2.5 Overdrachtsdocument - van raad tot raad Smallingerland, 01-03-2022

Van gemeenteraad tot gemeenteraad

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

1 maart 2022

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

2

Voorwoord Een sterke raad doet ertoe. Voor elke gemeenteraad is het een uitdaging om niet alleen formeel het hoogste bestuursorgaan te zijn, maar ook in de praktijk van alle dag het meest invloedrijke orgaan in de lokale democratie te zijn. De ervaringen van de huidige raad delen met de na de raadsverkiezingen aantredende nieuwe raad kan daarbij helpen. Om de nieuw gekozen gemeenteraad behulpzaam te zijn is dit overdrachtsdocument opgesteld. Daarbij komen verschillende thema's aan de orde en worden er enkele adviezen meegegeven aan de nieuw gekozen gemeenteraad. Wij adviseren aan de nieuwe gemeenteraad om kennis te nemen van dit overdrachtsdocument en de adviezen bijvoorbeeld te bespreken in het eerste presidium van de nieuwe raadsperiode, waarna eventuele voorstellen kunnen worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Als presidium wensen wij de nieuwe gemeenteraad heel veel succes voor de komende raadsperiode, als het hoogste bestuursorgaan in onze gemeente. Het presidium raadsperiode 2018-2022

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

3

Thema’s 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Vergaderstructuur ............................................................................................................................... 4 Informatievoorziening ..........................................................................................................................5 Raad als werkgever .............................................................................................................................. 8 Raad in de regio .................................................................................................................................. 10 Raad en hulptroepen .......................................................................................................................... 12 Veiligheid ........................................................................................................................................... 14 Voorzitter(s) van de raad en andere voorzitters .................................................................................. 15 Voorbereidingscommissie, auditcommissie en presidium .................................................................. 18 Agressie, intimidatie en integriteit.....................................................................................................

20 Raad als opdrachtgever en kader steller ............................................................................................. 21 Informatie- en formatieproces ............................................................................................................ 23 RES, omgevingswet, sociaal domein en grote projecten ................................................................... 24 Procesoverdracht .............................................................................................................................. 26

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

4

1. Vergaderstructuur Welke lessen heeft de raad getrokken uit het vergadermodel en welke adviezen en aandachts- en leerpunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad over de gehanteerde werkwijze? Binnen de gemeenteraad is de Werkgroep 8 maart actief. Deze werkgroep heeft de afgelopen periode ook gekeken naar de vergaderstructuur van de gemeenteraad. De bevindingen van de werkgroep zijn opgenomen in een aparte notitie "Notitie Werkgroep 8 maart, Aanbevelingen over vergadermodel en werkzaamheden van de gemeenteraad" die aangeboden is aan de gemeenteraad. Daarom wordt hierbij gemakshalve verwezen naar deze notitie. De aanbevelingen van de werkgroep over de vergaderstructuur zijn de volgende; •

•

•

•

• •

• •

Maak van het onderdeel De Opinie het onderdeel Het Gesprek en gebruik Het Gesprek vooral om invulling te geven aan de kaderstellende rol van de gemeenteraad. Dit zodat de gemeenteraad meer "agenda-settend" is. Dit bijvoorbeeld aan de hand van een raadsagenda; Maak van het onderdeel de Ronde Tafel geen technische sessie. Het stellen van technische vragen over raadsvoorstellen kan op een andere plaats en op een ander moment plaatsvinden. Als mogelijke optie zou gedacht kunnen worden aan een technische vragen ronde voorafgaande aan de Ronde Tafel; De wethouders en betrokken ambtenaren kunnen nu reeds deelnemen in de Ronde Tafel. Zij zijn daarbij vooral toehoorders, maar kunnen ook deelnemen. Maak hierover wel goede afspraken om te voorkomen dat het oorspronkelijke doel van de Ronde Tafel te niet wordt gedaan; Binnen het huidige vergadermodel kunnen veel ervaren knelpunten worden opgelost. Zoek de oplossingen dan ook zoveel mogelijk binnen het huidige model. Nu radicaal overstappen naar een ander model, wordt niet aanbevolen. Gooi het kind niet met het badwater weg; Breng het onderdeel Het Plein breder en op een andere manier onder de aandacht van de inwoners; Ga bewust om met de inzet van informatiebijeenkomsten. Denk ook na of er wellicht andere manieren zijn om de gemeenteraad te informeren. Niet alles hoeft via informatiebijeenkomsten.

Weeg daarbij ook af of iets "nice to know" is of "need to know"; Blijf inzetten op het regelmatig trainen van de gemeenteraad; Het laatste vergaderjaar lukt het steeds beter om tijdig moties en amendementen in te dienen. Daarnaast wordt er door de gemeenteraad ook de tijd genomen in de besluitvorming, als er meer tijd nodig is of er aanvullende informatie nodig is. Gelet op deze ervaringen is het aan te bevelen het Tijdelijk Reglement van Orde af te schaffen.

ADVIES: Aan de nieuwe gemeenteraad wordt geadviseerd om de notitie van de Werkgroep 8 maart te bespreken en ook in de nieuwe raadsperiode een Werkgroep 8 maart in te stellen.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

5

2. Informatievoorziening Informatievoorziening is een kernpunt in de relatie tussen college van burgemeester en wethouders (college) en raad. Welke lessen, aandachts- en leerpunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad als het gaat om adequate en tijdige informatievoorziening? Zijn er protocollen, werkwijze of handreikingen voor informatievoorziening die worden aanbevolen? De meeste afspraken over het "informatie verkeer" tussen college en gemeenteraad, zijn vastgelegd in het Reglement van Orde1 (RvO). Naast dat in het RvO spelregels zijn opgenomen over de vergaderorde van de gemeenteraad, zijn er ook afspraken gemaakt over amendementen, moties, het initiatiefvoorstel, interpellatie, schriftelijke vragen en het vragenuur (mondelinge vragen). Allemaal instrumenten voor het raadslid om zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol vorm te geven. Maar naast deze formele spelregels, gelden er ook een aantal ongeschreven regels. Amendementen en moties Amendementen en moties kunnen op elk moment in de raadsvergadering worden ingebracht. Echter het is gebruikelijk dat concept amendementen en moties worden gedeeld met de griffie voor advies. De griffie kan dan meelezen en kan dan eventueel nog advies geven. Daarna maakt de opsteller van het amendement of de motie definitief.

Het is gebruikelijk dat deze amendementen en moties voorafgaande aan de vergadering alvast worden gedeeld met de andere raadsleden en het college. Alle betrokkenen kunnen zich dan goed voorbereiden op de vergadering en op de ingediende amendementen en moties. De amendementen en moties worden dan ook al opgenomen in Notubox 'onder slotje2'. Het is aan te bevelen om amendementen en moties uiterlijk op de maandag voor raadsvergadering te delen. Zoals hiervoor aangegeven is dit een ongeschreven regel binnen de gemeenteraad. Vragenuur (mondelinge vragen) Tijdens het onderdeel Het Besluit kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen aan het college. Dit is ook formeel geregeld in het RvO. Het raadslid dat mondelinge vragen wil stellen, dient deze uiterlijk 24 uur voor aanvang van de vergadering in, via de griffier, bij de raadsvoorzitter. In principe is het voldoende om alleen het onderwerp te melden bij de griffier. Sommige raadsleden kiezen er voor om ook alvast de te stellen vragen te delen met het college. Voordeel kan zijn dat er dan ook gerichte antwoorden komen. Als alleen het onderwerp wordt gedeeld, dan kan het zijn dat het college niet precies weet welke vragen worden gesteld en dus in het vragenuur aangeeft dat de antwoorden schriftelijk worden gegeven. Het is aan de raadsleden zelf om af te wegen wanneer de vragen wel of niet van te voren worden gedeeld.

