Bijlage 5 Procesplan participatie Vitaal West Zeeuws-Vlaanderen (BOOM).docx

Procesplan participatie Vitaal West Zeeuws-Vlaanderen Inrichten van proces participatie inwoners versie 10-12-2021

Inhoud 1.

Inleiding ...............................................................................................................................................................3

2.

Participatieproces tijdens verkenning ......................................................................................................4

3.

Uitgangspunten voor participatie Vitaal West Zeeuws-Vlaanderen ............................................6

4.

Processtappen participatie.........................................................................................................................13

5.

Gevraagde besluitvorming.........................................................................................................................16

Bijlage 1: groepen inwoners bij participatie .................................................................................................17

Bijlage 2: communicatieprincipes .....................................................................................................................18

2

1. Inleiding Om in de toekomst voldoende voorzieningen in West Zeeuws-Vlaanderen te hebben en daarmee de regio leefbaar te houden, hebben ZorgSaam Zorggroep Zeeuws-Vlaanderen en de gemeente Sluis en op 14 april 2021 van dit jaar de intentie uitgesproken een gezamenlijke verkenning te starten naar de haalbaarheid van een samenwerking. Daarbij is gekeken naar de mogelijkheden die er zijn en de vorm die dit zou kunnen krijgen. Zowel ZorgSaam als de gemeente Sluis heeft een opgave qua vastgoedvernieuwing en verduurzaming. Daarnaast zijn binnen de gemeente vraagstukken rondom leefbaarheid, duurzaamheid en vitaliteit actueel. ZorgSaam en de gemeente Sluis staan op een belangrijk moment waarbij door samenwerking een impuls is te geven aan Oostburg en de regio. Onderdeel van de intentie is het voornemen om een ‘go / no go’ in besluitvorming te brengen waarmee een samenwerking is te formaliseren. Specifieke uitdagingen West Zeeuws-Vlaanderen heeft te maken met uitdagingen rondom demografie, krapte op de arbeidsmarkt, druk op voorzieningen en een gewenste transformatie op de woningmarkt. Woningen, maar ook scholen en zorginstellingen zijn te verduurzamen. Vitaliteit is ook een belangrijk thema. Een gezonde leefstijl en positieve gezondheid zijn van belang voor iedereen. Een toekomstgerichte aanpak is nodig, waarbij kansen worden benut en voorzieningen versterkt.

Specifieke vraagstukken spelen hierbij een rol: leegstand in het centrum van Oostburg, personeelstekorten in de zorg, de beschikbaarheid van geschikte huisvesting voor zorgmedewerkers, een versnipperend zorgaanbod, zorgvastgoed dat niet langer passend is én de verduurzamingsopgaven van het gemeentehuis, het voortgezet onderwijs en het gezondheidscentrum. Impuls aan Oostburg en de regio ZorgSaam en de gemeente Sluis zien nu kans om samen te werken. Samen is een impuls te geven aan de zorg, de woningmarkt, de voorzieningen in Oostburg en daarmee ook aan de andere kernen. Afgelopen periode is er door een verkenningsteam een verkenning uitgevoerd. Daarbij zijn de mogelijkheden van een samenwerking verkend. Uitgangspunten zijn in beeld gebracht, er is een business case (een financiële doorberekening) uitgewerkt met drie projectalternatieven, er is een globaal ruimtelijk ontwerp voor het centrum en een campus in Oostburgontwikkeld en er is een concept samenwerkingsovereenkomst opgesteld. Bij een ‘go’ tijdens de besluitvorming wordt deze overeenkomst ondertekend. Definitieve plannen zijn thans nog niet uitgewerkt; de haalbaarheid van ideeën is verkend en de haalbaarheid van een samenwerking in is beeld gebracht. Input van een groot aantal stakeholders, onder andere uit de zorg en het onderwijs, is bij de verkenning meegenomen. Belangrijk is om ook inwoners te betrekken.

Deze notitie bevat een voorstel voor uitgangspunten voor participatie en de te doorlopen processtappen, waarbij participatie door inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden verder is te organiseren. Zodat waardevolle bijdragen te benutten zijn voor het verder vormgeven van een Vitaal West Zeeuws-Vlaanderen.

3

2. Participatieproces tijdens verkenning Gedurende de verkenning is een groot aantal partijen geïnformeerd en geraadpleegd. Onder meer is gesproken met maatschappelijke partners zoals voortgezet onderwijs, primair onderwijs, kinderopvang, zorgaanbieders, gebruikers van het GCA, huisartsen, deelnemers Zeeuwse Zorg Coalitie, samenwerkingsverband Toekomstige Zorg (West) ZeeuwsVlaanderen1, sportverenigingen, bibliotheek, woningbouwvereniging, makelaars en ontwikkelaars, ondernemers/winkeliers en eigenaren vastgoed. Op gezette tijden zijn politiek en overheden geïnformeerd en heeft afstemming plaatsgevonden. Stads- en dorpsraden en de RMDO zijn tevens betrokken geweest bij de verkenning en geraadpleegd. Een brede klankbordgroep is gedurende de verkenning actief geweest en heeft inbreng gehad. In de klankbordgroep nam een brede vertegenwoordiging van deskundigen en bestuurders plaats. Participatie inwoners Voor de start van de inventarisatie was aanvankelijk een binnen de verkenning te ontwikkelen wegingskader van inwoners voorzien. Dit om in beeld te brengen wat inwoners (in het kader van vitaliteit) van belang vinden om mee te wegen bij besluitvorming en om te inventariseren hoe zij bij een vervolgtraject – waarbij de plannen definitief worden – betrokken willen worden.

