Bijlage 7 Concept voorstel Zeeuws Archief aan gemeente Sluis_geanonimiseerd

Memo Onderwerp: Datum Van Aan

Conceptvoorstel voor het beleggen van de archieftaken van de gemeente Sluis bij het Zeeuws Archief 18 november 2024 Zeeuws Archief Gemeente Sluis

Graag gaat het Zeeuws Archief in op het verzoek van de gemeente Sluis om een voorstel te doen voor een eventuele overdracht van de archieftaken. Door menskracht en deskundigheid te clusteren, worden de huidige en toekomstige archieftaken geborgd. De digitale dienstverlening kan verder worden verbeterd. Zo kunnen inwoners van Sluis en West-Zeeuws-Vlaanderen nu en in de toekomst de geschiedenis van hun regio en Zeeland persoonlijk blijven ontdekken en onderzoeken. In dit document wordt beschreven hoe het Zeeuws Archief de gemeente kan ondersteunen bij het uitvoeren van de wettelijke archieftaken. Het Zeeuws Archief Het Zeeuws Archief beheert de archieven en collecties van overheden, particulieren en bedrijven in Zeeland. Het is een gemeenschappelijke regeling die in 2000 ontstond met de fusie van het rijksarchief in de provincie Zeeland met de gemeentearchieven van Middelburg en Veere. De organisatie heeft daarnaast dienstverleningsovereenkomsten voor de analoge archieven met provincie Zeeland, waterschap Scheldestromen en de gemeenten Kapelle, Schouwen-Duiveland, Terneuzen en Vlissingen. Voor de bewaring en het beheer van de digital born archieven van de overheden heeft het Zeeuws Archief het Zeeuws e-Depot ingericht. Daar sluiten stapsgewijs alle Zeeuwse overheden bij aan voor de digitale informatie.

Aangesloten zijn de provincie Zeeland, waterschap Scheldestromen en de gemeenten Tholen, Middelburg, Veere, Terneuzen, Vlissingen en Schouwen-Duiveland. Per 1 oktober 2024 sluit ook Borsele aan. Alle Zeeuwse overheden hebben het principebesluit genomen om aan te sluiten bij het Zeeuws e-Depot en de aansluitingen verlopen stapsgewijs. Bij het Zeeuws Archief werken circa 70 medewerkers, samen ruim 52 fte. Daarnaast zijn er bijna tachtig vrijwilligers actief. Het Zeeuws Archief maakt deel uit van een sterk en professioneel landelijk netwerk bestaande uit het Nationaal Archief en de Regionaal Historische Centra in iedere provinciehoofdstad. Medewerkers en vrijwilligers werken permanent aan beheer en beschikbaarstelling van de collectie, voor zowel analoge als digitale informatie. Alle stukken dienen eenvoudig

Conceptvoorstel archieftaken gemeente Sluis

1

vindbaar én raadpleegbaar te zijn, zodat ze door het brede publiek bestudeerd en gebruikt kunnen worden. Het Zeeuws Archief beschikt daarnaast over een eigen restauratieatelier en conserveringsdeskundigheid ten behoeve van de ruim 34 kilometer analoge archieven. Op dit moment beheert het Zeeuws Archief circa 4 Terabyte aan bestanden in het Zeeuws e-Depot, met als doel een duurzame toegankelijkheid en authenticiteit van digitale en gedigitaliseerde archieven te waarborgen. Dit aantal neemt de komende jaren sterk toe. Een acquisitieteam van het Zeeuws Archief draagt zorg voor de goede verwerving en ontvangst van nieuwe documenten die bijdragen aan de geschiedenis van Zeeland. Het team handelt conform het acquisitieplan. Het Zeeuws Archief heeft een hoofdvestiging en twee nevenvestigingen. De hoofdvestiging is in Middelburg in het historische Van de Perrehuis. Deze locatie heeft een nieuwbouwvleugel waarin de studiezaal, vergaderruimtes, werkruimtes voor medewerkers en vrijwilligers, een depotvoorziening voor 25 km archieven, een archiefcafé en een auditorium zich bevinden. In het historische deel van het pand bevinden zich de werkplekken voor medewerkers, facilitaire ruimtes, het restauratieatelier, een quarantaine ruimte, vergaderruimtes en een expositiemogelijkheid.

