................................................................................................................................... 17 3.9. Standaard opbouw college- en raadsvoorstellen. ........................................................................................................ 18

............................................................................................................................................................ 18 3.10. Effect op Financiële verordening. ............................................................................................................................... 18

............................................................................................................................................................ 18 4.

Uitwerking randvoorwaarden modernisering P&C-cyclus .............................................................................................. 19

2

4.1. Bestuurlijke agenda is concreet. ................................................................................................................................... 19

.......................................................................................................................................................................... 19 4.2. Informatie is afgestemd op de doelgroep. ................................................................................................................... 20

............................................................................................................................................................ 20 4.3. Informatie is altijd opgebouwd uit vier W’s. ................................................................................................................ 20

.......................................................................................................................................................................... 20 4.4. De P&C producten zijn “BBV-proof”. ............................................................................................................................ 22

............................................................................................................................................................ 22 5.

Uitwerking overige aandachtspunten modernisering P&C-cyclus .................................................................................. 22 5.1. Betrekken buitenwereld bij opbouw nieuwe begroting. .............................................................................................. 22

.......................................................................................................................................................................... 22 6.

Uitwerking spelregels modernisering P&C-cyclus .......................................................................................................... 23 6.1. Begroting doorlopend beleid met indexering nieuwe begroting 2022 t.o.v. lopende begroting 2021 + constante prijzen vanaf 2023. .............................................................................................................................................................. 23

............................................................................................................................................................ 23 6.2. Wijzigingen in de lopende begroting worden tijdig gemeld. ........................................................................................ 23

............................................................................................................................................................ 23 6.3. Wijzigingen in de lopende begroting die aan de raad zijn gemeld in een Bestuursrapportage worden opgenomen in de eerstvolgende begroting en met hun meerjarige effecten opgenomen in de Kadernota. ............................................. 23

............................................................................................................................................................ 23 6.4. Nieuwe investeringen en exploitatiebudgetten (incl. projecten) zijn gebaseerd op aanpassingen van de Bestuurlijke agenda en worden uitsluitend na een expliciet collegebesluit opgenomen in de Kadernota waarbij ook de prioriteit wordt bepaald en het jaar van gewenste realisatie. Hier wordt expliciet over besloten en in de begroting opgenomen. ........... 24

............................................................................................................................................................ 24 6.5. Onderdeel van de Kadernota is een meerjarig plan waarin zijn opgenomen: - nieuwe en vervangingsinvesteringen nieuwe activiteiten met zowel incidentele als structurele (exploitatie)lasten. ................................................................... 24

............................................................................................................................................................ 24

3

6.6. Voor nieuwe, in de Kadernota opgenomen, investeringen wordt een investeringsbegroting gemaakt en worden de kapitaallasten en overige meerjarige exploitatiekosten en -opbrengsten berekend (indicatief). Tevens wordt aangegeven hoe per saldo nieuwe lasten worden gedekt. ..................................................................................................................... 24

............................................................................................................................................................ 24 6.7. Nieuwe structurele en incidentele kosten worden gedekt uit structurele en incidentele besparingen op bestaande activiteiten, uit nieuwe inkomsten of uit een combinatie van beide. ................................................................................. 25

............................................................................................................................................................ 25 6.8. Budgetverschuivingen tussen programma's worden verwerkt in een door de raad vast te stellen (algemene) begrotingswijziging. ............................................................................................................................................................. 25

............................................................................................................................................................ 25 6.9. Budgetverschuivingen binnen programma's worden verwerkt in een door het college vast te stellen (administratieve) begrotingswijziging. ................................................................................................................................ 26

.......................................................................................................................................................................... 26 6.10. De ontwikkeling van de salariskosten wordt bepaald op vastgestelde of verwachte cao-afspraken. De te begroten ontwikkeling wordt vastgesteld in de Kadernota. ............................................................................................................... 26

............................................................................................................................................................ 26 6.11. Procedureafspraken over beschikbaar stellen van geld. ............................................................................................ 27

.......................................................................................................................................................................... 27 6.12. Effecten mei- en septembercirculaire worden niet in Kadernota c.q. begroting opgenomen, maar worden als aanvullend apart voorstel bij Kadernota en begroting toegevoegd. ................................................................................... 27

.......................................................................................................................................................................... 27 6.13. Elk programma heeft een bestuurlijke eigenaar (collegelid) en een ambtelijk eigenaar (directielid). ....................... 28

.......................................................................................................................................................................... 28 6.14. Een taakveld valt uitsluitend onder een programma. ................................................................................................ 28

.......................................................................................................................................................................... 28 6.15. Elk taakveld heeft een bestuurlijk eigenaar (collegelid) en een ambtelijk eigenaar (teammanager= budgethouder). ............................................................................................................................................................................................. 28

.......................................................................................................................................................................... 28

4

6.16. Een vastgestelde begroting wordt uitgevoerd in het betreffende jaar; het overhevelen van restantexploitatiebudgetten naar volgend jaar is eerder uitzondering dan regel. ......................................................................... 28

.......................................................................................................................................................................... 28 6.17. Investerings- en projectbudgetten worden gerealiseerd in het jaar waarin ze beschikbaar zijn gesteld. Langere doorlooptijden voor investeringen (tot circa drie jaar) en projecten (waaronder grondexploitaties (grexen) met een maximale doorlooptijd van tien jaar) zijn mogelijk en worden opgenomen in de Financiële verordening. ........................ 29

.......................................................................................................................................................................... 29 6.18. Projectbudgetten (investeringen) hebben een bestuurlijk eigenaar (collegelid) en een ambtelijk eigenaar (projectleider). Na realisatie van een project worden de exploitatiebudgetten overgedragen aan het (de) betreffende team(s). ............................................................................................................................................................................... 30

.......................................................................................................................................................................... 30 6.19. Incidentele activiteitenbudgetten (kleine “projecten”, kleine projectmatige activiteiten met vaak een exploitatiebudgetten) hebben een bestuurlijk eigenaar (collegelid) en een ambtelijk eigenaar (projectleider). Deze activiteiten worden ondergebracht bij het team waar het functioneel het beste aansluit op de reguliere werkzaamheden. ............................................................................................................................................................................................. 30

............................................................................................................................................................ 30 6.20. Reguliere (jaarlijks terugkerende) onderhoudskosten worden geraamd in de exploitatie. ....................................... 30

............................................................................................................................................................ 30 6.21. Groot-onderhoudskosten zijn gebaseerd op een actueel beheerplan en worden geraamd OF in de exploitatie OF in een te vormen specifieke voorziening. ................................................................................................................................ 31

.......................................................................................................................................................................... 31 6.22. In amendementen en moties die extra kosten tot gevolg hebben wordt ook de dekking van die extra kosten aangegeven vanuit de budgetverantwoordelijkheid van de gemeenteraad. ...................................................................... 31

.......................................................................................................................................................................... 31 7.

