versie 2 20212005PPT Rechtmatigheidsverantwoording Raad.pptx

Rechtmatigheid en Rechtmatigheidsverantwoording Wat gaat er veranderen?

20 mei 2021 Hans Claassen

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Rechtmatigheidsverantwoording in 2022! Doel van vanavond: Bewustwording over de begrippen rechtmatigheid en rechtmatigheidsverantwoording en wat dat betekent voor de invulling van de rol van de raad.

2

Samenwerken aan inzicht en perspectief verantwoording stelt kaders | controleert

College:

Gewenste beweging volgens Commissie Depla

Accountant:

• Getrouwheid • Betrekt rmhverantwoording

sturing

• Normenkader • Afwijkingspercentage • Discussie met college (dus niet met accountant)

verantwoording

Raad:

• Toetst aan normenkader • Legt verantwoording af • Voert discussie met Raad

Ambtelijke organisatie • Borgt rechtmatigheid • Ondersteunt college

3

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Impact Elk gremium heeft er dus mee te maken: • Raad: Hoe geven zij invulling aan hun rol? • College: Hoe kunnen zij verantwoordelijkheid nemen? Het gesprek over rechtmatigheid! • Organisatie: Hoe borgen zij en maken ze expliciet dat voldaan is aan de eisen van rechtmatigheid? • Accountant: Hoe beoordelen zij de interne kwaliteit? 4

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Vraag is en blijft: Hoe gaan we om met ons huishoudboekje?

5

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Agenda • Rechtmatigheid • Rechtmatigheidsverantwoording • De rol van de raad, een opdracht aan het college • College en organisatie

6

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Wat is rechtmatigheid? Kenmerken Zichtbaar voldoen aan wet en regelgeving Externe wetgeving (Europees en nationaal) en eigen regelgeving (verordeningen en nota’s opgenomen in normenkader) Financiële rechtmatigheid: vertalen zich door naar baten, lasten en/of balansmutaties Niet financiële rechtmatigheid: vertalen zich niet door naar baten, lasten en/of balansmutaties

7

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Waarom rechtmatigheid?

8

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Waarom rechtmatigheid? • Minister Ien Dales 1993: Integriteitsnota • Bestuurlijke integriteit in de publieke sector: “Een beetje integer bestaat niet!” • Wijziging Gemeentewet in 2001: Rechtmatigheid in 2004 • Wet Dualisering Gemeentebestuur in 2002 bedoeld om kaderstellende en controlerende rol raad te versterken 9

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Waar komen we vandaan? • • •

Getrouwheidsverklaring door de accountant Vanaf 2004 ook een rechtmatigheidsverklaring door de accountant 2008: meer dan 80% van de gemeenten ontvangt een goedkeurende verklaring

10

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Waar komen wij vandaan?

Oordeel over rechtmatigheid door de accountant

11

Waar gaan we naar toe? •

Rechtmatigheidsverantwoording in jaarstukken door College B&W: het college is verantwoordelijk voor een rechtmatige uitvoering van de begroting.

•

Met ingang van boekjaar 2021

•

Getrouwheid blijft bij de accountant

•

Rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de jaarrekening en getrouw beeld van de accountant De accountant toets de betrouwbaarheid van de rechtmatigheidsverantwoording: juist, toereikend en volledig, geschikt voor het doel en het beeld komt overeen met de feiten. 12

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Rechtmatigheidsverantwoording Huidige situatie

Nieuwe situatie

Vooraf (T-1): Raad bepaalt kaders en normen voor accountantscontrole

Vooraf (T-1): Raad bepaalt kaders en normen voor rechtmatigheidsverantwoording en accountantscontrole.

Tijdens (T):College is verantwoordelijk voor naleven van wet- en regelgeving.

Tijdens (T): College is verantwoordelijk voor het naleven van wet- en regelgeving

13

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Rechtmatigheidsverantwoording (2) Huidige situatie

Nieuwe situatie

Naderhand (T+1): Accountant geeft een verklaring af over de rechtmatigheid, die mede bepalend is voor de strekking van de controleverklaring.

Naderhand (T+1): College legt in jaarstukken verantwoording af over rechtmatigheid. Rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van het oordeel over het getrouwe beeld, van de accountant.

Accountant licht controleverklaring en verslag van bevindingen toe in auditcommissie c.q. rekeningencommissie.

Gesprek tussen raad & college over rechtmatigheid.