In de nevenlocaties beheert het Zeeuws Archief een studiezaal en een depotruimte in Zierikzee en in het waterschapskantoor in Terneuzen. Gedigitaliseerde archieven - die weinig fysiek worden geraadpleegd- worden beheerd in het depot van het voormalige gemeentearchief van Vlissingen. Online onderzoek doen. De landelijke en internationale digitale dienstverlening en raadpleegbaarheid zijn tegenwoordig vele malen belangrijker geworden dan de dienstverlening in de fysieke studiezalen. Dankzij een uitgebreide online onderzoeksvoorziening kan iedereen hier tijd- en plaatsonafhankelijk gebruik van maken. Via de website zijn de inventarissen en indexen beschikbaar, maar ook scans van originele stukken. Stukken die nog niet gedigitaliseerd zijn, kunnen aangevraagd worden via scanning op verzoek. De online dienstverlening wordt ondersteund door deelname aan het onderzoekplatform MijnStudiezaal.nl. Dienstverlening De dienstverlening rond de collectie van de gemeente Sluis kan op verschillende manieren geïntegreerd worden in het brede dienstverleningspakket van het Zeeuws Archief. Het doel is de sterke punten van het historische archief te behouden en verder uit te breiden.

Bij het aangaan van de samenwerking met het Zeeuws Archief zullen beheer, dienstverlening en beschikbaarstelling van de archiefcollectie van Sluis geïntegreerd worden in de collectiebeheersystemen en de werkzaamheden van het Zeeuws Archief. Zo kan het belangrijke erfgoed van Sluis worden gepresenteerd en beschikbaar gesteld in de context van de archieven en collecties die het Zeeuws Archief op dit moment al van Zeeuws-Vlaanderen – en ook van West-Zeeuws-Vlaanderen – beheert. De zorg voor

Conceptvoorstel archieftaken gemeente Sluis

2

de rijksarchieven in Zeeland, dus ook die betrekking hebben op West-ZeeuwsVlaanderen, behoren namelijk tot de reguliere taak van het Zeeuws Archief. Fysieke dienstverlening De fysieke dienstverlening zal plaats vinden vanuit de hoofdvestiging Middelburg. Daar ondersteunt het infocentrum - bestaande uit archivarissen en archiefassistenten – en ook de bibliothecaris, de bezoeker met zijn hulpvragen. Publieksbereik wordt tevens uitgevoerd door de afdeling communicatie, de web coördinator, en de relatiebeheerders voor de diverse gemeenten. Ook verricht het infocentrum de ondersteuning bij alle digitale hulpvragen, via whatsapp en de infomail. De medewerkers helpen onderzoekers en genealogen, evenals de verzoekers van inzage in bouwvergunningen, om hun onderzoek te kunnen uitvoeren. Tevens ondersteunt het Genealogisch Centrum Zeeland op de studiezaal in Middelburg de onderzoeker in alle specifieke genealogische onderzoeksvragen. Het infocentrum behandelt ook de scanning on demand verzoeken van historisch geïnteresseerden, de digitale verzoeken om analoge archiefstukken kosteloos gedigitaliseerd te ontvangen. Per week handelen zij een bepaald quotum aan verzoeken af. Zij beoordelen de staat van de stukken voordat ze gedigitaliseerd worden, verzorgen de contacten met het digitaliseringsbedrijf, controleren de aanvraag en de levering en zenden die kosteloos naar de aanvrager.

