Bijlage 1 Rapport toekomst gemeentearchief Sluis geanonimiseerd

Onderzoek Toekomst gemeentearchief Gemeente Sluis Businesscase waarbij verschillende realistische scenario’s worden vergeleken

Opdrachtgever: Uitgevoerd door:

Gemeente Sluis, 5.1.2e DOCFactory, 5.1.2e

Versie: Datum:

1.01 (definitieve versie) 26 juni 2023

en 5.1.2e

Revisiegeschiedenis Versie

Revisie

Door

0.01

Eerste concept, bestemd voor review gemeente Sluis Definitieve versie; aanpassingen naar aanleiding van reacties vanuit gemeente Sluis op eerste concept, onder meer: Kosten IST-situatie; Toevoeging afwegingsmatrix; Redactionele aanpassingen. Definitieve versie, aangepast op details

5.1.2e

1.00

1.01

23-04-2023

,

26-04-2023

,

26-06-2023

5.1.2e 5.1.2e 5.1.2e

5.1.2e 5.1.2e

Pagina 2 van 77

Datum ,

Inhoud

0. Managementsamenvatting ......................................................................................... 5 1. Inleiding .................................................................................................................. 8 1.1 Context ................................................................................................................ 8 1.2 Opdracht en project ............................................................................................... 8 1.3 Leeswijzer ............................................................................................................ 8 2. Verantwoording werkwijze......................................................................................... 10 2.1 Overleg ............................................................................................................... 10 2.2 Afbakening .......................................................................................................... 10 2.3 Informatievergaring .............................................................................................. 10 2.4 Bepaling van uitgangspunten ................................................................................. 11 3. IST-situatie....................................................................................................................

12 3.1 Inleiding .............................................................................................................. 12 3.2 Archiefvorming ..................................................................................................... 12 3.3 Archiefbewaring.................................................................................................... 13 3.3.1 Overgebracht archief ......................................................................................... 13 3.3.2 Niet-overgebracht archief ................................................................................... 13 3.4 Archivaris ............................................................................................................ 16 3.5 Personeel............................................................................................................. 16 3.6 Toezicht en beoordeling ......................................................................................... 16 3.7 Huidige kosten archiefbewaring .............................................................................. 17 4. Mogelijke SOLL-situaties – uitgangspunten, voor- en nadelen, aanvullende mogelijkheden 18 4.1 Algemene uitgangspunten......................................................................................

18 4.2 Scenario 1 ........................................................................................................... 19 4.2.1 Definities .......................................................................................................... 19 4.2.2 Uitgangspunten ................................................................................................. 19 4.2.3 Voor- en nadelen............................................................................................... 19 4.2.4 Aanvullende mogelijkheden ................................................................................ 20 4.3 Scenario 2 ........................................................................................................... 20 4.3.1 Definities .......................................................................................................... 20 4.3.2 Uitgangspunten ................................................................................................. 20 4.3.3 Voor- en nadelen............................................................................................... 21 4.3.4 Aanvullende mogelijkheden ................................................................................ 21 4.4 Scenario 3 ...........................................................................................................

21 4.4.1 Definities .......................................................................................................... 21 4.4.2 Uitgangspunten ................................................................................................. 22 4.4.3 Voor- en nadelen............................................................................................... 22 4.4.4 Aanvullende mogelijkheden ................................................................................ 23 4.5 Scenario 4 ........................................................................................................... 23 4.5.1 Definities .......................................................................................................... 23 4.5.2 Uitgangspunten ................................................................................................. 23 4.5.3 Voor- en nadelen............................................................................................... 24 4.5.4 Aanvullende mogelijkheden ................................................................................ 25 5. Mogelijke SOLL-situaties – kosten..................................................................................... 26 5.1 Bestaande achterstanden wegwerken ......................................................................

26 5.2 De scenario’s genummerd...................................................................................... 26 5.3 Kostenoverzichten en overwegingen ....................................................................... 26 5.3.1 Investeringen ................................................................................................... 26 5.3.2 Beheerkosten.................................................................................................... 27 6. Weging en aanbeveling ............................................................................................. 29 6.1 Weging ................................................................................................................ 29 6.2 Aanbeveling ......................................................................................................... 30 Bijlage 1 – Geraadpleegde bronnen ...................................................................................... 31 Pagina 3 van 77

B1.1 Bronnen .................................................................................................................. 31 B1.2 Gehouden interviews ................................................................................................ 31 Bijlage 2 – “Ik heb getwijfeld over België” ............................................................................. 32 Bijlage 3 – Hoofdlijnen mogelijke aanpak hybride situatie 2003-heden ...................................... 34 B3.1 Digitaal archief ........................................................................................................ 34 B3.1.1 Corsa ................................................................................................................ 34 B3.1.2 E-mail ............................................................................................................... 34 B3.1.3 Netwerkschijven ................................................................................................. 34 B3.1.4 Taakspecifieke applicaties .................................................................................... 35 B3.2 Vervanging en overbrenging ...................................................................................... 35 Bijlage 4 – Kostenberekeningen scenario’s ............................................................................

36 B4.1 Verantwoording gebruikte kengetallen ........................................................................ 38 B4.1.1 FTE, salarisschalen en uurtarieven ........................................................................ 38 B4.1.2 Geprognotiseerde aantallen aanvragen archief op jaarbasis ..................................... 38 B4.1.3 Gedigitaliseerde archiefbescheiden ....................................................................... 39 B4.1.4 Tarieven ............................................................................................................ 39 B4.2 Wegwerken achterstanden papieren archieven ............................................................. 41 B4.3 Uitwerking scenario 1 ............................................................................................... 43 B4.3.1 Investeringen ..................................................................................................... 43 B4.3.2 Beheerkosten ..................................................................................................... 45 B4.3.3 Overzicht kosten scenario 1 ................................................................................. 48 B4.4 Uitwerking scenario 2 ...............................................................................................

49 B4.4.1 Investeringen ..................................................................................................... 49 B4.4.2 Beheerkosten ..................................................................................................... 51 B4.4.3 Overzicht kosten scenario 2 ................................................................................. 53 B4.5 Uitwerking scenario 3 ............................................................................................... 55 B4.5.1 Investeringen in detail ........................................................................................ 56 B4.5.2 Investeringen op hoofdlijnen ................................................................................ 60 B4.5.3 Beheerkosten in detail ......................................................................................... 60 B4.5.4 Beheerkosten op hoofdlijnen ................................................................................ 64 B4.5.5 Overzicht kosten scenario 3 ................................................................................. 66 B4.6 Uitwerking scenario 4 ............................................................................................... 67 B4.6.1 Investeringen .....................................................................................................

68 B4.6.2 Beheerkosten ..................................................................................................... 70 B4.6.3 Overzicht kosten scenario 4 ................................................................................. 71 B4.7 Kostenoverzichten van alle scenario’s op een rijtje ....................................................... 72 B4.8 Opties..................................................................................................................... 74 B4.8.1 Vrijwilligers / mensen met afstand tot arbeidsmarkt................................................ 74 B4.8.2 Cultuur-historisch informatiepunt ......................................................................... 74 B4.8.3 Acquisitie........................................................................................................... 74 B4.8.4 Samenwerking met andere culturele organisatie ..................................................... 74 Bijlage 5 – Verantwoording nadere invulling scenariobeschrijvingen ......................................... 76

Pagina 4 van 77

0. Managementsamenvatting Context Er is een aantal factoren die het voor de gemeente Sluis wenselijk maken om een afweging te maken over de toekomst van het gemeentearchief. • • •

De gemeente Sluis werkt voor een belangrijk deel digitaal, maar er is tegelijkertijd nog fysiek (papieren) archief dat beheerd moet (blijven) worden. Ook wordt er nog nieuw archief gevormd op papier; Meerdere wetten raken direct aan het (analoge én digitale) informatie- en archiefbeheer van de gemeente. Belangrijk zijn bijvoorbeeld de Archiefwet, de Wet open overheid (Woo) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG); Er wordt gewerkt aan plannen ten aanzien van herinrichting van een deel van de kern Oostburg. In het betreffende gebied bevindt zich ook de huidige archiefbewaarplaats en bijbehorende werkruimte van de gemeente Sluis.

