RV controleprotocol en normenkader

Raadsvoorstel Pag. 1/5

Datum vergadering Omschrijving agendapunt Portefeuillehouder

31 oktober 2024 Voorstel tot het vaststellen van het controleprotocol 2024 en het normenkader 2024 Wethouder C. Simons

Samenvatting Met ingang van het verslagjaar 2023 legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid van de naleving van de financiële beheershandelingen waarbij de controle op de getrouwheid de verantwoordelijkheid van de accountant is gebleven. Met dit voorstel wordt uw raad gevraagd het controleprotocol 2024 en het normenkader 2024 vast te stellen, inclusief de toleranties die door de accountant gehanteerd moeten worden voor getrouwheid. Het vaststellen van het controleprotocol 2024 en normenkader 2024, inclusief rapporteringsgrens, is noodzakelijk omdat hiermee de controleopdracht aan de accountant wordt vastgelegd maar ook de kaders biedt waarbinnen het college haar controles voor de rechtmatigheid dient in te richten. De te hanteren goedkeuringstoleranties, ten aanzien van de getrouwheid en de rapporteringsgrens dienen door de raad te worden bevestigd. Wat betreft de verantwoordingspercentages en rapporteringsgrens in het kader van de rechtmatigheid voor het college, deze zijn vastgelegd in artikel 9 van de door de raad d.d. 21 september 2023, vastgestelde Financiële Verordening Sluis 2023. Op 19 augustus jl. is dit raadsvoorstel in de auditcommissie besproken. De commissie had geen aanvullende opmerkingen. Aan de raad, Inleiding Sinds het boekjaar 2023 legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid van financiële beheershandelingen.

De accountant is verantwoordelijk gebleven voor de controle op de getrouwheid maar controleert wel hetgeen door het college in de rechtmatigheidsverantwoording is vermeld. De rechtmatigheidsverantwoording wordt namelijk onderdeel van de jaarrekening. Sinds het verslagjaar 2023 bepaalt de gemeenteraad de verantwoordings- en rapporteringsgrens voor het college waar het gaat om de rechtmatigheid(-sverantwoording). Uw raad heeft deze grenzen en percentages vastgelegd in artikel 9 bij de vaststelling van de Financiële Verordening Sluis 2023. Uw gemeenteraad dient, conform de bepalingen in de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV, het normenkader (de te controleren wet- en regelgeving) en het controleprotocol vast te stellen. Vergeleken met vorig jaar is de belangrijkste wijziging –naast de jaarlijkse aanpassingen van de verordeningen- (wederom) de uitbreiding van het aantal Sisa-regelingen. Over het verslagjaar 2023 heeft ons college, op verzoek van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, gehandeld naar de geest van de wet omdat de rechtmatigheidsverantwoording nog niet volledig in de relevante wet- en regelgeving was verankerd. Indien de wetgeving voor het verslagjaar 2024 niet tijdig wordt aangepast is het de intentie van het college om te handelen zoals ook over het verslagjaar 2023.

Het verslagjaar 2024 is overigens het laatste jaar van de overeenkomst met onze huidige accountant Baker Tilly.

Raadsvoorstel Pag. 2/5

Controleprotocol 2024 In het bijgevoegde concept controleprotocol 2024 worden de goedkeuringstoleranties en rapportagetoleranties benoemd. Deze toleranties zijn van belang voor de accountant ten behoeve van de jaarrekeningcontrole en dienen door uw raad te worden vastgesteld.

Getrouwheid Een aantal begrippen: Goedkeuringstolerantie: Dit zijn de wettelijke minimum gestelde toleranties ten behoeve van de accountant in haar oordeelsvorming over afgifte van een goedkeurende controleverklaring. Rapporteringstolerantie: Het vastgestelde bedrag waarboven de accountant geconstateerde fouten en onzekerheden altijd opneemt in de rapportage van controlebevindingen. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.

De goedkeuringstoleranties voor het aspect getrouwheid (zie onderstaande tabel) zijn overeenkomstig voorgaande jaren, wet Bado en landelijke adviezen en de percentages waarop de accountant haar offerte heeft gebaseerd.

