Bijlage 1 - Notitie werkwijze resultaatbestemming

Betreft: Datum: Van:

Notitie Werkwijze resultaatbestemming T.b.v. raadsbehandeling 21 december 2021 College van B&W

Aanleiding Uw raad geeft al enkele jaren aan dat de eenmalige restantbudgetten en reserveringen het zicht op het feitelijke resultaat van de jaarrekening versluieren. Ook bij de vaststelling van de jaarstukken 2020 heeft u dit ter sprake gebracht. Wij hebben onderzocht welke mogelijkheden er zijn om dit op andere wijze te verwerken. In deze notitie nemen we u mee in de mogelijkheden en stellen wij u een andere werkwijze voor die tegemoet komt aan uw verzoek waardoor het jaarrekeningresultaat niet langer bepaald wordt door de 'verschuivingen' in reserves. Leeswijzer In hoofdstuk 1 staan wij stil bij de huidige wijze waarop wij het zogenoemde 'bruto rekeningresultaat' presenteren en welke oorzaak/werkwijze hieraan ten grondslag ligt. In hoofdstuk 2 gaan wij in op de mogelijkheden die het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten) biedt aan werkwijze en doen wij u een voorstel voor een werkwijze welke vanaf de jaarstukken 2021 ingevoerd kan worden. Tevens laten wij u het effect hiervan zien. In Hoofdstuk 3 wordt gekeken naar de overige mutaties reserve en of deze ook op gelijke wijze behandeld kunnen worden. Samenvattend voorstel Naar aanleiding van deze notitie wordt uw raad het volgende voorgesteld: 1.

De in de notitie Werkwijze resultaatbestemming voorgestelde werkwijze op te nemen in de nota Reserves en Voorzieningen en het college te verzoeken dit bij de komende actualisatie mee te nemen. 2. De in het overzicht 'specifieke budgetten uit 2021' opgenomen budgetten, indien niet (volledig) besteed en/of afgesloten per jaar einde, toe te voegen aan de reserve Projecten in uitvoering 3. De bij de jaarstukken 2020 overgehevelde budgetten indien niet (volledig) besteed en/of afgesloten per jaareinde 2021, gereserveerd te houden in de reserve Projecten in uitvoering 4. De toevoegingen en onttrekkingen aan onderhoudsreserves, conform vigerend beleid te muteren per jaareinde.

1

1. De huidige presentatie van het bruto rekeningresultaat Bij de Jaarstukken 2020 hebben wij u het volgende resultaat gepresenteerd:

A B C D

Omschrijving Resultaat voor resultaatbestemming Uitvoeringsbudgetten voor specifieke doelen Niet ingezette reserveringen voor specifieke doelen Mutatie overige reserves Resultaat op de programma's

Bedrag x € 1.000 30.904 -7.615 -11.604 -1.538 10.147

Van de in totaal € 30 miljoen bruto bleef er na voorgestelde mutaties van de reserves € 10 miljoen over als 'netto' resultaat. Het 'resultaat voor resultaatbestemming'. Is het saldo van baten en lasten op de programma's inclusief de mutaties op de reserves waar de raad reeds een besluit over heeft genomen. Het grote verschil tussen het bruto en het netto resultaat wordt voor het grootste deel veroorzaakt door reserveringen voor specifieke doelen (A/B). En daarnaast enkele overige mutaties. In dit hoofdstuk wordt achtereenvolgens ingegaan op de bevoegdheid omtrent het muteren van reserves, de reserve Projecten in uitvoering, en tot slot ook de wijze waarop het college jaarlijks een voorstel voor resultaatbestemming voorlegt aan de raad. 1.1 Bevoegdheid mutaties reserves De raad heeft budgetrecht. Dat betekent dat de raad bepaalt waaraan de middelen worden uitgegeven en hoeveel er mag worden uitgegeven. Dit wordt vastgelegd bij de vaststelling van de begroting. Begrotingsafwijkingen en -overschrijdingen (beleidsmatig en/of financieel) moeten worden geautoriseerd door de raad. Het financiële deel wordt gemuteerd middels de concernrapportages, waarin begrotingswijzigingen aan de raad worden voorgelegd voor autorisatie, of expliciet bij een raadsvoorstel.

