Accountantsverslag 2020 - Gemeente Sluis.pdf
Tekst van het document
Accountantsverslag Gemeente Sluis Boekjaar 2020
1
Aan de gemeenteraad van de gemeente Sluis Postbus 27 4500 AA OOSTBURG Goes, 30 juni 2021
Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat is opgesteld in het kader van de opdracht om de jaarrekening 2020 van de gemeente Sluis te controleren. Dit accountantsverslag bevat bevindingen en conclusies, die naar aanleiding van onze werkzaamheden uit hoofde van de jaarrekeningcontrole 2020 naar voren zijn gekomen. Het accountantsverslag is uitsluitend opgesteld voor gebruik door de raad en het college van burgemeester en wethouders. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht.
Vanwege de Corona-maatregelen hebben wij het afgelopen jaar de controles en werkzaamheden bijna volledig digitaal uitgevoerd. Hierdoor gingen afstemmingen over bevindingen en het proces anders dan gebruikelijk. Wij danken de medewerkers voor de samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van ons accountantsverslag. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en lichten de inhoud van deze rapportage graag nader aan u toe. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.
Bij de jaarrekening over boekjaar 2020 hebben wij een goedkeurende controleverklaring te verstrekken ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid. De bevindingen in dit verslag doen dan ook geen afbreuk aan ons oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. Wij hebben het accountantsverslag toegelicht en besproken met de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en een afvaardiging van de ambtelijke organisatie.
drs. M.A. de Munck RA Partner
2
Inhoudsopgave
1. Bestuurlijke samenvatting
4
2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole
8
3. Financiële positie
23
4. Bevindingen interne beheersing
27
5. Overige onderwerpen
30
Bijlagen
34
3
Bestuurlijke Samenvatting
1. Bestuurlijke samenvatting Financiële kengetallen en signaleringwaarden
5
1. Bestuurlijke samenvatting Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid.
Het jaarverslag is cf. NV COS 720 verenigbaar met de jaarrekening en voldoet aan de laatste actuele voorschriften.
Het Besluit Begroting en Verantwoording is in alle opzichten nageleefd in 2020.
Covid-19 heeft in verschillende opzichten effect gehad op de gemeente. De gemeente Sluis is voortvarend aan de slag gegaan met de uitvoering van Tozo 1, maar heeft achteraf wel aanvullende werkzaamheden moeten verrichten voor de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo), zoals het opstellen van een M&O beleid en het uitvoeren van een integrale analyse op Tozo 1 aanvragen. Voor Tozo 1 zal de gemeente gebruik gaan maken van een bestuurdersverklaring, doordat sprake is van onzekerheden in de belangrijke toetspunten vergunningen en uitsluitingsgronden. De impact van Covid-19 op de gemeente en op de jaarrekeningcontrole wordt in hoofdstuk 2.2 beschreven.
Wij hebben voor € 81.000 aan ongecorrigeerde controleverschillen geconstateerd ten aanzien van financiële rechtmatigheid en € 155.000 ten aanzien van de getrouwheid die wij op basis van de rapporteringstolerantie aan u rapporteren.
Wij hebben ten aanzien van de financiële rechtmatigheidscontrole voor € 1.388.000 aan onzekerheden geconstateerd die wij op basis van de rapporteringstolerantie aan u rapporteren. Deze onzekerheden zien met name toe op Tozo 1. Ten aanzien van getrouwheid onderkennen we een onzekerheid van € 263.000. Deze onzekerheden zien met name toe op de WMO afrekening met zorgaanbieders. 6
1. Bestuurlijke samenvatting De begrotingsoverschrijdingen passen binnen het bestaande beleid en zijn goed toegelicht.
Wij hebben een gedeelte van de controle moeten herplannen doordat de gemeente bij start van de controle niet volledig klaar was. Hierdoor kon de gemeente niet tijdig en volledig de juiste documentatie aanleveren. Dit heeft geleid tot inefficiënties en additionele werkzaamheden in de controle, ondanks de additionele inspanning van de gemeente. Dit heeft overigens de samenwerking niet onder druk gezet.
We hebben bij de jaarrekeningcontrole een groot aantal controleverschillen onderkend voornamelijk ten aanzien van de nieuwe onderdelen in de jaarrekening op het gebied van Corona en de Jeugdzorg. De totale waarde van de gecorrigeerde controleverschillen overstijgt de materialiteit. Dit betekent dat de administratieve organisatie en de interne beheersing van de gemeente Sluis een materiële afwijking niet heeft kunnen voorkomen. We adviseren de gemeente om het financieel afsluitingsproces te verbeteren en te investeren in BBV-kennis binnen de organisatie.
Uit onze controle van het sociaal domein blijken relatief veel controleverschillen en bevindingen. Hierdoor hebben gedurende de jaarrekeningcontrole herstelacties en aanvullende analyses plaatsgevonden om de getrouwheid en de rechtmatigheid van de lasten aan te kunnen tonen. Wij achten het van belang dat de gemeente ervoor zorgt dat de kennis en kritisch vermogen op het gebied van het sociaal domein wordt verbeterd en structureel geborgd wordt.
Wij hebben onzekerheden in de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage geconstateerd ten aanzien van de Tozo-regeling.
Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2020 in overeenstemming zijn met de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en dat de jaarrekening 2020 van de gemeente Sluis voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.
7
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
2.1 Opdracht, scope en uitkomsten Reikwijdte van de controle De jaarstukken van uw gemeente bestaan uit: - Het jaarverslag (programmaverantwoording en de paragrafen) - De jaarrekening - Bijlagen Met de opdrachtbevestiging d.d. 31 augustus 2020 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2020. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Tijdens de uitvoering van de controleplanning zijn er, naast de corona gerelateerde steunpakketten, de Tozo-regeling en een aantal nieuwe SiSa-regelingen, geen belangrijke wijzigingen geweest in de reikwijdte van de controle. Als gevolg van corona hebben er ten opzichte van het afgelopen jaar wel extra controlewerkzaamheden plaatsgevonden. Er is gedurende het verloop van de controle geen sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Overzicht toleranties De materialiteit bij de uitvoering van onze controle is € 819.000. Deze materialiteit sluit aan op het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol. Toleranties
Grondslag
Goedkeuringstolerantie fouten
1% lasten inclusief toevoegingen reserves € 819.000
Controleprotocol gemeenteraad
Verslaggevingsrichtlijnen Wij hebben de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen, de consistente toepassing daarvan alsmede de duidelijkheid en volledigheid van de jaarverslaggeving beoordeeld. Uw gemeente heeft gedurende 2020 geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen. Wij concluderen dat de gehanteerde waarderingsgrondslagen aanvaardbaar zijn en dat de toepassing daarvan, samen met de in de jaarrekening opgenomen toelichtingen, een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeente.
Bedrag
Goedkeuringstolerantie onzekerheden 3% lasten inclusief toevoegingen reserves € 2.457.000 Rapporteringstolerantie
Kernpunten en significante risico’s in de controle Wij hebben voldoende en geschikte controle-informatie verkregen, onder andere met betrekking tot de volgende kernpunten van de controle: − Waardering van de grondexploitaties. − Rechtmatigheid van lasten in het kader van de Europese aanbestedingsregelgeving − Nauwkeurigheid en rechtmatigheid van uitkeringen vanuit de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). − De verantwoording in het kader van de Wet Normering Topinkomens (WNT). − Het risico dat het management van de gemeente de procesafspraken kan doorbreken, hetgeen een standaard risico is vanuit onze beroepsregels. Als wij kijken naar de jaarrekening van de gemeente ziet dit eventuele risico met name toe op de schattingsposten in de grondexploitatie.