Schriftelijke vragen In het RvO staan ook de formele spelregels over het stellen van schriftelijke vragen van een raadslid aan het college. Schriftelijke vragen zijn vragen waarin het raadslid een waardeoordeel vraagt van het college. Het college neemt in de beantwoording dan ook een standpunt in, het gaat dan om "politieke" vragen. Schriftelijke vragen die worden gesteld aan het college worden, wanneer ze worden ingediend, ook gedeeld met de overige raadsleden en fractievertegenwoordigers.

1

Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Smallingerland houdende regels omtrent orde voor de vergaderingen van de raad en raadscommissies (Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad en raadscommissies van de gemeente Smallingerland 2019) (overheid.nl) 2

Onder slotje in Notubiz wil zeggen dat het document in het raadsinformatiesysteem (Notubiz/ Notubox) al wel zichtbaar is voor raadsleden en fractievertegenwoordigers, maar nog niet voor het publiek. De amendementen en moties worden pas zichtbaar voor het publiek wanneer ze in de vergadering ook daadwerkelijk worden ingediend door een raadslid.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

6

Het college schrijft vervolgens een brief aan de vragensteller met daarin opgenomen de antwoorden. Ook deze brief wordt gedeeld met de raadsleden en fractievertegenwoordigers. Daarnaast wordt de antwoordbrief opgenomen op de ingekomen stukkenlijst van de gemeenteraad. Technische vragen In tegenstelling tot mondelinge vragen (vragenuur) en schriftelijke vragen, zijn er over technische vragen geen spelregels opgenomen in het RvO. Elk raadslid of fractievertegenwoordiger kan technische vragen stellen aan het college of de ambtelijke organisatie. Bij technische vragen wordt er geen waardeoordeel gevraagd aan het college. Technische vragen worden meestal gesteld aan ambtenaren. Dat kan zijn omdat een raadslid of fractievertegenwoordiger, na het lezen van een document, aanvullende vragen heeft of verduidelijking wenst. Deze vragen dient het raadslid of de fractievertegenwoordiger in bij de griffie. In de meeste gevallen door middel van het sturen van een e-mailbericht met daarin de vragen. De griffie zet deze technische vragen uit in de ambtelijke organisatie. De ongeschreven regel is dat technische vragen binnen 2 weken (of zoveel eerder) worden afgedaan. Bij technische vragen ontvangt alleen de vragensteller de antwoorden. Meestal via een e-mailbericht.

Het kan ook zijn dat er technische vragen worden gesteld over een onderwerp of document wat op de agenda staat van de gemeenteraad (Ronde Tafel, Het Debat of Het Besluit). Ook deze vragen worden op dezelfde wijze uitgezet in de ambtelijke organisatie. Hierbij wordt dan wel verzocht de antwoorden tijdig aan te leveren voor aanvang van de vergadering. De antwoorden op deze technische vragen worden wel met alle raadsleden en fractievertegenwoordigers gedeeld. Dit zodat iedereen over dezelfde informatie beschikt tijdens de vergadering. Contact met ambtenaren Sinds kort zijn er nieuwe afspraken gemaakt over het contact tussen raadsleden en fractievertegenwoordigers met ambtenaren. Het staat raadsleden en fractievertegenwoordigers vrij om een afspraak te maken met een ambtenaar. Dit contact kan nodig zijn omdat een raadslid bijvoorbeeld iets meer wil weten over een onderwerp of een verduidelijking wil over een document of situatie wat speelt in de gemeente. Via de griffie kan er een afspraak worden gemaakt of het raadslid/ fractievertegenwoordiger kan contact opnemen met de betrokken teamleider. Het is aan te bevelen om een afspraak te maken met de betrokken ambtenaar, ook omdat ambtenaren niet altijd beschikbaar zijn of altijd werkzaam zijn vanuit het gemeentehuis.

In het contact met de ambtenaar gaat het dus om technische informatie, vraag een ambtenaar niet om een politiek oordeel. Als het raadslid/ fractievertegenwoordiger een politiek oordeel wil dan is het college of de portefeuillehouder de gesprekspartner. Raadsbrieven Het college dient, op basis van de Gemeentewet, te voldoen aan de actieve informatieplicht aan de gemeenteraad. Op deze manier kan de raad zijn controlerende rol vorm geven. Om aan de actieve informatieplicht te voldoen, stuurt het college met enige regelmaat raadsbrieven. Deze raadsbrieven worden door de griffie gedeeld met de raadsleden en fractievertegenwoordigers en komen op de ingekomen stukkenlijst van de gemeenteraad. Naast het, gevraagd en ongevraagd, actief informeren van de raad via een raadsbrief, gebruikt het college de raadsbrief ook om de raad te informeren over de afdoening van een motie of een toezegging. Daarnaast heeft de burgemeester, als zelfstandig bestuursorgaan, ook de plicht om de gemeenteraad goed en tijdig te informeren. Dat doet de burgemeester via de burgemeestersbrief. Vertrouwelijk of geheim In de raad van Smallingerland wordt het adagium gehanteerd; "alles is openbaar, tenzij..". Kortom de raad hecht veel waarde aan de openbaarheid. Daarom wordt er ook terughoudend omgegaan met het opleggen van geheimhouding op stukken.

Alleen als het wettelijk moet dan wordt gewerkt met geheimhouding op stukken of vergaderingen.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

7

Hoewel de wet alleen maar de keuze kent uit, iets is openbaar of iets is geheim, wordt er in de raad van Smallingerland af en toe gewerkt met vertrouwelijke stukken. Hierbij gaat het om stukken waarbij het formeel te zwaar is om geheimhouding op te leggen, maar waarbij het wel wenselijk is om hier prudent mee om te gaan. Deze vertrouwelijke stukken worden dan ook opgenomen in Notubiz/ Notubox onder slotje. Daarmee zijn de stukken wel beschikbaar voor raadsleden en fractievertegenwoordigers. Hierbij gaat het dus ook om een ongeschreven regel, om daar vertrouwelijk mee om te gaan. Als er echt geheimhouding ligt op een document, met een wettelijke grondslag, dan liggen deze stukken alleen ter inzage op de griffie. Deze stukken worden verder niet gedeeld in Notubiz/ Notubox of via een emailbericht. Het lekken van stukken waarop geheimhouding ligt, is strafbaar. Persberichten Met enige regelmaat worden er door de gemeente persberichten uitgebracht. In sommige gevallen wordt er met deze persberichten informatie gedeeld, waarbij het goed is dat deze informatie ook tijdig bekend wordt gemaakt bij de raad. Het is niet correct dat de raad deze informatie uit de media moet vernemen en niet rechtstreeks van het college. Daarom is de ongeschreven regel dat de raad persberichten van te voren ontvangt.

