Bijlage 2 motie CDA - Brief college november 2021

Drachten Smallingerland

Aan

de gemeenteraad

Drachten, 30 november 2021

VERZONDEN

Ons kenmerk 2021-024269

Uw kenmerk

3 0 NOV. 2Ü21

Behandeld door Petra Krom 0512 -581 234

Onderwerp Motie Deltaplan Financiën

Geachte heer, mevrouw, In onze reactie op het Accountantsverslag Jaarstukken 2020 van 8 oktober jl., hebben wij u toegezegd dat wij de adviezen van de accountant nader zouden uitwerken in een verbeterplan. Hierbij hebben wij tevens aangegeven dat wij dit verbeterplan met uw auditcommissie zullen bespreken. Motie

In de raadsbehandeling van 12 oktober jl. heeft uw raad dit nader bekrachtigd met de motie Deltaplan Financiën waarin u het college het volgende opdraagt: "Voor 1 december met een “Deltaplan Financiën" naarde raad te komen met minimaal de volgende onderdelen, te weten (1) hoe kan de interne beheersing op bovengenoemde vier gebieden1 verbeterd worden, (2) welk tijdspad gaat gelopen worden om richting een goede interne financiële beheersing te komen, (3) welke financiële middelen zijn nodig om invulling te kunnen geven aan de verbetering van de interne financiële beheersing?" Gezien de tijdsspanne heeft u hierbij aangegeven het verstrekken van een zogenoemde 70%-versie tot de mogelijkheden behoord. Uitwerking

In navolging van bovengenoemde heeft het college op 30 november 2021 bijgaande Notitie aanscherping Sturing en Beheersing vastgesteld. Deze notitie zullen wij bespreken met uw auditcommissie, waarbij we vooral met elkaar willen kijken naar de te realiseren doelstelling die het college voor ogen heeft. Naar aanleiding van deze bespreking zullen wij overgaan tot nadere uitwerking in een plan van aanpak.

1 Taken en verantwoordelijkheden, Capaciteit, Afhankelijkheid en Betrouwbaarheid IT-omgeving Correspondentie-adres: Postbus 10.000 9200 HA Drachten

Gauke Boelensstraat 2 9203 RM Drachten Telefoon (0512) 58 12 34

EjS&E

E-mailgemeente@smalIingerland.nl Internet www smallingerland.nl

GEMEENTE SMALLINGERLAND

Ons kenmerk 2021-024269

Datum 30 november 2021

Bladnr. 2

Financiële consequenties

In bijgaande notitie hebben wij ook een eerste indicatie voor 2022 opgenomen van de aanvullende middelen die mogelijk benodigd zijn om een start te kunnen maken met het realiseren van de geformuleerde doelstelling. Wij verwachten begin 2022 bij u terug te komen met een nadere uitwerking hieromtrent.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, secretaris

burgemeester

Jelmer Mulder

Jan Rijpstra

Notitie aanscherping Sturing en Beheersing

Drachten

Smallingerland

Vastgesteld door college van B&W Datum: 30 november 2021 Steller: P. Krom, concerncontroller

1

Inhoudsopgave 1.

INLEIDING.........................................................................................................................................4 1.1 1.2 1.3

2.

Aanleiding..................................................................................................................................... 4 Status notitie en proces............................................................................................................. 4 Leeswijzer.......................................................................................................................................4 HET PROGRAMMA..........................................................................................................................6

2.1 2.3 3.

Korte termijn................................................................................................................................6 Middellange termijn.................................................................................................................... 7 NADERE UITWERKING................................................................................................................... 9

3.1 3.2 4.

Korte termijn................................................................................................................................9 Middellange termijn...................................................................................................................10 FINANCIËLE MIDDELEN............................................................................................................... 12

4.1 4.2 5.