Het RIVM en GGD Zeeland boden hiervoor aan om binnen de verkenning een bijdrage te leveren aan het ophalen van vragen, behoeften en inbreng van inwoners. Het RIVM vanuit de programma’s ‘Gezonde leefomgeving’ en de lerende evaluatie ‘Juiste Zorg op de Juiste Plek’, de GGD Zeeland vanuit haar verantwoordelijkheid op het gebied van publieke gezondheid en preventie, waar ook de fysieke leefomgeving onderdeel van uit maakt. Een door het RIVM te verrichten onderzoek was binnen de verkenningsperiode onhaalbaar, zo bleek tijdens de verkenning. Het voornemen was het RIVM binnen de verkenningsperiode een opdracht te verlenen met als doel inzichten te vergaren aan de hand van eerdere landelijke onderzoeken, aangevuld met lokaal kwalitatief onderzoek in de vorm van interviews. Medio september werden de eerste uitgangspunten en de inhoud helder binnen het verkenningsteam. Bij bespreking van de opdracht medio september met het RIVM, bleek vanwege interne ontwikkelingen bij het RIVM niet mogelijk tijdig personeel vrij te maken.

Tijdens de verkenningsperiode is gelet op die omstandigheid gekozen om informatiebijeenkomsten te beleggen met als doel inwoners te informeren over de verkenning en te inventariseren hoe zij hun rol zien in het geheel en hoe zij betrokken willen worden bij het verder invulling geven aan de planvorming (te denken aan onder andere de ontwikkeling van een definitief ruimtelijk ontwerp en het ontwerp van omgeving en gebouwen). Opbrengsten van deze informatiebijeenkomsten zijn op het moment van het schrijven van deze notitie nog niet beschikbaar en worden later, wanneer beschikbaar, toegevoegd.

1 In het samenwerkingsverband Toekomstige Zorg (West) Zeeuws-Vlaanderen werken de (Zeeuws-Vlaamse) gemeente(n),

woningbouwcorporatie(s), huisartsen, zorgverzekeraars en zorgaanbieders uit de ouderenzorg, de GGZ en de gehandicaptenzorg samenwerken.

4

Resultaat verkenning en verder proces Zoals gezegd, is er de afgelopen periode door een verkenningsteam een verkenning uitgevoerd. Diverse uitgangspunten zijn daarbij in beeld gebracht, een business case (een financiële doorberekening) is uitgewerkt met drie projectalternatieven, een globaal ruimtelijk ontwerp voor het centrum en een campus in Oostburg is ontwikkeld en een concept samenwerkingsovereenkomst is opgesteld. Definitieve plannen zijn dus nog niet uitgewerkt. Verschillende activiteiten vinden daadwerkelijk plaats na de verkenning. Onder andere het concretiseren van een definitief ruimtelijk ontwerp, waarbij inwoners worden betrokken en input kunnen leveren en de ontwikkeling van diverse realisatieplannen voor projecten zoals het gemeentehuis, een zorgcentrum, een woonzorgcentrum en een zorgwijk. Hiermee komt Vitaal West Zeeuws-Vlaanderen in een nieuwe fase terecht van planvorming. Indien ZorgSaam en de gemeente besluiten de samenwerking te formaliseren, al dan niet in samenwerking met vastgoedeigenaren, zal een projectbureau worden opgericht dat onder meer verantwoordelijk is voor het maken van het stedenbouwkundig ontwerp, ontwikkeling, coördinatie en realisatie van de verschillende deelprojecten en tevens de communicatie naar en participatie van inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden.

Besluiten de partijen los van elkaar te ontwikkelen, dan zijn de partijen verantwoordelijk voor hun eigen projecten en de daarbij behorende communicatie en participatie door stakeholders. Procesaanpak participatie In deze notitie volgt een voorstel voor een procesaanpak participatie met daarbij beschreven de te doorlopen stappen zodat een brede participatie van inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden te organiseren is door het op te richten projectbureau. Dit procesvoorstel is ontwikkeld op verzoek van de projectleider verkenningsteam. Deskundigen van GGD Zeeland en het RIVM en twee (beleids)medewerkers participatie van de gemeente Sluis zijn bij het ontwikkelproces bevraagd en hebben vanuit hun deskundigheid input gegeven, welke is benut bij de totstandkoming van deze notitie.

5

3. Uitgangspunten voor participatie Vitaal West ZeeuwsVlaanderen Ten behoeve van een gericht in te zetten participatieproces zijn enkele uitgangspunten geformuleerd. Deze uitgangspunten zijn leidend voor het procesontwerp. Het volgende hoofdstuk bevat de te doorlopen processtappen. Hieronder volgt in eerste instantie een overzicht van de uitgangspunten. Daarna volgt een toelichting. Uitgangspunt Scope participatie programma Vitaal West Zeeuws-Vlaanderen Inclusiviteit: een brede participatie

Vooraf duidelijkheid over participatieniveau

Projectbureau neemt initiatief om inwoners te betrekken Ruimte voor initiatieven door inwoners Procescommunicatie: verantwoording en transparantie Aansluiten bij bestaande gremia

Bieden van ondersteuning bij participatie

Inwoner zelf aan zet: nadenken over rol Aansluiten op interesses: thematische inrichting participatie

