09-16 Brief college - Stand van zaken jaarekeningcontrole 2020

Drachten

Aan

Smallingerland

de gemeenteraad

Drachten, 16 september VERZONDEN

Ons kenmerk 2021-024269 16 SEP. 2021

Uw kenmerk

Behandeld door Koen Eekma 0512-581 234

Onderwerp Stand van zaken jaarrekeningcontrole 2020

Geachte heer, mevrouw, Bij brief van 28 juni 2021 hebben wij u geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot de jaarrekeningcontrole 2020. Met deze brief willen wij u nader informeren, zowel voor wat betreft de inhoud als het proces. Goedkeurende verklaring over de getrouwheid Zoals wij eerder aangaven, zal er sprake zijn van een goedkeurend oordeel van de accountant over de getrouwheid. Dit betekent dat de uitkomsten van het gevoerde financieel beheer getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Kortom: de financiële administratie klopt. Beperkende verklaring voor de rechtmatigheid Eerder gaven wij aan dat de accountant waarschijnlijk een beperkende verklaring zal afgeven voor de rechtmatigheid. Bij rechtmatigheid gaat het erom te handelen in overeenstemming met de begroting en van toepassing zijnde wettelijke regelingen (normenkader). De toets naar de rechtmatigheid is nog niet afgerond, op dit moment vindt de controle van de aanbestedingsdossiers nog plaats. In de eerste selecties zijn onrechtmatigheden aangetroffen waardoor aanvullende controles noodzakelijk zijn. In overleg met Deloitte is besloten tot een integrale controle van de aanbestedingsdossiers. Dit betekent dat alle dossiers worden gecontroleerd. Dit is de enige manier om op zo kort mogelijke termijn een oordeel te kunnen geven over de rechtmatigheid van de aanbestedingen.

Inmiddels gaan we er vanuit dat sowieso sprake zal zijn van een beperking voor de rechtmatigheid, maar mogelijk zelfs een afkeurende verklaring op dit punt. Dit hangt ervan af of omvang van de fouten de marge, in ons geval € 6 miljoen, overschrijdt. De beperking op de rechtmatigheid wordt vooral veroorzaakt door het niet goed naleven van Europese aanbestedingsrichtlijnen. Na afronding van de controle wordt de aard van de fouten geanalyseerd, zodat we herhaling zoveel mogelijk kunnen voorkomen. Correspondentie-adres: Postbus 10.000 9200 HA Drachten

Gauke Boelensstraat 2 9203 RM Drachten Telefoon (0512) 58 12 34

E-mail gemeente@smallingerland.nl Internet www smallingerland.nl

GEMEENTE SMALLINGERLAND Ons kenmerk 2021-024269

Datum 16 september 2021

Bladnr. 2

Planning We hebben u eerder geïnformeerd over het feit dat we om uitstel hebben verzocht bij het ministerie van BZK en de provincie voor het indienen van de jaarstukken 2020. De provincie was hiermee akkoord en ook de minister van BZK heeft uit coulance ingestemd met ons verzoek. Daarbij heeft de minister onder andere de voorwaarde gesteld dat de jaarstukken uiterlijk 1 oktober 2021 moeten zijn aangeleverd bij het CBS, waarbij de accountant de controleverklaring moet hebben verstrekt. Op dit moment wordt door de accountant en onze organisatie een uiterste inspanning geleverd om op tijd tot een afronding te komen van de rechtmatigheidscontrole, maar de accountant heeft aangegeven niet te kunnen garanderen dat dit voor 1 oktober a s. zal slagen. We zijn daarom opnieuw in contact getreden met de provincie en het ministerie. Aan het ministerie hebben we een tweetal opties voorgelegd: a. de door de raad vastgestelde jaarrekening wordt voor 1 oktober a s. aangeleverd met alleen een goedkeurend oordeel over de getrouwheid. Als dit voor het ministerie een mogelijkheid is, zal de accountant gevraagd worden of hij bereid is dit deeloordeel schriftelijk te bevestigen. Uw raad wordt vervolgens gevraagd om de jaarstukken 2020 vast te stellen op basis van het getrouwheidsoordeel van de accountant. De controleverklaring, inclusief het oordeel over rechtmatigheid, volgt dan in oktober.

Uiteraard informeren wij u daarover, waarbij wij ook ingaan op de stappen die wij al hebben gezet en nog zullen zetten om tot verbetering te komen; b. als de hiervoor genoemde optie voor het ministerie niet acceptabel is, dan is verzocht om het uitstel voor het indienen van de jaarstukken 2020 met een maand te verlengen tot 1 november 2021. Beide opties zijn voor de provincie mogelijk. De provincie neemt namelijk in dit stadium alleen kennis van de jaarrekening en betrekt deze bij het oordeel vanuit het toezichtkader voor 1 januari. Tot slot De bevindingen van de accountant onderschrijven wij en wij hebben al eerder een verbeterproces ingezet. Wij geven hoge prioriteit aan het aanpakken van de problematiek. Dit is niet eenvoudig en zal enige tijd vergen. Wij zetten erop in dat het controleproces en de jaarrekening volgend jaar beter verlopen. De uitkomsten van de nog te houden evaluatie van het proces tot nu toe betrekken wij hierbij, evenals uw auditcommissie.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, secretaris

burgemeester

Jelmer Mulder

Jan Rijpstra