€ 50.000
Managementinzicht en schattingen Schattingen op basis waarvan sommige jaarrekeningposten worden bepaald zoals bijvoorbeeld op het gebied van grondexploitatie en voorziening, zijn gebaseerd op inzichten van het college van burgemeester en wethouders. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld op basis waarvan de afzonderlijke oordelen en schattingen zijn gevormd. Wij hebben vastgesteld dat dit aanvaardbaar is in het kader van de jaarrekening als geheel.
9
2.2 Covid-19 Impact Covid-19 voor de gemeente De belangrijkste effecten van de Corona-crisis voor de gemeente zijn nader toegelicht in deze afzonderlijke paragraaf. De belangrijkste impact voor de gemeente en voor onze controle is hieronder benoemd: • de uitvoering en de controle van de Tozo-regelingen. • het verstrekken van aanvullende steunmaatregelen aan culturele instellingen. • het toelichten van de corona-impact in het jaarverslag en in de jaarrekening. Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers Het kabinet heeft meerdere maatregelen getroffen om ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis. De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (hierna: Tozo) is één van die maatregelen om specifiek zelfstandige ondernemers, waaronder ZZP’ers, financieel te ondersteunen. De uitvoering van de Tozo is decentraal door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid bij de gemeente neergelegd. Op basis van de Tozo kunnen zelfstandigen een beroep doen op twee soorten voorzieningen: een aanvullende uitkering voor levensonderhoud en een lening voor bedrijfskapitaal. Uw gemeente heeft in 2020 € 5,6 miljoen van het Ministerie ontvangen in het kader van de Tozo. Er zijn in 2020 842 aanvragen behandeld en uiteindelijk is een bedrag van € 2,7 miljoen verstrekt aan zelfstandigen.
Voor Tozo 1, 2, 3 (en in 2021 ook voor 4) mag vanuit de wetgeving ten behoeve van de beoordeling van de aanvraag in zeer belangrijke mate door de gemeente worden gesteund op de eigen verklaringen van de zelfstandig ondernemer. De verstrekkingen voor levensonderhoud zijn gebaseerd op de Participatiewet (hierna: PW) en de bedrijfskapitaalverstrekkingen zijn gebaseerd op de BBZ. De bepalingen van de PW zijn daardoor in belangrijke mate van toepassing op de Tozo-regeling. De nadere instructies vanuit het Rijk aangaande de interne controle en de verantwoording zijn pas begin april 2021 definitief geworden. Een belangrijk onderdeel van de eisen aan de interne controle is het hebben van beleid aangaande Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O-beleid). Om te waarborgen dat er geen misbruik wordt gemaakt van de faciliteiten heeft uw gemeente, overeenkomstig de gestelde eisen, dit specifieke M&O-beleid geformuleerd voor de Tozo. Wij hebben de opzet, het bestaan en de werking van dit beleid gecontroleerd. De gemeente dient vanuit de Tozo regeling een maximale inspanning te verrichten om te voorkomen dat er een materiële fout zit in de verantwoording 2020 als gevolg van teveel verstrekte uitkeringen.
De Tozo is onder grote tijdsdruk door het Rijk opengesteld en door uw gemeente met grote inspanning in uitvoering gebracht. Met name bij Tozo 1 is, gezien de grote tijdsdruk, sprake geweest van beperktere controle-eisen op de aanvraag dan voor andere regelingen binnen de bestaande wetten, waaronder de Participatiewet (hierna: PW).
In het M&O beleid, dat onder meer bestaat uit een controleplan, beschrijft de gemeente op welke wijze zij vaststelt dat geen misbruik is gemaakt van de Tozo-regelingen. De belangrijkste onderdelen van dit controleplan omvatten: • de wijze waarop de gemeente de verplichte Tozo toetspunten controleert, • met welke diepgang deze signalen worden onderzocht, en • waarom gekozen is om geen gebruik te maken van de Inlichtingenbureau.
De vereisten voor de Tozo regelingen in het kader van de jaarrekeningcontrole en de SISA-verantwoording zijn tevens relatief laat bekend geworden. Een voorbeeld hiervan is de nota verwachtingen accountantscontrole. Hierdoor heeft de gemeente Sluis in een kort tijdsbestek veel werkzaamheden moeten verrichten om te voldoen aan de eisen.
Gemeente Sluis heeft ervoor gekozen om controles voorafgaand aan de Tozo verstrekkingen uit te voeren. Hierdoor wordt er niet gewerkt met voorschotten. Als gevolg daarvan zijn controles achteraf slechts zeer beperkt noodzakelijk, en ondervangen preventieve controles in beginsel de verplichte Tozo toetspunten. Een gevolg daarvan is ook dat het aantal Tozo afwijzingen relatief hoog ligt (17%). Indien vanuit het reguliere debiteurenproces of via BRP signalen geconstateerd wordt dat de aanvrager geen of een lager recht op vergoeding had, zal de gemeente teveel betaalde bedragen achteraf terugvorderen. 10
2.2 Covid-19 Bij het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden constateerden we het volgende: 1. We hebben vastgesteld dat de gemeente bij aanvang van de controle geen M&O beleid had voor de Tozo-regelingen. De gemeente heeft naar aanleiding van deze opmerking een M&O beleid ten aanzien van Tozo gemaakt welke voldoet aan de daaraan te stellen eisen. 2. De gemeente heeft ten aanzien van de Tozo 1 aanvragen in eerste instantie niet gewerkt met het standaard Tozo 1 aanvraagformulier omdat deze bij start van de regeling nog niet beschikbaar was. De gemeente Sluis heeft er voor gekozen om in het belang van de ondernemers te anticiperen op het beschikbaar komen van de landelijke TOZO-formulieren. De gemeente heeft in het begin gebruik gemaakt van het standaard BBZ-formulier en op basis daarvan de benodigde informatie uitgevraagd. Nadat het standaard Tozo 1 aanvraagformulier beschikbaar was heeft de gemeente dit formulier gehanteerd. Uit onze controlewerkzaamheden is naar voren gekomen dat het standaard BBZ-formulier op een tweetal aspecten niet volledig is namelijk: - of de aanvrager beschikt over alle benodigde vergunningen - of op de aanvrager één van de genoemde uitsluitingsgronden van toepassing is. Daarnaast is uit onze steekproef naar voren gekomen dat niet alle aanvragers de vragen met betrekking vergunningen en uitsluitingsgronden hadden ingevuld.