De raadsleden en fractievertegenwoordigers ontvangen deze persberichten dan via een emailbericht. In de meeste gevallen ligt er dan een embargo op het persbericht. Aan de raad wordt dan gevraagd om alvast kennis te nemen van het persbericht en daar eventueel pas over te communiceren, nadat het embargo is afgelopen. ADVIES: Aan de nieuwe gemeenteraad wordt geadviseerd om het huidige Reglement van Orde te actualiseren, waarbij, indien wenselijk, er ook nadere afspraken kunnen worden gemaakt over de raadsinstrumenten en het (informatie) verkeer tussen college en raad.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

8

3. Raad als werkgever De raad is werkgever van de griffier. Het is belangrijk dat de griffier als eerste, belangrijke ondersteuner van de raad een gelijkwaardige positie heeft in de lokale driehoek. Wat zijn de evaluatiepunten van de werkgeverscommissie en welke aandachts- en leerpunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad? Binnen de gemeenteraad is de Werkgeverscommissie actief. Benoeming van de leden van de Werkgeverscommissie vindt plaats door de gemeenteraad. Over de samenstelling en de werkzaamheden van deze commissie, zijn afspraken gemaakt in de "Verordening werkgeverscommissie Smallingerland 20213" Invulling werkgeversrol Zoals hiervoor aangegeven is de gemeenteraad ook werkgever. In Smallingerland wordt dit vormgegeven door een regulier overleg tussen de commissie en de griffier. Dit regulier overleg wordt elke 6 weken gehouden. In dit overleg komen de lopende zaken op de griffie aan de orde en worden personele zaken besproken. Sturing via het griffieplan De werkgeverscommissie en de griffier maken met elkaar afspraken door middel van het griffieplan. Idealiter wordt er elke raadsperiode een griffieplan opgesteld. In dit griffieplan staat wat de gemeenteraad, via de werkgeverscommissie, verwacht van de griffier en de griffie.

Op basis van dit griffieplan wordt er elk jaar een jaarplan opgesteld, zodat de werkgeverscommissie ook afspraken kan maken met de griffier wat er van hem wordt verwacht. Op basis van het griffieplan en het daaruit voortkomende jaarplan, vindt er dus sturing c.q. monitoring plaats. Binding houden met de gemeenteraad De commissieleden geven namens de gemeenteraad vorm aan de werkgeversrol. Zij hebben mandaat van de gemeenteraad om deze werkzaamheden op te pakken. Echter daarbij is het wel goed om verbinding te houden met de overige raadsleden. Dit heeft de commissie de afgelopen periode op verschillende momenten gedaan. Zo is het griffieplan gedeeld met de gemeenteraad en stuurt de commissie elk jaar een brief aan de gemeenteraad over de werkzaamheden van de commissie. Daarnaast is de afspraak gemaakt om voorafgaande aan het opstellen van het nieuwe griffieplan ook een rondje langs de fracties te plannen om op deze wijze input op te halen bij de gemeenteraad. Functioneringsgesprek Elk jaar houdt de werkgeverscommissie een functioneringsgesprek met de griffier. De commissieleden kunnen ter voorbereiding op dit gesprek informatie ophalen bij bijvoorbeeld de raadsfracties, de burgemeester of medewerkers van de griffie. Op basis van de profielschets, de informatie die is opgehaald en de eigen bevindingen van de werkgeverscommissie wordt het functioneringsgesprek gehouden.

Het functioneringsgesprek is een tweezijdig gesprek. Dus ook de griffier (griffie) kan in dit gesprek aangeven wat hij van de werkgever verwacht. De werkgeverscommissie als klankbord Naast de formele kant als werkgever, is de commissie ook klankbord voor de griffier. De griffier werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving. Dit vraagt voor de griffier politiek-bestuurlijke sensitiviteit en dient hij zich neutraal op te treden. De griffie(r) is er tenslotte voor alle partijen die in de gemeenteraad zitten. 3

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Smallingerland houdende regels omtrent de werkgeverscommissie (Verordening werkgeverscommissie Smallingerland 2021) (overheid.nl)

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

9

In dit spanningsveld, kan het voor de griffier wenselijk zijn om te klankborden. Meestal vindt dit klankborden plaats op de griffie of met collega griffiers. Maar soms kan het wenselijk zijn dat de griffier de leden van de werkgeverscommissie gebruikt om te klankborden over een bepaalde situatie. Werkgever ook voor "lief en leed" De afgelopen periode heeft de werkgeverscommissie zich ook ingezet voor "lief en leed". Zo wordt voor het zomerreces en voor het kerstreces een moment geprikt om met de medewerkers op de griffie even informeel bij te praten en hen te bedanken voor hun inzet. Maar ook op andere momenten gedurende het jaar is er aandacht voor "lief en leed" op de griffie. Ook dit is een vorm van goed werkgeverschap van de gemeenteraad. Samenstelling Werkgeverscommissie Bij de kandidaatstelling als raadslid, zal er geen enkel raadslid zijn die stil staat bij de werkgeversrol van de gemeenteraad. Echter deze rol heeft de gemeenteraad wel en het is ook goed dit op een serieuze en "apolitieke" manier vorm te geven. Het gaat tenslotte om de eigen adviseurs en ondersteuners van de gemeenteraad. Het is een rol van de gemeenteraad die op een verantwoordelijke wijze vorm moet worden gegeven. Daarom zijn er, als het gaat om de samenstelling van de Werkgeverscommissie, ook een aantal afspraken gemaakt in de eerder genoemde verordening.

De gemeenteraad dient op basis van deze verordening, de leden van de werkgeverscommissie te benoemen. Daarnaast hanteert de gemeenteraad van Smallingerland het functieprofiel voor leden van de werkgeverscommissie, zoals die is opgesteld door de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden en de Vereniging van Griffiers. Functieprofiel lid Werkgeverscommissie Van een lid van de werkgeverscommissie mag worden verwacht dat hij/ zij; • Feeling heeft voor modern werkgeverschap; • Zo mogelijk ervaring heeft op het terrein van P&O, HRM of leiding geven; • Oog heeft voor de politiek gevoelige positie waarin een griffier/ griffie opereert; • Zich inzet voor het belang van de raad als geheel; • Autoriteit heeft ten opzichte van de ambtelijke organisatie en de burgemeester zodat hij/ zij de griffier voldoende steun kan bieden; • In staat is te communiceren met de raad over de gewenste koers. Dit wil zeggen: helder krijgen welke kant de raad op wil en welke ondersteuning hij daarbij verlangt; • Oog heeft voor lief en leed; • Over voldoende tijd beschikt voor periodiek overleg.

ADVIES: Bestendig de werkwijze van de huidige Werkgeverscommissie. Daarnaast wordt geadviseerd om bij de benoeming van de nieuwe leden van de Werkgeverscommissie rekening te houden met bovenstaand functieprofiel.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

10

4. Raad in de regio De gemeente neemt deel in regionale samenwerking en verbonden partijen. Het is belangrijk dat een nieuwe raad zijn nieuwe keuzes kan maken dan wel goed geïnformeerd is over de taken die in regionale samenwerking of verbonden partijen worden uitgevoerd. 4a.

Hoe ziet het overzicht van alle vormen van regionale samenwerking en verbonden partijen eruit, zodat de nieuwe raad daar kennis van kan nemen en daarover kan spreken hoe verder hier mee om te gaan?

