Raadsvoorstel verhuizing beheer en toezicht archief

Raadsvoorstel Pag. 1/5

Datum vergadering Omschrijving agendapunt Portefeuillehouder

22 mei 2025 Voorstel om financiële middelen beschikbaar te stellen voor verhuizing, beheer en toezicht gemeentearchief Wethouder C. Simons

Samenvatting Met dit voorstel verzoeken wij u om middelen beschikbaar te stellen voor het verhuizen van het analoog gemeentearchief naar, en het archiefbeheer en -toezicht onder te brengen bij het Zeeuws Archief te Middelburg. Wij zijn ervan overtuigd dat deze investering de beste keuze is om te komen tot een toekomstbestendige archieffunctie, waarbij wordt voldaan aan relevante wetgeving, de kwaliteit van beheer en dienstverlening wordt geborgd, de beste prijs-kwaliteitverhouding heeft en past binnen de kaders van de gebiedsontwikkeling Oostburg. Het zelf blijven uitvoeren van de archieffunctie laat op korte en lange termijn onoverkomelijke problematiek zien.

Aan de raad,

Inleiding In uw vergadering van 27 maart 2025 nam u het besluit om het bouwarchief te digitaliseren en voor het digitaal gemeentearchief aan te sluiten op het Zeeuws e-Depot. Over ons voorgenomen besluit van 17 december 2024 betreffende het verhuizen van het analoog gemeentearchief naar, en het archiefbeheer en -toezicht onder te brengen bij het Zeeuws Archief te Middelburg, nam u nog geen besluit. U besloot om de informatiebijeenkomst van ZorgSaam over hun zorgontwikkeling en plannen in het kader van Vitaal Oostburg van 1 april jongstleden af te wachten. ZorgSaam heeft op deze informatieavond nogmaals bevestigd dat ZorgSaam haar afspraken zal nakomen en de grondruilovereenkomst niet wenst te ontbinden. Ook is duidelijk geworden dat zij alle gronden nodig hebben en er in hun plannen geen ruimte is voor behoud van de huidige archiefbewaarplaats. ZorgSaam houdt vast aan de afgesproken planning en wil in 2030 opleveren. Dit betekent dat de huidige archiefbewaarplaats niet kan blijven staan en uiterlijk op 31 december 2026 afgebroken moet zijn. Voor ons betekent dit dat de verhuizing van de archieven uit de archiefbewaarplaats uiterlijk 1 juli 2026 moet zijn voltooid. De totale doorlooptijd van het verhuizen van het archief naar een andere locatie wordt gesteld op 10 maanden.

Dit laat geen verder uitstel toe over de keuze van de toekomstige plaats van het archief en er zal een besluit moeten worden genomen om het archief te gaan verhuizen. Aanleiding Uit externe onderzoeken (2022, 2023, 2024) blijkt dat ons informatie- en archiefbeheer onvoldoende op orde is. Dit als gevolg van ontwikkelingen zoals digitalisering, toegankelijkheid en aangescherpte wetgeving. De conclusie uit deze onderzoeken is bevestigd in een afgelopen najaar uitgevoerde archiefaudit in opdracht van Gedeputeerde Staten, de wettelijk toezichthouder op dit gebied. Kort samengevat is de conclusie uit deze audit dat onze informatiehuishouding onvoldoende op orde is. De audit werd uitgevoerd op basis van de huidige Archiefwet (1995). Op 18 februari 2025 nam de Tweede Kamer een nieuwe en strengere Archiefwet (2021) aan. Genoemde onderzoeken en audit maken dat wij een toekomstbestendige keuze moeten maken. De snelheid waarmee we dat proces vormgeven wordt mede bepaald door onze ambities in het kader van de voorgenomen gebiedsontwikkeling Oostburg in het project Vitaal Oostburg. De gebiedsontwikkeling noopt immers tot heroriëntatie op de plaats waar thans het gemeentelijk archief is gesitueerd.