Integraliteit

Toelichting We* bakenen de participatie duidelijk af en brengen een duidelijke scope aan ten aanzien van de te organiseren participatie. We streven naar een brede participatie. Inwoners hebben een plek en worden gehoord. Ook kwetsbare inwoners. We zorgen voor duidelijke spelregels voor de participatie zodat helder is wie waar zeggenschap heeft. We organiseren participatie vanuit het projectbureau en betrekken inwoners bij verdere planvorming. We bieden ruimte voor inwoners om zelf ook met initiatieven te komen. We informeren met regelmaat inwoners en belanghebbenden. Informatie is toegankelijk. We richten het participatieproces efficiënt in en sluiten aan op bestaande structuren en bij bestaande gremia, zoals de stads- en dorpsraden. We bieden vanuit het projectbureau ondersteuning aan participatie en communicatie zodat activiteiten gefaciliteerd worden. We geven inwoners de ruimte om zelf invulling te geven aan hun rol. We bieden een thematische inrichting van participatie, waarbij aansluiting wordt gezocht op interesses en belangen van inwoners. We reduceren complexiteit en brengen activiteiten integraal onder bij het projectbureau.

*Activiteiten worden door samenwerkende partijen ondergebracht in een projectbureau.

6

De gemeente Sluis heeft overigens reeds een zienswijze op participatie2; bij dit programma is het van belang op deze visie aan te sluiten. Scope participatie programma Vitaal West Zeeuws-Vlaanderen Na formalisering van een samenwerking zijn diverse activiteiten uit te voeren door een op te richten projectbureau. Mocht het niet komen tot een samenwerking, dan zijn partijen zelf verantwoordelijk voor participatieactiviteiten op de deelprojecten. Aangezien projecten nog niet duidelijk zijn geplot in tijd - het projectbureau krijgt de opdracht een planning te realiseren - beperkt deze notitie zich tot uitgangspunten en te zetten processtappen op hoofdlijnen en bevat de notitie nog geen concrete planning. Belangrijk uitgangspunt is dat de ontwikkeling zal gaan over een langere periode (mogelijk 10 jaar). Daarbij is onderscheid te maken tussen de planvormingsfase waarbij plannen verder worden uitgewerkt en realisatieovereenkomsten door partijen worden afgesloten én de opvolgende ‘realisatiefase’ waarbij de projecten daadwerkelijk worden gerealiseerd. Bij de deelprojecten is participatie te organiseren tijdens de planvormingsfase.

De onderstaande (deel)projecten zijn (bij de planvorming) voorzien: - ontwikkelen definitief ruimtelijk ontwerp; - planvorming gemeentehuis; - planvorming/realisatieovereenkomst zorgcentrum; - planvorming/realisatieovereenkomst winkelgebied/zorgwoningen; - planvorming/realisatieovereenkomst Centrum voor Zorg en Wonen; - planvorming/realisatieovereenkomst Zwincollege; - herontwikkeling sportvoorzieningen; - herontwikkeling zwembad; - ontwikkeling woonwijk. Participatie is door het projectbureau te organiseren op de deelprojecten en ook op overkoepelend programmaniveau. Op programmaniveau geven inwoners van Oostburg en andere kernen zelf invulling aan het begrip ‘vitaliteit’. Daarbij wordt antwoord gegeven op de vraag wat voor inwoners van belang is ten aanzien van een gezonde leefomgeving: wat is voor inwoners een gezonde leefomgeving? / wat helpt inwoners om gezond en gelukkig te zijn? De op programmaniveau op te halen inzichten en factoren die inwoners van belang vinden bij verdere planvorming, zijn te benutten bij de deelprojecten en verdere planvorming. Bij deze eerste stap worden inwoners/belanghebbenden gevraagd waar zij zouden willen kaderen. Deze zogenaamde ‘community-up benadering’ leidt tot betrokken inwoners die zelf bijdragen aan een gezonde leefomgeving3 en gezondheidsbevordering. De aanpak is verder te concretiseren na afstemming met inwoners/belanghebbenden.

Invloed van inwoners: definiëring van participatie Participatie gaat uiteindelijk om invloed en zeggenschap. Welke invloed hebben inwoners bij het programma? Tot waar gaat die invloed, op welke thema’s en binnen welke kaders? En waarover en tot waar heeft men zeggenschap? Die vragen zijn voorafgaand aan het in te richten participatieproces te beantwoorden zodat uitgangspunten en voorwaarden voor het

2 Zie het visiedocument ‘Krachtig verbonden’. 3 Dit is een belangrijk speerpunt bij het in ontwikkeling zijnde Regionale Preventieakkoord.

7

proces voor eenieder helder zijn. Voor het programma Vitaal West Zeeuws-Vlaanderen is de volgende afbakening en definitie te adviseren: “Participatie bij het programma Vitaal West Zeeuws-Vlaanderen is een vorm van samenwerking tussen inwoners van de gemeente Sluis enerzijds en ZorgSaam en de gemeente Sluis anderzijds. Bij deze samenwerking hebben inwoners, direct of indirect, de kans om invloed uit te oefenen op de ontwikkeling en planvoering van plannen en projecten van het programma Vitaal West Zeeuws-Vlaanderen. Het gaat dan onder andere om vraagstukken die te maken hebben met het definitieve ruimtelijke ontwerp en stedenbouwkundige visie; het inrichten van de fysieke leefomgeving; en het ontwerpen van woningen, wijken, gebouwen, (zorg)complexen, winkelcentrumgebieden en recreatieve (groen)gebieden. Deze samenwerking kan namens de samenwerkende partijen geïnitieerd worden door het projectbureau of door inwoners zelf. De samenwerking richt zich op inwoners, die al dan niet zijn verenigd in een platform, of een gremium zoals een stads- of dorpsraad of een cliëntenraad. Ook wordt de samenwerking gezocht met andere belanghebbenden zoals instellingen, maatschappelijke organisaties/partners, ondernemers, adviesorganen, et cetera.