Opdracht en onderzoek De gemeente Sluis heeft DOCFactory opdracht verleend om een onderzoek te doen naar de toekomst van het gemeentearchief van Sluis. Uitgangspunt hierbij is dat de gemeente Sluis voldoet aan het minimale dat wet- en regelgeving voorschrijven. DOCFactory heeft dit onderzoek uitgevoerd in de periode van januari – april 2023, met als resultaat een businesscase waarin verschillende toekomstrichtingen nader worden uitgewerkt. Hierbij wordt aandacht besteed aan financiële middelen die naar verwachting nodig zijn, maar ook aan voor- en nadelen die zich niet direct vertalen in geld. Een en ander is vastgelegd in dit rapport. Het is de bedoeling dat de gemeente Sluis mede met behulp van dit rapport kan komen tot een weloverwogen besluit over de toekomst van het archief. Scenario’s (geoffreerde SOLL-situaties) 1. 2. 3. 4.

Het gemeentearchief in eigen beheer houden op de huidige locatie; Het beheer van het gemeentearchief uitbesteden met behoud van de huidige locatie; Het beheer uitbesteden met overbrenging naar een andere locatie; Het gemeentearchief (deels) digitaliseren en ‘webbased’ digitaal beschikbaar stellen, waarna originelen worden vernietigd/fysiek opgeslagen.

Tijdens de uitvoering van het onderzoek is informatie verkregen van meerdere organisaties, hetgeen heeft geleid tot nadere invulling van de oorspronkelijk geoffreerde SOLL-situaties. Dit heeft geleid tot de hierna beschreven realistische SOLL-situaties.1 Scenario’s (realistische SOLL-situaties) De mogelijke toekomstige situaties rond het gemeentearchief van Sluis worden geschetst in de volgende realistische scenario’s: 1. Het gemeentearchief in eigen beheer houden op de huidige locatie. Dit kan zijn met een e-depot in eigen beheer (scenario 1a) of met een e-depot dat wordt afgenomen via het Zeeuws Archief (scenario 1b). 2. Het beheer van het gemeentearchief uitbesteden aan het Zeeuws Archief met behoud van de huidige locatie.2 Dit kan via een DVO (2a) of via deelname aan de GR van het Zeeuws Archief (2b). 3. Het beheer van het gemeentearchief uitbesteden met verplaatsing van de archiefbescheiden naar een nieuwe locatie. Dit kan aan het Zeeuws Archief via de GR (3a) of een DVO (3b) en houdt in zowel fysieke als digitale archivering aldaar. Of uitbesteding aan een commercieel bedrijf, 5.1.1c (3c) of 5.1.1c (3d). In deze laatste gevallen betekent dit dat het fysieke archief in bewaring wordt gegeven bij het bedrijf en dat het e-depot wordt afgenomen bij het Zeeuws Archief.

Zie ook bijlage 5 voor nadere verantwoording. Uit gesprekken die zijn gevoerd tijdens het onderzoek is gebleken dat alleen het Zeeuws Archief in staat is om deze vorm uitbesteding aan te bieden. 1 2

Pagina 5 van 77

4. Het gemeentearchief structureel digitaliseren en ‘webbased’ (via internet) digitaal beschikbaar stellen (raadpleegexemplaren), waarna de originelen fysiek worden opgeslagen op een nieuwe locatie. Overwegingen In dit rapport wordt behalve aan financiële aspecten ook nadrukkelijk aandacht besteed aan overwegingen die niet direct in geld uit te drukken zijn. Een aantal kernpunten bij deze overwegingen zijn: • • • • • •

De geografische locatie van de analoge archieven en de mogelijkheid om analoge archiefbescheiden fysiek te raadplegen; Personeel, kennis en kunde die nodig dan wel gewenst zijn om analoge en digitale archieven te beheren in overeenstemming met daaraan gestelde eisen; Personeel, kennis en kunde die nodig dan wel gewenst zijn om analoge en digitale archieven beschikbaar te stellen en dienstverlening daarop te bieden aan belanghebbenden; Aandachtspunten bij het overwegen van digitalisering van (een deel van) de analoge archieven; Aandachtspunten bij het overwegen van samenwerking met een externe (al dan niet commerciële) partij; Aandachtspunten bij het overwegen van samenwerking met meerdere (al dan niet commerciële) partijen tegelijkertijd.

Overzichten van geraamde kosten De kosten voor het in stand houden van de huidige situatie rond de fysieke archiefbewaring bedragen € 196.000,-. DOCFactory komt tot de volgende geraamde kosten voor de realisatiefase (tot stand brengen): Scenario

Doorlooptijd (jaren)

Kosten

1a (incl. e-depot eigen beheer) 1b (incl. e-depot ZA DVO) 2a (incl. DVO) 2b (incl. GR) 3 4

2,5 1,75 1 1 1,75 – 2 + 2 maanden Minimaal 2,5

€ 331.000,€ 127.600,€ 127.600,€ 126.000,€ 156.000,- - € 206.600,€ 1.064.100,-

Alle kosten zijn exclusief BTW (dit is van toepassing op dit gehele rapport); in het groen het scenario met de kortste doorlooptijd en de laagste kosten, in het rood het scenario met de langste doorlooptijd en de hoogste kosten.

DOCFactory komt tot de volgende geraamde kosten voor de beheerfase (in stand houden): Scenario

Kosten 1 jaar

Kosten 5 jaar

1a (incl. e-depot eigen beheer) 1b (incl. e-depot ZA DVO) 2a (incl. DVO) 2b (incl. GR) 3a (ZA GR) 3b (ZA fysiek & e-depot DVO) 3c ( 5.1.1c fysiek & e-depot ZA DVO) 3d ( 5.1.1c fysiek & e-depot ZA DVO) 4 ( 5.1.1c & e-depot ZA DVO)

€ 486.000,€ 403.200,€ 426.000,€ 420.000,€ 352.000,€ 358.000,€ 262.439,€ 285.097,€ 203.700,-

€ 2.418.000,€ 2.004.000,€ 2.118.000,€ 2.088.000,€ 1.760.000,€ 1.790.000,€ 1.312.195,€ 1.425.485,€ 1.018.500,-

Pagina 6 van 77

Meer informatie en overwegingen rond bovenstaande overzichten zijn te vinden in hoofdstuk 5. De gedetailleerde onderbouwing wordt gegeven in bijlage 4. Weging In onderstaande matrix worden de scenario’s op verschillende aspecten gewogen aan de hand van een puntentelling. Scenario’s →

1a

1b

2a

2b

3a

3b

3c

3d

4

Financieel – Investering Financieel – Beheer Bestuurlijk-politiek3 Archief – Toegang4 Archief – Materiële verzorging5 Dienstverlening naar de gebruiker6 Fysieke nabijheid7 Zeeuwse context8

