Accountantsverslag Smallingerland - 2021
Tekst van het document
Accountantsverslag 2021 Gemeente Smallingerland 14 juli 2022
Deloitte Accountants B.V. Sophialaan 24-26 8911 AE Leeuwarden Postbus 826 8901 BP Leeuwarden Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9877 www.deloitte.nl
Aan de gemeenteraad van de gemeente Smallingerland
Geachte leden van de raad,
Datum
Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag aan met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Smallingerland. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2021 van de gemeente Smallingerland.
Ons kenmerk
Bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Smallingerland hebben wij een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor getrouwheid en een afkeurend oordeel voor rechtmatigheid
Postbus 10000 9200 HA Drachten
14 juli 2022 2207060875/CVD Behandeld door
drs. H. Kuperus RA Director Tel: 088 288 0212 DKuperus@deloitte.nl M. van Doornum-van Duist RA Senior Manager Tel: 088 288 1727 mvanduist@deloitte.nl A.M.O. van Bolhuis MSc Manager Tel: 088 288 3766 avanbolhuis@deloitte.nl
De jaarrekening 2021 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Smallingerland. Bij deze jaarrekening hebben wij op 14 juli 2022 een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor getrouwheid en een afkeurend oordeel voor rechtmatigheid. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging van 23 februari 2022 en met ons auditplan, dat op 14 februari 2022 is besproken in uw auditcommissie. Wij bespreken onze bevindingen met de auditcommissie Wij hebben onze concept rapportage op 28 juni 2022 besproken tijdens de bijeenkomst met uw auditcommissie, en hebben daarbij ook uw vragen beantwoord. De inhoud van dit accountantsverslag is door ons afgestemd met de wethouder, de gemeentesecretaris, de concerncontroller a.i. en de teammanager Financiën. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
drs. H. Kuperus RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NWE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
Inhoudsopgave Bestuurlijke samenvatting
4
•
Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
5
•
Onze belangrijkste conclusies als basis voor de controleverklaring
8
Bevindingen jaarrekening
11
•
De financiële positie van uw gemeente
12
•
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
16
Interne beheersing
24
•
25
Belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing
Overige aangelegenheden
26
•
27
Overige aangelegenheden
Bijlagen
28
•
Bijlage A1 - Niet-gecorrigeerde controleverschillen
29
•
Bijlage A2 - Onzekerheden in de controle
30
•
Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen
31
•
Bijlage B1 - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2021
32
•
Bijlage B2 - Bevindingen controle SiSa-bijlage Tozo 2021
35
•
Bijlage C - Onafhankelijkheidsbevestiging
36
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
2207060875/CVD/3
Bestuurlijke samenvatting
2207060875/CVD/4
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
Bestuurlijke samenvatting Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
Getrouwheid en rechtmatigheid
•
Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor het getrouwe beeld en een afkeurend oordeel voor rechtmatigheid.
•
De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 1.965.000 respectievelijk € 5.895.000.
Welke zaken gaan goed en welke verbeteringen zien wij?
Wij zien dat uw gemeente aan de volgende zaken de juiste aandacht heeft gegeven of verbeteringen heeft gerealiseerd op deze onderdelen
Belangrijke aandachtspunten
Bestuurlijke samenvatting
•
Jaarrekeningopstelproces: Ten opzichte van het jaarrekeningopstelproces van voorgaand jaar zien wij verbeteringen, zo was de conceptjaarrekening tijdig gereed en dat geldt ook voor de initiële oplevering van de onderbouwende documentatie (=jaarrekeningdossier). Daarnaast hebben wij geconstateerd dat de gemeente de nodige inspanningen heeft geleverd om het proces ten opzichte van voorgaand jaar te verbeteren met als doel om het jaarrekeningtraject tijdig af te ronden. De tussentijdse en tijdige afstemming met de ambtelijke organisatie omtrent de voortgang van de controle hebben wij eveneens als constructief en positief ervaren.
•
SiSa: De verantwoording over en interne controle van de SiSa-bijlage is van voldoende niveau. In lijn met het landelijke beeld is ook bij uw gemeente sprake van een sterke toename van het aantal regelingen in de afgelopen twee jaar. De verwachting is dat het aantal regelingen de komende jaren nog verder zal toenemen en daarom is het belangrijk om de verantwoording en interne controle op het juiste niveau te houden. In dat kader merken we nog wel op dat met name in de dossiervorming nog ruimte is voor verbetering.
•
Europese aanbestedingsregels: Ten tijde van de interim-controle hebben wij reeds geconstateerd dat de vacature van strategisch inkoopadviseur is vervuld in november 2021, daarnaast heeft uw gemeente een extern bureau ingehuurd om de spendanalyse rondom Europees aanbesteden op te stellen. Uw gemeente heeft daarnaast aangegeven dat de onrechtmatige contracten/bestedingen worden beoordeeld om de onrechtmatige bestedingen de komende jaren te verminderen. Voorgaande verbeteringen hebben onder andere geresulteerd dat uw gemeente door middel van de spendanalyse nieuwe onrechtmatige inkopen heeft geconstateerd in 2021.
Wij onderkennen de volgende aandachtspunten: •
Kwaliteit jaarrekening en jaarrekeningdossier: Gedurende de controle hebben wij geconstateerd dat de kwaliteit van de jaarrekening zelf niet voldoende was en dat de opgeleverde documentatie van ter onderbouwing van de diverse jaarrekeningonderdelen eveneens van onvoldoende kwaliteit was. De antwoorden op de op basis hiervan door ons gestelde vragen, inclusief documentatie, bleken relatief vaak niet juist en/of volledig te zijn. Dit heeft geleid tot veel correcties in de jaarstukken. Tijdigheid en snelheid lijkt ten koste gegaan te zijn van kwaliteit. Er zijn dus nog verbeterstappen noodzakelijk als het gaat om de kwaliteit in het opstelproces van de jaarrekening en de onderbouwende/onderliggende documentatie. Rond de zomer van 2022 zullen wij met de ambtelijke organisatie het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2021 evalueren om te bepalen hoe de verbeteringen doorgevoerd kunnen worden.
