Raadvoorstel Parkeren 2.0. financiële afhechting van fase 1 en invulling fase 2 en 3

Raadsvoorstel Pag. 1/4

Datum vergadering

25 februari 2021

Omschrijving agendapunt

Parkeren 2.0. financiële afhechting van fase 1 en invulling fase 2 en 3

Portefeuillehouder

M. Poissonnier Samenvatting

De raad wordt voorgesteld om ten aanzien van het project Parkeren 2.0 1. in te stemmen met het opvangen van de overschrijding uit fase 1 met de middelen uit fase 3; 2. in te stemmen met het tot nader order ‘on hold’ zetten van fase 3; 3. in te stemmen met het starten van fase 2 en daartoe - in te stemmen met het invullen fase 2 met middelen uit fase 3; - in te stemmen met een positieve bijstelling van de opbrengsten parkeervergunningen.

Aan de raad, In 2019 startte de gemeente Sluis met het Project Parkeren 2.0.. De scope van het project omvat 3 fasen: de vervanging van het parkeerautomaten bestand, de digitalisering van het vergunningensysteem en de inzet van mobiele handhavingsmiddelen zoals een scanauto. Dit voorstel betreft de financiële afhechting van fase 1 en de invulling van fase 2 en 3. Bij aanvang van het project werd voor fase 1 € 250.000 begroot. De onvoorziene uitgaven, het oplossen van de knelpunten en de meerkosten voor aankoop, installatie en aanpassingen hebben geleid tot uitgavenpost van totaal € 453.019; voor de aanschaf en installatie was uiteindelijk € 395.691 nodig en in verband met het niet behoorlijk functioneren van de bestaande touchscreens bleek voor de vervanging € 58.328 benodigd te zijn. Daarmee bedraagt de overschrijding in fase 1 € 203.019. In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de uitgaven. Ten aanzien van fase 2, de digitalisering van het vergunningensysteem, is tot op heden structureel € 20.000 in de begroting opgenomen voor het gebruik van software voor een digitaal vergunningensysteem. Voor de aanschaf van mobiele handhavingsmiddelen, een scanauto inclusief uitrusting en software (fase 3), is in de begroting € 209.000 als kredietbedrag opgenomen.

Om lering te trekken uit de ervaringen in fase 1, gaf het college opdracht om, voorafgaand aan de start van de vervolgfasen 2 en 3, de aard en omvang van de ambities bij parkeren, de te behalen exploitatieverbetering en de benodigde randvoorwaarden in beeld te brengen. Bij de uitvoering van deze opdracht is gekeken naar de huidige situatie in Sluis, zowel financieel als op basis van personele inzet en beleidsambities. Daarnaast is gekeken welke ontwikkelingen er landelijk spelen op parkeergebied en wat hierbij gangbare kosten zijn. Ten aanzien van fase 2 is het advies uit het onderzoek om door te gaan met de digitalisering van de uitgifte van parkeervergunningen in combinatie met het registeren van parkeervergunningen op kenteken met inachtneming van een aantal aanbevelingen. Systemen voor digitale vergunningen en een digitaal loket zijn inmiddels goede gebruiksvriendelijke systemen, die ook voldoen aan privacy voorwaarden. Ze bieden kansen voor zowel efficiëntieverbetering, betere dienstverlening en anticiperen op groei van het parkeerareaal. Voor een goede werking van kenteken-parkeren zijn bedrijfszekere digitale verbindingen nodig. De ligging van de gemeente Sluis in het westen van Zeeuws Vlaanderen heeft in fase 1 geleerd dat er de nodige aandacht besteed moet worden aan deze verbindingen bij technologische oplossingen in de buitenruimte om bedrijfszeker te kunnen werken.

Voor wat betreft fase 3 is het advies om een pas op de plaats te maken en de keuze voor inzet van een scanauto met bijbehorend automatiseringsplatform voorlopig uit te stellen.

Raadsvoorstel Pag. 2/4

Financiële afhechting fase 1 Voor wat betreft fase 1 is de conclusie dat het vooraf aangevraagde krediet voor de vervanging van de parkeerautomaten te gering is geweest. Om fase 1 financieel af te hechten wordt voorgesteld om fase 3, conform het advies uit het onderzoek, voor onbepaalde tijd ‘on hold’ te zetten en de middelen die voor fase 3 beschikbaar waren gesteld in te zetten voor het opvangen van de overschrijdingen uit fase 1. De benodigde dekkingsmiddelen voor de overschrijding van het investeringskrediet uit fase 1 bedragen jaarlijks €24.400. Bij het ‘on hold’ zetten van de investering uit fase 3 (scanauto) komt jaarlijks € 42.000 aan begrootte afschrijving en rente vrij. Dit kan ingezet worden om de overschrijding van fase 1 te dekken. ‘On Hold’ voor fase 3 betekent concreet dat er voorlopig geen scanauto inclusief uitrusting en ondersteunende hard- en software wordt aangeschaft.

