Bijlage 2 - Notitie 34 - Voortgangsnotitie mei 2021 De Welle
Tekst van het document
Voortgangsnotitie Zwembad De Welle Project
Zwemcomplex De Welle
Datum
25 mei 2021
Auteur
M.G. Westra / E. Visser
Nr. 34
In het kader van de Leidraad Grote Projecten en de aanvraag van het 2e voorbereidingskrediet is deze voortgangsnotitie geschreven waarin de projectvoortgang van het zwembad De Welle op hoofdlijn wordt vermeld. In de aanvraag van het 2e voorbereidingskrediet is verwezen naar de informatie uit deze notitie die kan worden gedeeld. Dit betreft de onderdelen die op basis van de structuur van de projectbeheersing kunnen worden toegelicht.
1
Planning Na het vaststellen van de definitiefase met o.a. het Programma van Eisen, planning en projectorganisatie is in november 2020 de inkoop van het adviesteam gestart. De gemeenteraad is vervolgens op de hoogte gebracht van de keuze van de architect middels de raadspresentatie van 16 maart 2021. Direct daarna is de Project-Start geweest met het externe adviesteam van het Voorontwerp. Op dit moment wordt de uitwerking van het Voorontwerp door dat adviesteam verzorgd waarbij nauw overleg plaatsvindt met gebruikers en Sportbedrijf. Conform de projectplanning zijn de volgende processen gaande: ▪
Uitwerking Voorontwerp: dit loopt zoals beoogd en zal leiden dat begin juli het Voorontwerp ter vaststelling door de project organisatie wordt behandeld.
▪
Uitwerking bestemmingsplan: de meeste onderzoeken die nodig zijn voor het uitwerken van het ontwerp bestemmingsplan worden binnenkort afgerond. Het onderzoek naar de effecten van het zwembad en de verkeersafwikkeling op en rondom de Sportlaan is in opdracht gegeven en is ook onderdeel van de informatie benodigd voor het bestemmingsplan van het zwembad. Het ontwerpbesluit zal na afronding van alle onderzoeken en het overkoepeld bestemmingsplan in procedure worden gebracht. Dit wordt voorzien in de zomer.
▪
Inkoop waterbehandeling: de procedure voor de inkoop van een installateur waterbehandeling is eind april gestart met de publicatie. Dit proces loopt twee weken uit op de beoogde planning omdat vanuit marktpartijen extra tijd is gevraagd voor de inschrijving. Die extra tijd hebben we geboden. Voor de afronding van het Voorontwerp worden de inschrijvingen ontvangen. Daarmee is het doel om bij de start van de opvolgende fase, het Definitief Ontwerp, de installateur in het team te voegen nog steeds mogelijk.
De start van het definitief ontwerp is voorzien in juli, vlak voor het zomerreces. Daarmee wordt op het kritieke pad de planning gehaald met het juiste niveau van de uitwerkingen die beoogd zijn. De ingebruikname staat ongewijzigd in de planning. De volgende terugkoppeling aan de gemeenteraad is beoogd op basis van de behandeling en goedkeuring van het Voorontwerp juli/augustus 2021, afhankelijk van het juiste moment gezien het zomerreces.
2
Organisatie Voor de samenwerking tussen partijen is op basis van de leidraad Grote Projecten het Plan van Aanpak (PVA) opgesteld. Dat wordt gehanteerd om de verantwoordelijkheden en taakverdeling toe te kennen. Bij de Project-Start-Up op 17 maart 2021 is het ontwerpteam gestart. Voorwaarde voor een goed proces is
MW-21/1774/mw 25 mei 2021
Pagina
1 van 4
het betrekken van alle stakeholders en het op de juiste wijze informeren en betrekken van de deelnemers in de project organisatie. Hierbij zijn de volgende aspecten te vermelden: ▪
Klankbordgroep gebruikers: Er zijn inmiddels meerdere bijeenkomsten geweest en de deelname is hoog met veel input en coördinatie. Dat proces loopt spoedig en duidelijkheid over de verwachtingen is aanwezig. De cyclus is ca. om de 4 weken gedurende deze periode.
