Bijlage 1 - Was-wordt lijst Uitvoeringsovereenkomst Carins

Was/wordt lijst Uitvoeringsovereenkomst Carins Datum versie: 18-07-2023

Was Onder overwegingen lid J Met inachtneming van de prestatieovereenkomst en de dvo, deze uitvoeringsovereenkomst de rollen en bevoegdheden van de Gemeente en van Carins regelt en de opdracht die de Gemeente aan Carins verstrekt, als opvolger van de uitvoeringsovereenkomst tussen de Gemeente en Carins die gold van 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020; Artikel 1 lid c De wethouder van de Gemeente met financiën in de portefeuille, die de Gemeente vertegenwoordigt in haar rol als aandeelhouder van Carins, volgens het collegebesluit van 21 december 2021. Artikel 2 lid 1 onder c Faciliteren van een herkenbare, laagdrempelige en toegankelijke toegang tot jeugdhulp en het geven van deskundig advies aan diegenen die beroepsmatig met jeugdigen werken, waaronder leerkrachten, crècheleidsters en jeugdhulpverleners in de zin van artikel 2.6 Jeugdwet Artikel 2 lid 1 onder s Leggen en onderhouden van verbindingen tussen onderwijs en zorg. Artikel 4 lid f Binnen vijf werkdagen nadat de Gemeente daarom bij Carins verzoekt, de verzochte en overige benodigde input leveren voor bezwaar- en beroepszaken

Artikel 4 lid h Aannemen van klachten en het optreden als klachtbehandelaar in overleg met de klachtcoördinatoren van de Gemeente en het desgevraagd leveren van input over klachten en terugkoppeling;

Artikel 9 lid 2 Carins verstuurt voor 1 november de definitieve begroting samen met de liquiditeitsprognose naar de Gemeente Artikel 9 lid 3 Nieuw

Wordt Met inachtneming van de prestatieovereenkomst en de dvo, deze uitvoeringsovereenkomst de rollen en bevoegdheden van de Gemeente en van Carins regelt en de opdracht die de Gemeente aan Carins verstrekt, als opvolger van de uitvoeringsovereenkomst tussen de Gemeente en Carins die gold van 1 januari 2021 tot 1 oktober 2023; De wethouder van de Gemeente met financiën in de portefeuille, die de Gemeente vertegenwoordigt in haar rol als aandeelhouder van Carins, volgens het collegebesluit van 13 juli 2022. Faciliteren van een herkenbare, laagdrempelige en toegankelijke toegang tot jeugdhulp en het geven van deskundig advies aan diegenen die beroepsmatig met jeugdigen werken, waaronder leerkrachten, pedagogisch medewerkers en jeugdhulpverleners in de zin van artikel 2.6 Jeugdwet Leggen en onderhouden van verbindingen met onderwijs, cultuur, sport en zorg waar nodig.

Aannemen van bezwaren en beroepen en het optreden als behandelaar bij de behandeling van bezwaren en beroepen en binnen vijf werkdagen nadat de Gemeente daarom bij Carins verzoekt, de verzochte en overige benodigde input leveren voor bezwaar- en beroepszaken en terugkoppeling; Aannemen van klachten en het optreden als klachtbehandelaar in overleg met de klachtcoördinatoren van de Gemeente en het optreden als behandelaar bij de behandeling van bezwaren en het desgevraagd leveren van input over klachten en bezwaren en terugkoppeling; Carins verstuurt voor 1 november de definitieve begroting (t+1) naar de Gemeente

Carins verstuurt voor 1 december de factuur t+1 met daarin per maand het benodigde

