Bijlage 1 Rapport toekomst gemeentearchief Sluis geanonimiseerd

Grootte (in GB) 19,86 39,72 59,58 79,44 99,30

Kosten (afgerond) € 572,€ 834,€ 1.097,€ 1.359,€ 1.620,-

Uitgangspunt is dat gedurende 5 jaar elke aanvraag nog niet gescande informatie betreft, en dat dus voor elke aanvraag nieuwe scans on demand worden gemaakt. De schatting is derhalve mogelijk aan de hoge kant. Dus kosten 5.1.1c per jaar: € 55.000,- + € 62.160 + 13.765,- + € 1.400- + € 572,- = € 132.897,-. Na 5 jaar zijn de gemaakte kosten totaal € 663.245,-.

5.1.1c

5.1.1c berekent een tarief van 5.1.1c per strekkende meter per jaar. Dit betekent dat de opslagkosten voor Sluis bij 5.1.1c € 26.400,- op jaarbasis zouden bedragen.

De kosten voor scanning on demand zouden bij 5.1.1c jaarlijks gemiddeld uitkomen op € 35.240,.125 Hierbij komt eenmalig € 10.000,- voor het inrichten van onder meer een sFTP verbinding.

120 121

Exacte tarief is 5.1.1c per gemeentearchiefdoos per jaar; dit betekent per strekkende meter per jaar 5.1.1c O.b.v. 1.400 aanvragen per jaar:

- 5.1.1c 5.1.1c

- 5.1.1c 5.1.1c 5.1.1c

122

Gemiddeld per aanvraag van 5.1.1c

, als volgt opgebouwd:

Gemiddeld per aanvraag van 5.1.1c

als volgt opgebouwd:

5.1.1c 5.1.1c 5.1.1c 5.1.1c

123 5.1.1c 5.1.1c 5.1.1c 5.1.1c

124 125

Kosten voor blijvend voldoen aan de AVG en ISO 27001 normen. Obv 1.400 aanvragen per jaar:

5.1.1c 5.1.1c 5.1.1c 5.1.1c

5.1.1c

Pagina 63 van 77

5.1.1c biedt geen gelegenheid tot het raadplegen in Kampen, het is dus alleen mogelijk om te 5.1.1c aanvragen berekenen die fysiek worden raadplegen in Oostburg. Dit betekent dat wij bij 5.1.1c bezorgd, waarmee de kosten € 63.950,- op jaarbasis zouden bedragen.126

5.1.1c biedt geen hosting gedurende langere tijd aan voor het raadpleegbaar houden van de gescande documenten. Dit betekent dat Sluis zelf hiertoe maatregelen dient te treffen. Een optie zou het bewaren van deze bestanden in het e-depot van het Zeeuws Archief kunnen zijn, iets waar wij nu geen nader onderzoek naar zullen doen.

Op termijn betekent dit dat de jaarlijkse kosten van 5.1.1c een andere trend zullen laten zien dan die van de andere organisaties, doordat bij 5.1.1c de scans voortdurend opnieuw dienen te gebeuren en bij de andere organisaties, als gevolg van het bewaren van de digitale scans, deze kosten geleidelijk aan zullen dalen. De stijgende hostingkosten zullen bij het langer bewaren van de scans lager uitvallen dan de daling van de kosten voor scanning on demand. Aangezien 5.1.1c niet het pakket kan bieden dat de andere organisaties wel kunnen bieden, is het onvoldoende mogelijk om de kosten voor beheer van 5.1.1c goed te vergelijken met die van de andere organisaties. Immers 5.1.1c hanteert geen hosting(kosten), Sluis zal dit zelf dienen te regelen. Volledigheidshalve geven wij wel de kosten weer zoals wij deze nu op basis van de door 5.1.1c beschikbaar gestelde informatie hebben berekend. Per jaar bedragen deze € 125.590,(exclusief € 10.000,- eenmalige inrichting veilige sFTP verbinding). Na 5 jaar zijn de gemaakte kosten totaal € 627.950,- (exclusief de eerder vermelde € 10.000,-). Met de opmerkingen dat fysieke raadplegingen hoog uitvallen doordat niets bij 5.1.1c zelf kan worden ingezien en dat er geen hosting is georganiseerd, waarvoor Sluis zelf maatregelen moeten zien te treffen. Dit betekent dus dat scenario 3.

5.1.1c

niet wordt meegenomen in het totaaloverzicht met betrekking tot

B4.5.4 Beheerkosten op hoofdlijnen

De opbouw van de beheerkosten per jaar ziet er op hoofdlijnen als volgt uit.

126

O.b.v. 100 bezorgingen per jaar:

5.1.1c

Pagina 64 van 77

Advisering Formatie Beheer fysiek archief Raadplegingen132 Cloudopslag (hosting) Aansluiting op edepot

ZA edepot127

ZA GR128

€ 7.800,€ 50.400,-

€ 15.600,€ 50.400,-

ZA fysiek & e-depot DVO129 € 15.600,€ 50.400,-

€ 242.000,€ 0,€ 2.000,(e-depot) € 42.000

€ 0,€ 2.000,(e-depot) € 48.000,-

5.1.1c

5.1.1c

fysiek130

fysiek131

€ 44.000,-

€ 44.000,-

€ 242.000,-

€ 110.000,-

€ 55.000,-

€ 0,€ 2.000,(e-depot) € 48.000,-

€ 0,€ 239,(scans)

€ 77.325,€ 572,(scans)

