07 Ruimingsprotocol begraafplaatsen Sluis 2021.docx

Ruimingsprotocol gemeentelijke begraafplaatsen Sluis

April 2021

1

Inhoudsopgave 1. RUIMINGSPROTOCOL 1.1 INLEIDING

4 4

2 ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

5

2.1 WETTELIJKE VOORSCHRIFTEN 5 2.2 JURIDISCHE STATUS VERORDENINGEN 5 2.3 ADMINISTRATIEVE PROCEDURES 6 2.3.1 RUIMINGSPROCEDURE ALGEMENE GRAVEN WAARBIJ DE WETTELIJKE VOORSCHRIFTEN TIJDIG WORDEN GEVOLGD 6 2.3.2 RUIMINGSPROCEDURE ALGEMENE GRAVEN WAARBIJ DE WETTELIJKE VOORSCHRIFTEN VOORHEEN NIET TIJDIG ZIJN GEVOLGD (INHAALSLAG) 6 2.3.3 RUIMINGSPROCEDURE (PARTICULIERE) GRAVEN WAARVAN HETGRAFRECHT NOG NIET VERLOPEN IS 7 2.3.4 RUIMINGSPROCEDURE (PARTICULIERE) GRAVEN WAARVAN HET GRAFRECHT AL VERLOPEN IS (INHAALSLAG) 8 2.3.5 RUIMINGSPROCEDURE GRAVEN VOOR ONBEPAALDE TIJD 9

3 TECHNISCHE VOORBEREIDING

10

3.1 ACTUELE ONDERGROND 3.2 GRONDWATERSTAND 3.3 FUNERAIR-HISTORISCH ONDERZOEK 3.4 HERINRICHTINGSPLAN GERUIMDE GRAVEN 3.5 HERDENKINGSZUIL VOOR GERUIMDE GRAVEN

10 10 10 11 11

4 COMMUNICATIE

12

4.1 INTERNE COMMUNICATIE 4.2 EXTERNE COMMUNICATIE 4.3 COMMUNICATIE MET RECHTHEBBENDEN EN GEBRUIKERS

12 12 12

5 PRIORITEITEN EN ADVIEZEN

14

2

BIJLAGEN De bijlagen zijn enkel voorbeelden van teksten voor standaardbrieven en formulieren. De tekst moet aangepast worden aan de situatie waarvoor de brieven verzonden moeten worden. Vaste onderdelen in de brieven zijn de vragen wat de nabestaanden willen met de stoffelijke resten, het grafmonument en het herdenkingsplaatje.

BIJLAGE CRITERIA VOOR HET INVENTARISEREN VAN GRAFMONUMENTEN OP BEGRAAFPLAATSEN

BIJZONDERE

WAARDEN

1 VAN 15

BIJLAGE 2 MEDEDELINGENBRIEF AAN GEBRUIKERS VAN ALGEMENE GRAVEN WAARVAN HET GEBRUIKSRECHT NOG NIET VERLOPEN IS 16 BIJLAGE 3 MEDEDELINGENBRIEF AAN GEBRUIKERS VAN ALGEMENE GRAVEN WAARVAN HET GEBRUIKSRECHT AL IS VERVALLEN 18 BIJLAGE 4 MEDEDELINGENBRIEF AAN RECHTHEBBENDEN VAN (PARTICULIERE) GRAVEN WAARVAN DE GRAFRECHTEN BINNENKORT VERLOPEN 20 MEDEDELINGENBRIEF AAN VOORMALIGE RECHTHEBBENDEN VAN (PARTICULIERE) GRAVEN WAARVAN DE GRAFRECHTEN VERLOPEN ZIJN 22 BIJLAGE AFSTANDSVERKLARING GRAFRECHT