14

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Ambitie: Enge zin of in ruime zin Rechtmatigheidsverantwoording

In Control Statement

Wettelijk minimum

Uitbreiden met doelmatigheid en doeltreffendheid

Rechtmati gheid

Juistheid

R

J V

Volledigheid

15

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Van rechtmatigheidsverantwoording naar In Control Statement DOELEN

RISICO’S

ORGANISATIE

ing

In Control Statement organisatie doelstellingen In Control Statement financiële doelstellingen

n van

te Krach

u n van e t h c Kra

ccoun a e d it

tant

licht p r e v k ettelij

CONTROLE

Rechtmatigheidsverantwoording

v omge e d t i u

W

EVALUATIE 16

Samenwerken aan inzicht en perspectief

De rol van de raad: een opdracht aan het college Opdrachtgever-/opdrachtnemerschap

• Het moet een overzichtelijke opdracht aan het college zijn. • De basis om een gesprek te kunnen voeren over de interne beheersing van de processen. • Een gesprek gevoerd door de Auditcommissie. • Processen zijn financieel van materiële omvang. • Welk grensbedrag hanteren wij? • 0%: meer zekerheid dan nu en intensief. • 1%: sluit aan bij de huidige praktijk en is het voorstel van het college. • 2% en 3%: accepteren meer dan de accountant. Willen wij dat?

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Wat betekent dit voor de processen met grote financiële omvang? Proces

Omvang (€)

Inkoop en aanbesteden Sociaal Domein Personeel Verbonden partijen Subsidies Belastingen Rechten en leges Algemene uitkering gemeentefonds Grondexploitatie

39,2 miljoen 16,0 miljoen 16,0 miljoen 5,6 miljoen 2,1 miljoen 24,3 miljoen 1,6 miljoen 39,4 miljoen 1,4 miljoen

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Een opdracht aan het college Opgenomen in het Controleprotocol 2021

• Een protocol voor het college en de accountant • Medio mei een bespreking met de auditcommissie • Juni/juli: behandeling in commissie S/M en vaststelling in de raad

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Het gesprek Opbouw van de opdracht aan het college: Voldoen aan wet en verordeningen bij financieel kritisch processen Proces

Wet

Verordening

Artikelen

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Voorbeeld van een gesprek: Sociaal Domein

PW

Verordening Participatiewet

Recht op voorziening

Het niet zichtbaar toepassen van de vermogenstoets leidt tot een onzekerheid voor rechtmatigheid van € 350.000 omdat het risico is dat een voorziening ten onrechte is verstrekt.

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Waar gaat het gesprek dan over?

Bijvoorbeeld: • Hoe kan het dat deze situatie is ontstaan? • Wat gaan we doen om dit te voorkomen? • Borgt het proces het risico dat een voorziening levensonderhoud ten onrechte wordt verstrekt? • Zijn risico’s inzichtelijk en zichtbaar beheersmaatregelen genomen? 22

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Het resultaat is:

• Inzicht in de processen en een basis voor blijvend verbeteren, het lerend vermogen van de organisatie! • Geen ongemakkelijk gesprek meer

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Voorbeeld een gesprek: Inkoop en aanbesteden

ABW

Inkoop en aanbestedingsbeleid

Aanbestedings procedure

Het telkens opdrachten geven aan hetzelfde bureau dat projectleiding verzorgt op opdrachten op civieltechnisch terrein leidt tot een onrechtmatigheid van € 30.000 omdat het bedrag voor Europees aanbesteden, € 214.000, wordt overschreden met een bedrag van € 30.000.

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Het vervolg voor 2021 Eind mei: • Is dit een heldere opdracht voor het college? • Specifieke aandachtspunten vanuit de auditcommissie. Juli: Controleprotocol 2021 vast te stellen door de raad 2e Bestuursrapportage in oktober: • Bevindingen interne controle 1e half jaar • Probleem, Risico, Oorzaak en Actie (PROA)

Samenwerken aan inzicht en perspectief

Het vervolg voor 2021 Begroting 2022: • Paragraaf bedrijfsvoering: • Hoe gaan we invulling geven aan de opdracht van de raad Jaarrekening 2021 in april 2022 • Inhoud van rechtmatigheidsverantwoording • Paragraaf bedrijfsvoering met uitleg en opnieuw PROA

Samenwerken aan inzicht en perspectief

College en organisatie Wat doen het college en de organisatie om gereed te zijn voor de komst van de rechtmatigheidsverantwoording?

• Onderzoek en Routeplan 2021-2024 • Aansluitend op het programma Sluis Opgeschut • Met ambitie Financieel in Control in 2024

Samenwerken aan inzicht en perspectief

R O U T E P L A N

2 0 2 1 2 0 2 4

Samenwerken aan inzicht en perspectief Organisatie

Controlepiramide

Wie

Organisatiegerichte Externe controles

VIC

Kwaliteitscontrole V uitvoeren

kwaliteit

Ctfs | invoercontrole | wetstechnische toets | 4 -ogen principe | gebruik formats | …

medewerkers

In control College: basis voor verantwo Raad ording MT: werkt dit proces Organisatie: proces inrichten

V V V

controle V

BT

29

Vragen?