Voorstellen ..................................................................................................................................................................... 32 7.1. Voorstel aan college ..................................................................................................................................................... 32 7.2 Voorstel aan de raad ..................................................................................................................................................... 32

5

1. Aanloop De gemeente Smallingerland heeft de ambitie om de Planning & Control-cyclus (P&C-cyclus) te moderniseren. Gemeenteraad, college en organisatie hebben die ambitie uitgesproken via behandeling van de betreffende startnotitie in de auditcommissie van 19 oktober 2020 en het vaststellen in de gemeenteraad van 20 oktober 2020 van de Concernrapportage 2020-II, waarin zowel de modernisering is toegelicht als de financiële consequenties expliciet zijn opgenomen. De Gemeenteraad wil zijn ambities direct terugzien in de begroting, volgen wat de voortgang is in tussentijdse rapportages en verantwoording daarover krijgen in de jaarrekening. Binnen de organisatie moet “Financiën” van iedereen zijn en niet langer alleen het eigendom van de afdeling “Financiën”. Bestuurlijk en ambtelijk zijn er al stappen gezet naar de modernisering. Adviesbureau Andersson Elffers Felix (AEF) heeft op 7 februari 2020 een definitieve rapportage aan Smallingerland opgeleverd getiteld “Naar sturing en eigenaarschap” (Modernisering planning & control in Smallingerland)”. Vervolgens heeft AEF per 19 juni 2020 een “Startnotitie projecten “Modernisering P&C” en “Doorontwikkeling managementsystemen” opgeleverd waarin de basis is gelegd voor beide projecten. In de startnotitie wordt daarover geschreven: “1.

De modernisering van de P&C-cyclus: een herinrichting van rollen, communicatie, systemen en budgetten in de P&C-cyclus gericht op een betere sturing op doelen en middelen vanuit bestuur en gemeenteraad en eigenaarschap bij portefeuillehouders en lijnmanagement. Dit betreft aanbeveling 1, 2 en 4.”

Het project is eind december 2020 gestart met het aantrekken van een projectleider. Medio februari 2021 is het plan van aanpak vastgesteld en is gestart met de uitvoering van het project. Het eerste tussenproduct van het project Modernisering P&C gemeente Smallingerland (kortweg The P&C Experience) was het richtinggevend voorstel modernisering P&C-cyclus. Dit richtinggevend voorstel is in maart 2021 opgeleverd en besproken in de auditcommissie d.d. 30 maart 2021. De auditcommissie heeft op de voor de raad relevante punten positief geadviseerd en heeft enkele aandachtspunten meegegeven. Daarmee is een constructieve basis gelegd voor de verdere uitwerking van die punten. De bestuurlijk relevante punten uit het richtinggevend voorstel zijn uitgewerkt in dit voorstel als onderdeel van de Kadernota zodat de gemeenteraad daarover kan meedenken en zich kan uitspreken over uitgangspunten, randvoorwaarden en spelregels die voor de nieuwe P&C-cyclus gaan worden toegepast. De besluitvorming door de gemeenteraad geeft het college en de organisatie een goede basis voor het opstellen van een nieuwe begroting 2022 (het eindproduct van The P&C Experience in 2021, een begroting 2022, versie 1). In 2022 zal The P&C Experience voorafgaand aan en na de gemeenteraadsverkiezingen verder moeten worden opgepakt en uitgewerkt.

In dit voorstel worden zowel nieuwe handelwijzen als reeds bestaande (maar soms misschien nog niet expliciet afgesproken) handelwijzen toegelicht. Hiermee ontstaat voor de toekomst een heldere basis over welke afspraken we nu eigenlijk met elkaar gemaakt hebben tussen gemeenteraad, college en organisatie over de P&C-cyclus en de wijze waarop we daarmee omgaan. Zo starten we nu niet helemaal opnieuw, maar zijn er al bestaande werkwijzen waarop de P&Cproducten via afstemmingen tussen teams en directie, tussen directie en college en tussen college en gemeenteraad zijn gebaseerd. Het aanpassen van de bestaande werkwijzen en de nieuwe gewenste werkwijzen zal veel van organisatie en bestuur vragen. Het gaat hier om het aanpassen van de spelregels en het menselijk 6

gedrag. Dat laatste is een cruciaal element in de modernisering van de P&C-cyclus en vraagt tijd, begeleiding, coaching en vraagt mogelijk extra (externe) ondersteuning om de gewenste gedragsverandering te bereiken. De modernisering zal niet alleen zichtbaar zijn in de opzet en opbouw van de P&C-producten, maar zal ook merkbaar zijn in ander gedrag in de organisatie (eigenaarschap van teams), in andere presentatie van de financiën (afgestemd op de behoefte van het bestuur en de teams) en eenvoudigere opbouw en presentatie van de gemeentelijke financiën.

2. Bestuurlijke samenvatting Oh ja, wat willen we met de modernisering ook eigenlijk weer bereiken? In de startnotitie van AEF wordt de opdracht voor het project Modernisering P&C-cyclus beschreven. De centrale boodschap is om te komen tot een nieuwe opzet van de P&C-cyclus voor 20223, waarbij centraal staat de sturing en het eigenaarschap van doelen en middelen en waarbij aandacht wordt besteed aan inhoud, vormgeving en proces van de P&C-cyclus. In de kern gaat het daarbij om het verbeteren van: 1. Sturing door gemeenteraad, college en organisatie; 2. Rollen en eigenaarschap van gemeenteraad, college en organisatie om de gestelde doelen te realiseren; 3. Communicatie en aantrekkelijke presentatie van de P&C-producten (begroting, tussentijdse rapportages en jaarverslag) over te bereiken doelen en de mate van realisatie; 4. De programmaindeling door minder programma’s te hanteren, maar die wel aansluiten op de hoofddoelen van gemeenteraad en college en het vereenvoudigen van de financiële informatie. Wat we eigenlijk concreet willen bereiken is: a. een overzichtelijke, begrijpelijke en leesbare begroting met een klein aantal bestuurlijk herkenbare programma’s, b. waarbij de thema’s/onderwerpen die na de gemeenteraadsverkiezingen de bestuurlijke agenda’s in 2023-2026 gaan bepalen, een herkenbare (1 op 1 aansluiting) plaats krijgen in de diverse programma’s, c.

waarop de bestuurlijke voortgangsrapportages 1 op 1 aansluiten, en d. waarop de jaarstukken 1 op 1 aansluiten, en e. zowel het gemeentelijk beleid als de financiële effecten en ontwikkeling inzichtelijk en goed volgbaar zijn. Wat we ook willen bereiken is dat voor bestuurders klip en klaar is waarvoor ze bestuurlijk, vanuit hun portefeuille, verantwoordelijk zijn. Maar ook dat voor elke afdeling duidelijk is waar ze verantwoordelijk c.q. eigenaar van zijn. Financiën is straks niet meer van Financiën maar van iedereen. Natuurlijk wordt er ondersteuning door Financiën gegeven, maar de regie ligt bij de lijnafdelingen. Zij ontwerpen als het ware “hun eigen begroting”. Daarnaast wordt gekeken hoe automatisering de bedrijfsprocessen beter kan gaan ondersteunen. Al met al wordt de P&C cyclus en worden de bijbehorende producten van ons allemaal, iedereen gaat er op zijn/haar eigen manier mee werken op een zodanige manier dat er ook efficiënter en effectiever gewerkt kan worden. Natuurlijk is ook een van de opgaven om de planning & control informatie c.q. de concrete P&Cproducten toegankelijk te maken voor raadsleden via NotuBiz.

