Raadsvoorstel Dealen met dilemmas.doc

Raadsvoorstel Pag. 1/4

Datum vergadering

21 oktober 2021

Nr.

Omschrijving agendapunt

Voorstel om kennis te nemen van het rapport van de rekenkamercommissie Sluis “Dealen met dilemma’s" en aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders op te dragen de geformuleerde aanbevelingen uit te voeren.

Portefeuillehouder

Niet van toepassing Samenvatting

De rekenkamercommissie (Rkc) Sluis voert periodiek onderzoeken voor u uit. Met deze onderzoeken ondersteunt de rekenkamercommissie onder andere de controlerende taak van uw raad. De Rkc heeft nu onderzoek gedaan naar de rol van de gemeenteraad bij participatietrajecten. In het bijgevoegde rapport treft u onze conclusies en aanbevelingen aan. Dit betreffen aanbevelingen zowel voor de gemeenteraad als voor het college van burgemeester en wethouders. Wij adviseren de raad en het college kennis te nemen van het rapport, inclusief het voorwoord en de aanbevelingen uit te voeren. Aan de raad, Aanleiding en doelstelling onderzoek De manier waarop overheid en samenleving elkaar zien verandert snel. De termen overheidsparticipatie, doedemocratie en participatiesamenleving refereren met verschillende bewoordingen aan deze ontwikkeling. Centraal bij deze ontwikkelingen staat echter dat de samenleving meer zelf zal moeten oppakken en de overheid meer zal moeten loslaten. Dat vraagt om een fundamenteel andere houding van alle betrokken partijen. Burgerkracht is op zichzelf niets nieuws. Wat nieuw is, is dat de overheid burgerinitiatief en organische ‘bottom-up’ ontwikkelingen omarmt en koppelt aan haar eigen processen. Deze ontwikkeling vormt een uitdaging voor samenleving en overheid, omdat de rolinvulling varieert en ze elkaar uiteindelijk nodig hebben.

Het beïnvloedt het samenspel tussen college, ambtenaren en raad onderling, én dat tussen overheid, burgers en maatschappelijke partners. Het is de uitdaging om in dit speelveld de juiste balans van participatie te vinden. De gemeente Sluis heeft een traject opgestart om deze uitdagingen het hoofd te kunnen bieden. Maar wat is de rol van de raad in dit proces? Als volksvertegenwoordiging vormt de gemeenteraad het scharnierpunt tussen de burgers en de gemeente. Mede door de dualisering lijkt de rol van de raad bij participatie langzaam te veranderen. Representatieve democratie en participatieve democratie lijken soms te botsen. Hoe zal de positie van de raad in dit nieuwe proces veranderen en welke rollen kunnen zij hierbij innemen? Doel en focus van het onderzoek De Rkc wil de raad inzicht geven in welke mate de rol van de gemeenteraad zal veranderen bij deze nieuwe wijze van betrekken van burgers, ondernemers en verenigingen bij het tot stand komen van gemeentelijk beleid, welke positie de gemeenteraad hierbij kan innemen en criteria opstellen die de gemeenteraad belangrijk vindt bij nieuwe participatieprocessen in de gemeente Sluis. Juist de raad kan de brug (heen én terug) bouwen en de verbinding leggen naar bewoners, ondernemers en andere belanghebbenden in de lokale samenleving.

Daarin zit een van de belangrijkste verbindingsschakels van de raad naar de burger en naar wat er speelt in de lokale samenleving. De Rkc heeft niet de intentie om een dichtgetimmerde nota op te leveren over wat (goede) participatie nu wel of het niet is, maar om te helpen om werkprocessen in te richten die tegemoet komen aan de wensen en verwachtingen vanuit de samenleving. Want participeren is maatwerk en dat vraagt om schakel- en inlevingsvermogen. Maar ook om het goed beleggen van verantwoordelijkheden, het maken van afspraken en heldere communicatie. Leeswijzer Hoofdstuk 1 gaat kort in op de inhoud van het rapport, de centrale vraag van het onderzoek, de onderzoeksmethoden. In hoofdstuk 2 zullen algemene kaders en de verschillende rollen van de gemeenteraad in participatietrajecten worden benoemd. Vervolgens zullen in hoofdstuk 3 de kaders voor participatie binnen de gemeente Sluis uiteen worden gezet. In Hoofdstuk 4 zullen de dilemma’s die de gemeenteraad kan ervaren en de afwegingen worden besproken die relevant zijn voor de gemeenteraad bij participatietrajecten. Hoofdstuk 5 zal een toetsingskader worden neergezet om na te gaan of trajecten een democratische