6 24

3

1. Ruimingsprotocol 1.1 Inleiding Het ruimen van bestaande graven en asvoorzieningen is een gevoelige aangelegenheid en dient met de grootst mogelijke zorgvuldigheid plaats te vinden. Het ruimingsprotocol is gebaseerd op de wet op de Lijkbezorging en de Beheerverordening. Het protocol is een beleidsregel waarin aangegeven is welke procedures moeten worden gevolgd als de periode van grafrust is verstreken. De nabestaanden worden altijd in de gelegenheid gesteld na afloop van de periode dat grafrechten betaald zijn deze periode te verlengen. Wanneer nabestaanden ervoor kiezen om afstand te doen van de grafrechten of wanneer er geen nabestaanden meer zijn, treedt dit protocol in werking om op juiste wijze graven te ruimen. In de visie begraafplaatsen die vastgesteld is in de raad op 24 september 2020 is uitgebreid ingegaan op het onderscheid dat gemaakt moet worden ten aanzien van de ruimingen. Dit onderscheid zal bij de uitvoering worden gemaakt en de ruimingen zullen met alle zorgvuldigheid worden behandeld en uitgevoerd. In de raad van april 2021 is de nieuwe beheerverordening gemeentelijke begraafplaatsen Sluis 2021 vastgesteld. Vanaf dan geven we enkel nog graven uit op de begraafplaatsen en is er geen sprake meer van een particulier- of algemeen graf.

Er is gekozen om voor de graven waarvan de grafrechten verlopen of zijn verlopen de mogelijkheid te bieden om de grafrechten te verlengen. Principe vanaf 1 januari 2006:

grafrechten verlengen en betalen grafrechten niet verlengen

 graf blijft liggen  grafbedekking wordt verwijderd

Op het moment dat de grafrechten van een particulier- of algemeen graf worden verlengd wordt het graf in de administratie opgenomen als een graf. De graftermijnen en verlengingen die we aanbieden zijn gestoeld op de vroegere particuliere graven. Indien de grafrechten niet worden verlengd wordt de grafbedekking verwijderd. Indien in het bestaande graf opnieuw wordt begraven worden de stoffelijke resten overgebracht naar een verzamelgraf. Indien er geen verzamelgraf op de begraafplaats aanwezig is worden de stoffelijke resten dieper in hetzelfde graf herbegraven. De nabestaanden kunnen –indien zij dat willen- een naamplaatje plaatsen op de herdenkingszuil op de begraafplaats. Oude begraafplaatsenadministraties, met inbegrip van administraties die overgenomen zijn van kerken en gemeentelijke administraties van kernen die voorheen zelfstandig waren, blijken niet altijd volledig en betrouwbaar te zijn. Niet alle aanwezige graven zijn terug te vinden in de gravenadministratie. Extra zorgvuldigheid is geboden bij de ruiming van die graven. Verder is er weinig systematiek in de situering van algemene en (particuliere) graven. Deze zijn op een aantal begraafplaatsen niet goed geregistreerd.

4

2 Administratieve voorbereiding 2.1 Wettelijke voorschriften De Wet op de lijkbezorging (Wlb) maakt onderscheid tussen algemene en (particuliere) graven die elk een eigen administratieve ruimingsprocedure hebben. Voor algemene graven is artikel 27a van de Wlb van toepassing. Het betreffende artikel geeft de volgende procedure aan: Ten minste zes maanden en ten hoogste twaalf maanden voor het verstrijken van de termijn van uitgifte van een algemeen graf doet de houder van de begraafplaats daarvan schriftelijk mededeling aan de gebruiker bij dat graf wiens adres hem bekend is. Sinds de wetswijziging van 2010 zijn houders van begraafplaatsen niet meer verplicht om via publicaties mogelijke gebruikers te achterhalen. Gebruikers hebben de verantwoordelijkheid wijzigingen van NAW-gegevens zelf door te geven. Als bij afloop van de gebruikstermijn geen reactie is ontvangen kan de houder van de begraafplaats overgaan tot ruiming van het graf. Voor (particuliere) graven is artikel 28 van de Wlb van toepassing: lid 1: Een uitsluitend recht op een graf, welke vorm aan dit recht ook wordt gegeven, kan uitsluitend schriftelijk worden gevestigd. Het recht kan voor onbepaalde tijd of voor een bepaalde tijd van ten minste tien jaar worden verleend.

