Raadsvoorstel archief

Raadsvoorstel Pag. 1/5

Datum vergadering Omschrijving agendapunt Portefeuillehouder

27 maart 2025 Voorstel om financiële middelen beschikbaar te stellen voor de toekomst van het gemeentearchief Wethouder C. Simons

Samenvatting Met dit voorstel verzoeken wij u om middelen beschikbaar te stellen: • Voor het verhuizen van het analoog gemeentearchief naar, en het archiefbeheer en -toezicht onder te brengen bij het Zeeuws Archief te Middelburg; • Om het bouwarchief te digitaliseren; • Voor het digitaal gemeentearchief aan te sluiten op het Zeeuws e-Depot. Wij zijn ervan overtuigd dat deze investering de meest geëigende keuze is om te komen tot een toekomstbestendige archieffunctie, waarbij wordt voldaan aan relevante wetgeving, de kwaliteit van beheer en dienstverlening wordt geborgd, de beste prijs-kwaliteitverhouding heeft en past binnen de kaders van de gebiedsontwikkeling Oostburg.

Aan de raad, Inleiding In onze vergadering van 17 december 2024 namen wij een voorgenomen besluit betreffende het verhuizen van het analoog gemeentearchief naar, en het archiefbeheer en -toezicht onder te brengen bij het Zeeuws Archief te Middelburg. Daarnaast namen wij het voorgenomen besluit om het bouwarchief te digitaliseren en voor het digitaal gemeentearchief aan te sluiten op het Zeeuws e-Depot. Over dit besluit informeerden wij u per brief van 19 december 2024. Inmiddels heeft de Ondernemingsraad, daartoe bevoegd op grond van de Wet op de Ondernemingsraden, positief geadviseerd op ons voorgenomen besluit. In onze vergadering van 18 februari 2025 hebben wij kennisgenomen van dit advies. Wij hebben besloten ons voorgenomen besluit om te zetten in een definitief besluit onder voorbehoud van door uw raad beschikbaar te stellen benodigde budgetten. Dit voorstel ziet op het beschikbaar stellen van die budgetten. Aanleiding Uit externe onderzoeken (2022, 2023, 2024) blijkt dat ons informatie- en archiefbeheer onvoldoende op orde is. Dit als gevolg van ontwikkelingen zoals digitalisering, toegankelijkheid en aangescherpte wetgeving. De conclusie uit deze onderzoeken is bevestigd in een afgelopen najaar uitgevoerde archiefaudit in opdracht van Gedeputeerde Staten, de wettelijk toezichthouder op dit gebied.

Kort samengevat is de conclusie uit deze audit dat onze informatiehuishouding onvoldoende op orde is. De audit werd uitgevoerd op basis van de huidige Archiefwet (1995). Op 18 februari 2025 nam de Tweede Kamer een nieuwe en strengere Archiefwet (2021) aan. Genoemde onderzoeken en audit maken dat wij een toekomstbestendige keuze moeten maken. De snelheid waarmee we dat proces vormgeven wordt mede bepaald door onze ambities in het kader van de voorgenomen gebiedsontwikkeling Oostburg in het project Vitaal Oostburg. De gebiedsontwikkeling noopt immers tot heroriëntatie op de plaats waar thans het gemeentelijk archief is gesitueerd. Onderzochte alternatieven Op 11 juni 2024 besloten wij onderzoek te laten verrichten naar verschillende scenario’s voor de toekomst van het gemeentearchief. Behalve ons voorkeursscenario onderzochten wij twee andere scenario’s. In beide andere scenario’s bleef het fysieke gemeentearchief behouden voor de gemeente Sluis, waarbij wij een variant onderzochten met beheer en toezicht in eigen hand en een variant waarbij beheer en toezicht wordt uitbesteed aan het Zeeuws Archief. Het Zeeuws Archief is de enige partij in de provincie Zeeland die beschikt over een geschikte opslaglocatie. Het onderzoeken van andere alternatieven achten wij om die reden niet opportuun. Een structurele opslaglocatie buiten de provincie Zeeland achten wij niet wenselijk.