Daarbij heeft de gemeente niet zichtbaar aan kunnen tonen dat dit geconstateerd en opgevolgd is. Wij hebben uit onze gesprekken begrepen dat de betreffende handelingen overeenkomstig zijn verricht, maar kunnen deze niet zichtbaar terugvinden en waarnemen
Uit de uitgevoerde analyse door de gemeenten is naar voren gekomen dat bij ongeveer 50% van de aanvraagformulieren Tozo 1 de belangrijke rechtmatigheidseisen omtrent vergunningen en uitsluitingsgronden niet zichtbaar zijn gecontroleerd door de gemeente. In het kader van de Tozo 1 regeling is daarmee sprake van een onzekerheid ter hoogte van € 1,1 miljoen op de onderdelen vergunningen en uitsluitingsgronden. Wij hebben deze opgenomen als onzekerheid in de controle en gerapporteerd in het kader van de SiSa. Op basis daarvan stellen we vast dat de lasten over 2020 getrouw zijn, maar rapporteren we wel een onzekerheid ten aanzien van de rechtmatigheid van Tozo 1 uitkeringen voor een bedrag van € 1,1 miljoen. Omdat de onzekerheid alleen betrekking heeft op belangrijke (en niet op fundamentele) rechtmatigheidseisen, zal de gemeente gebruik maken van de aanwezige hardheidsclausule Tozo 1 waardoor het ministerie geen consequenties zal verbinden aan deze onzekerheden. Voor de toepassing van de hardheidsclausule is vereist dat het college en de gemeenteraad een gezamenlijk ondertekende bestuursverklaring afgeven, waarmee zij te kennen geven dat ondanks de verantwoorde fouten en onzekerheden, sprake is geweest van een zorgvuldige uitvoering van de Tozo.
Wij wijzen u er op dat deze bestuursverklaring uiterlijk op 30 september 2021 moet zijn ingediend via de SZW-postbus om het proces soepel te laten verlopen.
Aangezien beide punten betrekking hebben op belangrijke rechtmatigheidseisen in het kader van Tozo 1 hebben wij de gemeente verzocht een integrale controle uit te voeren op de aanvraagformulieren Tozo 1. De gemeente heeft daarbij gecontroleerd of de rechtmatigheidseisen ten aanzien van vergunningen en uitsluitingsgronden uitgevraagd zijn door de gemeente. 11
2.2 Covid-19 De gemeente kan er bij het opstellen van de jaarstukken van uitgaan dat de minister de hardheidsclausule gaat toepassen. Als middels de bestuursverklaring door een gemeente een beroep wordt gedaan op de hardheidsclausule, behoeft in de balans geen terugbetalingsverplichting te worden opgenomen aangaande de belangrijke onrechtmatigheden. De accountant heeft geen rol bij de bestuursverklaring die college en raad gezamenlijk indienen bij het ministerie van SZW om een beroep te doen op de hardheidsclausule. Verstrekte subsidies De gemeente heeft geen materiële activiteitensubsidies. Het overgrote deel van de verstrekte subsidies betreffen budgetsubsidies, waardoor de impact van COVID op prestatieafspraken vanuit subsidiebeschikkingen niet materieel is. Daarnaast hebben we vastgesteld dat de gemeente subsidies, waarbij prestaties zijn uitgesteld naar 2021 verantwoord heeft als vooruitbetaalde subsidiebijdragen. Op basis hiervan concluderen wij dat de subsidielasten in boekjaar 2020 getrouw en rechtmatig zijn. Waardering van belastingvorderingen Wij hebben vastgesteld dat de voorziening wordt berekend op basis van het overzicht zoals opgenomen in de verantwoording van SABEWA. Daarnaast hebben we vastgesteld dat de uitgangspunten consistent zijn met eerdere jaren en gebaseerd zijn op reële veronderstellingen.
Zo is over 2020 en 2019 een hoger percentage voorzien dan gebruikelijk door de invloed van COVID-19 op het betalingsgedrag van debiteuren. Op basis van onze werkzaamheden kunnen we instemmen met de volledigheid van de voorziening per 31-12-2020. Het effect van deze aanvullende voorziening is overigens niet materieel. Het toelichten van de corona-impact in het jaarverslag en in de jaarrekening De gemeente Sluis heeft ervoor gekozen om een afzonderlijke paragraaf op te nemen in het jaarverslag waarin de impact van Covid-19 is beschreven. Hiermee geeft u een goed inzicht in deze bijzondere gebeurtenis.
12
2.3 Waardering van de grondexploitaties Algemeen De waardering van de grondexploitaties is een significant risico in onze controleaanpak, vanwege de grote mate van schattingsonzekerheid. Wij hebben het proces rondom de totstandkoming van de waardering in opzet en bestaan getoetst en aanvullend gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd. Wij achten de waardering aanvaardbaar en vinden de veronderstellingen redelijk. Hieronder hebben wij de ontwikkeling van uw grondexploitatie gedurende de afgelopen vier jaar weergegeven.
Gehanteerde parameters De waardering van uw grondexploitaties is voor een groot deel afhankelijk van de gemaakte schattingen. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s stelt de gemeente exploitatieoverzichten op waarin schattingen zijn opgenomen. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag. Wij hebben de door de gemeente Sluis gehanteerde uitgangspunten en parameters getoetst. De belangrijkste uitkomsten hiervan kunnen als volgt worden samengevat:
Grafiek ontwikkeling grondexploitaties (x € 1 miljoen)
Parameter
2020
2019
2018
Kostenstijging
2019
Opbrengstenstijging
2020
Rekenrente
Disconteringsvoet
n.v.t.
n.v.t.
Programmering
Verkoopprijzen
10-jaarstermijn
n.v.t.
n.v.t.
6
2017
5 4 3 2 1 0 Bruto boekwaarde
Verliesvoorziening
Netto boekwaarde
Ten opzichte van 31 december 2019 is de boekwaarde van de post grondexploitatie afgenomen met € 0,8 miljoen. De afname van de boekwaarde per 31 december 2020 is als volgt samen te vatten: (x € 1.000)
2020
2019
Boekwaarde per 1 januari
2.530
3.081
200
130
Grondverkopen / bijdragen
(1.690)
(781)
Tussentijdse winstneming
0
60
Afsluiten grondexploitatie
545
0
Mutatie verliesvoorziening
148
40
1.733
2.530
Investeringen
Boekwaarde per 31 december
Legenda status: = evenwichtig = optimistisch = voorzichtig = controleverschil
Kostenstijging De gehanteerde parameter voor de kostenstijging is 2% tot en met 2023, daarna 2,5% (2019: 2,5%) en ligt in lijn met de landelijke prijsindexcijfers. Op basis van de momenteel beschikbare informatie achten wij deze parameter evenwichtig. Gezien de prijsontwikkelingen in de markt is het van belang de ontwikkelingen hierin goed te monitoren.
13
2.3 Waardering van de grondexploitaties Opbrengstenstijging Het college rekent met de volgende opbrengstenstijgingen voor de volgende categorieën:
Verkoopprijzen De verkoopprijzen voor zowel woningen als bedrijven zijn niet significant gewijzigd. Gedurende 2020 hebben verkopen voor bedrijven plaatsgevonden, waarbij de ingerekende prijs is gerealiseerd.
Jaar
Woningen
Bedrijven
2021
0%
0%
2022
0%
0%
2023 – 2026
0%
0%
Bevindingen Bij de controle van de grondexploitaties constateerden we dat te gemeente in de primaire versie van de jaarrekening ten onrechte winst nam, doordat de berekening van de winstname niet correct was. De gemeente heeft het geconstateerde controleverschil van € 70.000 gecorrigeerd in haar jaarrekening.
Op basis van de momenteel beschikbare informatie achten wij deze parameter evenwichtig. Gezien de ontwikkelingen in de markt achten wij het van belang dit goed te blijven volgen.
Wij adviseren om te borgen dat winstnemingen op juiste wijze worden berekend. Daarbij kan het helpen om berekeningen uit te schrijven in een leeswijzer, waardoor kennis en werkwijzen structureel binnen de organisatie geborgd kunnen worden.
