def raadsvoorstel aanbesteding (003)
Tekst van het document
Raadsvoorstel Pag. 1/4
Datum vergadering Omschrijving agendapunt Portefeuillehouder
4 april 2024 Voorstel tot vaststellen van het Programma van Eisen t.b.v. de aanbesteding van de accountant alsmede de bemensing van de beoordelingscommissie …..
Samenvatting In verband met het aflopen van de overeenkomst met de accountant zal, met ingang van het verslagjaar 2025, een nieuwe accountant moeten worden aangewezen. Gelet op de bepalingen in de Controleverordening bereidt de auditcommissie –samen met het college/ambtelijke organisatie- de aanbesteding voor en stelt de gemeenteraad het Programma van Eisen vast. Daarnaast benoemt de gemeenteraad de leden van de beoordelingscommissie.
Aan de raad, De overeenkomst met Baker Tilly ten behoeve van de controle van de jaarrekening loopt af met de controle van het boekjaar 2024. Uw raad heeft 21 september 2023 ingestemd met de laatste verlengingsmogelijkheid. Artikel 2 van de Controleverordening 2023 vermeldt een aantal procedurele en inhoudelijke eisen met het oog op de opdrachtverlening aan de accountant. Gelet op de omvang van de contractduur (3 jaar met de mogelijkheid van 2 * 1 jaar verlenging), zal een Europese aanbestedingsprocedure moeten worden doorlopen. Het bijgevoegde Programma van Eisen gaat in op de te volgen aanbestedingsprocedure, de beoordelingscriteria alsmede de scores hierop. Eén van de aspecten waarover besluitvorming moet plaatsvinden is de bezetting van de beoordelingscommissie. In de vergadering van de auditcommissie van 26 februari jl. is dit onderwerp besproken. Aan uw raad wordt voorgesteld de leden van de auditcommissie te benoemen als lid van de beoordelingscommissie. Aan de beoordelingscommissie worden, als adviseurs, toegevoegd de wethouder financiën, de concerncontroller en de teamleider financiën. Daarnaast wordt een inkoper toegevoegd die het aanbestedingsproces begeleidt. De start van de aanbestedingsprocedure is voorzien voor Q2-2024.
Risico De afgelopen jaren is duidelijk geworden dat, onder meer, gemeenten moeite hebben een accountant te werven. De kans bestaat dat het aantal inschrijvingen beperkt zal zijn dan wel nihil. Daarnaast is nieuwe wetgeving in voorbereiding die mogelijk invloed kan hebben op de opdrachtverlening aan de accountant.
Raadsvoorstel Pag. 2/4
Voorstel U wordt voorgesteld om het Programma van Eisen vast te stellen en de leden van de beoordelingscommissie te benoemen.
Oostburg, 26 februari 2024, Hoogachtend,
De voorzitter van de auditcommissie
Bijlage(n): a. Programma van Eisen
Raadsvoorstel Pag. 3/4
DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 26 februari 2024
gelet op artikel 2 van de Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie/functie (artikel 213 Gemeentewet) van de gemeente Sluis 2023. BESLUIT: 1 Het Programma van Eisen vast te stellen; 2 Tot lid van de beoordelingscommissie te benoemen: 1) dhr. S. Keijmel, voorzitter; 2) dhr. R. du Fossé; 3) dhr. R. Evers; 4) dhr. L. Dekker; 5) mevr. M. Poissonnier-Dekker.
Sluis, 4 april 2024 DE RAAD VOORNOEMD,
De griffier,
De voorzitter,
mr. P. T. G Claeijs
mr. M. M. D. Vermue
Raadsvoorstel Pag. 4/4