bijlage c verordening op de auditcommissie 2023 22 december 2022.docx

Gemeente Sluis DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS; gelet op het bepaalde in artikel 149 van de Gemeentewet; BESLUIT vast te stellen de Verordening op de auditcommissie 2023.

Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: 1 de commissie: de auditcommissie; 2 de raad: de gemeenteraad van de Gemeente Sluis; 3 het college: het college van burgemeester en wethouders; 4 de accountant: de in de Controleverordening gemeente Sluis bedoelde accountant die belast is met de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening; 5. het controleprotocol: de door de gemeenteraad vastgestelde kaders voor de reikwijdte van de accountantscontrole, de normstellingen en de door de accountant te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Artikel 2 Doel 1

2

3

De commissie heeft als doel, ten behoeve van de raad, de afstemming te bevorderen van alle activiteiten in de gemeente op het gebied van financial auditing. De commissie initieert het overleg over bovengenoemde doelen tussen de raad, de accountant, het college, de lokale rekenkamer waarbij de commissie niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college treedt. De commissie heeft ten dienste van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de Raad, middels een (te ontwikkelen) overzichtelijk instrumentarium, zicht op de kwaliteit van gemeentelijke procesmatige beheersing, op het gebied de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. De commissie heeft de taak met het informeren en adviseren van de raad, teneinde haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid te kunnen vervullen, betreffende activiteiten in relatie tot financial auditing die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid.

1

Artikel 3 Taken Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen: 1 het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole; 2 de jaarlijkse voorbereiding en advisering over de, door de raad vast te stellen controleprotocol en normenkader voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad; 3 de advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole en de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant; 4 een afstemmingsplatform te zijn over de voorgenomen audits door accountant, Rekenkamercommissie en college; 5 het onderhouden van contact met de rekenkamercommissie welke bevordert dat onderzoeken van de accountant, het college op het terrein van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid worden afgestemd op onderzoeken van de rekenkamercommissie.

6 de bespreking van het rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening met de accountant en de advisering hierover aan de raad 7 het onderzoek van de documenten behorend bij de P&C cyclus, als sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten; 8 een overlegplatform in opdracht van de gemeenteraad te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant voor aanvang van de interim controle, Dit in samenspraak met het college en passend binnen de opdracht (inclusief SISA) aan de accountant een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de interim- en jaarrekening-controle en de Boardletter. Over deze onderwerpen te adviseren aan de gemeenteraad; 9 de evaluatie van de werkzaamheden van de accountant en de eventuele advisering hierover aan de raad; 10 de uitwerking en naleving door het college van de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) het toezicht op de opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole, rekenkamercommissieonderzoeken. Artikel 4 Samenstelling en benoeming 1 2 3

De commissie is apolitiek en bestaat uit maximaal vijf leden die door de raad uit zijn midden worden benoemd. Deze leden zijn allen uit een verschillende partij en kunnen zich niet laten vervangen. De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De leden van de commissie, waaronder de voorzitter en waarnemend voorzitter worden benoemd voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad.

Artikel 5 Werkwijze 1 2

De commissie werkt aan de hand van een jaaragenda welke, indien nodig, jaarlijks wordt geëvalueerd en geactualiseerd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder adviseurs. De commissie stelt haar verslaglegging van dergelijke bijeenkomsten beschikbaar aan het college.

2

3

4 5

6

De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviseurs en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds schriftelijk te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie. De commissie vergadert in beslotenheid. Op grond van de belangen genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid kan de commissie, rapporten, die via de commissie aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken. De commissie brengt advies uit aan de gemeenteraad in openbaarheid.

Artikel 6 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de dag waarop deze is bekend gemaakt onder gelijktijdige intrekking van de Verordening op de auditcommissie 2006. Artikel 7 Evaluatie Deze verordening wordt na 2 jaar geëvalueerd. Artikel 8 Citeertitel 1 2 3

Deze verordening kan worden aangehaald als: "Verordening op de auditcommissie 2023". Deze verordening treedt met onmiddellijke ingang in werking. Op dat tijdstip vervalt de verordening op de auditcommissie 2006, vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 29 juni 2006.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Sluis van 22 december 2022. De griffier,

De voorzitter,

mr. P.T.G. Claeijs

mr. M.D.D. Vermue

3

Toelichting bij de Verordening op de auditcommissie 2023 Artikel 1 Begripsbepalingen Deze definities sluiten aan bij wat in Sluis gangbaar is en meer specifiek bij onze controleverordening ex artikel 213 van de Gemeentewet. Artikel 2 Doel De auditcommissie is een overlegplatform en een adviesorgaan. Het gaat om zaken als afstemming van verschillende onderzoeken, overleg over kwaliteitsverbetering van planning & control-documenten en de jaarlijkse accountantscontrole op het gebied van de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Het is niet de bedoeling met de commissie een nieuw besluitvormend orgaan in het leven te roepen. Artikel 3 Taken In dit artikel wordt het werkterrein van de commissie bepaald. Het voorbereiden van de rol van de raad als opdrachtgever van de accountant is daarin expliciet benoemd. De commissie komt zo vaak bijeen als zij wenselijk acht. Vaste vergadermomenten zijn in ieder geval: -ter bespreking van de controleaanpak, vóór aanvang van de interim-controle, jaarlijks omstreeks midden september; -ter bespreking van de managementletter en Boardletter, jaarlijks omstreeks december en -ter bespreking van het accountantsverslag, jaarlijks na bespreking met B&W, maar vóór verzending naar het presidium. Artikel 4 Samenstelling en benoeming De auditcommissie bestaat volgens de verordening uit maximaal 5 raadsleden van verschillende partijen.

Die raadsleden hebben zitting namens de gemeenteraad en niet namens hun fractie, met andere woorden, zij zijn a-politiek. Zij worden daarom ook door de gemeenteraad gekozen en benoemd. Artikel 5 Werkwijze Naast de leden kent de auditcommissie ook adviseurs. Er is voor gekozen om de adviseurs niet te omschrijven omdat dit per onderwerp kan verschillen. Tot de adviseurs kunnen gerekend worden; de externe accountant, de concerncontroller, de teamleider Financiën, de gemeentesecretaris alsmede een vertegenwoordiging vanuit het college. Hoewel de adviseurs van belang zijn voor het functioneren van de commissie, is de aanwezigheid van alle adviseurs niet bij alle vergaderingen vereist. De commissie is een platform waarin de deelnemers vrij moeten kunnen overleggen over zaken die de bedrijfsvoering van de gemeente aangaan. Binnen de grenzen die de Wet open overheid stelt is ruimte om een commissie als de auditcommissie in beslotenheid te laten vergaderen. Artikel 6 Inwerkingtreding Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Artikel 7 Evaluatie In het kader van de nieuwe ontwikkelingen rondom rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid wordt er om de twee jaar gekeken of de verordening voldoet aan de behoefte. 4

Artikel 8 Citeertitel Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

5