Raadsvoorstel

Raadsvoorstel Pag. 1/5

Datum vergadering Omschrijving agendapunt Portefeuillehouder

2 november 2023 Voorstel tot het vaststellen van het controleprotocol 2023 en het normenkader 2023 Wethouder C.L. Liefting/Wethouder M. van Oostenbrugge (waarnemend)

Samenvatting Met ingang van het verslagjaar 2023 legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid van de naleving van de financiële beheershandelingen. Tot en met het verslagjaar 2022 was dat onderdeel van het oordeel van de accountant. Met dit voorstel wordt uw raad gevraagd het controleprotocol 2023 en het normenkader 2023 vast te stellen, inclusief de toleranties die door de accountant gehanteerd moeten worden voor getrouwheid. Het vaststellen van het controleprotocol 2023 en normenkader 2023, inclusief rapporteringsgrens, is noodzakelijk omdat hiermee de controleopdracht aan de accountant wordt vastgelegd maar ook de kaders biedt waarbinnen het college haar controles voor de rechtmatigheid dient in te richten. De te hanteren goedkeuringstoleranties, ten aanzien van de getrouwheid en de rapporteringsgrens dienen door de raad te worden bevestigd. Wat betreft de verantwoordingspercentages en rapporteringsgrens in het kader van de rechtmatigheid, deze zijn vastgelegd in artikel 9 van de door de raad d.d. 21 september 2023, vastgestelde Financiële Verordening Sluis 2023. Op 18 september jl. is dit raadsvoorstel in de auditcommissie besproken. De commissie had geen aanvullende opmerkingen. Aan de raad, Inleiding In september 2022 heeft de Eerste Kamer ingestemd met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

De invoeringsdatum is daarbij bepaald vanaf het verslagjaar 2023. Vanaf het boekjaar 2023 legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid van financiële beheershandelingen. De accountant blijft verantwoordelijk voor de controle op de getrouwheid maar controleert wel hetgeen door het college in de rechtmatigheidsverantwoording is vermeld. De rechtmatigheidsverantwoording wordt namelijk onderdeel van de jaarrekening. Het is nog onduidelijk hoe één en ander in de praktijk uitwerkt. Met name waar het gaat om de inrichting van de controle op de rechtmatigheidsverantwoording door de accountants is nog weinig duidelijk. De beroepsgroep van de accountants zal hier –nog steeds- een standpunt over moeten bepalen. Daarnaast dient de wetgever het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) nog aan te passen. Vanaf verslagjaar 2023 bepaalt de gemeenteraad de verantwoordings- en rapporteringsgrens voor het college waar het gaat om de rechtmatigheid(-sverantwoording). Uw raad heeft deze grenzen en percentages vastgelegd in artikel 9 bij de vaststelling van de Financiële Verordening Sluis 2023. Wat betreft de controle op de getrouwheid door de accountant blijft één en ander ongewijzigd.

Daarnaast dient uw gemeenteraad, conform de bepalingen in de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV, het normenkader (de te controleren wet- en regelgeving) vast te stellen. Vergeleken met vorig jaar is de belangrijkste wijziging – naast de jaarlijkse aanpassingen van de verordeningen- de uitbreiding van het aantal Sisa-regelingen.

Controleprotocol 2023 In het bijgevoegde concept controleprotocol 2023 worden de goedkeuringstoleranties en rapportagetoleranties benoemd. Deze toleranties zijn van belang voor de accountant ten behoeve van de jaarrekeningcontrole en dienen door uw raad te worden vastgesteld.

Raadsvoorstel Pag. 2/5

Getrouwheid Een aantal begrippen: Goedkeuringstolerantie: Dit zijn de wettelijke minimum gestelde toleranties ten behoeve van de accountant in haar oordeelsvorming over afgifte van een goedkeurende controleverklaring. Rapporteringstolerantie: Het vastgestelde bedrag waarboven de accountant geconstateerde fouten en onzekerheden altijd opneemt in de rapportage van controlebevindingen. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.

De goedkeuringstoleranties voor het aspect getrouwheid (zie onderstaande tabel) zijn overeenkomstig voorgaande jaren, wet Bado en landelijke adviezen en de percentages waarop de accountant haar offerte heeft gebaseerd.

