Bijlage 9 Concept DVO archiefbeheer en archieftoezicht_geanonimiseerd

Dienstverleningsovereenkomst

Archiefbeheer en archieftoezicht

Gemeente Sluis Zeeuws Archief

Dienstverleningsovereenkomst archiefbeheer en archieftoezicht Gemeente Sluis - Zeeuws Archief Het college van B&W van de gemeente Sluis gevestigd te ……………., ………………., hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door ……………………., handelend ter uitvoering van het raadsbesluit van ………………… en het collegebesluit van …………………, verder te noemen: ‘de gemeente’ en het Zeeuws Archief, gevestigd te Middelburg, Hofplein 16, ten deze vertegenwoordigd door zijn directeur …………………………., verder te noemen ‘het Zeeuws Archief’ hierna te noemen ‘partijen’; overwegende

A. dat de archieven van de gemeente berustende in de archiefbewaarplaats van de gemeente Sluis, ……………………….., worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Zeeuws Archief; B. dat de gemeente alle overgebrachte archieven onder het beheer van het Zeeuws Archief wenst te brengen; A. dat de gemeente bij besluit van ……………………….., overeenkomstig artikel 31 van de Archiefwet heeft aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats de archiefbewaarplaats van het Zeeuws Archief, met archiefdepots in Middelburg (Hofplein 16), Vlissingen (Hellebardierstraat 2), Terneuzen (Kennedylaan 1-tijdelijk) en Zierikzee (Laan van Saint Hilaire 2); B. dat het college van B&W van de gemeente Sluis de bevoegdheid tot het aanwijzen van de gemeentearchivaris in de zin van artikel 32, derde lid, van de Archiefwet 1995 met ingang van 1 januari 20xx mandateert aan het dagelijks bestuur van het Zeeuws Archief; C. dat als gevolg van de aanwijzing van een functionaris van het Zeeuws Archief als gemeentearchivaris, het beheer van de overgebrachte archieven alsmede het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven van de gemeente bij het Zeeuws Archief is komen te berusten; D. dat de gemeentearchivaris het college van B&W van Sluis adviseert over het stellen van beperkingen aan de openbaarheid, zoals bedoeld in artikel 15, eerste en tweede lid, Archiefwet 1995;

E. dat de gemeentearchivaris het college van B&W van Sluis adviseert bij het opheffen, dan wel ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing laten van de aan de openbaarheid gestelde beperkingen van overgebrachte archieven; F. dat de gemeentearchivaris ingevolge artikel 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 overeenkomstig een door het college van B&W van de gemeente vast te stellen verordening, onder de bevelen van het college van B&W toezicht uitoefent op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; G. dat partijen willen samenwerken, met als belangrijkste doel het beheren en beschikbaar stellen van de overgebrachte archieven alsmede het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte gemeentearchieven; H. dat het Zeeuws Archief bereid en in staat is alle hiervoor genoemde werkzaamheden overeenkomstig de eisen van de Archiefwet 1995 uit te voeren; I. dat partijen hun afspraken in deze overeenkomst en bijbehorende bijlage 1 willen vastleggen.

Zijn het volgende overeengekomen:

Hoofdstuk I Begrippenkader Artikel 1 In deze overeenkomst wordt verstaan onder: a. de Wet: de Archiefwet 1995; b. De archiefbewaarplaats: de voor permanente bewaring van archiefbescheiden aangewezen archiefbewaarplaats van het Zeeuws Archief met archiefdepots in Middelburg (Hofplein 16), Vlissingen (Hellebardierstraat 2), Terneuzen (Kennedylaan 1tijdelijk) en Zierikzee (Laan van Saint Hilaire 2); c. de gemeentearchivaris: de door het dagelijks bestuur van het Zeeuws Archief aangewezen gemeentearchivaris; d. archiefbescheiden: de in artikel 1 onder c van de Archiefwet 1995 bedoelde archiefbescheiden van gemeente Sluis en haar rechtsvoorgangers, zoals gespecificeerd in de bij deze overeenkomst behorende bijlage 1; e. beheer: het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren, (nader) toegankelijk maken en beschikbaar stellen van de overgebrachte archiefbescheiden op grond van de bepalingen van de Wet. Tevens wordt hieronder verstaan het zodanig bewaren van archiefbescheiden en indien nodig het treffen van zodanige maatregelen dat na tenminste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te bespeuren.