10 0 10 10 20 20 30 20

30 10 20 10 20 20 30 20

30 10 30 30 30 30 30 30

30 10 30 30 30 30 30 30

20 20 10 30 30 30 20 30

20 20 10 30 30 30 20 30

20 20 10 20 10 20 0 0

20 20 10 20 10 20 0 0

0 30 10 30 10 20 0 0

Waardering

120

160

220

220

190

190

100

100

100

Waardering 30 20 10 0

Beschrijving Optimaal, gewenst Mogelijk Liever niet Niet doen, af te raden

Aanbeveling Scenario 2 biedt meerdere belangrijke voordelen ten opzichte van de andere scenario’s. In dit scenario wordt gemeente Sluis namelijk ontzorgd door de inschakeling van deskundig personeel van het Zeeuws Archief, waarbij tevens geen zorgen bestaan over de continuïteit van de formatie (hierbij valt te denken aan werven, behouden van personeel), een verbetering ten opzichte van de huidige, kwetsbare bezetting. Ook komt de (blijvende) aanwezigheid van het fysieke archief binnen de gemeente Sluis tegemoet aan wensen die in de samenleving bestaan, zoals in het geval van een grote belanghebbende als de heemkundige kring. Tegelijkertijd worden de archieven van Sluis integraal onderdeel van het grotere geheel aan archieven die het Zeeuws Archief beheert en worden toegankelijkheid en zichtbaarheid van het archief van Sluis groter dan nu het geval is (Zeeuwse context). Scanning on demand blijft bestaan en kan verder worden uitgebouwd met de bestaande infrastructuur van het Zeeuws Archief. Vermeldenswaardig is tot slot dat de digitale archieven duurzaam worden bewaard en beheerd in het e-depot van het Zeeuwse Archief. Belangrijkste aandachtspunt bij scenario 2 is dat de beheerkosten van alle scenario’s de hoogste zijn.

Anderzijds is de onderbouwing van deze kosten richting de samenleving concreet te onderbouwen en uit te leggen, wat de meerwaarde van deze keuze dan ook direct voor het voetlicht brengt.

Deze afweging betreft het kunnen afleggen van verantwoording door de gemeente Sluis naar de burger over gemaakte keuzes. 4 Deze afweging betreft de mate van toegankelijkheid (bijv. door inventarissen en een collectiebeheersysteem als Mais-Flexis) van het archief. 5 Deze afweging betreft de materiële verzorging (inclusief het behoud) van het fysieke archief. 6 Deze afweging betreft de mate waarin de interne en externe gebruiker laagdrempelig toegang kan verkrijgen tot het archief. Bij deze afweging verdisconteren we de benodigde formatie-uitbreiding (zie daarvoor bijlage 4). 7 Deze afweging betreft beheer en bewaring in (de nabijheid van) de gemeente Sluis. 8 Deze afweging betreft beschikbaarstelling met inhoudelijke kennis van de Zeeuwse context van de archieven. 3

Pagina 7 van 77

1. Inleiding 1.1 Context

De situatie waarin de gemeente Sluis zich bevindt, heeft mede aanleiding gegeven tot het geven van opdracht tot uitvoering van dit onderzoek. Twee zaken zijn daarbij in het bijzonder van belang. De gemeente Sluis werkt al jaren deels digitaal. De afgelopen jaren is een toename in het digitaal werken te zien, wat tot gevolg heeft dat ook de archiefvorming meer en meer digitaal plaatsvindt. Dat plaatst de gemeente voor de opgave om te zorgen dat ook de digitale archiefvorming voldoet aan de relevante wet- en regelgeving én dat het digitale archief het dagelijks werk in de organisatie naar wens ondersteunt. Bij wet- en regelgeving zijn in de eerste plaats de Archiefwet 1995 en bijbehorende Archiefbesluit en Archiefregeling van belang, maar ook het voldoen aan bijvoorbeeld de Wet open overheid (Woo) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft nauw verband met het informatie- en archiefbeheer. Een tweede gegeven dat in het kader van dit rapport van belang is, is dat er wordt gewerkt aan plannen met betrekking tot een gedeeltelijke herinrichting van de kern Oostburg. Deze plannen raken ook de huisvesting van de gemeentelijke organisatie, het gemeentehuis, met als onderdeel de archiefruimte en de archiefbewaarplaats.

1.2 Opdracht en project

De gemeente Sluis heeft DOCFactory opdracht verleend om een onderzoek te doen naar de toekomst van het gemeentearchief van Sluis; uitgangspunt hierbij is dat de gemeente Sluis voldoet aan het minimale dat wet- en regelgeving voorschrijven. In het gemeentearchief worden alleen permanent te bewaren archiefbescheiden bewaard en beheerd die volgens de Archiefwet zijn overgebracht. Dit betekent dat zij in principe openbaar toegankelijk zijn, niet meer aan verandering onderhevig (statisch) en onder beheer staan van de archivaris (dit is in Sluis de gemeentesecretaris). DOCFactory heeft dit onderzoek uitgevoerd in de periode van januari – april 2023, met als resultaat een businesscase waarin verschillende toekomstrichtingen nader worden uitgewerkt. Hierbij wordt aandacht besteed aan financiële middelen die naar verwachting nodig zijn, maar ook aan voor- en nadelen die zich niet direct vertalen in geld. Een en ander is vastgelegd in dit rapport. Het is de bedoeling dat de gemeente Sluis mede met behulp van dit rapport kan komen tot een weloverwogen besluit over de toekomst van het archief. Hierbij maken wij de kanttekening dat dit rapport geen kant-en-klaar plan van aanpak of stappenplan biedt, maar denkrichtingen op hoofdlijnen. Ongeacht de keuze die wordt gemaakt is nader onderzoek noodzakelijk, met daarbij vanzelfsprekend veel aandacht voor de kosten.

1.3 Leeswijzer

Het vervolg van dit rapport is als volgt opgebouwd. In hoofdstuk 2 wordt een verantwoording gegeven van de werkwijze die DOCFactory heeft gehanteerd bij het uitvoeren van het onderzoek en het schrijven van het rapport. Hoofdstuk 3 vervolgt met een beschrijving van het vertrekpunt voor elke mogelijke toekomstige situatie: de huidige situatie (IST). Deze wordt beknopt beschreven op een aantal onderdelen die ook relevant zijn voor de uitwerking van toekomstplannen. Hoofdstuk 4 bevat een beschrijving op hoofdlijnen van de onderzochte mogelijke toekomstige situaties (SOLL) in scenario’s, voorafgegaan door een opsomming van hierbij geldende uitgangspunten. In dit hoofdstuk wordt ook aandacht besteed aan voor- en nadelen en aan aanvullende mogelijkheden. Hoofdstuk 5 bevat een overzicht op hoofdlijnen van de door ons berekende verwachte kosten. Hierbinnen wordt onderscheiden in kosten voor het tot stand brengen van een mogelijke SOLL-situatie (de realisatie) en voor het in stand houden daarvan (het beheer). De realisatie betreft dus de route van IST naar SOLL, het beheer betreft het vervolg van de route nadat SOLL bereikt is. In bijlage 4 is een meer gedetailleerde uitwerking te vinden van wat hoofdstuk 5 op hoofdlijnen weergeeft. In het afsluitende hoofdstuk 6 komt DOCFactory tot een weging van de verschillende onderzochte toekomstrichtingen en geeft DOCFactory een aanbeveling.

Na deze hoofdstukken volgt een aantal bijlagen waarin achtereenvolgens inzicht wordt gegeven in: 1. Geraadpleegde bronnen, inclusief een overzicht van gehouden interviews met externe organisaties; 2. De afwegingen omtrent gebruikmaking van een archiefbewaarplaats in België;

Pagina 8 van 77

3. Een mogelijke aanpak, op hoofdlijnen, van de hybride situatie in het archief van 2003 tot heden; 4. Onderbouwing van de berekeningen van verwachte kosten bij de onderzochte scenario’s.

Pagina 9 van 77

2. Verantwoording werkwijze In dit hoofdstuk wordt de wijze waarop dit rapport tot stand gekomen is nader verantwoord. Een aantal aspecten hiervan wordt behandeld.

