RV Verordening rc +rvo 2025-02-25

Raadsvoorstel Pag. 1/3

Datum vergadering

22 mei 2025

Nr.

Omschrijving agendapunt

Voorstel om: 1. Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Sluis 2011 van 21 april 2011 (verder te noemen Reglement van orde 2011) in te trekken; 2. Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Sluis 2025 (verder te noemen Reglement van orde 2025 vast te stellen; 3. De Verordening op de raadscommissies van 23 juni 2022 in te trekken; 4. De Verordening op de raadscommissie 2025 vast te stellen.

Portefeuillehouder

Burgemeester M.M.D. Vermue Samenvatting

Na de bestuurscrisis van eind 2023 heeft uw raad een verbetertraject ingezet. Het adviesbureau &BAS heeft ons tot nu toe in dit traject begeleid. Een onderdeel hiervan is ook de wijze waarop de commissie- en raadsvergaderingen plaatsvinden. Een werkgroep (werkgroep bestuurscultuur) uit uw raad heeft de verordening op de raadscommissies en het Reglement van orde onder de loep genomen met het doel om structureel meer ruimte voor debat te creëren. In dit voorstel wordt de ruimte voor debat vooral gezocht door middel van de BOB-vergaderstructuur. Daarnaast worden er een aantal andere wijzigingen voorgesteld die de voorzitter van de vergadering ook de nodige instrumenten geeft om hierop te kunnen acteren. Ook is een aantal wijzigingen opgenomen/ geformaliseerd die eerder, met name in het presidium, zijn afgesproken

Aan de raad, Na de bestuurscrisis van eind 2023 heeft uw raad onder leiding van dhr. Eenhoorn een verbetertraject ingezet. Het adviesbureau &BAS heeft ons tot nu toe in dit traject begeleid. Een onderdeel hiervan is ook de wijze waarop de commissie- en raadsvergaderingen plaatsvinden. Bij veel raadsleden bestond het beeld dat meningen over raadsvoorstellen al in een vroeg stadium vast lijken te staan en te weinig besproken worden tijdens de vergaderingen. Een werkgroep (werkgroep bestuurscultuur) uit uw raad heeft de verordening op de raadscommissies en het Reglement van orde onder de loep genomen met het doel om structureel meer ruimte voor debat te creëren. BOB-structuur In dit voorstel wordt de ruimte voor debat vooral gezocht door middel van de BOB-vergaderstructuur. In de BOB structuur worden raadsvoorstellen in drie fases behandeld: de Beeldvormende, de Oordeelvormende en de Besluitvormende fase. De beeldvorming vindt veelal plaats in raadsbrede informatieve vergaderingen. Voor de oordeelvorming wordt de commissievergadering of een aparte opiniërende vergadering gebruikt. Besluitvorming vindt altijd plaats in de raadsvergadering. In dit raadsvoorstel wordt, in het Regelement van orde, de BOB-vergaderstructuur expliciet benoemd waarbij het presidium de taak heeft aan te geven welke agendapunten volgens de BOB-structuur behandeld worden (Artikel 5).

De toelichting op het Reglement van orde geeft een nadere uitleg van de BOB-vergaderstructuur. Verder wordt er, in dit raadsvoorstel, de uitvoering van de Oordeelvormende fase nader uitgewerkt in de Verordening op de raadscommissies (Artikel 21). Zo wordt er, in afwijking van de huidige verordening, de ruimte geboden om te vergaderen in drie spreektermijnen. In de eerste termijn kunnen nog informatieve vragen aan de portefeuillehouder gesteld worden. In de tweede termijn dient het debat tussen de commissieleden plaats te vinden met het doel dat commissieleden zich een oordeel vormen over het raadsvoorstel. In de derde termijn kan de protefeuillehouder nog een reflectie op het debat geven. De toelichting bij de Verordening op de raadscommissies geeft nadere uitleg. Andere voorgestelde wijzigingen Naast de voorgestelde wijzigingen in verband met de BOB-structuur worden er een aantal andere wijzigingen voorgesteld die de voorzitter van de vergadering ook de nodige instrumenten moet geven om hierop te kunnen

Raadsvoorstel Pag. 2/3

acteren. Daarnaast is een aantal wijzigingen opgenomen/geformaliseerd die eerder, met name in het presidium, zijn afgesproken. Voor het Reglement van orde zijn dit: • artikel 5 - de BOB-vergaderstructuur, als boven benoemd; • artikel 5a - het seniorenconvent, voor de behandeling aangelegenheden met een vertrouwelijk karakter; • artikelen 8 en 9 - de vergaderfrequentie (cyclus van zes weken) en oproep in spoedeisende gevallen; • artikel 23 – het principe van één woordvoerder per fractie. Voor de Verordening op de raadscommissies zijn dit: • artikel 2 - dat sportaccommodaties onder de commissie Samenleving/Middelen; • artikelen 3 en 27 – argumentatie bij het advies om B(espreek)stuk te maken; • artikel 10 - het formaliseren van de vergaderfrequentie op de dinsdag, in een cyclus van zes weken; • artikelen 13, 14 en 18 - de elektronische kennisgevingen; • artikel 21 – de BOB structuur en spreektermijnen (als boven benoemd). Verder is gekeken naar het model Reglement van orde en de modelverordening van de VNG. Dit heeft geresulteerd een aantal kleinere wijzigingen. De wijzigingen in het Reglement van orde 2025 en in de Verordening op de raadscommissie 2025 zijn geel gemarkeerd ten opzichte van het huidige Reglement van orde en de huidige Verordening. Tevens zijn de wijzigingen in de toelichtingen op het Reglement van orde en de Verordening in geel gemarkeerd.

HET PRESIDIUM VAN DE GEMEENTE SLUIS, De griffier,

De voorzitter,

mr. P.T.G. Claeijs

mr. M.M.D. Vermue

Bijlage(n): a. b. c. d. e. f.

Reglement van orde 2011. Concept-Reglement van orde 2025, plus aparte toelichting. VNG-modelverordening Reglement van orde. Verordening op de raadscommissies 2022, inclusief toelichting. Concept-verordening op de raadscommissies 2025, inclusief toelichting. VNG-modelverordening op de raadscommissies.

Raadsbesluit Pag. 3/3

DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS gelezen het voorstel van het presidium d.d. 15 april 2025; gelet op de artikelen 16 en 82 van de Gemeentewet;

BESLUIT: • • • •

het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Sluis 2011 van 21 april 2011 (verder te noemen Reglement van Orde 2011) in te trekken; het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Sluis 2025 (verder te noemen Reglement van Orde 2025) vast te stellen; de Verordening op de raadscommissies van 23 juni 2022 in te trekken; de Verordening op de raadscommissie 2025 vast te stellen.

Sluis, 22 mei 2025 DE RAAD VOORNOEMD, De griffier

De voorzitter

mr. P.T.G. Claeijs

mr. M.M.D. Vermue