Concept Dienstverleningsovereenkomst Archiefbeheer en –toezicht Gemeente Sluis – Zeeuws Archief

2

Hoofdstuk II. Algemene bepalingen Artikel 2 Met ingang van ……………………. gaat de gemeente een dienstverleningsovereenkomst aan met het Zeeuws Archief ten aanzien van het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Sluis door het Zeeuws Archief en ten aanzien van de taken van de gemeentearchivaris zoals neergelegd in artikel 32, tweede lid Archiefwet, waarmee het Zeeuws Archief is belast. Artikel 3 Partijen maken hetgeen hen bij de uitvoering van de overeenkomst ter kennis komt en waarvan zij het vertrouwelijk karakter kennen of redelijkerwijs kunnen vermoeden op geen enkele wijze verder bekend, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of een uitspraak van de rechter tot bekendmaking daarvan verplicht. Artikel 4 Het Zeeuws Archief is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, alsmede met het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven van de gemeente. Het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden vindt plaats onder de bevelen van het college van B&W van de gemeente Sluis. Jaarlijks doet het Zeeuws Archief verslag aan het college van B&W van de gemeente over de op grond van de Archiefwet aan hem toegekende taken.

Artikel 5 1) Het Zeeuws Archief beheert alle naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Sluis en haar rechtsvoorgangers, overeenkomstig de voorschriften van de Wet. 2) De dienstverlening voor beheer van de archiefbescheiden omvat: a. het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren, (nader) toegankelijk maken en fysiek en digitaal beschikbaar stellen van de overgebrachte archiefbescheiden op grond van de bepalingen van de Wet. De archiefbescheiden worden zodanig beheerd dat na tenminste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te bespeuren. b. het verstrekken aan verzoekers van afschriften, reproducties, uittreksels of afbeeldingen of uitleningen aan derden, anders dan de gemeente, tegen een vergoeding conform de regelgeving van het Zeeuws Archief voor archiefbescheiden van het Rijk. c. het verstrekken van informatie en adviezen aan publiek en gemeentelijke organisatie; d. het afwijzen van een verzoek tot raadpleging indien de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of deze aan verzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd; e. het geven van ontheffingen bij verzoeken tot raadpleging van archiefbescheiden, waarvan de openbaarheid op grond van artikel 15, eerste lid, dan wel artikel 16 van de Wet is beperkt.

Het college van B&W mandateert de bevoegdheid tot verlening van ontheffing van de beperking van de openbaarheid aan de gemeentearchivaris in Zeeland. De verzoeken tot ontheffing worden door het Zeeuws Archief behandeld. Het Zeeuws Archief informeert het college van B&W in het jaarverslag over de verleende ontheffingen.

Concept Dienstverleningsovereenkomst Archiefbeheer en –toezicht Gemeente Sluis – Zeeuws Archief

3

f. De dienstverlening zal vanuit het Zeeuws Archief in Middelburg plaatsvinden.

Hoofdstuk III. Overbrenging archieven Artikel 6 1) De gemeente brengt alle archieven die daarvoor op grond van de Wet in aanmerking komen over naar de archiefbewaarplaats. Zie bijlage 1. 2) De beschikbare toegangen op de archieven (inventarissen en/of plaatsingslijsten) evenals de (digitaal) beschikbare archiefbescheiden zelf worden via het internet en in de studiezaal door het Zeeuws Archief aan bezoekers beschikbaar gesteld.

Hoofdstuk IV. Overleg Artikel 7 Partijen verbinden zich gedurende de looptijd van deze overeenkomst elk jaar bij elkaar te komen om de uitvoering van deze overeenkomst te bespreken. Het initiatief tot dit overleg wordt genomen door het Zeeuws Archief. Artikel 8 Partijen houden elkaar gedurende de looptijd van deze overeenkomst op de hoogte van alle feiten en omstandigheden die van belang zijn voor de uitvoering van de overeenkomst.

Hoofdstuk V. Verantwoording Artikel 9 In het jaarverslag van het Zeeuws Archief wordt melding gemaakt van de krachtens deze overeenkomst verrichte werkzaamheden die in dat jaar met betrekking tot de archieven van de gemeente zijn verricht. Een exemplaar van dit jaarverslag wordt jaarlijks aan het college van B&W van de gemeente toegezonden.

Hoofdstuk VI. Financiële aspecten Artikel 10 1) Voor de in artikel 4 en 5 omschreven werkzaamheden, te weten het beheer van ……………………. strekkende meter gemeentearchief, de uitvoering van de toezichtstaak en digitalisering, is de gemeente jaarlijks een bedrag verschuldigd van € ……………………. (prijspeil 2024). Dit bedrag is exclusief BTW. 2) Het in het eerste lid vermelde bedrag wordt voor het eerst per 1 januari 2024 geïndexeerd overeenkomstig het consumentenprijsindexcijfer door het CBS jaar t-1. 3) De kosten voor uitbreiding van het aantal strekkende meters bedraagt € 175,75 per strekkende meter per jaar, prijspeil 2024.

