RV Nota Raad Fase 3.docx

Raadsvoorstel Pag. 1/3

Datum vergadering Omschrijving agendapunt Portefeuillehouder

22 juni 2023 Voorstel tot begrotingswijziging ten behoeve van Fase 3: Camera’s raadzaal Belfort Sluis Burgemeester mr. M.M.D. Vermue

Samenvatting Op 25 november 2022 bracht de gemeenteraad een bezoek aan de gemeente Schouwen-Duiveland. Daar maakten zij kennis met het gebruik van audio/visuele middelen voor het live streamen van raadsvergaderingen in beeld en geluid. Op 17 januari 2023 besprak het presidium het onderwerp: derde fase aanpassing audio en video raadzaal Belfort en gaf groen licht voor verdere besluitvorming hierop. Voor de implementatie van fase drie moet nog budget worden voorzien. De investeringskosten voor de implementatie van de audio en video worden geraamd op bedragen € 90.000,00 exclusief btw. De structurele kosten bestaan uit kosten voor extra personele ondersteuning van de griffier tijdens de vergaderingen en hostingkosten. De structurele kosten worden geraamd op respectievelijk € 11.000,00 en € 500,00 per jaar. Aan de raad, Na de implementatie van fase drie kunnen externe deelnemers en toehoorders op digitale wijze volledig geïntegreerd deelnemen aan de vergadering. Dit betekent dat zij alles kunnen zien en horen van wat er zich in de vergaderzaal plaatsvindt en ook zelf aan de vergadering kunnen deelnemen met behulp van een microfoon, digitale stemmogelijkheid en eventuele spreektijd.

De volledige implementatie bestaat uit de volgende aspecten: ➢ Volledig automatisch camera volgsysteem ➢ Bediening audiovisuele apparatuur ➢ Vergadersoftware ➢ Hybride vergadermogelijkheid ➢ Draadloos en bekabelde aansluitmogelijkheden voor presentaties ➢ Fall-Back scenario ➢ Slechthorende voorziening Het fall-back scenario houdt in dat wanneer zich onverhoopt een probleem voordoet met de laptop met hierop de vergadersoftware, beeld en geluid toch doorgegeven blijven worden voor opname en uitzending via internet. De vergadering kan volledig doorgang vinden terwijl in de tussentijd het probleem met de laptop kan worden opgelost. Om slechthorenden in de raadzaal de gelegenheid te bieden om de vergadering te volgen via een persoonlijk hoortoestel, wordt een oplossing aangeboden die het mogelijk maakt om dit via hun smartphone te realiseren. Door gebruik te maken van een gratis applicatie (app), wordt de gebruiker in staat gesteld de vergadering via een persoonlijk hoortoestel of een hoofdtelefoon (oortje) te volgen. Om de implementatie van fase drie te kunnen bekostigen moet budget worden voorzien voor zowel het dekken van de investeringskosten als voor structurele personele meerkosten voor ondersteuning van de griffier tijdens de vergaderingen.

In Schouwen-Duiveland is namelijk de ervaring dat er specifieke inzet nodig is voor de bediening van de apparatuur tijdens de raadsvergaderingen. Op basis van de vergaderkalender gemeenteraad 2023 ramen we deze inzet jaarlijks op 40*4 uur. Wij stellen een dekking voor 'ten laste van begrotingssaldo' voor de volgende kosten: ➢ ➢

Aanschaf en implementatie fase 3 eenmalig € 90.000,00 welke in 5 jaar wordt afgeschreven met een bedrag van € 21.800,00. De structurele lasten voor extra personele ondersteuning bedragen € 11.000,00 en de hostingkosten € 500,00 op jaarbasis.

Raadsvoorstel Pag. 2/3

Oostburg, 16 mei 2023 BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN SLUIS,

De secretaris,

De burgemeester,

S.I. de Kievit-Minnaert

mr. M.M.D. Vermue

Bijlage(n): Geen

Raadsvoorstel Pag. 3/3

DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 16 mei 2023

gelet op artikel 147, lid 2 en 189 van d Gemeentewet; BESLUIT: Besluiten om in te stemmen met het voorstel tot begrotingswijziging en daarmee het beschikbaar stellen van de benodigde financiële middelen.

Sluis, 22 juni 2023 DE RAAD VOORNOEMD, De griffier,

De voorzitter,

mr. P. T. G Claeijs

mr. M. M. D. Vermue