4 Doel van de participatie Participatie heeft enerzijds tot doel om inwoners binnen de kaders van de te organiseren samenwerking tussen ZorgSaam en de gemeente Sluis onderdeel uit te laten maken van de inrichting en invulling van de eigen fysieke leefomgeving en anderzijds om de samenwerking tussen de samenwerkende partijen en de inwoners te bevorderen. Op deze wijze zijn inwoners onderdeel van de programma-ontwikkeling én de uitvoering daarvan. Niet alleen in het belang van draagvlak is participatie wenselijk, ook vanuit op te halen en benutten inzichten. Inclusiviteit: een brede participatie Bij het programma Vitaal West Zeeuws-Vlaanderen is het streven en zo breed mogelijke participatie van inwoners te realiseren. Dat betekent dat er ruimte en vormen geboden dienen te worden waarbij iedere inwoner de kans krijgt te participeren en in staat wordt gesteld inbreng te hebben. Aandacht zal om die reden bij communicatie, bereik en participatievormen uit moeten gaan naar inwoners, ook daar waar sprake is van laaggeletterdheid, multi-problematiek (bijvoorbeeld een kwetsbare en minder valide oudere, schuldenproblematiek of digitaal), kansarmoede, anderstaligen, GGZ-problematiek en geen of een matige digitale vaardigheid, et cetera.

Vooraf duidelijkheid over participatieniveau Inwoners worden geïnformeerd, geraadpleegd en kunnen behoeften, inzichten en mogelijke oplossingen aanreiken die vervolgens een rol kunnen spelen in het scherpstellen en (verder) versterken van de beoogde projecten en planvorming. Daarmee wordt invulling gegeven aan de niveaus ‘informeren’, ‘raadplegen’, ‘adviseren’ en ‘co-produceren’ op de participatieladder. Van belang is om deze verwachting vooraf duidelijk te schetsen bij de te organiseren participatie, zodat verwachtingen helder zijn voor inwoners en betrokken partijen. Een uitnodiging om te participeren, schept immers al snel verwachtingen bij 4 Formulering gebaseerd op de formulering/denkwijze van gemeente Sluis inzake burgerparticipatie. Uiteraard is er geen sprake van een

homogene groep ‘inwoners’. In bijlage 1 in deze notitie zijn enkele groepen gedefinieerd die specifieke aandacht verdienen bij het te organiseren participatieproces.

8

inwoners. Van belang is om een gemeenschappelijk beeld hierbij te schetsen met inwoners/belanghebbenden. Input geven kan daarbij al snel verward worden met het krijgen van een rol bij besluitvorming. Is aangedragen input van een inwoners uiteindelijk niet terug te vinden in planvorming, dan kan dat bij het niet goed uitleggen van de kaders, leiden tot negatieve sentimenten en ongewenste weerstanden. Een belangrijk onderdeel van de communicatie vormt dus het scheppen van juiste verwachtingen bij iedereen die geïnformeerd wordt en/of uitgenodigd wordt mee te denken en mee te praten. Voor iedereen zal helder zijn dat inbreng gewenst is en gewaardeerd wordt, en dat deze input wordt benut als context voor het maken van nadere afwegingen. Met andere woorden: iedere stem wordt gehoord, maar mogelijk zal niet alle inbreng in de plannen doorklinken. In het kader van verwachtingsmanagement is het van belang om vooraf duidelijkheid te schetsen over het beoogde proces. Informeren Gedurende de gehele looptijd van het programma is het belangrijk inwoners actief te informeren over het proces. Zij worden in eerste instantie geïnformeerd over de plannen, proces en zij hebben toegang tot informatie.

Bij nieuwe informatie zoals het behalen van mijlpalen, opgehaalde input vanuit participatie, besluitvorming, mogelijkheden tot inspraak in formele processen (bijvoorbeeld wijzigen bestemmingsplannen) en bijvoorbeeld een verdere uitwerking van een plan, is het van belang hiervan procesupdates te verzorgen vanuit het projectbureau. Belangrijk is om communicatie zowel visueel als tekstueel uit te werken zodat procescommunicatie begrijpelijk is voor iedereen. Enkele communicatieve richtlijnen zijn nader uitgewerkt in bijlage 2. Raadplegen, adviseren en coproduceren Inwoners kunnen binnen het traject hun mening geven, advies en raad. Bij de ontwikkeling van een stedenbouwkundige visie en een definitief ontwerp is het participatieniveau van coproduceren beoogd. Doel hierbij is het ophalen van input in de vorm van inzichten, meningen, ideeën en aanbevelingen. De uitkomsten zijn te benutten bij de verdere planvorming. Diverse vormen van participatie zijn in te zetten: onder andere peilingen, tafelgesprekken, interviews, groepssessies, et cetera. De inwoners zijn niet betrokken in de directe besluitvorming, maar leveren bijdragen die meegewogen worden bij de daadwerkelijke besluitvorming. Op deelprojectniveau en programmaniveau kunnen inwoners geconsulteerd worden.