In dit scenario zijn de volgende totaaloplossingen mogelijk qua beheer van de archiefbescheiden, analoog en digitaal: ZA GR133 (3a) Advisering Formatie

€ 15.600,€ 50.400,-

ZA fysiek & edepot DVO 134 (3b) € 15.600,€ 50.400,-

Beheer fysiek archief Raadplegingen

€ 242.000,-

€ 242.000,-

fysiek en ZA e-depot (DVO) (3c)135 € 7.800,€ 44.000,€ 50.400,€ 110.000,-

€ 0,-

€ 0,-

€ 0,-

€ 77.325,-

€ 2.000,(e-depot)

€ 2.000,(e-depot)

€ 42.000

€ 48.000,-

€ 239,(scans) € 2.000,(e-depot) € 48.000,-

€ 572,(scans) € 2.000,(e-depot) € 48.000,-

€ 352.000,-

€ 358.000,-

€ 262.439,-

€ 285.097,-

€ 1.760.000,-

€ 1.790.000,-

€ 1.312.195,-

€ 1.425.485,-

5.1.1c

fysiek en ZA e-depot (DVO) (3d)136 € 7.800,€ 44.000,€ 50.400,€ 55.000,5.1.1c

137

Cloudopslag (hosting) Aansluiting e-depot TOTAAL JAAR

op

PER

TOTAAL 5 JAAR

Dit zijn de kosten voor alleen de digitale archiefbewaarplaats van het Zeeuws Archief. Dit betekent dat Sluis zowel van de fysieke als digitale archiefbewaarplaats van het Zeeuws Archief gebruik maakt. 129 Dit betekent dat Sluis via een DVO gebruik maakt zowel van de fysieke als digitale archiefbewaarplaats van het Zeeuws Archief. 130 Alleen de kosten voor afname van de dienstverlening in relatie tot fysieke archiefbescheiden. 131 Alleen de kosten voor afname van de dienstverlening in relatie tot fysieke archiefbescheiden. 132 Betreft 1400 scans on demand, 75 fysieke raadplegingen in Oostburg en 25 fysieke raadplegingen bij de archiefbewaarplaats zelf. 133 Dit betekent dat Sluis zowel van de fysieke als digitale archiefbewaarplaats van het Zeeuws Archief gebruik maakt. 134 Dit betekent dat Sluis via een DVO gebruik maakt zowel van de fysieke als digitale archiefbewaarplaats van het Zeeuws Archief. 135 Om een totale oplossing te hebben voor het beheer van analoge en digitale archiefbescheiden, dient Sluis gebruik te maken van een combinatie van de fysieke dienstverlening van de commerciële organisatie en het edepot van het Zeeuws Archief. Schuingedrukt zijn de kosten die direct te relateren zijn aan het e-depot (DVO).

136 Om een totale oplossing te hebben voor het beheer van analoge en digitale archiefbescheiden, dient Sluis gebruik te maken van een combinatie van de fysieke dienstverlening van de commerciële organisatie en het edepot van het Zeeuws Archief. Schuingedrukt zijn de kosten die direct te relateren zijn aan het e-depot (DVO). 137 Betreft 1400 scans on demand, 75 fysieke raadplegingen in Oostburg en 25 fysieke raadplegingen bij de archiefbewaarplaats zelf. 127 128

Pagina 65 van 77

Samenvattend betekent dit dat de kosten voor het beheren van scenario 3 op jaarbasis liggen in de bandbreedte van € 262.000,- - € 358.000,-. Over 5 jaar is de bandbreedte € 1.312.000,- - € 1.790.000,-.

B4.5.5 Overzicht kosten scenario 3

De kosten voor het realiseren van scenario 3 liggen in de bandbreedte van € 156.000,- - 207.000,, waarbij rekening dient te worden gehouden met een doorlooptijd van circa 2-3 jaar. De kosten voor het beheren van de archiefbescheiden in scenario 3 op jaarbasis liggen in de bandbreedte van € € 262.000,- - € 358.000,-. Over 5 jaar is de bandbreedte € 1.312.000,- - € 1.790.000,-.

Pagina 66 van 77

B4.6 Uitwerking scenario 4

De gemeente Sluis verplaatst alle fysieke archiefbescheiden uit de huidige archiefbewaarplaats naar een andere fysieke archiefbewaarplaats, waar ze permanent worden bewaard. Vanzelfsprekend zijn hiermee risico’s gemoeid. De archiefbescheiden worden volledig gedigitaliseerd (raadpleegkwaliteit) en daardoor digitaal, via internet, doorzoekbaar en raadpleegbaar. Fysieke raadpleging is bij hoge uitzondering nog mogelijk. In alle oorsprong was de opzet van scenario 4 om papieren archiefbescheiden te vervangen door digitale bestanden, waarna de papieren archiefbescheiden konden worden vernietigd. Sowieso is het niet mogelijk om dit te doen bij alle fysieke archiefbescheiden, aangezien zich hieronder ook onvervangbare documenten bevinden, zoals oorkonden, waar de (materiële) vormgeving cruciaal is. Gezocht is naar een cesuur in het archief, een datering vanaf welke vervolgens de papieren archiefbescheiden integraal kunnen worden vervangen. Deze bevindt zich logischerwijs in de jaren 90, als de productie van papieren documenten een hoge vlucht neemt en de meerwaarde van de papieren neerslag er niet of nauwelijks meer is.