Ditzelfde verzorgt het infocentrum voor de aanvragen van overheden voor informatie en stukken die reeds bij het Zeeuws Archief berusten. Iedere aanvraag wordt binnen vijf werkdagen afgehandeld. Online vindbaar De website zeeuwsarchief.nl zal na het aangaan van een samenwerking worden aangepast, waarbij de collecties en informatie van de gemeente Sluis worden toegevoegd. Voor de archieven en collecties van Sluis zullen door het Zeeuws Archief zoekgidsen worden gemaakt en waar nodig zullen de bestaande zoekgidsen worden uitgebreid met de nieuwe toevoegingen van Sluis. Voor het beheren en beschikbaar stellen van de archieven en collecties zullen alle metadata opgenomen worden in MAISFlexis, het collectiebeheersysteem van het Zeeuws Archief. Daardoor kan de historische informatie gevonden worden via de website van het Zeeuws Archief, maar ook op andere platformen zoals ZeeuwenGezocht.nl, Oorlogsbronnen.nl en Archieven.nl. en zijn de scans die in het collectiebeheersysteem zijn gehangen, voor iedereen altijd kosteloos toegankelijk. Context met andere archieven De historische informatie over de gemeente Sluis zal beter vindbaar en bruikbaar worden, vanwege het feit dat deze informatie kan worden gepresenteerd in de context van andere archieven en collecties die ook door het Zeeuws Archief worden beheerd.

Een voorbeeld van een archief in de rijkscollectie is het archief van het Vrije van Sluis. Maar ook de Arrondissementsrechtbank en de Kantongerechten van Sluis en Oostburg. De archieven van de West-Zeeuws-Vlaamse polders en waterschappen zijn eveneens bij het Zeeuws Archief aanwezig. Het archief van het Provinciaal bestuur heeft met ieder gebied in Zeeland raakvlakken, dus ook met West-Zeeuws-Vlaanderen. Daarnaast kan

Conceptvoorstel archieftaken gemeente Sluis

3

straks door de implementatie van de collecties in MAIS-Flexis (het collectiebeheersysteem) een relatie gelegd worden met informatie die bij andere archieven en erfgoedinstellingen in Nederland beschikbaar is. Onderzoekers worden op deze wijze enorm gefaciliteerd in hun onderzoeksmogelijkheden. Door de bestuurlijke geschiedenis van Zeeuws-Vlaanderen en de regelmatig gewisselde machtsverhoudingen, berusten veel belangrijke archieven in Belgische en Franse archiefinstellingen. Het Zeeuws Archief heeft hieruit van diverse bronnen scans verworven uit de periode 1390-1648. Deze zijn gemaakt door enkele Zeeuws-Vlaamse onderzoekers die gedurende vele jaren materiaal over Zeeuws-Vlaanderen hebben gescand. Op de studiezaal van het Zeeuws Archief is die informatie raadpleegbaar. Digitaliseren Zoals hierboven al beschreven, is de online dienstverlening en beschikbaarstelling voor alle archiefdiensten internationaal en dus ook in Nederland, vele malen belangrijker geworden dan de fysieke raadpleging in studiezalen. Daarom is het Zeeuws Archief al enige jaren actief bezig met digitalisering. Het Zeeuws Archief heeft hierbij drie lijnen. Allereerst de scanning on demand, zoals hierboven beschreven. Onderzoekers kunnen een bepaald aantal verzoeken per week indienen voor behandeling.