Op sommige beleidsterreinen werkt de gemeente Smallingerland, al dan niet wettelijk verplicht, samen met andere gemeenten en instanties. Vaak gaat het hierbij om het uitvoeren van bepaalde (specialistische) taken. Deze samenwerkingsverbanden worden "Verbonden partijen" genoemd. Vaak gaat het dan om gemeenschappelijke regelingen. Maar het kan ook gaan om BV's, NV's, stichtingen of verenigingen waarin de gemeente Smallingerland participeert c.q. deelnemer is. In de begroting is een verplichte paragraaf "Verbonden partijen" opgenomen. Hierin zijn alle samenwerkingsverbanden, waarin Smallingerland deel neemt, opgenomen. Lijst verbonden partijen Gemeenschappelijke regeling • Veiligheidsregio Fryslân • Exploitatie maatschappij Bedrijvenpark Drachten • Recreatieschap voor het Friese Waterland "Marrekrite" • Sociale Werkvoorziening Fryslân • Openbaar lichaam afvalverwijdering Friesland (OLAF) • Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (FUMO) • Welstands- en monumentenzorg Hûs en Hiem Vennootschappen en coöperaties • Carins B.V. • Caparis N.V. • Afvalsturing Friesland Omrin • Huisvuilcentrale HVC • Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) Stichtingen en verenigingen • Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) • Vereniging Friese Gemeenten • Stichting Vliegveld Drachten Overige • Sociaal Domein Fryslân (centrumregeling)

Als het gaat om de gemeenschappelijke regelingen, dan heeft de gemeenteraad een rol als het gaat om het kennisnemen van de kaderbrieven. Daarnaast moet de raad in de gelegenheid worden gesteld om een zienswijze te geven op de concept-begrotingen van deze regelingen.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

11

Naast deze formele rol, blijft de rol van de raad bij deze verbonden partijen verder beperkt. Vaak ervaren gemeenteraad dan ook dat zij geen grip hebben op deze gemeenschappelijke regelingen. 4b.

Welke lessen, aanbevelingen en leerpunten geeft de raad mee als het gaat om meer grip en controle op regionale samenwerking en verbonden partijen?

Het grip krijgen en houden op verbonden partijen blijft elke keer een uitdaging voor de gemeenteraad. Vanzelfsprekend zijn er formele momenten, bijvoorbeeld bij de behandeling van de concept begrotingen, waarbij een de directeur van een verbonden partij aanwezig is in de Ronde Tafel. Daarnaast zijn er ook informele contacten met de verbonden partijen. Zo zijn er de afgelopen periode regelmatig werkbezoeken gebracht aan Carins B.V. De raad vindt het belangrijk om geïnformeerd te blijven over de werkzaamheden en de uitvoering door Carins. In regionaal verband is er een cursus aan de gemeenteraad aangeboden over gemeenschappelijke regelingen en hoe je hier als raad meer grip op krijgt. Als vervolg op deze bijeenkomst wordt er, in het kader van het inwerkprogramma van de nieuwe raden, een provinciale bijeenkomst gepland in 2023. ADVIES: Het is aan te bevelen om als raad van Smallingerland nog een keer te inventariseren op welke wijze de raad meer grip kan krijgen op de verbonden partijen. Wellicht kunnen de geleerde lessen tijdens de provinciale bijeenkomst daarvoor een basis zijn. Tevens biedt de onlangs gewijzigde Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) mogelijkheden voor de raad om zijn positie te versterken.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

12

5. Raad en hulptroepen De raad als lekenbestuur wordt niet alleen ondersteund door de griffie, maar ook door de Rekenkamercommissie en de accountant. Rekenkamercommissie en accountant zijn van de raad. Welke adviezen en aanbevelingen geeft de raad mee aan de nieuwe raad zodat de ondersteuning door Rekenkamercommissie en accountant nog beter wordt verzekerd? Rekenkamercommissie De gemeenteraad heeft een rekenkamercommissie ingesteld. In deze commissie zitten naast drie externe leden en een externe voorzitter ook drie raadsleden. De raad benoemt de leden van de commissie. De zittingsduur is gelijk aan de raadsperiode (4 jaar). In juli 2021 heeft de Rekenkamercommissie het rapport "Evaluatie rekenkamercommissie Smallingerland" aangeboden aan de raad. In dit rapport zijn ook aanbevelingen opgenomen, die vervolgens zijn overgenomen door de commissie. Vervolgens heeft de Rekenkamercommissie voorstellen gedaan aan de raad om invulling te geven aan deze aanbevelingen. Naar verwachting zal de nieuwe raad hier in het voorjaar 2022 over besluiten. Momenteel ligt het wetsvoorstel "Versterking decentrale rekenkamers" voor bij de Tweede Kamer. Dit wetsvoorstel zou gevolgen kunnen hebben voor de samenstelling van de rekenkamercommissie. Het is niet ondenkbaar dat het niet meer mogelijk is om raadsleden te benoemen in de rekenkamercommissie.

Omdat het nu nog niet duidelijk is wat de mogelijke wijzigingen zijn en wanneer de wetswijziging van kracht wordt, zal ook de nieuw gekozen raad weer raadsleden moeten benoemen in de rekenkamercommissie. Bij een eerdere (tussentijdse) benoeming van een lid rekenkamercommissie zijn de volgende aandachtspunten meegegeven aan de gemeenteraad; • Affiniteit met de taak en de werkzaamheden van de rekenkamercommissie; • Tijd hebben om maandelijks een avond te vergaderen. De vergaderingen vinden plaats op de woensdagavond (meestal de woensdag na een raadsavond). Uiteraard is hiervoor voorbereidingstijd nodig. Ook tussendoor wordt met enige regelmaat via de mail afstemming over zaken gezocht; • Een apolitieke houding in de commissie. In de werkwijze van de rekenkamercommissie staat het volgende "commissieleden die tevens raadsleden zijn, zijn gekozen door de raad. Zij bepalen in de rekenkamercommissie hun overwegingen zonder last of ruggespraak vanuit hun fractie en nemen een politiek onafhankelijke positie in. Commissieleden die tevens raadslid zijn, vermijden het politiek woordvoerderschap in discussies ion de raad over onderzoeken van de rekenkamercommissie en over de totstandkoming en kwaliteit van uitgebrachte rapporten en adviezen". ADVIES: Het is aan te bevelen deze aandachtspunten ook mee te geven bij de kandidaatstelling en benoeming van raadsleden voor de rekenkamercommissie.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

13

Accountant De jaarrekeningcontrole over 2021 wordt uitgevoerd door Deloitte. De gemeenteraad is de opdrachtgever van Deloitte. De accountant rapporteert, via de auditcommissie4, aan de gemeenteraad over zijn bevindingen. Inmiddels is door auditcommissie gestart met de voorbereidingen van het aanbestedingstraject accountant. Het is mogelijk dat voor de jaarrekeningcontrole 2022 er een andere accountant actief is.