Voor de voorgaande jaren is de vervanging van papieren documenten vanwege hun kwaliteit (denk aan doordrukvellen, waardoor scans niet altijd goed lukken en moet worden teruggevallen op de papieren originelen) en lagere aantallen (minder ruimtewinst en dus ook minder geldbesparing) af te raden. In het geval van Sluis zou dit betekenen dat er één archiefblok kan worden vervangen, met de omvang van circa 30 m1.138 Veelal besluiten gemeenten om hun bouwarchieven als geheel te vervangen, aangezien deze het meest worden opgevraagd. In het geval van Sluis betreft dit circa 360 m1. Ervaringen wijzen uit dat het daadwerkelijk vernietigen van de papieren dossiers tot belangrijk verlies van informatie en gegevens heeft geleid. Dit is voldoende reden om ook een dergelijke vervanging niet uit te voeren. Het enige bestand van omvang waarvan overwogen mag worden om te vervangen, is het hybride archiefblok vanaf 2003, dat nog moet worden overgebracht. Toch is ook hier scannen en vervangen niet opportuun. Gebleken is namelijk dat van veel papieren documenten een scan is gemaakt, die in Corsa wordt bewaard voor raadpleging; de digital born documenten liggen al vast in dit systeem. Het grootschalig opnieuw scannen betekent dus feitelijk dubbelop werk.

Dit alles leidt ons tot de conclusie dat scannen om te vervangen weinig toegevoegde waarde heeft, waarbij met ‘vervangen’ bedoeld wordt: papieren documenten volgens wettelijke standaarden digitaliseren, de digitale bestanden duurzaam bewaren in een e-depot en vervolgens de papieren documenten vernietigen. Wij bevelen aan om scenario 4 als volgt in te richten: scan het gehele overgebrachte papieren archief van Sluis tot 2002139, met als doel dat de digitale bestanden worden gebruikt voor raadpleging. Bewaar vervolgens de papieren originelen in een archiefbewaarplaats. Met betrekking tot het hybride archiefblok vanaf 2003 hoeven geen scanactiviteiten te worden ontwikkeld, de aanpak hiervan kan op een vergelijkbare manier plaatsvinden als eerder beschreven: metadata uit Corsa exporteren, digital born documenten overbrengen naar het e-depot van het Zeeuws Archief, eveneens metadata exporteren en papieren originelen overbrengen naar een fysieke archiefbewaarplaats, in beheer van een commerciële organisatie of in beheer van het Zeeuws Archief.140 Net als in scenario 3 zijn het beheer en dienstverlening door Sluis uitbesteed aan de organisatie die verantwoordelijk is voor het bewaren van de papieren archiefbescheiden in de nieuwe archiefbewaarplaats, papieren archiefbescheiden scant en digitale raadpleging mogelijk maakt.

Betreft het archief van Sluis-Aardenburg, 1995-2002. Met uitzondering van de oorkonden, deze zijn al op hoge resolutie gescand en gemetadateerd. Voor zover er al raadpleegkopieën van de hier bedoelde kwaliteit beschikbaar zijn, hoeven deze ook niet opnieuw te worden vervaardigd. 140 In Corsa bevinden zich scans van papieren originelen. Deze kunnen ook in het e-depot van het Zeeuws Archief worden bewaard. Voor zover er papieren documenten zijn die niet zijn gescand, kan eventueel achteraf scanning plaatsvinden. Alternatief is om alle papieren documenten uit het hybride archief te scannen. 5.1.1c 138 139

5.1.1c

Pagina 67 van 77

Slechts één organisatie komt in aanmerking voor het integrale traject met betrekking tot langdurige bewaring van de papieren archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats, scanning van de papieren archiefbescheiden en verzorging van digitale raadpleging online: 5.1.1c . Het Zeeuws Archief blijft altijd een rol spelen vanwege haar e-depot141, omdat geen van de eerder genoemde commerciële organisaties dit kan aanbieden. Echter, het Zeeuws Archief zal een beroep moeten doen op een commerciële dienstverlener om grootschalig te laten scannen, aangezien zij dit niet zelf doet. 5.1.1c heeft aangegeven eveneens niet in staat te zijn om grootschalig te scannen en verwijst door naar een specialist. 5.1.1c kan juist wel grootschalig scannen, maar wil niet de scans online beschikbaar stellen en houden; Sluis zal in dit geval zelf hosting dienen te regelen. In dat geval zou het e-depot van het Zeeuws Archief een optie kunnen zijn. Volledigheidshalve hebben wij de volgende opties verkend: 1. Scanning door 5.1.1c en plaatsing in het e-depot van het Zeeuws Archief; 2. Verzorging van het gehele traject door 5.1.1c . Het doorrekenen van de tarieven die 5.1.1c heeft aangeleverd, heeft laten zien dat scanning door 5.1.1c ijna 1,75 maal duurder is dan 5.1.1c in haar praatstuk heeft vermeld142.

Gezien de extra activiteiten die moeten worden verricht na afloop van de scanning door 5.1.1c en dat in het geval van 5.1.1c dit traject in samenwerking met één organisatie kan worden doorlopen, die vervolgens ook beide archiefbestanden bewaart en beheert, leidt dit tot de vaststelling dat alleen de tweede optie nadere uitwerking verdient. Dat de beschrijvende inventarissen van Sluis slechts in de vorm van Word-/PDF-documenten zijn vastgelegd, en niet systematisch in bijvoorbeeld een Excelsheet, vormt in dit scenario geen drempel. Door de grootschalige scanning, het toepassen van OCR-technieken en de metadatering die hiermee gepaard gaat, wordt dit probleem verholpen in dit scenario. 5.1.1c verwacht vooraf een schoonverklaring van Sluis, met andere woorden een verklaring waarin wordt bevestigd dat de analoge archieven vrij van ongedierte en schimmels zijn. Gezien de omvang van een eventueel traject is aanbesteding noodzakelijk, als Sluis in zee wil gaan met een commerciële organisatie.