Begrotingsaanpassingen, ook als het om mutaties in reserves gaat, moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog, dus uiterlijk op 31 december, door de raad worden vastgesteld. Het rekeningresultaat in de jaarstukken wordt vervolgens bepaald door de werkelijke baten en lasten en de mutaties reserves waar de raad al mee heeft ingestemd (voor 31 december). Over het resterende resultaat doet het college een voorstel aan uw raad voor resultaatbestemming. Met deze resultaatbestemming wordt het resterende deel toegewezen aan diverse reserves waaronder de Algemene reserve. Conform het BBV vindt hier besluitvorming over plaatst bij de vaststelling van de jaarstukken. 1.2 Reserve 'Projecten in uitvoering' Het grote verschil tussen het bruto rekeningresultaat en het uiteindelijke nettoresultaat in de jaarrekening wordt hoofdzakelijk veroorzaakt doordat er projectbudgetten moeten worden 2

overgeheveld naar een volgende jaarschijf. Het gaat hierbij om restantbudgetten van lopende projecten, en om gereserveerde middelen voor projecten die nog niet zijn opgestart. Deze budgetten zijn eerder al door de raad geautoriseerd. De overheveling is nodig om dat deze 'projecten' over de jaarschijven heen lopen en de middelen in 1 jaar zijn begroot. Ter illustratie: Voor een project dat bijvoorbeeld in november is opgestart, betekent dat dat het grootste deel van de budget nog niet benut is, en dat dat bedrag daarmee in het rekeningresultaat belandt. Als er dan verder niets gebeurt, dan zou een dergelijk project abrupt eindigen, omdat de restantmiddelen weer aan de algemene reserve zijn toegevoegd. Om dat te voorkomen, wordt aan de raad voorgesteld om de restant projectbudgetten over te hevelen naar het volgende boekjaar. Binnen de gemeente worden incidenteel toegekende budgetten die over jaarschijven heen lopen, overgeheveld middels de reserve 'projecten in uitvoering'. Binnen de huidige werkwijze neemt uw raad pas bij het vaststellen van de jaarstukken het besluit dat de restanten van lopende budgetten naar deze reserve mogen worden overgeheveld. In het volgende boekjaar worden ze weer uit deze reserves gehaald, en weer beschikbaar gesteld. Omdat deze besluitvorming na 31 december plaats vindt maken deze restantbudgetten eerst onderdeel uit van het bruto rekeningresultaat.

Dit versluiert het beeld op het "echte " rekeningresultaat aanzienlijk. In geval van het resultaat 2020 betrof dit in totaal € 19,2 miljoen van de € 30,1 miljoen. In 2018 was er hierdoor zelfs sprake van een bruto rekeningresultaat van € 12,7 miljoen positief maar bleef, na overheveling naar diverse reserves, er een verlies van € 1,63 miljoen over als 'netto' rekeningresultaat. 1.3 Voorstel voor resultaatbestemming Er zijn diverse gemeentes die de resultaatbestemming niet in de jaarstukken hebben staan, maar in het bijbehorende raadsvoorstel. Bij de huidige opzet van de jaarstukken van Smallingerland is dat lastig. Doordat er een zeer groot verschil zit tussen het bruto rekeningresultaat en het netto resultaat, valt er in de huidige opstelling haast niet aan te ontkomen om alle resultaatbestemmingen op te nemen in de jaarstukken. Als we dat niet zouden doen, zou bijvoorbeeld in de jaarstukken van 2018 een positief resultaat van bijna € 13 miljoen staan, maar in het bijbehorende raadsadvies een nettoverlies van € 1,63 miljoen. Om deze discrepantie te voorkomen, wordt de resultaatbestemming volledig opgenomen in de jaarstukken.

