raadsvoorstel instellen plafondbedrag dupliceren waardevolle archiefstukken

Raadsvoorstel Pag. 1/2

Datum vergadering Omschrijving agendapunt Portefeuillehouder

30 oktober 2025 Voorstel tot beschikbaarstelling plafondbedrag voor het vervaardigen van duplicaten van de meest waardevolle archiefstukken. Wethouder C. Simons

Samenvatting Uw raad besloot op 22 mei 2025 om reproducties te laten maken van de meest waardevolle archiefstukken in overleg met de Heemkundige Kring en deze beschikbaar te stellen aan de Heemkundige Kring/Musea. Wij stellen voor om daarvoor een plafondbedrag van € 150.000 beschikbaar te stellen en deze uitgave conform uw eerdere besluit te dekken uit de algemene reserve.

Aan de raad, Op 22 mei 2025 heeft uw raad bij amendement besloten om de archiefstukken van Het Vrije van Sluis te laten digitaliseren en hiervoor een bedrag van € 100.000 op te nemen in de begroting. Tevens is besloten, om in overleg met de Heemkundige Kring, over te gaan tot digitalisering van de rekeningen en notulen van de kernen van vóór 1800. Op 8 september 2025 hebben wij besloten om het Zeeuws Archief opdracht te geven tot uitvoering van deze digitaliseringsopdrachten. Uit de door het Zeeuws Archief opgestelde ramingen blijkt dat het door uw raad beschikbaar gestelde budget toereikend is voor de uitvoering van deze werkzaamheden. Op 22 mei 2025 heeft uw raad tevens besloten om, in overleg met de Heemkundige Kring, reproducties te laten vervaardigen van de meest waardevolle archiefstukken. Deze reproducties zullen beschikbaar worden gesteld aan de Heemkundige Kring en de betrokken musea. De hieraan verbonden uitgaven worden gedekt uit de algemene reserve. Wij stellen voor om voor de jaren 2026, 2027 en 2028 een plafondbedrag van € 150.000 beschikbaar te stellen. Dit bedrag zal worden aangewend voor het opstellen van een groslijst van archiefstukken die, vanwege hun maatschappelijke en historische betekenis, in aanmerking komen voor digitalisering, reproductie en visuele vastlegging (beeldmateriaal).

Na uw instemming zullen wij het Zeeuws Archief opdracht verlenen om dit traject op te starten en uit te voeren, in nauwe afstemming met de Heemkundige Kring en de betrokken musea. De praktische uitvoering zal plaatsvinden nadat de verhuizing van de betreffende archieven naar het Zeeuws Archief is afgerond. Oostburg, Hoogachtend,

De secretaris,

De burgemeester,

S.I. de Kievit-Minnaert

mr. M.M.D. Vermue

Bijlage(n): geen

Raadsvoorstel Pag. 2/2

DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 16 september 2025

gelet op artikel 189 en verder van de Gemeentewet; BESLUIT: 1. Een budget van € 150.000 beschikbaar te stellen voor het vervaardigen van duplicaten van de meest waardevolle archiefstukken. Dit betreft onder meer digitaliseringen, reproducties en beeldmateriaal die in overleg met de Heemkundige Kring worden geselecteerd. De duplicaten zullen beschikbaar worden gesteld aan de Heemkundige Kring en de betrokken musea. 2. Dekking van dit eenmalige bedrag uit de algemene reserve.

Sluis, 30 oktober 2025 DE RAAD VOORNOEMD, De griffier,

De voorzitter,

mr. P. T. G Claeijs

mr. M. M. D. Vermue