Bijlage 8 Concept DVO aansluiting op Zeeuws e-Depot_geanonimiseerd

Dienstverleningsovereenkomst Zeeuws e-Depot gemeente Sluis

De ondergetekenden: Het Zeeuws Archief, gevestigd te Middelburg, Hofplein 16, hierbij vertegenwoordigd door de directeur, ………………….. verder te noemen: Zeeuws Archief en Gemeente Sluis, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door ……………, ……………. (naam, functie), verder te noemen: ‘Zorgdrager gezamenlijk te noemen: ‘Partijen’, Overwegende: A. het Zeeuws Archief een e-Depot-dienstverlening heeft ontwikkeld; B. dat het door het Zeeuws Archief ingerichte digitaal depot, verder genoemd het Zeeuws e-Depot, het Zeeuws Archief in staat stelt digitale archiefbescheiden duurzaam en volgens landelijk geldende standaarden te beheren, te behouden en beschikbaar te stellen; C. dat Zorgdrager de noodzaak van duurzaam beheer van digitale informatie onderschrijft en hiervoor wenst samen te werken met Zeeuws Archief in het Zeeuws e-Depot; D. dat Partijen hiertoe hun afspraken in deze overeenkomst willen vastleggen. Zijn het volgende overeengekomen:

Hoofdstuk I. Begrippenkader Artikel 1 In deze overeenkomst wordt verstaan onder: 1) de Wet: de Archiefwet 1995 2) Zeeuws e-Depot: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden door Zeeuws Archief mogelijk maakt; 3) archiefbescheiden: de in artikel 1 onder c van de Wet bedoelde digitale informatieobjecten. 4) Beheer: het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren, (nader) toegankelijk maken en beschikbaar stellen van de opgenomen archiefbescheiden op grond van de bepalingen van de Wet. Tevens wordt hieronder verstaan het zodanig bewaren van archiefbescheiden en indien nodig het treffen van zodanige maatregelen dat na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te bespeuren. 5) Aansluitplan: het door Zeeuws Archief en Zorgdrager vast te stellen overzicht van in het Zeeuws eDepot op te nemen archiefbescheiden met daarbij de geldende uitganspunten, prioritering, planning, projectorganisatie en benodigde investering in tijd en geld.

Hoofdstuk II. Algemene bepalingen Artikel 2 Partijen maken hetgeen hen bij de uitvoering van de overeenkomst ter kennis komt en waarvan zij het vertrouwelijk karakter kennen of redelijkerwijs kunnen vermoeden, op geen enkele wijze verder bekend, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of een uitspraak van de rechter tot bekendmaking daarvan verplicht. Dienstverleningsovereenkomst Zeeuws e-Depot Gemeente Sluis

1

Artikel 3 Zeeuws Archief ondersteunt Zorgdrager in de voorbereiding op het daadwerkelijk opnemen van archiefbescheiden in het Zeeuws e-Depot. Het gaat hierbij om organisatorische, informatie-inhoudelijke en technische maatregelen. Afspraken hierover worden vastgelegd in het Aansluitplan. Artikel 4 Partijen hanteren de landelijk vastgestelde Producten- en dienstencatalogus Digitale archiefdiensten Regionaal Historische Centra, opgenomen als bijlage A. Artikel 5 1) Zeeuws Archief beheert alle in het e-Depot opgenomen archiefbescheiden van Zorgdrager overeenkomstig de voorschriften van de Wet. 2) De dienstverlening, zoals gesteld in Artikel 1.2, voor beheer van de archiefbescheiden omvat: a. het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren, (nader) toegankelijk maken en fysiek en digitaal beschikbaar stellen van de overgebrachte archiefbescheiden op grond van de bepalingen van de Wet. De archiefbescheiden worden zodanig beheerd dat na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te bespeuren. b. het verstrekken aan verzoekers van afschriften, reproducties, uittreksels of afbeeldingen of het verzorgen van uitleningen aan derden, anders dan aan Zorgdrager, tegen een vergoeding conform de regelgeving van Zeeuws Archief voor archiefbescheiden van het Rijk. c. het verstrekken van informatie en adviezen aan publiek en aan Zorgdrager; d.

het geven van ontheffingen bij verzoeken tot raadpleging van archiefbescheiden, waarvan de openbaarheid op grond van artikel 15, eerste lid, dan wel artikel 16 van de Wet is beperkt. De bevoegdheid hiertoe wordt gemandateerd aan het Zeeuws Archief. De verzoeken tot ontheffing worden door het Zeeuws Archief behandeld. Zeeuws Archief informeert Zorgdrager in het jaarverslag over de verleende ontheffingen.