3

2. De overheveling van projectbudgetten op een andere manier 2.1 BBV Alle gemeenten hebben te maken met overheveling van projectbudgetten van de ene jaarschijf naar de volgende. De commissie BBV heeft daarom in de kadernotitie rechtmatigheid een viertal methodes beschreven om deze overheveling rechtmatig te laten plaatsvinden. De eerste twee methodes gaan uit van besluitvorming door de raad voor 31 december, de laatste twee methodes van besluitvorming na 31 december. Momenteel gebruiken we de vierde methode. Dat houdt in dat de raad bij de vaststelling van de jaarrekening in juni/juli tegelijk instemt met: - de resultaatbestemming van de (resterende) projectbudgetten in de reserves, - in het volgende boekjaar het onttrekken van de (resterende) projectbudgetten aan de reserves en deze weer beschikbaar stellen voor de projecten, waarmee de overheveling van de niet aangewende middelen naar het nieuwe begrotingsjaar geregeld is. Het BBV beschrijft deze actie als volgt: "In formele zin worden er dan in het begin van het nieuwe begrotingsjaar activiteiten uitgevoerd en budgetten van het afgesloten jaar naar het nieuwe begrotingsjaar overgeheveld, zonder dat daar vooraf voor dat jaar toestemming is gegeven door de raad. Anderzijds zijn het wel activiteiten die passen binnen het beleid van de raad".

Het is dus toegestaan, maar het veroorzaakt (onnodig) een hoog rekeningresultaat Door over te stappen op één van de twee methodes waarbij de raad niet na, maar juist vóór 31 december een besluit neemt over de overheveling van projectbudgetten, dit voorkomen worden. 2.2

Methodes met besluitvorming voor 31 december

2.2.1 begrotingswijziging voor 31-12 Bij de eerste methode wordt de raad vlak voor het einde van het jaar verzocht om het resterende bedrag van projectbudgetten via een begrotingswijziging toe te voegen aan een bestemmingsreserve. Dit is in de praktijk lastig. Als dit advies, met een over te hevelen bedrag erin, in december door de raad behandeld wordt, moeten projecten rond oktober stil moeten worden gelegd tot aan het einde van het jaar. De facturen voor de laatste werkzaamheden kunnen vervolgens tot half november binnenkomen en in de boekhouding verwerkt worden. Hierna kan bepaald worden hoe hoog de restantbudgetten op 31 december zullen zijn, waarna het advies aan de raad kan worden opgesteld voor de overheveling van deze restantbedragen. Dit advies moet uiterlijk eind november bij de raad liggen. Het is niet wenselijk dat projecten om administratieve redenen een periode stil zouden moeten worden gelegd. Bovendien is het maar de vraag of alle facturen binnen zijn op het moment dat het advies wordt opgesteld. Dat zou er toe leiden dat er in de jaarstukken 4

alsnog een brutoresultaat op projectbudgetten zou zijn (maar wel aanzienlijk lager dan voorheen). Een andere invalshoek zou kunnen zijn om te gaan schatten wat het restant projectbudget zal zijn op 31 december. Afgezien van het feit dat dit de nodige inspanning zal kosten, zal het vaak/meestal naast de uiteindelijke uitkomst zitten. Daarmee blijft er alsnog een bedrag voor projectbudgetten opduiken in het brutoresultaat en in de resultaatbestemming. 2.2.2 principebesluit (doelreserve) Bij de tweede methode neemt de raad het algemene besluit dat bij het niet volledig besteden van bepaalde budgetten de restanten van deze budgetten, na een begrotingswijziging, naar een bestemmingsreserve mogen worden overgeboekt. In het volgende boekjaar kunnen de werkzaamheden verder uitgevoerd, en de lasten er weer mee gedekt worden. Het is een min of meer generiek principebesluit, waarbij wel de specifieke onderdelen waarvoor dit geldt worden benoemd, maar niet de bijbehorende bedragen1. De raad kan een dergelijk besluit voor één jaar of voor meerdere jaren nemen. De raad geeft in dit geval dus toestemming voor een begrotingswijziging en een boeking, zonder op voorhand de exacte bedragen te kennen waar het om gaat. De commissie beveelt aan dat wanneer voor deze methode gekozen wordt, de kaders hiervoor op te nemen in de financiële verordening (of nota reserves indien deze o.g.v.

