Controleprotocol 2025

Controleprotocol 2025 Gemeente Sluis

Inhoudsopgave

Inhoud 1

2

Inleiding .............................................................................................................................3 1.1

Doelstelling ...............................................................................................................3

1.2

Accountant ................................................................................................................3

Te hanteren goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie ........................................3 2.1 Goedkeuringstolerantie ...................................................................................................4 2.2 Rapporteringstolerantie ...................................................................................................5

3

Rapportering ......................................................................................................................6 3.1 Accountant: Interimcontrole ............................................................................................6 3.2 Accountant: Accountantsverslag .....................................................................................6 3.3 Controleverklaring ...........................................................................................................6

Bijlage 1 Normenkader inclusief toetsingskader .......................................................................7

2

1

Inleiding

In artikel 213 van de gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. Deze verordening is op 11 mei 2023 door de raad van de gemeente Sluis vastgesteld. In het verlengde van deze controleverordening is dit controleprotocol opgesteld. Dit protocol regelt een aantal zaken ten aanzien van de controle van de jaarrekening. Met ingang van het verslagjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd (maar nog niet wettelijk verankerd). Het college is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid –en rapporteert hierover in de jaarstukken- terwijl de accountant de getrouwheid blijft controleren. Dit protocol heeft een geldigheidsduur voor het verantwoordingsjaar 2025. Al een aantal jaren geleden is aangekondigd dat het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) vanwege de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, zal worden gewijzigd. Dit is bij besluit van 21 maart 2025 jl. gebeurd, hetgeen ertoe geleid heeft dat dit controleprotocol moet worden gewijzigd en daarnaast ook de Financiële Verordening van de gemeente Sluis bij raadsbesluit van 18 september 2025 is aangepast. Het bij dit protocol behorende normenkader Rechtmatigheid wordt jaarlijks geactualiseerd en aan de Raad ter vaststelling voorgelegd.

1.1 Doelstelling De gemeenteraad dient via het vaststellen van dit controleprotocol nadere aanwijzingen te geven aan de accountant: • •

de te hanteren goedkeuringstoleranties ten behoeve van de accountantscontrole; de te hanteren rapporteringsgrens voor de accountant.

In de bijlage bij dit controleprotocol is het bij de controle te hanteren normenkader Rechtmatigheid opgenomen. Dit kader wordt jaarlijks op verzoek van het college door de raad vastgesteld. Een tweede doelstelling van dit controleprotocol en, het in de bijlage opgenomen normenkader rechtmatigheid, is dat ook voor het college moet worden vastgelegd op welke rechtmatigheidsonderdelen het college moet controleren. 1.2 Accountant De gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een accountantsverslag over de bevindingen bij de controle. In de vergadering van 19 september 2024 heeft de raad besloten Verstegen accountants en adviseurs B.V. aan te wijzen als accountant voor de controle van de jaarrekening voor de boekjaren 2025 tot en met 2027, met een verlengingsmogelijkheid van tweemaal één jaar.

2

Te hanteren goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie

De accountant accepteert in de controle toleranties en richt zijn controle hierop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de 3

jaarrekening. Omdat de rechtmatigheidsverantwoording deel uitmaakt van de jaarstukken controleert de accountant deze ook. De wijze waarop de accountant dit onderdeel controleert is nog onduidelijk. Het uitvoeren van werkzaamheden met inachtneming van toleranties impliceert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd, dat voldoende zekerheid wordt verkregen over de getrouwheid. 2.1 Goedkeuringstolerantie De definitie van de goedkeuringstolerantie is: “De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed”. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en bepaalt de strekking van de af te geven controleverklaring. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado, laatstelijk gewijzigd bij Besluit van 21 maart 2025) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen. In praktijk wordt nauwelijks afgeweken van deze toleranties.