Rekenrente Het college rekent binnen de huidige grondexploitaties met een toekomstige rekenrente van 2% (2019: 2%) voor grondexploitaties met een positief eindsaldo. De rekenrente is gebaseerd op de huidige leningenportefeuille van gemeente Sluis. Deze grondslag is in overeenstemming met de notitie grondexploitatie en de bepaling in de notitie rente van de commissie BBV. Wij achten deze parameter evenwichtig.
Ten slotte Ten slotte wijzen wij u er op dat grondexploitaties gezien de investeringen die hiermee gemoeid zijn in combinatie met onzekerheden in de toekomst rondom zowel kostenontwikkelingen als daadwerkelijke verkoopcijfers inherente onzekerheden met zich meebrengen die kunnen leiden tot bijstelling van eerder ingerekende resultaten.
Programmering De programmering van de grondexploitaties wordt actief gemonitord door de gemeente Sluis. De ingerekende programmering ligt in lijn met vorig jaar en is onder andere gebaseerd op externe onderzoeken. In het boekjaar 2020 heeft de STEC groep in opdracht van de provincie Zeeland de behoefte naar bedrijventerreinen opnieuw geactualiseerd. Wij concluderen dat het aanbod van de gemeente Sluis past binnen de behoefte zoals opgenomen in de STEC rapportage.
14
2.4 Sociaal domein (excl. Tozo) Algemeen De gemeente Sluis voert diverse regelingen uit in het sociaal domein waarbij taken veelal zijn ondergebracht bij derde partijen. Hieronder hebben wij een overzicht opgenomen van de belangrijkste onderdelen en door wie deze werkzaamheden uitgevoerd worden: Onderdeel
Uitvoerder
Wijze van uitbesteding
Bepaling last boekjaar
Uitkeringen (Participatiewet)
Zelfstandig
n.v.t.
Werkelijke lasten
Werkdeel (WSW)
Dethon
Delegatie
Werkelijke lasten op basis van de jaarrekening
Jeugdwet
GGD Zeeland
Delegatie
Afrekening op basis van laatst vastgestelde begroting in het boekjaar
WMO
Zelfstandig
n.v.t.
Op basis van de jaarlijkse afrekening met zorgaanbieders
PGB’s
Sociale verzekeringsbank
Mandatering
Afrekening op basis van werkelijke lasten
In de jaarrekening zijn diverse posten en geldstromen inzake het sociale domein verantwoord. De totale omvang van de uitgaven en de ontwikkeling vanaf 2017 kan als volgt worden weergegeven: Grafiek ontwikkeling lasten sociaal domein (x € 1 miljoen) 6
2017
5
Jeugdwet De gemeente is in de basis verantwoordelijk voor de inrichting en afspraken rondom de jeugdzorg. Bij veel gemeenten is zichtbaar dat intensief wordt gewerkt aan de beheersing van de zorg en de hiermee samenhangende controles op getrouwheid en rechtmatigheid. Voor de jeugdzorg van uw gemeente loopt deze controle en verantwoording via de Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland (hierna: Inkooporganisatie). Hierbij is het bestuur van de Inkooporganisatie door het gehanteerde delegatiemodel zelfstandig verantwoordelijk voor het toezicht op de onderliggende zorgaanbieders. De inhoudelijke controle op de zorg is daarmee bij de Inkooporganisatie komen te liggen. Deze controle maakt dan ook geen direct onderdeel uit van de jaarrekeningcontrole van de gemeente Sluis. Sinds boekjaar 2020 is er sprake van een nieuwe bekostigingssystematiek, waarbij de bijdrage in het boekjaar wordt vastgesteld op basis van de laatst vastgestelde begroting in het boekjaar 2020. Voorheen werd op basis van de werkelijke lasten uit de jaarrekening van de Inkooporganisatie afgerekend. Door deze wijziging is de gemeente Sluis voor haar eigen jaarrekening niet meer afhankelijk van de jaarrekening van de GGD Zeeland. Eventuele meevallers of tegenvallers ten aanzien van de lasten jeugdzorg bij de GGD Zeeland in het boekjaar 2020 worden in 2021 via een hogere (of lagere) bijdrage verrekend.
Vanuit de gemeente Sluis bezien, controleren wij slechts dat de bijdrage aan de Inkooporganisatie conform de afspraken hieromtrent is verwerkt. Bij de controle van de jaarrekening 2020 hebben wij geconstateerd dat de gemeente Sluis de last niet heeft bepaald op basis van bovenstaande nieuwe methode. Hierdoor waren de lasten in het kader van de Jeugdzorg primair te hoog verantwoord voor een bedrag van € 389.000. De gemeente heeft dit gecorrigeerd in haar jaarrekening.
2018
4
2019
3
2020
2 1
Daarnaast controleren we of de reserves van de GGD Zeeland in materiële zin toereikend zijn om eventuele tekorten in het boekjaar 2020 op te vangen. Een eventuele negatief eigen vermogen bij de GGD Zeeland zou namelijk kunnen leiden tot een bijstortingsverplichting vanuit de Zeeuwse gemeenten.
0 Uitkeringen
WSW
Jeugdwet
WMO
PGB 15
2.4 Sociaal domein (excl. Tozo) Op basis van de beschikbare informatie concluderen wij dat de reserves van de GGD Zeeland per 31-12-2020 negatief zijn. Het aandeel van de gemeente Sluis in dit negatieve reserve is echter kleiner dan onze rapporteringstolerantie waardoor hiervoor geen voorziening is gevormd. Wij kunnen ons met dit uitgangspunt verenigen.
Wmo De gemeente heeft van de meeste zorgaanbieders productieverantwoordingen ontvangen, welke voorzien zijn van een goedkeurende controleverklaring op basis van het algemeen controleprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet.
De negatieve reserves zijn het gevolg van een tekort in de jaarrekening van € 6,2 miljoen op het onderdeel Jeugdhulp. Dit bedrag zal in 2021 met de Zeeuwse gemeenten verrekend gaan worden. Wij adviseren u in overleg te treden met de GGD Zeeland zodat toekomstige verschillen tussen de jaarrekening en de gewijzigde begroting verminderd worden zodat fluctuaties in de kosten van de Jeugdzorg in de jaarrekening van de gemeente Sluis kunnen worden beperkt.
Per saldo is voor een verantwoord bedrag ad € 183.000 geen (gecontroleerde) productieverantwoording ontvangen. Aangezien wij op een andere wijze geen zekerheid hebben kunnen verkrijgen over de rechtmatigheid van deze lasten, hebben wij dit bedrag als onzekerheid meegenomen.
Het bestuur van de Inkooporganisatie is door het gehanteerde delegatiemodel zelfstandig verantwoordelijk voor het toezicht op de onderliggende zorgaanbieders. Eventuele onrechtmatige bestedingen wegen hierdoor niet mee in het accountantsoordeel bij de jaarrekening van de gemeente Sluis maar worden meegewogen door de accountant van de Inkooporganisatie. Wel adviseren wij het college de uitkomsten van deze controle nader te analyseren. Hierbij adviseren wij u als deelnemer en toezichthouder van de GGD Zeeland passende maatregelen te treffen om de hieraan ten grondslag liggende problemen in de toekomst op te lossen. Uitkeringen (Participatiewet) Er is sprake van een aanzienlijke stijging in de lasten 2020 ten opzichte van 2019. Dit wordt voor het overgrote deel verklaard door Tozo-verstrekkingen. Zie voor een toelichting hieromtrent paragraaf 2.2.