1

Artikel 9 lid 7-8-9 5. De Gemeente levert voor de rapportage over het voorafgaande kwartaal aan Carins uiterlijk de 15e dag van het opvolgende kwartaal de benodigde cijfermatige gegevens, die Carins registreert in de software die de Gemeente beheert. Carins stelt op basis van deze gegevens en eigen bedrijfsvoeringsgegevens een concept kwartaalrapportage op, waarin verantwoording wordt afgelegd over de realisatie ten opzichte van de begroting aan de Gemeente. Op basis hiervan kan de Gemeente als opdrachtgever aanvullende opdracht(en) geven om maatregelen te nemen. 6. Nadat de Gemeente gelegenheid heeft gekregen om te reageren op de concept kwartaalrapportage, stelt Carins op basis daarvan de definitieve rapportage op en stelt deze rechtstreeks beschikbaar aan de concerndirecteur sociaal domein. Carins gebruikt de rapportages niet extern. 7. Carins verstuurt voor 1 mei de concept kwartaalrapportage en voor 15 mei de definitieve kwartaalrapportage 1 naar de Gemeente. 8. Carins verstuurt voor 1 augustus de concept kwartaalrapportage en voor 15 augustus de definitieve kwartaalrapportage 2 naar de Gemeente. 9. Carins verstuurt voor 1 november de concept kwartaalrapportage en voor 15 november de definitieve kwartaalrapportage 3 naar de Gemeente.

Artikel 12 lid 5 De FG van Carins onderhoudt minimaal een keer per kwartaal overleg met de FG van Gemeente waarbij verwerking van persoonsgegevens in het Sociaal Domein een vast onderwerp is. Artikel 13 lid 5 De CISO van Gemeente legt verantwoording af over informatieveiligheid aan toezichthouders, het bestuur en de gemeenteraad voor alle gemeentelijke taken, waaronder de door Carins uitgevoerde taken. Artikel 13 lid 6 De CISO van Gemeente onderhoudt periodiek overleg met de CISO van Carins waarbij de naleving van het informatiebeveiligingsbeleid en beveiligingsincidenten gespreksonderwerpen zijn. Artikel 14 lid 1 De Gemeente geeft Carins gevraagd en ongevraagd alle inlichtingen die voor de

voorschot naar de gemeente op basis van de definitieve begroting. Artikel 9 lid 8-9-10 6. De Gemeente levert voor de rapportage over het voorafgaande tertaal aan Carins uiterlijk de 15e dag van het opvolgende tertaal de benodigde cijfermatige gegevens, die Carins registreert in de software die de Gemeente beheert. Carins stelt op basis van deze gegevens en eigen bedrijfsvoeringsgegevens een concept tertaalrapportage op, waarin verantwoording wordt afgelegd over de realisatie ten opzichte van de begroting aan de Gemeente. Op basis hiervan kan de Gemeente als opdrachtgever aanvullende opdracht(en) geven om maatregelen te nemen. 7. Nadat de Gemeente gelegenheid heeft gekregen om te reageren op de concept tertaalrapportage, stelt Carins op basis daarvan de definitieve rapportage op en stelt deze rechtstreeks beschikbaar aan de concerndirecteur sociaal domein. Carins gebruikt de rapportages niet extern. 8. Carins verstuurt voor 1 juni de concept tertaalrapportage en voor 15 juni de definitieve tertaalrapportage 1 naar de Gemeente. 9. Carins verstuurt voor 1 oktober de concept kwartaalrapportage en voor 15 oktober de definitieve tertaalrapportage 2 naar de Gemeente.

De Privacy Officer van Carins onderhoudt minimaal een keer per kwartaal overleg met de FG van de Gemeente waarbij verwerking van persoonsgegevens in het Sociaal Domein een vast onderwerp is. De CISO van de Gemeente rapporteert jaarlijks in het beveiligingsplan over de uitkomsten van de toezichthoudende rol ten aanzien van informatieveiligheid bij Carins.