Benodigde middelen................................................................................................................... 12 Samenhang met overige aangevraagde middelen...................................................................13 LOPENDE PROJECTEN EN RELATIE TOT PROGRAMMA...................................................... 14

5.1 5.2

Basis op orde..............................................................................................................................14 Modernisering P&C................................................................................................................... 14

3

1. Inleiding 1.1

Aanleiding

Gemeente Smallingerland heeft in 2017 een organisatieontwikkeling in gang gezet met als doelstelling om als organisatie flexibeler en opgave-en omgevingsgerichter te worden. In aansluiting op deze ontwikkeling heeft het bureau Andersson Elffers Felix in 2020 een onderzoek uitgevoerd naarde modernisering van planning & control binnen Smallingerland1. In dit rapport zijn diverse punten inzake sturing en beheersing van de (financiële) processen naar boven gekomen die verbetering behoeven. Evenals vanuit de controles van de accountant Deloitte de afgelopen jaren. Deze verbeteringen zijn al door de organisatie onderschreven en gedeeltelijk tot uiting gekomen in de projecten 'Modernisering P&C’ en het project 'Basis op Orde'. Bij de jaarrekeningcontrole 2021 vielen echter veel punten samen en heeft de accountant in zijn verslag aangegeven waar verbetering niet alleen wenselijk maar vooral ook noodzakelijk is. Het college heeft in zijn reactie op dit accountantsverslag aangegeven met een verbeterplan te komen.

Dit werd ondersteund en nader bekrachtigd door de op 12 oktober door de raad aangenomen motie 'Deltaplan Financiën' waarbij het college het volgende wordt opgedragen: "Voor 1 december met een “Deltaplan Financiën” naar de raad te komen met minimaal de volgende onderdelen, te weten (1) hoe kan de interne beheersing op bovengenoemde 4 gebieden2 verbeterd worden, (2) welk tijdspad gaat gelopen worden om richting een goede interne financiële beheersing te komen, (3) welke financiële middelen zijn nodig om invulling te kunnen geven aan de verbetering van de interne financiële beheersing?"

1.2

Status notitie en proces

Deze voorliggende notitie is een uitwerking van bovenstaande vraag. Het betreft hier echter een eerste inventarisatie en zogenoemde 70%-versie. De bevindingen van de accountant reiken verder dan alleen de financiële functie en gaan onder andere ook over de ITomgeving en de wijze van inkopen binnen de gemeente. Om deze reden kiest het college ervoor om dit traject programmamatig aan te pakken. Deze notitie zal na bespreking met de auditcommissie verder uitgewerkt gaan worden door het college in een ambtelijke opdracht. Aan de hand van deze opdracht zal een programmamanager een plan uitwerken. Dit plan zal mogelijk een dynamisch karakter hebben dat met de tijd mee kan ontwikkelen. In deze notitie worden naast de doelstellingen die het college na streeft tevens de projecten en verbetertrajecten benoemd die reeds zijn ingezet.

1.3

Leeswijzer

In Hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de doelstellingen die het programma zal nastreven. Daarna wordt in Hoofdstuk 3 nader uitgewerkt waar we vandaan komen, wat we willen gaan doen en met welke doelstelling. Tevens geven wij hier de samenhang weer met de adviezen van de accountant, zoals deze zijn opgenomen in het accountantsverslag behorende bij de jaarrekeningcontrole 2020.

1 Rapport Andersson Elffers Felix, 'Naar Sturing en Eigenaarschap', 7 februari 2020. 2 Taken en verantwoordelijkheden, Capaciteit, Afhankelijkheid en Betrouwbaarheid IT-omgeving

Hoofdstuk 4 geeft een eerste indicatie van de verwachte financiële investering en ook de relatie die er wel/niet is tot de middelen die reeds eerder zijn aangevraagd bij de raad. Tot slot wordt in hoofdstuk 5 ingegaan op de projecten die wij reeds hebben ingezet tot op heden als uitwerking van hoofdstuk 3 en geeft tevens de relatie aan met dit programma.

