Bijlage 1 - Offerteaanvraag

BEOORDELING G1 PRIJS

De prijs wordt beoordeeld op basis van de “Inschrijfprijs” (Cel K24). De “Inschrijfprijs” worden bepaald door de som van de fictieve aantal Sisa regelingen vermenigvuldigd met de prijs per regeling plus de totaalprijs voor de jaarrekeningcontrole en bijhorende adviesfuncties (zoals vermeldt in het prijzenblad). De punten worden bepaald op basis van de volgende formule: De inschrijver met de laagste “Inschrijfprijs” verkrijgt het maximum aantal punten. Het te behalen aantal punten van de overige inschrijvers wordt vastgesteld op grond van de volgende formule:

Offerteaanvraag Europees openbare aanbesteding Accountantsdiensten

Pagina 25 van 30

[1 – {(inschrijfprijs inschrijver – laagste inschrijfprijs) : laagste inschrijfprijs}] x 100%) x 30 = score op prijs Het behaalde aantal punten wordt afgerond op maximaal twee decimalen. Het is mogelijk om negatief aantal punten te scoren op het onderdeel prijs als het verschil tussen de laagste inschrijfprijs en uw inschrijfprijs meer dan 100% is. 5.3

G2 KWALITEIT

Aan uw inschrijving dient u een plan van aanpak toe te voegen waarin u de kwaliteit van de dienstverlening beschrijft. Indien uw plan van aanpak meer pagina’s bevat dan toegestaan, worden de extra pagina’s terzijde gelegd en niet beoordeeld. Uw plan van aanpak dient in ieder geval de volgende onderdelen te beschrijven: G2.1 Kwaliteit controle Aanpak (maximaal 3 x A4) Aanbestedende dienst vindt het belangrijk om inzicht te krijgen in uw controleaanpak. U gaat in dit onderdeel onder andere in op de volgende aspecten. • • • • • • • • • • •

Controleaanpak waaronder gehanteerde methoden en techniek; Wijze waarop rekening gehouden wordt bij het stellen van eisen aan opdrachtgever (proportionaliteit); Veranderende rol van de accountant, waaronder de ophanden zijnde wijziging omtrent de rechtmatigheidsverantwoording en de toenemende afhankelijkheid en complexiteit van de IT; Tijdsplanning en doorlooptijden; Controlemomenten; Vastlegging van werkzaamheden en bevindingen; Communicatie van de bevindingen; Rapportagemomenten; Aantal overlegmomenten/presentaties met de auditcommisie; Gestelde eisen aan de organisatie voor de dossiervorming bij de start van de accountantscontrole, zie ook k-w-4; Overige belangrijke aandachtspunten waaraan minimaal volgens Inschrijver moet worden voldaan om de controle goed uit te voeren.

Offerteaanvraag Europees openbare aanbesteding Accountantsdiensten

Pagina 26 van 30

G2.2 Adviespotentieel (maximaal 1 x A4) Onderdeel van de opdracht is de natuurlijke adviesfunctie zoals omschreven in het programma van eisen en offerteaanvraag. Aanbestedende dienst wenst inzicht te krijgen in het adviespotentieel van de natuurlijke adviesfunctie van inschrijver. Inschrijver gaat in op de volgende onderdelen: •

•

In welke mate de Inschrijver een kritische, actief meedenkende en ondersteunende rol vervult in het kader van de uitoefening van de natuurlijke adviesfunctie en welke toegevoegde waarde dat voor de gemeente en gemeenteraad zal hebben. Inschrijver onderbouwt dit met enkele voorbeelden waaruit het voorgaande blijkt; Welke maatregelen neemt inschrijver om ervoor zorg te dragen dat zij op de hoogte zal zijn van de gemeentelijke organisatie, de lokale en regionale situatie, de verhoudingen daarin en de maatschappelijke ontwikkelingen hierbinnen?