7

Hoe was het en hoe wordt het?

Natuurlijk starten we de modernisering vanuit een bestaande situatie. Om de gemeenteraad wat mee te nemen in wat er al was in de bestaande situatie en wat er nieuw gaat worden hebben we per onderwerp met symbooltjes aangegeven wat de bestaande situatie is en wat nieuw is. Waar er sprake is van een combinatie van bestaand en nieuw staan beide symbolen. Het spreekt voor zich dat het niet meer dan een indicatie is.

Symbool bestaand:

Symbool nieuw:

Hoe is dit voorstel opgebouwd? In dit voorstel wordt in hoofdstuk 1 de aanleiding voor de modernisering kort toegelicht. In hoofdstuk 3 worden de uitgangspunten voor de modernisering van de P&C-cyclus (“we gaan er bij de moderne P&C-cyclus van uit dat…..”) uitgewerkt. Het betreft de opbouw en voorbereiding van de P&C-cyclus, de inhoud van de P&C-producten (begroting, jaarstukken, bestuursrapportages en kadernota), hoe we willen omgaan met doorlopende activiteiten (going concern) en nieuwe activiteiten, een voorstel voor een nieuwe indeling van de programma’s, de koppeling van taakvelden aan programma’s, hoe we willen omgaan met speciale thema’s en onderwerpen, extra aandachtspunten voor de opbouw van college- en raadsvoorstellen en de relatie met de Financiële verordening. In hoofdstuk 4 worden de randvoorwaarden (aan deze voorwaarden moet echt worden voldaan om te zorgen dat de beoogde modernisering ook daadwerkelijk van de grond gaat komen…..) uitgewerkt. Het betreft de concreetheid van de bestuurlijke agenda, de op de doelgroepen afgestemde informatievoorziening die altijd is opgebouwd uit de (bekende) vier “W’s” en het gegeven dat de P&C-producten altijd aan de actuele eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording (gemeenten; BBV) moeten voldoen.

In hoofdstuk 5 wordt een suggestie meegegeven voor de verkiezingen in 2022 om inwoners, ondernemers en maatschappelijke groeperingen te betrekken bij het maken van de nieuwe bestuurlijke agenda. 8

In hoofdstuk 6 worden 22 spelregels voorgesteld die zeker gaan helpen om alle zaken met betrekking tot de P&C-cyclus beter te stroomlijnen waardoor er politiek/bestuurlijk en ambtelijk meer gestructureerd kan worden gewerkt en waardoor de informatie beter op elkaar gaat aansluiten en dus ook beter volgbaar is. Welke besluiten worden voorgesteld? Aan de raad wordt voorgesteld de volgende besluiten te nemen: 1. Kennisnemen van de uitwerking en voorstellen voor de modernisering van de P&C-cyclus in Smallingerland. 2. Instemmen met de uitwerking en voorstellen van uitgangspunten zoals beschreven in de punten 3.1. tot en met 3.10. 3. Instemmen met de uitwerking en voorstellen van randvoorwaarden zoals beschreven in de punten 4.1. tot en met 4.4. 4. Instemmen met de uitwerking en voorstellen van spelregels zoals beschreven in de punten 6.1. tot en met 6.22.

3. Uitwerking uitgangspunten modernisering P&C-cyclus 3.1. Opbouw P&C-cyclus van bestuurlijke agenda naar realisatie doelstellingen (incl. fasering in tijd) en verkenning P&C-producten.

In het richtinggevend voorstel (2.1.) hebben we hierover geschreven: Voor een nieuwe P&C-cyclus gaan we uit van het volgende. Een P&C-cyclus loopt gelijk met de zittingsperiode van de gemeenteraad en heeft een levensduur van 4 jaar. De P&C-cyclus start na de gemeenteraadsverkiezingen en eindigt aan het einde van de zittingsperiode van de gemeenteraad. De basis voor de begroting is de bestuurlijke agenda van de gemeenteraad. Deze kan diverse verschijningsvormen hebben zoals een raadsprogramma, collegeprogramma, coalitieakkoord. We werken op grond van het BBV met een begroting en jaarstukken (verplichting). We werken voor de gemeenteraad met 2 Bestuursrapportages per jaar (eigen ambitie). We werken ter voorbereiding van elke nieuwe begroting met een Kadernota (eigen ambitie). We werken binnen de organisatie met concernrapportages. De P&C-cyclus is in de eerste plaats bedoeld om de bestuurlijke ambities van de gemeenteraad, de uitwerking daarvan door het college en de daadwerkelijke realisatie zichtbaar, volgbaar, leesbaar en begrijpelijk te presenteren. De bestuurlijke ambities hebben vrijwel altijd financiële gevolgen. Deze worden in de P&C-cyclus zichtbaar gemaakt via 2 aparte sporen: 1. de financiële gevolgen van bestaand beleid (“dagelijkse” doorlopende activiteiten) en wijzigingen daarin en 2. De financiële gevolgen van nieuw beleid.

Toelichting & voorstellen: De aftrap van de P&C cyclus begint bij verkiezingsprogramma’s van partijen voor de gemeenteraadsverkiezingen. Hierin staan per partij de ambities voor de komende raadsperiode. Als de stemmen zijn geteld en het verkiezingsresultaat bekend is leidt dit via het proces van informatie en formatie uiteindelijk tot een compromis in de vorm van een bestuurlijke agenda die in diverse 9

vormen kan worden uitgewerkt, bijvoorbeeld een raadsprogramma, coalitieakkoord, college(uitvoerings)programma, enz.. Voor de bestuurlijke continuïteit is het belangrijk dat er een overdrachtsdocument wordt gemaakt waarin de huidige raad en het college het bestaande beleid en beheer (going concern) overdragen aan de nieuwe raad en het nieuwe college. Als een dergelijk document ruim voor de verkiezingen beschikbaar is kan dit door de politieke partijen worden gebruikt als leidraad voor hun verkiezingsprogramma. Op die manier blijft er aansluiting bestaan tussen het politiek/bestuurlijke verleden, het politiek/bestuurlijke heden en de politiek/bestuurlijke toekomst. Het is in het voordeel van zowel het college als de gemeenteraad om de bestuurlijke agenda overzichtelijk te maken, zodat de voortgang en mate van uitvoering ervan zichtbaar blijft en duidelijk is. Het is in het belang van alle politieke partijen/fracties om haar kiezers te laten zien welke “verkiezingsbelofte” gaat worden opgepakt en uiteindelijk is nagekomen en welke, met goede redenen, niet.