4

Zie ook hoofdstuk 8.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

14

6. Veiligheid De raad maakt aan het begin van de raadsperiode in samenspraak met de burgemeester een integraal veiligheidsplan. Welke adviezen en aandachtspunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad zodat deze in 2022 een nieuw, actueel integraal veiligheidsplan kan maken? De gemeenteraad van Smallingerland heeft op 17 september 2019 het "Kernbeleid Veiligheid 2019-2022" vastgesteld. Met dit kernbeleid heeft de gemeenteraad de kaders vastgesteld voor het veiligheidsbeleid. In dit beleidsdocument zijn de prioriteiten, de strategische thema's en de samenwerking met de andere veiligheidspartners opgenomen. Door de raad zijn de volgende prioriteiten en thema's voor 2019-2022 vastgesteld; • Sociale overlast; • Jeugdoverlast en jeugdgroepen; • Ondermijnende criminaliteit; • Woninginbraken; • Veilige evenementen; • Jongeren, alcohol en drugs; • Rampenbestrijding en crisisbeheersing; • Ambtelijke en bestuurlijke integriteit. Omdat dit beleidsdocument geldt voor de jaren 2019 tot en met 2022, zal naar verwachting voor de nieuwe raadsperiode er ook weer een nieuw kernbeleid worden opgesteld en ter besluitvorming aan de gemeenteraad worden voorgelegd. ADVIES: Om als gemeenteraad tijdig betrokken te zijn bij dit proces, is het aan te bevelen om vroegtijdig met de portefeuillehouder in gesprek te gaan om kaders mee te geven voor het nieuwe beleidsdocument.

Op die manier geeft de gemeenteraad vorm aan de kaderstellende rol op het beleidsterrein van openbare orde en veiligheid.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

15

7. Voorzitter(s) van de raad en andere voorzitters De burgemeester is voorzitter van de raad en de raad stelt materieel de burgemeester aan. De raad kan tevens een vicevoorzitter aanwijzen, die niet de raadsnestor hoeft te zijn. Daarnaast kent de raad nog andere voorzitters. 7a.

Welke aanbevelingen en adviezen geeft de vertrouwenscommissie/klankbordcommissie mee aan de nieuwe raad?

Werkwijze Commissie Klankbordgesprek In de raad van Smallingerland is en Commissie Klankbordgesprekken actief. Deze commissie voert namens de gemeenteraad elk jaar het klankbordgesprek met de burgemeester. Formeel is dit geregeld in de "Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Smallingerland"5. De afgelopen periode heeft de commissie elk jaar een klankbordgesprek gehouden met de burgemeester. Hierbij is de door de gemeenteraad vastgestelde profielschets van 2018 de basis voor het gesprek. Elk jaar wordt door de commissie een rol of een thema uit deze profielschets uitgelicht en daarover wordt dan het klankbordgesprek gehouden. Ter voorbereiding op het gesprek wordt, na afstemming met de burgemeester, bij derden informatie opgehaald. Denk daarbij aan informatie van raadsleden, collegeleden, gemeentesecretaris of griffier. Maar er kan ook informatie worden gevraagd aan de directeur van de veiligheidsregio, de politiechef of een collega burgemeester. Op basis van deze informatie probeert de commissie inzicht te krijgen in hoe de burgemeester invulling geeft aan zijn verschillende rollen en taken. Het klankbordgesprek is een tweezijdig gesprek. De burgemeester kan ook reflecteren op de rol van de raad en kan met adviezen komen richting de raad.

Het spreekt voor zich dat deze gesprekken in de vertrouwelijkheid plaatsvinden en dat er spelregels gelden in het kader van de geheimhouding. Samenstelling commissie De benoeming van de commissieleden vindt plaats door de gemeenteraad. In de hiervoor genoemde verordening is opgenomen dat alleen fractievoorzitters plaats kunnen nemen in deze commissie. In de commissie zitten vier leden en zij wijzen uit hun midden de voorzitter en eventueel een plaatsvervangend voorzitter aan. De samenstelling van deze commissie geldt voor de duur van de zittingsperiode van de raad. Daarnaast kent de commissie geen plaatsvervangende leden. De commissieleden treden op namens de raad en zitten niet in de commissie namens hun partij of fractie. Zij hebben met hun benoeming mandaat gekregen om de raad te vertegenwoordigen.

7b.

Welke aanbevelingen en leerpunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad als het gaat om de keuze voor een vicevoorzitter, die wordt gekozen op basis van een door raad opgesteld profiel aan het begin van de raadsperiode?

De vicevoorzitter van de raad In de Gemeentewet (artikel 77) is opgenomen dat de raadsnestor (het langstzittend raadslid) de burgemeester kan waarnemen als voorzitter van de gemeenteraad. Daarnaast kan de gemeenteraad ook een ander lid belasten met het voorzitterschap van de raad. In de raad van Smallingerland is er voor gekozen om een aantal vicevoorzitters te belasten met het vicevoorzitterschap van de raad. Dit werkt naar ieders tevredenheid.

5

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Smallingerland houdende regels omtrent de klankbordgesprekken van de burgemeester en de gemeenteraad (Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Smallingerland) (overheid.nl)

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

16

Profiel vicevoorzitter raad In de raadsperiode 2018-2022 heeft de raad gewerkt met drie vicevoorzitters van de raad. Te weten de heer Van Veelen (1e vicevoorzitter), mevrouw De Jong-Snip (2e vicevoorzitter) en mevrouw Ponne (3e voorzitter). Deze vicevoorzitters zijn door de gemeenteraad aangewezen. De belangrijkste taak van de vicevoorzitter is het vervangen van de burgemeester al voorzitter van de raad als deze afwezig is of als de burgemeester in de raadsvergadering aanwezig is als portefeuillehouder. Maar daarnaast treedt de vicevoorzitter ook op als vertegenwoordiger namens de gemeenteraad bij bepaalde gelegenheden. Zo is de vicevoorzitter aanwezig bij bijvoorbeeld het afscheid van wethouders of directieleden en spreekt hen dan namens de gemeenteraad toe. Tevens vervult de vicevoorzitter de rol van burgemeester als zowel de burgemeester en ook alle wethouders verhinderd zijn of bij ontstentenis (art. 77, tweede lid Gemeentewet). In een onderzoek naar de rol van de vicevoorzitter6 is aangegeven dat de rol van de vicevoorzitter niet overschat moet worden, maar ook niet onderschat. Het is dan ook aan te bevelen om als raad serieus om te gaan met deze functie. Mocht de raad er voor kiezen om één of meerdere raadsleden te belasten met het vicevoorzitterschap, dan is het goed om te overwegen om een profielschets op te stellen.

Mogelijk profielschets vicevoorzitter • • • • • • • • •

Heeft ervaring als (plaatsvervangend) voorzitter bij voorkeur in politiek/ bestuurlijke omgeving; Heeft bij voorkeur al meerdere jaren ervaring als raadslid; Beheerst de (spel) regels van de vergaderingen en kent het Reglement van Orde; Heeft goede communicatieve vaardigheden, tact en overredingskracht; Heeft gevoel voor bestuurlijke en maatschappelijke verhoudingen; Kan boven de partijen staan en "a-politiek" optreden als voorzitter; Kan zich goed verplaatsen in de wensen en gevoelens van raadsleden, fractievertegenwoordigers, inwoners en andere deelnemers aan de vergaderingen; Is bij voorkeur ook lid van de Voorbereidingscommissie; Kan optreden als ambassadeur van de gemeente én de gemeenteraad.