PGB’s Ten aanzien van de PGB’s voor jeugdzorg en Wmo geldt dat de gemeente Sluis de PGB’s toekent. De sociale verzekeringsbank (SVB) treedt op als serviceorganisatie voor uw gemeente voor de behandeling en verwerking van deze PGB’s. De controleverklaring van de SVB is op 12 maart 2021 verstrekt. Evenals voorgaand jaar heeft de accountant van de SVB geen goedkeurend oordeel verstrekt. De controleverklaring van de SVB geeft ook in 2020 onvoldoende zekerheid over de getrouwe en rechtmatige aanwending van de PGB-lasten van uw gemeente. De gemeente Sluis heeft hier zelf geen invloed op maar heeft wel additionele werkzaamheden uitgevoerd om de onzekerheden die voortvloeien uit de controleverklaring van de SVB te adresseren. Zo heeft de gemeente Sluis zelfstandig een steekproef uitgevoerd op de prestatielevering van de PGB’s en hierbij geen onvolkomenheden geconstateerd. Om die reden hoeven wij de onzekerheden, zoals gerapporteerd door de accountant van de SVB niet mee te nemen in onze controle.
16
2.5 Overige bevindingen Bevindingen sociaal domein Bij de controle van de jaarrekening 2020 hebben wij omvangrijke controleverschillen, onzekerheden en bevindingen geconstateerd. We constateren dat de gemeente op het gebied van het Sociaal Domein in 2020 niet volledig in control is. Naar aanleiding van onze controle van het sociaal domein hebben we de volgende bevindingen geconstateerd: − De BBZ vorderingen waren ten onrechte voorzien voor een bedrag van € 0,1 miljoen. − De classificatie van vorderingen sociale zaken was onjuist waardoor € 0,45 miljoen ten onrechte als kortlopende vordering was geclassificeerd. Dit bedrag had echter als langlopende vordering verantwoord moeten worden. − De gemeente heeft in 2020 voor een bedrag van € 0,5 miljoen aan bedrijfskapitaal verstrekt in het kader van de Tozo. De gemeente had in de jaarrekening deze als last verantwoord terwijl deze in het kader van de jaarrekening als langlopende vordering verantwoord hadden moeten worden. − In de jaarrekening 2020 was een schuld opgenomen van € 0,5 miljoen welke door de gemeente niet verklaard / onderbouwd kon worden. Uit nadere analyses door de gemeente en controles door ons is naar voren gekomen dat deze € 0,5 miljoen ten onrechte verantwoord was doordat het verstrekte bedrijfskapitaal in het kader van de Tozo niet afgeletterd werd op deze rekening.
Deze schuld is ten gunste van het resultaat gebracht. − De kosten inzake de jeugdhulp waren verantwoord op basis van oude afrekensystematiek. Hierdoor waren de lasten in de jaarrekening € 0,4 miljoen te hoog verantwoord. Gezien de omvang en impact van onze bevindingen vragen wij het college de procedures, controles en vastleggingen ten aanzien van het sociaal domein te verbeteren. We hebben begrepen dat in de uitvoering van het beleidsplan Sociaal Domein (diverse scenario’s) ook deze punten worden meegenomen.
Investering als last verantwoord Bij onze controle op de bedrijfskosten stelden we vast dat een investering in een lift als last was verantwoord voor een bedrag van € 50.000. We adviseren het college om maatregelen te treffen om te voorkomen dat investeringen in de exploitatie worden verantwoord. Verwerking Coronacompensatie vanuit het Rijk De Rijksoverheid heeft middels diverse compensatiepakketten gemeenten gecompenseerd voor de negatieve effecten van Corona op de financiën van de gemeente. De gemeente Sluis heeft onder andere compensatie ontvangen in het kader van gederfde toeristenbelasting en parkeerbelasting. Wij hebben vastgesteld dat de gemeente Sluis in de jaarrekening een aantal overlopende posten heeft opgenomen inzake Coronacompensatie vanuit het Rijk. De reden hiervoor is dat de gemeente van mening is dat teveel coronacompensatie is ontvangen van de rijksoverheid en daarom een terugbetaling dient plaats te vinden. Ten aanzien van de compensatiepakketten heeft de Commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden een notitie uitgebracht hoe om te gaan met de verantwoording van deze compensatiepakketten in de jaarrekening 2020. Op basis van deze notitie dient de gemeente Sluis de ontvangen compensatiepakketten volledig als bate te verantwoorden.
Daarmee waren de transitorische posten, zoals de opgenomen schuld omtrent toeristenbelasting van €891.000 en de opgenomen vordering inzake parkeerbelasting van €312.000 ten onrechte opgenomen. We adviseren het college om uitgebrachte notities, zoals die van de commissie Bado, als uitgangspunt te nemen voor de financiële verwerking van bijzondere transacties in de jaarrekening.
17
2.5 Overige bevindingen Subsidiebaten Bij de controle van de subsidiebaten hebben wij geconstateerd dat de gemeente Sluis in sommige gevallen te laat uitstel en/of verlenging aanvraagt van de subsidiabele periode bij de subsidiegever indien een project langer duurt dan gepland. Het risico bestaat hierdoor dat de gemeente Sluis minder subsidiebaten ontvangt en daarmee een hogere eigen bijdrage heeft. We adviseren het proces omtrent subsidiebaten zodanig in te richten, dat dit tijdig gesignaleerd wordt. Subsidielasten Uit onze controlewerkzaamheden bij de subsidies constateren wij dat, in overeenstemming met voorgaand jaar, de subsidieverordening niet structureel nageleefd word. Zo hebben wij geconstateerd: − dat de aanvraag van de subsidie later plaatsvind dan de genoemde datum in de subsidieverordening; − dat het vaststellen van de subsidie later plaatsvind dan de genoemde datum in de subsidieverordening. Bovenstaande bevindingen leiden tot formele onrechtmatigheidsfouten. Gezien de geconstateerde formele onrechtmatigheden vragen wij het college maatregelen te nemen om deze formele onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen. We hebben begrepen dat het subsidiebeleid, inclusief processen, momenteel geactualiseerd wordt en in december 2021 een nieuw beleid aan de gemeenteraad wordt voorgelegd. Dit voortvloeiend uit Krachtig Verbonden
18
2.6 Rechtmatigheid Europese aanbestedingsrichtlijnen In het kader van de rechtmatigheid van de jaarrekening 2020 is een controle uitgevoerd op de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Uit onze controle op de rechtmatigheid van de inkopen blijken geen financiële rechtmatigheidsfouten. Dit achten we een positieve ontwikkeling.
In de kadernota is opgenomen dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma.
Wel constateren we een formele rechtmatigheidsfout van € 300.000, voor het niet publiceren van vereiste informatie op TenderNed bij noodzakelijke aanvullende opdrachten. Deze fout heeft geen invloed op ons oordeel.
In de toelichting op de staat van baten en lasten is door het college een analyse van de overschrijdingen opgenomen. De overschrijdingen zijn toereikend toegelicht en passen binnen het bestaande beleid of worden gecompenseerd door hogere baten binnen het programma. Het college stelt uw gemeenteraad voor genoemde overschrijdingen te autoriseren in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2020. Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan reeds uitgegaan bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid.
Desondanks adviseren wij het college om de interne beheersing op de naleving van Europese aanbestedingsrichtlijnen nauwgezet te blijven monitoren, gezien de complexiteit van de regelgeving. Begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de raad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota van de Commissie BBV.