Gelet op de omvang van de lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves) voor 2024, initieel begroot op € 100 miljoen (afgerond), betekent dit dat de maximale fout respectievelijk maximale onzekerheid € 1.000.000 resp. € 3.000.000 mogen bedragen om voor een goedkeurende verklaring met betrekking tot de getrouwheid in aanmerking te kunnen komen. In bijgevoegd concept controleprotocol 2024 is uitgegaan van een rapportagegrens van € 50.000. Hiermee bevestigen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in het accountantsverslag.

Rechtmatigheid Binnen de rechtmatigheidsverantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen afwijkingen, fouten (onrechtmatigheden) en onduidelijkheden en begrotingsonrechtmatigheden. Deze begrippen zijn onderling niet uitwisselbaar, al kan er wel sprake zijn van overlap. 1. Afwijkingen: posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen (fouten) en posten, waarbij voor het College van B&W een onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid.

Raadsvoorstel Pag. 3/5

2. Fouten: rechtmatigheidsfouten treden op bij financiële beheershandelingen, waarbij de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet is nageleefd. 3. Onduidelijkheden: indien het College van B&W in het kader van de verslaggeving niet kan aangeven of er sprake is van een rechtmatigheidsfout of niet. 4. Begrotingsonrechtmatigheden: Hiervan is sprake als het College van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten afwijkt van de budgetten die door de raad zijn vastgesteld. Hiervan is sprake als het lasten- en investeringsbudget is overschreden (a), de baten (opbrengsten) door of nalaten van een financiële beheershandeling lager zijn dan door het door de raad vastgestelde budget (b) of voor het door de raad vastgestelde budget minder doelen of activiteiten zijn gerealiseerd dan begroot voor het betreffende budget (c).

In artikel 9 van de Financiële Verordening Sluis 2023 is, ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording, het volgende vastgelegd:

Het normenkader dient uiterlijk voor de aanvang van de jaarrekeningcontrole te zijn vastgesteld. Wij starten onze rechtmatigheidscontroles al in de loop van 2024 en hebben hiervoor afstemming met onze accountant. Overeenkomstig de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV is het normenkader rechtmatigheid een inventarisatie van de voor de rechtmatigheidscontrole relevante regelgeving. Het normenkader rechtmatigheid is een bijlage bij het controleprotocol.

Raadsvoorstel Pag. 4/5

Behandeling auditcommissie In de vergadering van de auditcommissie van 19 augustus jl. is het concept-raadsvoorstel besproken. De commissie had geen opmerkingen bij dit voorstel.

Alternatieven/Risico’s Uw raad kan ervoor kiezen, ten behoeve van de getrouwheid, lagere goedkeurings- en/of rapporteringstoleranties vast te stellen. De consequentie van een dergelijke keuze is dat de controlewerkzaamheden door de accountant èn het college aanzienlijk uitgebreid moeten worden hetgeen gevolgen kan hebben voor de controlekosten en de planning.

Wij stellen u voor: • het Controleprotocol 2024 en Normenkader 2024 vast te stellen.

Oostburg, 27 augustus 2024 Hoogachtend,

De secretaris,

De burgemeester,

S.I. de Kievit-Minnaert

mr. M.M.D. Vermue

Bijlage(n): a. Controleprotocol 2024 b. Bijlage 1 Normenkader 2024 inclusief toetsingskader

Raadsvoorstel Pag. 5/5

DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 27 augustus 2024

gelet op artikel 213 van de Gemeentewet, het bepaalde in het Besluit Begroting en Verantwoording, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en de Financiële Verordening Sluis 2023, bespreking in de auditcommissie van 19 augustus 2024 en na behandeling in de raadscommissie Samenleving/Middelen van 15 oktober 2024;

BESLUIT: • het Controleprotocol 2024 en Normenkader 2024 vast te stellen.

Sluis, 31 oktober 2024 DE RAAD VOORNOEMD, De griffier,

De voorzitter,

mr. P. T. G Claeijs

mr. M. M. D. Vermue