A01 Heemkundige Kring archiefbewaarplaats

Oostburg, 1 juli 2024 Betreft: Archiefbewaarplaats Aan de gemeenteraad van de gemeente Sluis, Beste gemeenteraadsleden, Deze middag hebben enkele leden van het bestuur van de Heemkundige Kring West-ZeeuwsVlaanderen (HKWZVl) een gesprek gehad met wethouder Simons over het voortbestaan van de archiefbewaarplaats en het archief van de gemeente Sluis in het nieuw te bouwen gemeentehuis. Ofschoon er nog niets besloten is, zo werd ons verteld, menen wij onze zorgen aan u toch kenbaar te moeten maken. Wij vragen met klem uw aandacht voor het navolgende. Op 4 juli a.s. wordt tijdens de raadsvergadering de bestuursopdracht betreffende de locatie van het gemeentehuis besproken. De afgelopen jaren is er hard gewerkt aan een masterplan voor Oostburg, met als doel het behoud van voorzieningen. Een van de besproken voorzieningen in dit plan was het gemeentearchief (archiefbewaarplaats, werkruimte, leeszaal) in Oostburg, aan de Nieuwstraat. Uiteindelijk is het oorspronkelijke masterplan om financiële redenen niet doorgegaan. We hebben vernomen dat er nu een plan is om de archiefbewaarplaats te slopen. Deze bewaarplaats, gebouwd in 2014 en geopend op 30 mei 2015 met een kostenplaatje van meer dan een half miljoen euro, is een van de modernste in Zeeland, voorzien van klimaatbeheersing, water- en branddetectie, en elektronisch verrijdbare archiefstellingen.

Een nieuwe archiefbewaarplaats bouwen, met dezelfde omvang, gaat ongeveer 1,2 miljoen euro kosten. In de huidige archiefbewaarplaats bevinden zich 18 archieven van voormalige gemeenten uit West Zeeuws-Vlaanderen, met documenten die dateren uit 1201 – het oudste gemeentearchief van Zeeland. Daarnaast bevat het archief een uitgebreide collectie foto’s, boeken, kaarten en kranten, evenals archieven van verenigingen, stichtingen, kerkgenootschappen, particulieren en bedrijven. Jaarlijks worden in deze archieven ongeveer 1.300 tot 1.400 zoekopdrachten uitgevoerd. Een van de huidige plannen is om deze archieven over te brengen naar het Zeeuws Archief in Middelburg. Dit zal ernstige gevolgen hebben voor de HKWZVl. Voor archiefonderzoek zullen onze leden aanzienlijke meer reistijd kwijt zijn en extra kosten moeten maken. Naast lezingen en excursies publiceert de HKWZVl. jaarlijks vier kwartaalbladen en een boek over de geschiedenis van West Zeeuws-Vlaanderen. De verplaatsing van de archieven naar Middelburg maakt dit werk voor ons aanzienlijk moeilijker. Bovendien wat gebeurt er met de gedeponeerde archieven van verenigingen, bedrijven enzovoorts? Ook voor de opslag van deze archieven zal bij opslag in het Zeeuws Archief betaald moeten worden.

De vraag is, hebben de eigenaren van deze gedeponeerde archieven voldoende in kas om de opslag te kunnen betalen en willen zij dat? Of verdwijnen deze archieven in een kast, op zolder et cetera, met het gevaar dat ze op termijn verloren gaan. Waardoor weer een stukje West-Zeeuws-Vlaamse geschiedenis voorgoed verdwenen tijd is.

We vragen ons af of er een kostenoverweging is gemaakt bij het laten staan van de archieven, of wat de jaarlijkse opslagkosten voor de gemeente Sluis zullen zijn voor meer dan 2.200 meter archiefstukken, inclusief de materiële verzorging en personele ondersteuning bij het Zeeuws Archief in Middelburg. Vaak wordt digitalisering als oplossing genoemd, zodat men vanuit huis toegang kan krijgen tot de archieven. Dit is echter een kostbare aangelegenheid. Het digitaliseren van veelgevraagde archiefstukken zoals bouwvergunningen (omvang 280 strekkende meter voor de periode 1901-2023) zou de gemeente ongeveer 350.000 euro kosten. Het is duidelijk wat de kosten zouden zijn om 2.200 meter archiefstukken te digitaliseren. Archiefstukken van vóór 1850 mogen echter niet worden vernietigd en moeten in een archiefbewaarplaats bewaard blijven. Wij verzoeken u om bij uw beslissing rekening te houden met de kosten van het behouden versus het verhuizen van de archieven. Het is voor ons onbespreekbaar om de archiefbewaarplaats in Oostburg te verplaatsen en te slopen. Deze archieven zijn al acht eeuwen in West Zeeuws-Vlaanderen en horen hier te blijven. We zien dit als een aanslag op het cultuurbeleid van de gemeente Sluis. Hoogachtend, Namens het bestuur van de Heemkundige Kring West-Zeeuws-Vlaanderen Voorzitter, P.-P. Roozen Secretaris, A. Bauwens