Wij constateren de volgende overschrijdingen op lastenniveau ten opzichte van de gewijzigde begroting. Lastenoverschrijding
Verklaring begrotingsafwijking
Programma Bestuur en ondersteuning (totaal € 0,6 miljoen)
De overschrijding wordt verklaard door (de verdeling van) reguliere salariskosten, de dotatie aan de voorziening voor wethouderspensioenen en de bommenregeling. Aangezien deze kosten passen binnen het bestaande beleid is de overschrijding onrechtmatig maar telt deze niet mee in ons oordeel.
Programma Algemene dekkingsmiddelen (totaal € 0,2 miljoen)
Verschil verklaard doordat er sprake is van een nadeel op de rentelasten van € 0,2 miljoen. Aangezien deze kosten passen binnen het bestaande beleid is de overschrijding onrechtmatig maar telt deze niet mee in ons oordeel.
19
2.6 Rechtmatigheid Kredieten Wij zijn nagegaan of de investeringen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de gemeenteraad geautoriseerde kredieten. Wij constateerden een overschrijding op investeringsniveau ten opzichte van de gevoteerde kredieten van €0,2 miljoen. Deze overschrijding is door de raad in haar vergadering van 25 februari 2021 geaccordeerd. De overige overschrijdingen zijn kleiner dan onze rapporteringstolerantie. Op basis van bovenstaande hebben de overschrijdingen per balansdatum geen impact op ons rechtmatigheidsoordeel. Mutaties in de reserves Uit onze controle inzake de mutaties in de reserves zijn geen bevindingen voortgekomen, aan de mutaties liggen raadsbesluiten ten grondslag. De rechtmatigheid is door middel van een statistische controle door ons vastgesteld.
Misbruik en oneigenlijk gebruik In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeente heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik neergelegd in interne controleplannen. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties. Financiering In 2020 heeft uw gemeente geen nieuwe langlopende leningen afgesloten. Ten aanzien van de naleving van de renterisiconorm, de kasgeldlimiet en de naleving van het schatkistbankieren merken wij op dat de gemeente zich aan de wettelijke normen heeft gehouden, zoals ook toereikend is toegelicht in de paragraaf financiering respectievelijk de jaarrekening.
Niet financiële beheershandelingen Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag.
20
2.7 Jaarverslag Jaarverslag In het jaarverslag worden de beleidsuitgangspunten en beleidsevaluaties zichtbaar. De paragrafen maken deel uit van het jaarverslag en vallen dus niet onder de controle van de jaarrekening. Primair object van de accountantscontrole (op grond van Artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening, waaronder het overzicht van baten en lasten met toelichting en de balans met toelichting, zoals in de jaarstukken 2020 is opgenomen. Voor de accountantscontrole onderzoeken wij het jaarverslag om vast te stellen of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat en of het jaarverslag alle informatie bevat die op grond van de Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720 is vereist. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Wij hebben geen strijdigheden geconstateerd tussen de in het jaarverslag opgenomen informatie en het beeld van de jaarrekening en geen materiele afwijkingen gesignaleerd.
Hieronder zijn onze conclusies en aanbevelingen inzake het jaarverslag opgenomen: Element jaarverslag
Onze waarneming
Vereisten BBV
Uw jaarverslag bevat de vereiste informatie op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en 26 BBV.
Verenigbaar
Uw jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening.
Overeenstemming
Wij hebben vastgesteld dat de informatie in het jaarverslag overeenstemt met de resultaten van de uitgevoerde controlewerkzaamheden.
Paragrafen
Alle verplichte paragrafen zijn opgenomen en zijn kwalitatief van voldoende niveau.
Informatiewaarde
De toelichtingen zijn goed leesbaar en geven een adequate analyse tussen het uitgevoerde beleid en de financiële gevolgen.
Incidentele baten en lasten
De toelichting op de incidentele baten en lasten voldoet aan de daaraan te stellen eisen.
Covid-19
Uw gemeente heeft ervoor gekozen om een afzonderlijke paragraaf op te nemen waarin de impact als gevolg van Covid-19 is beschreven. Hiermee geeft u een goed inzicht in deze bijzondere gebeurtenis.
21
2.8 SiSa-bijlage en WNT SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020. De hierbij geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van het Bado in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: − € 12.500 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is; − 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; − € 125.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij de specifieke uitkeringen onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. De SiSa-bijlage dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Door middel van een voorgeschreven tabel dienen wij te rapporteren over onze bevindingen ten aanzien van de in de jaarrekening opgenomen SiSa-bijlage. In bijlage A bij dit rapport zijn deze bevindingen in de voorgeschreven tabel opgenomen. U kunt deze tabel hanteren ten behoeve van verzending naar het CBS.
WNT verantwoording Sinds enkele jaren geldt de Wet normering topinkomens (WNT). Op basis van deze wet zijn de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector en de uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen wettelijk gemaximeerd. Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. Beide topfunctionarissen zijn in loondienst en er hebben zich gedurende 2020 geen wijzigingen voorgedaan. Voor topfunctionarissen geldt naast de maximering van de bezoldiging en eventuele uitkering wegens beëindiging van het dienstverband een publicatieverplichting in de jaarrekening. Deze publicatieverplichtingen geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen met een dienstbetrekking, indien hun bezoldiging het algemene bezoldigingsmaximum (naar rato van de omvang van het dienstverband) overschrijdt. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2020 niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Wij willen benadrukken dat de naleving van de anticumulatiebepaling overigens geen onderdeel uitmaakt van de controle van de accountant. De WNTtoezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden.
22
Financiële positie
3. Ontwikkelingen in de jaarcijfers 3.1 Verloop van het eigen vermogen van uw gemeente Het eigen vermogen, inclusief het gerealiseerde resultaat, bedraagt per 31 december 2020 volgens de jaarrekening € 55,0 miljoen en heeft zich de afgelopen jaren als volgt ontwikkeld: Grafiek ontwikkeling eigen vermogen (x € 1.000)
3.2 Analyse van het resultaat Het resultaat voor mutaties in de reserves laat een positief saldo zien. Het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten bedraagt afgerond € 4,2 miljoen positief. Tussentijds is per saldo afgerond € 1,2 miljoen aan de reserves toegevoegd waardoor het gerealiseerde resultaat afgerond € 3,0 miljoen positief is. Wij hebben vastgesteld dat aan de toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves raadsbesluiten ten grondslag liggen.
35.000
In de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening wordt in hoofdlijnen een verklaring gegeven voor de gerealiseerde afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijziging. Als onderdeel van de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2020 wordt overzichtelijk aangegeven welke baten en lasten als incidenteel zijn aan te merken.
30.000 25.000 20.000 15.000 10.000
Voor een nader gedetailleerd inzicht van de afwijkingen en de verklarende toelichting hierop verwijzen wij u naar de toelichtingen per programma, zoals opgenomen in de verschillenanalyse in uw jaarrekening.
5.000 0 2017
2018
2019
2020
Algemene reserve Bestemmingsreserve Gerealiseerd resultaat
Van de totale reserves is € 10,5 miljoen opgenomen als algemene reserve. Het saldo van deze reserve is ten opzichte van voorgaand jaar gestegen met € 1,0 miljoen. De stijging van deze reserve wordt met name verklaard door de bestemming van het resultaat 2019.
24
3. Ontwikkelingen in de jaarcijfers 3.3 De solvabiliteit van uw gemeente neemt toe De solvabiliteit van uw gemeente geeft een beeld van de mate waarin uw gemeente op lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen. Hieronder hebben wij de ontwikkeling van uw solvabiliteit gedurende de laatste 4 jaar weergegeven.