Het voor bepaalde tijd verleende recht wordt op verzoek, mits gedaan binnen twee jaar voor het verstrijken van de termijn, telkens verlengd, met dien verstande dat de houder van de begraafplaats kan bepalen dat een periode van verlenging niet korter is dan vijf jaar en niet langer is dan twintig jaar. Het uitsluitend recht op een graf is geen registergoed. lid 2: Binnen een jaar na de aanvang van de termijn waarin verlenging van het recht kan worden verzocht doet de houder van de begraafplaats aan de rechthebbende wiens adres hem bekend is, schriftelijk mededeling van het verstrijken van de termijn en van het bepaalde in het eerste lid. lid 3: Indien niet binnen drie maanden na verzending van de mededeling, bedoeld in het tweede lid, om verlenging van het recht is verzocht, maakt de houder van de begraafplaats de mededeling bekend bij het graf en bij de ingang van de begraafplaats, tot het einde van de periode waarvoor het recht was gevestigd. Rechthebbenden worden een half jaar voor afloop van de termijn aangeschreven. Ze worden verzocht binnen zes weken te reageren. Een antwoordformulier en voorgefrankeerde antwoordenvelop zijn bijgevoegd. Indien niet binnen 6 weken gereageerd wordt volgt een herinnering middels een aangetekende brief waarbij verzocht wordt om alsnog binnen 2 weken het antwoordformulier retour te sturen.

2.2 Juridische status verordeningen De eerste toetsing betreft de juridische status, de rechten en plichten van de houder van de begraafplaats en die van de rechthebbende van het te ruimen graf. Toetsingsdocumenten zijn de grafakte en de beheer(s)verordening met bijbehorende nadere regels of uitvoeringsbesluiten, die geldig waren op het moment van de uitgifte van het graf. Om een inzichtelijke situatie te scheppen van de verleende rechten dient toetsing plaats te vinden van alle ooit van kracht geweest zijnde verordeningen en aanvullingen op die verordeningen. Uit het gemeentelijke archief dienen alle verordeningen opgevraagd te worden om aan de hand van deze informatie per begraafplaats een overzicht te kunnen schetsen van rechten en plichten per tijdvak. In dit stadium wordt de juridische status van de graven per tijdvak tevens gecontroleerd op bijzonderheden. Het kan immers voorkomen dat in bepaalde tijdsperioden bepaalde rechten zijn verleend waarmee rekening dient te worden gehouden in het voortraject.

5

De informatie zal gebruikt worden bij het bepalen van een adequate benadering van de rechthebbenden. Deze procedure betreft voornamelijk oude graven waarvan niet zeker is of deze geruimd kunnen worden. Graven die zijn uitgegeven voor onbepaalde termijn mogen niet geruimd worden, tenzij aangetoond kan worden dat niet aan verplichtingen van de toenmalig geldende beheerverordening is voldaan. In dat geval kan de raad besluiten om het grafrecht vervallen te verklaren. 2.3 Administratieve procedures Een actuele grafadministratie is van essentieel belang voor een zorgvuldig ruimingsproces. Van belang is om deze (voor zover mogelijk) tijdig te actualiseren. Voor oude graven die nog niet in de geautomatiseerde administratie zijn opgenomen betekent dit het raadplegen van oude grafregisterboeken en kaarten. Er kunnen zich vijf verschillende situaties voordoen die elk een eigen aanpak en procedure vereisen: 1. Ruiming van algemene graven waarbij de wettelijke voorschriften tijdig worden gevolgd; 2. Ruiming van algemene graven waarbij (voorheen) de wettelijke voorschriften niet tijdig zijn gevolgd; 3. Ruiming van (particuliere) graven waarbij de wettelijke voorschriften tijdig worden gevolgd; 4. Ruiming van (particuliere) graven waarbij (voorheen) de wettelijke voorschriften niet tijdig zijn gevolgd; 5. Graven die zijn uitgegeven voor onbepaalde tijd.