G2.3 Controleteam (maximaal 2 x A4 excl. CV’s) Het succesvol uitvoeren van gevraagde dienstverlening is mede afhankelijk van de kwaliteit en het functioneren van het controleteam wat door inschrijver wordt ingezet. Inschrijver gaat in op de volgende onderdelen: • •

• •

De mate waarin de samenstelling van het team zodanig is, dat dit zorgt voor een adequate dienstverlening, en dat alle benodigde specialismen in het team zijn vertegenwoordigd; het kwaliteitsniveau (de mate van kennis en ervaring) van het controleteam dat wordt ingezet bij de uitvoering van het controlewerk. Vooral de kwaliteit van de controleleider en zijn/haar vervanger zijn erg belangrijk voor Aanbestedende dienst aangezien dit tevens de contactpersonen zijn voor de verschillende organisatieonderdelen binnen de Aanbestedende dienst; Welke maatregelen worden genomen om de continuïteit en de kennisoverdracht van het controleteam te waarborgen? De mate van kennis van de gemeentelijke sector binnen het controleteam en de toegang tot kennis via een relevant netwerk van Inschrijver.

Ter verificatie van dit onderdeel levert Inschrijver van elke medewerker in het controleteam een CV aan. In de door inschrijver aangeboden CV’s dient duidelijk naar voren te komen wat de relevante werkervaring is bij gemeentelijke opdrachtgevers. G2.4 Visie op meerwerk (maximaal 1 x A4) Aanbestedende dienst heeft als doelstelling gedurende de looptijd van de overeenkomst de hoeveel meerwerk wat door opdrachtnemer wordt gefactureerd tot een minimum te beperken. In de offerteaanvraag en bijlagen zijn een aantal maatregelen en eisen omtrent meerwerk opgenomen, zoals een vergoeding die kan worden ontvangen indien er in een boekjaar geen meerwerk is gefactureerd. Desondanks kan meerwerk gedurende de looptijd voorkomen. Inschrijver geeft aan hoe zij gedurende de looptijd van overeenkomst omgaat met meerwerk. Inschrijver gaat in op de volgende onderdelen: •

Hoe gaat Inschrijver gedurende de looptijd meerwerk voorkomen?

Offerteaanvraag Europees openbare aanbesteding Accountantsdiensten

Pagina 27 van 30

•

Hoe vindt de verdeling van eventuele kosten plaats?

G2.5 Samenwerking met Aanbestedende dienst (maximaal 2 x A4) Voor Aanbestedende dienst is het van belang om inzicht te krijgen hoe de samenwerking met Aanbestedende dienst zal worden vorm gegeven. • • •

•

Hoe gaat u de samenwerking met de Aanbestedende dienst organiseren en vormgeven gedurende de controles? In welke mate u verwacht gebruik te kunnen maken van de huidige werkzaamheden van de VIC-functie van Aanbestedende dienst?; In welke mate verlangt Inschrijver van Aanbestedende dienst om met uw standaard formats en lijsten op te leveren stukken te gaan werken en hoe flexibel bent u hierin zodat dit zo goed mogelijk aansluit bij Aanbestedende dienst? Wat is uw bijdrage aan de doorontwikkeling van de VIC-functie van Aanbestedende dienst? Wat voor impact heeft de doorontwikkeling op de uitvoering van uw controlewerkzaamheden?

G2.6 Presentatie Inschrijver geeft in een presentatie een toelichting op het plan van aanpak en gaat daarbij in op de onderwerpen G2.1 t/m G2.5. Bij de beoordeling van de presentatie wordt in elk geval gelet op; taalgebruik en houding, begrijpelijkheid, creativiteit, empathie, deskundigheid en consistentie van de aanpak. De presentatie duurt maximaal 30 minuten en is inclusief de mogelijkheid tot het stellen van vragen. In ieder geval zijn de partner en de manager, die onderdeel uitmaken van het controleteam, aanwezig tijdens de presentatie. Het staat inschrijver vrij om tijdens de presentatie kort uw organisatie en sprekers te introduceren. Deze onderdelen worden echter niet beoordeeld tijdens de presentatie. Elke Inschrijver die een geldige inschrijving heeft ingediend ontvangt separaat een uitnodiging met opgave van het exacte tijdstip waarop de presentatie gegeven dient te worden. 5.3.1