•
Kwaliteit interne beheersing: Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in het najaar van 2021 een interim-controle uitgevoerd. In de raadsbrief 2021 hebben wij u onze bevindingen gerapporteerd en ons oordeel over de kwaliteit van de interne beheersing. Naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole zijn geen nieuwe significante bevindingen geconstateerd. Wel stellen wij vast dat onze aanbeveling, die is opgenomen in de managementletter en de raadsbrief, inzake het oplossen van een significante tekortkoming in de interne beheersing, namelijk het ontbreken van autorisatie op de memoriaalboekingen, niet heeft opgevolgd. De gemeente heeft voor aanvang van de jaarrekeningcontrole geen interne controle uitgevoerd op niet-gestandaardiseerde memoriaalboekingen. Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
2207060875/CVD/5
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
Bestuurlijke samenvatting Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
Belangrijke aandachtspunten (vervolg)
Bestuurlijke samenvatting
Wij hebben verder kennis genomen van programmaplan ‘Klaar voor de toekomst’ , dat in gaat op het pad naar een verbeterde interne beheersing, en op grond daarvan verwachten wij dat de gemeente in 2022 verbeteringen kan laten zien in de interne beheersing. •
Onderbouwing geleverde prestatie kosten en investeringen: Ten tijde controle hebben wij geconstateerd dat de onderbouwing van de geleverde prestaties inzake de verantwoorde kosten en investeringen in een aantal gevallen initieel niet aanwezig was. Uw gemeente heeft aangegeven in 2022 beleid op te stellen dat de aanwezigheid van onderbouwing voor de geleverde prestatie moet waarborgen. Ten behoeve van onze controle hebben wij uiteindelijk voldoende en adequate onderbouwing verkregen inzake de geleverde prestatie van de kosten en investeringen.
•
Europese aanbestedingsregels: De omvang van de onrechtmatige inkopen als gevolg van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels is in 2021 toegenomen, zoals we verder uiteenzetten op de volgende pagina. Als gevolg van het moeizaam verlopen jaarrekeningtraject 2020, waarvan de afronding in het najaar 2021 plaats vond, is uw gemeente nog niet in de gelegenheid geweest om volledig opvolging te geven aan de aanbevelingen welke wij afgelopen jaren hebben gerapporteerd op dit gebied. Zoals beschreven op de vorige pagina heeft uw gemeente enkele verbeteringen gerealiseerd. Gezien de verdere toename van de onrechtmatigheden is het van belang dat de gemeente de resterende aanbevelingen op korte termijn gaat opvolgen. De verbeteringen zullen echter pas in de loop van de tijd zichtbaar zijn en leiden tot een daling van het aantal onrechtmatige inkopen.
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
2207060875/CVD/6
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
Bestuurlijke samenvatting Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
•
De controle met betrekking tot het sociaal domein is goed verlopen. Net als voorgaande jaren dienen de zorgaanbieders met een omzet van € 125.000 of meer de gemeente te voorzien van deugdelijke verantwoordingsinformatie. Alle zorgaanbieders met een omzet van € 125.000 of meer hebben voldaan aan deze verplichting.
•
Wij onderkennen in de geleverde zorg in natura voor de Jeugdwet en WMO geen onzekerheden of fouten.
•
Op basis van de door ons uitgevoerde controle kunnen wij de Persoonsgebonden Budgetten (PGB’s) voor zowel WMO als Jeugdwet als rechtmatig aanmerken.
Naleving van de Europese aanbestedingsregels
•
Wij constateren een toename in de omvang van de onrechtmatige inkopen als gevolg van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels. Uit de controle 2021 is een rechtmatigheidsfout gebleken van in totaal circa € 6 miljoen bij 60 individuele crediteuren (2020: circa € 4,1 miljoen). Van deze fout heeft circa € 2,6 miljoen (24 crediteuren) betrekking op doorlopende fouten uit het verleden. Daarnaast zijn er voor 36 crediteuren nieuwe fouten geconstateerd met een omvang van circa € 3,4 miljoen. Voor het jaar 2021 zijn de bestedingen in 2021 als fout aangemerkt. Dit impliceert dat een deel van deze fouten zullen doorwerken in 2022 en meewegen in de foutenevaluatie voor het jaar 2022.
Frauderisicoanalyse
•
In onze managementletter hebben wij uitgebreid gerapporteerd over fraude en integriteit. Ten tijde van de jaarrekeningcontrole 2020 heeft de gemeente weliswaar een eerste opzet van een frauderisicoanalyse opgesteld waarin de mogelijke frauderisico’s en de gekoppelde beheersmaatregelen zijn opgenomen, maar dit heeft tot op heden nog niet geleid tot een volledig afgeronde en geactualiseerde frauderisicoanalyse. Uw gemeente heeft aangegeven een volledige afgeronde actualisatie in de zomer van 2022 af te ronden. De gemeente gaat in de zomer gesprekken voeren met alle betrokkenen binnen de gemeente en aan de hand van deze gesprekken wordt de frauderisicoanalyse afgerond.
•
Uw gemeente heeft aangegeven dat er in 2021 geen integriteitsmeldingen zijn gedaan. Uw gemeente dient jaarlijks op basis van wet - en regelgeving verantwoording af te leggen omtrent de uitvoering van het integriteitsbeleid en dit openbaar te maken. Wij hebben geconstateerd dat uw gemeente hier niet aan heeft voldaan. Dit kwalificeren wij als daarom als een (niet-financiële) onrechtmatigheid. Tijdens onze controle over 2021 zijn door ons geen fraudegevallen bij uw gemeente geconstateerd.
Sociaal domein
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
2207060875/CVD/7
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
Bestuurlijke samenvatting Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
•
Voor de grondexploitatie hebben wij het proces, de dossiervorming en de onderbouwingen beoordeeld waarop het management de geactualiseerde schattingen heeft gebaseerd. Wij hebben onder andere de realisatie en de geactualiseerde schattingen ultimo 2021 versus de schattingen in de jaarrekening 2020 geanalyseerd (‘backtesting’). De uitgangspunten die in de grondexploitaties en in de jaarrekening 2021 zijn verwerkt, zijn door ons getoetst en als aannemelijk aangemerkt.
Begrotingsrechtmatigheid •
Wij verwijzen voor een inhoudelijke analyse van de overschrijding(en) naar de analyse van de begrotingsrechtmatigheid, zoals opgenomen in paragraaf 4.7 ‘Analyse begrotingsrechtmatigheid’ van de jaarrekening. Hiermee legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid van de lasten over 2021. Op het programma bestuur en ondersteuning is sprake van een begrotingsoverschrijding op de lasten (realisatie van lasten van € 7,7 miljoen ten opzichte van € 5,7 miljoen begroot). De hogere lasten worden voor € 143.000 veroorzaakt door hogere lasten automatisering waarvoor geen begrotingswijziging is doorgevoerd en waar geen direct gerelateerde opbrengsten tegenover staan. Daarom is deze begrotingsoverschrijding onrechtmatig. Het restant van de overschrijding op het programma bestuur en ondersteuning (€ 1,9 miljoen) betreffen lasten die passen binnen het bestaande beleid dan wel waar direct gerelateerde opbrengsten tegen overstaan waardoor deze overschrijding niet meetelt in het rechtmatigheidsoordeel.
