Collegebrief - Raadsinformatiebrief gedane investeringen in digitalisering archief (brief was ook geagendeerd in de commissie R/AB van 6 mei 2025, gevraagd door raadslid de heer Babijn in de commissie R/AB van 7 oktober 2025, verzonden per email op 9 oktober 2025)

lllliBllllllIlllinilHHVI 25.0001483

gemeentesLUis

Inkomende documenten Gemeente Sluis Postadres; Postbus 27 4500 AA Oostburg Bezoekadres: Nieuwstraat 22 4501 BD Oostburg

Gemeente Sluis T.a.v. Gemeenteraad Nieuwstraat 22 4501 BD Oostburg

Telefoon 140117 Telefoon +31 (0)117 457 000 Telefax+31 (0)117 452 241 IBAN: NL33INGB0661900169 BIC code: INGBNL2A BTW-nummer: 811046321B01 www.gemeentesluis.nl info@gemeentesluis.nl

ons kenmerk uw brief d.d. uw kenmerk behandeld door

Afdeling Ondersteuning

doorkiesnummer

140117

onderwerp

Raadsinformatiebrief gedane investeringen in digitalisering archief

bijlage(n)

Geen

Oostburg,

Gemeente Sluis Ingekomen

2 S MAART 2025

2 6 MRĨ 2025 NR Geachte leden van de gemeenteraad,

Tijdens de commissievergadering Ruimte/AB op 11 maart 2025 vroeg de heer Babijn hoe groot het bedrag is dat in het verleden is uitgetrokken voor automatisering en/of digitalisering. Ook werd gevraagd waaraan dat is uitgegeven. Wij zegden toe deze vragen schríftelijk te beantwoorden. Wij vroegen in de afgelopen 10 jaar aan u geen extra geld voor de digitalisering en/of digitalisering van het archief (de bouw van de huidige archiefbewaarplaats uitgezonderd). We vroegen u wel om bestaande budgetten éénmalig anders aan te wenden. De investeringen die u heeft geaccordeerd hadden betrekking op de restauratie van oude archieven (č 150.000,00, 18 december 2014), inrichting van een digitaal postsysteem en digitalisering akten burgerlijke stand (6 30.000,00, 30 oktober 2014) en als laatste een voorbereidingskrediet voor een onderzoek naar een zaaksysteem (C 65.000,00, 23 oktober 2014). Dat wil niet zeggen dat we niet hard werkten aan digitalisering van onze processen en van het archief. We maakten een beperkt aantal fysieke collecties proactief digitaal waaronder burgerlijke stand, personeelsdossiers en begraafregisters. Daarnaast zijn er vanuit de organisatie verschillende succesvolle initiatieven ondernomen om processen te digitaliseren. Te denken valt aan digitalisering van het besluitvormingsproces, het P&O proces, de meldingen openbare ruimte en het vergunningenproces.

In 2020 maakten wij vacaturegelden vrij binnen ICT voor extra ondersteuning bij het archief in 2020 en 2021. Deze extra inzet was bedoeld voor het wegwerken van achterstanden en om te zorgen dat de toenmalig archivaris en DIV-medewerker capaciteit hadden om een collectiebeheersysteem aan te besteden en in te richten. De jaarlijkse kosten van het collectiebeheersysteem dat wij voor ogen hadden bedroeg ongeveer C 9.000,00 en kon worden bekostigd uit de bestaande budgetten van het archief. De bedoeling was om alle in de voorafgaande járen, gedigitaliseerde documenten in een dergelijk collectiebeheersysteem op te nemen en te ontsluiten voor de inwoners en organisatie. U werd bij de slotwijziging 2020 gevraagd om een bedrag van C 10.000,00 mee te nemen naar 2021 voor die aanbesteding. Helaas bleek bij het vertrek van de archivaris halverwege 2021 dat deze niet was toegekomen aan de aanbesteding. Pag. 112

Na het vertrek van de archivaris startten wij een onderzoek naar de staat en de toekomst van het archief. Dit zou bepalen hoe we verder zouden digitaliseren en welke competenties de toekomstige archivaris zou moeten bezitten om onder andere de digitaliseringsslag goed op te pakken. In januari 2022 nam u een besluit op grond waarvan het archief op de huidige locatie moet verdwijnen. Wij hebben in de periode erna diverse scenario’s onderzocht om de toekomst van het archief verder te onderzoeken. In deze periode is vooral ingezet op het wegwerken van achterstanden en minder op de digitalisering van het archief in afwachting van de uitkomsten van de scenario’s. Wij deelden recent onze bevindingen met u n een besloten raadsbijeenkomst en ze staan ook te lezen in de bijlagen bij het raadsvoorstel. In 2023 zijn wij begonnen met het programma Strategisch informatiebeleid met als doel om de organisatie volledig te digitaliseren en alle documentstromen digitaal te ontvangen en af te handelen. Dit programma omvat het volledig gaan werken in de Cloud, digitale handtekening, de mogelijkheid tot digitaal verzenden van post naar inwoners, nieuwe website met een klantportaal, verbetering telefooncentrale door koppeling het zaaksysteem. Met name het klantportaal zal in de toekomst veel toegevoegde waarde geven voor inwoners.

De kosten voor deze digitaliseringsslag worden zoveel mogelijk intern opgevangen door keuzes te maken om andere zaken op te schorten en het beeld is dat op termijn de jaarlijkse kosten niet hoger zullen uitvallen dan tot nu toe. Wij hopen u hiermee een goed beeld te geven van de uitgaven ten aanzien van het archief en/of hieraan gelieerde uitgaven.

Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN SLUIS,

Pag. 2/2