b. Conceptbrief t.a.v. Monitorklankbordgroep

Postadres: Postbus 27 4500 AA Oostburg

De Monitor/Klankbordgroep Burgerakkoord Duurzaam Sluis mevrouw A. van Boven

Bezoekadres: Nieuwstraat 22 4501 BD Oostburg Telefoon 140117 Telefoon +31 (0)117 457 000 Telefax +31 (0)117 452 241 IBAN: NL33INGB0661900169 BIC code: INGBNL2A BTW-nummer: 811046321B01 www.gemeentesluis.nl info@gemeentesluis.nl

ons kenmerk uw brief d.d. uw kenmerk behandeld door doorkiesnummer onderwerp bijlage(n)

: : : geen : Afdeling Beleid & Beheer : 140117 :Werkafspraken, inclusief rol- en taakbeschrijving :1

Oostburg,

Geachte leden van de monitorklankbordgroep,

Conform onze brief van april 2024 en naar aanleiding van de (ambtelijke) vervolgoverleggen, willen we u hierbij informeren over hoe de gemeente de verdere samenwerking met uw monitorklankbordgroep ziet. Hierbij hebben we ook rekening gehouden met uw standpunt en het evaluatierapport proces Burgerberaad Duurzaamheid. Doel Om tot een goede implementatie te komen van de 47 beslispunten uit het Burgerakkoord Duurzaam Sluis en daarmee het Burgerberaad Duurzaamheid af te kunnen ronden, is het van belang om nadere samenwerkingsafspraken vast te leggen, inclusief een duidelijke rol- en taakomschrijving voor uw monitorklankbordgroep. We stellen vast dat de omschrijving van G1000 te algemeen is en daardoor op verschillende niveaus vragen en onduidelijkheid oproept. Implementatie Burgerakkoord Duurzaam Sluis Zoals eerder overeengekomen, kunnen we de beslispunten uit het Burgerakkoord linken aan verschillende beleids(-uitvoerende) stukken. We maken een onderscheid tussen het beleidsplan Duurzaamheid en overige stukken. • Bij opmaak van het beleidsplan Duurzaamheid en het bijbehorende Uitvoeringsprogramma zijn of worden de volgende beslispunten met u besproken en (mee)gewogen: 1.1; 1.2; 1.3; 1.4; 2.1; 2.4; 3.1; 3.2; 3.3; 3.4; 3.5; 3.6; 5.1; 5.2; 5.3; 5.4; 5.5; 6.7; 7.1; 7.3; 7.4; 7.5; 9.1; 9.2; 9.4; 9.5.

• Voor de “overige” beslispunten zijn we reeds of treden we nog met u in overleg om te onderzoeken of een beslispunt geheel of gedeeltelijk kan worden geïmplementeerd. Het gaat specifiek om de volgende punten: 1.5; 2.2; 2.5; 6.3; 6.4; 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5; 9.3; 10.1; 10.2; 10.3; 10.4; 10.5. Zoals eerder met u besproken en opgenomen in onze antwoordbrief, beschouwen we beslispunt 1.5 als afgehandeld.

Pag. 1 / 4

Samenwerking In de bijlage treft u een omschrijving aan over hoe wij uw monitor- en klankbordfunctie kunnen toepassen bij beleidsvorming. Dit hebben we vertaald in een concrete rol- en taakomschrijving en (wederzijdse) werkafspraken. Graag lichten wij deze brief toe in een onderling overleg met uw monitorklankbordgroep. De behandelend ambtenaar neemt hiervoor contact met u op. We vertrouwen erop de samenwerking hiermee constructief te continueren. Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN SLUIS, De secretaris,

De burgemeester,

S.I. de Kievit-Minnaert

mr. M.M.D. Vermue

Pag. 2 / 4

Rol- en taakbeschrijving monitorklankbordgroep Status van het Burgerakkoord Het resultaat van het Burgerberaad is een zgn. Burgerakkoord, welke beslispunten bevat waarmee een meerderheid van de deelnemers heeft ingestemd. Het college van Burgermeester & Wethouders en de gemeenteraad hebben ingestemd met de organisatie van het Burgerberaad Duurzaamheid, alsook om de uitkomsten serieus te nemen: niet bindend, maar ook niet vrijblijvend. Indien het college of gemeenteraad (gedeeltelijk) afwijken van beslispunten, wordt dit onderbouwd. Rol- en taakbeschrijving van de monitorklankbordgroep • De leden van de monitorklankbordgroep worden beschouwd als vertegenwoordigers van het Burgerberaad. Er is geen plaats voor de belangen van individuen, externe organisaties, verenigingen of anderszins. (De geest van) het Burgerakkoord is leidend, waarbij persoonlijke ervaringen of ideeën helpend kunnen zijn in de vertaalslag, maar zeker niet bindend zijn. Eventuele gewijzigde inzichten van deelnemers op het Burgerakkoord worden om dezelfde reden als suggesties beschouwd. • De monitorklankbordgroep heeft een afvaardiging aan leden aangesteld als coördinerend aanspreekpunt: de kerngroep. Het gaat om procesmatige coördinatie. Voor het voeren van inhoudelijke gesprekken wordt steeds de achterban betrokken. • De monitorklankbordgroep opereert en communiceert als één geheel (=eenduidig).