•
Tijdens de controle hebben wij het door het management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingsvraagstukken geëvalueerd. Hierbij valt te denken aan het proces om tot schattingen te komen, zoals bij de grondexploitatie en de voorzieningen. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsvraagstukken en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent worden toegepast.
Effecten coronacrisis • (exclusief sociaal domein)
Waardering vorderingen: als gevolg van financiële problemen of tekorten bij debiteuren bestaat een toegenomen risico op het niet ontvangen van vorderingen. Wij hebben de invorderingsrisico’s en daarmee de waardering van de vorderingen gecontroleerd en wij merken op dat als gevolg van diverse steun- en coulancemaatregelen (door het rijk dan wel de gemeente) nog geen sprake is van grote mutaties in de oninbare vorderingen.
Grondexploitatie
Kwaliteit verslaggeving
•
Bestuurlijke samenvatting
Subsidieverstrekkingen: uw gemeente heeft in de algemene subsidieverordening een hardheidsclausule opgenomen. Hierin staat dat het college in bijzondere gevallen kan afwijken. Dit houdt in dat - ondanks het feit dat gesubsidieerde instellingen niet alle prestaties hebben geleverd - de subsidies op basis van de hardheidsclausule kunnen worden vastgesteld en hiermee als rechtmatig worden beschouwd.
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
2207060875/CVD/8
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
Bestuurlijke samenvatting Onze belangrijkste conclusies als basis voor de controleverklaring Onze opdracht is ongewijzigd uitgevoerd Met de opdrachtbevestiging heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2021. Naast de opdrachtbevestiging zijn bepalend (geweest) voor onze controle: •
Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
•
Het normenkader 2021, dat op 6 juli 2021 is vastgesteld door de gemeenteraad.
De reikwijdte van onze controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking of wijziging in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2021 voldoende voor de doelstelling van onze controle. Bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Smallingerland hebben wij een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor getrouwheid en een afkeurend oordeel voor rechtmatigheid Wij hebben de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Smallingerland uitgevoerd en hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor getrouwheid en een afkeurend oordeel voor rechtmatigheid. Wij hebben geen niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot het vermogen en het resultaat Wij hebben tijdens onze controle geen nietgecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan de rapporteringstolerantie, die van invloed zijn op het vermogen en/of het resultaat van de gemeente.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Wij hebben controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot rechtmatigheid
Er zijn geen belangrijke wijzigingen in de verslaggevingsregels
Op basis van onze controlewerkzaamheden en de toelichting in de jaarrekening (4.7 Analyse begrotingsrechtmatigheid) constateren wij dat de begrotingsoverschrijdingen voor een bedrag van € 143.000 meewegen in ons rechtmatigheidsoordeel.
Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de resultaten van uw gemeente. Daarnaast vereisen zij van het management het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn.
Daarnaast hebben wij vastgesteld dat lasten en balansmutaties voor een bedrag van € 5.967.607 niet in overeenstemming met de Europese aanbestedingsregels tot stand zijn gekomen. Dit bedrag hebben wij daarom aangemerkt als rechtmatigheidsfout. De totale fout van € 6.119.607 in de rechtmatige totstandkoming van de lasten en balansmutaties is groter dan 3% van de totale lasten (inclusief dotaties aan de reserves). Dit leidt daarom, in overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en uw controleprotocol, tot een afkeurend oordeel ten aanzien van rechtmatigheid. Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot SiSa Er is geen sprake van ongecorrigeerde controleverschillen in de SiSa-bijlage 2021.
De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente zijn uiteengezet in de toelichting op de jaarrekening 2021, onder ‘4.3 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling’. Wij hebben het door het college en het ambtelijk management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd, en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevings-vraagstukken en de toegepaste inschattingen goed onderbouwd en redelijk zijn, en consistent zijn gebruikt.
Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Wij hebben tijdens onze controle geen nietgecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze rapporteringsdrempel, die van invloed zijn op de WNT.
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
2207060875/CVD/9
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
Bestuurlijke samenvatting Onze belangrijkste conclusies als basis voor de controleverklaring Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Smallingerland Ons zijn geen relaties bekend tussen Deloitte Accountants B.V. en haar zuster- en/of dochterondernemingen of de member firms van Deloitte Touche Tohmatsu Limited en hun respectievelijke zusteren/of dochterondernemingen en de gemeente, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.
De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (over onder andere weerstandsvermogen en risicobeheersing, bedrijfsvoering en verbonden partijen) het jaarverslag.
Onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging is te vinden in Bijlage C - Onafhankelijkheidsbevestiging.
Op basis van de Nederlandse wetgeving en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NVCOS) 720 is de accountant verplicht bepaalde werkzaamheden uit te voeren met betrekking tot het jaarverslag en de andere informatie die in de jaarstukken is opgenomen. Als onderdeel van dit vereiste hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd:
De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar
•
De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van uw gemeente zijn uiteengezet in de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening 2021.
Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag de vereiste informatie bevat op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en artikel 26 BBV.
•
Wij hebben, voor zover wij kunnen beoordelen, vastgesteld dat de verklaringen van het college van burgemeester en wethouders in het jaarverslag, en de andere informatie zoals opgenomen in de jaarstukken, verenigbaar zijn met de beweringen en verklaringen die in de jaarrekening zijn opgenomen.
•
Wij hebben vastgesteld dat de verklaringen in het jaarverslag overeenstemmen met de resultaten van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden.
De grondslagen zijn toegepast met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. De grondslagen zijn aanvaardbaar. Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening. De jaarstukken 2021 van uw gemeente bestaan uit: •
Het jaarverslag 2021 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen).
•
De jaarrekening 2021 (balans met toelichting, overzicht van baten en lasten met toelichting, overzicht van baten en lasten per taakveld, WNT-verantwoording en de SiSa-bijlage).
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
2207060875/CVD/10
Bevindingen jaarrekening
2207060875/CVD/11
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
De financiële positie van uw gemeente Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente De vermogenspositie van uw gemeente is verbeterd Het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, maakt een duidelijk onderscheid tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten over het boekjaar 2021 bedraagt € 9,1 miljoen voordelig. Per saldo is tussentijds € 25,6 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2021 circa € 34,7 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.