2.1

Overleg

Overleg was een belangrijk onderdeel van dit project. Behalve intern overleg binnen DOCFactory willen we hier zeker ook het overleg de gemeente Sluis als opdrachtgever en DOCFactory als opdrachtnemer noemen. Op maandag 16 januari 2023 heeft in Oostburg een startbijeenkomst plaatsgevonden. Daarna, tijdens het project, is telkens overleg gevoerd tussen gemeente Sluis en DOCFactory. Reguliere overleggen waren het tweewekelijks voortgangsoverleg en het opdrachtgeversoverleg. Het voortgangsoverleg vond vijfmaal plaats gedurende het project. 5.1.2e Aanwezigen hierbij waren 5.1.2e en 5.1.2e 5.1.2e en 5.1.2e 5.1.2e 5.1.2e 5.1.2e en ( 5.1.2e ). Het opdrachtgeversoverleg vond driemaal plaats gedurende het project. Aanwezigen hierbij waren 5.1.2e , 5.1.2e ( 5.1.2e ), 5.1.2e 5.1.2e , 5.1.2e en 5.1.2e . Naar behoefte is ook tussendoor overlegd per mail, per telefoon of op locatie in Oostburg. De overleggen hadden als doel de voortgang te bewaken en zorgvuldige (inhoudelijke) afstemming te bewerkstelligen.

2.2

Afbakening

Elke mogelijke toekomstrichting voor het gemeentearchief van Sluis begint bij de huidige situatie (ook wel: IST-situatie). Daarom bevat dit rapport een beknopte beschrijving van de IST-situatie. Vanuit de huidige situatie zijn er meerdere denkrichtingen wat de toekomst van het gemeentearchief betreft. Om onderzoek en rapport helder, overzichtelijk en handelbaar te houden is gedurende het project aandacht besteed aan de afbakening: wat nemen we wel mee en wat nemen we bewust niet mee? Dit heeft geleid tot concretisering van de in eerste instantie theoretisch en abstract beschreven toekomstscenario’s (uit de offerte) in de vorm van realistische, praktische scenario’s; in bijlage 5 wordt dit nader verantwoord. Hierover is meerdere malen overleg geweest tussen gemeente Sluis en DOCFactory. Hierbij noemen we het tweewekelijks voortgangsoverleg en het opdrachtgeversoverleg. In het kader van ‘afbakening’ was ook een gesprek op maandag 27 februari 2023 belangrijk. Daarbij waren vanuit de opdrachtgever behalve 5.1.2e en 5.1.2e ook 5.1.2e 5.1.2e 5.1.2e en 5.1.2e aanwezig. Laatstgenoemde twee personen hebben ingestemd met de afbakening zoals die door DOCFactory, na overleg met Sluis, aan hen was voorgelegd. Voor de inhoudelijke afbakening zoals die in dit rapport wordt aangehouden, zie hoofdstuk 4 en ook bijlage 4.

Tot slot een belangrijke opmerking in relatie met de afbakening van dit onderzoek. Archiefbescheiden in hun dynamische fase (dit is dagelijks in gebruik) of semi-statische fase (nog berustend bij de gemeentelijke organisatie wegens belang voor de bedrijfsvoering) staan onder beheer van de afdeling DIV en maken geen deel uit van deze businesscase. De businesscase gaat ook niet over de mogelijke toekomst van de afdeling DIV en postintake zelf.

2.3

Informatievergaring

Tijdens het project heeft DOCFactory voor verschillende doeleinden informatie verzameld. In de eerste plaats was informatie nodig voor het in beeld brengen van de IST-situatie. Deze informatie is met name verkregen vanuit de opdrachtgever, die bereid was om DOCFactory zowel door het toesturen van informatie als door mondelinge toelichting de benodigde informatie te geven. Ook voor het uitwerken van de mogelijke SOLL-situaties is informatie over de IST-situatie gebruikt, bijvoorbeeld over formatie en salarisschalen en -kosten.

Pagina 10 van 77

Verder heeft DOCFactory zelf onderzoek gedaan op locatie in het gemeentehuis te Oostburg. Dit onderzoek was vooral gericht op de situatie in de archiefbewaarplaats en de archiefruimte. Hierbij is onder meer aandacht besteed aan de materiële staat van archieven en de omvang van delen van het archief. Ook interviews die DOCFactory gehouden heeft met een aantal externe partijen, waren belangrijke informatiebronnen. In bijlage 2 wordt een opsomming van de gehouden interviews gegeven. Interviews zijn gehouden met vier commerciële organisaties, drie Zeeuwse gemeenten en het Zeeuws Archief. Bij eerstgenoemde vier interviews namen vanuit DOCFactory 5.1.2e en 5.1.2e deel, bij laatstgenoemde vier was dat enkel 5.1.2e . Een aantal interviews heeft plaatsgevonden via Microsoft Teams (mede in verband met (grote) reisafstand en efficiëntie), een aantal op locatie. In een aantal gevallen is rondom de interviews mailcorrespondentie gevoerd over aanvullende vragen. De externe partijen hebben in het kader van dit onderzoek belangrijke informatie aangeleverd, waarvoor onze dank. Alle organisaties benadrukken dat de geleverde informatie vertrouwelijk dient te worden behandeld, voor een belangrijk deel indicatief is en dat hieraan geen rechten kunnen worden ontleend. DOCFactory heeft de ontvangen informatie gebruikt om de scenario’s nader uit te werken en door te rekenen.

Naast bovengenoemde informatiebronnen is ook gebruikgemaakt van informatie die op internet te vinden was en van kennis en ervaring binnen DOCFactory.

2.4

Bepaling van uitgangspunten

DOCFactory heeft bij het uitvoeren van het onderzoek een aantal uitgangspunten gehanteerd. Het benoemen van deze uitgangspunten is tegelijk een verantwoording van de resultaten waartoe wij gekomen zijn. Hoofdstuk 4 gaat in op de algemene uitgangspunten. Verder was DOCFactory voor het maken van berekeningen deels afhankelijk van informatie (bijvoorbeeld over tarieven) die potentiële dienstverleners al dan niet beschikbaar stelden. Waar deze organisaties niet bereid of in staat waren alle informatie aan te leveren die wij vroegen, hebben wij (beredeneerde) aannames gedaan. Beredeneerde aannames en uitgangspunten met het oog op getallen, tarieven en berekeningen worden verantwoord in bijlage 4.

Pagina 11 van 77

3. IST-situatie 3.1

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft de huidige situatie van het te bewaren archief van de gemeente Sluis. DOCFactory heeft de hiervoor benodigde informatie voornamelijk verkregen vanuit de gemeente Sluis zelf. In de tekst of in voetnoten kunnen bronnen van informatie nader gespecificeerd worden. Gezien de reikwijdte van deze businesscase richt de beschrijving van de IST-situatie zich met name op de permanent te bewaren archieven. Toch wordt ook de archiefruimte besproken die momenteel in principe hiervoor niet wordt gebruikt. Deze ruimte kan immers wel gebruikt worden voor de tijdelijke bewaring (vóór overbrenging) van te bewaren archief, dat zich daar momenteel ook daadwerkelijk bevindt. De hier beschreven IST-situatie is het uitgangspunt voor elke mogelijke toekomstige situatie die in dit rapport wordt beschreven. Binnen het te bewaren archief als geheel kan op verschillende manieren onderscheid worden gemaakt. In elk geval twee onderscheidingen zijn relevant voor deze businesscase en eventuele toekomstplannen ten aanzien van het te bewaren archief. Deze twee worden hieronder beschreven en betreffen (1) de fase en (2) de vorm waarin archieven zich bevinden. Een te maken onderscheid betreft de fase waarin het archief zich bevindt: in de statische of (semi-)statische fase. • Een deel van het te bewaren archief is statisch (of historisch) archief uit de periode tot en met 2002.