De hiernavolgende kosten zijn ontleend aan documenten die de organisaties op ons verzoek hebben aangeleverd. Alle organisaties benadrukken dat genoemde bedragen indicatief zijn en dat hieraan geen rechten kunnen worden ontleend. DOCFactory heeft de ontvangen informatie met elkaar vergeleken en op basis daarvan scenario 4 doorgerekend.

B4.6.1 Investeringen Digitaal beschikbaar stellen van oorsprong papieren archiefbescheiden 5.1.1c heeft in een praatstuk een inschatting gemaakt van de kosten die gemoeid zouden zijn met het volledig scannen van het papieren archief van Sluis. Onderdeel van de schatting zijn: • het transport vanuit Oostburg naar 5.1.1c , • aanmaken en gebruiken van barcodes voor op de dozen/ dossiers, • voorbereidende werkzaamheden voor scanning (denk aan het verwijderen van eventueel nog aanwezige hechtmiddelen, sorteren), • de scanning zelf (OCR)143, • projectmanagement, • plaatsing dozen na scanning. Bij aansluiting op het e-depot is de gemeente aan het Zeeuws Archief verschuldigd een jaarbedrag te betalen dat is gebaseerd op het aantal inwoners en de omvang van de opslag. Het Zeeuws Archief berekent deze laatste kosten pas als deze totale opslag die van 1 TB overstijgt. Wel dient de gemeente rekening te houden met mogelijke extra adviesuren die nodig zijn en in rekening zullen worden gebracht. Het Zeeuws Archief maakt gebruik van Preservica, dat in de cloud staat. 142 Scanning door 5.1.1c , inclusief verhuizing van de papieren archieven, zou uitkomen op bijna € 1.550.000,-, terwijl 5.1.1c een bedrag noemt van iets meer dan € 900.000,-. In dit laatste geval blijven zowel de papieren originelen als digitale raadpleegexemplaren bij één organisatie onder beheer.

In het eerste geval moet nog een digitale verplaatsing en mapping plaatsvinden bij het Zeeuws Archief. 143 Schatting is dat er 6.660.000 images op maximaal A3 formaat en 100.000 op een groter formaat worden gegenereerd. 141

Pagina 68 van 77

Het geschatte bedrag is € 904.500,-. heeft niet inzichtelijk gemaakt welke doorlooptijd met deze scanning is gemoeid. Uitgegaan mag worden van minimaal één jaar. 5.1.1c

Bij de verhuizing van de archieven zal ondersteuning vanuit de bestaande formatie van Sluis noodzakelijk zijn.144 Dit wordt gesteld op 0,1 FTE op het niveau van salarisschaal 9 (de huidige senior-medewerker) en wordt naar boven afgerond op € 10.000,- eenmalig. Gezien de te verwachten omvang van het eventueel af te sluiten contact dient Sluis voorbereidend een aanbesteding in gang te zetten. Stap Onderzoek145 Aanbesteden contracteren146

en

TOTAAL

Doorlooptijd

Benodigde tijd

Tarief

(jaren)

(uren of FTE)

(uur of schaal)

0,75 0,75

100 u 150 u

€ 125,€ 130,-

1,50 jaar

Kosten € 12.500,€ 19.500,-

€ 32.000,-

Digitale archiefbewaarplaats: via het Zeeuws Archief In dit scenario kan Sluis alleen gebruik maken van het e-depot van het Zeeuws Archief door middel van het afsluiten van een DVO. Dit traject is vergelijkbaar met scenario 1. Stap

Doorlooptijd

Benodigde tijd

Tarief

(jaren)

(FTE)

(schaal)

DVO afsluiten147 Inrichting e-depot, realisatie aansluiting, projectleiding Inrichting e-depot, realisatie aansluiting, ondersteuning

0,75 1

0,2 0,3

10 10

€ 13.200,€ 26.400,-

1

0,5

9

€ 40.000,-

Kosten Archief

1

Tarief per jaar op basis van DVO voor Sluis: € 48.000,-

TOTAAL

Zeeuws

1,75 jaar

Kosten

€ 48.000,-

€ 127.600,-

Het Zeeuws Archief stelt als randvoorwaarde dat Sluis een projectleider aanstelt om dit te realiseren.148 Denk aan voorbereidend werk, begeleiding, coördinatie van binnen de gemeentelijke organisatie zoals het verschaffen van (autorisaties en dus) toegang, regelen parkeerplaatsen. 145 Onderzoek dat als doel heeft de eisen op te stellen – Programma van Eisen is het eindproduct. Een marktverkenning kan deel uitmaken van het onderzoek. 146 Dit behelst ook eventuele relevante regelgeving die dient te worden aangepast, zoals het aanwijzen van een (digitale) archiefbewaarplaats, met de daarmee gepaard gaande besluitvorming. 147 Het afsluiten van een DVO/ contract behelst ook eventuele relevante regelgeving die dient te worden aangepast, zoals het aanwijzen van een (digitale) archiefbewaarplaats, met de daarmee gepaard gaande besluitvorming. 148 Eventuele vertragingen en extra kosten als gevolg van het werven van personeel zijn bij deze berekening niet inbegrepen. In het geval van werving dient rekening te worden gehouden met een half jaar doorlooptijd en kosten € 7.500 - € 10.000,-. 144