Eigen vermogen (x € 1 miljoen)
2021
2020
2019
2018
Eigen vermogen per 1 januari
60,3
63,0
74,4
86,7
-/- 25,6
-/- 33,6
-/- 34
-/- 25
Gerealiseerd resultaat
34,7
30,9
22,6
12,7
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten
9,1
-/- 2,7
-/-11,3
-/-12,3
Eigen vermogen per 31 december
69,4
60,3
63,0
74,4
Tussentijdse resultaatbestemming
In het overzicht hiernaast hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2021 circa 32% van het balanstotaal (ultimo 2020: 29% van het balanstotaal) en is verbeterd ten opzichte van 2020. Saldo baten en lasten Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar is weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemming. Deze tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de onttrekkingen aan en stortingen in reserves gedurende het boekjaar. Deze mutaties in reserves vinden plaats op basis van door de gemeenteraad genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de eerdere politieke besluitvorming.
Exploitatieresultaat (x € 1 miljoen)
Wat het voorgaande concreet betekent voor uw gemeente hebben wij in het overzicht hiernaast weergegeven.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Totale baten
205,6
Totale lasten
-/- 196,5
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten
9,1
Af: stortingen in reserves
-/- 0
Bij: onttrekkingen aan reserves
25,6
Saldo mutaties reserves
25,6
Gerealiseerd resultaat
34,7
Overige aangelegenheden
Bijlagen
2207060875/CVD/12
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
De financiële positie van uw gemeente Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Het overzicht van baten en lasten over het boekjaar 2021 laat een voordelig gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten van € 9,1 miljoen zien, ten opzichte van een begroot nadelig saldo van € 25,6 miljoen (begroting na wijziging). De jaarrekening 2021 sluit – na verwerking van de mutaties in reserves – met een voordelig gerealiseerd resultaat van circa € 34,7 miljoen. In de programmaverantwoording geeft het college per programma op hoofdlijnen een verklaring voor de gerealiseerde afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijziging. De gemeente heeft de belangrijkste verschillen toegelicht en heeft de financiële impact ervan in kaart gebracht. In de paragraaf Begrotingsrechtmatigheid van onze rapportage gaan wij nader in op de verschillen tussen de begrote en de werkelijke lasten in het kader van de begrotingsrechtmatigheid.
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten (x € 1 miljoen) 15 10 5 (5) (10) (15)
2018
2019
2020
2021
Mutaties in reserves (x € 1 miljoen) (20) (40) (60) (80) (100)
2018
2019
2020
2021
Gerealiseerd resultaat (x € 1 miljoen) 40 30 20 10 -
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
2018
Interne beheersing
2019
2020
2021
Overige aangelegenheden
Bijlagen
2207060875/CVD/13
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
De financiële positie van uw gemeente Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Kengetallen voor gemeente Smallingerland (begroot en werkelijk over de periode 2018-2021)
Solvabiliteit
40%
8%
30%
6%
20%
4%
10%
2%
0%
0%
2018
2019
Begroot
2020
2021
Werkelijk
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten (x € 1 miljoen)
Bouwgrondexploitaties 15 10 5 2018
2019
Begroot
2020
2021
(5)
Werkelijk
(10) (15)
Netto schuldquote
(20)
Structurele exploitatieruimte
100%
2%
80%
2%
60%
(25) (30)
1%
40% 20%
1%
0%
0%
2018
2019
Begroot
Bestuurlijke samenvatting
2020
2021
Werkelijk
Bevindingen jaarrekening
(35) (40) 2018
2019
Begroot
Interne beheersing
2020 Werkelijk
2021
2018
Begroot
Overige aangelegenheden
2019
2020
Begroot na wijziging
Bijlagen
2021
Werkelijk
2207060875/CVD/14
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
De financiële positie van uw gemeente Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Voorspellende waarde van uw begroting De jaarrekening 2021 sluit met een positief gerealiseerd resultaat (excl. mutaties reserves) van circa € 9,1 miljoen. De begroting is voor uw gemeente een belangrijk sturingsinstrument. Het is een kaderstellend document waarmee de gemeenteraad financiële en beleidsmatige kaders vaststelt waarbinnen het college haar beleid en doelen kan realiseren. Uit de overzichten blijkt dat de begrote en de werkelijke baten, lasten en resultaten jaarlijks (forse) afwijkingen laten zien. In de meeste gevallen blijven de bestedingen echter achter op de geraamde lasten (zowel voor 2020 als 2021). Dit kan voortkomen uit het onvoldoende beheersen van de uitgaven waardoor onderschrijdingen niet tijdig worden erkend en/of het niet volledig kunnen realiseren van ambities. Wij adviseren in 2022 nader onderzoek te doen naar de (structurele) oorzaken van de afwijkingen in vooral de raming en realisatie van de lasten, en te bezien hoe het realiteitsgehalte en de voorspellende waarde van de begroting en tussentijdse informatievoorziening verder is te verbeteren. Voorgaand jaar hebben wij met uw gemeente gesproken over de mogelijkheid om de begroting op basis van de ‘zero based’ aanpak op te bouwen.
Feitelijk is dit de begroting ‘vanaf nul’ opzetten in plaats van – sterk vereenvoudigd gesteld – de begroting indexeren en aanvullen met nieuwe projecten, investeringen en activiteiten. Dit dwingt de organisatie opnieuw te kijken naar de analyseren daarvan ten opzichte van de beschikbare personele capaciteit en zorgt voor een meer realistische begroting. Uw gemeente heeft aangegeven de ambitie te hebben om realistischer te begroten. Voor het begrotingsjaar 2024 wil uw gemeente mogelijk voor één programma de ‘zero based’ aanpak hanteren.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Saldo baten en lasten | Begroting vs realisatie (x € 1 miljoen) 20 10 (10) (20) (30) (40)
BegrotingRealisatieBegrotingRealisatie 2020 2020 2021 2021
Baten | Begroting vs realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen) 210 205 200 195 190
Begroting Realisatie Begroting Realisatie 2020 2020 2021 2021
Lasten | Begroting vs realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen) 240 220 200 180 160
Begroting Realisatie Begroting Realisatie 2020 2020 2021 2021
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
2207060875/CVD/15
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Voorraad onderhanden werk (grondexploitatie)
Het controleproces van de waardering van de voorraad onderhanden werk De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot vijf P’s:
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
•
Plankosten: door de toenemende vraag naar woningen en dus naar bouwcapaciteit is sprake van een toenemende stijging van de bouwkosten. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke prijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de hierbij horende prijsontwikkelingen?
•
Parameters: zijn de parameters voor kosten en opbrengstenstijgingen opportuun, beredeneerd vanuit de huidige situatie en de best mogelijke inschatting van de toekomstige ontwikkeling van de grondprijzen en de plankosten?