De CISO van de Gemeente onderhoudt periodiek overleg met de Privacy Officer van Carins waarbij de naleving van het informatiebeveiligingsbeleid en beveiligingsincidenten gespreksonderwerpen zijn. De Gemeente geeft Carins gevraagd en ongevraagd alle inlichtingen die Carins voor

2

uitoefening van haar taak nodig zijn, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang en wet- & regelgeving. Artikel 15 lid 1 Binnen de informatievoorziening vindt voortdurend ontwikkeling plaats. Hiertoe wordt vanuit team Informatie en Analyse van de Gemeente jaarlijks een plan opgesteld met te realiseren projecten op het gebied van de informatievoorziening. Carins levert hiervoor input via het accountgesprek in aanwezigheid van de functioneel beheerder van de Gemeente. Carins werkt samen met de Gemeente om eventuele procesveranderingen en systeemaanpassingen te borgen voor de bedrijfsvoering van Carins. Artikel 16 lid 1 De Gemeente kent een privacybeleid en ‘Privacyreglement gemeente Smallingerland’ (bijlage II en III). Zowel medewerkers van de Gemeente als de medewerkers van Carins zijn gebonden aan het beleid en het privacyreglement. Het privacyreglement wordt door de medewerkers van Carins onderschreven in de integriteitsverklaring, die onderdeel uitmaakt van de ondertekende arbeidsovereenkomst met Carins. Artikel 16 lid 3 Het managementteam van Carins ziet toe op de gehele naleving van het privacybeleid en het privacyreglement door haar medewerkers. Artikel 17 lid 2 Carins volgt in geval van een beveiligingsincident de procedure 'beveiligingsincidenten en datalekken' van Gemeente (bijlage IV).

HOOFDSTUK 5: RECORDMANAGEMENT Artikel 18 – Recordmanagement 1. Carins zorgt er voor dat informatie zodanig wordt vastgelegd dat haar handelen kan worden gereconstrueerd in het kader van bewijsvoering of haar verantwoordingsplicht. 2. Voor het beheer van informatie voortkomend uit de bedrijfsvoering (waaronder personeelsdossier) bij Carins is Carins volledig zelfstandig verantwoordelijk. 3. Voor het beheer van informatie voortkomend uit de uitvoering van de opdracht zoals deze geformuleerd is in de uitvoeringsovereenkomst valt Carins onder het beleid van de Gemeente, dat in ontwikkeling is en zal worden vastgelegd. Toezicht op de naleving hiervan vindt plaats door de recordmanager van de Gemeente. Carins is verantwoordelijk voor de uitvoering van dit beleid, waaronder ook het conform

de uitoefening van haar taak nodig heeft, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang en wet- & regelgeving. Binnen de informatievoorziening vindt voortdurend ontwikkeling plaats. Hiertoe wordt vanuit team Informatievoorziening en IT van de Gemeente jaarlijks een plan opgesteld met te realiseren projecten op het gebied van de informatievoorziening. Carins levert hiervoor input via het accountgesprek in aanwezigheid van team sociaal ondersteunend – cluster Kwaliteitszorg & Business Control van de Gemeente. Carins werkt samen met de Gemeente om eventuele procesveranderingen en systeemaanpassingen te borgen voor de bedrijfsvoering van Carins. De Gemeente kent een privacybeleid (bijlage II). Zowel medewerkers van de Gemeente als de medewerkers van Carins zijn gebonden aan het privacybeleid. Het privacybeleid wordt door de medewerkers van Carins onderschreven in de integriteitsverklaring, die onderdeel uitmaakt van de ondertekende arbeidsovereenkomst met Carins.

Het managementteam van Carins ziet toe op de gehele naleving van het privacybeleid door haar medewerkers.

In geval van een beveiligingsincident volgt Carins de eigen procedure 'beveiligingsincidenten en datalekken'. HOOFDSTUK 5: RECORDMANAGEMENT EN INFORMATIEBEHEER Artikel 18 – Recordmanagement en informatiebeheer 1. Carins is zelfstandig verantwoordelijk voor recordmanagement, informatiebeheer en archivering van gegevens die voortkomen uit de bedrijfsvoering van Carins, waaronder (inhuur)contracten en personeelsdossiers. 2. Carins is verantwoordelijk voor in lijn met het beleid van de Gemeente uitvoeren van recordmanagement en informatiebeheer, waaronder vernietiging en archivering van informatie voortkomend uit de uitvoering van de geformuleerde opdracht in deze uitvoeringsovereenkomst. 3. Carins zorgt ervoor dat informatie zodanig wordt vastgelegd dat haar handelen kan worden gereconstrueerd in het kader van bewijsvoering of haar verantwoordingsplicht. Hiermee sluit Carins aan bij diverse