de financiële verordening aanwezig dient te zijn). Deze methode is goed uitvoerbaar en zorgt ervoor dat projectbudgetten geen onderdeel meer uitmaken van het rekeningresultaat. De vraag is vervolgens hoe dit er uit zou kunnen zien, of de informatievoorziening voor de raad op hetzelfde niveau blijft, of de besluitvorming van de raad van dezelfde aard zou zijn als hij nu is. We werken deze aandachtspunten hieronder verder uit. 2.2.3 Huidige informatievoorziening De raad ontvangt momenteel in de jaarstukken, normaal gesproken in juni van het daaropvolgende jaar, de volgende informatie over de overheveling van projectbudgetten: • Totaal van over te hevelen budgetten (zie hieronder) • Bijlage met betreffende projecten inclusief over te hevelen bedrag (zie bijlage 1 bij deze notitie) Pagina 7 Jaarstukken 2020, gearceerde regels:

A B C

Omschrijving Resultaat voor resultaatbestemming Uitvoeringsbudgetten voor specifieke doelen Niet ingezette reserveringen voor specifieke doelen Mutatie overige reserves

1

Bedrag x € 1.000 30.904 -7.615 -11.604 -1.538

In het handboek Jaarstukken Gemeenten van Deloitte uit december 2017 staat dit als volgt beschreven: in de jaarrekening kunnen toevoegingen en onttrekkingen aan elk van de bestemmingsreserves worden verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting(swijzigingen) door de raad is goedgekeurd voor de betreffende bestemmingsreserve. Een uitzondering op deze regel vormen de raadsbesluiten die regelen dat specifiek benoemde saldi, ongeacht hun omvang, altijd ten gunste of ten laste van een specifieke bestemmingsreserve worden gebracht ('principebesluit'). De raad kan bijvoorbeeld besluiten dat een overschot op de uitvoering van de Wmo altijd ten gunste van de bestemmingsreserve Wmo mag worden gebracht. 5

D

Resultaat op de programma's

10.147

2.2.4 Informatievoorziening bij besluitvorming voor 31 december Hieronder volgt een beschrijving hoe het proces en de besluitvorming die daarbij hoort, anders ingericht kan worden, en welke informatievoorziening daarmee gepaard gaat. December Jaar T: Principebesluit door de raad Jaarlijks ontvangt de raad in december een overzicht met alle uitvoeringsbudgetten voor specifieke doelen die in jaar T zijn opgenomen in de begroting. In dit overzicht worden de totaal toegekende bedragen benoemd. De raad wordt voorgesteld om over de in het overzicht opgenomen budgetten een principe besluit te nemen wat betekent dat de niet aangewende bedragen van de genoemde projecten per 31 december jaar T toegevoegd worden aan de Reserve Projecten in uitvoering. Juni Jaar T+1 De raad ontvangt de jaarstukken waarin de overheveling van de in het principebesluit opgenomen is verwerkt. Ter illustratie De verwerking toegepast op de jaarstukken 2020: Bedrag x € 1.000 11.685 -1.538 10.147

Omschrijving Resultaat voor resultaatbestemming Mutatie overige reserves Resultaat op de programma's

Daarnaast wordt in een bijlage bij de jaarstukken een overzicht toegevoegd waarin het verloop van de reserve Projecten in Uitvoerig per project zichtbaar wordt gemaakt. Project Project a (uit voorgaande jaren) Etc…..

Stand 1-1

Toevoegingen

x

Project k (conform besluit dec. jr T) Etc…..

m

Bestedingen

Stand 31-12

y

x-y

n

m-n

Met bovengenoemde aanpassingen verwachten wij dat de informatievoorziening voor de raad toeneemt aangezien de voortgang van de projecten beter inzichtelijk worden gemaakt. Daarnaast kan tegemoet gekomen worden aan de wens van de raad om het voorstel voor resultaatbestemming op te nemen in het raadsvoorstel in plaats van te verwerken in de jaarstukken. 2.2.5 Vastlegging werkwijze Het BBV geeft aan om de gekozen methode van budgetoverheveling op te nemen in de financiële verordening. In de financiële verordening van de gemeente Smallingerland wordt verwezen naar een nota reserves en voorziening waarin dergelijke zaken geregeld worden. 6

Momenteel wordt gewerkt aan de actualisatie van deze nota. Bovengenoemde werkwijze kan hierin meegenomen worden.