Raadsvoorstel Pag. 2/5

Onderzochte alternatieven Op 11 juni 2024 besloten wij onderzoek te laten verrichten naar verschillende scenario’s voor de toekomst van het gemeentearchief. In de raadsinformatiebrief van 19 december 2024 informeerden wij u over onze bevindingen. Behalve ons voorkeursscenario (scenario 3) onderzochten wij twee andere scenario’s. In beide andere scenario’s bleef het fysieke gemeentearchief behouden in de gemeente Sluis, waarbij wij een variant onderzochten met beheer en toezicht in eigen hand (scenario 1) en een variant waarbij beheer en toezicht wordt uitbesteed aan het Zeeuws Archief (scenario 2). Het Zeeuws Archief heeft aangegeven geen mogelijkheden te zien voor een scenario (2) waarbij het archief fysiek in de gemeente Sluis aanwezig blijft en beheer en toezicht door het Zeeuws Archief wordt uitgevoerd. Het Zeeuws Archief is de enige partij in de provincie Zeeland die beschikt over een geschikte opslaglocatie. Het onderzoeken van andere alternatieven achten wij om die reden niet opportuun. Een structurele opslaglocatie buiten de provincie Zeeland achten wij niet wenselijk. Onderbouwing van ons voorkeursalternatief Voor ons staat voorop dat onze keuze toekomstbestendig is. Voor ons is dit een toekomst waarin het gemeentearchief professioneel wordt beheerd en tot zijn recht komt. Door gewijzigde wetgeving vormt deze opgave in de komende jaren een hele uitdaging.

Uit audits blijkt een sterke kwaliteitsimpuls nodig en meer gekwalificeerd personeel. Beheer en dienstverlening moeten meer dan nu het geval is gericht worden op een goede ontsluiting in de toekomst. De Nieuwe Archiefwet gaat ons daartoe verplichten. We worden verplicht om een Archiefdienst met een bij wet erkend Gemeentearchivaris te hebben. Onze archieven moeten duurzaam toegankelijk zijn waarbij strikte eisen gelden op vlak van bewaring, beschikbaarstelling en risicobeheersing. Het is noodzakelijk dat archieven online beschikbaar worden gesteld zodat iedereen altijd en overal toegang kan krijgen tot informatie en wordt voorkomen dat papieren stukken nodeloos worden blootgesteld aan slijtage en andere risico’s. Daarnaast moet sprake zijn van een goede prijskwaliteitsverhouding. Het grootste voordeel van aansluiten bij het Zeeuws Archief is dat wij ons op informatie- en archiefbeheer laten bijstaan en ontzorgen door professionals van het Zeeuws Archief. Dergelijke professionals zijn nauwelijks meer te vinden op de arbeidsmarkt in deze regio. Het garanderen van de benodigde kwaliteit en kwantiteit is daarmee een risico als we de archieffunctie volledig in eigen beheer willen houden. Met de huidige bezetting voldoen we niet aan de huidige wettelijke eisen en wordt het onmogelijk om aan de nieuwe wettelijke eisen te voldoen.

De Nieuwe Archiefwet gaat verzwarende eisen stellen aan kwantiteit en kwaliteit van de personele capaciteit. De kwetsbaarheid op vlak van nieuw aan te trekken personeel treft alle functies maar geldt in het bijzonder voor die van Gemeentearchivaris. In het wetsvoorstel Nieuwe Archiefwet wordt – anders dan de Archiefwet 1995 – expliciet voorgeschreven dat het hebben van een Gemeentearchivaris verplicht is en dat die alleen kan worden benoemd indien wordt voldaan aan de wettelijke vakbekwaamheidseisen. Het Zeeuws Archief stelt dat hun archivarissen gaan voldoen aan de nieuwe eisen en kunnen worden aangewezen als Gemeentearchivaris. Tevens is één Gemeentearchivaris kwetsbaar, bij ziekte of andere omstandigheden is er geen alternatief voor handen. Gedeputeerde Staten (GS) liet weten dat zij investeringen in menskracht en expertise verwachten omdat wij anders onmogelijk in staat zullen zijn om de vereiste verbeteringen te realiseren. Wij grijpen liever zelf in voordat GS zich genoodzaakt ziet dat te doen. Zij hebben vergaande bevoegdheden met verwaarlozing als argumentatie. Op 1 juli 2025 moeten wij ons verbeterplan bij hen ingediend hebben. Met name op de personele kant verwachten zij dat wij met een adequaat antwoord komen. In de Nieuwe Archiefwet zijn extra handhavingsinstrumenten voorzien.

