Raadsvoorstel zienswijze overdracht VTH archieftaken RUD Zeeland -

Raadsvoorstel Pag. 1/4

Datum vergadering Omschrijving agendapunt Portefeuillehouder

3 juli 2025 Voorstel tot het indienen van een negatieve zienswijze tegen de overdracht van de VTH archieftaken RUD Zeeland Wethouder B. Van Assche

Samenvatting Op 14 april 2025 heeft het dagelijks bestuur van RUD Zeeland ingestemd met het voorstel Overdracht VTH Archieftaken. Tevens heeft het dagelijks bestuur ingestemd met het voorleggen van het voorstel voor zienswijze aan de deelnemers. De zienswijze kan tot en met 25 juli 2025 worden ingediend. Wij stellen uw raad voor een negatieve zienswijze in te dienen tegen het voorstel. Het gaat dan met name over het feit dat de RUD deze taak zelf wil uitvoeren, maar ook over de personele en financiële consequenties van de overdracht van de VTH archieftaken.

Aan de raad, De colleges (B&W en GS) zijn verantwoordelijk voor de archivering en het beheer van de dossiers op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) die bij de RUD Zeeland gevormd worden. Vanaf de start van de RUD Zeeland in 2014 zijn de VTH-dossiers niet op een duurzaam toegankelijke manier gearchiveerd, omdat daar geen goede afspraken over zijn gemaakt. Doordat de colleges van B&W en GS geen zicht hebben op de kwaliteit en beschikbaarheid van de dossiers, lopen zij hierdoor financiële en juridische risico’s. Daarnaast bestaat er serieuze kans op imagoschade als er een incident plaatsvindt en de benodigde informatie niet (direct) beschikbaar is. Al enkele jaren wordt gesproken over hoe de archivering van dossiers op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) zou moeten plaatsvinden. De werkgroep Archivering RUD Zeeland is van mening dat de urgentie om tot een oplossing te komen groot is. Langer wachten betekent daarnaast dat de benodigde inhaalslag in een later stadium groter is waardoor de kosten stijgen. In samenwerking met deze werkgroep is daarom het voorstel tot stand gekomen om alle deelnemers de archieftaken te laten mandateren aan de RUD Zeeland. Inhoud van het voorstel Het dagelijks bestuur (DB) van de RUD Zeeland stelt voor om: 1. 2. 3. 4.

Het Zeeuws e-depot aan te wijzen als archiefbewaarplaats voor digitale RUD VTH dossiers. De rol van archivaris voor alle colleges bij het Zeeuws Archief te beleggen. De RUD volledig te mandateren voor de uitvoering van de archieftaken. De (vrijvallende) middelen inzetten ter dekking van de kosten.

Voor de uitvoering van deze taken vraagt RUD Zeeland 3 fte. Daarnaast moeten er jaarlijks kosten gemaakt worden voor de aansluiting bij het Zeeuws Archief e-Depot en voor ondersteuning van de archivaris Zeeuws Archief. Totaal gaat dit om een bedrag van € 414.693 structureel en € 20.000 incidenteel voor opleiding/werving. Deze extra kosten moeten door de deelnemers worden ingebracht. Voor de gemeente Sluis stijgt de deelnemersbijdrage hierdoor met € 31.641. Advies begeleidingscommissie Zowel het DB-voorstel als ook het AB-voorstel voor het laten uitvoeren van de VTH-archieftaken door de RUD Zeeland en het Zeeuws Archief aan te wijzen als archiefbewaarplaats, zijn akkoord bevonden door de

Raadsvoorstel Pag. 2/4

begeleidingscommissie. Wel onder de voorwaarde dat deelnemers hiervoor collectief de eigen taak hiervoor mandateren aan de RUD en de benodigde financiële middelen hiervoor beschikbaar stellen. De begeleidingscommissie geeft daarom een positief advies aan het DB om het voorstel over de VTHarchieftaken door te zetten richting het AB. Overwegingen Het Zeeuws e-Depot aan te wijzen als archiefbewaarplaats voor de digitale RUD/VTH-dossiers heeft als voordeel dat voor alle RUD/VTH-dossiers overbrenging en raadpleging op uniforme wijze plaatsvindt. Dit ligt voor de hand aangezien alle deelnemende colleges een principe-uitspraak gedaan hebben om (op termijn) aan te sluiten op het Zeeuws e-Depot. Het Zeeuws Archief is reeds voor de helft (6 van de 12) deelnemende colleges de archivaris. Indien het Zeeuws e-Depot de archiefbewaarplaats wordt voor alle deelnemers is het logisch om ook de rol van archivaris bij het Zeeuws Archief te beleggen. Consequentie van deze insteek is dat de RUD volledig mandaat krijgt van de deelnemers voor de uitvoering van de archieftaken zoals vernietiging, overbrenging en conversie/migratie/emulatie. De inhoudelijke kennis van de RUD-dossiers ligt bij de RUD en niet bij de deelnemende colleges. Zij kunnen dan ook het beste een keuze maken over deze VTH-dossiers.