Na check van de originele stukken, eventueel herstel door restauratiemedewerkers, wordt het proces in gang gezet van metadata toekennen, scanning, controleren, inhangen in het collectiebeheersysteem en verzenden naar de aanvrager. Deze digitaliseringslijn voorziet in een grote behoefte en is een klantvriendelijke wijze van beschikbaarstelling voor mensen die op afstand van een archiefinstelling wonen. Tot in het buitenland toe wordt zeer dankbaar gebruik gemaakt van deze faciliteit. Het aantal aanvragen per week is gelimiteerd. De tweede lijn van digitalisering is dat het Zeeuws Archief vanuit de reserves eigenstandig een selectie aanwijst van veel gevraagde en maatschappelijk gezien relevante archieven en die door externe partijen laat digitaliseren. In de begroting wordt daar ruimte voor gecreëerd. De keuze is daarbij dat complete archieven worden gedigitaliseerd. Ook dan wordt het hele proces zoals hierboven beschreven doorlopen en heeft de afdeling restauratie en behoud een grote rol in de voorbereiding. Onlangs is bijvoorbeeld het veelgevraagde oud-rechterlijk archief van Zeeuws-Vlaanderen (14471796) gedigitaliseerd – een rijksarchief. Dit archief bevat veel informatie over bestuur en rechtspraak in West-Zeeuws-Vlaanderen in deze periode. Nu het online beschikbaar is, kunnen onderzoekers de scans van alle rechterlijke archieven tot en met 1842 overal inzien.

De notariële archieven uit de periode 1796-1842 waren al eerder gescand en gepubliceerd. De derde lijn van digitaliseren behelst de zogenaamde Metamorfoze projecten. Metamorfoze is een landelijk programma van OCW, dat uitgevoerd wordt door de Koninklijke Bibliotheek. Zeer bijzondere archieven, van nationaal of internationaal belang, dienen behouden en geconserveerd te worden. Het programma houdt dan ook restauratie en digitalisering in, zodat de originelen niet meer aan bezoekers ter hand hoeven te worden gesteld. Dast komt het behoud ten goede. Een speciale commissie beoordeelt de aanvragen en verschaft bij honorering van de aanvraag daar ook financiële middelen voor. Het Zeeuws Archief heeft hierin diverse aanvragen gedaan die

Conceptvoorstel archieftaken gemeente Sluis

4

allemaal zijn gehonoreerd. Ook dit betreft complete archieven. Deze zijn dus van nationaal of internationaal belang. Mogelijk komen er ook archieven van Sluis voor in aanmerking. Door deze drie lijnen wordt de digitale beschikbaarheid van de analoge archieven stapsgewijs vergroot en kunnen onderzoekers de oude stukken tijd- en plaatsonafhankelijk raadplegen. Zo wordt het historische erfgoed bij het brede publiek onder de aandacht gebracht. Ook over andere veel geraadpleegde archieven die nog niet formeel zijn overgebracht, kunnen afspraken gemaakt worden voor digitalisering, zoals over de bouwvergunningen. Veel gemeenten doen dat. Bouwdossiers Gedigitaliseerde bouwvergunningen zijn op dit moment nog niet vrij online raadpleegbaar wegens de bepalingen van de AVG en de auteurswet. Beschikbaarstelling vindt op aanvraag plaats. Indien de bouwdossiers gedigitaliseerd zijn ter vervanging, en niet meer fysiek bewaard worden, kan het aantal te beheren meters naar beneden worden bijgesteld. Collectie Het zichtbaar maken van de archiefcollectie gebeurt met allerlei online en offline activiteiten. Via de reguliere kanalen van website, het infocentrum en het collectiebeheersysteem waarin alle archieven en de aanwezige scans zijn te raadplegen, wordt een breed publiek benaderd. Digitalisering is al eerder genoemd.