Voorzitters en plaatsvervangend voorzitter Ronde Tafel Op basis van het RvO (artikel 11) benoemt de raad uit zijn midden twee commissievoorzitters (voorzitters Ronde Tafel) en één plaatsvervangend commissievoorzitter. De afgelopen raadsperiode waren de raadsleden de heer Van Veelen en mevrouw Van der Velde-Ronda voorzitters van de Ronde Tafel. Daarnaast was mevrouw De Jong-Snip plaatsvervangend voorzitter van de Ronde Tafel. Naast dat de voorzitters optreden in de Ronde Tafel, worden de voorzitters ook gevraagd als technisch voorzitter bij informatiebijeenkomsten. Net als bij de vicevoorzitter van de gemeenteraad is het aan te bevelen om een profielschets op te stellen voor de voorzitters en de plaatsvervangend voorzitter van de Ronde Tafel

6

Vicevoorzitter: meer dan stand-in voor burgemeester | Nederlandse Vereniging voor Raadsleden

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

17

Mogelijk profielschets voorzitters en plv. voorzitter Ronde Tafel • • • • • • • •

Heeft bij voorkeur al ervaring als raadslid; Heeft ervaring met het voorzitten van vergaderingen; Beheerst de (spel) regels van de Ronde Tafel; Heeft goede communicatieve vaardigheden, tact en overredingskracht; Heeft gevoel voor bestuurlijke en maatschappelijke verhoudingen; Kan boven de partijen staan en "a-politiek" optreden als voorzitter; Is begripvol voor gasten in de Ronde Tafel die niet bekend zijn met de vergaderorde en kan de gasten daarbij helpen en adviseren; Kan optreden als ambassadeur van de gemeenteraad in het algemeen én de Ronde Tafel in het bijzonder.

ADVIES: De nieuwe gemeenteraad zal de vicevoorzitters van de gemeenteraad en de (plv.) voorzitters van de Ronde Tafel moeten benoemen. Maak hierbij gebruik van de bovenstaande profielen. Daarnaast zal de nieuwe gemeenteraad ook de leden van de Commissie Klankbordgesprekken moeten benoemen. Maak daarbij gebruik van de verordening en de werkwijze zoals die door de huidige commissie is opgesteld.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

18

8. Voorbereidingscommissie, auditcommissie en presidium Voorbereidingscommissie De voorbereidingscommissie (vbc) is belast met de voorlopige vaststelling van de agenda's voor de Ronde Tafel, Het Debat en Het Besluit. Daarnaast kijkt de vbc ook naar de kwaliteit en leesbaarheid van de aangeleverde raadsvoorstellen. Voorts stelt de vbc de activiteitenplanning van de raad vast. De gemeenteraad gaat over de benoeming van de leden van de vbc. In de huidige situatie bestaat de commissie uit vijf raadsleden en wordt de commissie voorgezeten door de voorzitter van de raad. De afgelopen tijd heeft de vbc aandacht gevraagd voor het introduceren van een nieuwe Lange Termijn Agenda. Hiervoor zijn reeds enkele verkenningen gedaan en zal de vbc met een voorstel komen naar de gemeenteraad. Als het gaat om de nieuwe samenstelling van de vbc, zou nagedacht kunnen worden of het bijvoorbeeld mogelijk is dat de vicevoorzitters van de raad en/ of de (plv.) voorzitters van de Ronde Tafel de vbc gaan vormen. Indien wordt besloten om vast te houden aan de huidige werkwijze, dan kan bij de benoeming van nieuwe leden rekening worden gehouden met de volgende aandachtspunten; • Beschikbaar zijn voor de tweewekelijkse vergaderingen van de commissie; • Onpartijdig en apolitiek kunnen handelen in de commissie.

De commissieleden zitten namens de gemeenteraad in de commissie en niet namens hun fractie; • De commissieleden richten zich bij hun werk op het proces en voeren geen politiek-inhoudelijke discussies; • Bij voorkeur hebben de raadsleden ervaring met het raadswerk c.q. kennen de (vergader) processen; • Bij de samenstelling van de commissie wordt vaak ook gekeken naar een goede verdeling coalitiefracties – oppositiefracties. Auditcommissie Elke fractie mag een lid afvaardigen in de Auditcommissie. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De commissie komt in ieder geval twee keer per jaar bijeen of zoveel vaker als nodig is. De afgelopen raadsperiode is de Auditcommissie vaker bijeen gekomen als begeleidingsgroep voor de kerntakendiscussie. Tot de taken van de Auditcommissie behoren o.a. het afstemmingsoverleg met de accountant, de gemeentelijke organisatie en eventueel de rekenkamercommissie. Daarnaast draagt de commissie zorg voor de jaarlijkse voorbereiding vaststellen controleprotocol en is de commissie het eerste aanspreekpunt voor de accountant. Zoals hiervoor reeds is aangegeven is de commissie ook belast met de aanbesteding van de accountantscontrole. Daarnaast vinden de technische behandeling in de commissie plaats van de P&C-documenten die aan de gemeenteraad worden aangeboden.

Presidium De fractievoorzitters en de voorzitter van de raad vormen het presidium. Het presidium is belast met de huishoudelijke en organisatorische zaken van de gemeenteraad. Door het presidium worden geen besluiten genomen. Wel kan het presidium met een advies komen aan de gemeenteraad, waarna de gemeenteraad uiteindelijk een besluit neemt. In de afgelopen periode is er wel enige discussie geweest over de vraag of het presidium nu een besloten vergadering is of juist niet. Daarnaast is de vraag aan de orde geweest in hoeverre de fractievoorzitters hun fractiegenoten kunnen informeren over hetgeen besproken is in het presidium. Het is aan te bevelen hierover nog nadere afspraken te maken, zodat daar geen onduidelijkheid over bestaat.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

19

ADVIES: Overweeg als raad om de (vice) voorzitters van de gemeenteraad en Ronde Tafels te benoemen in de vbc. Indien dit niet wenselijk wordt geacht, maak dan bij de benoeming gebruik van een profielschets voor de voorzitters. Bespreek als nieuw presidium de wenselijkheid om nadere afspraken te maken over de werkwijze van het presidium.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

20

9. Agressie, intimidatie en integriteit Welke lessen en aandachtspunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad op zaken als omgang met agressie, intimidatie en integriteit? Zijn er vaste afspreekmomenten om over deze thema’s te spreken en wat levert dat aan inzichten op voor de nieuwe raad? Integriteit In de afgelopen raadsperiode is er voor de raad een trainingsbijeenkomst georganiseerd over integriteit. Ook in het startprogramma van de nieuwe gemeenteraad zal het thema integriteit worden meegenomen. Daarnaast zal in de raadsperiode 2022-2026 de huidige gedragscode geactualiseerd moeten worden. Agressie en intimidatie Voor zover bekend hebben de raadsleden en fractievertegenwoordigers in Smallingerland tijdens de afgelopen raadsperiode niet te maken gehad met agressie en intimidatie. Helaas is er tijdens de verkiezingscampagne wel sprake geweest van bedreiging en intimidatie, zowel fysiek als ook op social media. Dit kan een flinke impact hebben op raadsleden en fractievertegenwoordigers. Het is aan te bevelen om in de nieuwe raadsperiode hier de nodige aandacht aan te besteden en afspraken over te maken. Dit zodat raadsleden en fractievertegenwoordigers weten wat zij moeten doen wanneer zich een dergelijke situatie zich voor doet.

Hierbij kan worden aangesloten bij initiatieven van het Netwerk Weerbaar Bestuur7 ADVIES: Organiseer als gemeenteraad elk jaar een bijeenkomst over de thema's integriteit, agressie en intimidatie. Zorg er daarnaast voor dat de huidige gedragscode wordt geactualiseerd. Denk ook na over het opstellen van een protocol integriteitschending en een agressieprotocol. Dit zodat zowel raad en burgemeester weten hoe te handelen bij een melding of incident.