Daarnaast levert het voor zowel de RUD als de colleges efficiency op, aangezien het uitvragen van toestemming voor de vernietigingslijsten van de deelnemers via één proces verloopt. De intentie om de mandatering van de archieftaken naar de RUD-Zeeland te brengen, is niet onlogisch. De RUD-Zeeland is inhoudelijk beter van de dossiers op de hoogte dan de deelnemers. Door de taken uit te laten voeren door de RUD zijn er de minste overdrachtsmomenten en wordt informatie direct aan de bron dusdanig verrijkt dat archiveren de minste moeite kost. Het is ons echter onduidelijk waarom de archivering van VTH-dossiers geen onderdeel uitmaakt van de PIOFAC-taken waarover een dienstverleningsovereenkomst met de Provincie Zeeland is aangegaan. Naar onze mening valt archivering onder Informatie(voorziening) en moet het daardoor onderdeel uitmaken de dienstverleningsovereenkomst met betrekking tot PIOFAC-taken. De Provincie Zeeland heeft daarnaast ervaring met archiveren én is reeds aangesloten bij het Zeeuws Archief als archiefbewaarplaats. We zijn dan ook van mening dat deze optie met haar synergievoordelen verder moet worden onderzocht alvorens een besluit te kunnen nemen over de wijze van archiveren van VTH-dossiers. Daarnaast vragen wij ons af of het noodzakelijk is om structureel 3 fte in dienst te nemen voor uitvoering van de archieftaken. In het voorstel is dit onvoldoende onderbouwd.

Als de synergievoordelen door het onderbrengen van de taken in de PIOFAC overeenkomst verder worden onderzocht, blijkt dit wellicht ook niet noodzakelijk. Anderzijds is er wellicht tijdelijk extra personeel nodig in verband met het maken van een inhaalslag, maar niet of minder structureel. In de raadsvergadering van 3 juli 2025 staat ook de begroting 2026 van de RUD Zeeland voor zienswijze geagendeerd. Deze is opgenomen in het verzamelvoorstel voor de financiële stukken van alle gemeenschappelijke regelingen. De financiële consequenties van dit voorstel zijn niet in de begroting 2026 van de RUD Zeeland opgenomen en ook niet als ontwikkeling benoemd. Er is verder geen begrotingswijziging toegevoegd aan het voorstel. Onduidelijk is of de financiële consequenties nog in een aparte begrotingswijziging worden ondergebracht.

Raadsvoorstel Pag. 3/4

Zienswijze Wij stellen uw raad voor een negatieve zienswijze in te dienen tegen het voorstel zoals verwoord in bijgevoegde concept zienswijze. Het gaat dan met name over het feit dat de RUD deze taak zelf wil uitvoeren en niet onderbrengt bij de dienstverleningsovereenkomst met Provincie voor de PIOFAC-taken. Maar ook over de personele en financiële consequenties van de overdracht van de VTH archieftaken.

Oostburg, 10 juni 2025 Hoogachtend,

De secretaris,

De burgemeester,

S.I. de Kievit-Minnaert

mr. M.M.D. Vermue

Bijlage(n): Concept raadsvoorstel en -besluit met de volgende bijlagen: a. b. c. d. e. f. g. h. i.

Begeleidende brief RUD Zeeland Concept AB-voorstel Advies Begeleidingscommissie Adviesbrief kleine werkgroep Rapport van het Zeeuws Archief Memo Uitwerking voor beschikstelling Memo steekproef huidige staat VTH Mandatering archieftaken Concept zienswijze

Raadsvoorstel Pag. 4/4

DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 10 juni 2025.

gelet op artikel 47 van de gemeenschappelijke regeling RUD Zeeland; BESLUIT: een negatieve zienswijze in te dienen tegen het voorstel Overdracht VTH archieftaken RUD Zeeland zoals verwoord in bijgevoegde concept zienswijze.

Sluis, 3 juli 2025 DE RAAD VOORNOEMD, De griffier,

De voorzitter,

mr. P. T. G Claeijs

mr. M. M. D. Vermue