Dit houdt ook in dat de klankbordgroep door middel van één vertegenwoordiging communiceert richting het college en de gemeenteraad. • Op de participatieladder bevindt het Burgerberaad Duurzaamheid en daarmee de rol van de monitorklankbordgroep zich op de trede van adviseren en deels coproduceren. Dit houdt in dat de ambtelijke organisatie onderzoekt of een beslispunt geheel of gedeeltelijk kan worden geïmplementeerd in beleid of misschien al wordt uitgevoerd. Als het beslispunt niet (volledig) kan worden geïmplementeerd, wordt dit onderbouwd. • Besluitvorming op (beleids-)voorstellen is en blijft de verantwoordelijkheid van het college en/of de gemeenteraad. Hetzelfde geldt voor de bevoegdheden op het gebied van normen kaderstelling; uitvoering en verantwoording; controle en inzicht. • Het Burgerakkoord is één van de mogelijke bouwstenen van gemeentelijk beleid. De gemeente houdt steeds rekening met bestaande kaders, (boven)lokale afspraken en betrekt diverse inwoners en stakeholders. • De hoofdtaak van de monitorklankbordgroep is het toezien op de implementatie van het Burgerakkoord. Hiertoe zijn de beslispunten in onderling overleg gekoppeld aan specifieke beleidsplannen, projecten of andere stukken. De rol van de monitorklankbordgroep is formeel beperkt tot de geselecteerde stukken. De monitorklankbordgroep heeft, zoals de naam doet vermoeden, ook een klankbordfunctie.

Zij treden op als gesprekspartner voor iedereen die iets met het Burgerakkoord wil. • De taak van de monitorklankbordgroep is dus eindig, namelijk volbracht bij de verwerking van alle beslispunten. Verwerking betekent in deze: het implementeren van beslispunten in beleids- of relevante stukken dan wel het geheel of gedeeltelijk afwijzen met onderbouwing. Pag. 3 / 4

• Het staat leden van de monitorklankbordgroep vrij om (ook) deel te nemen aan eventuele toekomstige projecten, inwonerplatforms of (beleids)evaluaties. Dit is op persoonlijke titel en gelijkwaardig aan andere deelnemers of stakeholders. Concrete samenwerkingsafspraken • De samenwerkingsduur tussen de monitorklankbordgroep, de ambtelijke en bestuurlijke organisatie is gebonden aan de huidige coalitieperiode (2022-2026). Indien nodig, kan de samenwerking worden verlengd voor de afhandeling van specifieke beslispunten. • De ambtelijke organisatie committeert zich om de monitorklankbordgroep (actief) te betrekken bij de beleidsvorming van geselecteerde stukken. Daarnaast geldt dat duurzaamheid een standaard onderdeel is van collegevoorstellen. Op die manier worden nieuwe voorstellen getoetst aan de vastgestelde kaders. Hierbij wordt de monitorklankbordgroep niet betrokken. • Het initiatief tot het onderzoeken c.q. verwerken van specifieke beslispunten ligt bij de inhoudelijk betrokken ambtenaren en is mede afhankelijk van de bestuurlijke jaarplanning. De vorm en frequentie van contact- en evaluatiemomenten kan per beleidstraject verschillen, maar houdt minimaal het volgende in: o Een kennismaking tussen de betrokken leden uit de monitorklankbordgroep en ambtena(a)ren, waarbij de monitorklankbordgroep nadere toelichting en context kan geven op één of meerdere beslispunten.

o Een tweede contact waarbij een (concept) tekstvoorstel wordt gedeeld waar het beslispunt geheel of gedeeltelijk in is verwerkt. Dit is bij wijze van finale afstemming. Indien nodig, kan de ambtenaar om extra uitleg, input of toetsing vragen aan de monitorklankbordgroep. o [Indien van toepassing:] Een derde contact om de monitorklankbordgroep te informeren dat er een definitief (beleids)stuk is voorgelegd ter besluitvorming. Wanneer het stuk in route is gebracht, kan de monitorklankbordgroep via de publieke kanalen kennisnemen van het vervolgtraject (bestuurlijke jaaragenda; vergaderstukken; commissie- en raadsvergaderingen; algemene communicatie etc.). o Een vierde contact tijdens een (regulier) evaluatiemoment, tezamen met evt. andere inwoners en stakeholders. Dit moment vormt het sluitstuk, tenzij onderling anders wordt overeengekomen. • Naast de afstemming op inhoudelijke vraagstukken, vindt er halfjaarlijks een ambtelijk overleg plaats op procesniveau. Hierbij worden de proces- en samenwerkingsafspraken besproken zoals opgesomd in voorliggend document. • Wanneer in beleid zou worden afgeweken van de geïmplementeerde beslispunten, neemt de betreffende wethouder contact op met de monitorklankbordgroep. • In geval van uiteenlopende of tegenstrijdige visies of onvrede tussen de monitorklankbordgroep en de gemeente, volgen we een escalatiemodel.

We treden altijd in onderling overleg. Indien dit onvoldoende zou zijn en indien van toepassing wordt opgeschaald richting respectievelijk college en/of gemeenteraad.

Pag. 4 / 4