2.3.1 Ruimingsprocedure algemene graven waarbij de wettelijke voorschriften tijdig worden gevolgd Van deze te ruimen algemene graven zijn de gebruikstermijnen nog niet verstreken. De wetswijziging van 2010 verplicht gemeenten om 6 tot 12 maanden voorafgaande het verstrijken van de termijn de gebruiker daarvan schriftelijk melding te doen. De bij de administratie geregistreerde gebruiker wordt 12 maanden voor afloop van de termijn aangeschreven. a. De gebruiker wiens adressen bekend is krijgt van de grafadministratie een persoonlijke brief waarin de voorgenomen ruiming wordt aangekondigd, met het verzoek om het bijgevoegde antwoordformulier binnen 6 weken retour te zenden (zie tekstvoorbeeld bijlage 2). Er wordt gewezen op de mogelijkheid tot verlengen van de graftermijn. Bij verlengen wordt het algemeen graf omgezet in een graf. Ook is er de keuze van een opgraving en herbegraving elders of opgraving en crematie van de stoffelijke resten. Aan een opgraving zijn kosten verbonden. Tevens kan de gebruiker als hij afstand doet aangeven de grafbedekking zelf te willen verwijderen of dit over te laten aan de houder van de begraafplaats. Aan verwijdering door de houder van de begraafplaats zijn geen kosten verbonden. Bij het uitblijven van een reactie binnen 6 weken volgt een herinneringsbrief met het verzoek om binnen 2 weken alsnog te reageren. b.

Indien gebruiker niet meer traceerbaar is wordt bij het betreffende graf gedurende de resterende periode van het gebruiksrecht een bordje geplaatst met het verzoek zich te melden bij de beheerder of de begraafplaatsen-administratie. Tevens volgt een melding van de voorgenomen ruiming op het mededelingenbord bij de poort. c. Op het moment dat de gebruikstermijn afloopt kan binnen 12 maanden overgegaan worden tot verwijdering van de grafbedekking. 2.3.2 Ruimingsprocedure algemene graven waarbij de wettelijke voorschriften voorheen niet tijdig zijn gevolgd (inhaalslag) Van deze te ruimen algemene graven zijn de gebruikstermijnen reeds verstreken. De wetswijziging van 2010 verplicht gemeenten om 6 tot 12 maanden voorafgaande het verstrijken 6

van de termijn de gebruiker daarvan schriftelijk melding te doen. Indien dat niet is gebeurd is het zorgvuldig om dat voor de ruiming alsnog te doen. Uit zorgvuldigheid worden alle in de administratie bekende voormalige gebruiker aangeschreven. Omdat wij alle 16 begraafplaatsen gaan inventariseren en de administratie op orde moeten brengen wordt deze procedure per begraafplaats uitgevoerd. Zodoende is er mogelijkheid om goed te inventariseren en de administratie op orde te krijgen. Ook voor de extra uitgaven die hiermee gemoeid zijn is het mogelijk deze jaarlijks te spreiden. We inventariseren conform de planning die is opgenomen in het uitvoeringsplan dat is vastgesteld door de raad in maart 2021. a. Gebruikers die nog traceerbaar zijn via de begraafplaatsenadministratie krijgen een persoonlijke brief waarin de voorgenomen ruiming wordt aangekondigd, met het verzoek om het bijgevoegde antwoordformulier binnen 6 weken retour te zenden (zie voorbeeldtekst in bijlage 3). Gebruikers worden gewezen op de mogelijkheid tot verlengen van de graftermijn. Bij verlengen wordt het algemeen graf omgezet in een graf. Ook is er de keuze van een opgraving en herbegraving elders of opgraving en crematie van de stoffelijke resten. Aan een opgraving zijn kosten verbonden.

Tevens kan de gebruiker als hij afstand doet aangeven de grafbedekking zelf te willen verwijderen of dit over te laten aan de houder van de begraafplaats. Aan verwijdering door de houder van de begraafplaats zijn geen kosten verbonden. Bij het uitblijven van een reactie binnen 6 weken volgt een aangetekende herinneringsbrief met het verzoek om binnen 2 weken alsnog te reageren. b. Bij de poort en het betreffende graf vak van de begraafplaats wordt gedurende half jaar op het mededelingenbord melding gemaakt van de voorgenomen ruiming en de mogelijkheid van een opgraving en herbegraving elders of opgraving en crematie van de stoffelijke resten. c. Indien gebruikers niet meer traceerbaar zijn worden bij het betreffende graf vak of de betreffende graven gedurende een half jaar bordjes geplaatst met het verzoek zich te melden bij de beheerder of de begraafplaatsenadministratie. d. Bij een grootschalige inhaalslag wordt via lokale media en de gemeentepagina melding gemaakt van de voorgenomen ruimingen en de procedure, bij aanvang van de procedure en na 4 maanden een herinnering. e. Bij een grootschalige inhaalslag wordt op de website van de gemeente gedurende de periode van een half jaar melding gemaakt van de voorgenomen ruiming en de procedure. f. Een half jaar na aanvang van de procedure kan gestart worden met de ruiming.

