06-29 Brief college - Stand van zaken jaarrekeningcontrole

Drachten Smallingerland

Aan

Gemeenteraad Smallingerland

Ons kenmerk 2021-024269

Drachten, 29 juni 2021

Uw kenmerk

Behandeld door Koen Eekma 0512-581 234

VERZONDEN 2 9 JUNI 2021 Onderwerp: Stand van zaken jaarrekeningcontrole 2021

Geachte heer,mevrouw, Op 24 juni 2021 heeft uw auditcommissie een gesprek gevoerd met de accountant over de jaarrekeningcontrole 2020. De controle is nog niet afgerond en de accountant gaf aan dat de verklaring mogelijk niet voor 6 juli aanstaande kan worden afgegeven. Dit is de datum waarop de behandeling in uw raad is gepland. Naar alle waarschijnlijkheid zal sprake zijn van een goedkeurend oordeel over de getrouwheid en een beperking voor de rechtmatigheid. Zowel voor wat betreft de inhoud als het proces, willen wij u nader informeren. Goedkeurende verklaring over de getrouwheid Er zal sprake zijn van een goedkeurend oordeel over de getrouwheid. Bij de controle van de getrouwheid gaat de accountant na of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten, als de grootte en samenstelling van het vermogen. Een getrouw beeld houdt in dat de uitkomsten van het gevoerde financieel beheer getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Dit betekent dat de financiële informatie die wij in de jaarrekening 2020 presenteren getrouw is en wij u dus volledig en juist informeren. Met de goedkeurende verklaring over de getrouwheid geeft de accountant dus een oordeel over de uitkomsten van ons financieel beheer. Dit is ook van betekenis voor andere stukken, zoals de kadernota.

Beperkende verklaring voor de rechtmatigheid Bij rechtmatigheid gaat het erom te handelen in overeenstemming met de begroting en van toepassing zijnde wettelijke regelingen (normenkader). Er moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Helaas lijkt de accountant een beperkende verklaring af te zullen geven voor de rechtmatigheid. Een verklaring met beperking houdt in dat de jaarrekening is goedgekeurd met uitzondering van een onderdeel daarvan.

Correspondentie-adres: Postbus 10.000 9200 HA Drachten

Gauke Boelensstraat 2 9203 RM Drachten Telefoon (0512) 58 12 34

E-mail gemeente@smallingerland.nl Internet www.smallingerland.nl

GEMEENTE SMALLINGERLAND Ons kenmerk 2021-024269

Datum 29 juni 2021

Bladnr. 2

Dit betreft een of meer balansposten, resultaatposten of toelichtingen. Over de precieze oorzaken zullen wij u nader informeren nadat de accountant de controle heeft afgerond en de verklaring en het verslag van bevindingen heeft uitgebracht. In de Raadsbrief 2020 heeft de accountant u eerder geïnformeerd over de bevindingen van de interim-controle. In onze reactie daarop van 2 februari 2021 hebben wij u bericht dat we het beeld herkennen dat accountant schetst. Ook hebben we u toen bericht dat we de nodige stappen moeten zetten om opvolging te geven aan de bevindingen van de accountant en een goedkeurende verklaring over de jaarrekening 2020 te krijgen. Helaas blijkt nu dat nog niet op alle punten een goedkeurende verklaring kan worden afgegeven. Dit is voor ons des te meer reden om hard aan de slag te blijven met de al ingezette en nog in te zetten verbeteracties. Daarop zijn wij ook ingegaan in voornoemde brief. Vertraging en mogelijk een te late controleverklaring Het controleproces van de jaarrekening is nog niet afgerond. Zowel aan onze kant als aan die van de accountant is sprake van een moeizaam proces.

Redenen zijn onder andere de impact van Covid, de door het Rijk opgelegde uitbreiding van controlewerkzaamheden, personele knelpunten aan beide kanten, onze interne beheersing, de conversie naar een nieuw financieel systeem en een wijziging in de wijze waarop de controles door de accountant zijn uitgevoerd. Het langdurige proces leidt tot overschrijding van aanlevertermijnen. Uw raad behandelt de jaarrekening zoals gezegd op 6 juli aanstaande. De accountant heeft aangegeven de controleverklaring mogelijk niet tijdig gereed te hebben. Het debatteren en besluiten over de jaarrekening zonder dat de controleverklaring en het verslag van bevindingen gereed is, is naar onze mening onwenselijk. Het vaststellen van de jaarrekening onder voorbehoud van de accountantsverklaring ligt volgens ons evenmin voor de hand. Los van de vraag of dit formeel-juridisch mogelijk is, lijkt het ons gegeven de omstandigheden onwenselijk dit te doen. Gelet op het voorgaande vragen wij uw raad om zekerheidshalve een alternatieve vergaderdatum te beleggen. Uw griffie heeft inmiddels al het initiatief genomen om mogelijkheden te verkennen. Wij en ook de accountant verwachten dat de wettelijke aanlevertermijn van 15 juli 2021 gehaald zal worden. Mocht dit onverhoopt toch niet het geval zijn, dan geldt een ander regiem. Daarover zullen wij u dan uiteraard tijdig informeren.

Vooralsnog gaan wij hier niet vanuit. Wij betreuren het proces en zullen dit, net als vorig jaar, uitvoerig met de accountant evalueren om te voorkomen dat volgend jaar sprake is van een herhaling. Daar zullen we uw auditcommissie bij betrekken.

GEMEENTE SMALLINGERLAND Ons kenmerk 2021-024269

Datum 29 juni 2021

Bladnr. 3

Tot slot Zoals wij bij de interim-controle al aangeven zijn de bevindingen van de accountant voor ons ook een bron van zorg. Wij geven hoge prioriteit aan het aanpakken van de problematiek. Dit is niet eenvoudig en zal enige tijd vergen. Wij zetten erop in dat het controleproces en de jaarrekening volgend jaar beter verlopen.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, coorotoric

Jelmer Mulder

Jan Rijpstra