Bestuursopdracht evaluatie proces burgerberaad - Raadsvoorstel

Raadsvoorstel Pag. 1/4

Datum vergadering

20 juni 2024

Omschrijving agendapunt

Vaststellen van de bestuursopdracht evaluatie proces burgerberaad

Portefeuillehouder

Wethouder P.E.M. van de Vijver-van Deursen Samenvatting

Voorliggend Raadsvoorstel bevat de bestuursopdracht om het burgerberaad duurzaamheid procesmatig te evalueren. In opdracht van uw raad hebben we in 2023 een burgerberaad georganiseerd als onderdeel van het Beleidsplan Duurzaamheid. Het betrof de eerste toepassing van deze specifieke participatievorm in de gemeente Sluis. Middels een evaluatie van het proces beogen we afwegingen en aanbevelingen te formuleren voor toekomstige participatietrajecten. De uitkomsten integreren we in een participatienotitie aan uw raad in december 2024. Aanleiding In december 2022 heeft uw raad de bestuursopdracht Duurzaamheid vastgesteld. Aan de opmaak van het Beleidsplan Duurzaamheid is een brede maatschappelijke discussie voorafgegaan. Hiertoe is in 2023 een burgerberaad georganiseerd. Algemene toelichting Een burgerberaad is een instrument of specifieke participatievorm, waarbij een groep inwoners, al dan niet op basis van loting, samen voorstellen en mogelijke oplossingen bedenkt rondom een specifiek vraagstuk. Het uitgangspunt is dat deelnemers van het burgerberaad met uiteenlopende achtergronden, ideeën en visies met elkaar en gelijkwaardig in dialoog gaan. Het eindproduct is een breed gedragen voorstel. Het proces, de vorm en de inhoud van een burgerberaad kan per traject verschillen. Participatie is en blijft maatwerk.

Burgerberaad Duurzaamheid Binnen de gemeente Sluis hebben we het instrument voor het eerst toegepast in de beleidsvormende fase van het Beleidsplan Duurzaamheid. Op de participatieladder kunnen we het Burgerberaad Duurzaamheid situeren op de trede van adviseren en deels coproduceren. Dit houdt in dat inwoners actief worden betrokken bij het adviseren over plannen en beleid, maar de uiteindelijke beslissingen nog steeds door de besluitvormende organen worden genomen. Uw raad heeft middels de bestuursopdracht ingestemd om de uitkomsten serieus te nemen: niet bindend, maar ook niet vrijblijvend. Indien we als college of gemeenteraad (gedeeltelijk) afwijken van beslispunten, wordt dit onderbouwd. Het commitment is ook bekrachtigd in onze overeenkomst met G1000.nu. Uitvoering Burgerberaad Duurzaamheid Het Burgerberaad Duurzaamheid is georganiseerd door een externe en onafhankelijke organisatie, Stichting G1000.nu, ondersteund door een ambtelijke werkgroep. De stichting heeft het concept, inclusief procesverloop d.d. 11 oktober 2022 aan uw raad gepresenteerd. In de organisatie van het Burgerberaad Duurzaamheid kunnen we grofweg 3 fasen onderscheiden: voorbereiding, uitvoering en implementatie. De centrale vraag: “Hoe wordt de gemeente Sluis duurzaam?”. Naar het concept van G1000 zijn inwoners/deelnemers uitgenodigd om zelf betekenis te geven aan het begrip duurzaamheid.

Het resultaat is een Burgerakkoord Duurzaam Sluis dat op 12 september 2023 door een vertegenwoordiging van de monitorklankbordgroep officieel is overhandigd aan uw raad. Implementatie: huidige stand van zaken We kunnen 26 van de 47 beslispunten koppelen aan de pijlers van het beleidsplan Duurzaamheid en/of het nader uit te werken uitvoeringsprogramma. Twee van deze beslispunten hebben we, in nader overleg met de

Raadsvoorstel Pag. 2/4

monitorklankbordgroep, gedeeltelijk of genuanceerd overgenomen in het beleidsplan (beslispunten 1.1 en 3.3). Rondom de overige 21 beslispunten vindt nader overleg plaats. Deze hebben betrekking op verschillende beleidsdomeinen. Het gaat o.a. om economie, mobiliteit en zorg. Beslispunt 1.5 heeft betrekking op een reeds genomen besluit in 2017 (Euregiotuinen). We hebben aan de monitorklankbordgroep toegelicht dat we de eerder genomen besluiten respecteren, doch in de uitvoering zoveel als mogelijk tegemoetkomen aan het uitgangspunt uit het Burgerakkoord. Monitorklankbordgroep Een aantal deelnemers van het burgerberaad heeft zich gecommitteerd om de implementatie van de beslispunten op te volgen. Conform het concept van G1000.nu is de taak van deze zogenaamde monitorklankbordgroep tweeledig: • Toezien op de inbedding van het Burgerakkoord in het gemeentelijk beleid (monitorfunctie); • Optreden als gesprekspartner voor iedereen die iets met het Burgerakkoord wil en/of toelichting wenst bij de interpretatie van het Burgerakkoord (klankbordfunctie). Er is een constructieve samenwerkingsrelatie tussen de monitorklankbordgroep en de ambtelijke organisatie. Tegelijkertijd signaleren alle partijen de noodzaak tot het (verder) concretiseren van de rol van de monitorklankbordgroep, inclusief perspectieven en wederzijdse verwachtingen.