2.3.3 Ruimingsprocedure (particuliere) graven waarvan het grafrecht nog niet verlopen is De rechthebbende wordt in dit geval 6 maanden voor de afloop van de termijn geïnformeerd over het aflopende grafrecht en een verlenging wordt aangeboden. a.

De rechthebbende krijgt een half jaar voor afloop van de termijn waarop het grafrecht afloopt een persoonlijke brief met antwoordformulier waarin de afloop van het grafrecht wordt aangekondigd. Er wordt gewezen op de mogelijkheid van het verlengen van het grafrecht. Bij verlengen wordt het particuliere graf omgezet in een graf Tevens op de mogelijkheid tot opgraving en crematie van de stoffelijke resten. Ook wordt de rechthebbende er op gewezen dat grafrechten overdraagbaar zijn aan een ander persoon, een nieuwe rechthebbende. Indien niet voor verlenging gekozen wordt, kan aangegeven worden of de rechthebbende de grafbedekking zelf wil laten verwijderen of dat de houder van de begraafplaats dat (op een geschikt tijdstip) doet. De rechthebbende wordt verzocht het formulier binnen 6 weken retour te sturen. Een voorbeeldbrief met concepttekst en antwoordformulier zijn als bijlage 4 toegevoegd. Bij het uitblijven van een reactie binnen 6 weken volgt een aangetekende herinneringsbrief met het verzoek om binnen 2 weken alsnog te reageren.

7

b.

c.

Indien 2 weken na de herinneringsbrief geen reactie is ontvangen wordt bij het betreffende graf gedurende de resterende periode (ongeveer 4 maanden) een bordje geplaatst met het verzoek aan de rechthebbende om zich te melden bij de beheerder of de begraafplaatsenadministratie. Als alle stappen doorlopen zijn en bij afloop van de termijn van het grafrecht geen reactie binnen is kan onmiddellijk gestart worden met de verwijdering van de grafbedekking.

2.3.4 Ruimingsprocedure (particuliere) graven waarvan het grafrecht al verlopen is (inhaalslag) Indien de houder van de begraafplaats de rechthebbende niet tijdig op de hoogte heeft gebracht van de afloop van de termijn van het grafrecht en geen verlenging heeft aangeboden dient uit zorgvuldigheid dat alsnog te geschieden. De voormalige rechthebbende wordt een coulanceregeling aangeboden waarbij alsnog een verlenging mogelijk is tegen de huidig geldende tarieven. De verlenging gaat in op de datum van het verzoek tot verlenging zoals vermeld op het antwoordformulier (en dus niet met terugwerkende kracht tot de datum van de afloop van het grafrecht). Bij verlengen wordt het particulier graf omgezet in een graf Indien het een graf betreft waarvan de wettelijke procedure wel zorgvuldig is gevolgd en de rechthebbende niet heeft gekozen voor een verlenging, maar waar daarna niet is overgegaan tot een (bovengrondse) ruiming van het betreffende graf verdient hernieuwde aandacht. Onderzocht moet worden of de rechthebbende toentertijd de juiste keus heeft gemaakt, wellicht vanuit de gedachte dat de grafbedekking toch blijft liggen. Deze voormalige rechthebbende wordt opnieuw aangeschreven en krijgt dezelfde coulanceregeling aangeboden. De ruimingsprocedure is gelijk. a.