Dit betreft voor een belangrijk deel de archieven van voormalige gemeenten in het grondgebied van de huidige gemeente Sluis. Ook vallen hieronder een aantal ‘zelfstandig gedeponeerde archieven’ die in de archiefbewaarplaats worden bewaard. • Een deel van het te bewaren archief is momenteel semi-statisch (of semi-dynamisch) archief. Dit betreft voor een belangrijk deel archief van de huidige gemeente Sluis, die bestaat sinds 2003. Daarnaast is er ook archief van voorgangers van de huidige gemeente Sluis dat zich nog in de semi-statische fase bevindt. Een ander te maken onderscheid betreft de vorm van archiefbescheiden: analoog of digitaal. • Een deel van het te bewaren archief is volledig analoog. Dit betreft met name het archief dat hierboven als ‘statisch’ is benoemd. • Een deel van het te bewaren archief is hybride, dat wil zeggen deels digitaal en deels analoog. Dit betreft met name het archief vanaf 2003 dat hierboven als ‘semi-statisch’ is benoemd. Bezien vanuit de Archiefwet is de vorm van archiefbescheiden niet van belang. Voor de praktische uitvoering van de wet kan de vorm echter wel belangrijke consequenties hebben. Voor de beheerverantwoordelijkheid en het geldende openbaarheidsregime is ook de vraag relevant of archief al dan niet is ‘overgebracht’ in de zin van de Archiefwet.

Vóór overbrenging geldt het openbaarheidsregime van de Wet open overheid (Woo), na overbrenging dat van de Archiefwet. In het vervolg van dit hoofdstuk wordt op een aantal aspecten een beschrijving gegeven van de huidige stand van zaken van het te bewaren archief. Wanneer aantallen strekkende meters archief worden genoemd, gelden de volgende uitgangspunten: • 1 strekkende meter = 8 Amsterdamse archiefdozen (dit is in de huidige situatie in veel gevallen gelijk aan 1 plank, maar niet altijd. Bijvoorbeeld in de archiefruimte zijn een aantal kasten met kortere planken). • 1 Amsterdamse archiefdoos = 0,125 strekkende meter. De ruimte die ‘bezet’ is, is de ruimte die de dozen op de plank innemen. Hierbij wordt lege ruimte tussen dozen en/of ‘gereserveerde plankruimte’ niet meegerekend. Voor informatie over kosten wordt verwezen naar hoofdstuk 5 en bijlage 4.

3.2

Archiefvorming

Te bewaren archief wordt binnen verschillende onderdelen van de gemeentelijke organisatie gevormd. Er wordt zowel papieren als digitaal archief gevormd. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sluis heeft op 28 november 2017 besloten tot vervanging per 1 januari 2018. Voor de uitvoering beschikt Sluis over het Handboek Vervanging 2018, versie 0.2 d.d. 20 oktober 2017. Vervanging vindt ondanks het besluit daartoe niet consequent plaats, waardoor Sluis

Pagina 12 van 77

ook na 1 januari 2018 niet volledig digitaal werkt, de uitzonderingen op vervanging buiten beschouwing gelaten.9 De hybride situatie is een complicerende factor in het beheer van te bewaren archief, dat zowel in fysieke als in digitale omgevingen opgeslagen wordt.

3.3

Archiefbewaring

3.3.1 Overgebracht archief

Voor de bewaring van blijvend te bewaren analoge archieven beschikt de gemeente Sluis over een ruimte in het gemeentehuis, Nieuwstraat 22 te Oostburg. Deze ruimte is als archiefbewaarplaats aangewezen in de nota Aanwijzing en beheer archiefbewaarplaats gemeente Sluis 2015 en komt niet aan de orde in de Archiefverordening Gemeente Sluis 2019.10 In de archiefbewaarplaats is plaats voor circa 2.600 strekkende meter11 archief, waarvan momenteel circa 2.200 m1 in gebruik is. In de huidige situatie is de nog beschikbare ruimte daarmee circa 400 meter. Binnen deze 2.200 m1 staat ook archief dat nog niet is overgebracht. Het overgebrachte archief is momenteel uitsluitend analoog. Binnen de categorie ‘overgebracht archief’, dat zich uitsluitend in de archiefbewaarplaats bevindt, kan de volgende onderverdeling worden gemaakt (met aanduiding van het aantal strekkende meters): • Overgebrachte archieven van de voormalige gemeenten in het grondgebied van de huidige gemeente Sluis, periode tot en met 2002 (circa 1.560 m1); • Gedeponeerde archieven (waarbij niet meegerekend de gedeponeerde archieven die onderdeel uitmaken van de archieven van de voormalige gemeenten), onder meer familie-, school- en stichtingsarchief (circa 250 m1).

Voor al deze archieven is de gemeente Sluis de zorgdrager en wordt het beheer formeel uitgevoerd door de archivaris (momenteel is dit de gemeentesecretaris) van de gemeente Sluis.

3.3.2 Niet-overgebracht archief

Binnen het archief dat niet is overgebracht in de zin van de Archiefwet wordt onderscheid gemaakt tussen informatie in analoge en in digitale vorm. Dit staat onder beheer van de afdeling DIV. Analoog Voor de bewaring van niet-overgebrachte analoge archieven (hetzij met waardering Bewaren of Vernietigen) beschikt de gemeente Sluis eveneens over een ruimte in het gemeentehuis te Oostburg, hierna te noemen archiefruimte. In deze archiefruimte is momenteel circa 400 m1 archief aanwezig. Daarnaast wordt ook te bewaren archief dat officieel nog niet is overgebracht, bewaard in de archiefbewaarplaats. In de archiefbewaarplaats bevindt zich circa 390 m1 niet-overgebracht analoog archief van de huidige gemeente Sluis, periode vanaf 2003. Dit is in principe te bewaren archief. Een opschoning op documentniveau zou de omvang mogelijk nog met zo’n 20% kunnen verkleinen, maar een dergelijke opschoning kost relatief veel tijd. Daarnaast is er nog te vernietigen archief, zowel van de huidige gemeente Sluis als van voorgangers. Dit archief staat grotendeels gesorteerd op vernietigingsjaar in de archiefruimte. Werkvoorraad in de archiefruimte Behalve het archief dat op vernietigingsjaar staat gesorteerd in de archiefruimte, bevindt zich in de archiefruimte ook een werkvoorraad.

We zijn gekomen tot de volgende opsomming: • Niet-gedigitaliseerde personeelsdossiers van medewerkers van de oude gemeente Oostburg en de huidige gemeente Sluis die vóór 1 maart 2022 uit dienst zijn gegaan. Deze dossiers zijn niet toegevoegd aan de reguliere series op vernietigingsjaar zoals deze in de archiefruimte staan. Dit laatste is wel het geval voor eveneens niet-gedigitaliseerde personeelsdossiers van mensen die uit dienst zijn gegaan tussen circa 2015 en de eerder genoemde datum van 1 maart 2022. Personeelsdossiers van mensen die op 1 maart 2022 in dienst waren of later in dienst zijn gekomen zijn gedigitaliseerd of, voor zover van toepassing, van oorsprong al digitaal. Ten aanzien van deze dossiers moet nog een keuze worden gemaakt over opschoning en mogelijk digitalisering. De vervanging van inkomende post vindt bijvoorbeeld consequent plaats, terwijl dit bij uitgaande post niet het geval is. 10 Raadsbesluit gemeente Sluis d.d. 28 maart 2019. 11 In het vervolg van dit rapport ook wel aangeduid als m1. 9

