a. Controleprotocol 2024

Controleprotocol 2024 Gemeente Sluis

Inhoudsopgave

Inhoud 1

2

Inleiding .............................................................................................................................3 1.1

Doelstelling ...............................................................................................................3

1.2

Accountant ................................................................................................................3

Te hanteren goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie ........................................3 2.1 Goedkeuringstolerantie ...................................................................................................4 2.2 Rapporteringstolerantie ...................................................................................................4

3

Rapportering ......................................................................................................................6 3.1 Accountant: Interimcontrole ............................................................................................6 3.2 Accountant: Accountantsverslag .....................................................................................6 3.3 Controleverklaring ...........................................................................................................6

Bijlage 1 Normenkader inclusief toetsingskader .......................................................................7

2

1

Inleiding

In artikel 213 van de gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. Deze verordening is op 11 mei 2023 door de raad van de gemeente Sluis vastgesteld. In het verlengde van deze controleverordening is dit controleprotocol opgesteld. Dit protocol regelt een aantal zaken ten aanzien van de controle van de jaarrekening. Met ingang van het verslagjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd (maar nog niet wettelijk verankerd). Het college is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid –en rapporteert hierover in de jaarstukken- terwijl de accountant de getrouwheid blijft controleren. Dit protocol heeft een geldigheidsduur voor het verantwoordingsjaar 2024. Landelijke wetswijzigingen, een verzoek van de gemeenteraad of wijziging van accountant kan aanleiding geven tot tussentijdse aanpassing van het protocol en kunnen tevens aanleiding vormen om de controleverordening te actualiseren. Het bij dit protocol behorende normenkader Rechtmatigheid wordt jaarlijks geactualiseerd en aan de Raad ter vaststelling voorgelegd. 1.1 Doelstelling De gemeenteraad dient via het vaststellen van dit controleprotocol nadere aanwijzingen te geven aan de accountant: • •

de te hanteren goedkeuringstoleranties ten behoeve van de accountantscontrole; de te hanteren rapporteringsgrens voor de accountant.

In de bijlage bij dit controleprotocol is het bij de controle te hanteren normenkader Rechtmatigheid opgenomen. Dit kader wordt jaarlijks op verzoek van het college door de raad vastgesteld. Een tweede doelstelling van dit controleprotocol en, het in de bijlage opgenomen normenkader rechtmatigheid, is dat ook voor het college moet worden vastgelegd op welke rechtmatigheidsonderdelen het college moet controleren. 1.2 Accountant De gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een accountantsverslag over de bevindingen bij de controle. In de vergadering van 26 maart 2020 heeft de raad besloten om Baker Tilly (Netherlands) N.V. aan te wijzen als accountant voor de controle van de jaarrekening voor de boekjaren 2020 tot en met 2022, met de mogelijkheid van verlenging van tweemaal één jaar. Voor het verslagjaar 2024 heeft de gemeenteraad 21 september 2023 besloten, gebruik te maken van de laatste mogelijkheid om de overeenkomst met 1 jaar te verlengen.

2

Te hanteren goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie

De accountant accepteert in de controle toleranties en richt zijn controle hierop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Omdat de rechtmatigheidsverantwoording deel uitmaakt van de jaarstukken 3

controleert de accountant deze ook. De wijze waarop de accountant dit onderdeel controleert is nog onduidelijk. Het uitvoeren van werkzaamheden met inachtneming van toleranties impliceert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd, dat voldoende zekerheid wordt verkregen over de getrouwheid. 2.1 Goedkeuringstolerantie De definitie van de goedkeuringstolerantie is: “De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed”. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en bepaalt de strekking van de af te geven controleverklaring. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen. In praktijk wordt nauwelijks afgeweken van deze toleranties. In onderstaand schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen met betrekking tot de getrouwheid zoals door de gemeenteraad vastgesteld. Deze komen overeen met het wettelijk minimum en zijn overeenkomstig voorgaande jaren en in overeenstemming met de vastgelegde afspraken met de accountant. Oordeel Goedkeuringstolerantie t.a.v.

getrouwheid Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend

Beperking

Onthouding

Afkeurend

≤ 1%

>1%<3%

-

≥ 3%

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

Gelet op de omvang van de lasten (inclusief dotaties aan de reserves) voor 2024 initieel begroot op € 100 miljoen, betekent dit dat de maximale fout respectievelijk maximale onzekerheid € 1.000.000 resp. € 3.000.000 mogen bedragen om voor een goedkeurende verklaring in aanmerking te kunnen komen. Ten aanzien van de rechtmatigheid heeft de gemeenteraad in de Financiële Verordening Sluis 2023 in artikel 9 lid 1 bepaald dat, voor het college, de verantwoordingsgrens 3% is voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk. 2.2 Rapporteringstolerantie Met het Controleprotocol wordt ook de rapporteringstolerantie vastgesteld. De accountant heeft daarmee de opdracht om in zijn accountantsverslag te rapporteren over onrechtmatigheden indien de geconstateerde getrouwheidsfouten de rapporteringstolerantie overschrijdt.

4

Deze rapporteringstolerantie wordt vastgesteld op € 50.000. Hiermee bevestigen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde getrouwheidsfouten vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen. Voor het college is, in artikel 9 lid 2 van de Financiële Verordening Sluis 2023 vastgelegd dat, afwijkingen van € 25.000,= of meer, in de paragraaf bedrijfsvoering moeten worden toegelicht.

5

3

Rapportering

3.1 Accountant: Interimcontrole In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant de interim-controle uitgevoerd. Hij betrekt hierin de rapportage over de uitgevoerde interne controles over het eerste half jaar. Over de uitkomsten van deze controle en het gebruik ten behoeve van de controle van de jaarrekening 2022 wordt na afronden van de interim-controle een conceptverslag (managementletter) uitgebracht aan het college. Met een Boardletter wordt de Auditcommissie geïnformeerd over de uitkomsten van deze controle. 3.2 Accountant: Accountantsverslag Overeenkomstig de Gemeentewet wordt over de bevindingen bij de controle van de jaarrekening een accountantsverslag uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. Het accountantsverslag wordt conform planning van de P&C-cyclus opgeleverd. Indien wordt afgeweken van deze planning rapporteert de accountant hierover aan de raad. 3.3 Controleverklaring In de Controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De controleverklaring ziet toe op de getrouwheid van de jaarrekening. Deze controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

6

Bijlage 1 Normenkader inclusief toetsingskader

7