Pagina 69 van 77

B4.6.2 Beheerkosten Formatie met betrekking tot (voormalige) fysieke archiefbescheiden Aangezien Sluis in dit scenario gebruik maakt van de diensten van twee externe organisaties, is het raadzaam een minimale bezetting in het kader van management en eventueel beantwoorden van vragen te handhaven (of eventueel corrigeren fouten in scans); ook eventuele inspectietaken kunnen dan ter hand worden genomen. Geschat wordt 0,3 FTE op schaal 9, hetgeen op jaarbasis een kostenpost van € 24.000,- inhoudt. Over 5 jaar betekent dit een totale kostenpost van € 120.000,-. De gemeentesecretaris kan haar archivarisschap ongewijzigd voortzetten. Digitale bewaarplaats (inclusief benodigde formatie): via het Zeeuws Archief Geadviseerd wordt om vanuit Sluis zelf altijd te blijven voorzien in een kleine formatie in het kader van het e-depot, wegens organisatie-specifieke kennis van de ICT, processen en gebruikte documenten. Soort

Benodigde tijd

Tarief

(FTE)

(schaal)

Advisering/ management149 Ondersteuning150 Ad hoc advies151

0,3 FTE

10

€ 26.400,-

0,3 FTE 100 uren

9 € 78,-

€ 24.000,€ 7.800,-

Cloudopslag Aansluiting via DVO

€ 500,- per TB (> 1 TB) 5 TB ->

€ 2.000,€ 48.000,-

TOTAAL PER JAAR

0,6 FTE, 100 uren

€ 108.200,-

TOTAAL 5 JAAR

Kosten

€ 541.000,-

Opslag en opvragingen fysieke archiefbescheiden Ondanks maximale inzet op digitaal, dus online, beschikbaar stellen van de archieven, zal fysieke raadpleging niet volledig tot het verleden behoren; wel zal dit lager zijn dan bij scenario 3 (zie B4.1.2). De kosten die jaarlijks verschuldigd zijn aan 5.1.1c bedragen circa € 3.400,-152, over 5 jaar 17.000,-. Aangezien geen papieren archiefbescheiden worden vernietigd, betaalt Sluis jaarlijks voor de opslag van 2.200 m1 archief. Dit is een kostenpost van € 55.000,-, over 5 jaar houdt dit een bedrag in van € 275.000,-. Hosting digitale archiefbescheiden Gebaseerd op de kengetallen met betrekking tot de scans (zie B4.1.3) is de verwachting dat 5.1.1c zorg zal dienen te dragen voor circa 1 TB aan opslag, dit betekent een jaarlijkse kostenpost van circa € 13.100,-. Over 5 jaar betekent dit een totale kostenpost van € 65.500,-.

Zoals communicatie met Zeeuws Archief, advisering en management aangaande functioneel en autorisatiebeheer, ingesting, metadatering, koppelen (nieuwe) systemen, waardering/ selectie. Kosten voor personeelswerving worden buiten beschouwing gelaten (schatting, gezamenlijk met ondersteunende functionaris: circa €10.000,-). 150 Zoals ondersteuning aangaande en realisatie van functioneel en autorisatiebeheer, ingesting, metadatering, koppelen (nieuwe) systemen, waardering/ selectie. 151 Advisering/ ondersteuning vanuit Zeeuws Archief, op basis van Handleiding Overheidstarieven. 50 uur voor een functionaris op het niveau van gemeentearchivaris, 50 uur voor een functionaris op het niveau van inspecteur. 152 10 maal raadpleging bij 5.1.1c -> € 560,-; 15 maal raadpleging bij Sluis -> € 2.840,-. 149

Pagina 70 van 77

B4.6.3 Overzicht kosten scenario 4 Investeringen Soort

Doorlooptijd (jaren)

Kosten

Aansluiten e-depot ZA (DVO) Aanbesteding scanning archief Scanning archief

1,75 1,5

€ 127.600,€ 32.000,-

minimaal 1

€ 904.500,-

TOTAAL

Minimaal 2,5

€ 1.064.100,-

Beheerkosten Soort

Kosten

E-depot ZA Formatie (voormalige) fysieke archiefbescheiden Fysieke raadpleging Opslag fysieke archiefbescheiden Hosting digitale archiefbescheiden

€ 108.200,€ 24.000,€ 3.400,€ 55.000,€ 13.100,-

TOTAAL

€ 203.700,-

TOTAAL 5 JAAR

€ 1.018.500,-

Pagina 71 van 77

B4.7 Kostenoverzichten van alle scenario’s op een rijtje Investeringen Als de investeringen en doorlooptijden van alle scenario’s op een rijtje worden gezet, dan is dit overzicht als volgt: Scenario

Doorlooptijd (jaren)

Kosten

1a (incl. e-depot eigen beheer) 1b (incl. e-depot ZA DVO) 2a (incl. DVO) 2b (incl. GR) 3 4