Hoofdstuk III. Opname van archieven in het Zeeuws e-Depot Artikel 6 Partijen komen overeen dat de digitale archiefbescheiden van Zorgdrager worden opgenomen in het Zeeuws e-Depot.

Hoofdstuk IV. Overleg Artikel 7 Partijen verbinden zich gedurende de looptijd van deze overeenkomst elk jaar bij elkaar te komen om de uitvoering van deze overeenkomst te bespreken. Het initiatief tot dit overleg wordt genomen door Zeeuws Archief. Artikel 8 Partijen houden elkaar gedurende de looptijd van deze overeenkomst op de hoogte van alle feiten en omstandigheden die van belang zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Daartoe stellen zij een Aansluitplan op dat jaarlijks wordt geëvalueerd en bijgesteld.

Hoofdstuk V. Financiële aspecten Artikel 9 1) Voor de werkzaamheden met betrekking tot het aansluiten op het Zeeuws e-Depot, is Zorgdrager jaarlijks een bedrag verschuldigd van € 50.136,00 exclusief BTW (prijspeil 2024). Dit tarief is gebaseerd op het Landelijk kostenmodel e-Depot, opgenomen als bijlage B. Dit is inclusief de eerste Terabyte aan Dienstverleningsovereenkomst Zeeuws e-Depot Gemeente Sluis

2

bestanden die worden opgenomen. Vervolgens geldt een staffel van € 519 per Terabyte, [prijspeil 2024], te weten: 1 tot 2 Terabyte: € 519 2 tot 3 Terabyte: € 1.038 3 tot 4 Terabyte: € 1.557 4 tot 5 Terabyte: € 2.076 etc. 2) Indien door aanvullende wensen of gewijzigde inzichten van Zorgdrager of door wijziging van de voor de te verrichten prestaties geldende wettelijke voorschriften, de prestaties die Zeeuws Archief op grond van deze overeenkomst moet verrichten, aantoonbaar worden verzwaard dan wel uitgebreid, is sprake van meerwerk dat voor vergoeding in aanmerking komt. 3) Zorgdrager ontvangt twee maal per jaar, te weten in april en in oktober, facturen ter zake van de helft van het op grond van het bepaalde in artikel 9.1 verschuldigde bedrag. 4) Het in lid 9.1 vastgestelde bedrag geldt met ingang van 1 januari 2024 en wordt vervolgens jaarlijks geïndexeerd overeenkomstig het CBS consumentenprijsindexcijfer t-1 (zie bijlage B).

Hoofdstuk VI. Verantwoording Artikel 10 In het jaarverslag van Zeeuws Archief wordt melding gemaakt van de krachtens deze overeenkomst verrichte werkzaamheden die in dat jaar met betrekking tot de archieven van Zorgdrager zijn verricht. Een exemplaar van dit jaarverslag wordt jaarlijks aan Zorgdrager toegezonden.

Hoofdstuk VII. Looptijd, tussentijdse wijziging, opzegging en ontbinding Artikel 11 Deze overeenkomst treedt in werking met ingang van XXXXXXX en wordt aangegaan voor een periode van tien jaar. Artikel 12 Onverminderd het jaarlijks overleg als bedoeld in artikel 7 wordt deze overeenkomst vijfjaarlijks door partijen geëvalueerd. De evaluatie van de overeenkomst omvat het beheer en toegang van de digitale archieven. Artikel 13 1) Deze overeenkomst kan met onderlinge instemming van Partijen tussentijds worden opgezegd of gewijzigd. 2) Opzegging dient ten minste één jaar voor de gewenste datum van beëindiging te geschieden. 3) Wijzigingen van de overeenkomst worden schriftelijk vastgelegd. Artikel 14 1) Elk van de partijen kan de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte geheel of gedeeltelijk ontbinden indien de andere partij in verzuim is, dan wel nakoming blijvend of tijdelijk onmogelijk is. Voorafgaand aan verzuim moet een ingebrekestelling verzonden worden met een redelijke termijn waarbinnen de in verzuim zijnde partij nog aan de verplichtingen kan voldoen.