Het Zeeuws Archief biedt ons de noodzakelijke expertise, systemen, menskracht en digitale toegankelijkheid. Zij is in staat om onze waardevolle archiefcollectie goed en eigentijds te beheren. Zij kan de collectie beter toegankelijk maken en promoten dan wij dat zelf kunnen. Wij zijn er gerust in dat een keuze voor het Zeeuws Archief ook voor Gedeputeerde Staten een adequaat antwoord is. Een keuze voor zelf blijven doen baart ons zorgen want maakt ons blijvend kwetsbaar. Een andere afweging waar we niet omheen kunnen is de voorgenomen gebiedsontwikkeling Oostburg. Beleidsmatige inzichten en contractuele afspraken maken dat, bij de keuze voor een archieffunctie in eigen

Raadsvoorstel Pag. 3/5

beheer, tijdelijke huisvesting moet worden gezocht met in elk geval twee verhuisbewegingen, en geïnvesteerd moet worden in nieuwbouw. Wat voor ons college heel zwaar weegt is een situatie waarin we vier jaar lang geen archief hebben. Dat wensen we te voorkomen omdat in die situatie geen sprake kan zijn van dienstverlening, ontwikkeling en beheer terwijl dat wel noodzakelijk is en ook wettelijk verplicht op grond van de Archiefwet en de Wet Open Overheid. Los van de inhoudelijke overwegingen blijkt ons voorkeursinitiatief de goedkoopste variant. In onderstaande tabel wordt een afwezig gemaakt tussen beide overgebleven scenario’s. Legenda tabel Scenario 1: het beheer op de fysieke archieven en toezicht zelf blijven doen en tijdelijk voor de duur van 4 jaar verhuizen naar een opslaglocatie buiten Zeeland, een nieuwe archiefbewaarplaats bouwen bij het nieuwe gemeentehuis, 4 fte extra aannemen inclusief een gemeentearchivaris; Scenario 3: het Zeeuws Archief aanwijzen als archiefbewaarplaats en als gemeentearchivaris en het archief verhuizen naar Middelburg. Deze bedragen zijn reeds besloten cq, beschikbaar gesteld bij het voorstel van 27 maart 2025

obv prijspeil 2024, excl. BTW (x € 1.000) sc. Zelf Doen

sc. Zeeuws Archief

Incidentele lasten (max. 4 jaar) Nulmeting materiële verzorging, conservering, restauratie Transitiekosten toegankelijkheid en eDepot Via Europese aanbesteding te realiseren tijdelijke opslag minimale variant 1600 meter (zonder bouwarchief) Verhuiskosten 2 maal (heen en terug) / 1 maal Projectleiding en externe inhuur Digitalisering bouwarchief via Europese aanbesteding Totaal incidentele lasten

2025

2026

sc. 1 sc. 3 20

20

75

75

sc. 1

2027

75

250

250

420

420

2029

sc. 3 sc. 1 sc. 3 sc. 1 sc. 3 sc. 1 sc. 3

80

75

2028

82

50

50

25

25

45

155

75

127

84

86 54

25

-

109

-

140

-

Structurele lasten Kapitaallasten nieuw archief en onderhoud

60

Formatie, 4 fte inclusief eigen archivaris DVO Zeeuws e-Depot

371 50

50

52

DVO-beheer, toezicht, archivaris voor afname 1600 meter (zonder bouwarchief) Totaal structurele lasten Dekkingsmiddelen Algemene reserve: - nulmeting, conservering, restauratie - transitiekosten toegankelijkheid en eDepot - digitaliseren bouwarchief - projectleiding