De 5 P’s vormen de basis voor de actualisatie van de grondexploitaties zoals opgenomen in uw paragraaf ‘Grondbeleid’. Op de volgende pagina hebben wij onze conclusie opgenomen ten aanzien de actualisatie van de grondexploitaties. Interne beheersing
Overige aangelegenheden
1,00 (1,00) (3,00)
2019
2020
2021
(5,00) Ontwikkeling boekwaarde
Overzicht nog te realiseren baten en lasten per project (x € 1 miljoen) 4 4 3 3 2 2 1 1 Overige
Prijs: de verkoopprijzen van woningen, en dus van grond, hebben langere tijd onder druk gestaan. Deze situatie is omgeslagen in een grote vraag naar woningen en grond, waardoor de grondprijs zich in een hoog tempo in positieve zin ontwikkelt. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke grondprijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de positieve marktontwikkelingen?
3,00
Drachstervaar t
•
Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse gemaakt van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente?
5,00
Vrijburgh
De gemeente Smallingerland schat ultimo 2021 in dat de totale omvang van de niet terug te verdienen kosten op de gehele grondexploitatie circa € 0,6 miljoen bedraagt (2020: € 0,2 miljoen). Hiervoor is een voorziening getroffen. Deze voorziening is in mindering gebracht op de bouwgronden in exploitatie. Dit is in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording.
•
Totale boekwaarde bouwgronden in exploitatie (x € 1 miljoen)
Nijtap
De balanspost met de belangrijkste schattingen in de jaarrekening betreft de voorraad onderhanden werk, waaronder de bouwgronden in exploitatie (grondexploitatie). Deze balanspost is door het saldo ultimo 2021 ad € -3,8 miljoen (inclusief voorziening) relevant voor de accountantscontrole, maar ook door de schattingen die een rol spelen bij het ramen van de nog te realiseren baten ad € 8 miljoen en lasten ad € 8,7 miljoen in de jaren 2022 e.v. De nog te realiseren baten en lasten vormen samen met de boekwaarde de basis voor de waardering in de jaarrekening, oftewel het verwachte resultaat bij afsluiting van de projecten. Indien het college verwacht dat het project verlieslatend is leidt dit tot een voorziening, bij een verwachte winst leidt dit tot (tussentijdse) winstneming. Voor de waardering van grondexploitatie dient de gemeente per individueel project te bepalen of de gemeente de boekwaarde plus de in de toekomst nog te realiseren kosten en opbrengsten, naar beste schatting, terugverdient.
Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt. Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn.
Middelgeast
•
De voorraad onderhanden werk
Insteekhaven
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
Nog te realiseren baten Nog te realiseren lasten
Uit bovenstaand figuur blijkt dat de boekwaarde van de bouwgronden in exploitatie in 2021 in lijn ligt met voorgaand jaar. Daarnaast blijkt uit bovenstaande figuur dat met name de woningbouwexploitaties in de eindfase zitten, waarbij de baten en lasten nog van (relatief) beperkte omvang zijn. Bijlagen
2207060875/CVD/16
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Voorraad onderhanden werk (grondexploitatie) Bij onze beoordeling van de door de gemeente gehanteerde veronderstellingen voor het actualiseren van de grondexploitaties, met name de uitgangspunten voor planning (fasering), programmering en prijsbeleid, maar ook de parameters voor kosten- en opbrengstenstijging en de gehanteerde rekenrente (rente-omslagmethode), hebben wij het volgende in overweging genomen: •
Of de afzonderlijke veronderstellingen redelijk lijken, onderling afhankelijk en intern consistent zijn, en of de veronderstellingen redelijk lijken wanneer ze collectief of in samenhang met andere veronderstellingen worden beschouwd.
•
Of de veronderstellingen in de markt de waarneembare veronderstellingen op passende wijze weerspiegelen, met andere woorden: is er consistentie met de algemene economische omgeving en de economische omstandigheden in/bij de gemeente?
•
Of de veronderstellingen aansluiten op de (vastgestelde) plannen (besluiten) van de raad.
•
Of de veronderstellingen consistent zijn met de ervaringscijfers van de gemeente (met andere woorden: is historische informatie representatief voor toekomstige situaties?).
De grondexploitaties zijn door het college voor de jaarrekening 2021 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), en waar nodig zijn de verwachtingen bijgesteld, waarmee tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd, en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening noodzakelijk is.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Tussentijdse winstneming In juli 2019 heeft de commissie BBV de notitie ‘Grondbeleid in begroting en jaarstukken’ gepubliceerd. Hierin is opgenomen dat de gemeente voor tussentijdse winstneming de ‘Percentage Of Completion methode’ (POC-methode) moet toepassen. Hierbij geldt dat gemeenten, indien aan een aantal voorwaarden is voldaan, tussentijds winst moeten verantwoorden. Voor het toepassen van de POC-methode is het van belang dat uw gemeente het resultaat bij oplevering betrouwbaar kan inschatten. Ook moet er sprake zijn van verkochte grond en gerealiseerde kosten. Op grond van de POC-methode heeft uw gemeente in het boekjaar 2021 voor € 0,6 miljoen aan tussentijdse winst genomen op de grondexploitatie (2020: € 1,2 miljoen) Belangrijkste bevindingen inzake waardering grondexploitaties Als onderdeel van de controle van de waardering van de bouwgronden in exploitatie voeren wij een risicoanalyse uit ter bepaling van het risicoprofiel van de individuele grondexploitaties en de hierdoor bestaande kans op een materiële fout in de waardering ervan. Hierbij betrekken wij de huidige boekwaarde, het geprognosticeerde resultaat, en de aard en omvang van de nog te realiseren baten en lasten (liggen hier bijvoorbeeld al contracten of overeenkomsten aan ten grondslag waardoor de risico’s afnemen of is hier nog geen sprake van).
Op grond van de voorgenoemde risicoanalyse hebben wij op basis van onze professionele oordeelsvorming een aantal individuele grondexploitaties geselecteerd voor nadere controle, namelijk de exploitatie Middelgeast, Drachstervaart, Vrijburgh, Insteekhaven en Woonwagens. Voor deze projecten hebben wij de aannemelijkheid van de gehanteerde uitgangspunten gecontroleerd. Voor het complex Maartenswoude is de verkoop van de kantoorkavel als gevolg van onder andere het Didam arrest niet mogelijk. Uw gemeente verkent op dit moment de mogelijkheden van een nieuwe bestemming voor de exploitatie. Daarnaast hebben wij op gemeenteniveau de algemene uitgangspunten binnen de grondexploitatie gecontroleerd. Verder hebben wij de programmering en planning van de grondexploitatie van zowel de woningbouw als bedrijventerreinen op gemeenteniveau gecontroleerd. Hierbij hebben wij gebruik gemaakt van de beschikbaar gestelde behoefteonderzoeken.
