i. Concept zienswijze RUD Zeeland

Postadres: Postbus 27 4500 AA Oostburg

RUD Zeeland T.a.v. Dagelijks Bestuur de heer W.A.J. Jochems Postbus 35 4530 AA TERNEUZEN

Bezoekadres: Nieuwstraat 22 4501 BD Oostburg Telefoon 140117 Telefoon +31 (0)117 457 000 Telefax +31 (0)117 452 241 IBAN: NL33INGB0661900169 BIC code: INGBNL2A BTW-nummer: 811046321B01 www.gemeentesluis.nl info@gemeentesluis.nl

ons kenmerk uw brieven d.d. uw kenmerk behandeld door doorkiesnummer onderwerp bijlage(n)

: ED/2025 : 14 april 2025 : 2025-0000409 : P.B. de Croock : 140117 : zienswijze overdracht VTH Archieftaken : Geen

Oostburg,

4 juli 2025

Geachte heer Jochems, Met uw brief van 14 april 2025 heeft u ons het voorstel Overdracht VTH Archieftaken toegezonden waarbij u de gemeenteraad in de gelegenheid stelt om een zienswijze in te dienen. De gemeenteraad heeft op 3 juli 2025 besloten om een negatieve zienswijze in te dienen tegen het voorstel voor overdracht VTH Archieftaken. Dit omdat de financiële consequenties wellicht voorkomen kunnen worden in verband met niet onderzochte synergievoordelen. De gemeenteraad snapt de nut en noodzaak van het beleggen van VTH Archieftaken bij de RUD. Er zijn echter keuzes gemaakt in het voorstel, die leiden tot onduidelijkheid. Hieronder lichten wij dit verder toe. De intentie om de mandatering van de archieftaken naar de RUD-Zeeland te brengen, is niet onlogisch. De RUD-Zeeland is inhoudelijk beter van de dossiers op de hoogte dan de deelnemers. Door de taken uit te laten voeren door de RUD zijn er de minste overdrachtsmomenten en wordt informatie direct aan de bron dusdanig verrijkt dat archiveren de minste moeite kost. Het is ons echter onduidelijk waarom de archivering van VTH-dossiers geen onderdeel uitmaakt van de PIOFAC-taken waarover een dienstverleningsovereenkomst met de Provincie Zeeland is aangegaan.

De dienstverlening die de Provincie Zeeland levert, gaat over bedrijfsvoeringstaken op gebied van Personeel, Informatie, Organisatie, Financiën, Administratie en Communicatie (PIOFAC). Naar onze mening valt archivering onder Informatie(voorziening en moet het daardoor onderdeel uitmaken de dienstverleningsovereenkomst met betrekking tot PIOFAC-taken. De Provincie Zeeland heeft daarnaast ervaring met archiveren én is reeds aangesloten bij het Zeeuws Archief als archiefbewaarplaats. We zijn dan ook van mening dat deze optie met haar synergievoordelen verder moet worden onderzocht alvorens een besluit te kunnen nemen over de wijze van archiveren van VTH-dossiers. Daarnaast vragen wij ons af of het noodzakelijk is om structureel 3 fte in dienst te nemen voor uitvoering van de archieftaken. In het voorstel is dit onvoldoende onderbouwd. Als de synergievoordelen door het onderbrengen van de taken in de PIOFAC overeenkomst verder worden onderzocht, blijkt dit wellicht ook niet noodzakelijk. Anderzijds is er wellicht tijdelijk extra personeel nodig in verband met het maken van een inhaalslag, maar niet of minder structureel. Pag. 1 / 2

Verder is er geen begrotingswijziging toegevoegd aan het voorstel. Onduidelijk is of de financiële consequenties in een aparte begrotingswijziging zouden worden ondergebracht.

Wij verzoeken u onze zienswijze te betrekken bij de besluitvorming in het algemeen bestuur.

Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN SLUIS,

De secretaris,

De burgemeester,

S.I. de Kievit-Minnaert

mr. M.M.D. Vermue

Pag. 2 / 2