Voormalige rechthebbende die nog traceerbaar is via de gravenadministratie krijgt een persoonlijke brief waarin de voorgenomen ruiming wordt aangekondigd. Gewezen wordt op de mogelijkheid van het opnieuw uitgeven van het graf (nieuw grafrecht afsluiten) en op de mogelijkheid tot opgraving en crematie van de stoffelijke resten. Verlengen van het grafrecht is formeel niet meer mogelijk omdat het recht al vervallen is, maar wel worden de gangbare verlengingstermijnen aangeboden. Aan een opgraving zijn kosten verbonden. Tevens wordt de voormalige rechthebbende er op gewezen dat het grafrecht overdraagbaar is aan een ander persoon, een nieuwe rechthebbende. Indien niet voor verlenging gekozen wordt, kan aangegeven worden of de voormalige rechthebbende de grafbedekking zelf wil laten verwijderen of dat de houder van de begraafplaats dat (op een geschikt tijdstip) doet. Daar zijn geen kosten aan verbonden. De voormalige rechthebbende wordt verzocht om het antwoordformulier binnen 6 weken retour te sturen. De voorbeeldbrief met concepttekst en het antwoordformulier zijn als bijlage 5 toegevoegd. Bij het uitblijven van een reactie binnen 6 weken volgt een aangetekende herinneringsbrief met het verzoek om binnen 2 weken alsnog te reageren. b.

Bij de poort en het betreffende graf vak van de begraafplaats wordt gedurende een half jaar op het mededelingenbord melding gemaakt van de voorgenomen ruiming en de mogelijkheid van een verlenging van het grafrecht of opgraving en crematie van de stoffelijke resten. c. Bij een grootschalige inhaalslag wordt via lokale media en op de gemeentepagina melding gemaakt van de voorgenomen ruimingen en de procedure, bij aanvang van de procedure en na 4 maanden. d. Bij een grootschalige inhaalslag wordt op de website van de gemeente gedurende de periode van een jaar melding gemaakt van de voorgenomen ruiming en de procedure. e. Indien 2 weken na de herinneringsbrief nog geen reactie ontvangen is wordt bij het betreffende graf gedurende de resterende periode (ongeveer 4 maanden) een bordje

8

f.

geplaatst met het verzoek aan de voormalige rechthebbende om zich te melden bij de beheerder of de begraafplaatsenadministratie. Indien een half jaar na aanvang van de procedure geen reactie binnen is kan gestart worden met de ruiming.

2.3.5 Ruimingsprocedure graven voor onbepaalde tijd Graven die voor onbepaalde tijd zijn uitgegeven kunnen alleen geruimd worden indien niet tijdig voldaan wordt aan verplichtingen zoals vermeld in de beheer(s)verordening die geldig was op het moment van de uitgifte van het graf. Het kan betrekking hebben op het niet tijdig melden van een nieuwe rechthebbende wanneer de geregistreerde rechthebbende komt te overlijden, het niet nakomen van onderhoudsverplichtingen of het niet nakomen van financiële verplichtingen. Het college kan in die gevallen besluiten tot het vervallen verklaren van het grafrecht. Indien graven voor onbepaalde tijd zijn uitgegeven zonder verdere voorwaarden is ruiming niet aan de orde, ook al is de rechthebbende niet meer te traceren. Een wetswijziging van de Wet op de lijkbezorging van 2010 biedt middels artikel 84a de mogelijkheid om bij verwaarlozing van het graf de grafrechten te laten vervallen, maar dat is een langdurige procedure. In de huidige beheerverordening staat beschreven wat onder in verval zijnde graven wordt verstaan. Rechthebbenden van graven met grafrechten voor onbepaalde tijd kunnen wel verzocht worden vrijwillig afstand te doen van het grafrecht, bijvoorbeeld bij achterstallig onderhoud. De beheerder kan ze daar op aanspreken. In dat geval dient de rechthebbende een afstandsverklaring te ondertekenen.

Gezien de tijdrovende procedures is het raadzaam de ruiming van graven die zijn uitgegeven voor onbepaalde tijd te beperken tot die graven waar vrijwillig afstand van wordt gedaan. In bijlage 6 is een voorbeeld van een afstandsverklaring opgenomen. Een lastige bijkomstigheid is de gebruikte terminologie van oude beheer(s)verordeningen. Deze verschillen landelijk per gemeente en wijken vaak af van de nieuwe wettelijke begrippen. Met de wetswijziging van 2010 wordt alleen nog maar gesproken over (particuliere) en algemene graven. Voorheen werden vaak de begrippen eigen graf, familiegraf of koopgraf gebruikt voor een particulier graf en huurgraf voor een algemeen graf. Zelfs worden (particuliere) graven wel eens huurgraven genoemd als ze voor bepaalde tijd werden uitgegeven en koopgraven als deze voor onbepaalde tijd werden uitgegeven. Dit vraagt daarom de grootst mogelijke zorgvuldigheid per begraafplaats bij het vaststellen van de nog geldende rechten en verplichtingen.