2,5 1,75 1 1 1,75 – 2 + 2 maanden Minimaal 2,5

€ 331.000,€ 127.600,€ 127.600,€ 126.000,€ 156.000,- - € 206.600,€ 1.064.100,-

Scenario 1b, dat is het scenario waarin Sluis een eigen archiefbewaarplaats behoudt en aansluit bij het e-depot van het Zeeuws Archief (via een DVO), vergt de minste investeringen. Verreweg het duurste qua investeringen is het volledig scannen van de papieren archieven in scenario 4. Dat scenario 2 de kosten van scenario 1 qua investeringen niet veel ontloopt, is geen verrassing, omdat de realisatie van beide scenario’s veel overeenkomsten vertonen. Wel enigszins verrassend zijn de investeringen in scenario 3, waarbij het archief elders wordt geplaatst en bewaard. De investeringen vallen weliswaar hoger uit dan bij scenario’s 1 en 2, maar zijn niet significant hoger. Qua doorlooptijd verschillen de scenario’s wel, maar eveneens niet significant. Gemiddeld mag voor de realisatie een doorlooptijd van tussen de 1 en 2,5 jaar worden berekend. Beheerkosten Als de beheerkosten van alle scenario’s op een rijtje worden gezet, dan is dit overzicht als volgt: Scenario

Kosten 1 jaar

Kosten 5 jaar

1a (incl. e-depot eigen beheer) 1b (incl. e-depot ZA DVO) 2a (incl. DVO) 2b (incl. GR) 3a (ZA GR) 3b (ZA fysiek & e-depot DVO) 3c ( 5.1.1c fysiek & e-depot ZA DVO) 3d ( 5.1.1c fysiek & e-depot ZA DVO) 4 ( 5.1.1c & e-depot ZA DVO)

€ 486.000,€ 403.200,€ 426.000,€ 420.000,€ 352.000,€ 358.000,€ 262.439,€ 285.097,€ 203.700,-

€ 2.418.000,€ 2.004.000,€ 2.118.000,€ 2.088.000,€ 1.760.000,€ 1.790.000,€ 1.312.195,€ 1.425.485,€ 1.018.500,-

Scenario 1a valt voor Sluis het duurste uit. Dit wordt volledig veroorzaakt door het in beheer hebben van een eigen e-depot, waar de nodige expertise mee is gemoeid. In deze context is het e-depot van het Zeeuws Archief het enige alternatief (1b). Scenario 4 valt voor Sluis het goedkoopste uit. Hier zijn wel enkele kanttekeningen bij te plaatsen: • De investeringen die gedaan moeten worden zijn in het geval van scenario 4 significant hoger dan die bij de andere scenario’s; ook is de doorlooptijd het langste. • De terugverdientijd is (te) lang. Ten opzichte van het duurste scenario qua beheer (1a) wordt na circa 5 jaar een break even bereikt. Ten opzichte van het goedkoopste scenario qua beheer na scenario 4 (3c) duurt dit zelfs bijna 20 jaar. • Sluis heeft periodiek de verplichting om aan te besteden in dit scenario, dus er is een kans dat op termijn een ander bedrijf het contract overneemt, zonder dat de eerder gedane investering voldoende is terugverdiend (of afgeschreven). Ook is het een risico dat er een vendor lock-in optreedt en dienen voorzorgsmaatregelen te worden getroffen in geval van een faillissement. 5.1.1c •

Pagina 72 van 77

De prijsverschillen tussen de scenario’s 2, 3 waarbij het Zeeuws Archief wordt ingeschakeld en 3 in combinatie met de commerciële bedrijven, zijn voornamelijk terug te voeren op de geraamde metertarieven die het Zeeuws Archief kan hanteren en (in iets mindere mate) de blijvende afschrijvings- en exploitatiekosten voor het handhaven van de archiefbewaarplaats in Oostburg. Overigens, als bij scenario 3 wordt gekozen voor een archiefbewaarplaats elders, betekent dit slechts dat de afschrijvings- en exploitatiekosten elders op de begroting van Sluis drukken. De investering die in het verleden werd gedaan om de nieuwe archiefbewaarplaats te realiseren wordt hiermee voor een belangrijk deel feitelijk teniet gedaan.

Pagina 73 van 77

B4.8 Opties

In deze paragraaf besteden wij kort aandacht aan extra mogelijkheden voor de gemeente Sluis in het kader van dienstverlening rond de overgebrachte archieven. Centraal hierin staan de extra mogelijkheden voor de archieven van de gemeente Sluis die uitstijgen boven het minimale dat als principieel uitgangspunt is genomen voor dit onderzoek.

B4.8.1 Vrijwilligers / mensen met afstand tot arbeidsmarkt

Indien Sluis besluit gebruik te maken van ondersteunende vrijwilligers of ondersteuning door mensen met afstand tot de arbeidsmarkt (van wie de kosten op een andere begroting drukken), dan adviseren wij te voorzien in een extra FTE in verband met aansturing en coördinatie, schaal 9 (à € 80.000,- jaarlijks). Deze aansturing en coördinatie is noodzakelijk om voldoende structuur en een veilige omgeving te bieden aan de medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt. Belangrijk is bijvoorbeeld het bieden van een werkrooster dat niet of nauwelijks aan veranderingen onderhevig is, een rustige werkomgeving (dus zo min mogelijk inloop) en weinig prikkels. Voor vrijwilligers is dit van belang om een werkrooster te bieden en handhaven dat niet of nauwelijks aan veranderingen onderhevig is, waardering tot uiting te brengen middels bijeenkomsten en het garanderen van voldoende ondersteuning inzake inhoudelijke kennis, nalopen van opgeleverde resultaten en corrigeren van onjuistheden. Dit laatste is vanzelfsprekend ook van toepassing op de medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt.