Daarnaast is het mogelijk om specifiek voor Sluis in het Belfort enkele topstukken (al dan niet als digitale reproductie) te tonen. De daartoe specifiek aangewezen relatiebeheerder van het Zeeuws Archief zal nadat de samenwerkingsovereenkomst is aangegaan, in overleg met gemeente en partijen daar nadere invulling aan kunnen geven. Het Zeeuws Archief organiseert sinds jaar en dag in samenwerking met de Zeeuwse Volksuniversiteit allerlei cursussen over archieven en archiefonderzoek. Mogelijk kan ook een verder aanbod van ZVU en Zeeuws Archief in Zeeuws-Vlaanderen gedaan worden. De zichtbaarheid kan verder worden bevorderd door uitingen in de publieke ruimte mogelijk te maken, bijvoorbeeld door aansprekende stukken beschikbaar te stellen in vitrines in de publieke ruimte van het gemeentehuis. In de afgelopen jaren zijn de historische bevolkingsregisters van de bij het Zeeuws Archief aangesloten gemeenten van een index voorzien. Met de hulp van 700 vrijwilligers via het externe project ‘Vele Handen’ zijn binnen een jaar zo’n 150.000 scans doorgenomen en zijn gegevens digitaal ingevoerd van de toenmalige inwoners, zoals de namen, geboortedata en -plaatsen, maar ook het woonadres en beroep. Deze bronnen – de historische bevolkingsregisters - zijn ook aanwezig in de archieven van de voormalige gemeenten die nu onder de gemeente Sluis vallen.

Door deze te digitaliseren en te ontsluiten met behulp van vrijwilligers, komen die ook online beschikbaar. Dit zal ook de zichtbaarheid van de collectie van Sluis aanmerkelijk vergroten. Samen met de reeds door het Zeeuws Archief gedigitaliseerde akten van de

Conceptvoorstel archieftaken gemeente Sluis

5

burgerlijke stand en de memories van successie geven ze een compleet - en kleurrijkbeeld van de bevolking van de gemeente in de periode 1796-1938. Vrijwilligers Zowel door ‘Vele Handen’ projecten, als met eigen vrijwilligers, verbetert het Zeeuws Archief de toegankelijkheid van de bronnen. Voor elke archiefinstelling zijn vrijwilligers belangrijk, uiteraard ook voor het Zeeuws Archief. Vrijwilligers houden zich bezig met het indiceren van persoonsgegevens, het checken van de vermeldingen in Zeeuwengezocht naar aanleiding van klantreacties, het digitaliseren en beschrijven van beeldmateriaal, het verrichten van hand- en spandiensten in het restauratieatelier, het rondleiden van schoolklassen in het depot van het Zeeuws Archief, het inventariseren van kleine archieven en het transcriberen van oude teksten. De vrijwilligers van het Zeeuws Archief kunnen op alle projecten die Zeeuwsbreed onder het Zeeuws Archief vallen worden ingezet, en dus ook op de verdere toegankelijkheid van de archieven van Sluis. De vrijwilligers hebben een overeenkomst waarin verschillende faciliteiten zijn vastgelegd. Het Zeeuws Archief werkt met online tools voor het nader toegankelijk maken van archieven. Het project ‘Vele handen’, dat hierboven werd beschreven, is daar een goed voorbeeld van.

De relatie met de gemeente Een medewerker van het Zeeuws Archief zal worden aangesteld als relatiebeheerder van Sluis, een taak die hij uitvoert naast zijn andere archiefinhoudelijke werkzaamheden, zoals het Zeeuws Archief dat ook voor de andere gemeenten (Middelburg, Veere, Vlissingen, Schouwen-Duiveland en Terneuzen) heeft gedaan. De relatiebeheerder zal deskundigheid gaan ontwikkelen op het gebied van de geschiedenis van Sluis en geheel West-Zeeuws-Vlaanderen, zodat hij een goede gesprekspartner is voor historici, mensen die onderzoek doen en heemkundigen. De relatiebeheerder onderhoudt tevens contacten met particulieren, instellingen en bedrijven over de verwerving van belangrijke archieven en foto’s van particulieren, instellingen en bedrijven in de gemeente Sluis, en leidt deze contacten door naar het team acquisitie van het Zeeuws Archief. Zoals eerder vermeld, worden afspraken gemaakt met de gemeentelijke organisatie over het scannen op verzoek van de overheid zelf, van overgebrachte dossiers van Sluis die in het Zeeuws Archief berusten. Ook geeft het Zeeuws Archief medewerking aan de informatie- en kennisoverdracht over en weer die benodigd is voor een goed informatiebeheer. De relatiebeheerder en het team inspectie en advies zijn hierin belangrijke schakels.