7

Home | Netwerk Weerbaar Bestuur (weerbaar-bestuur.nl)

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

21

10. Raad als opdrachtgever en kader steller De raad is opdrachtgever (kadersteller) voor het college. Welke lessen en leerpunten geeft de raad mee als het gaat om: 10a. Grip en controle op begrotings- en verantwoordingsproces? In de afgelopen periode heeft de raad besluiten genomen over de modernisering van de Planning & Control cyclus (P&C-cyclus)8. De aanbevelingen om de P&C-cyclus te verbeteren moeten nog worden verwerkt in bijvoorbeeld de Financiële verordening en ander documenten. Deze worden vervolgens nog voor besluitvorming voorgelegd aan de raad. Ook zijn er in de afgelopen raadsperiode afspraken gemaakt over de behandeling van de Kadernota (eerder de Perspectiefnota) en de Programmabegroting (eerder het Beleidsplan). De gemeenteraad stelt in juni de Kadernota vast. In deze Kadernota zijn de financiële- en beleidskaders opgenomen die worden gebruikt bij het opstellen van de Programmabegroting. De Programmabegroting ligt dan ter vaststelling voor bij de gemeenteraad in november. Voorafgaande aan de behandeling van de Kadernota, wordt in het kader van het startprogramma van de nieuwe raad, nog een training aangeboden over de P&C-cyclus en de rol van de gemeenteraad. 10b. Ervaringen met het maken van een raads- en/of coalitieprogramma? Bij aanvang van de raadsperiode 2018-2022 heeft de gemeenteraad een raadsprogramma vastgesteld.

Het raadsprogramma werd niet door alle raadsleden onderschreven. Daarnaast is er door de coalitiepartijen nog een hoofdlijnenakkoord opgesteld. Het hoofdlijnenakkoord en het raadsprogramma waren vervolgens de basis voor het collegeprogramma. Door een breuk in de coalitie in 2020 is besloten een zakencollege te benoemen. De raad heeft daarbij tevens besloten een Raadsvisie 2020-2022 vast te stellen, dit als opdracht voor het zakencollege. In de raadsvisie zijn onderdelen uit het raadsprogramma en het hoofdlijnenakkoord opgenomen. Vanzelfsprekend is het aan de nieuw gekozen raad om een keuze te maken over het gebruik van een raadsprogramma en/ of coalitieprogramma. Er zijn verschillende mogelijkheden om dit vorm te geven. In het onderzoek "Een routekaart voor raadsakkoorden"9 zijn nuttige tips opgenomen over raadsakkoorden. Zo zijn er zes varianten voor een raadsakkoord; 1. Traditioneel coalitieakkoord; 2. Raadsakkoord en zakencollege (model Zwijndrecht en Enkhuizen)10; 3. Een raadsakkoord met daarbinnen een collegeprogramma; 4. Coalitie levert de wethouders, het akkoord wordt gesloten met de raad; 5. Coalitie levert de wethouders en maakt een coalitieakkoord, daarop aanvullend maakt de raad een raadsakkoord; 6.

Raadsakkoord wordt raadsbreed gemaakt, coalitie levert de wethouders, maar tussentijds opstappen van een van de wethouders wordt een nieuwe wethouder zonder partijkleur raadsbreed gekozen.

8

De notitie "The P&C Experience – voorstellen modernisering P&C-cyclus in Kadernota"

9

Routekaart helpt bij keuze raadsprogramma | Nederlandse Vereniging voor Raadsleden

10

Dit is een andere vorm van zakencollege zoals die in Smallingerland is toegepast.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

22

ADVIES: Voor welke vorm (raadsakkoord/ coalitieakkoord) de gemeenteraad ook kiest, het is aan te bevelen hier goed over na te denken alvorens het proces wordt gestart. Het is aan te bevelen dat de gekozen partijen zich tijdens de duidingsbijeenkomst uitspreken over hun voorkeuren rond raadsakkoord/ coalitieakkoord. 10c. Over de wijze van het informatie- en formatieproces aan het begin van de raadsperiode? Vooropgesteld moet worden dat er geen wettelijke eisen zijn voor het informatie- en formatieproces. Dit hangt ook af van de uitslag van de verkiezingen, wat de politieke partijen willen en wat gebruikelijk is in een gemeente(raad). Wel is het goed hier over procesafspraken te maken. Vandaar ook dat het advies is gegeven om na de verkiezingen een openbare duidingsbijeenkomst te organiseren. Tijdens deze duidingsbijeenkomst kunnen de lijsttrekkers terugblikken op de verkiezingen, de uitslag, de thema's tijdens de campagne en kunnen er eventuele procesafspraken worden gemaakt. Ook kunnen hierbij afspraken worden gemaakt over het informeren van de raad en de burgemeester tijdens het informatieen formatieproces.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

23

11. Informatie- en formatieproces Let met het oog op het informatie- en formatieproces na de raadsverkiezingen op het volgende: 1. Als huidig raad is het verstandig om na te gaan of er voldoende ambtelijke capaciteit beschikbaar is op de griffie voor de ondersteuning bij de formatie. Als dat niet het geval is, maak daar dan budget voor vrij. Informatieproces Reeds eerder is aangegeven dat de griffier en de griffie beschikbaar zijn voor het informatieproces. De griffie kan daarbij adviseren, ondersteunen, organiseren en faciliteren. Indien gewenst kan de raad gebruik maken van een externe informateur. Hiervoor is budget beschikbaar gesteld bij de begroting 2022. Kortom voor het informatieproces is capaciteit en budget beschikbaar. Formatieproces Door de gemeentesecretaris is het aanbod gedaan om het formatieproces ambtelijk te ondersteunen. Daarbij kunnen de formerende partijen (de beoogde coalitiepartijen), gebruik maken van ambtelijke adviseurs, maar zijn er bijvoorbeeld ook penvoerders beschikbaar. Daarnaast is er een overdrachtsdocument beschikbaar die de onderhandelende partijen kunnen gebruiken.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

24

12. RES, omgevingswet, sociaal domein en grote projecten 12a. Welke lessen en aanbevelingen geeft de raad mee aan de nieuwe raad als het gaat om de rol en de positie van de raad op het onderwerp regionale energiestrategie (RES)? De Regionale Energie Strategie (RES) is een onderdeel van de afspraken uit het nationale Klimaatakkoord. Aan elke regio in Nederland is gevraagd om in de RES aan te geven hoeveel grootschalig duurzame elektriciteit er op land opgewekt wordt in 2030, dit als bijdrage aan de landelijke totale doelstelling van 35 Terawattuur (TWh). De gemeente Smallingerland participeert in de RES Fryslân. Inmiddels heeft de gemeenteraad de RES Fryslân 1.0 op 22 juni 2021 vastgesteld. De RES wordt tweejaarlijks geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. Tot nu toe is de gemeenteraad in het proces rond de RES vooral volgend geweest aan ambtelijke organisaties en bestuurders. Hierbij is de gemeenteraad op regionaal en lokaal niveau geïnformeerd en heeft een rol gehad in de besluitvorming. Het is te overwegen om als raad hierbij een meer actievere rol te vervullen. 12b. Welke lessen en aanbevelingen geeft de raad mee aan de nieuwe raad als het gaat om de rol en positie van de raad in de nieuwe Omgevingswet? In de raadsperiode 2018-2022 is er een procesgroep Omgevingswet actief geweest. In deze groep hebben diverse raadsleden geparticipeerd.