7

3. Overige reservemutaties Bij overheveling van de projectbudgetten vóór 31 december, ziet het rekeningresultaat en de resultaatbestemming er als volgt uit:

C

Bedrag x € 1.000 11.685 -1.538 10.147

Omschrijving Resultaat voor resultaatbestemming Mutatie overige reserves Resultaat op de programma's

In dit hoofdstuk wordt gekeken naar de Mutatie overige reserves. In de Jaarstukken 2020 is hier het volgende over opgenomen: C. Mutatie op overige reserves Dit zijn de mutaties op de overige reserves waarbij de uitgangspunten van de nota reserves en voorzieningen worden gevolgd. Het gaat bijvoorbeeld om reserves voor egalisatie van kosten, waarbij overschotten dan wel tekorten in enig jaar worden verrekend met de betreffende reserve. De verschillende onderhoudsreserves voor gebouwen en de reserve automatisering zijn hier voorbeelden van. Per saldo is het voorstel € 1.538.030 toe te voegen aan de reserves. In onderstaande tabel is de specificatie opgenomen, de inhoudelijke toelichting is opgenomen bij de diverse programma's.

Aanvullende mutaties in reserves Omschrijving Reserve automatisering Reserve frictiekosten concern Reserve baggeren vaarwegen Reserve onderwijshuisvesting Reserve onderhoud onderwijshuisvesting Reserve beeldende kunst Reserve onderhoud gebouwen eigen gebruik Reserve onderhoud gebouwen gebruik derden Reserve onderhoud wijkcentra en dorpshuizen Reserve onderhoud sporthallen Reserve onderhoud civiele kunstwerken Reserve veranderbudget sociaal domein Totaal Saldo

Toevoeging -462 0 -300 -314 -154 -4 -163 -91 -62 -3 -155 -6 -1.714

Bedragen x € 1.000 Onttrekking 176 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 176 -1.538

Bijlage 4 bij de jaarrekening geeft een overzicht van de mutaties in bovenstaande reserves. Deze wijziging heeft cijfermatig een geringer effect als bij de overheveling van projectbudgetten. De wijze van toevoegen en onttrekken van diverse van deze reserves (v.n. onderhoudsreserves) is al besloten in de nota reserves en voorziening. Hiermee heeft de raad feitelijk gezien al een principebesluit genomen en mogen ook deze posten voor 31 december verwerkt worden in jaarstukken. Aangezien deze nota gedateerd is en 8

momenteel geactualiseerd wordt, wordt uw raad verzocht om voor het jaar 2021 nog een separaat principebesluit separaat te nemen.

9

Bijlage 1: Jaarstukken 2020 mutatie Reserve Projecten in uitvoering Projecten in uitvoering Tabel: Projecten met eenmalige dekking Programma Onderwerp