Raadsvoorstel Pag. 2/5

Onderbouwing van ons voorkeursalternatief Het Zeeuws Archief heeft aangegeven geen mogelijkheden te zien voor een scenario waarbij het archief fysiek in de gemeente Sluis aanwezig blijft en beheer en toezicht door het Zeeuws Archief wordt uitgevoerd. Het Zeeuws Archief stelt dat dit scenario gepaard gaat met hoge extra personele kosten en veel reistijd. Hiermee viel dit scenario af. Dat betekent dat thans 2 scenario’s voorliggen: zelf doen of aansluiten bij het Zeeuws Archief. Voor ons staat voorop dat onze keuze toekomstbestendig is. Voor ons is dit een toekomst waarin het gemeentearchief professioneel wordt beheerd en tot zijn recht komt. Door gewijzigde wetgeving vormt deze opgave in de komende jaren een hele uitdaging. Uit audits blijkt een sterke kwaliteitsimpuls nodig en meer gekwalificeerd personeel. Beheer en dienstverlening moeten meer dan nu het geval is gericht worden op een goede ontsluiting in de toekomst. Daarnaast moet sprake zijn van een goede prijs-kwaliteitsverhouding. Het grootste voordeel van aansluiten bij het Zeeuws Archief is dat wij ons op informatie- en archiefbeheer laten bijstaan en ontzorgen door professionals van het Zeeuws Archief. Dergelijke professionals zijn nauwelijks meer te vinden op de arbeidsmarkt in deze regio.

Het garanderen van de benodigde kwaliteit en kwantiteit is daarmee een risico als we de archieffunctie volledig in eigen beheer willen houden. Met de huidige bezetting voldoen we niet aan (toekomstige) wettelijke eisen. Het Zeeuws Archief biedt de noodzakelijke expertise, systemen, menskracht en digitale toegankelijkheid. Zij is in staat om onze waardevolle archiefcollectie goed en eigentijds te beheren. Zij kan de collectie beter toegankelijk maken en promoten dan wij dat zelf kunnen. Een andere afweging waar we niet omheen kunnen is de voorgenomen gebiedsontwikkeling Oostburg. Beleidsmatige inzichten en contractuele afspraken maken dat, bij de keuze voor een archieffunctie in eigen beheer, tijdelijke huisvesting moet worden gezocht met in elk geval twee verhuisbewegingen, en geïnvesteerd moet worden in nieuwbouw. Geschikte tijdelijke huisvesting zal naar verwachting niet in Zeeland kunnen worden gevonden waardoor we moeten aanvaarden dat het archief gedurende een aantal jaren nauwelijks toegankelijk zal zijn. Los van de inhoudelijke overwegingen blijkt ons voorkeursinitiatief de goedkoopste variant. In onderstaande tabel wordt een afweging gemaakt tussen de beide overgebleven scenario’s. obv prijspeil 2024, excl. BTW (x € 1.000) sc. Zelf Doen

sc. Zeeuws Archief

Incidentele lasten (max. 4 jaar) Nulmeting materiële verzorging, conservering, restauratie Transitiekosten toegankelijkheid en e-Depot Via Europese aanbesteding te realiseren tijdelijke opslag minimale variant 1600 meter (zonder bouwarchief) Verhuiskosten 2 maal (heen en terug) / 1 maal Projectleiding en externe inhuur Digitalisering bouwarchief via Europese aanbesteding Totaal incidentele lasten

2025

2026

2027

2028

2029

sc. 1 sc. 3 sc. 1 sc. 3 sc. 1 sc. 3 sc. 1 sc. 3 sc. 1 sc. 3 20

20

75

75 80

75

75

250

250

420

420

82

50

50

25

25

45

155

75

127

84

86 54

25

-

109

-

140

-

Raadsvoorstel Pag. 3/5

Structurele lasten Kapitaallasten nieuw archief en onderhoud

60

Formatie, 4 fte inclusief eigen archivaris DVO Zeeuws e-Depot

371 50

50

52

DVO-beheer, toezicht, archivaris voor afname 1600 meter (zonder bouwarchief)