BEOORDELING G2 KWALITEIT

De leden van de beoordelingscommissie beoordelen de (sub-)subgunningscriteria afzonderlijk. Per onderdeel wordt door de beoordelaar een score van 0, 2, 6, 8 of 10 gegeven. De inschrijvingen zullen absoluut worden beoordeeld. Dit houdt in dat op basis van de opgave van de inschrijver aan ieder individueel antwoord een score wordt toegekend. Vervolgens bespreekt de beoordelingscommissie de inschrijvingen in een plenaire sessie. De beoordelaars kunnen daarbij hun scores onderling vergelijken, en grote verschillen beargumenteren. Indien nodig kan een commissielid op basis van deze sessie zijn scores nog aanpassen. Per subgunningscriterium worden de scores van de beoordelaars gemiddeld. Aan de hand van deze score wordt het aantal behaalde punten berekend dat voor dat subgunningscriterium geldt. De beoordelaars hebben deskundigheid om uw inschrijving inhoudelijk te beoordelen. De beoordelaars hebben expertise op het gebied van planning & control, auditcommissie en/of zijn vanuit hun organisatierol betrokken geweest bij het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole in samenwerking met de huidige accountant.

Offerteaanvraag Europees openbare aanbesteding Accountantsdiensten

Pagina 28 van 30

De aanbestedende dienst zal het plan van aanpak in ieder geval: I.

Op basis van onderstaande algemene beoordelingscriteria beoordelen: • De mate waarin inschrijver zijn aanpak concreet kan verwoorden; • De mate waarin de aanpak zich heeft bewezen in de praktijk; • De mate waarin wordt meegedacht met aanbestedende dienst; • De mate waarin de aanpak bij aanbestedende dienst praktisch uitvoerbaar is; • De mate waarin de aanpak bijdraagt aan de doelstellingen van Aanbestedende dienst; • De mate waarin de aanpak praktisch uitvoerbaar is bij Aanbestedende dienst.

II.

Aanvullend op bovenstaande algemene beoordelingscriteria wordt G.2.4 controle team nog beoordeeld op onderstaande specifieke beoordelingscriteria beoordelen: • • •

De mate van kennis en ervaring van het aangeboden controleteam; De mate van kennis van de gemeentelijke sector binnen het controleteam; De mate van kennis beschikbaar via een relevant netwerk.

Hierbij worden de volgende scores gehanteerd: 0 = niet beantwoord 2 = matig/onvoldoende 6 = voldoende 8 = goed 10 = uitstekend Schaal Uitstekend

Score 10

Beschrijving De beantwoording is duidelijk en concreet. De aanpak sluit naar het oordeel van het beoordelingsteam volledig aan bij de doelstelling van de gemeente en/of de doelstelling van het criterium. De inschrijving roept geen vragen op.

Goed

8

De beantwoording is duidelijk en concreet. De aanpak sluit naar het oordeel van het beoordelingsteam goed aan bij de doelstelling van de gemeente en /of de doelstelling van het criterium. De inschrijving roept nauwelijks vragen op

Voldoende

6

De inschrijving voldoet op de genoemde punten aan de gestelde criteria. Inschrijver beperkt zich echter bij de uitleg waardoor (aantoonbaar) onduidelijkheden kunnen blijven bestaan of sluit naar het oordeel van het beoordelingsteam niet helemaal aan bij de doelstelling van de gemeente en/of de doelstelling van het criterium.

Offerteaanvraag Europees openbare aanbesteding Accountantsdiensten

Pagina 29 van 30

Matig / onvoldoende

2

De inschrijving voldoet niet. Het antwoord is onduidelijk en niet overtuigend.

Geen antwoord

0

De inschrijver geeft geen antwoord.

De volgende formule wordt gehanteerd om de punten per onderdeel te bepalen: (toegekende score/10) x maximaal te behalen punten = behaalde aantal punten per onderdeel Het behaalde aantal punten wordt per onderdeel afgerond op maximaal twee decimalen. Het totaal aantal punten is de som van de behaalde punten per onderdeel.

Offerteaanvraag Europees openbare aanbesteding Accountantsdiensten

Pagina 30 van 30