raadsvoorstel NK 2022

Raadsvoorstel Pag. 1/4

Datum vergadering

22 december 2022

Omschrijving agendapunt

Voorstel tot het vaststellen van het controleprotocol 2022 en het normenkader 2022

Portefeuillehouder

wethouder J. Werkman Samenvatting

Met ingang van het verslagjaar 2023 legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid van de naleving van de financiële beheershandelingen. Tot en met het verslagjaar 2022 is het de accountant die een oordeel geeft over de getrouwheid en rechtmatigheid en hier ook een verslag over uitbrengt. Met dit voorstel wordt uw raad gevraagd het controleprotocol 2022 en het normenkader 2022 vast te stellen, inclusief de toleranties die door de accountant gehanteerd moeten worden. Aangezien de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording met een jaar is uitgesteld is het verslagjaar 2022, evenals 2021 een ontwikkeljaar. Eén van de belangrijkste redenen hiervoor is dat regelgeving nog moet worden aangepast en dat er vanuit de beroepsgroep van de accountants nog aanvullende informatie is aangekondigd. Het vaststellen van het controleprotocol 2022 en normenkader 2022 is noodzakelijk omdat hiermee de controleopdracht aan de accountant, inclusief de daarbij te hanteren toleranties, wordt vastgelegd. Vorig jaar heeft uw raad besloten het ambitieniveau “Financieel in Control” voor het college te bepalen op 2024. De planningshorizon van 2024 wordt, mede als gevolg van het uitstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en de onduidelijkheid hierbij maar ook de gevolgen van de Oekraïne-crisis, niet realistisch geacht. Voorgesteld wordt de termijn met 1 jaar te verlengen, naar 2025.

Door het college is inmiddels al een aantal aanbevelingen die voortvloeien uit het Routeplan, overdrachtsdocument en de Management-Letter opgevolgd. Een eerste versie van dit raadsvoorstel is op 18 oktober jl. in de auditcommissie besproken.

Aan de raad, Inleiding Eind mei jongstleden heeft de Tweede Kamer ingestemd met het wetsvoorstel dat voorziet in de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) voor het college. Momenteel ligt het wetsvoorstel bij de Eerste Kamer. Aansluitend is de invoeringsdatum van de RMV bepaald op het verslagjaar 2023. Het belangrijkste argument hiervoor is dat er nog een aantal wijzigingen in (lagere) regelgeving moeten worden doorgevoerd. Vanaf het boekjaar 2023 legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid van financiële beheershandelingen. De accountant blijft verantwoordelijk voor de controle op de getrouwheid maar betrekt wel hetgeen door het college in de rechtmatigheidsverantwoording is vermeld. De rechtmatigheidsverantwoording wordt onderdeel van de jaarrekening. Het is nog onduidelijk hoe één en ander in de praktijk uitwerkt. De beroepsgroep van de accountants zal hier nog een standpunt over moeten bepalen. Vanaf verslagjaar 2023 bepaalt de gemeenteraad de verantwoordings- en rapporteringsgrens voor het college waar het gaat om de rechtmatigheid(-sverantwoording). Wat betreft de controle op de getrouwheid door de accountant blijft één en ander ongewijzigd. Controleprotocol 2022 In het bijgevoegde concept controleprotocol 2022 worden de goedkeuringstoleranties en rapportagetoleranties benoemd.

Deze toleranties zijn van belang voor de accountant ten behoeve van de jaarrekeningcontrole en dienen door uw raad te worden vastgesteld.

Raadsvoorstel Pag. 2/4

Een aantal begrippen: Goedkeuringstolerantie: Dit zijn de wettelijke minimum gestelde toleranties ten behoeve van de accountant in haar oordeelsvorming over afgifte van een goedkeurende controleverklaring. Rapporteringstolerantie: Het vastgestelde bedrag waarboven de accountant geconstateerde fouten en onzekerheden altijd opneemt in de rapportage van controlebevindingen. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. De goedkeuringstoleranties (zie onderstaande tabel) zijn overeenkomstig voorgaande jaren, wet Bado en landelijke adviezen en de percentages waarop de accountant haar offerte heeft gebaseerd.

Gelet op de omvang van de lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves) voor 2022, ad. € 75 miljoen (afgerond), betekent dit dat de maximale fout respectievelijk maximale onzekerheid € 750.000 resp. € 2.250.000 mogen bedragen om voor een goedkeurende verklaring in aanmerking te kunnen komen. In bijgevoegd concept controleprotocol is uitgegaan van een rapportagegrens van € 50.000. Hiermee bevestigen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in het accountantsverslag. Het normenkader dient uiterlijk voor de aanvang van de jaarrekeningcontrole te zijn vastgesteld. Wij starten onze rechtmatigheidscontroles al in de loop van 2022. Overeenkomstig de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV is het normenkader rechtmatigheid een inventarisatie van de voor de rechtmatigheidscontrole relevante regelgeving. Het normenkader rechtmatigheid is een bijlage bij het controleprotocol. Ambitie Financieel in Control te wijzigen naar 2025 De afgelopen periode is een start gemaakt met het opvolgen van een aantal aanbevelingen van de accountant in de Management Letter en adviezen voortvloeiend uit het Routeplan 2021-2024 en het overdrachtsdocument. Het gaat hierbij, onder meer, om het opstellen van procesbeschrijvingen (waarbij de prioriteit is gelegd bij de meest risicovolle processen).

Ook is - medio 2022 - een onafhankelijk concerncontroller aangetrokken en is deze functionaris gepositioneerd bij de Staf. Het uitstel van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en de daaraan gekoppelde aanpassingen in de regelgeving zijn een aanvullend argument, naast de gevolgen van de Oekraïne-crisis, meer tijd te nemen om invulling te geven aan de ambitie. Alternatieven Uw raad kan ervoor kiezen lagere goedkeurings- en/of rapporteringstoleranties vast te stellen. De consequentie van een dergelijke keuze is dat de controlewerkzaamheden door de accountant aanzienlijk uitgebreid moeten worden hetgeen gevolgen heeft voor de kosten en de planning. Wij stellen u voor om: • het controleprotocol 2022 (incl. normenkader 2022) vast te stellen waarbij o de goedkeuringstolerantie wordt vastgesteld op 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves; o de rapporteringstolerantie wordt vastgesteld op € 50.000,- .

Raadsvoorstel Pag. 3/4

•

het op 8 juli 2021 door de gemeenteraad vastgestelde ambitieniveau “Financieel in Control” te herbevestigen maar hierbij als planning het jaar 2025 te hanteren.

Oostburg, 25 oktober 2022 BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN SLUIS, De secretaris,

De burgemeester,

S.I. de Kievit-Minnaert

mr. M.M.D. Vermue

Bijlage(n): a. Controleprotocol 2022 (incl. normenkader 2022)

Raadsvoorstel Pag. 4/4

DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 25 oktober 2022; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet; BESLUIT: •

•

het controleprotocol 2022 (incl. normenkader 2022) vast te stellen waarbij o de goedkeuringstolerantie wordt vastgesteld op 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves; o de rapporteringstolerantie wordt vastgesteld op € 50.000,-. het op 8 juli 2021 door de gemeenteraad vastgestelde ambitieniveau “Financieel in Control” te herbevestigen maar hierbij als planning het jaar 2025 te hanteren.

Sluis, 22 december 2022 DE RAAD VOORNOEMD, De griffier,

De voorzitter,

mr. P.T.G. Claeijs

mr. M.M.D. Vermue