BB RV Voorstel om te komen tot een aanbesteding van het bestemmingsmanagement en gastheerschap

Raadsvoorstel Pag. 1/5

Datum vergadering Omschrijving agendapunt Portefeuillehouder

20 juni 2024 Voorstel om te komen tot een aanbesteding van bestemmingsmanagement en gastheerschap Wethouder C. Simons Samenvatting

Op 14 december ‘23 zou het raadsvoorstel over de continuering van bestemmingsmanagement en gastheerschap door Stichting Gastvrij Zeeuws-Vlaanderen (SGZV) in 2024 door uw raad behandeld worden. Er heeft toen geen besluitvorming plaatsgehad. Om de continuïteit van zowel bestemmingsmanagement en gastheerschap als de bedrijfsvoering van SGZV niet in het gedrang te laten komen, besloten wij om de beschikking voor 2024 alvast gereed te maken voor het bedrag van de begrote 225.000 euro vrij van btw te verstrekken. Daarnaast was een van de voorgestelde besluitpunten om onderzoek te verrichten naar alternatieve scenario's (dan de huidige subsidieverstrekking met prestatieafspraken), zodat we kunnen komen tot een meerjarige en rechtmatige borging van deze voor onze gemeente belangrijke beleidsinstrumenten op toeristisch vlak. Omdat onderzoek doen tijd kost, uw raad de verschillende scenario's wil inzien en er daarna nog een scenario moet worden gekozen en uitgevoerd zodat we op 1 januari 2025 met dit scenario aan de slag kunnen, leggen we u hierbij de onderzochte opties alvast voor. Wij hebben opdracht gegeven om in kaart te brengen welke rechtmatige oplossingen voor meerjarige borging van bestemmingsmanagement en gastheerschap er zijn. Het huidige scenario van een subsidieverstrekking met prestatieafspraken is vanwege gesignaleerde risico's niet langer wenselijk.

Om tot meerjarige borging te kunnen komen en als gemeente mee te kunnen denken en te bepalen over waar de focus moet liggen binnen bestemmingsmanagement en gastheerschap ligt het in de markt zetten van een opdracht het meest voor de hand. De gemeentelijke invloed is en blijft groot, er zijn geen risico's voorzien op andere gebieden en een meerjarige periode (voorstel: maximaal vijf jaar) biedt continuïteit aan zowel onze beleidsuitvoering als toekomstperspectief aan de betreffende externe partij die de aanbesteding wint. Tussentijds bijsturing blijft mogelijk. Uiteraard kan SGZV meedingen in deze aanbesteding. De mogelijke scenario's leggen wij zoals gevraagd aan u voor ter kennisname en afweging. Dit zijn: 1. Subsidie met prestatieafspraken (huidige situatie) 2. Subsidie zonder afspraken 3. Opdrachtverstrekking d.m.v. Europese aanbesteding 4. Afschalen gemeentelijke betrokkenheid/ophogen invloed ondernemers 5. Zelf doen In het bijgevoegde schematische overzicht worden deze vijf opties benoemd en beoordeeld aan de hand van diverse toetsingscriteria. We vragen aan uw raad om: -

Kennis te nemen van de vijf mogelijke vervolgscenario’s voor de vormgeving van het bestemmingsmanagement en gastheerschap. In te stemmen met het uitgangspunt dat bestemmingsmanagement en gastheerschap meerjarig en rechtmatig geborgd moet zijn. In te stemmen met het scenario ‘opdrachtverstrekking’ (aanbesteding) voor een meerjarige periode met een maximum van vijf jaar.

Raadsvoorstel Pag. 2/5

Aan de raad, Achtergrond Sinds 2022 geeft Stichting Gastvrij Zeeuws-Vlaanderen invulling aan het bestemmingsmanagement (voorheen streekpromotie) en gastheerschap in de gemeente Sluis. Zowel in 2022 als in 2023 kregen zij hiervoor subsidie voor 1 jaar. SGZV geeft invulling aan bestemmingsmanagement en gastheerschap conform de gemeentelijke Visie op Streekpromotie & Gastheerschap. De naamsbekendheid en de netwerkvorming van SGZV groeit en het realiseren en verstevigen van de merkstrategie voor onze regio landt steeds beter. Vanuit beleidsmatig oogpunt lijkt continuering van de ingezette weg met bestemmingsmanagement en gastheerschap door SGZV de beste manier om uitvoering te geven aan ons toeristisch beleid. Eerder is gekozen voor een subsidierelatie, waarbij we gezamenlijk de prestatieafspraken voor het betreffende jaar opstellen. Deze keuze bleek echter een rechtmatigheidsrisico in te houden. SGZV verricht immers activiteiten die btw-plichtig zijn en ook door een andere instantie uitgevoerd kunnen worden. Het rechtmatigheidsrisico gaat over het volledige subsidiebedrag, zijnde (nu) 225.000 euro. Deze fout komt in de rechtmatigheidsverantwoording van 2024 te staan. Een rechtmatigheidsrisico gaat over de gehele duur en over het gehele bedrag. SGZV had juist voor 1 september ’23 hun meerjarenplan en meerjarenbegroting ingediend voor de periode 2024-2028.