Rondom de ontwikkeling van een definitief ruimtelijk ontwerp en een stedenbouwkundige visie is binnen de kaders van het programma coproductie denkbaar waarbij inwoners in te passen ideeën kunnen aandragen. Projectbureau neemt initiatief om inwoners te betrekken Bij de verdere planvorming is rekening te houden met financiële, ruimtelijke, organisatorische en juridische kaders waarbinnen wordt gewerkt. Het op te richten projectbureau realiseert binnen de programmakaders de deelopdrachten. Bij de planvorming van deze deelopdrachten heeft het projectbureau bij de verdere invulling actief inwoners te betrekken en inwonersbelangen mee te wegen bij de invulling van de plannen en de daarbij te maken inhoudelijke keuzes. Van belang is om dit proces actief te ondersteunen en inwoners een veilige omgeving te bieden waarbij er sprake is van een gelijkwaardige dialoog5. In taal en benadering zal afgestemd worden op de doelgroep. Dit betekent het 5 Het participatieniveau zal bij de verschillende projecten naar verwachting binnen de zogenaamde ‘2e generatie burgerparticipatie’ (Van der

Heijden e.a., 2007) vallen.

9

voorkomen van jargon en aansluiten op behoeften, interesses, kennisniveau en motivatie. Een specifiek aandachtspunt zijn machtsverhoudingen tussen professionals en inwoners. In toon en bij de dialoog is een ‘neutrale’ benadering nodig, waarbij leiderschap gericht is op het verbinden van mensen met de opgave. Respecteer en waardeer alle input van inwoners en hanteer een empathische en persoonsgerichte aanpak6. Ruimte voor initiatieven door inwoners Gedurende de looptijd van het project kunnen initiatieven tot stand komen vanuit inwoners, die binnen de kaders van het programma vallen of raakvlakken hebben met het programma en de daarbij behorende deelprojecten. De samenwerkende partijen (ZorgSaam en de gemeente Sluis) hebben bij deze initiatieven een participerende rol in plaats van een initiërende rol. Bij deze vorm van participatie komt het initiatief vanuit de inwoners en participeren ZorgSaam en de gemeente Sluis. Binnen de te hanteren aanpak dient er ruimte te zijn voor dit soort initiatieven. In de communicatie naar inwoners is het van belang dit te benadrukken7. Ideevorming kan digitaal, fysiek en mondeling worden ingediend. Procescommunicatie: verantwoording en transparantie Een brede participatie van inwoners is wenselijk. Het bieden van heldere informatie is daar een voorwaarde voor.

De communicatie- en interactiemomenten blijven dus niet beperkt tot participatie- en inspraakmomenten. Een belangrijk onderdeel van die gewenste zichtbaarheid is de procescommunicatie: waarbij transparant inzicht wordt gegeven op het proces, belangrijke mijlpalen, mogelijkheden tot participatie en inspraak, indienen van zienswijzen, terugkoppeling van opbrengsten, vaststellen van plannen, et cetera. Ook na afloop van participatiemomenten is van belang de verslaglegging met betrokken te delen en vervolgens op een transparante wijze updates te verzorgen over de voortgang van het proces. Aansluiten bij bestaande gremia en structuren gemeenschap De in de gemeente Sluis actieve stads- en dorpsraden hebben een vertegenwoordigende en mobiliserende rol. Bij de te organiseren participatie is het van belang aan te sluiten bij bestaande gremia, zoals deze raden. De stads- en dorpsraden weten een achterban te bereiken en hebben bij participatie een belangrijke inbreng en verbindende rol. Van belang is om inwoners ook daadwerkelijk te betrekken om input op te halen van andere inwoners. Dit principe vergroot de impact van de te organiseren participatie. Ook cliëntenraden zijn een belangrijke ‘linking pin’ naar hun achterban, evenals lokale (sport)verenigingen en welzijnsorganisaties/clientondersteuners.

Een raad zoals de RMDO is op gezette tijden ook te raadplegen en te betrekken, mogelijk ook als klankbord. Leden van deze raden zijn naar alle waarschijnlijk te benutten als ambassadeurs bij de te organiseren participatie. Het participatieproces verloopt overigens niet alleen via deze gremia. Individuele inwoners die zich niet vertegenwoordigd voelen door deze gremia, dienen ook te worden bereikt. Bieden van ondersteuning bij participatie Ten behoeve van de te organiseren participatie - en de daarbij benodigde communicatie - is 6 Uit stappenplan inwonersparticipatie, Esther de Weger, RIVM 7 Hierbij is er sprake van 3e generatie burgerparticipatie. In de derde generatie burgerparticipatie komt het initiatief vanuit de inwoners en

participeert de overheid.

10

ondersteuning benodigd. Het projectbureau is belast met deze taak. Voldoende ondersteunende uren zijn een voorwaarde voor effectieve participatie en begeleiden van bijeenkomsten en ondersteuning van gremia, evenals diverse communicatiemiddelen, zoals een website, een platform waar online samen kan worden gewerkt, actieve social mediakanalen, een nieuwsbrief, een (digitaal) informatiepunt, et cetera. Ook zijn de kanalen van de gemeente Sluis en ZorgSaam te benutten. Ook de samenwerkende partijen hebben vanuit hun rol enige ondersteuning te bieden. Het projectbureau maakt voldoende middelen vrij om ondersteuning te bieden. Indien partijen zelfstandig opereren hebben zij voldoende middelen vrij te maken. Inwoner zelf aan zet: nadenken over rol Een belangrijk principe bij succesvolle participatie is een betrokken inwoner, die zelf vroegtijdig heeft nagedacht over de eigen rol bij het programma. Voordat inwoners actief geraadpleegd en geconsulteerd worden op inhoud rondom het programma en de deelprojecten, is het van belang hen zelf actief na te laten denken over hun wenselijke rol. Deze stap is voorzien als eerste stap in het participatieproces. Hoe willen zij betrokken zijn, geïnformeerd worden, op welke onderwerpen wenst men inbreng te hebben? En wat zijn hun behoeften en interesses? Die vragen zijn te beantwoorden door de inwoners zelf.