3.4 Weerstandsvermogen en risicobeheersing In het jaarverslag is onder andere de paragraaf weerstandsvermogen opgenomen, welke informatie bevat over de weerstandscapaciteit, de risico’s en het beleid dat hieromtrent gedurende 2020 is gevoerd.
Grafiek ontwikkeling solvabiliteit
De door uw gemeente berekende beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt, inclusief het voorstel tot resultaatbestemming € 16,8 miljoen (2019: € 16,1 miljoen). Er is dus sprake van een stijging van 4% van de beschikbare weerstandscapaciteit in 2020 ten opzichte van 2019.
40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 2017 Gemeente Sluis
2018 Zeeland
2019 Nederland
2020 20 000 tot 50 000 inwoners
In 2020 is de solvabiliteit van de gemeente Sluis gestegen van 22% naar 24%. De stijging van de solvabiliteit is het gevolg van een toename van het eigen vermogen terwijl het balanstotaal relatief stabiel blijft. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten hanteert een signaalwaarde van 20% als minimum norm (bron: VNG, Handleiding houdbaarheidstest gemeentefinanciën). Uw gemeente voldoet per 31 december 2020 aan die norm. Wij constateren dat uw solvabiliteit de afgelopen 4 jaar is gestegen. Ten opzichte van andere Zeeuwse gemeenten, vergelijkbare gemeenten met 20.000 – 50.000 inwoners en Nederland als totaal heeft de gemeente Sluis een lagere solvabiliteit. Wel merken we op dat de solvabiliteit de afgelopen jaren gestegen is en in lijn komt met het Zeeuwse gemiddelde.
Uw gemeente heeft op basis van een risico-inventarisatie in 2020 berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is. Hieruit volgt een gekwantificeerd bedrag aan minimaal benodigde weerstandscapaciteit van € 14,0 miljoen (2019: € 9,3 miljoen). De toegenomen risico’s betreffen voornamelijk: − Kosten sociaal domein + € 1,7 miljoen − Hoogte uitkering gemeentefonds + € 1,4 miljoen − Kosten wethouderspensioen + € 0,6 miljoen − Kosten havengebied Breskens + € 0,3 miljoen De grootste door uw gemeente geïdentificeerde risico’s zijn: − Herverdeling gemeentefonds (€ 1,4 miljoen) − Stijgende lasten ten aanzien van het sociaal domein (€ 1,7 miljoen) − Beheer en onderhoudskosten haven Breskens (€ 0,5 miljoen) − Aanvullende lasten jeugdhulp en onderwijs (€ 0,5 miljoen) − Stijgende lasten voor wethouderspensioenen door renteontwikkeling (€ 0,6 miljoen) Wij constateren dat de gemeente Sluis de risico’s in de jaarrekening 2020 kwantificeert en de mutaties vergelijkt met de begroting 2020. Voor het inzicht adviseren wij hieraan het verschil met de vorige jaarrekening toe te voegen en deze als tabelvorm te presenteren waardoor in 1 overzicht duidelijk is welke risico’s aanwezig zijn en wat het verloop hiervan is gedurende de tijd.
25
3. Ontwikkelingen in de jaarcijfers 3.5 De schuldpositie van uw gemeente neemt af De schuldpositie van uw gemeente geeft een beeld van de mate waarin uw gemeente afhankelijk is van externe middelen bij het realiseren van haar doelstellingen. Ook geeft het inzicht in welk deel van de inkomsten van de gemeente gebruikt moet worden om de rente en aflossing van de schulden te kunnen betalen. De gecorrigeerde netto schuldquote is aangepast voor leningen die de gemeente ‘doorleent’ aan derden (zoals woningbouwverenigingen). Hieronder hebben wij de ontwikkeling van uw schuldpositie gedurende de afgelopen vier jaar weergegeven. 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 2017 Gemeente Sluis
2018 Zeeland
2019 Nederland
2020 20 000 tot 50 000 inwoners
De netto schuldquote bedraagt 68% en is daarmee gedaald ten opzichte van voorgaand boekjaar (2019: 78%). Deze ratio geeft aan in hoeverre de schulden meer bedragen dan de jaarlijkse inkomsten. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten adviseert om 130% als maximum norm te hanteren en daarboven de schuld af te bouwen (bron: VNG, Handleiding houdbaarheidstest gemeentefinanciën). Uw gemeente voldoet ultimo 2020 ruimschoots aan die norm. 26
Bevindingen interne beheersing
4. Bevindingen interne beheersing 4.1 Algemeen Naar aanleiding van onze tussentijdse controle over 2020 hebben wij op 3 december 2020 een management letter uitgebracht. Onze doelstelling van deze controle is om een beeld te krijgen of de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle toereikend zijn in het kader van onze opdracht tot de controle van de jaarrekening van uw gemeente. Dit beeld is in belangrijke mate bepalend voor onze risico-inschatting en hiermee voor de omvang en diepgang van onze werkzaamheden die wij bij de jaarrekeningcontrole moeten uitvoeren teneinde de gewenste zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening géén materiële fouten bevat. Uit onze risico-inschatting komt een aantal risicogebieden naar voren, dat een verhoogd risico met zich meebrengt op een materiële fout in uw jaarrekening, namelijk: − De waardering van de grondexploitatie. − De aanbestedingsrechtmatigheid. − De controle van de rechtmatige en nauwkeurige verstrekking van Tozo-uitkeringen. − De verantwoording in het kader van de Wet Normering Topinkomens (WNT). − Het risico dat het management van de gemeente de procesafspraken kan doorbreken, hetgeen een standaard risico is vanuit onze beroepsregels.
Als wij kijken naar de jaarrekening van de gemeente ziet dit eventuele risico met name toe op de schattingsposten in de grondexploitatie 4.2 Automatisering IT wordt een steeds belangrijker onderdeel van de bedrijfsvoering en daarmee ook van de jaarrekeningcontrole. Uit onze IT audit komt naar voren dat ook op het gebied van automatisering nog verbeteringen mogelijk zijn. Wij adviseren het college hieraan prioriteit te geven. Enerzijds in verband met de risico's die er mee samenhangen. Anderzijds om de IT omgeving de bedrijfsvoering zo goed mogelijk te laten faciliteren. Wij hebben begrepen dat het plan Ondersteuning/Bedrijfsvoering in uitvoering is waarvan dit deel uitmaakt
4.3 Fraude, corruptie en naleving wet- en regelgeving Fraude Het college is primair verantwoordelijk voor het voorkomen van fraude, het naleven van wet- en regelgeving en voor een cultuur van eerlijkheid en integriteit en dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude en overtreding van wet- en regelgeving zo veel mogelijk te beperken. De gemeenteraad is verantwoordelijk voor het toezicht op het college in de uitvoering van deze taken. Voor het uitoefenen van deze verantwoordelijkheid maakt het college gebruik van diverse beheersingsmaatregelen, zoals interne richtlijnen en gedragscodes, controle technische functiescheiding en periodieke rapportages over financiën. Ten behoeve van onze jaarrekeningcontrole identificeren wij, in het kader van NV COS 240/250, de risico’s met betrekking tot fraude en overtreding van wet- en regelgeving en beoordelen wij de interne beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en signaleren van (materiële) fraude en niet-naleving van weten regelgeving. Voor zover relevant voor onze controle voeren wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. Onze controle is echter niet specifiek gericht op het signaleren van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. In het kader van onze controle hebben wij geen bevindingen te melden met betrekking tot fraude.