2. Het Programma

Het verder op orde brengen van de (financiële) sturing en beheersing binnen de gemeente Smallingerland raakt een groot deel van de organisatie. Zoals ook in de inleiding is gemeld raakt het bijvoorbeeld ook de IT-omgeving, de wijze van inkopen en archivering hieromtrent evenals de capaciteit(ssturing). Daarom zal de aanpak gemeente breed opgepakt gaan worden in een programmastructuur. Binnen dit programma zal een splitsing aangebracht worden vanuit de verwachte en benodigde doorlooptijd. Dit betekent niet dat deze 2 trajecten volgordelijk opgepakt gaan worden. De totale opgave zal tegelijk bekeken en opgestart worden. Waarbij prioritering plaats zal vinden afhankelijk van urgentie en beschikbaarheid van mensen en middelen. Schematisch gezien:

Programma

Korte termijn (tot 1 jaar)

Start

Tijd

Hieronder een korte omschrijving van de doelstellingen per traject. Waarna in hoofdstuk 3 een nadere uitwerking volgt inclusief de koppelingen met de adviezen van de accountant. 2.1

Korte termijn

De doelstellingen voor de korte termijn zullen in ieder geval zijn: 1. Een voorspoedige doorlooptijd van het jaarrekeningtraject 2021 waarbij afwikkeling en behandeling in de raad voor de wettelijke termijn van 15 juli heeft plaatsgevonden. 2. Financieel beleid is vastgelegd en actueel. 3. College neemt in de Jaarstukken 2022 een rechtmatigheidsverantwoording op Ad 1: Jaarrekeningtraject 2021 Het jaarrekeningtraject 2020 kende veel vertraging die voor een groot deel lagen in het eindtraject te weten de afwikkeling van de controle van de accountant. Deze doelstelling is gericht op de toezegging van het college om herhaling te voorkomen en het komende jaar verbeteringen aan te brengen in de doorlooptijd van het proces. Dit vraagt inspanning van de organisatie, maar ook van de accountant waar ook die in het afgelopen proces steken liet

vallen. Met een tijdig proces wordt niet alleen de wettelijke aanleverdatum aan de provincie nagestreefd maar ook dat de controle van de accountant tijdig is afgerond zodat de raad voldoende tijd heeft om kennis te nemen van de documenten. Let op: Deze doelstelling is alleen gericht op het verloop van het proces en zegt niets over de uitkomst van de controleverklaring van de accountant. Zoals ook in de reactie van het college op het accountantsverslag 2020 is aangegeven, is het jaar 2021 reeds ver gevorderd en zullen de onrechtmatigheden zoals geconstateerd over 2020 daardoor ook nog doorlopen in 2021.

Ad 2: Vastleggen financieel beleid Het financiële beleid binnen de gemeente is in enkele gevallen niet actueel of onvoldoende vastgelegd. Hierbij kan gedacht worden aan beleid m.b.t. treasury, reserves en voorzieningen, risicobeleid en weerstandsvermogen, subsidieprocessen. Hier hoort tevens het actualiseren van bijbehorende verordeningen bij. Ad 3: Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf boekjaar 2022 is het college gelet op gewijzigde regelgeving op dit punt, zelf verantwoordelijk voor de verantwoording over het rechtmatigheidsoordeel van de jaarrekening.

2.3

Middellange termijn

Het tweede spoor omvat de doelstellingen waarbij de verwachting is dat deze een totale doorlooptijd kennen van meer dan 1 jaar en naar verwachten 2 tot 4 jaar zullen doorlopen. Dit neemt niet weg dat delen van deze doelstelling waar mogelijk wel al binnen een jaar gerealiseerd kunnen en zullen worden. De te realiseren doelstellingen voor deze termijn zijn in ieder geval: 4. Borging van sturing en beheersing binnen de processen en de IT-omgeving 5.