Pagina 13 van 77

• •

•

Circa 34 meter archief dat nog niet is verpakt in dozen. Dit is te waarderen en selecteren en voor zover te bewaren (uitgangspunt: circa 20%) materieel te bewerken, duurzaam te verpakken en te inventariseren/ in te voegen in bestaande inventarissen. Circa 77 m1 archief in standaardformaat archiefdozen, waarvan: o Circa 43,5 m1 te waarderen, selecteren; voor zover te bewaren opnieuw te verpakken en materieel te bewerken en te inventariseren/ in te voegen in bestaande inventarissen. Circa 95% hiervan is te vernietigen. o Circa 16,5 m1 te waarderen, selecteren; voor zover te bewaren opnieuw te verpakken en materieel te bewerken en te inventariseren/ in te voegen in bestaande inventarissen. Circa 80% hiervan is te vernietigen. o Circa 3,25 m1 te beschrijven en op te nemen in bestaande inventaris, opnieuw te verpakken en materieel te bewerken. o Circa 14 m1 te waarderen, selecteren; voor zover te bewaren opnieuw te verpakken en materieel te bewerken en te inventariseren/ in te voegen in bestaande inventarissen. Uitgangspunt: circa 80% te vernietigen. Voor zover archief dat in de archiefruimte staat nog over te brengen is, dient het te zijner tijd nog te worden verplaatst naar de archiefbewaarplaats.

Werkvoorraad in de archiefbewaarplaats Wij zijn tot de volgende opsomming gekomen van werkvoorraad die zich in de archiefbewaarplaats bevindt: • 14,75 m1 (118 dozen) bouwdossiers die zijn in te voegen in een bestaande inventaris; • Circa 13 m1 gedeponeerd archief inventariseren (niet meer selecteren); • Circa 16 m1 archief inventariseren (niet meer selecteren). Overige werkvoorraad Daarnaast bevindt zich archief ter grootte van tientallen meters op verschillende plaatsen in het gebouw, waarop (grotendeels) nog waardering, verzorging en overige acties dienen plaats te vinden. Voor al deze archieven is de gemeente Sluis de zorgdrager en wordt het beheer uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de gemeente Sluis. Digitaal De gemeente Sluis werkt in belangrijke mate digitaal. Daardoor wordt er ook in digitale vorm (te bewaren) archief gevormd. Deze te bewaren documenten en dossiers worden gevormd en beheerd in verschillende digitale omgevingen. Hieronder wordt onder a. kort op deze omgevingen ingegaan. Onder b. wordt aandacht besteed aan de vraag hoe in het blok 2003 – heden analoog en digitaal archief zich tot elkaar verhouden.

Digitale omgevingen waarin zich te bewaren informatie bevindt Corsa In Corsa bevinden zich 24.596 dossierregistraties, die als volgt onderverdeeld worden: • 14.838 dossierregistraties van te bewaren dossiers, waarvan 79 volledig digitale dossiers; • 7.762 dossierregistraties van te vernietigen dossiers. Deze dossiers staan in de archiefruimte; • 1.996 dossierregistraties van openstaande dossiers. Deze dossiers staan in de archiefruimte en zijn voor een groot deel, naar schatting circa 95%, op termijn te vernietigen. De vernietigingstermijn voor deze dossiers kan pas gaan lopen na het vervallen van het belang.12 In bijlage 3 wordt op hoofdlijnen beschreven hoe de gemeente Sluis hiermee zou kunnen omgaan met het oog op archivering. Taak- of vakspecifieke applicaties Verder heeft de gemeente Sluis meerdere applicaties in gebruik voor bepaalde taken of afdelingen (taak- of vakspecifieke applicaties, TSA’s). De informatie die zich in deze applicaties bevindt, is digitaal en al dan niet te bewaren. Te bewaren digitaal archief, dat dus over te brengen is naar een e-depot, bevindt zich onder meer in de volgende applicaties: • Centric Begraven (de begraafregisters); • Centric Leefomgeving; 12

Peildatum voor de hier genoemde aantallen dossierregistraties in Corsa is 8 maart 2023.

Pagina 14 van 77

• • •

iBabs; Notubiz (alleen voor de geluidsopnamen en eventuele videotulen); Nazca-i Bodem.

In bijlage 3 wordt op hoofdlijnen beschreven hoe de gemeente Sluis hiermee zou kunnen omgaan met het oog op archivering. Netwerkschijven Een deel van de informatie van gemeente Sluis bevindt zich op netwerkschijven. Hier is de volgende onderverdeling te maken: • Afdelingsschijven (G). In deze omgeving bevinden zich documenten van afdelingen, onder andere een registratie op adresniveau. Hiertussen kunnen zich ook (te bewaren) documenten bevinden die thuishoren in een (taakspecifieke) applicatie of een andere digitale omgeving onder verantwoordelijkheid van de gemeente Sluis. De overzichtelijkheid laat, mede door een geringe mate van controle op het aanmaken van mappen en andere informatiebeheerhandelingen, te wensen over. In bijlage 3 wordt op hoofdlijnen beschreven hoe de gemeente Sluis hiermee zou kunnen omgaan met het oog op archivering. • Persoonlijke netwerkschijven (H). In deze omgeving bevinden zich documenten die mensen op hun persoonlijke schijf bewaren. Hiertussen kunnen zich ook (te bewaren) documenten bevinden die thuishoren in een (taakspecifieke) applicatie of een andere digitale omgeving onder verantwoordelijkheid van de gemeente Sluis. In bijlage 3 wordt op hoofdlijnen beschreven hoe de gemeente Sluis hiermee zou kunnen omgaan met het oog op archivering. • Overige schijven (I, J, M). De I- en de J-schijf worden gebruikt voor applicaties.

De M-schijf bevat modeldocumenten die worden gebruikt binnen applicaties, bijvoorbeeld een modelakte van een grafsteen. Deze schijven worden in dit rapport verder buiten beschouwing gelaten. • Back-upschijven (X, Y). Op de X- en de Y-schijf bevindt zich een back-up van de inhoud van de G-schijf. Deze schijven worden in dit rapport verder buiten beschouwing gelaten. Office 365 – SharePoint De gemeente Sluis werkt met SharePoint. Deze omgeving is bedoeld als opvolger voor de netwerkschijven. Hier lijkt een vergelijkbare situatie te ontstaan als op de (afdelings)schijven: weinig controle en veel ruimte voor informatiebeheer naar eigen inzicht van medewerkers met als gevolg dat de overzichtelijkheid te wensen overlaat. Ook in de SharePoint-omgeving bevinden zich te bewaren documenten die op enig moment zullen moeten worden overgebracht naar een digitale archiefbewaarplaats. In bijlage 3 wordt op hoofdlijnen beschreven hoe de gemeente Sluis hiermee zou kunnen omgaan met het oog op archivering. E-mail Evenals bij andere overheidsorganisaties is e-mail een belangrijk communicatiekanaal van de gemeente Sluis, zowel voor interne contacten als voor contacten met externe personen en organisaties. Ook een e-mail kan in zijn context (het werkproces waarbinnen hij is ontvangen en opgemaakt) een te bewaren archiefstuk zijn.