Naleving wet- en regelgeving en overige Wij informeren de gemeenteraad over illegale handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben. Gedurende de controle zijn geen significante punten gesignaleerd ten aanzien van feitelijke of vermoedelijke niet-nakoming van wet- en regelgeving, voor zover deze van belang worden geacht voor de mate waarin de gemeenteraad in staat is haar taken te vervullen.
28
4. Bevindingen interne beheersing Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management ontvangen. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. Corruptie en omkopingsrisico’s Uw gemeente maakt onderdeel uit van de overheidssector waarin corruptie vaker dan bij andere sectoren voorkomt. Dit komt onder andere omdat veel transacties met een relatief grote omvang plaatsvinden, de transparantie over marktprijzen niet in alle gevallen voldoende is om te beoordelen en frequent zaken gedaan wordt met andere corruptiegevoelige sectoren (vastgoed, constructie, infrastructuur et cetera). Hierdoor hebben wij dit als aandachtspunt in onze controle meegenomen. Corruptie is een wereldwijd probleem waarbij het uw verantwoordelijkheid is om corruptie binnen uw gemeente te voorkomen. Onze beroepsregels zijn in de praktijkhandreiking “Corruptie, werkzaamheden van de accountant” verder aangescherpt, hetgeen tot aanvullende werkzaamheden heeft geleid. De gemeente Sluis beschikt over een intern inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Zichtbare monitoring op de werking en naleving van dit beleid, is een aandachtspunt voor uw organisatie. Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht om eventuele effecten van dit risico ten behoeve van onze controle van de jaarrekening te mitigeren: − Detailcontrole op de inkopen en aanbestedingen om vast te stellen dat alle inkopen conform de geldende Europese aanbestedingsregels en de Aanbestedingswet 2012 zijn aanbesteed. − Door middel van een steekproef vaststellen of voor alle inkopen welke in rekening zijn gebracht aan de gemeente ook een prestatie is geleverd door de tegenpartij. − Door middel van een steekproef vaststellen of bij alle materiële grondaankopen en -verkopen door de gemeente vastgestelde procedures in materiële zin zijn gevolgd. − Door middel van een steekproef vaststellen of alle verstrekte subsidies in overeenstemming met de geldende interne wet- en regelgeving zijn verstrekt. Uit bovenstaande werkzaamheden zijn geen bevindingen voortgekomen.
29
Overige onderwerpen
5. Overige onderwerpen Zorgplicht voor een gezonde en veilige werkplek Nu het thuiswerken zo lang aanhoudt, wordt aandacht voor de verantwoordelijkheid en zorgplicht van de werkgever in relatie tot de werkplek steeds belangrijker. De Arbowet bepaalt namelijk dat werkgevers moeten zorgen voor een gezonde en veilige werkplek voor de werknemers. Dit geldt uiteraard voor de normale werkplek, maar nu er veel en structureel wordt thuisgewerkt, geldt dit ook voor de thuiswerkplek. Denk hierbij aan goed gebruik van een computer, juiste verlichting en een passende inrichting van tafel en stoel. Omdat elke thuiswerksituatie anders is, kunnen de eisen per werknemer enorm verschillen. De ene werknemer heeft een voetenbankje nodig om in de juiste houding te zitten, de andere een verstevigde bureaustoel. Twee belangrijk onderdelen van het voldoen aan de zorgplicht is dan ook maatwerk én voldoende voorlichting geven over wat een gezonde en veilige werkplek is. De ene werknemer ondervindt namelijk meer problemen bij het inrichten van een goede thuiswerkplek dan de ander.
Ook aandacht voor werkplek op werkvloer Ook voor werknemers die niet thuis kunnen werken, geldt dat u maatregelen en voorzieningen moet treffen om te zorgen dat werkplekken veilig toegankelijk moeten zijn en veilig moeten kunnen worden verlaten. In het Arbobesluit zijn voor de duur van de pandemie tijdelijk aanvullende eisen opgenomen in verband met het corona-virus. Tot deze tijdelijke maatregelen en voorzieningen behoren in ieder geval: − werkgever dient voldoende hygiënische voorzieningen te treffen; − werkgever dient voorlichting aan werknemers te geven over bestrijding van het coronavirus op de werkplek; − werknemers dienen de maatregelen na te leven en gebruik te maken van de beschikbare voorzieningen; − werkgever dient adequaat toezicht te houden op naleving van maatregelen.
De gemeente heeft aangegeven deze zorgplicht ingevuld te hebben door het treffen van diverse voorzorgsmaatregelen om het werken op kantoor coronaproof te laten verlopen. En ook door het aanbieden van de regeling Tegemoetkoming inrichting thuiswerkplek. Daarnaast heeft de gemeente Sluis aangegeven dat zij toe werkt naar toekomstbestendig werken met een hybride systeem (deels thuis, deels op kantoor).
Boete en werk stilleggen De Inspectie SZW heeft de bevoegdheid om bij herhaalde overtreding van bovenstaande maatregelen en voorzieningen het werk stil te leggen. Dat kunnen zij doen zonder voorafgaande waarschuwing. Daarnaast lopen werkgevers het risico dat de Inspectie SZW hen bij overtreding een bestuurlijke boete oplegt van € 4.500. Tref dus voldoende maatregelen op de werkvloer om uw werknemers zo veel mogelijk te beschermen tegen besmetting van het coronavirus.
Nalatigheid zorgplicht kan tot boetes leiden Als u als werkgever niet of onvoldoende aan deze zorgplicht voldoet, kunt u een boete krijgen. De inspectie SZW controleert werkgevers naar aanleiding van klachten (die medewerkers via de website van de inspectie kunnen indienen) of al dan niet aan de eisen voor een thuiswerkplek wordt voldaan. Wie niet aan de eisen voldoet, moet rekening houden met boetes van € 430 tot € 13.500. De Inspectie SZW is zelfs bevoegd om thuiswerkplekken te controleren, ook als de werknemer geen toestemming geeft om zijn woning te betreden.
31
5. Overige onderwerpen Cybercrime Cybercrime is een toenemende bedreiging voor veel bedrijven. In 2020 is de cybercriminaliteit verder toegenomen en het einde van die trend is helaas nog niet in zicht. Reden genoeg om u nogmaals te wijzen op de risico’s van cybercrime. Er worden meer phishing mails verstuurd, sociale media wordt vaker ingezet om bijvoorbeeld malware te verspreiden en steeds meer bedrijven krijgen direct of indirect via hun leveranciers te maken met ransomware (gijzelsoftware) of phishing aanvallen. Thuiswerken Sinds maart 2020 werken veel mensen niet meer op kantoor en loggen vanuit huis in op het netwerk van de gemeente. Via allerlei slinkse methoden proberen cybercriminelen de inloggegevens van medewerkers te stelen om zichzelf toegang tot het bedrijfsnetwerk te verschaffen. Bij menig medewerker blijkt de (privé) laptop of pc waarmee wordt ingelogd kwetsbaar voor diverse vormen van malware. Soms gaat dat via malware die toetsaanslagen bijhoudt tot vormen waarbij de complete computer wordt overgenomen, bijvoorbeeld het Remote Desktop Protocol. Wanneer criminelen toegang tot het bedrijfsnetwerk hebben kan de schade variëren van diefstal van bedrijfsgegevens tot fraude en het ontoegankelijk maken van gegevens en systemen.