raadsvoorstel en -besluit

Raadsvoorstel Pag. 1/3

Datum vergadering Omschrijving agendapunt Portefeuillehouder

18 september 2025 Voorstel tot het vaststellen van de Eerste wijziging Archiefverordening Gemeente Sluis 2019. Burgemeester mr. M.M.D. Vermue

Samenvatting Wij willen de samenwerking met het Zeeuws Archief vastleggen in tweetal dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s). Voor deze opdracht willen wij een alleenrecht verlenen aan deze partij. Daarvoor is een wijziging van de Archiefverordening Gemeente Sluis 2019 noodzakelijk. Aan de raad, De gemeenteraad heeft op 25 mei jl. een besluit genomen tot samenwerking met de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Zeeuws Archief’ te Middelburg (verder: ZA). De samenwerking met het ZA wordt vastgelegd in een tweetal dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s). Voor het plaatsen van deze opdracht kan het college een beroep doen op één van de uitzonderingen binnen de Aanbestedingswet (AW). Het gaat om het zogenaamde "uitsluitend recht" ("alleenrecht") als bedoeld in artikel 2.24 sub a AW. Op grond van dit recht kan een overheidsopdracht worden verstrekt aan een andere aanbestedende dienst, zonder het volgen van een aanbestedingsprocedure. Het Zeeuws Archief dat het uitsluitend recht geniet, is zelf ook een aanbestedende dienst. Het Zeeuws Archief dient voor zijn aanschaffingen de Aanbestedingswet na te leven. Een alleenrecht vereist een wettelijke of een bestuurlijke grondslag. Het uitsluitend recht moet gebaseerd zijn op bekendgemaakte wettelijke of bestuursrechtelijke bepalingen.

De bestuurlijke grondslag wordt geregeld door de aanpassing van de Archiefverordening Gemeente Sluis 2019. Hierdoor verkrijgen wij de bevoegdheid een uitsluitend recht toe te kennen met betrekking tot het archiefbeheer. De Archiefverordening Gemeente Sluis 2019 is afgestemd op de uitbesteding van de archieftaak. De Archiefwet 1995 regelt de wijze waarop archiefbescheiden moeten worden beheerd. Artikel 30 van deze wet geeft aan dat gemeenten het archiefbeheer regelen bij verordening. De gemeenteraad stelt de Archiefverordening vast. Het bijgevoegde raadsvoorstel voorziet in de wijziging van de Archiefverordening Gemeente Sluis 2019 door middel van de toevoeging van art. 1.a aan deze Verordening. Hiermee wordt het uitsluitend recht geregeld Oostburg, Hoogachtend,

De secretaris,

De burgemeester,

S.I. de Kievit-Minnaert

mr. M.M.D. Vermue

Bijlage(n): a. Concept Eerste wijziging Archiefverordening Gemeente Sluis 2019.

Raadsvoorstel Pag. 2/3

Eerste wijziging Archiefverordening Gemeente Sluis 2019 DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 1 juli 2025; gelet op artikelen 147, eerste lid en 149 van de Gemeentewet; gelet op artikel 2.24 sub a jo. artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012 en de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;

gelet op de samenwerking met de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Zeeuws archief’ te Middelburg; BESLUIT: de “Eerste wijziging Archiefverordening Gemeente Sluis 2019” vast te stellen.

Artikel I Wijziging inhoudende een uitsluitend recht Na artikel 1 wordt een nieuw artikel 1.a toegevoegd, luidende: Artikel 1.a Bevoegdheid toekenning uitsluitend recht 1. Het college is bevoegd om een uitsluitend recht toe te kennen voor het uitvoeren van archiefdiensten in de gemeente Sluis. 2. Het uitsluitend recht wordt gevestigd voor archiefdiensten en betreft zowel analoge als digitale archiefbescheiden zoals omschreven in artikel 1-c van de Archiefwet 1995: - de voorbereiding op en de begeleiding bij de overbrenging van archiefbescheiden conform de bepalingen van de Archiefwet; - het beheren, (nader) toegankelijk maken en beschikbaar stellen van archiefbescheiden; - het bewaren van archiefbescheiden en indien nodig het treffen van zodanige maatregelen dat er bij deze bescheiden na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te bespeuren. 3. Het college verstrekt een opdracht in de vorm van een overeenkomst waarin wordt bepaald welke taken, tegen welke condities en voorwaarden, voor welke tarieven en gedurende welke periode worden uitgevoerd.

Artikel II. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking. 2. Deze verordening kan worden aangehaald als “Eerste wijziging Archiefverordening Gemeente Sluis 2019”. Sluis, 1 juli 2025 DE RAAD VOORNOEMD,

Raadsvoorstel Pag. 3/3

De griffier,

De voorzitter,

mr. P. T. G Claeijs

mr. M. M. D. Vermue