Daarom dient de vastgestelde bestuurlijke agenda, in dit geval voor de periode 20232026, letterlijk terug te komen in elk programma van de begroting, in elke bestuurlijke tussenrapportage en in het jaarverslag/jaarrekening, waarbij onder andere de voortgang op een creatieve, toegankelijke, begrijpelijke wijze wordt gepresenteerd. Het is belangrijk om de bestuurlijke agenda SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) te maken aan de hand van de vier “w-vragen”: 1. Wat willen we concreet bereiken (wat is het doel)? 2. Wat gaan we daar dan precies voor doen (welke activiteiten)? 3. Wat hebben we daarvoor over qua geld? 4. Wat levert het de lokale maatschappij op in Smallingerland en wat levert het eventueel aan financiële voordelen op? Dit zijn de steeds te stellen vragen als basis voor toelichtingen in de P&C-producten. Bij volgende punten komen deze terug waarbij, afhankelijk van het onderwerp, er dan op een wat speelse wijze een iets andere uitwerking/aanvulling is gegeven. Daarmee is hopelijk ook duidelijk dat de vragen niet in beton zijn gegoten, maar door gemeenteraad en college op creatieve wijze (anders) kunnen worden behandeld. Aan de hand van deze vier vragen wordt de inhoud van het begrotingsprogramma opgebouwd. Vervolgens is het belangrijk om bestuurlijke prioriteiten te bepalen. Bijvoorbeeld aan de hand van de volgende vragen.

Wat is het meest en wat is het minst belangrijk en waarom? In welk jaar willen we de activiteiten starten en wanneer willen we die afgerond hebben en wat is daarvoor de aanleiding? Welke investering is er nodig en wat zijn daarvan de jaarlijks terugkerende kosten in de begroting? Welke eenmalige of meerjarige kosten brengt elke ambitie met zich mee en hoe kunnen die in de begroting worden opgevangen en gedekt? Wat gaat elke bestuurlijke ambitie opleveren qua maatschappelijk rendement en geld? Als dit adequaat en consequent bestuurlijk wordt opgepakt, zit de raad aan het stuur en weet het college goed wat de raad van hen verwacht. Voorts kan de directie het college hierbij goed ondersteunen door de organisatie hierop in te richten en aan te sturen. Afwijkingen van beleid en geld kunnen dan goed worden gesignaleerd en er kan worden bijgestuurd. Vaagheid in doelen en verwachtingen is een grote bron voor inefficiëntie en ineffectiviteit in werkzaamheden en irritatie en frustratie bij alle betrokkenen. Vaagheid is dus een van de grootste risico’s in een P&C-cyclus en niet te vergeten in de bedrijfsvoeringsprocessen in de organisatie. 10

3.2. Inhoud (globaal) P&C-producten.

In het richtinggevend voorstel (2.2.) hebben we hierover geschreven: De bestuurlijke agenda is de basis voor de programma’s in de begroting. De gemeenteraad bepaalt welke programma’s er in de begroting worden opgenomen (dit vormt het programmaplan) en stuurt en monitort de beleids- en financiële realisatie van de bestuurlijke agenda op programmaniveau. Aan de programma’s worden taakvelden gekoppeld. Taakvelden zijn herkenbare gemeentelijke activiteiten, ze zijn verplicht en een middel om landelijk op voor elke gemeente gelijke wijze financiële informatie aan het CBS aan te leveren. Het college stuurt en monitort de realisatie van de bestuurlijke agenda op programma- en taakveldniveau. De Kadernota en bestuursrapportages zijn voor de gemeenteraad en op programmaniveau. Toelichting & voorstellen: Het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten (BBV) geeft gemeenten twee verplichtingen: het maken/hebben van een begroting (een beleids- en financiële begroting) en de jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening). De begroting en jaarstukken worden opgesteld volgens het actuele BBV en zijn bedoeld voor de gemeenteraad. Om de raad tussentijds te informeren over de beleids- en financiële ontwikkeling in het lopende begrotingsjaar wordt voorgesteld te werken met bestuursrapportages. De bestuursrapportages worden opgesteld volgens de programma’s uit de begroting.

In de bestuursrapportages worden grote afwijkingen op programmaniveau gesignaleerd. Ze zijn zakelijk en beknopt en hebben uitsluitend betrekking op het lopende begrotingsjaar. Dus niet op het meerjarenperspectief. Zij geven de gemeenteraad inzicht in de voortgang van de bestuurlijke agenda en actuele ontwikkelingen en inzichten en de bijbehorende financiële ontwikkeling en bieden de gemeenteraad de mogelijkheid om bij te sturen. Het voorstel is om vanaf 2022 te gaan werken met twee bestuursrapportages : een met de stand van zaken per 1 juni en een met de stand van zaken per 1 oktober. Dit zijn de momenten waarop afwijkingen van de begroting goed zichtbaar worden en waarop de raad nog maatregelen kan nemen om bij te sturen. De bestuursrapportages geven op programmaniveau de afwijkingen hoger € 50.000 weer en alleen voor het lopende begrotingsjaar. Eventuele meerjarige financiële gevolgen worden in de eerstvolgende begroting en de daaropvolgende Kadernota opgenomen. Daarnaast wordt voorgesteld om te gaan werken met een Kadernota. De Kadernota is opgebouwd uit dezelfde programma’s als in de lopende begroting en sluit daar qua opzet geheel op aan. Het is de basis voor het maken van de nieuwe begroting voor het komende jaar.

In de Kadernota worden, met altijd de bestuurlijke agenda van de lopende raadsperiode als basis, beleidsvoornemens ten aanzien van de dagelijkse gemeentelijke werkzaamheden (“going concern”) voor zowel de komende begroting als het meerjarenperspectief opgenomen. Daarvoor worden indicatief de financiële effecten aangegeven. Ditzelfde geldt voor eigen nieuwe beleidsvoornemens, maar ook voor aan de gemeente opgelegde en onvoorziene, onontkoombare en onuitstelbare (de zogenaamde 3 O’s) ontwikkelingen “van buiten” (rijksoverheid enz.). In de Kadernota worden ook de eventuele 11

meerjarige financiële effecten van de in de voorgaande bestuursrapportages gesignaleerde afwijkingen opgenomen. In de Kadernota worden ook de spelregels opgenomen voor de te maken nieuwe begroting. Er wordt onder andere inzicht gegeven in: 1. Ontwikkelingen ten opzichte van het eerder vastgestelde beleid en de dagelijkse uitvoering daarvan en de financiële consequenties (denk hierbij bijvoorbeeld aan de mogelijke resultaten van de kerntakendiscussie en effecten van rijksbeleid); 2. Nieuwe voorgenomen gemeentelijke beleidsontwikkelingen en de financiële consequenties; 3. Nieuwe niet-gemeentelijke beleidsontwikkelingen waar de gemeente mee wordt geconfronteerd en die uitgevoerd zullen moeten worden en de financiële consequenties (denk hierbij aan Cao’s van overheidspersoneel en algemene landelijke prijsontwikkelingen); 4. De financieel-technische spelregels die het college gaat hanteren bij het opstellen van de nieuwe begroting en het daarbij behorende meerjarenperspectief (denk hierbij aan alleen nieuw beleid in ruil voor inleveren oud beleid, alleen nieuw beleid als dat van essentieel belang is voor het realiseren van de bestuurlijke agenda en sluit daar dus volledig op aan, geen nieuw beleid); 5.

