2 RV Generaal pardon subsidies 2020 en 2021.docx

Raadsvoorstel Pag. 1/4

Datum vergadering Omschrijving agendapunt Portefeuillehouder

25 mei 2022 Voorstel tot het besluiten tot een generaal pardon subsidies 2020 en 2021 voor subsidies tot € 50.000 Het college van de gemeente Sluis

Samenvatting Vorig jaar bij het opstellen van de jaarrekening is de problematiek van subsidievaststelling naar voren gekomen na het Coronajaar 2020. Toen bleek al dat een generaal pardon wenselijk zou zijn omdat veel activiteiten niet of in mindere mate uitgevoerd konden worden in 2020 voor die doelen waarvoor de subsidie was verleend waardoor terugvordering van de subsidie zou moeten plaatsvinden op basis van de Algemene Subsidieverordening. De COVID heeft zich doorgezet in 2021 zodat er voor 2021 dezelfde situatie is ontstaan. Partijen kunnen eenvoudigweg niet aantonen dat de, als voorschot uitbetaalde subsidie, op de juiste wijze is aangewend. Terugvordering wordt als onwenselijk gezien. In dit raadsvoorstel stellen wij u voor om in afwijking van de subsidieverordening geen subsidieverantwoording te eisen van gesubsidieerde instellingen voor zover: a) de verleende subsidie betrekking heeft op de jaren 2020 en 2021; en b) subsidie per jaar lager is dan € 50.000. Zodat de subsidieontvangers niet geconfronteerd worden met het aanleveren van een verantwoording die na de Corona-periode heel lastig gaat zijn en zodat subsidieontvangers niet worden geconfronteerd met terugvorderingen met alle (financiële) nadelen die daarbij horen.

Aan de raad, Wij hebben geconstateerd dat bijzondere omstandigheden in 2020 en 2021 leiden tot onevenredige nadelen voor subsidie-ontvangende partijen indien wij de door u vastgestelde Algemene subsidieverordening strikt toepassen. Om die reden stellen wij u voor te besluiten tot een ‘generaal pardon’ inhoudende het in deze jaren versoepelen van de verantwoordingseisen voor subsidie-ontvangende partijen. In dit voorstel leggen wij u het geconstateerde probleem voor en stellen wij een oplossingsrichting voor. Het systeem van subsidietoekenning en vaststelling Het proces van subsidietoekenning volgt uit de Algemene wet bestuursrecht en de subsidieverordening van de gemeente Sluis: de Algemene subsidieverordening gemeente Sluis 2015 (hierna: ASV). Het proces maakt nadrukkelijk onderscheid tussen de subsidieverlening en de subsidievaststelling. Het verschil tussen die begrippen is belangrijk. De subsidietoekenning betreft het verzoek tot het toekennen van subsidie voorafgaand aan het subsidietijdvak, waarbij het college de aanvraag toetst aan inhoudelijke criteria (artikel 2 van de verordening, beleidsuitgangspunten waaronder de vigerende subsidieregeling, subsidieplafonds) en formaliteiten. Er wordt dus gekeken naar de wenselijkheid van het toekennen van subsidies.

In de beschikking tot subsidieverlening wordt (al dan niet) een subsidiebedrag toegekend dat op basis van de verleningsbeschikking betaalbaar wordt gesteld. Die betaalbaarstelling is te kwalificeren als bevoorschotting. De subsidievaststelling betreft de verantwoording achteraf dat een subsidie conform de voorwaarden is besteed. Daartoe worden in praktijk inhoudelijke en financiële bewijsstukken gevraagd. Pas met de subsidievaststelling wordt de subsidietoekenning definitief.

Raadsvoorstel Pag. 2/4

De situatie in 2020 en 2021 Vorig jaar bij het opstellen van de jaarrekening is de problematiek van subsidievaststelling naar voren gekomen na het Coronajaar 2020. Toen bleek al dat een generaal pardon wenselijk zou zijn omdat veel activiteiten niet of in mindere mate uitgevoerd konden worden in 2020 voor die doelen waarvoor de subsidie is verleend, waardoor terugvordering van de subsidie zou moeten plaatsvinden op basis van de ASV. De COVID heeft zich doorgezet in 2021 zodat er voor 2021 dezelfde situatie is ontstaan. Partijen kunnen dus eenvoudigweg niet aantonen dat de, als voorschot uitbetaalde subsidie, op de juiste wijze is aangewend. Terugvordering wordt als onwenselijk gezien. Vanuit de ASV is het mogelijk voor ons als College om de reeds ontvangen subsidie door te schuiven naar een opvolgend kalenderjaar om alsnog de gesubsidieerde activiteit (geheel) uit te voeren en de subsidievaststelling (verantwoording) over een langere periode (bijvoorbeeld 2 kalenderjaren ineens) te mogen doen. Daarnaast, zoals ook benoemd in de laatste managementletter, is de organisatie druk bezig geweest om het proces rondom de subsidies opnieuw in te richten om te zorgen dat de processen voortaan zorgvuldig en rechtmatig verlopen en dat de dossiers goed opgebouwd worden.