Naast de hiervoor genoemde elementen spelen bij de risicoclassificatie van de individuele projecten ook de aard van het project, de programmering en de doorlooptijd een belangrijke rol.
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
2207060875/CVD/17
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Voorraad onderhanden werk (grondexploitatie) Aandachtspunten We hebben begrepen dat uw gemeente de komende jaren nieuwe complexen wil gaan exploiteren. Ons advies is om bij het opstellen en vaststellen van nieuwe exploitaties bij de bepaling van de programmering/planning, de te realiseren opbrengsten en de te nog maken kosten gebruik te maken van externe deskundigen (met name behoefteonderzoek). Daarnaast adviseren wij voor de exploitaties gebruik te maken van specifiek ontwikkelde software programma voor grondexploitaties. Met behulp van deze software kan meer inzicht verkregen worden in de ontwikkelingen/trends, kan uw gemeente tijdig bijsturen en wordt het risico op kwetsbaarheid bij de jaarlijkse actualisatie van de exploitaties verkleind. Ten aanzien van de jaarlijkse toerekening van rente in de exploitatieopzetten het volgende. Uw gemeente houdt rekening met een jaarlijks oplopend rentepercentage van 0,25% tot een maximum van 2%. Deze systematiek is niet toegestaan volgens de verslaggevingsregels (BBV) voor gemeenten.
Wij hebben vastgesteld dat deze observatie voor 2021 weliswaar niet heeft geleid tot een afwijking die groter is dan onze rapporteringstolerantie, maar we adviseren uw gemeente wel om bij het actualiseren van de exploitaties hiermee rekening te houden en de toerekening van de rente conform de verslaggevingsregels te hanteren. Op basis van de verslaggevingsregels dient uw gemeente jaarlijkse het toe te rekenen rentepercentage te bepalen welke is gebaseerd op de daadwerkelijke betaalde rente over het vreemd vermogen.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
De uitgangspunten die in de grondexploitaties en dus in de jaarrekening 2021 zijn verwerkt, zijn door ons getoetst en als aannemelijk aangemerkt Wij hebben op grond van de door ons verrichte werkzaamheden inzake de waardering van de grondexploitaties vastgesteld dat uw gemeente: •
Beschikt over actuele ramingen van de nog te realiseren baten en lasten.
•
Beschikt over een deugdelijke onderbouwing van de gehanteerde uitgangspunten in de grondexploitaties.
•
Een niet onaannemelijk niveau heeft bepaald van de nog te maken plan- en civiele kosten.
De uitgangspunten die in de grondexploitaties en in de jaarrekening 2021 zijn verwerkt, zijn door ons getoetst en als aannemelijk aangemerkt.
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
2207060875/CVD/18
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Begrotingsrechtmatigheid
Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021, hebben wij een controle uitgevoerd op de begrotingsrechtmatigheid. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet de gemeenteraad zelf nader invullen en concretiseren. Dit gebeurt met het vaststellen van de begroting en via de financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de lasten binnen de begroting blijven en het college belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig meldt aan de gemeenteraad, zodat zij hierover tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat het college inbreuk maakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de Commissie BBV. Het overschrijden van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft de accountant niet in alle gevallen mee te wegen in zijn rechtmatigheidsoordeel.
De kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen en zijn in te delen in de categorieën als genoemd in de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de commissie BBV.
Voor de begrotingsrechtmatigheid moeten wij kijken naar de lastenoverschrijdingen per programma. In de figuur hieronder hebben wij de programma’s met een lastenoverschrijding opgenomen. Lastenoverschrijdingen (x € 1 miljoen) 3
2,1
2 2 1
0,3
1
Op het programma bestuur en ondersteuning is sprake van een begrotingsoverschrijding op de lasten (realisatie van lasten van € 7,7 miljoen ten opzichte van € 5,7 miljoen begroot). De hogere lasten worden voor € 143.000 veroorzaakt door hogere lasten automatisering waarvoor geen begrotingswijziging is doorgevoerd en waar geen direct gerelateerde opbrengsten tegenover staan. Daarom is deze begrotingsoverschrijding onrechtmatig. Het restant van de overschrijding op het programma bestuur en ondersteuning (€ 1,9 miljoen) betreffen lasten die passen binnen het bestaande beleid dan wel waar direct gerelateerde opbrengsten tegen overstaan waardoor deze overschrijding niet meetelt in het rechtmatigheidsoordeel.
Algemene dekkingsmiddelen
Begrotingsoverschrijdingen zijn adequaat toegelicht in de jaarrekening
Bestuur en ondersteuning
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
Wij verwijzen voor een inhoudelijke analyse van en toelichting op deze overschrijdingen naar de analyse begrotingsrechtmatigheid zoals opgenomen in het hoofdstuk ‘4.7 Analyse begrotingsrechtmatigheid’ in de jaarrekening. Hiermee legt het college aan de gemeenteraad verantwoording af over de begrotingsrechtmatigheid van de lasten over 2021.
Kredietoverschrijdingen Kredietoverschrijdingen vereisen conform de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV – vergelijkbaar met kostenoverschrijdingen in het overzicht van baten en lasten – autorisatie van de gemeenteraad. Indien een overschrijding niet door de raad is geautoriseerd, is deze strikt genomen onrechtmatig. Afspraken hierover tussen de gemeenteraad en het college kunnen zij nader vastleggen in de financiële verordening ex art. 212 Gemeentewet. Wij hebben op basis van onze werkzaamheden geen onrechtmatige kredietoverschrijdingen geconstateerd.
In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moeten wij kijken naar de lastenoverschrijdingen per programma. Wij hebben in de figuur hieronder de programma’s met lastenoverschrijdingen opgenomen.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
2207060875/CVD/19
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Fraude, integriteit, en naleving wet- en regelgeving De beoordeling door het college van burgemeester en wethouders van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving Bij onze controle vragen wij u jaarlijks inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking kan bevatten door fraude of het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van de inschattingen, het proces dat u daarbij hanteert, en de communicatie daarover met het personeel en met de gemeenteraad. Tijdens deze gesprekken heeft uw organisatie aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. In onze managementletter hebben wij uitgebreid gerapporteerd over fraude en integriteit. Ten tijde van de jaarrekeningcontrole 2020 heeft de gemeente weliswaar een eerste opzet van een frauderisicoanalyse opgesteld waarin de mogelijke frauderisico’s en de gekoppelde beheersmaatregelen zijn opgenomen, maar dit heeft tot op heden nog niet geleid tot een volledig afgeronde en geactualiseerde frauderisicoanalyse. Uw gemeente heeft aangegeven een volledige afgeronde actualisatie in de zomer van 2022 af te ronden.