Bedrag

Bestuur en ondersteuning

21.000

Bevrijdingsdag 2021

21.000

Verkeer, vervoer en waterstaat

2.312.637

DRIS informatiesysteem openbaar vervoer

92.316

Openbare verlichting Torenstraat

37.123

Openbare verlichting Kruising Torenstraat-Kaden-Drift

24.794

Flexibele schil personele inzet Ibor

65.051

Geluidsarm asfalt Noorder-/Zuiderhogeweg Aanpak omgeving haven Moleneind

216 90.622

Verkeersveiligheid 2016-2020

18.903

Voorbereidingskrediet Waterfront Drachten Buitenstvallaat

-37.253

Voorbereiding leerpark fase 2

200.738

Oostelijke poort merengebied: voorbereidingskosten water

49.619

Oostelijke poort merengebied grond

1.752.249

Aanpak Hegewei-Kletten

18.260

Economie

1.944.362 voorbereidingskrediet rotonde Zuiderhogeweg /Eikesingel

27.183

Evaluatie parkeerbeleid

20.336

Stegen fase 2 kunstuitingen

69.000

voorbereidingskrediet herinrichting Torenstraat

44.386

O3 Smallingerland

109.160

3e fase Innovatiecluster Drachten

217.331

Innovatiecluster Drachten 2019 - 2022

1.144.326

Gebiedsontwikkeling Hegewarren

81.250

Breedband

14.215

Vaarweg Drachten

52.229

Haven samenwerking f4

88.548

Vaarweg Drachten intereg iwts 2.0

7.673

Aanpak kop Tussendiepen

43.275

Transformatie verouderde bedrijventerreinen Onderwijs

25.450 129.589

Aanpak laaggeletterdheid

129.589

Sport, cultuur en recreatie

1.315.816

Subsidie vegetatiedaken

5.645

Waterplan jaarschijf 2018

360.312

Waterplan jaarschijf 2019

290.687

Subsidieregeling regentonnen

5.209

Waterplan jaarschijf 2020

223.193 10

Programma Onderwerp

Bedrag

Onderzoek draagkracht kunstwerken

69.286

Groen in stegen en verbindende straten

92.838

Doarp yn `t grien Drachtstercompagnie

20.940

Regiodeal

-8.772

Kunst in de stegen, bijdrage uit reserve kunst

145.435

Kunst: markeerpunt noord

52.456

Kunst: markeerpunt zuid

-7.590

Kerkenvisie

50.000

GIDS De Venen - speelvoorzieningen

16.174

Sociaal domein

275.231

Uitwerking integratiebeleid

151.231

Doorontwikkeling Sociaal domein

124.000

Volksgezondheid en milieu

534.492

GIDS De Venen - wegen, water, overig

13.371

Verduurzamen sportaccommodaties

10.892

Energiecoach Smallingerland

-12.233

Koepelproject verduurzaming ZO Friesland

49.210

Regeling Reductie Energiegebruik

23.808

Transitie warmte

229.900

Kadernotitie duurzame mobiliteit

60.700

Gezond in de stad (gids)

95.257

Impuls kansrijke start (gids)

14.960

GIDS De Venen - groen

25.701

Implementatie wet vergunning, toezicht & handhaving

22.926

Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing

604.196

Invoering Omgevingswet

639.151

Actualisatie regionale landschapvisie

12.861

De Bouwen: communicatie

7.648

Noord-oost: sociaal programma herstructurering

45.179

Noord-oost: beheerskosten herstructurering

-1.862

De Bouwen: algemene kosten

6.582

voorbereidingskrediet renovatie van Haersmapark

56.602

Waterfront Oudega voorbereidingskosten rood Uitbreiding woonwagenstandplaatsen

-178.972 17.007

Overhead

477.353 Tweede fase bedrijfsvoering Ibor

8.668

Helder communiceren Smallingerland

58.987

Oudega blauw (interne uren)

113.969

Wijkatlas 2021

31.229

Vernieuwing P&C-cyclus

264.500

Totaal:

7.614.676

11

Tabel eenmalige reserveringen Programma

Onderwerp

Bedrag

Bestuur en ondersteuning Aanleg vrijheidsbos Mondiaal beleid Verkeer, vervoer en waterstaat Aanpassen bushaltes Onderzoek kade de Haven Geluidsarm asfalt Noorderhogeweg-Zuiderhogeweg Verbetering drie fietsoversteken Aanleg oversteekplaats Burg. Wuiteweg Investeringsagenda Drachten Leerpark Molgoten De Drift en Wuiteweg Diverse verkeersmaatregelen Maatregelen nieuw parkeerbeleid K. Onoplein Economie Mastertrack Smart Factories Economisch beleid en marketing Samenwerking O3 Centrummiddelen Sport, cultuur en recreatie Haven Oudega Brug Oudega Haven Rottevalle Herinrichting Alde Feanen Doarp in ' t grien Ervaren en turf Aanpak sportterrein ONB Tijdelijke lasten i.v.m. nieuwbouw sporthal de Drait Eenmalige reservering voor instandhouding de Welle Sociaal domein Reservering voor inburgering Afdak Slingepark Volksgezondheid en milieu Duurzaamheid Afkoopsom overdracht geluidswal aan provincie Opleidingskosten kwaliteitscriteria VTH Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing Aanpak zuivelfabriek Oudega Herstructureringsprojecten Aanpassen omgeving Oliemolenstraat 14

25.000 20.000 5.000 5.773.166 79.320 25.000 100.000 250.000 60.000 4.971.386 144.460 42.000 53.000 48.000 1.682.580 53.000 160.050 169.130 1.300.400 1.291.700 198.000 85.000 18.000 105.000 100.000 11.000 20.000 150.000 604.700 163.000 153.000 10.000 2.516.060 255.060 2.250.000 11.000 151.840 14.000 87.840 50.000

Totaal:

11.603.346

12