Gelet op de omvang van de lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves) voor 2023, ad. € 100 miljoen (afgerond), betekent dit dat de maximale fout respectievelijk maximale onzekerheid € 1.000.000 resp. € 3.000.000 mogen bedragen om voor een goedkeurende verklaring met betrekking tot de getrouwheid in aanmerking te kunnen komen. In bijgevoegd concept controleprotocol 2023 is uitgegaan van een rapportagegrens van € 50.000. Hiermee bevestigen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in het accountantsverslag.

Rechtmatigheid Binnen de rechtmatigheidsverantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen afwijkingen, fouten (onrechtmatigheden) en onduidelijkheden en begrotingsonrechtmatigheden. Deze begrippen zijn onderling niet uitwisselbaar, al kan er wel sprake zijn van overlap. 1. Afwijkingen: posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen (fouten) en posten, waarbij voor het College van B&W een onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. 2. Fouten: rechtmatigheidsfouten treden op bij financiële beheershandelingen, waarbij de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet is nageleefd. 3. Onduidelijkheden: indien het College van B&W in het kader van de verslaggeving niet kan aangeven of er sprake is van een rechtmatigheidsfout of niet. 4. Begrotingsonrechtmatigheden: Hiervan is sprake als het College van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten afwijkt van de budgetten die door de raad zijn vastgesteld. Hiervan is sprake als het lasten- en investeringsbudget is overschreden (a), de baten (opbrengsten) door of nalaten van een financiële beheershandeling lager zijn dan door het door de raad vastgestelde budget (b) of voor het door de raad vastgestelde budget minder doelen of activiteiten zijn gerealiseerd dan begroot voor het betreffende budget (c).

Raadsvoorstel Pag. 3/5

In artikel 9 van de Financiële Verordening Sluis 2023 heeft u, ten behoeve van de rechtmatigheid, het volgende vastgelegd:

Het normenkader dient uiterlijk voor de aanvang van de jaarrekeningcontrole te zijn vastgesteld. Wij starten onze rechtmatigheidscontroles al in de loop van 2023 en hebben hiervoor afstemming met onze accountant. Overeenkomstig de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV is het normenkader rechtmatigheid een inventarisatie van de voor de rechtmatigheidscontrole relevante regelgeving. Het normenkader rechtmatigheid is een bijlage bij het controleprotocol.

Behandeling auditcommissie In de vergadering van de auditcommissie van 18 september jl. is het concept-raadsvoorstel besproken. De commissie had geen opmerkingen bij dit voorstel.

Alternatieven/Risico’s Uw raad kan ervoor kiezen, ten behoeve van de getrouwheid, lagere goedkeurings- en/of rapporteringstoleranties vast te stellen. De consequentie van een dergelijke keuze is dat de controlewerkzaamheden door de accountant èn het college aanzienlijk uitgebreid moeten worden hetgeen gevolgen kan hebben voor de controlekosten en de planning.

Raadsvoorstel Pag. 4/5

Ten tijde van het opstellen van dit voorstel heeft de beroepsgroep van de accountants een handreiking ter consultatie voorgelegd hoe de accountants de rechtmatigheidsverantwoording moeten gaan controleren, met andere woorden, welke eisen aan het college gaan worden gesteld. Zodra hierover meer duidelijk is, zal uw raad via de auditcommissie door het college worden geïnformeerd.

Wij stellen u voor: • het Controleprotocol en Normenkader 2023 vast te stellen. Oostburg, 26 september 2023 BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN SLUIS,

De secretaris,

De burgemeester,

S.I. de Kievit-Minnaert

mr. M.M.D. Vermue

Bijlage(n): a. Controleprotocol 2023 b. Bijlage 1 Normenkader 2023 inclusief toetsingskader c. Bijlage 2 Toelichting t.a.v. getrouwheid en rechtmatigheid

Raadsvoorstel Pag. 5/5

DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 26 september 2023

gelet op artikel 213 van de Gemeentewet, het bepaalde in het Besluit Begroting en Verantwoording, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en de Financiële Verordening Sluis 2023 en na bespreking in de auditcommissie van 18 september 2023;

BESLUIT: • het Controleprotocol en Normenkader 2023 vast te stellen.

Sluis, 2 november 2023 DE RAAD VOORNOEMD, De griffier,

De voorzitter,

mr. P. T. G Claeijs

mr. M. M. D. Vermue