De resultaten van dit verbeterproces zijn pas voor het jaar 2022 zichtbaar waardoor 2021 nog een overgangsjaar is waarin nog op de oude wijze werd gewerkt waarbij de organisatie ook nog steeds gehinderd werd door COVID waardoor het proces ambtelijk ook niet altijd de aandacht heeft gekregen doordat er keuzes gemaakt moesten worden in werkzaamheden. Het overgangs- en COVID-jaar zorgen ervoor dat het bij sommige subsidies op dit moment lastig is om bewijsstukken te ontsluiten in de gemeentelijke administratie. Wij kunnen op basis van de ASV de termijnen van de subsidievaststelling verlengen. Dit alles overziend is het de vraag of het reëel is dat de diverse partijen later in de tijd dan wel bij machte zijn om documenten te leveren waardoor vaststelling mogelijk is. Om die reden is de rechtmatigheid van subsidievaststelling nu niet of onvolledig aan te tonen en is er twijfel of dit later in de tijd dan wel mogelijk gaat zijn waardoor het probleem alleen in de tijd verschoven wordt. De Algemene subsidieverordening in relatie tot de situatie in 2020 en 2021 Kijkend naar de situatie in 2020 en 2021 en de bevoegdheden van het College vanuit de ASV, kunnen wij dus wel besluiten om verantwoording uit te stellen maar niet besluiten om de verantwoording af te stellen, oftewel de diverse partijen te ontslaan van verantwoording.

Door de subsidie-ontvangende partijen te ontslaan van verantwoording voorkomen we terugbetaling van de eerdere genoemde bevoorschotting. Een generaal pardon voor het ontslaan van verantwoording, ter voorkoming van terugbetaling, is mogelijk op basis van artikel 14 lid 3 ASV maar is wel een besluit van u als Raad en in dit raadsvoorstel wordt u daarom gevraagd een besluit te nemen om de subsidies tot een hoger drempelbedrag ambtshalve, zonder verantwoording, vast te stellen voor de subsidiejaren 2020 en 2021. Advies Met dit raadsvoorstel vragen we u als gemeenteraad het besluit te nemen dat leidt tot een generaal pardon om voor de subsidies tot € 50.000 geen subsidieverantwoording aan te leveren omdat de verwachting is dat een groot aantal subsidie-ontvangende partijen hun activiteiten niet of in mindere mate uit hebben kunnen voeren en deze ook niet uit meer uit zullen kunnen voeren. Het terugvorderen van deze subsidies is niet gewenst en is niet in lijn met de ondersteuning die u en wij als gemeente hebben willen bieden tijdens de COVID-periode.

Raadsvoorstel Pag. 3/4

Uw Raad wordt daarom gevraagd: In afwijking van de subsidieverordening geen subsidieverantwoording te eisen van gesubsidieerde instellingen voor zover: a) de verleende subsidie betrekking heeft op de jaren 2020 en 2021; en b) subsidie per jaar lager is dan € 50.000. Zodat de subsidieontvangers niet geconfronteerd worden met het aanleveren van een verantwoording die in Corona-tijd lastiger zal zijn en mede als gevolg daarvan subsidieontvangers niet worden geconfronteerd met terugvorderingen met alle (financiële) nadelen die daarbij horen. Oostburg, 28 april 2022 BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN SLUIS,

De secretaris,

De burgemeester,

S.I. de Kievit-Minnaert

mr. M.M.D. Vermue

Bijlage(n): a.

Raadsvoorstel Pag. 4/4

DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. ; 28 april 2022

gelet op artikel ; Art 4.21 Algemene wet bestuursrecht en de subsidieverordening: de Algemene subsidieverordening gemeente Sluis 2015 BESLUIT: In afwijking van de subsidieverordening geen subsidieverantwoording te eisen van gesubsidieerde instellingen voor zover: a) de verleende subsidie betrekking heeft op de jaren 2020 en 2021; en b) subsidie per jaar lager is dan € 50.000.

Sluis, 25 mei 2022 DE RAAD VOORNOEMD, De griffier,

De voorzitter,

mr. P. T. G Claeijs

mr. M. M. D. Vermue