Het meerjarige financiële beeld van: - ongewijzigd beleid en uitvoering (dagelijkse doorlopende activiteiten); - eigen nieuwe gemeentelijke beleidsontwikkelingen; - nieuwe niet-gemeentelijke (provinciaal, rijksoverheid enz.) beleidsontwikkelingen; - het totale beeld van eerder vastgestelde beleid en de dagelijkse uitvoering daarvan + nieuwe ontwikkelingen; 6. Een verkenning van beleidskeuzes en oplossingsrichtingen om het beleids- en financiële perspectief structureel sluitend te krijgen. De Kadernota is dus een heel belangrijk document en instrument voor de gemeenteraad omdat daarin in feite de basis wordt gelegd voor de nieuwe begroting. De besluitvorming door de raad over de Kadernota is zowel voor het college als voor de organisatie van cruciaal belang om de nieuwe begroting naar de wensen (kaders) van de raad en binnen de organisatie efficiënt en effectief op te gaan stellen. Ook wordt hierdoor de politiek/bestuurlijke beleidsdiscussie naar de Kadernota verplaatst en is de begroting niet meer dan het logische en (bijna) niet verrassende resultaat van de politiek/bestuurlijke besluiten die de raad bij de Kadernota heeft genomen. De behandeling van de begroting in de raad later in het jaar kan dan mogelijk dus relatief kort zijn. De Kadernota wordt in het 2e kwartaal van elk jaar vastgesteld.

3.3. Verwerking “dagelijkse ”doorlopende activiteiten & nieuw beleid in P&Cproducten.

In het richtinggevend voorstel (2.3.) hebben we hierover geschreven: In de P&C-cyclus en in elk P&C-product worden de financiële consequenties van bestaand beleid en bestaande werkwijzen (“dagelijkse” doorlopende activiteiten) en nieuw beleid apart zichtbaar gemaakt zodat de raad dit goed in beeld heeft en houdt en goed kan afwegen welke politiek/bestuurlijke keuzes worden gemaakt. Het uitgangspunt c.q. de verwachting is dat er meer wensen zijn dan er geld beschikbaar is. Daar zal de raad dus keuzes in moeten maken.

12

Toelichting & voorstellen: In het programmaplan worden de verschillende programma's nader toegelicht. Ieder programma kent de volgende opbouw: • Algemene toelichting op het programma • Beleidsstukken per programma • Beleidsindicatoren per programma • Verbonden partijen per programma • Specifieke ontwikkelingen en risico’s (o.a. kerntakendiscussie, duurzaamheid, Omgevingswet) per programma • Financiën per programma (samenvatting) • Ontwikkelingen en risico’s (grote wijzigingen in dagelijks doorlopende werkzaamheden en nieuwe ontwikkelingen) per taakveld • Financiën per taakveld Deze punten worden hierna verder uitgewerkt. Het zijn punten die weliswaar al in de bestaande werkwijze in Smallingerland worden toegepast, maar het is goed om deze werkwijze met elkaar vast te stellen zodat dit een heldere basis is voor gestructureerd werken. Beleidsstukken Per programma worden de beleidsdocumenten opgesomd die door de raad zijn vastgesteld als kader voor de uitvoering van het programma met vermelding van de datum waarop de raad het document heeft vastgesteld. Beleidsindicatoren In dit onderdeel worden ten minste de verplichte indicatoren opgenomen.

Met de wijziging van het BBV van 5 maart 2016 zijn gemeenten verplicht om in de programma’s in de begroting en in het jaarverslag de maatschappelijke effecten die met de verschillende programma’s worden beoogd of gerealiseerd, toe te lichten aan de hand van beleidsindicatoren. Deze indicatoren dragen bij om de begroting en jaarverslagen beleidsmatiger te maken, zodat raadsleden op de belangrijke momenten in een P&C-cyclus een beeld krijgen over te behalen beleidsresultaten en behaalde beleidsresultaten. Omdat het wenselijk is de resultaten van gemeenten te kunnen vergelijken worden de beleidsindicatoren die ten minste moeten worden gebruikt, opgenomen in een bijlage bij een ministeriele regeling. De verplichte indicatoren kunnen via de website “waarstaatjegemeente.nl” worden vergeleken met andere gemeenten. De verplichte beleidsindicatoren kunnen desgewenst worden aangevuld met door de raad vastgestelde "eigen" indicatoren. Voorbeelden zijn: Sociaal Domein: Personen met een bijstandsuitkering per 10.000 inwoners en % werkloze jongeren tussen 16 tot 22 jaar. Ondernemen & ontwikkelen: Banen per 1.000 inwoners van 15 tot 64 jaar en % hernieuwbare elektriciteit. Dienstverlening: Diefstallen uit woningen per 1.000 inwoners en Gemeentelijke woonlasten meerpersoonshuishoudens.

Fysiek Domein: Omvang huishoudelijk restafval (kg per inwoner) en Nieuw gebouwde woningen per 1.000 inwoners. Verbonden partijen In dit onderdeel worden de verbonden partijen (bijvoorbeeld Carins B.V., Bedrijvenpark Drachten 13

Azeven en Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (FUMO)) genoemd waarmee de gemeente een samenwerkingsrelatie heeft die raakvlakken heeft met dit programma. Ontwikkelingen en risico’s (per programma of per taakveld) Ontwikkelingen en risico’s worden toegelicht aan de hand van de volgende indeling: -

Relatie met raadsprogramma/coalitieakkoord; Een nadere toelichting op de ontwikkelingen In de begroting worden dan de volgende 4 W-vragen gehanteerd: 1. Wat willen we dit jaar bereiken? 2. Wat gaan we daar dit jaar voor doen? 3. Wat mag het dit jaar kosten en waar betalen we het van? 4. Wat gaat het dit jaar opleveren?

Financiën Bij het onderdeel “wat mag het kosten” worden de integrale baten en lasten van het betreffende programma gepresenteerd. Dus inclusief de mutaties van bestaand beleid, onverwachte ontwikkelingen (onvoorzien, onontkoombaar, onuitstelbaar) en de voorstellen voor nieuw beleid. De voorstellen voor nieuw beleid van het betreffende programma worden vervolgens afzonderlijk gepresenteerd en toegelicht. Per taakveld worden de daaraan verbonden lasten en baten gepresenteerd. Nieuw beleid en investeringen Voor het beschikbaar stellen van geld voor nieuw beleid en investeringen worden tussen college en raad procesafspraken gemaakt. De procesafspraken zijn onderverdeeld naar drie procedures A, B of C. 1. Procedure A: het geld wordt direct bij het vaststellen van de begroting beschikbaar gesteld. 2. Procedure B: het geld wordt direct na vaststellen van de begroting beschikbaar gesteld, maar mag pas na een concreet besluit van het college over de besteding, worden besteed; 3. Procedure C: het geld wordt pas na een specifiek/apart raadsvoorstel en –besluit beschikbaar gesteld voor besteding. De financiële consequenties van bovenstaande categorieën worden integraal opgenomen in de begroting en opgenomen in de relevante programma's.