Gemeente Sluis hanteert nog geen organisatiebrede aanpak waarmee waardering en selectie op e-mailberichten plaatsvindt en te bewaren emailberichten worden veiliggesteld voor duurzame digitale bewaring. In bijlage 3 wordt op hoofdlijnen beschreven hoe de gemeente Sluis hiermee zou kunnen omgaan met het oog op archivering. Verhouding digitaal archief – analoog archief Voor zover te bewaren dossiers volledig analoog zijn, worden ze in deze paragraaf buiten beschouwing gelaten. Beheer en overbrenging van deze dossiers vraagt geen bijzondere aandacht voor de verhouding tot het digitale archief. Voor zover te bewaren dossiers volledig digitaal zijn, geldt dat ze in hun geheel op termijn dienen te worden overgebracht naar een digitale archiefbewaarplaats. Voor zover te bewaren dossiers deels digitaal en deels analoog (dus: hybride) zijn, dient de gemeente Sluis een besluit te nemen over de aanpak van toekomstige overbrenging. Pagina 15 van 77

Wanneer wordt overgebracht naar een externe organisatie, ligt het voor de hand dat ook deze partij betrokken wordt bij de voorbereiding van het besluit. Welke vorm van een archiefstuk (analoog of digitaal) leidend is, hangt af van de vorm waarin het is ontvangen of opgemaakt, tenzij vervanging heeft plaatsgevonden. Als geen vervanging heeft plaatsgevonden is de oorspronkelijke vorm leidend. Een eventuele digitale raadpleegkopie van een analoog stuk vervangt het analoge stuk niet. In bijlage 3 wordt op hoofdlijnen beschreven hoe de gemeente Sluis met de hybride situatie zou kunnen omgaan met het oog op archivering.

3.4

Archivaris

3.5

Personeel

De archivaris is belast met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Voor de laatste archivaris van de gemeente Sluis, die in 2021 uit dienst is gegaan, is geen opvolger in de plaats gekomen. Daarmee berusten de archivaristaken formeel bij de gemeentesecretaris.

Voor de uitvoering van de DIV-taken, Post-intake en Archieftaken is formeel 3 FTE beschikbaar.13 Momenteel is 1 FTE in vaste dienst bij de gemeente Sluis en worden de overige 2 FTE ingevuld door twee uitzendkrachten. Daarnaast is een medewerker in tijdelijke dienst actief, die wordt betaald uit andere middelen dan de genoemde 3 FTE. Dit betreft 16 uur per week. De uit te voeren taken worden onderling verdeeld, waarbij de verschillende medewerkers hun eigen specialisaties hebben en niet volledig uitwisselbaar zijn. De huidige bezetting voor de archieftaken wordt in de praktijk geschat op 1,3 FTE, waarmee de kosten voor deze FTE naar schatting jaarlijks € 100.000,- bedragen. Hierbij wordt geconstateerd dat bepaalde verplichte taken blijven liggen. 14 Hierbij kan gedacht worden aan inventarisatiewerkzaamheden, met name gericht op het archief van de gemeente Oostburg 1970 – 2002 en het archief van de gemeente Sluis 2003 – heden. Ook kan gedacht worden aan werkvoorraad in de archiefruimte. 15 Bovendien wordt vanuit de organisatie nog te verwerken analoog archief verwacht. Voor zaken als advisering, uitzoekwerk, training, opleiding, ontwikkeling en procesverbetering is geen of onvoldoende ruimte.

Eén van de taken van het personeel is het verzorgen van dienstverlening richting interne (binnen de organisatie van de gemeente Sluis) en externe klanten die op enige manier informatie vragen uit het archief.

3.6

Toezicht en beoordeling

Het gemeentearchief van Sluis valt onder het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) vanuit de provincie Zeeland. Het is de taak van de gemeentearchivaris toezicht te houden op het beheer van de nietovergebrachte informatie. In 2022 is een KPI-onderzoek uitgevoerd door het Zeeuws Archief, waarin verschillende aspecten van de informatiehuishouding zijn onderzocht. Het is duidelijk dat uit het onderzoek meerdere actiepunten voor de gemeente Sluis naar voren komen, met name ten aanzien van de digitale informatiehuishouding.

1 FTE = 36 uren per week. Voor uitgangspunten bij berekeningen met onder meer FTE’s, zie bijlage 4. 0,5 FTE senior archiefmedewerker schaal 9, ter grootte van € 40.000,-; 0,8 FTE ingehuurde uitzendkrachten voor € 60.000,-. 15 In bijlage 4.2 wordt uitgebreider ingegaan op de wegwerking van de geconstateerde achterstanden. 13 14

Pagina 16 van 77

3.7

Huidige kosten archiefbewaring

De huidige kosten voor de instandhouding van de archiefbewaarplaats bedragen jaarlijks € 68.000,. Dit zijn kosten voor exploitatie en afschrijving van het gebouw, de klimaatinstallatie en de stellingen. Afschrijvingen voor wat betreft specifieke archiefrestauratie worden jaarlijks begroot op € 28.500,-; deze laatste kosten maken geen deel uit van de berekeningen voor de toekomstige scenario’s. Met de bijbehorende personeelskosten à € 100.000,-, begrote kosten van €15.600,- voor restauratie van oude archieven en begrote kosten van €12.400,- voor materiaal ten behoeve van archief en registratuur, betekent dit dat de gemeente Sluis globaal in de huidige situatie per jaar aan archiefbewaring ongeveer €196.000,- besteedt. Hierbij is niet inbegrepen digitale archivering, dit betreft alleen het fysieke archief.

Pagina 17 van 77

4. Mogelijke SOLL-situaties – uitgangspunten, voor- en nadelen, aanvullende mogelijkheden In dit hoofdstuk wordt eerst aandacht besteed aan een aantal algemene uitgangspunten, die van toepassing zijn voor het gehele rapport. Vervolgens worden de vier onderzochte toekomstrichtingen voor het archief van de gemeente Sluis op hoofdlijnen uitgewerkt op een aantal aspecten. Daarbij wordt telkens dezelfde opbouw aangehouden. Eerst wordt een korte beschrijving gegeven van de SOLL-situatie waar in dat geval naartoe gewerkt wordt. Vervolgens worden van één of meerdere specifieke onderdelen definities gegeven. Daarna wordt een aantal specifieke uitgangspunten benoemd. Hierop volgt een beschrijving van eventuele voor- en nadelen, waarbij kostenoverwegingen worden aangestipt. De kosten worden afzonderlijk uitgewerkt in hoofdstuk 5. Tenslotte wordt kort aandacht besteed aan eventuele aanvullende mogelijkheden.

4.1

Algemene uitgangspunten

De volgende uitgangspunten gelden voor alle mogelijke uit te werken SOLL-situaties, tenzij uitdrukkelijk vermeld wordt dat er een uitzondering is. • De gemeente Sluis is en blijft de zorgdrager (dat is: de bestuurlijk verantwoordelijke) voor zowel het niet-overgebrachte als het overgebrachte archief, ongeacht de plaats waar of de vorm waarin archiefbescheiden worden opgeslagen en beheerd. • In alle gevallen wordt voldaan aan de minimale (wettelijke) verplichtingen die de zorgdrager, gemeente Sluis, heeft ten aanzien van het archief. Mogelijke aanvullende zaken, die niet nodig zijn om aan het minimum te voldoen, worden in dit rapport eventueel bij wijze van aanvullende mogelijkheid benoemd. • De duurzame opslag van digitale archiefbescheiden vindt plaats in de cloud (e-depot). • In alle gevallen wordt rekening gehouden met de voorgenomen uitfasering van Corsa, zoals nu in gebruik bij gemeente Sluis. Daarbij worden de te bewaren (digital born) archiefbescheiden uit Corsa in een e-depot opgenomen. Eventueel worden de te vernietigen archiefbescheiden opgenomen in hetzelfde e-depot om daar te zijner tijd te worden vernietigd.