Capaciteit kwalitatief en kwantitatief verder op orde brengen (continu proces)

6. Administraties en managementinformatie zijn op orde: - Bestuurlijk en operationeel niveau Afwijking kunnen tijdig gesignaleerd en gerapporteerd worden - Managementinformatie geven een getrouw beeld en bevatten voldoende sturingsinformatie Archivering onderliggende documentatie eenduidig Ad 4: Borging sturing en beheersing In zowel de managementletter als het accountantsverslag over 2020 geeft de accountant aan dat de interne beheersing nog onvoldoende toereikend is. Er zijn nog onvoldoende beheersmaatregelen in de processen aanwezig (1ste lijn) en eventuele controle daarop (2de lijn). Daarnaast is geconstateerd dat de IT-omgeving, die een steeds belangrijkere rol vervult binnen processen, tekortkomingen kent in onder andere het rechten beheer en wijzigingsbeheer. Om als organisatie nog meer 'in control' te komen is verdere verbetering van sturing en beheersing binnen de processen belangrijk. Het inrichten van processen waarin dit voldoende geborgd is, is echter een groeiproces wat tussen de 2 en 4 jaar nodig heeft. Ad 5: Capaciteit kwalitatief en kwantitatief op orde Deze doelstelling is primair gericht op de beheersorganisatie. Dit is breder dan de financiële functie. Het gaat hier niet om de organisatie in zijn geheel.

Binnen de organisatie is sprake van relatief veel inhuur. Dit is onder andere het gevolg van uitval door ziekte, door ontbrekende expertise op onderdelen, maar ook doordat vacatures binnen de huidige arbeidsmarkt zeer lastig te vervullen zijn. Daarnaast is inhuur niet alleen duurder dan vaste krachten maar is er ook een risico dat kennisopbouw onvoldoende geborgd is bij de eigen mensen. De doorlooptijd van deze doelstelling is op voorhand lastig in te schatten omdat deze mede afhankelijk is van de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Ad 6: Administratie en managementinformatie Voor goede sturing is adequate managementinformatie een vereiste. Dit betekent dat informatie betrouwbaar, real-time beschikbaar en aangepast aan het niveau van de gebruiker is (bestuurlijk/operationeel). In 2020 is er veel achterstand geweest door de conversie naar Key2 Finance. Budgetbeheerders hebben hierdoor onvoldoende informatie om goed op te kunnen sturen. Dit betreft niet alleen financiële informatie maar ook informatie omtrent capaciteitssturing. Omdat deze doelstelling een belangrijke basis vormt voor de interne beheersing is de doorlooptijd hiervan maximaal 2 jaar.

3. Nadere uitwerking In dit hoofdstuk worden voor zowel de korte als de middellange termijn doelstellingen aangegeven: • Waar komen we vandaan • Welke stappen zijn er al gezet • Welke adviezen van de accountant pakken we hierbij op • Welke stappen en acties zullen we daarnaast ook nemen Bij de adviezen van de accountant zal een pagina nummer gemeld worden waar betreffend advies zich in het accountantsverslag 2020 bevond. Onderstaande overzichten zijn een eerste inventarisatie en zijn geen limitatieve opsomming van de acties die het college zal nemen om genoemde doelstellingen te realiseren.

3.1

Korte termijn

Doelstellingen

•

• •

Waar komen we vandaan?

Welke stappen zijn er al gezet?

Welke adviezen van de accountant pakken we hierbij op?

