RV wijzigen financiele en controleverordening 2023

Raadsvoorstel Pag. 1/4

Datum vergadering

08-02-2024

Omschrijving agendapunt

Voorstel tot het wijzigen van de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) Sluis 2023 en het wijzigen van de Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële functie (artikel 213 Gemeentewet) van de gemeente Sluis 2023

Portefeuillehouder

Mr. M.M.D. Vermue Samenvatting

Als gevolg van aanpassingen vanuit de Commissie BBV in de Kadernota Rechtmatigheid en het aanpassen van de modelverordening artikel 213 Gemeentewet door de VNG dienen de Controleverordening Sluis 2023 en de Financiële Verordening Sluis 2023 op een tweetal onderdelen te worden aangepast. Aan de raad, Aanleiding Begin november 2023 is door de Commissie Besluit Begroting en Verantwoording gemeentes en provincies (hierna: Commissie BBV) een aangepaste Kadernota Rechtmatigheid 2023 vastgesteld. De belangrijkste wijziging heeft betrekking op een verduidelijking met betrekking tot de definitie over begrotingsrechtmatigheid. Daarnaast heeft eind november de VNG geconcludeerd dat de toelichting bij de modelverordening artikel 212 (Controleverordening) niet matcht met het artikel waar deze wijziging betrekking op heeft. Aanpassing hiervan is dus noodzakelijk. Kadernota Rechtmatigheid 2023 In eerdere versies van de Kadernota rechtmatigheid ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording was de volgende definitie over begrotingsrechtmatigheid opgenomen: Begrotingsonrechtmatigheden: Hiervan is sprake als het College van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten afwijkt van de budgetten die door raad zijn vastgesteld.

Hiervan is sprake als het lasten- of investeringsbudget is overschreden(a), de baten (opbrengsten) door het doen of nalaten van een financiële beheershandeling lager zijn dan het door de raad vastgestelde budget (b) of voor het door de raad vastgestelde budget minder doelen of activiteiten zijn gerealiseerd dan begroot voor het betreffende budget (c). Deze definitie leidde tot conclusies dat onderschrijdingen van lasten of baten een begrotingsonrechtmatigheid (kunnen) zijn In de geactualiseerde Kadernota rechtmatigheid 2023 (november ’23) geeft de commissie BBV aan dat: Over- en onderschrijdingen van baten of onderschrijdingen van lasten/investeringen betreffen op zichzelf geen begrotingsonrechtmatigheden, maar het kan wel onrechtmatig zijn als deze afwijkingen niet tijdig in de (bijgestelde) begroting zijn verwerkt (m.a.w. niet tijdig aan de raad zijn gemeld). Het gaat dus om het tijdig melden. Wat tijdig is, wordt bepaald door de interne afspraken tussen de gemeenteraad en het college van B&W over het rapporteren van afwijkingen en het aanpassen van de begroting. De Commissie BBV vermeldt aanvullend dat, bijvoorbeeld met betrekking tot afwijkingen van de begroting die in de laatste vier maanden van het begrotingsjaar ontstaan, er gemeenten zijn die hebben afgesproken dat die in december nog in de gemeenteraad moeten worden behandeld en vastgesteld.

Andere gemeenten hebben besloten dat het tijdig is als deze afwijkingen bij de jaarrekening worden gemeld en toegelicht. Met de aanpassing van de definitie luidt deze in de kadernota rechtmatigheid 2023 nu als volgt:

Raadsvoorstel Pag. 2/4

Begrotingsonrechtmatigheden: Hiervan is sprake als het College van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt (1), toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld (2) en als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast (3). Voor de Financiële Verordening 2023 betekent dit dat vastgelegd moet worden wat onder “tijdig” moet worden verstaan. Gelet op de ervaringen van de afgelopen jaren waarbij er aan het eind van het jaar nog overdrachten vanuit het Rijk naar de gemeenten kwamen wordt voorgesteld om “tijdig” te definiëren wanneer deze afwijkingen bij de jaarrekening worden gemeld en toegelicht. Controleverordening Vanuit de VNG is aangegeven dat in de eerdere versie van de 'Model Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet)' aangegeven was dat de accountant zijn controles altijd met voorafgaande kennisgeving uitvoert. In de toelichting stond echter dat de accountant zijn werkzaamheden ook onaangekondigd kan doen.

In verband met de onafhankelijkheid van de accountant is het van belang dat de accountant inderdaad ook onaangekondigd kan controleren. Daarom is de tekst van het artikel in het model aangepast, zodat deze aansluit op wat er in de toelichting staat. Wat vindt de auditcommissie? De auditcommissie heeft het concept raadsvoorstel tot wijzigen van beide verordeningen in haar vergadering van 30 januari 2024 besproken. De commissie heeft geen opmerkingen bij dit voorstel.

Oostburg, 31 januari 2024 BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN SLUIS, De burgemeester van Sluis (treedt in de plaats van het college ingevolge artikel 42, lid 2. Gemeentewet) De burgemeester,

Mr. M.M.D. Vermue Bijlage(n):

a. Financiële verordening Sluis 2023 (na besluitvorming 08022024) b. Controleverordening Sluis 2023 (na besluitvorming 08022024)

Raadsvoorstel Pag. 3/4

DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS gelezen het voorstel van het college van Burgemeester en wethouders d.d.31 januari 2024; gelet op het bepaalde in artikel 149 alsmede de Kadernota rechtmatigheid 2023 (versie 2 november 2023) van de Commissie BBV, gehoord hebbende de auditcommissie d.d. 30 januari 2024;

BESLUIT: Artikel I De Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet), zoals vastgesteld d.d. 21 september 2023, wordt als volgt gewijzigd: Artikel 11 lid 4 komt te luiden: 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage d. Onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot uiterlijk bij de jaarrekening worden gemeld en toegelicht. Artikel II Dit artikel treedt in werking op 1 januari 2024 en is van toepassing met ingang van het begrotingsjaar 2023 Artikel III De Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet), zoals vastgesteld 11 mei 2023, wordt als volgt gewijzigd: Artikel 4 komt te luiden: Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2.

De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie. 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie en vertegenwoordigers van de gemeente. Artikel IV Artikel III treedt in werking op 1 januari 2024. Sluis, 8 februari 2024

Raadsvoorstel Pag. 4/4

DE RAAD VOORNOEMD, De griffier,

De voorzitter,

mr. P.T.G. Claeijs

mr. M.M.D. Vermue