Belangrijk is hierbij de kaders van de participatie te benoemen, zoals uiteengezet bij de eerdere uitgangspunten. Indien hier draagvlak voor is bij burgers, kan mogelijk een burgerpanel georganiseerd worden - ondersteuning is dan wel te bieden, zie voorgaande punt - waarmee het projectbureau op gezette tijden kan klankborden. Binnen de gemeente Sluis is momenteel reeds een groep enthousiaste inwoners actief die mogelijk hierbij betrokken kunnen worden. Aansluiten op interesses: thematische inrichting participatie Een thematische inrichting van de participatie lijkt op voorhand kansrijk. Doorgaans hebben inwoners specifieke interesses en belangen. Door de participatie thematisch in te steken en te organisere., is de relevantie van participatieactiviteiten te vergroten voor inwoners. Op voorhand lijken – gelet op de aard van het programma en de deelprojecten - de volgende thema’s te onderscheiden: -

Vitaliteit; Wonen; Onderwijs; Sport & recreatie; Zorg; Retail; Gebruikers GCA.

Zoals gesteld, is het van belang vroegtijdig te inventariseren welke onderwerpen er voor inwoners toe doen. Vanuit een eerste processtap, waarbij inwoners worden betrokken en geactiveerd om hierop inbreng te hebben, zijn de onderwerpen mogelijk aan te vullen. Aangezien het de verwachting is dat het programma over een langere periode zal plaatsvinden, is het van belang om op programmaniveau op gezette tijden - bijvoorbeeld eens in de 3-4 jaar - een participatieronde, onderzoek of peiling te organiseren waarbij inwoners geraadpleegd worden ten aanzien van vitaliteit: wat is voor hen een gezonde leefomgeving / wat maak dat inwoners gezond en gelukkig? 11

Integraliteit Een risico bij een programma van deze omvang, is het ontbreken van integraliteit. Door activiteiten waar mogelijk te bundelen, is complexiteit te reduceren. Het projectbureau ziet toe op een geïntegreerde aanpak. Binnen het proces is ruimte voor nieuwe initiatieven en organiseren we adaptief vermogen zodat ontwikkelingen gedurende de planvorming en realisatie van het programma zijn in te passen. Het projectbureau ziet toe dat communicatie van de samenwerkende partijen rondom het programma Vitaal West Zeeuws-Vlaanderen – iedere partij heeft immers een rol in het geheel - samenhangend is en stemt hierover af met de partijen.

12

4. Processtappen participatie In dit hoofdstuk zijn processtappen opgenomen voor de te organiseren participatie. Hierbij is ogenschouw genomen dat het op te richten projectbureau belast is met de verdere planvorming en de planning hieromtrent. Aangezien projecten nog niet concreet in tijd geplot zijn, zijn in deze notitie de noodzakelijke processtappen op hoofdlijnen weergegeven. Een en ander is nader te concretiseren door het projectbureau. Processtappen 1. Oprichting projectbureau De eerste processtap richting de te organiseren participatie is de oprichting van het projectbureau. Vanuit het bureau zijn de beoogde participatieactiviteiten te organiseren. 2. Informatie delen en communicatiekanalen inrichten Na formalisering van de samenwerking en de oprichting van het projectbureau zijn diverse uitgangspunten ten aanzien van de te organiseren participatie zoals de scope, mate van zeggenschap, mogelijkheden inbreng en de uiteenzetting van een globaal proces op een heldere en toegankelijke wijze te delen met inwoners. Dat houdt concreet in dat communicatie op B1-niveau wordt ingezet en visueel wordt ondersteund. Communicatieboodschappen worden verspreid middels diverse kanalen (digitaal én offline) om een zo groot mogelijk bereik te realiseren.

Richting diverse gremia, zoals stads- en dorpsraden, richting gemeente Sluis en ZorgSaam en via in te richten kanalen zoals een website, social mediakanalen en een nieuwsbrief wordt de informatie gedeeld. Ook is informatie te ontsluiten via een advertentie in het weekblad - daarbij aansluitend op de gebruikelijke kanalen die de gemeente Sluis hanteert - en nog nader te bepalen in te zetten communicatiemiddelen zodat een brede groep inwoners wordt bereikt. Ook zijn de kanalen van ZorgSaam en de gemeente Sluis te benutten. Een fysiek informatiepunt is voorzien (mogelijk in het gemeentehuis). Tijdens deze processtap worden inwoners geactiveerd om deel te nemen aan het participatieproces, in het bijzonder worden zij gevraagd om na te denken over hun rol in het geheel (zie processtap 3). Het is hierbij zaak om direct te investeren in een goede relaties en deze vervolgens tijdens het proces te onderhouden. 3. Invulling geven aan rol inwoner en ‘vitaliteit’ Voordat participatie op concreet projectniveau is te organiseren, is het van belang om in het gedachtegoed van een ‘community-up benadering’ met inwoners hun rol bij het traject uit te diepen en daarover in gesprek te gaan.