Wij gaan nog met uw gemeente in gesprek op welke onderdelen in de eerste opzet van de frauderisicoanalyse aanvullingen en verdieping noodzakelijk is.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Geen wijzigingen in onze initiële inschatting van het frauderisico en geen aanwijzingen voor fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college, inclusief het invoeren en onderhouden van interne beheersingsmaatregelen voor de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de werking en efficiency van de bedrijfsvoering, en de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Als accountant verkrijgen wij een redelijke, maar geen absolute, zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat, als gevolg van fraude of fouten.
Fraude en integriteit Jaarlijks verkrijgen wij inzicht in de integriteitsmeldingen, die wij vervolgens doorspreken met uw organisatie. Uw gemeente heeft aangegeven dat er in 2021 geen sprake was van integriteitsmeldingen. Wij hebben op basis van onze controle en de besprekingen geen fraudegevallen geconstateerd.
Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten, doordat sprake kan zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen of verkeerd voorstellen van zaken, of het doorbreken van de interne beheersing. Onze controle is uitgevoerd met een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraudes hebben ontdekt. Wij hebben de accountantscontrole professioneelkritisch uitgevoerd en professionele oordeelsvorming toegepast, in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
2207060875/CVD/20
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Overige bevindingen Naleving van de Europese aanbestedingsregels Uw gemeente voert in het kader van de controle op de naleving van de Europese aanbestedingsregels jaarlijks een uitgebreide ‘spendanalyse’ uit, die in samenspraak met ons tot stand komt en waarbij de organisatie voorbereidende werkzaamheden uitvoert op basis van onze selecties. Wij constateren over 2021 een verdere toename in de omvang van de onrechtmatigheden door het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels. Uit de controle 2021 is een rechtmatigheidsfout gebleken van in totaal circa € 6 miljoen bij 60 individuele crediteuren (2020: circa € 4,1 miljoen). Van deze fout heeft circa € 2,6 miljoen (24 crediteuren) betrekking op doorlopende fouten uit het verleden. Daarnaast zijn er voor 36 crediteuren nieuwe fouten geconstateerd met een omvang van circa € 3,4 miljoen. Voor het jaar 2021 zijn de bestedingen in 2021 als fout aangemerkt. Dit impliceert dat een deel van deze fouten zullen doorwerken in 2022 en meewegen in de foutenevaluatie voor het jaar 2022. Het inkopen is decentraal in de organisatie belegd bij de budgethouders. Binnen de organisatie is de kennis ten aanzien van de Europese aanbestedingsregels onvoldoende geborgd.
Bij aanvang van een aanbesteding wordt daarnaast geen toereikende berekening gemaakt van de verwachte opdrachtwaarde op basis van realistische uitgangspunten. Hierdoor is het achteraf in veel gevallen niet mogelijk om aan te tonen dat inkopen rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de Europese aanbestedingsregels. Een belangrijke oorzaak van de onrechtmatige aanbestedingen, naast de onvoldoende kennis van de wetgeving, is dat er geen contractenregister aanwezig is bij de gemeente Smallingerland. Daarnaast blijkt uit de jaarrekeningcontrole dat de getekende contracten niet eenduidig of zelfs helemaal niet gearchiveerd worden door de gemeente. Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Hierdoor blijft de repressieve controle door de afdeling concern van belang. Daarbij moet deze afdeling in ieder geval expliciet nagaan of een opdracht via de juiste procedure ‘in de markt’ is gezet. Uw gemeente heeft nog geen opvolging gegeven aan alle aanbevelingen die wij afgelopen jaren hebben gerapporteerd. Ten tijde van de interim-controle hebben wij reeds geconstateerd dat de vacature van strategisch inkoopadviseur is vervuld in november 2021, daarnaast heeft uw gemeente een extern bureau ingehuurd om de spendanalyse rondom Europees aanbesteden op te stellen. Uw gemeente heeft daarnaast aangegeven dat de onrechtmatige contracten/bestedingen worden beoordeeld om de onrechtmatige bestedingen de komende jaren te verminderen. Gezien de verdere toename van de onrechtmatigheden is het van belang dat de gemeente de resterende aanbevelingen op korte termijn gaat opvolgen . In het auditplan 2021 (d.d. 23 februari 2022) hebben wij het risico omtrent de naleving van de Europese Aanbestedingsrichtlijnen geclassificeerd als een significant risico en frauderisico. De classificatie als frauderisico was echter onjuist en daarmee ten onrechte als frauderisico beschreven in het auditplan.
Voorzieningen Uw gemeente heeft voorzieningen gevormd voor verliezen, risico’s of verplichtingen die hun oorsprong vinden in het huidige boekjaar of eerdere boekjaren, maar waarvan de (verwachte) uitgaven in de toekomst liggen.
Voorziening ‘verplichtingen, verliezen en risico’s Vooral de voorziening voor verplichtingen, verliezen en risico’s is naar zijn aard gebaseerd op veronderstellingen en schattingen van het management en het college. Zij schatten op basis van hun kennis van de gemeente en haar omgeving in wat het effect van de te voorziene risico’s, verplichtingen en kosten zal zijn in de komende jaren en wat de omvang van de voorziening moet zijn. Wij hebben het schattingsproces beoordeeld en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Hierbij zijn geen bevindingen geconstateerd. Voorziening ‘middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is’ Als de gemeente op grond van wet- en regelgeving of contractuele afspraken verplicht is ontvangen middelen aan een bepaald doel te besteden, dan is sprake van zogenaamde ‘beklemde middelen’. Op grond van het BBV vormt de gemeente in dat geval een voorziening middelen derden (met uitzondering van de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel, die de gemeente verantwoord onder de overlopende passiva). Wij hebben het schattingsproces beoordeeld en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Hierbij zijn geen bevindingen geconstateerd.
Binnen de voorzieningen maakt, u conform het BBV, onderscheid naar voorzieningen voor ‘verplichtingen, verliezen en risico’s’, ‘ter ‘egalisering van kosten’ en ‘voor middelen van.
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
2207060875/CVD/21
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Overige bevindingen Sociaal domein
Pgb's
Algemeen
In voorgaande jaren heeft de accountant van het SVB De procedure die uw gemeente moet naleven bij de een afkeurend oordeel gegeven over de PGBaanlevering van de bestanden aan het CBS is ten verantwoording. In die jaren dienden wij de PGB-last bij opzichte van vorig jaar niet wezenlijk gewijzigd. Uw de gemeenten dan ook volledig als onzeker te gemeente dient in een vast, voorgeschreven stramien beschouwen. diverse documenten aan het CBS aan te leveren.