• In alle gevallen wordt rekening gehouden met de voorgenomen implementatie van een nieuw zaaksysteem bij gemeente Sluis (gepland vanaf 2024) en wordt ervan uitgegaan dat dit MDTOcompliant is.16 • Er komt een e-depot ter beschikking voor permanent te bewaren digitale archieven, die van oorsprong digitaal van aard zijn (digital born). Dit kan een eigen e-depot van de gemeente Sluis zijn of het e-depot van het Zeeuws Archief. • Bij digitalisering van fysieke archiefbescheiden is het uitgangspunt dat de scans op raadpleegkwaliteit worden gemaakt. 17 Een voorbeeld betreft scanning on demand. Scanning on demand heeft als doel dat aanvragers documenten digitaal tot hun beschikking krijgen, waarbij geen fysieke raadpleging nodig is. De scans blijven beschikbaar voor hergebruik. Het opnieuw scannen van fysieke archiefbescheiden wordt hierdoor vermeden. De burger is dan niet voortdurend legeskosten verschuldigd, deze kosten worden slechts voor de eerste maal scanning in rekening gebracht. • Raadpleegexemplaren hoeven niet verplicht in een e-depot te worden bewaard omdat zij als zodanig geen originele archiefstukken zijn. Permanent te bewaren archieven die digital born zijn moeten wel in een e-depot worden bewaard, omdat dit de originelen zijn en hiervoor de wettelijk voorgeschreven regels dienen te worden gevolgd. • Er komt geen gemeentelijke fusie.

• Er komt geen gemeenschappelijke Zeeuws-Vlaamse archiefbewaarplaats (van de ZeeuwsVlaamse gemeenten Hulst, Sluis en Terneuzen en eventueel andere overheidsorganisaties in Zeeuws-Vlaanderen). • Bij het uitbesteden van opslag en/of beheer heeft gemeente Sluis geen voorkeur voor een bepaalde (soort) dienstverlener, zoals het Zeeuws Archief of juist een commerciële partij. Ook MTDO - Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie, een norm voor het vastleggen en uitwisselen van eenduidige metagegevens om de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie mogelijk te maken (bron: Nationaal Archief, geraadpleegd 17-4-2023). 17 Raadpleegkwaliteit houdt in dat van een papieren origineel een scan wordt gemaakt die niet te zwaar is qua te bewaren bits en bytes, maar wel voldoende kwaliteit (mogelijkheden) biedt om de gegevens op het document goed te kunnen lezen en gebruiken. Een voorbeeld kan zijn een bouwtekening waar tot een bepaalde schaal op kan worden ingezoomd. In het algemeen wordt als raadpleegkwaliteit gedefinieerd scanning op maximaal 300 DPI, in kleur, bij voorkeur in PDF(/A) formaat. 16

Pagina 18 van 77

•

•

• •

de keuze om ‘over de grens te kijken’ en diensten af te nemen van een Belgische organisatie is in principe mogelijk.18 In elk model, en met name waar uitbesteding plaatsvindt, dient rekening te worden gehouden met een marge bovenop de geschatte kosten, vanwege de huidige economische omstandigheden. Hierbij valt te denken aan (hoge) inflatie, personeelskosten, tijdsduur en kosten van (aanlevering van) materialen. Bij aanbesteding dient rekening te worden gehouden met aansturing vanuit de gemeente Sluis. Alle in dit rapport vermelde kosten en geldbedragen zijn exclusief BTW. Bij de uitwerking van de kostenberekeningen wordt uitgegaan van een realisatiefase (tot stand brengen) en een beheerfase (in stand houden). De duur van de realisatiefase kan per optie verschillen. Om een beeld te geven van de beheerfase rekenen wij met een periode van vijf jaar.19 Voortbestaan van de huidige situatie rond het hybride archief wordt als onwenselijk beschouwd. Bijlage 3 bevat een beschrijving op hoofdlijnen van een mogelijke aanpak van deze situatie. Een plan van aanpak maakt geen onderdeel uit van dit rapport. Binnen alle scenario’s is en blijft zorgvuldige aandacht nodig voor gevoelige gegevens die besloten liggen in de archiefbescheiden en mogelijk een aanzet kunnen vormen voor beperking van de openbaarheid. Dit vormt impliciet een risico.20

4.2

Scenario 1

Het gemeentearchief in eigen beheer houden op de huidige locatie.

4.2.1 Definities • •

‘Eigen beheer’: Het beheer wordt volledig uitgevoerd door medewerkers onder directe aansturing van de gemeente Sluis (breed op te vatten: in loondienst, als uitzendkracht, inhuur, …). ‘De huidige locatie’: De huidige archiefbewaarplaats blijft in zijn huidige vorm op exact dezelfde plaats staan in Oostburg. Dit is exclusief inzageruimte en archiefruimte.

4.2.2 Uitgangspunten • • • •

•

De huidige situatie wordt maximaal gehandhaafd, waarbij wijzigingen niet geheel worden uitgesloten. De gemeentesecretaris blijft de aangewezen gemeentearchivaris. Scanning on demand blijft mogelijk, uit te voeren door eigen medewerkers (vergelijk de definitie van ‘eigen beheer’). Er blijft een archiefruimte waarin te vernietigen archieven worden bewaard tot vernietiging. Dit hoeven niet noodzakelijk alle te vernietigen archieven te zijn. Een mogelijkheid is om de archieven met een bewaartermijn vanaf een nader te bepalen aantal jaren in de archiefbewaarplaats op te slaan. Een belangrijke wijziging ten opzichte van de huidige situatie is dat de gemeente Sluis in elk geval een e-depot in gebruik dient te nemen, hetzij in eigen beheer of het e-depot van het Zeeuws Archief.

4.2.3 Voor- en nadelen Voordelen • Het analoge archief blijft staan binnen de gemeente Sluis (dus binnen zijn originele context) en wordt niet buiten het grondgebied ondergebracht. De fysieke nabijheid past bij de relatie tussen het archief en de streek en sluit aan bij wensen die bestaan in de streek, bijvoorbeeld bij een grote en belangrijke gebruiker van het historische archief als de heemkundige kring. • De huidige archiefbewaarplaats is in 2015 gebouwd, de omvangrijke investeringen die hiervoor noodzakelijk waren zijn nog niet afgeschreven. Het buiten gebruik stellen van de archiefbewaarplaats zou dientengevolge een grote verliespost voor de gemeente kunnen opleveren.

In bijlage 2 wordt nader ingegaan op de mogelijkheid België. In bijlage 4 wordt meer uitgebreid ingegaan op de berekeningen en uitgangspunten die daarbij gelden. 20 Vergelijk Archiefwet 1995, artikel 15. Ook de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is van belang. 18 19

Pagina 19 van 77

• •

Mogelijke risico’s, behorend bij verplaatsing van de archiefbescheiden naar een andere locatie, zijn in dit scenario niet aan de orde. Voorbeelden van risico’s zijn zoekgeraakte archiefstukken en onherstelbare beschadigingen. Alle werkzaamheden met betrekking tot de fysieke archieven blijven in handen van een en dezelfde organisatie, van waaruit de archiefbescheiden in alle oorsprong zijn gevormd.

Nadelen • Gemeente Sluis heeft zelf de verantwoordelijkheid om personeel te werven (en te behouden) dat de benodigde kennis en kunde heeft. Dit personeel is niet eenvoudig te verkrijgen. • Gezien de omvang van de organisatie is het aantal benodigde medewerkers, hoewel groter dan nu aanwezig, vrij klein. Dit maakt de organisatie kwetsbaar, geeft dus zorgen voor de continuïteit van het archiefbeheer en de dienstverlening. • De publieke toegankelijkheid van de archieven via internet laat te wensen over (onder andere door het ontbreken van een website en een collectiebeheersysteem en daarmee blijvende toegankelijkheid van gedigitaliseerde archieven). • Indien besloten wordt tot aanschaf van een eigen e-depot is eveneens sprake van enerzijds extra hoge investeringen (zie hoofdstuk 5 en bijlage 4) en continuïteitsrisico’s, anderzijds vormt de verplichting tot periodieke (her)aanbestedingen een potentieel risico voor de continuïteit van de digitale archivering in het e-depot. Indien wordt gekozen voor het e-depot van het Zeeuws Archief is dit niet van toepassing.