Om de samenwerking zo soepel mogelijk te maken, wordt gewerkt met heldere en duidelijke afspraken, vaste contactpersonen en reguliere overlegmomenten. Op vaste basis worden overleggen op tactisch, strategisch en bestuurlijk niveau geagendeerd. Dit draagt tevens bij aan een goed informatiebeheer door de gemeentelijke organisatie.

Conceptvoorstel archieftaken gemeente Sluis

6

Toezicht en advies niet-overgebrachte archieven Digitale informatie is voor alle Zeeuwse gemeenten essentieel. De connectie met landelijke en regionale ketenpartners maakt het informatiesysteem steeds complexer en de informatiehuishouding van iedere gemeente ligt permanent onder een vergrootglas. Informatie moet goed toegankelijk zijn, bewaard of binnen een bepaalde termijn vernietigd worden (conform de archiefwetgeving), moet op de beslissende momenten direct gevonden kunnen worden en heeft hoge urgentie bij iedere overheid. Tegenwoordig is het gemeentelijke informatiebeheer zeer complex. Bij de implementatie, het gebruik en de onderlinge koppeling van de systemen waarin informatie wordt uitgewisseld, dient de duurzame toegankelijkheid van die informatie geborgd te zijn. Indien de benodigde kennis niet aanwezig is, zou een gemeente gevaar lopen dat de primaire processen niet adequaat ondersteund worden. Dat is niet wat een gemeente wil. Risico’s in informatiebeheer moeten worden voorkomen. Door de aanwijzing van het Zeeuws Archief als gemeentearchivaris neemt het Zeeuws Archief ook de periodieke inspectietaak van niet overgebrachte archieven op zich. Het Zeeuws Archief hanteert vanaf 2024 een nieuw inspectiebeleidsplan.

Daarin is het uitgangspunt voor de inspecties een driejaarlijkse cyclus: in jaar 1 een integraal (KPI)onderzoek, in jaar 2 een aspectinspectie en in jaar 3 de opvolging van de beide inspecties. Hierdoor wordt de gemeente in staat gesteld om uitvoering te geven aan de KPI-inspecties en de aspectinspecties. Soms kunnen aspectinspecties voor diverse overheden parallel worden opgezet, zodat in het netwerk van die betreffende gemeenten samen wordt opgetrokken en lering uit de inspecties kan worden gehaald. De ervaringen bij de gemeenten zijn daarin positief. Zo ontstaat een betere borging van het toezicht op de informatiehuishouding en is de advisering over de ontwikkelingen bij de gemeente behulpzaam voor een daadwerkelijke verbetering. Omdat het Zeeuws Archief de inspectietaken ook voor andere overheden in Zeeland verricht, profiteert de gemeente van de bundeling van kennis en ervaring van de betrokken medewerkers. Om de kennisdeling op het gebied van digitale archivering te bevorderen, organiseert het Zeeuws Archief jaarlijks enkele regionale themabijeenkomsten voor de aangesloten overheden.

Daarnaast is er continu aandacht voor de bevordering van de duurzame toegankelijkheid van de gemeentelijke informatie, onder andere door sterk in te zetten op het vergroten van het informatiebewustzijn binnen de gemeente en de adequate inrichting van de primaire processen zodat archiefvorming vanaf het begin goed georganiseerd wordt. Dat gebeurt ook door het houden van presentaties of het organiseren van cursussen door medewerkers van het Zeeuws Archief ten dienste van de organisatie van Sluis. Voor de aangesloten overheden ontwikkelt het Zeeuws Archief handreikingen over het informatiebeheer (zoals vernietiging, overbrenging, vervanging). Digitale informatie duurzaam toegankelijk in het Zeeuws e-Depot Het Zeeuws e-Depot biedt digitale opslag, authenticiteit en toegankelijkheid. Een groot deel van de Zeeuwse overheden is hierop inmiddels aangesloten. Zo kan het Zeeuws Archief aan de voorkant van de gemeentelijke werkprocessen meedenken over de