3

de voorschriften vernietigen van informatie. Zolang het technisch niet mogelijk is om informatie te vernietigen, zorgt de recordmanager van Carins voor de selectie waarna Partijen nader afstemmen over het vernietigen van informatie. 4. Carins draagt zorg voor een recordmanager, die tevens aanspreekpunt is voor de recordmanager van de Gemeente. 5. Carins is verantwoordelijk voor recordmanagement en archivering van gegevens die voortkomen uit de bedrijfsvoering van Carins. 6. De recordmanager van de Gemeente legt verantwoording af over recordmanagement aan toezichthouders, het bestuur en de gemeenteraad voor alle gemeentelijke taken, waaronder de door Carins uitgevoerde taken. 7. De recordmanager van de Gemeente onderhoudt periodiek overleg met de recordmanager van Carins waarbij de naleving van het beleid omtrent recordmanagement gespreksonderwerp is. 8. Zodra de archiefbescheiden of gegevensverzamelingen niet meer nodig zijn voor dagelijks gebruik, maar uiterlijk na 20 jaar, worden deze overgedragen aan de Gemeente om daarna volgens de wettelijke procedure te worden vernietigd of overgebracht naar een e-Depot.

Artikel 20 lid 1 Deze overeenkomst treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2021 en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Artikel 20 lid 2 Partijen evalueren de uitvoeringsovereenkomst, prestatieovereenkomst en dienstverleningsovereenkomst tenminste jaarlijks, of eerder indien wetgeving of beleid gericht op de opdracht en rol van Carins hier aanleiding toe geven, uiterlijk voor 1 oktober. Bijlage III Privacyreglement Gemeente Smallingerland

gemeentelijke beleidskaders, waaronder die van recordmanagement en informatiebeheer. 4. Toezicht op de naleving van de uitvoer van gemeentelijke beleidskaders rondom recordmanagement en informatieconsultancy vindt plaats door de recordmanager en de gemeentearchivaris van de Gemeente. 5. Carins draagt zorg voor een Privacy Officer die verantwoordelijk is voor de uitvoer van de taken op het gebied van recordmanagement en informatiebeheer endie ook aanspreekpunt is voor de recordmanager en de archivaris van de Gemeente. 6. De recordmanager en de archivaris van de Gemeente rapporteert jaarlijks in het jaarplan met daarin de uitkomsten van de toezichthoudende rol ten aanzien van recordmanagement en informatiebeheer, waaronder vernietiging en archivering bij Carins. 7. De recordmanager en de archivaris van de Gemeente onderhoudenperiodiek overleg met de Privacy Officer van Carins waarbij de naleving van het beleid omtrent recordmanagement en informatiebeheer besproken wordt. 8. Zolang het technisch niet mogelijk is om informatie te vernietigen, zorgt de Privacy Officer van Carins voor de selectie waarna Partijen nader afstemmen over het vernietigen van informatie, aansluitend op het beleid van de Gemeente.

Zodra de archiefbescheiden of gegevensverzamelingen niet meer nodig zijn voor dagelijks gebruik, maar uiterlijk na 20 jaar, draagt Carins deze over aan de Gemeente om daarna volgens de wettelijke procedure te worden vernietigd of overgebracht naar een e-Depot. De archivaris ziet toe op de uitvoering van deze opdracht. Deze overeenkomst treedt in werking met ingang van 1 oktober 2023 en vervangt met ingang van deze datum de voorgaande uitvoeringsovereenkomst en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Partijen evalueren de uitvoeringsovereenkomst, prestatieovereenkomst en dienstverleningsovereenkomst tenminste om de twee jaar, of eerder indien de opdrachtgever dit noodzakelijk acht. Privacyreglement komt te vervallen vanwege update privacybeleid.

4

& Bijlage IV Procedure meldplicht datalekken en incidenten

'Procedure meldplicht datalekken en incidenten' komt te vervallen – Carins hanteert eigen procedure.

5