Hoe zien zij hun rol, hoe willen zij daar invulling aan geven, hoe willen zij betrokken zijn, geconsulteerd en verder geïnformeerd worden, op welke onderwerpen wenst men inbreng te hebben? Die vragen zijn te beantwoorden door inwoners. Tevens is bij deze processtap de dialoog te voeren over het begrip ‘vitaliteit’. Bij de te organiseren dialoog over de rol van inwoners zijn de kaders van het programma te delen, de mogelijkheden van invloed en zeggenschap, de mogelijkheden voor initiatieven, maar zal het gesprek vooral gaan over de rol van de inwoner gedurende de planvorming en de uitvoering.

13

Bij invulling van het begrip ‘vitaliteit’ wordt antwoord gegeven op de vraag wat voor inwoners van belang is ten aanzien van een gezonde leefomgeving: - wat is voor inwoners een gezonde leefomgeving? - wat maak dat inwoners gezond en gelukkig kunnen leven? - waar moet een leefomgeving voor inwoners aan voldoen om gezond (breed vanuit de definitie positieve gezondheid en de 6 pijlers) gedrag te kunnen tonen (hoe kan gezond leven door een leefomgeving gemakkelijker worden gemaakt? 8 De op te halen inzichten en factoren zijn te benutten bij verdere planvorming rondom projecten. Wat vorm betreft zijn diverse participatiemethoden in te zetten. (Online) bijeenkomsten, (online) peilingen, een rondgang, et cetera, zijn in te zetten om ervaringen en ideeën op te halen. Gedacht wordt aan mix van activiteiten, met als doel een groot bereik en brede participatie. De in te zetten vormen sluiten bij voorkeur aan op de nog tijdens de verkenning op te halen voorkeuren van inwoners. Nadat de rol van de inwoners verder invulling is gegeven, zijn andere vormen van participatie mogelijk toe te voegen, aansluitend bij voorkeuren en doelstelling. De te organiseren activiteiten starten tijdens het eerste halfjaar na de verkenning. De eerste resultaten zijn uiterlijk eind q2 beschikbaar. De participatie wordt georganiseerd vanuit het projectbureau.

Daar waar er bijeenkomsten worden georganiseerd, ondersteunen de deelnemende partijen vanuit hun rol. Een bestuurder namens ZorgSaam en een wethouder namens de gemeente Sluis zijn aanwezig. Daar waar mogelijk worden vertegenwoordigende inwoners (al dan niet georganiseerd in een gremium zoals de stads- en dorpsraden) actief betrokken bij de voorbereiding en organisatie van de bijeenkomsten. 4. Invulling geven aan definitief ruimtelijk ontwerp Qua volgordelijkheid start de te organiseren participatie bij het in dialoog gaan over de rol van de inwoner en de invulling van het begrip ‘vitaliteit’. Aansluitend op deze fase wordt inwoners ruimte geboden om te adviseren over een definitief ruimtelijk ontwerp en een stedenbouwkundige visie voor Oostburg. Dit ontwerp is een essentieel onderdeel bij de concretisering van de fysieke leefomgeving. Inbreng van inwoners leidt niet alleen tot een breed gedragen en duurzaam ontwerp maar zorgt vermoedelijk ook voor een hoge mate van betrokkenheid vanuit de inwoner en daarmee voor draagvlak. Ook hier zijn weer diverse participatiemethoden in te zetten. Gedacht wordt aan mix van activiteiten, met als doel een groot bereik en brede participatie. Bij voorkeur worden fysieke bijeenkomsten ingezet en benut.

Wanneer door maatregelen rondom COVID fysieke bijeenkomsten niet mogelijk zijn, wordt gebruik gemaakt van een online platform voor bijeenkomsten en digitale samenwerking, al dan niet aangevuld met een peiling die huisaan-huis wordt verspreid. De te organiseren activiteiten vinden bij voorkeur plaats in het eerste jaar na de verkenning. De eerste resultaten zijn uiterlijk eind q2 beschikbaar.

8 Vraagstelling geadviseerd door GGD / RIVM

14

5. Participatie projecten rondom inhoudelijke sporen Diverse deelprojecten zijn voorzien zoals het gemeentehuis, een zorgcentrum, een woonzorgcentrum, een zorgwijk, de realisatie van (een) schoolgebouw(en), herontwikkeling van sportvoorzieningen en ontwikkeling van een woonwijk. De participatie rondom deze deelprojecten is te organiseren en samen te brengen rondom specifieke onderwerpen. Naast het eerder genoemde onderwerp ‘vitaliteit’ zijn dat: -

Zorg; Onderwijs; Sport & recreatie; Wonen; Retail.

Inwoners worden door middel van een thematische aanpak in staat gesteld bij te dragen vanuit specifieke interesses en belangen rondom een onderwerp dat er voor hun toe doet. Zij kunnen zo meedenken over een onderwerp waar zij ook daadwerkelijk waarde aan toekennen. Inwoners worden in staat gesteld inbreng te hebben bij vraagstukken rondom de inrichting van publieke ruimten, beeldkwaliteit, naamgeving en het ontwerpen van woningen, wijken, gebouwen, (zorg)complexen, winkelcentrumgebieden en recreatieve (groen)gebieden. In het bijzonder zijn enkele groepen ‘inwoners’ te betrekken bij de deelprojecten. Ten eerste de omwonenden van de locaties waar de projecten beoogd zijn. Ten tweede de ‘gebruikers’ van de diverse locaties, te denken aan cliënten van bestaande en beoogde zorglocaties, het onderwijs, sportverenigingen, medewerkers van gemeente Sluis in hun rol als gebruikers van het gemeentehuis en zorgaanbieders in hun rol als gebruikers van het GCA. Projecten en daarmee participatie-activiteiten zijn ten tijde van de ontwikkeling van deze notitie nog niet duidelijk geplot in tijd; het projectbureau werkt na oprichting een concrete planning uit. Deze notitie bevat daarom op dit onderdeel nog geen concrete planning. 6.