Conceptvoorstel archieftaken gemeente Sluis

7

inrichting van de informatiehuishouding. Gekeken wordt naar opzet, onderhoud en beheer van de digitale informatie. Maar ook naar de bedrijfsprocessen, verandermanagement en bewaarstrategie. Vanzelfsprekend wordt de kennis van (wijzigingen in) archiefwet/archiefbesluit en verdere relevante wet- en regelgeving bijgehouden. Samenwerking, juridische vorm De gemeente Sluis kan lid worden de Gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief indien het beheer van zowel de analoge als digitale informatie bij het Zeeuws Archief wordt ondergebracht. Nu (2024) zijn OCW, Veere en Middelburg lid van de gemeenschappelijke regeling. Per 1-1-2026 beoogt OCW uit de regeling te treden en de verantwoordelijkheden voor de rijksarchieven krachtens de Archiefwet bij de RHC’s te beleggen, inclusief bekostiging. Provincie Zeeland, waterschap Scheldestromen, Vlissingen, Terneuzen en Schouwen-Duiveland beogen dan toe te treden tot de gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief. Kleinere gemeenten die nog niet zover zijn dat ook de digitale archieven in het e-Depot zijn opgenomen, blijven vooralsnog via een dienstverleningsovereenkomst hun archiefbeheer bij het Zeeuws Archief onderbrengen. Aansluiting op het Zeeuws e-Depot is mogelijk via een DVO, onafhankelijk van de keuze voor het beheer van de analoge archieven. Het beheer van de analoge archieven kan eveneens via een DVO worden geregeld.

Kosten Transitiekosten Voor het overnemen van het beheer van de analoge archieven en collecties zal in een verhuis-, conversie- en migratieplan inzichtelijk worden gemaakt wat de kosten en doorlooptijd zijn van verhuizing en integratie van de archieven en collecties in het collectiebeheersysteem MaisFlexis. Deze transitiekosten bedragen naar schatting € 75.000. De gemeente is zelf verantwoordelijk voor de fysieke verhuizing van de archieven, deze kosten zijn hierin niet inbegrepen. Het Zeeuws Archief zal tevens een nul-metingsonderzoek verzoeken aan Sluis van een deskundig bureau, naar de materiële staat van de analoge archieven. Daaruit kunnen conserverings- en restauratiekosten voortvloeien. De gemeente Sluis is verantwoordelijk voor het verlenen van de opdracht en de betaling van de kosten, deze bedragen naar schatting € 20.000 ex BTW. Structurele kosten De kostprijs voor het onderbrengen van analoge archieven en collecties, en de werkzaamheden voor beheren, beschikbaar stellen en toegankelijk maken, is € 175,75 per meter, prijspeil 2024, ex BTW. Uitgaande van 2.300 meter bedraagt de kostprijs dan € 404.225,- prijspeil 2024, ex BTW. Daarin is opgenomen inspectie en advies en alle reguliere taken van beheer, behoud en beschikbaarstelling van de analoge archieven. Indien het aantal strekkende meters substantieel afwijkt, wordt het gesprek over de kosten opnieuw gevoerd.

Conceptvoorstel archieftaken gemeente Sluis

8

Voor het e-Depot geldt een vastgestelde tabel, gebaseerd op de grootte van de gemeente (inwonertal). Dit wordt apart in rekening gebracht. Voor Sluis bedragen de kosten van aansluiting op het Zeeuws e-Depot € 43.597,- prijspeil 2024, ex BTW bij aansluiting aan de Gemeenschappelijke regeling. Indien een dienstverleningsovereenkomst wordt gesloten, bedraagt de aansluiting € 50.136 prijspeil 2024, ex BTW.

Conceptvoorstel archieftaken gemeente Sluis

9