Doordat de voorstellen met procedure A en B direct op het juiste programma zijn verwerkt is er geen afzonderlijke begrotingswijziging meer nodig van de raad. Vaststelling van de begroting betekent vaststelling van het budget per programma, met dien verstande dat voorstellen met een procedure C uiteraard pas kunnen worden uitgegeven nadat een afzonderlijk voorstel inclusief begrotingswijziging hiertoe door de raad is geaccordeerd.

3.4. Inhoud P&C-producten.

In het richtinggevend voorstel (2.4.) hebben we hierover geschreven: De basis voor de jaarlijkse P&C-cyclus is de begroting met bestuurlijke ambities en financiële consequenties. De bestuurlijke ambities en agenda worden concreet en onderbouwd (wat, waar, 14

wanneer, hoeveel, hoe vaak, geld) waardoor de begroting zakelijk en to-the-point en dus (veel) kort(er) kan worden. Daardoor kunnen ook de bestuursrapportages, Kadernota, managementrapportages en jaarstukken zakelijk en kort(er) zijn, omdat vooral grote afwijkingen met oorzaak en gevolg worden toegelicht. De mogelijkheden van grafische presentaties in de P&C-producten worden hierdoor veel groter en de aantrekkelijkheid van informatie neemt sterk toe. Toelichting & voorstellen: Beleids- en beheersinformatie wordt verzameld en bijgehouden in één omgeving/tool/applicatie en wordt maar één keer vastgelegd. Van de informatie is de bron bekend. De informatie is actueel, volledig en juist. De informatie wordt zoveel mogelijk opgebouwd uit digitaal beschikbare gegevens (o.a. basisregistraties). De informatie bestaat uit diverse onderdelen en is gebaseerd op eensluidende definities. Per onderdeel wordt bepaald wie de eigenaar is (veelal vakteams) en wie dus ook verantwoordelijk is voor de actualiteit, juistheid en volledigheid van de informatie, die wordt opgenomen in de P&C-producten.

3.5. Voorbereiding P&C-producten.

In het richtinggevend voorstel (2.5.) hebben we hierover geschreven: De belangrijkste basis voor de P&C-cyclus is de bestuurlijke agenda voor de zittingsperiode van de gemeenteraad. De bestuurlijke agenda en ambities zijn de basis en bepalend voor bestaand beleid en nieuw beleid en de financiële effecten daarvan. De raad stelt op basis van de bestuurlijke ambities de kaders voor bijvoorbeeld het onderhoudsniveau van wegen, groen, water en het totale budget dat daarvoor beschikbaar wordt gesteld. Dit wordt uitgewerkt door college en organisatie in beheerplannen. De beheerplannen zijn dan weer de basis voor de bedragen in de begroting. Het uitgangspunt is dat de raad bepaalt, college en organisatie voeren uit. Nieuwe ideeën vanuit college en organisatie die niet op de bestuurlijke agenda van de raad staan worden expliciet door het college voorgelegd aan de raad waarna de raad kan overwegen en besluiten om ze toe te voegen aan de bestuurlijke agenda, waarna ook de financiële gevolgen in beeld kunnen worden gebracht en daarover kan worden besloten. Op deze manier hebben raad, college en organisatie hun eigen rol in het besturen van de gemeente. In principe is de ambitie van de raad leidend en die wordt uitgevoerd. Maar er is wel ruimte om nieuwe initiatieven bespreekbaar te maken en daarover te besluiten.

Elke aanvulling/afwijking op het beleid landt dus in het P&C-proces en wel in de P&C-producten. De opbouw van de P&C-producten vindt zoveel mogelijk plaats met behulp van in te vullen modellen zodat de informatie eenduidig is en ook efficiënt en effectief kan worden verwerkt in de P&Cproducten. We schrijven de P&C-producten begrijpelijk en leesbaar en presenteren informatie zoveel mogelijk in duidelijke en begrijpelijk “plaatjes”. We werken efficiënt en effectief aan de P&C-producten en stoppen met overbodige handelingen en werkwijzen.

15

Toelichting & voorstellen: Geen nadere uitwerking nodig.

3.6. Scenario’s nieuwe indeling programma’s.

In het richtinggevend voorstel (2.6.) hebben we hierover geschreven: Op dit moment wordt er (in de begroting 2021) gewerkt met 9 programma’s. De raad bepaalt welke programma’s er in de begroting gaan komen. Op dat niveau krijgt de raad ook de beleids- en financiële informatie zichtbaar en kan daarop sturen. Als hoofdlijn wordt bij vele gemeenten tenminste gewerkt met de programma’s: fysiek domein (dit betreft de tastbare, grijpbare activiteiten in de leefomgeving zoals bouwen, wonen, werken, wegen, groen, duurzaamheid enz.), sociaal domein (dit betreft menselijke activiteiten zoals sport, onderwijs, ontwikkeling, zorg, welzijn, inkomen, jeugd) en dienstverlening (dit betreft vooral specifieke diensten die de gemeente levert aan haar inwoners zoals veiligheid, handhaving, communicatie met de inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties, gemeentelijke belastingen en de interne dienstverlening). De vorige 3 programma’s zijn de basisset voor vele gemeenten. Vooralsnog wordt vanuit het oogpunt van eenvoud voorgesteld om als uitgangspunt 3 programma’s te hanteren: 1. Fysiek Domein (denk hierbij aan de fysieke leefomgeving, wonen, economie) 2. Sociaal Domein (denk hierbij aan activiteiten waarin de mens centraal staat) 3.

Dienstverlening (denk hierbij aan de specifieke diensten die de gemeente zowel naar buiten als binnen de organisatie levert, zoals veiligheid, bestuur, personeel, financiën). Bij de keuze van programma’s kunnen diverse afwegingen van belang zijn, onder andere: a. wat is de gewenste levensduur van de programma’s: 4 jaar (dus per raadsperiode weer nieuw) of langer? b. wil de raad sturen op een bepaalde financiële omvang van een programma? c. zijn er andere afwegingen die een rol spelen bij het bepalen van programma’s? Toelichting & voorstellen: Een indeling van de programma’s naar Fysiek Domein (Omgeving), Sociaal Domein en Dienstverlening is een vrijwel in elke gemeente gehanteerde basis. In Smallingerland wordt voorgesteld een vierde programma toe te voegen: Ondernemen & Ontwikkelen (denk hierbij o.a. aan economie). Tijdens de consultatie van de auditcommissie op 30 maart 2021 is gesproken over de indeling in programma’s. Deze zouden volgens de richtinggevende voorstellen gaan van 9 (nu) naar 3, waardoor de raad op een hoger niveau zou gaan sturen. Dit werd als een (te) grote stap ervaren. Om aan dat gevoel van de auditcommissie tegemoet te komen wordt nu voorgesteld om te werken met 4 programma’s, waarbij in de grote programma’s Fysiek Domein en Sociaal Domein een onderverdeling wordt gemaakt naar een viertal ambities (Sociaal Domein) en 4 opgaven (Fysiek Domein).