B4.8.2 Cultuur-historisch informatiepunt

Mocht Sluis besluiten om een cultuur-historisch informatiepunt in te richten, dan is het advies om maximaal gebruik te maken van ondersteunende vrijwilligers, zoals van de heemkundekring. Aangezien men bij dit informatiepunt historische informatie over Sluis in een ruimere context kan raadplegen dan strikt gezien alleen het archief, is vanwege de uitgebreidere (andere) expertise, kennis en dienstverlening die hiermee samenhangt een extra formatie van nog eens circa 2,5 FTE nodig. Dit staat dan nog los van eventueel extra benodigde ruimte voor het zorgvuldig bewaren van cultuur-historische en museale objecten. Deze 2,5 FTE bestaat uit een aansturende coördinator op schaal 9, naast 1,5 FTE extra op schaal 7 voor de continuïteit (dit betekent jaarlijks € 78.000,-). Uitgangspunt is dat dit gedurende vaste dagen op vaste uren is geopend.

B4.8.3 Acquisitie

Het acquireren van archieven van buiten de gemeentelijke organisatie, met andere woorden het binnenhalen hiervan, behoort niet tot het wettelijk opgelegde takenpakket. Wil Sluis dit desondanks toch bestendigen in de organisatie, dan is onze inschatting dat hiervoor circa 0,5 FTE op schaal 9 (à € 80.000,- jaarlijks, in dit geval dus € 40.000,-) benodigd is. Voordeel van een goede taakinvulling op dit vlak is dat door bijvoorbeeld het netwerken en leggen van contacten voor acquisitie met uiteenlopende organisaties en personen de verwevenheid met de samenleving verbetert. Dientengevolge mag worden verwacht dat juist door de aanwezigheid van andersoortige archieven de belangstelling en het bezoek aan het archief groter worden.

B4.8.4 Samenwerking met andere culturele organisatie

De gemeente Sluis kan besluiten om in samenwerking met een andere culturele organisatie, zoals de bibliotheek of een museum, een centraal punt op te zetten, waar ook archieven kunnen worden ingezien. Dit punt kan zich bevinden in of nabij de huidige archiefbewaarplaats, maar mogelijk ook elders in Sluis. Voordeel is dat een meer laagdrempelige toegang tot de archieven mogelijk wordt. Enige (financiële) steun vanuit de gemeente zal wel noodzakelijk zijn, zoals voor het eventueel beschikbaar stellen/ houden en inrichten van een ruimte bij een bestaande culturele organisatie. Ook Pagina 74 van 77

kan het nodig zijn om hiervoor formatie te reserveren, vergelijkbaar met de coördinator zoals eerder beschreven. Het Zeeuws Archief biedt hiertoe ook mogelijkheden, in de vorm van (deeltijds) ondersteuning. Een rol voor vrijwilligers/ leden van bijvoorbeeld de heemkundekring verdient nader onderzoek. Zulks zal dan wel nader afgestemd dienen te worden tussen Sluis, Zeeuws Archief en andere betrokken organisaties.

Pagina 75 van 77

Bijlage 5 – Verantwoording nadere invulling scenariobeschrijvingen In de offerte die DOCFactory d.d. 25 november 2022 (kenmerk 2022.1339) aan de gemeente Sluis heeft uitgebracht, stonden op hoofdlijnen de volgende mogelijke scenario’s beschreven: 1. 2. 3. 4.

Het gemeentearchief in eigen beheer houden op de huidige locatie; Het beheer van het gemeentearchief uitbesteden met behoud van de huidige locatie; Het beheer uitbesteden met overbrenging naar een andere locatie; Het gemeentearchief (deels) digitaliseren en ‘webbased’ digitaal beschikbaar stellen, waarna originelen worden vernietigd/fysiek opgeslagen.

Deze geoffreerde scenario’s vormden het startpunt voor het onderzoek. Door meerdere gesprekken die zijn gevoerd met uiteenlopende organisaties, zoals commerciële archiefopslagbedrijven, het Zeeuws Archief en verschillende gemeenten, zijn de scenario’s nader ingevuld. Doel was namelijk om de mogelijke SOLL-situaties zo realistisch mogelijk te beschrijven. Ad 1 – Vergelijkbaar met gemeentearchief Tholen Uitgangspunt bij scenario 1 is het maximaal voortzetten van de huidige situatie. Echter, binnen deze situatie wordt niet voorzien in een e-depot voorziening, hetgeen wel bij wet verplicht is. Binnen dit scenario is het mogelijk om dit in eigen beheer te realiseren of aansluiting te zoeken bij een externe organisatie die een volwaardige e-depot voorziening kan bieden. Van de organisaties die deel uitmaakten van ons onderzoek bleek alleen het Zeeuws Archief hiertoe in staat te zijn. In overleg met Sluis werd daarom besloten om scenario 1 te splitsen in de volgende: • 1a – Sluis heeft een eigen fysieke archiefbewaarplaats en een eigen digitaal e-depot; het beheer is in handen van de gemeente zelf. • 1b – Sluis heeft een eigen fysieke archiefbewaarplaats en neemt een digitaal e-depot af van het Zeeuws Archief. Dit laatste kan alleen in de vorm van een DVO.