386 52

53

288

Totaal structurele lasten

50

50

423

340

Dekkingsmiddelen Algemene reserve: - nulmeting, conservering, restauratie - transitiekosten toegankelijkheid en e-Depot - digitaliseren bouwarchief - projectleiding - verhuiskosten Vervallen exploitatielasten huidig archief

420

420

75

75

50

50

144

Totaal dekkingsmiddelen

470

470

- incidentele lasten

420

- structurele lasten

401 53

55

297

417 55

57

306

57 315

439

350

456

361

534

372

144

148

148

152

152

156

156

219

219

148

148

152

152

156

156

420

155

75

127

-

109

-

140

-

50

50

423

340

439

350

456

361

534

372

Totaal lasten (incidenteel + structureel)

470

470

578

415

566

350

565

361

675

372

- dekkingsmiddelen

-470

-470

-219

-219

-148

-148

-152

-152

-156

-156

-

-

359

196

418

202

413

209

519

216

Samenvatting:

Tekort -> opnemen in Kadernota

Uit deze tabel blijkt dat zowel de incidentele lasten als de structurele lasten lager zijn in ons voorkeursscenario. Voorstel en gevolgen Gelet op vorenstaande vragen wij u om: -

Een budget van € 495.000 beschikbaar te stellen voor het digitaliseren van de bouwvergunningen, projectleiding en het dekken van de incidentele kosten uit de algemene reserve; Voor 2026 en volgende jaren de structurele lasten mee te nemen in de Kadernota 2026.

Indien u instemt met dit voorstel gaan wij verder met de effectuering van de samenwerking met het Zeeuws Archief en voorbereidingen treffen ten aanzien van zowel de digitalisering als de feitelijke verhuizing. Daartoe zullen we (voor de korte termijn) een dienstverleningsovereenkomst sluiten met het Zeeuws Archief en voorbereidingen treffen om (op de middellange termijn) toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling. De structurele lasten vanaf 2026 zullen dan als onontkoombare kosten in de Kadernota 2026 worden meegenomen. In uw vergadering van 6 februari 2025 behandelde u een motie met de strekking om het fysieke archief in de gemeente Sluis te behouden. Deze motie is uiteindelijk aangehouden. Indien u, indachtig deze motie, een voorkeur heeft om het fysieke archief te behouden dan betekent dit impliciet een keuze voor het andere in dit voorstel omschreven, duurdere variant. In dat geval is het aan uw raad dit voorstel te amenderen, een dekkingsvoorstel voor de (hogere) incidentele kosten mee te nemen in dit amendement en te aanvaarden dat de hogere structurele kosten als onontkoombare kosten in de Kadernota 2026 worden meegenomen.

Raadsvoorstel Pag. 4/5

Oostburg, 18 februari 2025.

Hoogachtend,

De secretaris,

De burgemeester,

S.I. de Kievit-Minnaert

mr. M.M.D. Vermue

Bijlage(n): Bijlage 1: Rapport toekomst gemeentearchief Sluis Bijlage 2: Rapportage KPI-onderzoek Sluis 2022 Bijlage 3: Interbestuurlijk Toezicht -beoordeling gemeente Sluis Bijlage 4: DocFactory – definitief verslag audit - gemeente Sluis Bijlage 5: Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2025 Bijlage 6: Advies OR op voorgenomen besluit gemeentearchief Bijlage 7: conceptvoorstel Zeeuws Archief Bijlage 8: concept dienstverleningsovereenkomst aansluiting op Zeeuws e-Depot Bijlage 9: concept dienstverleningsovereenkomst archiefbeheer en archieftoezicht Bijlage 10: concept archievenoverzicht te bewaren analoge archieven

Raadsvoorstel Pag. 5/5

DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 18 februari 2025

gelet op artikel 189 en verder van de Gemeentewet BESLUIT: -

Een budget van € 495.000 beschikbaar stellen voor het digitaliseren van de bouwvergunningen, projectleiding en het dekken van de incidentele kosten uit de algemene reserve; Voor 2026 en volgende jaren de structurele lasten mee te nemen in de Kadernota 2026.

Sluis, 27 maart 2025 DE RAAD VOORNOEMD, De griffier,

De voorzitter,

mr. P. T. G Claeijs

mr. M. M. D. Vermue