Een voorspoedige doorlooptijd van het jaarrekeningtraject 2021 waarbij afwikkeling en behandeling in de raad voor de wettelijke termijn van 15 juli heeft plaatsgevonden. Financieel beleid is vastgelegd en actueel. College neemt in de Jaarstukken 2022 een rechtmatigheidsverantwoording op

•

De doorlooptijd van het jaarrekeningtraject kon pas op 12 oktober 2021 afgesloten worden. Waarbij het accountantsverslag pas zeer laat door de raad ontvangen werd. • Nota reserves en voorzieningen stamt uit 2013, er is geen beleid omtrent weerstandsvermogen, geen (actueel) treasurystatuut. De volgende projecten hebben al bijgedragen aan bovenstaande doelstellingen: • Project Basis op orde3 • Project modernisering P&C3 Daarnaast zijn er al diverse voorbereiding getroffen in 2020 en 2021 in aanloop naar de rechtmatigheidsverantwoording. Waaronder het besluit van de raad over de verantwoordingsgrens. • • • • • • • • •

Kwaliteit toelichting en analyses jaarstukken verbeteren (p7) Versterken informatiewaarde jaarstukken (p7) Onderzoek naar oorzaak rekeningsaldo (p7) Verbeteren controleproces grondbedrijf (p8) Taxatie uitvoeren inzake kavel Maartenswoude (p8) Strakke sturing op uitgaven coronamiddelen (p9) Vaststellen en implementeren M&O beleid (plO) Verbetering interne (rechtmatigheids-)controles (p20) Uitvoeren frauderisico-analyse (p24)

3 Voor een korte toelichting op deze projecten wordt verwezen naar hoofdstuk 5

Welke stappen en acties zullen we daarnaast ook nemen?

• •

• • •

•

3.2

Vroegtijdig starten met een spend analyse op de EU aanbestedingen Voortzetting projecten Basis op Orde en Modernisering P&C Analyse van de bevindingen 2020 vertalen naar acties voor jaarrekening traject 2021 Toets op aanlevering balansdossier vanuit concern Strakkere sturing op deadlines en afsluitdata Actualiseren financiële beleidsnotities en verordening (waaronder Nota reserves, Risicomanagement, Financieel kader) Verordeningen aanpassen op wijziging wetgeving rechtmatigheid

Middellange termijn

Doelstellingen

• • •

Waar komen we vandaan?

• •

• • •

Borging van sturing en beheersing binnen de processen en de IT-omgeving Capaciteit kwalitatief en kwantitatief verder op orde brengen (continu proces) Administraties en managementinformatie zijn op orde: Afkeuring op rechtmatigheid jaarrekening 2020 Veel gegevensgerichte controles door accountant, onvoldoende beheersmaatregelen in processen om op te kunnen steunen. Beperkt inzicht voor budgethouders, ontoereikende managementinformatie en bestuursinformatie, Relatief veel memorialen in administratie. Capaciteit zowel kwalitatief al kwantitatief op sommige plekken ontoereikend.

Welke stappen zijn er al gezet?

De volgende projecten en acties hebben al bijgedragen al bovenstaande doelstellingen: • Project Basis op orde • Project modernisering P&C • Professionalisering inkoop functie waaronder aanstellen inkoopadviseur en herijkt vastgesteld inkoopbeleid • Aantrekken concerncontroller

Welke adviezen van de accountant pakken we hierbij op?

• • • • • • •

Taken en verantwoordelijkheden eenduidig beleggen (p5) Capaciteit, zowel kennis als aantal (p5) Afhankelijkheid inhuur (p5) Betrouwbaarheid IT-omgeving waaronder algemene ITbeheersmaatregelen (p5) Begroting stapsgewijs zero based opbouwen (p7) Verbetering interne (rechtmatigheids-)controles (p20) Proces rondom inkoop en aanbestedingen nog verder versterken; aandacht voor Europese aanbestedingen, terugdringen rechtmatigheidsfouten (p20)

Welke stappen en acties zullen we daarnaast ook nemen?