Voor de jaarrekeningcontrole 2021 hebben wij – met inachtneming van de Audit Alert Sociaal Domein van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) – de door uw gemeente getroffen maatregelen om te komen tot een getrouwe en rechtmatige besteding van de zorg in natura (Wmo en Jeugd) geëvalueerd. Deze maatregelen betreffen: Extern: de gemeente ontvangt verantwoordingen van zorgaanbieders op basis van het landelijk controleprotocol, en verricht hierop internecontrolewerkzaamheden.
SiSa
Begin 2018 is echter verduidelijking gekomen over de wijze waarop gemeenten op een praktische wijze werkzaamheden kunnen verrichten om zo de onzekerheden rondom de Pgb's (zelf) terug te dringen. De werkzaamheden, die de gemeente kan uitvoeren, zijn opgenomen in een handreiking. Er resteert geen onzekerheid ten aanzien van de PGB bestedingen
Intern: de gemeente verricht aanvullende controlewerkzaamheden op de juistheid en rechtmatigheid van het recht op zorg en de gemeentelijke cliëntenregistratie.
Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2021. Hierbij evalueren wij de getrouwheid en de rechtmatigheid van de in de SiSa-bijlage verantwoorde gegevens (indicatoren). Wij willen benadrukken dat u als gemeente zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de SiSabijlage. Indien een ‘0’ is ingevuld, zijn wij bij uw organisatie nagegaan of deze ‘0’ terecht is ingevuld. De (verplichte) tabel met fouten en onzekerheden wat betreft de specifieke uitkeringen is opgenomen in bijlage B2 van dit accountantsverslag. Tijdens de controle hebben wij geen (ongecorrigeerde) financiële fouten of onzekerheden geconstateerd.
Intern: de gemeente verricht controlewerkzaamheden op de prestatielevering zoals opgenomen in de controleaanpak i-sociaaldomein. Intern: de gemeente verricht gegevensgerichte controlewerkzaamheden op de juistheid van de geldstromen en de facturatie. Verantwoordingen van zorgaanbieders Net als voorgaande jaren dienen de zorgaanbieders met een omzet van € 125.000 of meer de gemeente te voorzien van deugdelijke verantwoordingsinformatie. Alle zorgaanbieders met een omzet van € 125.000 of meer hebben voldoen aan deze verplichting.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
2207060875/CVD/22
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Overige bevindingen Wet Normering Topinkomens (WNT) geconstateerd
COVID-19
De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing. Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen.
Wij sommen hier de belangrijkste effecten op die het coronavirus heeft (gehad) op de jaarrekening 2021 van uw gemeente: •
Voor gemeentes geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2021 niet meer bedragen dan € 209.000 per jaar. Wij hebben geen fouten geconstateerd met betrekking tot naleving van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en de publicatieverplichtingen van de WNT.
•
Subsidieverstrekkingen: uw gemeente heeft in de algemene subsidieverordening een hardheidsclausule opgenomen. Hierin staat dat het college in bijzondere gevallen kan afwijken. Dit houdt in dat - ondanks gesubsidieerde instellingen niet alle prestaties hebben geleverd - de subsidies op basis van de hardheidsclausule kunnen worden vastgesteld en hiermee als rechtmatig worden beschouwd.
•
Tozo: één van de maatregelen die het kabinet (heeft) gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Als onderdeel van de controle van de SiSa-bijlage hebben wij deze regeling gecontroleerd.
Situatie in Oekraïne Ondanks het feit dat de Rusland/Oekraïne crisis voor de gemeente Smallingerland geen gevolgen heeft wat betreft de continuïteit en de gemeente ook geen activiteiten heeft in/met Rusland en Oekraïne, heeft de crisis (naar verwachting) in 2022 wel belangrijke maatschappelijke en financiële gevolgen. Vanwege de voorgenoemde gevolgen heeft u gemeente in haar jaarstukken een toelichting opgenomen om de gebruikers te informeren over de mogelijke gevolgen van deze situatie.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Waardering vorderingen: als gevolg van financiële problemen of tekorten bij debiteuren en andere soorten schuldenaars bestaat er een toegenomen risico op het niet ontvangen van vorderingen. Wij hebben de invorderingsrisico’s, en daarmee de waardering van de vorderingen, gecontroleerd, en merken op dat er vooralsnog geen sprake is of zou moeten zijn van grote mutaties in de voorziening voor oninbare vorderingen.
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
De Nota verwachtingen accountantscontrole schrijft daarnaast voor dat wij een kwalitatieve toets moeten verrichten op uw beleid inzake Misbruik en Oneigenlijk (M&O) beleid voor de Tozo-regeling. Omdat de uitvoering van de Tozo-regeling is belegd bij het samenwerkingsverband Bureau Zelfstandigenloket (onderdeel gemeente Leeuwarden), het BZF is M&O-beleid van de gemeente Leeuwarden beoordeeld. Wij stellen de daarin getroffen interne beheersmaatregelen, zoals de controle achteraf, en de wijze waarop u gebruikmaakt van het Inlichtingenbureau. Wij hebben vastgesteld dat uw gemeente het M&O-beleid heeft nageleefd, waarmee is voldaan aan deze kwalitatieve vereiste.
Bijlagen
2207060875/CVD/23
Interne beheersing
2207060875/CVD/24
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Smallingerland
Interne beheersing Belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing vanuit de controle van het boekjaar 2021 Managementletter & Raadsbrief 2021, toegespitst op de interne (financiële) beheersing
Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving
Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in het najaar van 2021 een interim-controle uitgevoerd. Deze interim-controle was primair gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing, voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens.
Als onderdeel van onze jaarrekeningcontrole verkrijgen wij inzicht in de IT-omgeving, risico’s en (significante) tekortkomingen. Ook verkrijgen wij inzicht in de belangrijkste IT-beheersmaatregelen welke nodig zijn om te steunen op u IT-omgeving. Het verkregen inzicht heeft betrekking op de geïdentificeerde risico's en tekortkomingen inzake de IT-omgeving en niet op de inrichting omtrent de informatiebeveiliging bij uw gemeente.
Voor de bevindingen van de interim-controle verwijzen wij naar onze raadsbrief 2021 van 25 mei 2022. Bij de afronding van de raadsbrief was er nog sprake van openstaande vragen ten aanzien van het proces Wmo en Jeugdzorg. De betreffende vragen hebben wij als openstaande punt opgenomen in de rapportage. Uw gemeente heeft inmiddels terugkoppeling gegeven op de gestelde vragen en dat leidt nog tot de volgende te rapporteren bevinding. •