En om een jaarlijkse ophoging van de subsidie gevraagd tot en met 2028. In het raadsvoorstel voor december 2023 werd de situatie voorgelegd en aan u geadviseerd om enkel voor 1 jaar (2024) te verlengen, de subsidie van 225.000 euro vrij van btw toe te kennen (en niet op te hogen), het rechtmatigheidsrisico voor 2024 te accepteren én het jaar 2024 te gebruiken om onderzoek te doen naar alternatieve scenario’s waarbij geen rechtmatigheids-problematiek gesignaleerd wordt. Dit voorstel was ingediend voor behandeling in de raadsvergadering van 14 december ’23. Het voorstel en het ingediende amendement van de VVD zijn toen niet behandeld. In afwachting van de besluitvorming door de raad hebben wij een tussenbesluit genomen voor het jaar 2024. Dit houdt in dat wij, als handreiking richting SGZV om in 2024 hun bedrijfsvoering te kunnen continueren en in het belang van onze gemeente om de uitvoering van bestemmingsmanagement en gastheerschap te kunnen continueren, een beschikking voor 225.000 euro voor 2024 hebben verleend, waarbij de rechtmatigheidsfout voor dit jaar wordt geaccepteerd. Daarnaast hebben wij opdracht gegeven om het onderzoek naar de meerjarige rechtmatige alternatieven op te starten, omdat de haalbaarheid om vanaf 1 januari 2025 te starten met een rechtmatig scenario anders in het gedrang kon komen.

Het hiervoor genoemde onderzoek heeft geleid tot dit aangepaste raadsvoorstel. Het eerder ingediende raadsvoorstel (aan uw raad aangeboden ter behandeling in december 2023) komt hiermee te vervallen. SGZV is inmiddels geïnformeerd over het voorkeursscenario dat nu aan uw raad wordt voorgelegd. Het onderzoek In het onderzoek wat is gevoerd wordt het huidige scenario (subsidie met prestatieafspraken) bekeken en naast vier alternatieve scenario’s gelegd. Dit zijn: 1. Subsidie met prestatieafspraken (huidige situatie) waarbij we als gemeente veel invloed hebben op wat we willen bereiken, en in (veel) mindere mate op het ‘hoe’. We kunnen bijsturen waar nodig. Andere Nederlandse gemeenten die een Destinatie Marketing Organisatie (DMO; SGZV is een voorbeeld van een DMO) inzetten, kiezen in de meeste gevallen voor het verstrekken van een subsidie, aangevuld met een ondernemersbijdrage (onder andere Schouwen-Duiveland en Noordwijk). Door de gesignaleerde risico’s op juridisch en fiscaal gebied en de rechtmatigheidsfout die we maken in de huidige situatie, dwingt het ons echter naar alternatieven te kijken. Wij streven naar een rechtmatige oplossing. Dit is dan ook leidend voor dit raadsvoorstel. 2.

Subsidie zonder prestatieafspraken (afschalen gemeentelijke betrokkenheid en doelen) waarbij we onze betrokkenheid fors afschalen waardoor de invloed van (de besteding van) de gemeente(lijke bijdrage) minimaal wordt. We sturen dan op outcome (impact) in plaats van output