Afstemming projectorganisatie met partijen, gemeenteraad en politiek Bij de specifieke opdracht van de partijen aan het projectenbureau - het realiseren van diverse projecten - is het van belang tijdens het verdere proces van planvorming en realisatie af te stemmen met partijen, raad en politiek over voortgang, proces en inhoud. In de samenwerkingsovereenkomst zijn hier bepalingen over opgenomen.

15

5. Gevraagde besluitvorming Ten behoeve van het vervolgtraject wordt gevraagd de volgende besluiten te nemen: - het vaststellen van de principes voor participatie; - het vaststellen van de te zetten processtappen; - de opdracht tot uitvoering hiervan te verstrekken aan het op te richten projectbureau.

16

Bijlage 1: groepen inwoners bij participatie Bij het te organiseren proces wordt een brede participatie beoogd. Het is dus belangrijk dat ‘de inwoner’ breed en volledig vertegenwoordigd is en de lokale samenleving dan ook breed bereikt wordt bij het programma; jong én oud, praktisch én theoretisch geschoolden, inwoners uit Oostburg én inwoners uit de andere kernen, zorgbehoevenden, kwetsbaren, et cetera. Enkele groepen in de samenleving behoeven specifieke aandacht bij de te organiseren communicatie en participatie zodat deze ook daadwerkelijk bereikt en betrokken worden: -

-

(Kwetsbare) inwoners 60+ Jongeren en studenten Kinderen in de leeftijd 8-12 jaar9 Kwetsbare inwoners (laaggeletterdheid, multi-problematiek, schuldenproblematiek, kansarmoede, anderstaligen, GGZ-problematiek, geen of een matige digitale vaardigheid, doof- of slechthorend, ongeschoold, sociaal hulpbehoevend) Mindervalide inwoners

De inwoner is niet als één groep te benaderen. Niet bij de te organiseren communicatie en niet bij de te organiseren participatie. Vermoedelijk bestaan er per inwonersgroep andere behoeften in de communicatie en benaderwijze maar ook op inhoudelijk vlak. Zo zullen mindervalide inwoners sneller mee willen en kunnen denken over toegankelijkheid van een openbare ruimte en voldoende toegankelijke sportgebieden en zullen inwoners in de leeftijdscategorie 60+ zich waarschijnlijk meer willen bezighouden met de inrichting en locaties van zorgwoningen en andere zorgvoorzieningen.

9 Mogelijk is de ‘leefplekmeter’ een instrument van GGD te benutten. Dit instrument is ook voor volwassenen in te zetten. Het instrument komt uit

Schotland (Place Standard) en is door Pharos vertaald en doorontwikkeld voor Nederland in het kader van het programma Gezond in de Stad (GIDS).

17

Bijlage 2: communicatieprincipes Bij de te organiseren communicatie-activiteiten informeert het projectbureau op gezette tijden de inwoners over voortgang, status van het project, participatie en inspraakmomenten, planvorming en realisatie. Alle communicatie vertrekt vanuit een heldere en herkenbare projectstijl rondom Vitaal West Zeeuw-Vlaanderen met daarbij de koepelboodschap: ‘Samen geven we onze toekomst vorm’. Het projectbureau is verantwoordelijk voor een algemene en integrale informatievoorziening. De deelnemende partijen (gemeente Sluis, ZorgSaam) blijven ieder ook verantwoordelijk voor de eigen omgevingscommunicatie. Het projectbureau ziet toe op een afgestemde aanpak tussen partijen. Communicatiedoelen Verschillende effecten bij inwoners zijn na te streven: -

-

-

-

Informeren. Inwoners worden op de hoogte gebracht hoe het proces eruit ziet, welke inbreng zij hierin kunnen hebben en wat het programma hen kan opleveren. Deze informatie is toegankelijk, begrijpelijk, visueel aantrekkelijk en consistent. Betrekken. Inwoners voelen zich uitgenodigd om mee te denken, mee te doen, mee te beslissen waar mogelijk en worden geactiveerd om mee te doen. De juiste toon en taal zorgen daarvoor. Faciliteren. Inwoners ervaren een professioneel traject. Het proces wordt communicatief gefaciliteerd met doordachte uitingen. Verbinden. Inwoners voelen zich verbonden met de thematiek; het gaat daadwerkelijk om hun eigen directe omgeving en toekomst. Alle communicatieactiviteiten maken merkbaar deel uit van een groter geheel, zowel in thematiek, inhoud als vorm. Activeren. Inwoners komen in beweging en participeren.

Vormvereisten voor communicatie - Informatie en communicatie over het project is voor inwoners toegankelijk en begrijpelijk. - Digitale communicatie is digitoegankelijk. - Communicatieboodschappen worden zo veel mogelijk visueel ondersteund. - Alle communicatie wordt gepubliceerd vanuit één herkenbare projectstijl. - In de communicatie naar inwoners wordt geen jargon gebruikt. - Qua taalniveau wordt niveau B1 gehanteerd. - Bij de in te zetten middelenmix wordt rekening gehouden met uiteenlopende digitale en leesvaardigheden. © Deze notitie bevat adviezen en teksten van BOOM Strategie en Communicatie.

18