bijlage d instructievoor de griffier 2003
Tekst van het document
Gemeente Sluis DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS;
gelet op artikel 107, tweede lid van de Gemeentewet;
BESLUIT
vast te stellen de volgende Instructie voor de griffier van de gemeente Sluis.
Artikel 1.
Algemene ondersteuning
De griffier draagt zorg vooreen goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad en van de fractie-assistenten.
Artikel 2.
Agendering
De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raadsen commissievergaderingen.
Artikel 3. 1.
2.
De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad. De griffier kan de voorzitters van raadscommissies ter zijde staan bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.
Artikel 4. 1.
2. 3.
Vergaderingen van de raad en raadscommissie
De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg vooreen goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. De griffier is eveneens aanwezig bij de vergaderingen van de rekenkamer-commissie en andere raadscommissies. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan de leden van de raad en de fractie-assistenten.
Artikel 5. 1. 2.
Bijstand raadsvoorzitter
Ondersteuning raadspresidium
De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het raadspresidium. Indien het raadspresidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.
1
Artikel 6.
Ondersteuning onderzoekscommissie
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.
Artikel 7.
Ambtelijke bijstand
De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor, dat de leden van de raad en de fractie-assistenten desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften en richtlijnen hierover worden gesteld bij de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2003.
Artikel 8.
Verhindering en vervanging
Indien de griffier meer dan veertien dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.
Artikel 9. 1.
2.
Slotbepaling
In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad. Deze instructie treedt met onmiddellijke ingang in werking.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Sluis 2 januari 2003.
De interim griffier
De voorzitter,
2
Gemeente Sluis Toelichting op de instructie voor de griffier
Artikel 1 De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.
Artikel 2 De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en kunnen voorbereid worden door het raadspresidium (zie de toelichting op artikel 5). De griffier en de medewerkers van de griffier nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.
Indien de raad een jaaragenda (voortschrijdende raadsagenda) vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt. Artikelen 3 en 4
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. De griffier is ook aanwezig bij de vergaderingen van de rekenkamercommissie. Artikel 5
Het raadspresidium bestaat uit de voorzitters van de commissies en de burgemeester en de plaatsvervangend raadsvoorzitter. Dit presidium wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. Naast procedurele aangelegenheden kunnen ook belangrijke inhoudelijke zaken aan de orde komen.
Artikel 6 Indien de raad een enquêtecommissie instelt, zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.
Artikel 7 De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand
ï
Gemeente Sluis en fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend.
Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen. Artikel 8 en 9
Deze artikelen behoeven geen toelichting.
2