9

3 Technische voorbereiding 3.1 Actuele ondergrond Het is van groot belang dat grafruimingen foutloos en probleemloos verlopen. Meestal geven de bestaande genummerde graftekeningen alleen een beeld van de begraafplaats zoals deze ooit ontworpen en bedoeld is. De graven zijn schematisch binnen de begraafplaats ingetekend maar kunnen in werkelijkheid anders gelegen zijn. Dit kan aanleiding geven voor fouten in de uitvoer van de werkzaamheden wanneer deze schematische uiteenzetting gebruikt wordt als uitgangspunt voor ruimingsplannen. Voor de gemeente Sluis moet per begraafplaats nader onderzocht worden in hoeverre de gebruikte kaarten voldoende actueel zijn. Door de nummers van de gravenadministratie over te nemen in de landmeetkundige situatie ontstaat een digitale overzichtskaart met daarop de exacte locatie van de graven en met de juiste nummering die correspondeert met de nummering van de gravenadministratie. In de oudere begraafvakken is dit niet altijd het geval en verdient het aanbeveling om alle bovengrondse delen, opstanden, grafbedekkingen, groenstructuren, bestratingen en perceelgrenzen op de digitale tekening vast te leggen. Door middel van de vastlegging van de graflocaties op een digitale tekening kan per graf de (on)mogelijkheid van ruiming aangegeven worden. Een actuele kaart met grafnummers dient door de begraafplaatsenadministratie te worden geaccordeerd.

Nummering is noodzakelijk om de fout kans bij (toekomstige) grafruimingen en her uitgiften van graven te minimaliseren. Van belang om te realiseren is dat de nummering op de nieuwe borden bij de ingangen van de begraafplaatsen niet in alle gevallen correct is! 3.2 Grondwaterstand De lijkvertering wordt sterk beïnvloed door de aanwezigheid van grondwater. Te hoge grondwaterstanden of hangwater voorkomen een goede vertering en bemoeilijken de ruiming. Een volgende stap is daarom het onderzoeken wat de gemiddelde grondwaterstanden per begraafplaats zijn. De fluctuatie van het grondwater kan invloed hebben op de ontbindingsstaat van de stoffelijke resten. Meestal weet de beheerder uit ervaring welke delen van de begraafplaats grondwaterproblemen hebben. Indien dit niet het geval is of er twijfel bestaat kan door de plaatsing van peilbuizen onderzocht worden of er voorzorgsmaatregelen nodig zijn. Ook veranderend beleid ten aanzien van peilbeheer en (drink-)wateronttrekking kunnen in de loop der tijd de grondwaterstand op de begraafplaats beïnvloeden. Voortschrijdende metingen zijn wenselijk. Peilbuizen worden ingemeten ten opzichte van NAP zodat vergelijking van peilgegevens met omliggende peilbuizen mogelijk is. Tevens kan de waterstand beneden het maaiveld worden gemeten.

Het peilen van de grondwaterstand duurt in de regel tenminste een jaar om gedurende alle seizoenen een nauwkeurige meting te krijgen. Indien de lijkvertering traag of moeilijk verloopt kan overwogen worden om op die betreffende vakken niet ondergronds te ruimen. Voor de her uitgifte van de graven leveren de grondwaterstanden bovendien informatie of dubbeldiep begraven conform de wet mogelijk is. De Wet op de lijkbezorging bepaalt immers dat een lijk steeds 30 cm boven de gemiddeld hoogste grondwaterstand moet worden begraven. 3.3 Funerair-historisch onderzoek Ter voorkoming van de vernietiging van cultuurhistorisch waardevolle grafmonumenten dient voorafgaand aan de ruiming door de beheerder controle plaats te vinden of de betreffende graven voldoen aan de criteria van ‘mogelijk waardevolle grafmonumenten’ of reeds vermeld zijn op de lijst van cultuurhistorisch waardevolle graven. Conform de beheerverordening