▪
Bilateraal overleg gebruik: de partners KNZB en DZPC zijn eveneens 1-op-1 gesproken om alle relevante aspecten die te maken hebben met het Voorontwerp (ruimtelijk en functioneel) te doorlopen. Belangrijk gezien het specialistisch gebruik van deze organisaties.
▪
De project organisatie is efficiënt ingericht met doelgerichte deelname in de formele overleg structuur. De Projectgroep en Stuurgroep vinden conform het schema plaats met de juiste deelname.
▪
Bilateraal overleg intern: er zijn diverse overleggen die gericht plaatsvinden op de thema’s financiën, juridische aspecten, duurzaamheid of ruimtelijke ordening. Die gesprekken lopen constructief en vruchtbaar. De gemeentelijke organisatie is vooralsnog in staat de werkzaamheden te verrichten conform de noodzaak van deze fase.
▪
Provincie: met de Provincie is de planvoortgang behandeld en op dit moment worden de laatste aspecten doorgesproken om de definitieve afhechting te organiseren van de voorwaarden van de beschikking. De invulling van de voorwaarden zal u separaat bij de volgende voortgangsnotitie worden toegelicht.
3
Informatie Er dient in het project beheerst te worden gewerkt met de beschikbare informatie. Voor die beheersing is een systeem ingericht waarin per onderdeel de betreffende persoon altijd de juiste informatie weet te vinden of te delen. Dit betreft een web-based digitaal platform dat gedurende het gehele projectproces zal waarborgen dat de juiste informatie voor de juiste mensen bestemd is en duidelijkheid geeft voor ontwerp en uitvoeringsfase. Tan aanzien van de communicatie is veel positieve pers geweest rondom de presentatie van het Voorontwerp van de architect Hooper. Tevens wordt het project nauwlettend gevolgd binnen de KNZB en de sportwereld. Vanuit het project is de communicatie medeweker op de hoogte van de mijlpalen en verantwoordelijk voor het concretiseren van de communicatie planning. Rondom de afronding van het Voorontwerp worden hier de volgende activiteiten op gepland.
4
Geld Voor het project zijn de financiële kaders leidend. In elke stap van het projectproces zullen de uitwerkingen of inkoop resultaten aan die financiële kaders worden getoetst. Die kaders betreffen enerzijds de investering, anderzijds de exploitatie. Met het vaststellen van het programma van eisen voor zowel gebouw als terrein is de budgetverdeling bepaald. Die wordt in het Voorontwerp getoetst. 1.1
Investering
De toelichting op de financiën t.a.v. de investering is met de aanvraag van het 2 e voorbereidingskrediet met u gedeeld. De uitwerking van het Voorontwerp wordt binnen het ontwerpteam op elk van de deelvlakken besproken en getoetst aan de budgettaire kaders van de investering. Daarbij kunnen verplaatsingen van kosten of budgetten plaatsvinden op voorwaarde dat dit passend blijft binnen het totaal budget. Op basis van het Voorontwerp worden de ramingen bijgewerkt. De uitkomst wordt binnen de fase van het Voorontwerp behandeld en zou nog kunnen leiden naar aanpassingen in de plannen. Indien er aanleiding is zullen de uitkomsten van dit proces in de voortgangsnotitie van het Voorontwerp met u worden gedeeld. De methodiek van het budget gericht ontwerpen wordt conform het Plan van Aanpak gevolgd.
MW-21/1774/mw 25 mei 2021
Pagina
2 van 4
1.2
Exploitatie
Er zal op basis van het Voorontwerp een actualisatie plaatsvinden van de TCO ramingen van het Programma van Eisen. Ook zal het Sportbedrijf zijn businessplan starten uit te werken o.b.v. het daadwerkelijk ontwerp. Het ontwerp van Hooper biedt veel extra mogelijkheden voor de exploitatie op basis van het perspectief van de gebruikers en het Sportbedrijf. Binnen het ontwerpteam worden de vastgoed technische kosten als onderdeel van het Voorontwerp geraamd, betreffende: onderhoud en energiekosten. Ontwerp keuzes die gemaakt worden in de opvolgende fasen in techniek en materialen zullen hier binnen de uitgangspunten op moeten blijven passen. De actualisatie van de TCO zal binnen de fase van het Voorontwerp plaatsvinden. Indien er aanleiding is zullen de uitkomsten van dit proces in de voortgangsnotitie van het Voorontwerp met u worden gedeeld.