De wijzigingen in het Bado houden in dat: -de goedkeuringstolerantie wordt aangepast, -fouten en onzekerheden bij elkaar worden opgeteld (“afwijkingen”) en -de omvangsbasis wordt verkleind, in die zin dat het hierbij gaat om de totale lasten exclusief de dotaties aan de reserves. In onderstaand schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen met betrekking tot de getrouwheid zoals door de gemeenteraad vastgesteld. Deze komen overeen met het wettelijk minimum en zijn in overeenstemming met de vastgelegde afspraken met de accountant. Met ingang van het verslagjaar 2025 geldt dan ook de volgende indeling1 Materialiteit

Goedkeurend

Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle (% lasten)

≤ 2%

Beperking

Verklaring van oordeelonthouding/ Afkeurende verklaring

>2%<4%

≥ 4%

Gelet op de omvang van de lasten (exclusief dotaties aan de reserves) voor 2025 initieel begroot op € 107 miljoen, betekent dit dat de maximale fouten en onzekerheden € 2.140.000 mogen bedragen om voor een goedkeurende verklaring in aanmerking te kunnen komen. 1 Tot aan het verslagjaar 2025 gold het volgende:

Oordeel Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking t.a.v. getrouwheid Fouten in de jaarrekening (% ≤ 1% >1%<3% lasten) Onzekerheden in de controle (% ≤ 3% >3%<10% lasten) De omvangsbasis was de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves.

Onthouding

Afkeurend

-

≥ 3%

≥ 10%

-

4

Ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording is het BBV bij besluit van 21 maart 2025 ook gewijzigd. Met ingang van het verslagjaar 2025 geldt dat de verantwoordingsgrens een totaalbedrag voor rechtmatigheidsfouten én onduidelijkheden in het kader van de financiële rechtmatigheid is. De gemeenteraad stelt de verantwoordingsgrens vast op maximaal 2% van de totale lasten exclusief dotaties aan de reserves2. Met de vaststelling van de Financiële Verordening Sluis 2025 (d.d. 18 september 2025)heeft de gemeenteraad in artikel 9 lid 1 bepaald dat, voor het college, de verantwoordingsgrens voor afwijkingen (fouten en onduidelijkheden samen) 2% bedraagt. 2.2 Rapporteringstolerantie Met het Controleprotocol wordt ook de rapporteringstolerantie vastgesteld. De accountant heeft daarmee de opdracht om in zijn accountantsverslag te rapporteren over onrechtmatigheden indien de geconstateerde getrouwheidsfouten de rapporteringstolerantie overschrijdt. Deze rapporteringstolerantie wordt vastgesteld op € 50.000. Hiermee bevestigen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde getrouwheidsfouten vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen. Voor het college is, in artikel 9 lid 2 van de Financiële Verordening Sluis 2025 vastgelegd dat, afwijkingen van € 25.000,= of meer, in de paragraaf bedrijfsvoering moeten worden toegelicht.

De gemeenteraad heeft 18 september besloten de rapporteringstolerantie voor het college vast te stellen op € 50.000,=.

2 Tot en met verslagjaar 2024 was de verantwoordingsgrens opgebouwd uit de totale lasten inclusief toevoegingen aan de

reserves. Daarnaast werden fouten en onduidelijkheden niet bij elkaar opgeteld en bedroeg de verantwoordingsgrens maximaal 3% voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk.

5

3

Rapportering

3.1 Accountant: Interimcontrole In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant de interim-controle uitgevoerd. Hij betrekt hierin de rapportage over de uitgevoerde interne controles over het eerste half jaar. Over de uitkomsten van deze controle en het gebruik ten behoeve van de controle van de jaarrekening 2025 wordt na afronden van de interim-controle een conceptverslag (managementletter) uitgebracht aan het college. Met een Boardletter wordt de Auditcommissie geïnformeerd over de uitkomsten van deze controle. 3.2 Accountant: Accountantsverslag Overeenkomstig de Gemeentewet wordt over de bevindingen bij de controle van de jaarrekening een accountantsverslag uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. Het accountantsverslag wordt conform planning van de P&C-cyclus opgeleverd. Indien wordt afgeweken van deze planning rapporteert de accountant hierover aan de raad. 3.3 Controleverklaring In de Controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De controleverklaring ziet toe op de getrouwheid van de jaarrekening. Deze controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

6

Bijlage 1 Normenkader inclusief toetsingskader

7