Ad 2 – Vergelijkbaar met gemeentearchief Schouwen-Duiveland Uitgangspunt bij scenario 2 is dat de fysieke archiefbescheiden blijvend worden bewaard in de huidige archiefbewaarplaats in Oostburg, maar dat het beheer en de dienstverlening (inclusief scanning on demand) die hiermee samenhangen zo volledig mogelijk worden uitbesteed. In het kader van maximale uitbesteding is alleen een extern af te nemen digitaal e-depot mogelijk. Van alle organisaties die zijn benaderd in het kader van dit onderzoek, bleek alleen het Zeeuws Archief in staat en bereid om het beheer van de fysieke archiefbewaarplaats en de daarin berustende archiefbescheiden in de huidige archiefbewaarplaats op zich te nemen, inclusief de bijbehorende dienstverlening (opvragingen etc.). Het e-depot kan in dit scenario alleen worden afgenomen van het Zeeuws Archief, aangezien deze organisatie als enige een volwaardige, externe, digitale archiefbewaarplaats biedt.

In overleg met Sluis werd daarom besloten om scenario 2 te splitsen in de volgende: • 2a – Sluis belegt fysieke en digitale archiefbewaring via een DVO volledig bij het Zeeuws Archief, waarbij de fysieke archiefbescheiden nog steeds worden bewaard en beheerd in de huidige in gebruik zijnde archiefbewaarplaats; • 2b – Sluis belegt fysieke en digitale archiefbewaring via aansluiting bij de GR volledig bij het Zeeuws Archief, waarbij de fysieke archiefbescheiden nog steeds worden bewaard en beheerd in de huidige in gebruik zijnde archiefbewaarplaats. Ad 3 – Vergelijkbaar met gemeentearchief Terneuzen Uitgangspunt bij scenario 3 is dat de fysieke archiefbescheiden niet door de gemeente Sluis worden bewaard en beheerd, maar dat dit is uitbesteed aan een externe organisatie. Het e-depot is eveneens uitbesteed. Binnen dit scenario is het mogelijk om de bewaring en het beheer van de fysieke archiefbescheiden bij een andere organisatie te beleggen dan de bewaring en het beheer van de digitale archiefbescheiden. Doordat de fysieke archiefbescheiden op afstand van Sluis worden bewaard, vindt Pagina 76 van 77

raadpleging primair plaats via scanning on demand; in het kader van efficiency en dus kostenbesparingen (zoals het vermijden van extra legeskosten voor de burger) is het van belang dat eenmaal gescande archiefbescheiden ook online raadpleegbaar blijven. Van de organisaties die werden benaderd in het kader van dit onderzoek bleken het Zeeuws Archief, 5.1.1c , 5.1.1c en 5.1.1c voldoende in staat om duurzame fysieke archiefbewaring te verzorgen. 5.1.2e , eveneens benaderd, bleek daartoe niet in staat en maakt derhalve verder geen deel meer uit van dit onderzoek. Alleen het Zeeuws Archief bleek in staat om een volwaardige e-depot voorziening te verzorgen. In overleg met Sluis werd daarom besloten om scenario 3 te splitsen in de volgende: • 3a – zowel de fysieke als digitale archiefbewaring worden belegd bij het Zeeuws Archief in de vorm van aansluiting bij de GR; • 3b – zowel de fysieke als digitale archiefbewaring worden belegd bij het Zeeuws Archief in de vorm van een DVO; • 3c – de fysieke archiefbewaring wordt in handen gegeven van 5.1.1c , de digitale archiefbewaring bij het Zeeuws Archief (DVO); • 3d – de fysieke archiefbewaring wordt in handen gegeven van 5.1.1c , de digitale archiefbewaring bij het Zeeuws Archief (DVO); 5.1.1c maakt geen deel meer uit van de uitgewerkte scenario’s, omdat zij niet bereid is om de scans langdurig online beschikbaar te houden.

Ad 4 Uitgangspunt bij dit scenario is dat de fysieke archiefbescheiden maximaal, gedigitaliseerd worden en aldus online beschikbaar worden gesteld voor raadpleging.

structureel

Werd bij dit scenario aanvankelijk er nog van uitgegaan dat voor een deel van de fysieke archiefbescheiden vernietiging na digitalisering een optie was (vervanging van de fysieke archiefbescheiden door de scans), dit standpunt werd uiteindelijk verlaten. Het bleek dat, met de gehanteerde uitgangspunten, slechts een klein deel van de fysieke archiefbescheiden van Sluis hiervoor in aanmerking kwamen. Besloten werd om te onderzoeken of het mogelijk was om de fysieke archiefbescheiden integraal te bewaren en maximaal in te zetten op digitale raadpleegkopieën. Slechts één organisatie is in staat om integraal alle benodigde werkzaamheden uit te voeren, namelijk 5.1.1c . Een eventueel alternatief, zoals het laten scannen door 5.1.1c en vervolgens via het Zeeuws Archief duurzame raadpleging mogelijk te maken, bleek te duur en te ingewikkeld. Daarom werd in overleg met Sluis besloten om scenario 4 alleen uit te werken aan de hand van de informatie die 5.1.1c beschikbaar had gesteld.

Pagina 77 van 77

Legenda toegepaste uitzonderingsgrondslagen In dit document zijn gegevens geanonimiseerd op grond van: Wet

Artikel

Omschrijving

Pagina's

Wet open overheid

Art. 5.1 lid 1 sub c

Bedrijfs- en fabricagegegevens betreft die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld

5, 6, 23, 24, 26, 27, 28, 31, 36, 37, 39, 40, 42, 49, 50, 52, 54, 55, 56, 58, 59, 60, 62, 63, 64, 65, 67, 68, 69, 70, 72, 77

Wet open overheid

Art. 5.1 lid 2 sub e

De eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer

1, 2, 10, 11, 31, 36, 38, 39, 45, 50, 58, 59, 77