Onder het programma Fysiek Domein kan een specificatie worden doorgevoerd die aansluit op de Omgevingsvisie en waarin 4 opgaven voor Smallingerland zijn opgenomen: 16

1. Drachten als regionaal verzorgingsgebied 2. Drachten als plek voor innovatieve maakindustrie 3. Levendige dorpen en wijken 4. Buitengebied met kwaliteit. Voor deze opgaven zal ook een uitvoeringsprogramma worden gemaakt, waardoor er aansluiting blijft tussen de opgaven en de uitvoering van activiteiten daarvoor. Onder het programma Sociaal Domein kan ook een specificatie worden doorgevoerd die aansluit op de “Kracht van Smallingerland”, namelijk van de daarin genoemde vier ambities: 1. In Smallingerland hebben we een zeker bestaan 2. In Smallingerland doen we ertoe 3. In Smallingerland horen we erbij 4. In Smallingerland voelen we ons goed. Ook voor deze ambities zal een uitvoeringsprogramma worden gemaakt, waardoor er aansluiting blijft tussen de opgaven en de uitvoering van activiteiten daarvoor. Dit betekent dat er binnen het programma Fysiek Domein en Sociaal Domein een onderverdeling wordt gemaakt naar vier opgaven en vier ambities, maar er blijft sprake van twee programma’s. Voorop staat dat de raad de begroting op programmaniveau beschikbaar stelt aan het college.

3.7. Producten/taakvelden bij programma’s.

In het richtinggevend voorstel (2.7.) hebben we hierover geschreven: Nadat een keuze is gemaakt voor de (voorlopige) indeling van de programma’s voor de nieuwe begroting 2022 (versie 1) dienen aan elk programma taakvelden te worden gekoppeld. De ministeriele “regeling vaststellen taakvelden en verstrekking informatie voor derden” heeft in bijlage 1 een overzicht van de taakvelden voor gemeenten. Om organisatorische eenduidigheid te krijgen en verwarring te voorkomen zou het uitgangspunt moeten worden gehanteerd dat elk taakveld aan een programma wordt gekoppeld. Er zijn 53 taakvelden. Toelichting & voorstellen: Wanneer er duidelijkheid is over het moment van de programmaindeling (vanaf de begroting 2022 of vanaf de Kadernota 2023) wordt een overzicht gemaakt van welke taakvelden worden gekoppeld aan welk programma.

3.8. Opnemen “specials” (o.a. projecten, investeringen NIEUW, groot-onderhoud, duurzaamheid, Omgevingswet).

In het richtinggevend voorstel (2.9.) hebben we hierover geschreven: Kenmerkend voor de “specials” is dat ze vaak dwars door alle programma’s heen lopen. Daarmee is het overzicht weg. Voor het overzicht en de afwegingen met betrekking tot investeringen is het verstandig om met een investeringsplan te werken waarin naast de begroting van de investering ook 17

de jaarlijkse exploitatiekosten zichtbaar worden gemaakt. En natuurlijk de financiering van de investering en de dekking van de exploitatiekosten worden daarin opgenomen. Ditzelfde geldt voor projecten (die overigens vaak leiden tot investeringen) waar een projectenplan een goed instrument is om zowel de investering, grootonderhoudskosten als jaarlijkse exploitatiekosten zichtbaar te maken. Ook de financiering van de investering en de dekking van de exploitatiekosten worden daar dan in opgenomen. Ditzelfde geldt in feite voor een duurzaamheidsagenda en de invoering van de Omgevingswet en de bijbehorend uitvoeringsplannen. Een belangrijk uitganspunt voor deze “specials” is dus een planmatige aanpak en afweging. Voor de raad is het qua transparantie goed om “specials” apart en met hun specifieke budget onder de betreffende programma’s te vermelden. Er kan ook voor worden gekozen door de raad om, naast de verplichte paragrafen van de begroting, extra paragrafen (investeringen, projecten, duurzaamheid, Omgevingswet enz.) op te nemen om daarin dergelijke “specials” overzichtelijk te hebben. Toelichting & voorstellen: Onder elk programma worden van de dagelijkse gang van zaken afwijkende ontwikkelingen vermeld. Ook de risico’s worden afzonderlijk opgenomen. Hierbij is sprake van nieuwe investeringen, nieuwe incidentele of meerjarige kosten.

Speciale onderwerpen worden of bij alle programma's (o.a. duurzaamheid) of bij de programma's waar het op van toepassing is (o.a. Omgevingswet) ondergebracht.

3.9. Standaard opbouw college- en raadsvoorstellen.

In het richtinggevend voorstel (2.10.) hebben we hierover geschreven: In het project Helder Adviseren (HA) wordt gewerkt aan een goede en logische opbouw van het standaardformat voor collegevoorstellen en raadsvoorstellen. Hierdoor kan er ook een goede aansluiting met de P&C-cyclus en de P&C-producten tot stand worden gebracht. Toelichting & voorstellen: Het standaardformat voor collegevoorstellen en raadsvoorstellen heeft een goede aansluiting met de P&C-producten. In de voorstellen komt in ieder geval aan de orde: -

Relatie met raadsprogramma/coalitieakkoord; Een nadere toelichting In de voorstellen worden dan de volgende vier W-vragen gehanteerd: 1. Wat willen we dit jaar bereiken? 2. Wat gaan we daar dit jaar voor doen? 3. Wat mag het dit jaar kosten en waar betalen we het van? 4. Wat gaat het dit jaar opleveren?

3.10. Effect op Financiële verordening.

In het richtinggevend voorstel (2.11.) hebben we hierover geschreven: De besluiten van de raad bij de Kadernota over de nieuwe P&C-cyclus en P&C-producten leiden tot aanpassing van de Financiële verordening. 18

Toelichting & voorstellen: Nadat de gemeenteraad bij de Kadernota een besluit heeft genomen over de modernisering van de P&C-cyclus, zullen de nodige wijzigingen in de Financiële verordening nodig zijn om te voorkomen dat college en raad afwijken van de eigen gemeentelijke regelgeving en daardoor het risico lopen dat er sprake is van onrechtmatig handelen. Het is dan van belang om de gewijzigde Financiële verordening in de loop van 2022, na de gemeenteraadsverkiezingen en collegevorming, vast te stellen in de raad. Dan kan de nieuwe Financiële verordening als basis voor de nieuwe P&C-cyclus 2023-2026 en P&C-producten worden gebruikt.