Concept Dienstverleningsovereenkomst Archiefbeheer en –toezicht Gemeente Sluis – Zeeuws Archief

4

4) De gemeente ontvangt twee maal per jaar, te weten in april en in oktober, facturen ter zake van de helft van het op grond van het in het eerste en tweede lid bepaalde, verschuldigde bedrag. 5) Indien door aanvullende wensen of gewijzigde inzichten van de gemeente, anders dan in de vooraf opgestelde bijlage is overeengekomen, of door wijziging van de voor de te verrichten prestaties van belang zijnde wettelijke voorschriften, de prestaties die het Zeeuws Archief op grond van de overeenkomst moet verrichten, aantoonbaar worden verzwaard dan wel uitgebreid, is sprake van meerwerk dat voor vergoeding in aanmerking komt. Het Zeeuws Archief hanteert daarbij de Handleiding Overheidstarieven, die jaarlijks door de rijksoverheid wordt vastgesteld. 6) Het Zeeuws Archief vangt niet aan met meerwerk alvorens het daartoe schriftelijk opdracht van de gemeente heeft gekregen. Het Zeeuws Archief brengt ter verkrijging van een opdracht een schriftelijke offerte uit. Voor het verrichte meerwerk door het Zeeuws Archief ontvangt de gemeente achteraf afzonderlijk een gespecificeerde factuur.

Hoofdstuk VII. Looptijd, tussentijdse wijziging, ontbinding en opzegging Artikel 11 Deze overeenkomst treedt in werking met ingang van …………….. en wordt aangegaan voor een periode van tien (10) jaar. Artikel 12 Onverminderd het bepaalde in artikel 7 wordt deze overeenkomst vijfjaarlijks door partijen geëvalueerd. De evaluatie omvat in ieder geval het beheer en toegang van de fysieke en digitale archieven, met inbegrip van inspectie en relatiebeheer alsmede restauratie en conservering. Artikel 13 1) Deze overeenkomst kan met onderlinge instemming van beide partijen tussentijds worden opgezegd of gewijzigd. 2) Wijzigingen van de overeenkomst worden schriftelijk vastgelegd. Artikel 14 1) Elk van de partijen kan de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte geheel of gedeeltelijk ontbinden indien de andere partij in verzuim is, dan wel nakoming blijvend of tijdelijk onmogelijk is. Voorafgaand aan verzuim moet een ingebrekestelling verzonden worden met een redelijke termijn waarbinnen de in verzuim zijnde partij nog aan de verplichtingen kan voldoen. 2) Opzegging dient tenminste één jaar voor de gewenste datum van beëindiging te geschieden.

3) Ingeval van ontbinding vindt tussen partijen afrekening plaats op basis van de door partijen ter zake van de uitvoering van de onderhavige overeenkomst verrichte diensten en in redelijkheid gemaakte kosten en voor de uitvoering hiervan in redelijkheid voor de toekomst aangegane verplichtingen. Partijen hoeven elkaar anderszins op generlei wijze schadeloos te stellen voor de gevolgen van de opzegging van de overeenkomst.

Concept Dienstverleningsovereenkomst Archiefbeheer en –toezicht Gemeente Sluis – Zeeuws Archief

5

Artikel 15 Indien één van de partijen gedurende een redelijke termijn ten gevolge van overmacht haar verplichtingen op grond van de overeenkomst niet kan nakomen, heeft de andere partij het recht de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven en met inachtneming van een redelijke termijn buiten rechte geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding ontstaat. Artikel 16 Na de periode als bedoeld in artikel 11 en afhankelijk van de uitkomst van de evaluatie als bedoeld in artikel 12 wordt deze overeenkomst geacht te zijn aangegaan voor onbepaalde tijd. Voortzetting geschiedt tegen gelijke condities als in de contractperiode zoals benoemd in artikel 11.

Hoofdstuk IX. Geschillenbeslechting Artikel 17 Geschillen die mochten ontstaan met betrekking tot de inhoud of uitvoering van deze overeenkomst worden bij uitsluiting voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter in het arrondissement Zeeland-West-Brabant, tenzij partijen alsnog een andere vorm van geschillenbeslechting overeenkomen. Artikel 18 Op de overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. Aldus overeengekomen en ondertekend, …………………………… Namens het college van B&W van gemeente Sluis,

Namens het Zeeuws Archief,

Concept Dienstverleningsovereenkomst Archiefbeheer en –toezicht Gemeente Sluis – Zeeuws Archief

6