386 52

53

288 50

50

423

340

420

420

25

25

401 53

55

297 439

350

417 55

57

306 456

361

57 315

534

372

Raadsvoorstel Pag. 4/5

- verhuiskosten

50

50

Vervallen exploitatielasten huidig archief

50

50

144

144

148

148

152

152

156

156

Totaal dekkingsmiddelen

470

470

219

219

148

148

152

152

156

156

420

420

Samenvatting: - incidentele lasten - structurele lasten

50

25

25

130

50

127

-

109

-

140

-

423

340

439

350

456

361

534

372

566

350

565

361

675

372

50

Totaal lasten (incidenteel + structureel)

470

470

578

415

- dekkingsmiddelen

-470

-470

-25

-25

-194

-194

-148

-148

-152

-152

-156

-156

359

196

418

202

413

209

519

216

Tekort -> opnemen in Kadernota

-

-

Uit deze tabel blijkt dat zowel de incidentele lasten als de structurele lasten lager zijn in ons voorkeursscenario. Voorstel en gevolgen Gelet op vorenstaande vragen wij u om: -

Een budget van € 50.000 beschikbaar te stellen voor de verhuiskosten in 2026 naar het Zeeuws Archief, ten laste van de algemene reserve; Voor 2026 en volgende jaren de structurele lasten (tekorten) mee te nemen in de Kadernota 2026.

Indien u instemt met dit voorstel gaan wij verder met de effectuering van de samenwerking met het Zeeuws Archief en voorbereidingen treffen ten aanzien van zowel de digitalisering als de feitelijke verhuizing. Daartoe zullen we (voor de korte termijn) een dienstverleningsovereenkomst sluiten met het Zeeuws Archief en voorbereidingen treffen om (op de middellange termijn) toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling. De structurele lasten vanaf 2026 zullen dan als onontkoombare kosten in de Kadernota 2026 worden meegenomen. In uw vergadering van 6 februari 2025 behandelde u een motie met de strekking om het fysiek archief in de gemeente Sluis te houden. Deze motie is uiteindelijk aangehouden. Indien u, indachtig deze motie, een voorkeur heeft om een nieuw fysiek archief te bouwen dan betekent dit impliciet een keuze voor verhuizing naar een tijdelijk opslaglocatie en voor de andere in dit voorstel omschreven, duurdere variant. In dat geval is het aan uw raad dit voorstel te amenderen, een dekkingsvoorstel voor de (hogere) incidentele kosten mee te nemen in dit amendement en te aanvaarden dat de hogere structurele kosten als onontkoombare kosten in de Kadernota 2026 worden meegenomen. Oostburg, 8 april 2025.

Hoogachtend,

De secretaris,

De burgemeester,

S.I. de Kievit-Minnaert

mr. M.M.D. Vermue

Raadsvoorstel Pag. 5/5

DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 8 april 2025

gelet op artikel 189 en verder van de Gemeentewet BESLUIT: -

Een budget van € 50.000 beschikbaar te stellen voor de verhuiskosten in 2026 naar het Zeeuws Archief, ten laste van de algemene reserve; Voor 2026 en volgende jaren de structurele lasten (tekorten) mee te nemen in de Kadernota 2026.

Sluis, 22 mei 2025 DE RAAD VOORNOEMD, De griffier,

De voorzitter,

mr. P. T. G Claeijs

mr. M. M. D. Vermue

Bijlage(n): Bijlage 1: Rapport toekomst gemeentearchief Sluis Bijlage 2: Rapportage KPI-onderzoek Sluis 2022 Bijlage 3: Interbestuurlijk Toezicht -beoordeling gemeente Sluis (vertrouwelijk) Bijlage 4: DOCFactory – definitief verslag audit - gemeente Sluis (vertrouwelijk) Bijlage 5: Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2025 (vertrouwelijk) Bijlage 6: Advies OR op voorgenomen besluit gemeentearchief Bijlage 7: conceptvoorstel Zeeuws Archief aan gemeente Sluis Bijlage 8: concept DVO aansluiting op Zeeuws e-Depot Bijlage 9: concept DVO archiefbeheer en archieftoezicht Bijlage 10: concept archievenoverzicht gemeente Sluis