Partijen erkennen het gezamenlijke leer- en ontwikkelingsproces, voortgevloeid uit het nieuwe participatie-instrument. Bestuursopdracht evaluatie proces Burgerberaad Duurzaamheid Aansluitend op het addendum stellen we middels deze bestuursopdracht voor om het Burgerberaad Duurzaamheid procesmatig te evalueren. Op basis van de praktijkervaringen kunnen we reeds concluderen dat de twee vooropgestelde doelstellingen zijn bereikt, te weten: 1. een brede maatschappelijke discussie organiseren; 2. input verzamelen van inwoners die als bouwstenen kunnen dienen voor het op te stellen beleidsplan Duurzaamheid. Of, zoals gesteld in de overeenkomst: “burgers van de gemeente Sluis in staat te stellen om met elkaar, zonder last of ruggespraak, een antwoord te geven op de vraag: “Hoe wordt Sluis duurzaam?” en daarover met elkaar een Burgerakkoord te sluiten”. Globale opzet & beoogd resultaat De evaluatie betreft een praktijkgericht onderzoek dat in kader van objectiviteit wordt uitgevoerd door een externe partij, anders dan G1000.nu. Het is toegespitst op het burgerberaad als instrument. We toetsen ons proces aan de uitgangspunten van 1. een burgerberaad; 2. meedenken als specifieke participatievorm; en/of 3. de trede van adviseren op de participatieladder.

We beogen hiermee inzichten, afwegingen en handvaten te verwerven in functie van (evt.) toekomstige participatietrajecten, ongeacht de vorm of het instrument. Immers, door het instrument in het grotere geheel te plaatsen van het huidige participatiebeleid, maar ook bijvoorbeeld bestaande instituties en de afwegingskaders zoals opgesteld door de Rekenkamercommissie, kan de richting voor de toekomst worden bepaald. De resultaten worden in een afzonderlijk document als bijlage toegevoegd aan een brede participatienotitie aan uw raad (december 2024). Tegelijkertijd worden de resultaten ook verwerkt en geïntegreerd in dezelfde notitie.

Raadsvoorstel Pag. 3/4

Evaluatiemethodiek Door middel van de evaluatie willen we een antwoord formuleren op de volgende vraag: “Welke ervaringen en leerpunten rondom het proces, de randvoorwaarden en succesfactoren van het Burgerberaad Duurzaamheid kunnen ons handvaten bieden in toekomstige participatietrajecten?”. Een aantal topics die we nader onderzoeken (niet-limitatief): • afstemming tussen instrument, doel en vraagstuk; • communicatie en verwachtingen; • beweegredenen om wel, niet of gedeeltelijk deel te nemen aan het burgerberaad; • rol- en taakduidelijkheid; • ambtelijke en bestuurlijke inbedding van het instrument en het proces. In de evaluatie bevragen we de verschillende deelnemersgroepen: no-show’ers; deelnemers inclusief leden uit de monitorklankbordgroep; betrokken ambtenaren en betrokken politici. Financiële consequenties Voor het uitvoeren van de evaluatie door een externe partij ramen we maximaal €20.000 (beschikbaar budget). Voorgesteld besluit 1. Besluiten om het Burgerberaad Duurzaamheid procesmatig te evalueren en hiertoe middelen beschikbaar te stellen voor de opdrachtverstrekking aan een externe partij; 2. Besluiten om de resultaten, conclusies en eventuele aanbevelingen uit de evaluatie te integreren in de participatienotitie die in december 2024 aan de raad wordt voorgelegd.

Oostburg, Hoogachtend,

De secretaris,

De burgemeester,

S.I. de Kievit-Minnaert

mr. M.M.D. Vermue

Bijlage(n): geen

Raadsvoorstel Pag. 4/4

DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 14 mei 2024

BESLUIT: 1. Besluiten om het Burgerberaad Duurzaamheid procesmatig te evalueren en hiertoe middelen beschikbaar te stellen voor de opdrachtverstrekking aan een externe partij; 2. Besluiten om de resultaten, conclusies en eventuele aanbevelingen uit de evaluatie te integreren in de participatienotitie die in december 2024 aan de raad wordt voorgelegd.

Sluis, 20 juni 2024 DE RAAD VOORNOEMD, De griffier,

De voorzitter,

mr. P. T. G Claeijs

mr. M. M. D. Vermue