a Controleprotocol 2022 10082022 def

Controleprotocol 2022 Gemeente Sluis

Inhoudsopgave

Inhoud 1

Inleiding .............................................................................................................................3 1.1 Doelstelling......................................................................................................................3 1.2 Accountant ......................................................................................................................3

2

Te hanteren goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie........................................4 2.1 Goedkeuringstolerantie ...................................................................................................4 2.2 Rapporteringstolerantie...................................................................................................4

3

Rapportering......................................................................................................................5 3.1 Accountant: Interimcontrole ............................................................................................5 3.2 Accountant: Accountantsverslag.....................................................................................5 3.3 Controleverklaring ...........................................................................................................5

Bijlage 1 Normenkader rechtmatigheid.....................................................................................6

2

1

Inleiding

In artikel 213 van de gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. Deze verordening is op 29 november 2012 door de raad van de gemeente Sluis vastgesteld. In het verlengde van deze controleverordening is dit controleprotocol opgesteld. Dit protocol regelt een aantal zaken ten aanzien van de controle van de jaarrekening. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, waarbij het college verantwoordelijk wordt voor de rechtmatigheid en de accountant de getrouwheid controleert, is voorzien voor 2023. Bij het vaststellen van het Controleprotocol 2021 werd er nog vanuit gegaan dat de rechtmatigheidsverantwoording met de jaarrekening 2022 zou worden ingevoerd. De reden van het uitstel is gelegen in verlate besluitvorming en het feit dat er nog aanpassingen in lagere regelgeving moeten worden doorgevoerd. Dit protocol heeft een geldigheidsduur voor het verantwoordingsjaar 2022. Landelijke wetswijzigingen, een verzoek van de gemeenteraad of wijziging van accountant kan aanleiding geven tot tussentijdse aanpassing van het protocol en kunnen tevens aanleiding vormen om de controleverordening te actualiseren. Het bij dit protocol behorende normenkader Rechtmatigheid wordt jaarlijks geactualiseerd aan de Raad ter vaststelling voorgelegd.

1.1 Doelstelling De gemeenteraad dient via het vaststellen van dit controleprotocol nadere aanwijzingen te geven aan de accountant: • •

de te hanteren goedkeuringstoleranties ten behoeve van de accountantscontrole; de te hanteren rapporteringsgrens voor de accountant.

In de bijlage bij dit controleprotocol is het bij de controle te hanteren normenkader Rechtmatigheid opgenomen. Dit kader wordt jaarlijks op verzoek van het college door de raad vastgesteld. 1.2 Accountant De gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een accountantsverslag over de bevindingen bij de controle. In de vergadering van 26 maart 2020 heeft de raad besloten om Baker Tilly (Netherlands) N.V. aan te wijzen als accountant voor de controle van de jaarrekening voor de boekjaren 2020 tot en met 2022, met de mogelijkheid van verlenging van tweemaal één jaar.

2

Te hanteren goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie

De accountant accepteert in de controle toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen èn het getrouwe beeld van de jaarrekening.

3

Het uitvoeren van werkzaamheden met inachtneming van toleranties impliceert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd, dat voldoende zekerheid wordt verkregen over de getrouwheid en de rechtmatigheid. 2.1 Goedkeuringstolerantie De definitie van de goedkeuringstolerantie is: “De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed”. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en bepaald de strekking van de af te geven controleverklaring. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen. In praktijk wordt nauwelijks afgeweken van deze toleranties. In onderstaand schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals door de gemeenteraad vastgesteld. Deze komen overeen met het wettelijk minimum en zijn overeenkomstig voorgaande jaren. Oordeel Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Onthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

≤ 1%

>1%<3%

-

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

Gelet op de omvang van de lasten (inclusief dotaties aan de reserves) voor 2022, ad. 75 miljoen, betekent dit dat de maximale fout respectievelijk maximale onzekerheid 750.000 resp. 2.250.000 mogen bedragen om voor een goedkeurende verklaring in aanmerking te kunnen komen. 2.2 Rapporteringstolerantie Met het Controleprotocol wordt ook de rapporteringstolerantie vastgesteld. De accountant heeft daarmee de opdracht om in zijn accountantsverslag te rapporteren over onrechtmatigheden indien de geconstateerde onrechtmatigheid de rapporteringstolerantie overschrijdt. Deze rapporteringstolerantie wordt vastgesteld op € 50.000. Hiermee bevestigen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen.

3

Rapportering

3.1 Accountant: Interimcontrole In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant de interim-controle uitgevoerd. Hij betrekt hierin de rapportage over de uitgevoerde interne controles over het eerste half jaar. 4

Over de uitkomsten van deze controle en het gebruik ten behoeve van de controle van de jaarrekening 2022 wordt na afronden van de interim-controle een conceptverslag (managementletter) uitgebracht aan het college. Met een Boardletter wordt de Auditcommissie geïnformeerd over de uitkomsten van deze controle. 3.2 Accountant: Accountantsverslag Overeenkomstig de Gemeentewet wordt over de bevindingen bij de controle van de jaarrekening een accountantsverslag uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. Het accountantsverslag wordt conform planning van de P&C-cyclus opgeleverd. Indien wordt afgeweken van deze planning rapporteert de accountant hierover aan de raad. 3.3 Controleverklaring In de Controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De controleverklaring ziet toe op de rechtmatigheid en getrouwheid van de jaarrekening. Deze controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

5

Bijlage 1 Normenkader rechtmatigheid

6