Raadsvoorstel Pag. 2/4

meerwaarde hebben gehad. In Hoofdstuk 6 zullen de mogelijkheden voor een afwegingskader worden besproken. En tenslotte zullen in hoofdstuk 7 de conclusies en aanbevelingen worden weergegeven. Aanpak van het onderzoek De rekenkamercommissie heeft dit onderzoek in eigen beheer uitgevoerd. Het onderzoek bestaat voornamelijk uit een documentenanalyse. De data die voor dit onderzoek gebruikt worden zijn afkomstig uit verschillende bronnen. De gebruikte bronnen zijn wetenschappelijke onderzoeksrapporten, (beleids)nota’s, verslagen en memo’s. Daarnaast is gebruik gemaakt van een fictief voorbeeld om de verschillende aspecten die bij participatie komen kijken nader te duiden. Aanbevelingen Deze bevindingen leiden voor de Rekenkamercommissie tot de volgende aanbevelingen aan de gemeenteraad om aan het college van burgemeester en wethouders het volgende te verzoeken: Deal met dilemma’s Participatie biedt de gemeenteraad zoals geschetst meerdere dilemma’s. Ga deze dilemma’s niet uit de weg, maar bediscussieer binnen de gemeenteraad en met overige betrokken partijen hoe hier per casus het beste mee om gegaan kan worden. Onderzoek de mogelijkheid of hier aparte sessies voor kunnen worden ingericht. De als bijlage toegevoegde canvas kan hierbij gebruikt worden als instrument om deze sessies vorm te geven.

Geef helderheid aan burger; stel spelregels voor participatie vast Democratische processen en hoe je hierbij met elkaar om dient te gaan zijn niet altijd voor iedereen duidelijk. Het is dus van belang om belanghebbenden voorafgaand aan een traject zo goed mogelijk te informeren over het proces. Duidelijke afspraken over de spelregels van participatie kunnen hierbij helpen. Adviseer het college daarom spelregels voor participatie voor de gemeente Sluis op te stellen. Geef elkaar speelruimte Een leerproces en experimenteren met nieuwe rollen en verhoudingen vraagt om het accepteren dat zaken soms ook niet lukken. Waar geëxperimenteerd wordt worden fouten gemaakt en fouten geven in een politiek proces vaak mogelijkheden om politieke winst te behalen. Dit kan er mede voor zorgen dat de drang om te experimenteren klein zal zijn en er wellicht weinig innovatieve trajecten van de grond zullen komen. Het proces zal dan ook geholpen zijn wanneer de gemeenteraad accepteert dat er fouten worden gemaakt en niet gelijk politiek te bedrijft. Geef elkaar de ruimte om te experimenteren en te leren van fouten. Stuur met een toetsingskader Gaan de dingen in Sluis democratisch genoeg? Dat is een vraag die de raad kan (moet) stellen als ze sturing willen geven aan processen van samenwerking en echt contact tussen gemeenschap en gemeente.

Gebruik het als bijlage toegevoegde canvas als toetsingskader bij toekomstige casussen om antwoord te geven op deze vraag. Denk na over een afwegingskader Ga de discussie aan binnen de gemeenteraad, met het college en de samenleving over hoe de gemeente Sluis in de toekomst om wil gaan met participatie. Zoals eerder aangegeven is participatie maatwerk het is dan ook aan de betrokken partijen om te bepalen of dit een meerwaarde is in Sluis. Wij adviseren niet om een afwegingskader op te stellen maar om de discussie te voeren of het voor de gemeente Sluis wenselijk is om over een dergelijk afwegingskader te beschikken. Het is van belang om hier een goede en weloverwogen discussie over te hebben als gemeenteraad, idealiter met alle betrokken partijen. Wees actief betrokken Met alleen het hanteren van het toetsingskader of een afwegingskader wordt geen invulling gegeven aan de veranderende rol van de gemeenteraad. Dit kan wel door actief informatie op te halen door zelf als gesprekleider op te treden of gesprekken bij te wonen. Zo kan de raad invulling geven aan de taak van bruggenbouwer naar bewoners en actieve volksvertegenwoordiger. Tot slot Wij hopen dat dit rapport bijdraagt aan het verder verbeteren van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuurlijk handelen van de gemeente Sluis.

Raadsvoorstel Pag. 3/4

Oostburg, 9 september 2021 REKENKAMERCOMMISSIE SLUIS, De voorzitter, J. Geelen Bijlage(n): a. Rapport Onderzoek "Dealen met dilemma’s” (de rol van de gemeenteraad bij participatie). b. Reactie ambtelijk wederhoor. c. Reactie bestuurlijk wederhoor.

Raadsbesluit Pag. 4/4

DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS gelezen het rapport "”Dealen met dilemma’s" (de rol van de gemeenteraad bij participatie); gelet op artikel 147, lid 2, van de Gemeentewet. BESLUIT: 1. kennis te nemen van het rapport “Dealen met dilemma’s” (de rol van de gemeenteraad bij participatie); 2. de geformuleerde aanbevelingen, zoals vermeld op pagina 24 van het onderzoeksrapport, uit te voeren en waar nodig, als het gaat om de planning, op te nemen in de bestuurlijke jaaragenda.

Sluis, 21 oktober 2021 DE RAAD VOORNOEMD, De griffier,

De voorzitter,

mr. P.T.G. Claeijs

mr. M.M.D. Vermue