5
Kwaliteit De uitwerking van het Voorontwerp wordt binnen het ontwerpteam op elk van de deelvlakken besproken en getoetst aan het Programma van Eisen. Daarbij is het doel van de fase van het Voorontwerp alle ruimtelijke en functionele aspecten van het ontwerp vast te leggen. Dit betreft de ruimtevraag op basis van de input vanuit techniek, constructies, gebruikers en de exploitatie (Sportbedrijf). Alle input op de uitwerkingen en de integratie daarvan in het ontwerp worden integraal afgewogen in het ontwerpteam. Indien zich afwijkingen zouden voordoen van het Programma van Eisen zullen die worden behandeld in de Project- en Stuurgroep. Daarbij worden aspecten die in het kader van de financiële beheersmaatregelen noodzakelijk blijken specifiek benoemd. Op basis van het voorlopig Voorontwerp worden onderstaande aanpassingen doorgevoerd: 1. De uitwerking van de perrons rondom het 50-meter bad: in plaats van een perronzijde van 6 meter en een perronzijde van 3,5 worden de nieuwe maten 5 meter en 4,5. Dit wordt na veel onderzoek en bespreking met partijen doorgevoerd om de multifunctionaliteit in zowel dagelijkse operatie als bij wedstrijden en events te versterken. Het aantal flexibele tribune plaatsen wordt op 400 personen vastgezet.
Dat betekent voor alle situaties voldoende zitplaatsen en er kunnen dan tribunes aan beide zijden van het bad geplaats worden met blijvende goede functionaliteit. 2. Golfslagbad oppervlak aangepast: op het diepste punt is het bad breder gemaakt en de lengte van het golfslagbad is met ca. 2 meter verlengd. Deze aanpassingen zijn o.b.v. de technische uitwerking noodzakelijk om een ‘goede’ golf te kunnen waarborgen bij het gewenste waterdiepte verloop. 3. Verkleinen breedte 50 mtr bad tot 25,04 i.p.v. 25,4: hiermee wordt trainen over de breedte beter mogelijk en zijn de mogelijkheden in de lengte gelijk. Tevens levert dit een kleine besparing op in m2 oppervlak die ten goede komt aan de voorzieningen voor het 50-meter bad. 4. Een 2e multifunctionele ruimte: binnen de m2 BVO van het ontwerp van Hooper is een 2 e multifunctionele ruimte opgenomen die meer flexibiliteit toevoegt en de verhuur mogelijkheden versterkt. Tevens wordt toegang in de vroege uren van de dag beter mogelijk zonder knelpunten voor beheer in de entreezone. 5. De familieglijbaan: de glijbaan zal uitkomen in een zogenaamde ‘skimout’ en niet in een uitglijbassin in het kader van een betere waarborg voor de veiligheid in het gebruik. Het betreft 4 glijstroken in plaats van een brede glijbaan. Dit verhoogt tevens de capaciteit van de glijbaan.
In de afronding van het Voorontwerp zal het ontwerpteam een zogenaamde ‘verificatie’ uitvoeren waarin alle aanpassingen (klein en groot) van het PvE worden beoordeeld. In de voortgangsnotitie van het Voorontwerp zullen de relevante aanvullende aspecten op de reeds bovenstaande punten met u worden gedeeld.
6
Risico beheersing Binnen de afronding van het Voorontwerp zal een actualisatie plaats vinden van het risico dossier. Dit betekent dat het Voorontwerp en de algehele planvoortgang wordt geëvalueerd en eventueel te nemen
MW-21/1774/mw 25 mei 2021
Pagina
3 van 4
beheersmaatregelen worden benoemd en uitgewerkt. Het type risico wordt aan de (Geld Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit (GOTIK) aspecten gekoppeld met de uitwerking van de passende beheersmaatregel. In de voortgangsnotitie bij het Voorontwerp zullen de meest relevante risico’s met u worden gedeeld.
MW-21/1774/mw 25 mei 2021
Pagina
4 van 4