Voortzetting project Basis op Orde Op orde brengen HR-administratie (software switch) o.a. t.b.v. capaciteitssturing Verdere professionalisering inkoopfunctie waaronder uitwerken verbeterplan Inventarisatie benodigde sturingsinformatie en mogelijkheden binnen applicaties onderzoeken Duidelijke afspraken en procedures inzake archivering/werken met zaaksysteem Pilot zero based budgetting, en op basis daarvan beoordelen of deze wijze van begroten voor ons toegevoegde waarde heeft in relatie tot de problematiek die het beoogt op te lossen. Verbeteren inhuurproces medewerkers: ontwikkelen beleid & procedure voor inhuur vanaf schaal 9 IT-omgeving verbeteren/versterken Inzetten op zoveel mogelijk invulling vacatureruimte met vaste krachten

4. Financiële middelen In de motie 'Deltaplan Financiën' is ook gevraagd welke financiële middelen nodig zijn om invulling te kunnen geven aan de verbetering van de interne financiële beheersing. Omdat deze notitie nog een eerste inventarisatie is, is hier nog geen eenduidig overall antwoord op te geven. In dit hoofdstuk zullen wij daarom een eerste inschatting geven voor 2022. Het college is voornemens om de raad in de vervolgstappen periodiek mee te nemen waarbij ook inzicht gegeven wordt in de benodigde financiële middelen en de eventueel te maken keuzes en/of dekking hiervoor. Daarnaast wordt in dit hoofdstuk inzicht gegeven in de middelen die recentelijk ten behoeve van organisatieontwikkeling zijn voorgelegd aan de raad en in welke mate deze ook ingezet kunnen worden voor de verbetering die benodigd zijn zoals opgenomen in deze notitie.

4.1

Benodigde middelen

Het op orde brengen van de interne beheersing gaat verder dan alleen de financiële functie. Naast de middelen die aangevraagd zijn voor het op orde brengen van de financiële functie (zie 4.2) voorzien wij een aantal zaken die voor 2022 eveneens belangrijk zijn om op te pakken waar (nog) geen financiële dekking voor is. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste zaken: • Professionalisering inkoop Om de inkoopfunctie nog verder op orde te brengen is tijdelijk aanvullende capaciteit nodig naast de strategisch inkoopadviseur en de decentraal gepositioneerde inkopers. Werkzaamheden betreffen o.a.: scholing, procesbeschrijvingen & formats, uitvoering inkoop- en aanbestedingstrajecten • Adviseur Verbijzonderde Interne Controle De controle op de aanbestedingen heeft voor boekjaar 2020 veel tijd gekost. Naar verwachting zal deze controle voor het jaarrekeningtraject 2021 ook nog zeer intensief zijn. Benodigd is inhuur van een medewerker in 2022 voor 6 maanden i.v.m. afwikkeling jaarrekeningtraject 2021. • Recordmanaqement/informatiebeheer Recordmanagement is momenteel van onvoldoende niveau (werking en vastlegging in zaaksysteem). Voor rechtmatigheid is dit een vereiste om op orde te brengen en de achterstand weg te werken. Inhuur om dit in gang te zetten is hierin benodigd.

• HR administratie en beleid Voor goede capaciteitssturing en inzicht en procedures omtrent inhuur is het benodigd om de salarisadministratie nog verder op orde te brengen (onder andere adequate invoering software pakket) en beleid te formuleren over hoe om te gaan met deze informatie en tevens met inhuur. • Risicomanagement Voor het invoeren van risicomanagement is een risicomanagementtool een pré. Benodigd zijn middelen voor implementatie en scholing. • Programmamanager Om genoemde doelstelling adequaat te realiseren is een programmamanager benodigd. Momenteel is deze functie niet binnen de organisatie aanwezig. De benodigde middelen voor hierboven beschreven werkzaamheden bedragen volgens een eerste benadering tussen de € 700.000 en € 900.000 incidenteel. Dit is nog geen totaal overzicht van benodigde incidentele en/of structurele middelen die benodigd zijn om de

genoemde doelstelling te realiseren en te borgen voor de toekomst. Nadat het college het plan verder heeft uitgewerkt zullen wij hiermee begin 2022 bij u terug komen.