4. Uitwerking randvoorwaarden modernisering P&C-cyclus 4.1. Bestuurlijke agenda is concreet.

In het richtinggevend voorstel (3.1.) hebben we hierover geschreven: Voor het bepalen van het beleid (bestaand en nieuw/anders) is een concrete bestuurlijke agenda essentieel. Dit is in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van de raad, maar de raad zal dit in samenwerking met griffie, college en directie moeten uitwerken. Als de gewenste maatschappelijke effecten, de specifieke beoogde activiteiten, het financiële kader en de gewenste uitvoering in de raadsperiode 2022-2026 concreet zijn uitgewerkt, is dit een duidelijke basis voor programmaplan en begroting (en alle daarmee samenhangende P&C-producten gedurende 4 jaren!), kan de raad goed sturen en monitoren/controleren en kunnen college, directie en organisatie daaraan gaan werken en verantwoording afleggen over de voortgang. Zowel beleidsmatig als financieel. Dit leidt tot verbetering van de efficiency en effectiviteit van zowel organisatie als bestuur. Vaagheid in elk van deze aspecten leidt mogelijk tot zeer waarschijnlijk tot eigen interpretaties, overbodige werkzaamheden en onjuiste voorstellen. Dat heeft dus een negatief effect op efficiency en effectiviteit van het hele gemeentebestuur.

Toelichting & voorstellen: Op basis van de uitslag van de gemeenteraadsverkiezingen zullen politieke partijen in overleg komen tot politieke en bestuurlijke keuzes qua samenwerking : Raadsbreed, vanuit een raadsmeerderheid (coalitie) en een raadsminderheid (oppositie) of anderszins (bijvoorbeeld raadsminderheid als coalitie met gedoogsteun van vaste of steeds wisselende partijen). Op basis van de qua samenwerking gemaakte keuzes zal vanuit de diverse verkiezingsprogramma’s een “groslijst” aan politiek/bestuurlijke wensen moeten worden opgesteld die de basis vormt voor een politiek/bestuurlijke agenda 2023-2026. De nieuwe coalitiepartners gebruiken deze agenda als basis voor nadere keuzes, afhankelijk van de lengte van de financiële polsstok, waarna er een gereduceerde en een gefaseerde agenda overblijft in de vorm van een coalitieakkoord of iets soortgelijks. Het is cruciaal dat de agenda wordt c.q. de ambities worden uitgewerkt aan de hand van de zogenaamde W-vragen: 1. Wat willen we met elke bestuurlijke ambitie concreet bereiken (zien veranderen) in de samenleving en leefomgeving van Smallingerland (maatschappelijk effect)? 2. Wat gaan we daar dan concreet voor doen (en wanneer…)? 3. Wat mag het (extra) kosten en hoe gaan we dat betalen?

19

4. Wat levert het de lokale maatschappij op (wat gaat er beter, handiger, sneller) en is er ook sprake van financieel rendement (besparing op kosten of meer opbrengsten)? Als deze uitwerking goed wordt opgepakt is de bestuurlijke agenda zodanig concreet dat de raad weet wat er aangepakt gaat worden, heeft het college een kader waarbinnen de uitvoering kan worden opgepakt en kunnen directie, management en medewerkers efficiënt en effectief aan de slag om de bestuurlijke agenda te realiseren.

4.2. Informatie is afgestemd op de doelgroep.

In het richtinggevend voorstel (3.4.) hebben we hierover geschreven: Het uitgangspunt is dat elke doelgroep (gemeenteraad, college, directie, teammanagers, medewerkers) de op hun rol/taak toegesneden informatie krijgt. Dit ziet er dan in principe als volgt uit: - de gemeenteraad krijgt beleidsinformatie en financiële informatie op het niveau van programma’s, waarbij tussentijdse rapportages vooral gericht zijn op (grote) afwijkingen. Toelichting & voorstellen: Geen nadere uitwerking nodig. Voor afwijkingen wordt gedacht aan afwijkingen groter dan € 50.000.

4.3. Informatie is altijd opgebouwd uit vier W’s.

In het richtinggevend voorstel (3.7.) hebben we hierover geschreven: Begroting, tussentijdse rapportages en jaarstukken zijn altijd opgebouwd aan de hand van de zogenaamde 4 “W’s: 1. Wat willen/wilden we bereiken? 2. Wat gaan we daarvoor doen/hebben we daarvoor gedaan? 3. Wat mag het kosten/heeft het gekost? 4. Wat levert het op/heeft het opgeleverd? Het is belangrijk dat deze 4 W-vragen ook toegepast worden op de bestuurlijke agenda en planning. Dit is namelijk DE kapstok om gedurende de zittingsperiode van de gemeenteraad de realisatie van de bestuurlijke agenda en planning goed te kunnen volgen en bij te sturen als dat nodig of wenselijk is. Toelichting & voorstellen: De basis voor de P&C-cyclus is de bestuurlijke agenda. Als deze vier W-vragen worden toegepast om de bestuurlijke agenda en ambities concreet te maken, helpt dat enorm om de P&C-cyclus en de inhoud van de P&C-producten zakelijk en to-the-point in te richten. Het strikt hanteren van deze vier W-vragen is een uiterst handige kapstok om vooraf (begroting), tijdens (bestuursrapportages) en achteraf (jaarverslag) verantwoording af te leggen over de geplande en de gerealiseerde ambities. Dit geldt zowel voor de doorlopende dagelijkse ambities en activiteiten en voor nieuwe ambities en activiteiten.

20

In de begroting worden dan de volgende vier W-vragen gehanteerd: 1. Wat willen we dit jaar bereiken? 2. Wat gaan we daar dit jaar voor doen? 3. Wat mag het dit jaar kosten en waar betalen we het van? 4. Wat gaat het dit jaar opleveren? In de bestuursrapportages worden dan de volgende vier W-vragen gehanteerd: 1. Wat willen we dit jaar bereiken en gaat dat lukken? Zo ja, goed. Zo nee, waarom niet (oorzaak en gevolg) ? Welke maatregelen zijn nodig om het gewenste resultaat alsnog te realiseren dit jaar? 2. Wat gaan we daar dit jaar voor doen en gaat dat lukken? Zo ja, goed. Zo nee, waarom niet (oorzaak en gevolg) ? Welke maatregelen zijn nodig om het alsnog te laten lukken dit jaar? 3. Wat mag het dit jaar kosten en waar betalen we het van en blijven we binnen de beschikbare (investerings- en exploitatie) budgetten? Zo ja, goed. Zo nee, waarom niet (oorzaak en gevolg) ? Welke maatregelen zijn nodig om het alsnog binnen de budgetten te laten lukken dit jaar? 4. Wat levert het dit jaar op en gaat dat lukken? Zo ja, goed. Zo nee, waarom niet (oorzaak en gevolg) ? Welke maatregelen zijn nodig om het gewenste resultaat alsnog te realiseren dit jaar? In het jaarverslag worden dan de volgende vier W-vragen gehanteerd: 1. Wat wilden we dit jaar bereiken en is dat gelukt? Zo ja, goed. Zo nee, waarom niet (oorzaak en gevolg) en wat zijn daarvan de gevolgen? 2.