Fase 2 Het advies uit het onderzoek is om door te gaan met de digitalisering van de uitgifte van parkeervergunningen in combinatie met het registeren van parkeervergunningen op kenteken. Het resultaat van fase 2 moet dan ook een werkend digitaal parkeervergunningensysteem zijn. Een digitaal vergunningensysteem inclusief een digitaal aanvraagproces met web-loket vraagt, naast het gebruik van een systeem waarin de kentekens van vergunningen geregistreerd worden de volgende voorbereiding: * Het opstellen van een kostenbegroting op basis van actuele uitgangspunten; - benodigde diensten (software, configuratie, onderhoud) - organisatorische gevolgen (personele inzet, management van de digitale parkeerketen)

* Het opstellen van een programma van eisen waarmee de benodigde systemen en diensten kunnen worden ingekocht; * Het opstellen van een implementatieplan; * Het opstellen van een communicatieplan. Daarnaast dient een herziening van de aanwijzingsbesluiten betaald parkeren plaats te vinden, het productportfolio te worden gestructureerd en de parkeerverordening te worden geactualiseerd. Het voorbereiden, opstellen van een programma van eisen, het uitvragen en implementeren vraagt een doorlooptijd van circa 9 maanden. Deze voorbereidingen kunnen in de periode tot 1 januari 2022 gebeuren zodat het geheel op 1 januari 2022 klaar staat voor gebruik. In aanloop naar die datum kan dan ook de benodigde communicatie over de invoering van het nieuwe systeem plaatsvinden. Voor wat betreft het benodigde krediet voor fase 2 is de inschatting dat voor de eenmalige inrichting van het systeem € 50.000 nodig is. De geschatte jaarlijkse vaste lasten voor een digitaal parkeer vergunningensysteem bedragen € 30.000 per jaar. Deze inschatting is gebaseerd op de resultaten van het onderzoek en op de gesprekken met marktpartijen. De werkelijke kosten worden eind Q1 ter goedkeuring aan het college voorgelegd.

Raadsvoorstel Pag. 3/4

Financiële invulling fase 2: Van de jaarlijks terugkerende kosten voor fase 2 (€ 30.000) is reeds € 20.000 opgenomen in de begroting. De aanvullende € 10.000 kan gedekt worden uit het resterende deel van de vrijkomende afschrijvingslasten uit fase 3 (scanauto). De eenmalige € 50.000 zal rechtstreeks aan de exploitatie onttrokken moeten worden omdat activeren niet mogelijk is (software wordt geen eigendom). Hiervoor kan eenmalig € 35.000 onttrokken worden uit de reeds begrootte (restant) afschrijving, rente, verzekering en onderhoudskosten software t.b.v. de scanauto uit fase 3. Voor de overige € 15.000 kunnen we dekking vinden in de opbrengsten parkeervergunningen. Deze zijn de afgelopen jaren structureel hoger dan begroot en ook voor 2021 wordt verwacht dat de opbrengst € 18.000 hoger is dan geraamd. Voorgesteld wordt om hiervoor een structurele (positieve) bijstelling te maken in de begroting. Opgemerkt wordt dat met de voorgestelde dekking voor overschrijding fase 1 en de invulling fase 2 gebruik gemaakt wordt van de reeds begrootte middelen voor fase 3. Indien op enig moment alsnog overgegaan wordt tot aanschaf van een scanauto zal de dekking hiervan volledig opnieuw in kaart gebracht moeten worden en zijn geen middelen hiervoor meer beschikbaar uit het oorspronkelijke plan.

Voorgesteld wordt om a. het raadsvoorstel vast te stellen en aan de gemeenteraad voor te leggen; b. in te stemmen met het opvangen van de overschrijding uit fase 1 met de middelen uit fase 3; c. in te stemmen met het tot nader order ‘on hold’ zetten van fase 3; d. in te stemmen met het starten van fase 2 en daartoe - in te stemmen met het invullen fase 2 met middelen uit fase 3; - in te stemmen met een positieve bijstelling van de opbrengsten parkeervergunningen. Sluis, 25 februari 2021 BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN SLUIS, De secretaris,

De burgemeester,

S.I. de Kievit-Minnaert

mr. M.M.D. Vermue

Bijlage(n): 1.Samenvatting uitgaven fase 1

Raadsvoorstel Pag. 4/4

DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 25 februari 2021; gehoord het advies van de Commissie Ruimte/AB d.d. 9 februari 2021 BESLUIT: 1. in te stemmen met het opvangen van de overschrijding uit fase met de middelen uit fase 3; 2. in te stemmen met het tot nader order ‘on hold’ zetten van fase 3; 3. in te stemmen met het starten van fase 2 en daartoe - een eenmalig kredietbedrag á € 50.000 beschikbaar te stellen - een bedrag á € 30.000,- per jaar op te nemen in de reguliere begroting ten behoeven van Parkeren 2.0.

Sluis, 25 februari 2021

DE RAAD VOORNOEMD, De griffier,

De voorzitter,

mr. P.T.G. Claeijs

mr. M.M.D. Vermue