Raadsvoorstel Pag. 3/5

(resultaat). Dus de subsidieontvanger, bepaalt dan op welke manier de doelstelling wordt bereikt en als gemeente hebben wij daar dan geen sturing en invloed op. Het is in dit scenario minder een dienst die ingekocht zou moeten worden en meer een subsidie om (maatschappelijke) doelstellingen te bereiken. De vraag is welke bijdrage dit aan gemeenschapsgeld rechtvaardigt. Het komt er in de praktijk immers op neer dat jaarlijks een groot subsidiebedrag wordt verstrekt zonder dat aanvullende voorwaarden aan verbonden zijn. In dit scenario is geen sprake van een rechtmatigheidsfout 3. Aanbesteding (verlenen van een opdracht) waarbij we een opdracht in de markt zetten voor meerjarige (voorstel is drie met de mogelijkheid van 2 keer 1 jaar verlenging) uitvoering, onze gemeentelijke invloed geborgd blijft en we geen rechtmatigheidsfout maken, noch risico lopen op juridisch of fiscaal vlak. Bestemmingsmanagement en gastheerschap is voor een langere periode geborgd en de winnende partij heeft meerjarige zekerheid en bieden we daarmee toekomstperspectief. Aandachtspunt is wel dat er per periode opnieuw aanbesteed moet worden en er wellicht per periode een andere partij als winnaar uit de bus komt. Vanuit beleidsmatig oogpunt gezien vormt dit een afbreukrisico bij het creëren van herkenbaarheid, de merkstrategie en de opgebouwde relaties binnen het (gastheerschaps)netwerk). 4.

Aanpassen verdeelsleutel (verlagen gemeentelijke bijdrage en ophogen ondernemersbijdrage of andere inkomsten) waarbij de financiële bijdrage van de gemeente fors omlaag moet en het resterende bedrag door ondernemers of bijdragen van derden wordt aangevuld. Dit is niet wenselijk want we streven als gemeente het algemeen belang na. 5. Zelf doen waarbij we één of twee medewerkers aantrekken om bestemmingsmanagement en gastheerschap te continueren. De invloed is dan heel hoog, de kennis en kunde echter moet dan nog gezocht en gevonden worden. Het is niet iets wat de huidige medewerkers ‘erbij’ kunnen doen. Daarnaast is het kwetsbaar Deze vijf opties zijn op verschillende criteria getoetst. Er wordt met behulp van een kleur inzichtelijk of het een wenselijke (groen) of een niet-wenselijke (oranje) optie per criteria is. Het schema vindt u terug in bijlage 1. Het voorkeursscenario is gebaseerd op de toetsingscriteria en komt uit op het verlenen van een opdracht door middel van een Europese aanbesteding gezien de hoogte van het drempelbedrag van 221.000 euro. Bij dit scenario is de gemeentelijke invloed hoog, worden er geen risico’s gesignaleerd en is het mogelijk om een meerjarige samenwerking aan te gaan (met een maximum van vijf jaar).

Zo is bestemmingsmanagement en gastheerschap langdurig geborgd en geven we de externe partij ook toekomstperspectief waardoor langetermijnafspraken gemaakt kunnen worden om beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren. Dit heeft onze voorkeur. We zoeken naar een professionele derde partij die de kennis en expertise in huis heeft om bestemmingsmanagement en gastheerschap krachtig, zorgvuldig en langdurig vorm te geven. Daarnaast is het een pré als de externe partij kennis van de regio heeft. SGZV, onze huidige samenwerkingspartner, kan vanzelfsprekend meedoen aan de aanbesteding.

In het addendum op het coalitieakkoord is opgenomen dat de samenwerkende partijen (met het college) afspreken dat er op de grote, bestuurlijk gevoelige dossiers meerdere keuzes of alternatieven worden voorgelegd aan de raad. Met dit raadsvoorstel wordt hieraan voldaan en wordt aan uw raad inzicht gegeven in de mogelijke scenario’s. Op basis daarvan kunt u een oordeel vormen en een besluit nemen over hoe we de toekomst van bestemmingsmanagement en gastheerschap in onze gemeente gaan vormgeven. We geven u ons voorkeursadvies mee: aanbesteden (het verlenen van een opdracht) voor een meerjarig periode (met een maximum van vijf jaar).

Raadsvoorstel Pag. 4/5

Oostburg, 14 mei 2024 Hoogachtend,

De secretaris,

De burgemeester,

S.I. de Kievit-Minnaert

mr. M.M.D. Vermue

Bijlage(n): a. Bijlage 1. Schematisch overzicht scenario's

Raadsvoorstel Pag. 5/5

DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 14 mei 2024

BESLUIT: - Kennis te nemen van de vijf mogelijke scenario’s. - In te stemmen met het uitgangspunt van een meerjarige, rechtmatige oplossing. - In te stemmen met het scenario tot opdrachtverstrekking (aanbesteding) voor een meerjarige periode met een maximum van vijf jaar.

Sluis, 20 juni 2024 DE RAAD VOORNOEMD, De griffier,

De voorzitter,

mr. P. T. G Claeijs

mr. M. M. D. Vermue