Hierbij hadden zij vooral een rol om met de betrokken ambtenaren te klankborden over het proces en de betrokkenheid van de gemeenteraad. Op 16 februari 2021 heeft de gemeenteraad budget beschikbaar gesteld voor een sobere implementatie van de Omgevingswet. Daarbij is ook het document "LeidRAAD Omgevingswet" aangeboden aan de raad. In de "LeidRAAD Omgevingswet" wordt nader ingegaan op de rol van de raad binnen het proces van de invoering van de Omgevingswet in Smallingerland. Aan het einde van de raadsperiode is de procesgroep Omgevingswet opgeheven. Hoewel de inwerkingtreding van de Omgevingswet opnieuw is uitgesteld, is het toch aan te bevelen dit dossier als gemeenteraad goed te volgen. Dit ook om de rol en de positie van de raad goed te bewaken en zicht te houden op de uitvoering en de daarvoor beschikbaar gestelde middelen. 12c. Welke lessen en aanbevelingen geeft de raad aan de nieuwe raad mee als het gaat om de rol en positie van de raad in het sociaal domein? De decentralisatie van het sociaal domein heeft de nodige aandacht gevraagd van de gemeenteraad. De afgelopen jaren is er in de raad vooral veel aandacht geweest voor de uitvoering op dit beleidsterrein. Daarnaast hebben de ontwikkelingen rond Carins en het Sociaal Domein Fryslân (SDF) regelmatig op de agenda gestaan van de raad.

Inmiddels heeft de gemeenteraad ook de visie Sociaal Domein "De Kracht van Smallingerland, Onze sociale koers", vastgesteld. Aansluitend op dit visiedocument zijn er eind 2021 en begin 2022 nog diverse beleidsdocumenten op het gebied van het sociaal domein ter vaststelling aangeboden aan de raad. Ook op dit beleidsterrein wil de raad graag de vinger aan de pols houden. Dit is begrijpelijk omdat de uitvoering van dit beleidsterrein veel inwoners raakt en een groot deel van het gemeentelijke budget wordt uitgegeven aan het Sociaal Domein. Daarom is er ook een raadswerkgroep Sociaal Domein actief geweest. Deze raadswerkgroep had een informeel karakter om de raadsleden/ fractievertegenwoordigers te informeren over ontwikkelingen binnen het Sociaal Domein. Naast dat elke fractie vertegenwoordigd was in de raadswerkgroep waren ook de wethouder Sociaal Domein en de teammanager Sociaal Geregeld vast lid van de raadswerkgroep.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

25

In de laatste bijeenkomst hebben de leden van de raadswerkgroep de volgende "tips en trics" geformuleerd voor de nieuwe gemeenteraad; • • • • • •

Positief over de raadswerkgroep Sociaal Domein; Advies aan de nieuwe gemeenteraad, zet de raadswerkgroep Sociaal Domein door; Laat de raadswerkgroep geen "voorportaal" of "Benen Op Tafel-overleg" worden voor de besluitvorming, het is informatief en het politieke debat vindt elders plaats; Het contact tussen raadsleden/ fractievertegenwoordigers en betrokken medewerkers wordt wederzijds gewaardeerd; De werkgroep helpt raadsleden/ fractievertegenwoordigers om de materie helder te krijgen; Overweeg als nieuwe gemeenteraad om de raadswerkgroep om te zetten in een formele raadscommissie en dit ook onderdeel te laten zijn van het vergadermodel van de gemeenteraad.

12d. Welke lessen en aanbevelingen op specifieke onderwerpen en langlopende projecten in de gemeente zijn relevant om over te dragen aan de nieuwe raad? Grote projecten Binnen de gemeente Smallingerland spelen een aantal grote projecten. Dergelijke projecten kennen een langdurige looptijd die ook over raadsperiodes heen gaat. Daarnaast gaat het om projecten waarbij er kans is op grote (financiële) risico's. Het blijft voor raadsleden en fractievertegenwoordigers lastig om deze projecten goed te volgen. Vandaar dat de gemeenteraad heeft besloten om de voortgang van een aantal specifiek aangewezen projecten goed te monitoren en heeft het college opgedragen de raad regelmatig te informeren (via Concernrapportage, Dashboard en een tweemaandelijks rapportage). Het is aan te bevelen dat ook de nieuwe gemeenteraad deze werkwijze bestendigd en de grote projecten goed blijft volgen. Gesubsidieerde instellingen De rekenkamercommissie heeft eind 2021 het rapport "Subsidiebeleid in Smallingerland" aangeboden aan de gemeenteraad. Een aanbeveling uit dit onderzoeksrapport aan de gemeenteraad was om het gesprek aan te gaan met de gesubsidieerde instellingen over de maatschappelijke effecten die de gemeente wil nastreven en "wat" de gemeenteraad wil bereiken met het verstrekken van de subsidies. Deze opdracht ligt nog bij de raad en zou door de nieuwe gemeenteraad opgepakt moeten worden.

ADVIES: Denk als nieuw gekozen raad na over de wenselijkheid van "volggroepen" voor de onderwerpen als RES, Omgevingswet en Sociaal Domein. Daarnaast is het aan te bevelen om als gemeenteraad de ontwikkelingen rond Grote Projecten en Gesubsidieerde instellingen goed te monitoren..

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Smallingerland

26

13. Procesoverdracht 13a. Heeft de raad op basis van eigen ervaring een advies voor de nieuwe raad over het bespreken van het overdrachtsdocument? Dit overdrachtsdocument van de raad is besproken in het presidium en wordt vervolgens aangeboden aan de gemeenteraad. Het is aan de nieuw gekozen gemeenteraad, al dan niet op advies van het presidium, om een vervolg te geven aan de adviezen die zijn opgenomen in het overdrachtsdocument. 13b. Zijn er afspraken met de diverse commissies gemaakt of deze aan het einde van de raadsperiode een overdrachtsdocument maken met daarin adviezen voor uit te voeren verbeterpunten door de nieuwe raad? Indien dat het geval is, dan zijn de adviezen vanuit de diverse commissies opgenomen in dit overdrachtsdocument. 13c. Worden er afspraken gemaakt over de overdracht op inhoudelijke thema’s vanuit de ambtelijke organisatie? Door de ambtelijke organisatie wordt er een overdrachtsdocument aangeboden aan de gemeenteraad. Het scheidend (zaken) college heeft een bestuurlijke brief aangeboden aan de gemeenteraad. 13d. Geef als raad en griffie tijdig aan het college/ambtelijke organisatie aan dat de raad (mogelijk via het presidium) met de griffie een eigen overdrachtsdocument maakt vanuit het belang om de nieuwe raad de lessen en ervaringen mee te geven van de huidige raad.

Dit overdrachtsdocument staat dus los van het overdrachtsdocument dat vanuit het college/ambtelijke organisatie wordt gemaakt op allerlei gemeentelijke inhoudelijke thema’s. Met het college en de ambtelijke organisatie is afgestemd dat de gemeenteraad een eigen overdrachtsdocument zal opstellen. Dit overdrachtsdocument richt zich op het "huishouden" van de gemeenteraad en staat daarmee los van het overdrachtsdocument vanuit het college/ ambtelijke organisatie. Beide overdrachtsdocumenten, vanuit de raad en vanuit het college/ ambtelijke organisatie, kunnen vanzelfsprekend worden gebruikt door de nieuw gekozen gemeenteraad.