4.2

Samenhang met overige aangevraagde middelen

Versterken Financiële functie 2x € 500.000 incidenteel De in het tweede spoor van de begroting opgenomen knelpunt waarbij incidentele middelen gevraagd worden voor de versterken van de financiële functie heeft een relatie met voorliggend verbeterplan. Deze middelen hebben vooral een sterke relatie met het project Basis op Orde waarin diverse punten zijn opgenomen die ook bijdrage aan de doelstelling zoals verwoord in deze notitie. Om deze reden zijn in 4.1 geen werkzaamheden opgenomen die samen hangen met de financiële functie. De dekking hiervan zal gezocht worden in bovengenoemde aanvraag. Structurele investering knelpunt organisatie € 700.000 Bij raadsbrief van 17 november 2021 hebben wij u geïnformeerd over het knelpunt organisatie waarbij is ingegaan op de benodigde uitbreiding van formatie. Dit knelpunt komt voort vanuit overige knelpunten die in de organisatie geconstateerd zijn. Het gevraagde budget hiervoor heeft daarom geen overlap met de in te zetten acties uit deze notitie. Digitaliseren bouw- milieu- en bodemdossiers incidenteel € 539.000 Dit voorstel dat in de raad van 7 december ter besluitvorming voor ligt heeft geen directie relatie met de verbeteracties in deze notitie. Het hiervoor opgenomen budget is bestemd voor werkzaamheden zoals opgenomen in genoemd raadsvoorstel.

5. Lopende projecten en relatie tot programma Zoals eerder is benoemd zullen de benodigde acties en doelstellingen opgepakt worden in een programmastructuur. Hierbij is het programma vooral bedoeld als paraplu waaronder de diverse projecten zullen samenvallen. Door de reeds lopende en nieuw op te pakken projecten onder 1 paraplu samen te brengen kan beter bekeken worden waar prioritering benodigd is maar ook waar fasering en dosering gewenst is. Hieronder volgt nog een korte omschrijving van 2 projecten die in deze notitie zijn aangehaald en die bijdrage aan de te realiseren doelstellingen die zijn opgenomen.

5.1

Basis op orde

De aanbevelingen uit het onderzoek van Andersson Elfferts Felix (AEF) van begin 2020 hebben geleid tot het project “Basis op orde managementsystemen”. Dit project is gestart in december 2020 met een aanpak voor het verbeteren van het gebruik van het financiële systeem en de Cognos-rapportages. Tijdens de uitvoering van het project bleek echter dat de knelpunten in de "basis” niet alleen bij de informatiesystemen lagen, maar dat vooral personele, procesmatige en organisatorische issues aangepakt dienden te worden. De insteek van het project is hierdoor uitgebreid tot “Basis op Orde Financiën”. Enkele acties die hierin al zijn opgepakt zijn: • ’’Lessons learned” jaarrekeningproces 2020 in kaart • (Her-)implementatie van activamodule • IV3 rapportage geautomatiseerd • Efficiencyverbetering crediteuren- en factuurafhandeling • Salarisdoorverdeling wordt geoptimaliseerd • Onderzoek vervuiling rekeningschema afgerond 5.2

Modernisering P&C

Naast bovengenoemde project heeft het onderzoek van Andersson Elfferts Felix (AEF) van begin 2020 eveneens geleid tot het project Modernisering P&C cyclus. Dit project is vooral gericht op een nieuwe opzet van de P&C cyclus vanaf 2022 met als basis een nieuwe begrotingsopzet voor 2022 in een 1e versie. Dat betekent dat ook de daarmee samenhangende producten (tussentijdse rapportages, jaarrekening) worden gemoderniseerd. De basis voor de modernisering is vooral gelegen in vereenvoudigingen: van alles wat minder, maar wel to-the-point voor bestuur, directie, management en voor de organisatie. Dit project wordt eind 2021 afgerond waarbij er overdracht plaats zal vinden naar de organisatie om het verder in te bedden en uit te werken.