2) Ingeval van ontbinding vindt tussen partijen afrekening plaats op basis van de door Partijen ter zake van de uitvoering van de onderhavige overeenkomst verrichte diensten en in redelijkheid gemaakte kosten en voor de uitvoering hiervan in redelijkheid voor de toekomst aangegane verplichtingen. In goed overleg worden afspraken gemaakt over het exporteren, migreren of vernietigen van de archiefbescheiden van Zorgdrager, uit te voeren voor de datum van ontbinding van de overeenkomst. Dienstverleningsovereenkomst Zeeuws e-Depot Gemeente Sluis

3

Partijen hoeven elkaar anderszins op generlei wijze schadeloos te stellen voor de gevolgen van de ontbinding van de overeenkomst. Artikel 15 Indien één van Partijen gedurende een redelijke termijn ten gevolge van overmacht haar verplichtingen op grond van de overeenkomst niet kan nakomen, heeft de andere partij het recht de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven en met inachtneming van een redelijke termijn buiten rechte geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding ontstaat. Artikel 16 Na de periode van tien jaar als bedoeld in artikel 11 en afhankelijk van de uitkomst van de evaluatie van het beheer en toegang van de digitale archieven als bedoeld in artikel 12 wordt deze overeenkomst geacht te zijn aangegaan voor onbepaalde tijd.

Hoofdstuk VIII. Geschillenbeslechting Artikel 17 Geschillen die mochten ontstaan met betrekking tot de inhoud of uitvoering van deze overeenkomst worden bij uitsluiting voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter in het arrondissement Zeeland-WestBrabant, tenzij Partijen alsnog een andere vorm van geschillenbeslechting overeenkomen. Artikel 18 Op de overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.

Bijlagen: A. Producten- en diensten catalogus digitale archiefdiensten B. Kosten op basis van Landelijk Referentiemodel kosten e-Depot C. Verwerkersovereenkomst

Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend,

…………………………………………………………. [datum]

…………………………………………………………. [datum]

…………………………………………………………. [plaats]

…………………………………………………………. [plaats]

……. Directeur Zeeuws Archief

Naam Functie

Dienstverleningsovereenkomst Zeeuws e-Depot Gemeente Sluis

4

Bijlage B - Kosten op basis van het Landelijk kostenmodel e-Depot

Toelichting Het Landelijk kostenmodel e-Depot is vastgesteld in het Convent van directeuren van het Nationaal Archief en de Regionaal Historische Centra (RHC’s) d.d. 29 september 2017. Na vier jaar, in 2022, is het model door de RHC’s geëvalueerd, geactualiseerd en opnieuw vastgesteld. Hierbij is besloten tot jaarlijkse indexering met ingang van 1 januari 2023 overeenkomstig het CBS consumentenprijsindexcijfer t-1 en het in rekening brengen van het aantal Terabytes in het e-Depot. Kostenmodel Gehanteerde formule: P*Q*G*R*C Q=Eenheid:

Inwoneraantal werkgebied zorgdrager. Bron: CBS Statline, 1 juni 2022. Het aantal inwoners wordt eens in de vier jaar bijgesteld. De eerstvolgende bijstelling vindt plaats in 2026.

P=Prijs per inwoner:

1,25598 vanaf 1 januari 2024. De prijs wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van het consumentenprijsindexcijfer van het voorgaande jaar.

G=Grootte:

Provincies tot 500.000 inwoners factor 1,5; Provincies 500.000 tot 1.000.000 inwoners factor 1,25; Provincies meer dan 1.000.000 inwoners factor 1,0.

R=Risico:

Een risico-opslag voor zorgdragers die geen deel uitmaken van GR RHC: 15%.

C=Correctie:

Correctiefactor voor de berekening als zorgdrager geen gemeente is. Deze varieert van 0,05 tot 0,2 afhankelijk van soort en grootte zorgdrager en de lokale situatie.

De aldus bepaalde prijs is inclusief de eerste Terabyte aan bestanden die worden opgenomen. Vervolgens geldt een staffel van € 519 per Terabyte (prijspeil 2024), te weten: 1 tot 2 Terabyte: € 519 2 tot 3 Terabyte: € 1.038 3 tot 4 Terabyte: € 1.557 4 tot 5 Terabyte: € 2.076 etc.

Jaarlijkse kosten – prijspeil 2024 - Zeeuws e-Depot voor gemeente Sluis Q

P x € 1,25598

€ 23.141,00 € 29.065,00

G x 1,5

R + 15%

Totaal €

€ 43.597,00

€ 6.540,00

€ 50.136,00

Dienstverleningsovereenkomst Zeeuws e-Depot Gemeente Sluis

C 0,050,20 n.v.t.

Terabytes Totaal € € 50.136,00

5