10

begraafplaatsen 2019 artikel 31 houdt het college een lijst bij van graven van historische betekenis of waarvan de grafbedekking een opvallende kwaliteit heeft. Door het college zijn in fasen een aantal gemeentelijke monumenten aangewezen en voorgesteld aan de gemeenteraad. Dit is gedaan in de besluiten ‘gemeentelijke monumenten in de gemeente Sluis’ Hierin staan de -in overleg met de Stichting Cultureel Erfgoed Zeeland omschreven- belangrijke cultuur historische monumenten waaronder een aantal begraafplaatsen waarbij op een beperkt aantal ook een gedeelte van de begraafplaats met waardevolle grafmonumenten zijn aangewezen. De gemeenteraad heeft de voorstellen van het college tot het aanwijzen van gemeentelijke monumenten vastgesteld. Actiepunten: 1. Vaststellen selectiecriteria cultuurhistorisch waardevolle graven en monumenten. 3.4 Herinrichtingsplan geruimde graven Het bovengronds ruimen van graven creëert lege plekken die onderhoud vragen. Herinrichting van de lege plekken of gedeeltelijke herinrichting van de begraafplaats kan afhankelijk van de situatie overwogen worden. Van belang is dat tijdig een pakket van eisen wordt opgesteld waaraan een herinrichting zal moeten voldoen. Deze eisen zij n opgenomen in het uitvoeringsplan 2021. Belangrijke criteria zijn efficiënt onderhoud, mechanisch delven mogelijk maken of houden en ruimtelijke beleving van de begraafplaats.

Vooralsnog wordt gekozen voor het opvullen van lege plekken met het inzaaien van gras. Grafplekken die komen te vervallen worden vanuit financiële overwegingen ondergronds niet geruimd, tenzij voor de herinrichting technisch noodzakelijk. 3.5 Herdenkingszuil voor geruimde graven Nabestaanden van graven die geruimd gaan worden krijgen de mogelijkheid om hun overledenen te blijven gedenken met behulp van een naamplaatje op een algemene herdenkingszuil in de nabijheid van de verzamelkelder of op een centrale plaats op de begraafplaats. Deze zuilen worden in 2021/2022 geplaatst. Aan het plaatsen van een gedenkplaatje met de naam van de overledene zijn kosten verbonden voor een periode van 10 jaar. Verlenging met een nieuwe periode van 5 of 10 jaar is mogelijk. Het tarief wordt jaarlijks vastgesteld in de Verordening op de lijkbezorgingsrechten. Zie tevens punt 1.5.7.

11

4 Communicatie 4.1 Interne communicatie Communicatie is een wezenlijk onderdeel van het ruimingsproces. Het is voor alle betrokken medewerkers van belang kennis te hebben van het ruimingsprotocol 1. De projectleider is spin in het web, bewaakt het volledige proces en neemt tijdig initiatief. 2. De portefeuillehouder informeert de raad na vaststelling van het ruimingsprotocol door het college. 3. Alle betrokken ambtelijke medewerkers die direct of indirect bij de ruimingen betrokken zijn (beheerders, administratiemedewerkers, begraafplaatsmedewerkers, beleidsmedewerkers, teammanager en MT) dienen de procedures te kennen en daarnaar te handelen. Een bijscholing in de vorm van een thematische verdieping is een optie. 4. Ter afstemming van de administratieve en operationele processen is het van groot belang dat voorafgaand aan elke ruiming de beheerder en administratiemedewerker de projectleider én elkaar goed informeren. 5. Emotioneel gevoelige situaties rapporteren de begraafplaatsenadministratie en beheerder onmiddellijk aan de projectleider. Deze besluit of bestuurlijke terugkoppeling noodzakelijk is en de te volgen strategie. 6. Halfjaarlijks vindt een evaluatie plaats en worden aandachtspunten in de communicatie vertaalt in acties. De projectleider neemt initiatief en zien toe op naleving.

4.2 Externe communicatie De externe communicatie richt zich enerzijds specifiek op gebruiker en (voormalige) rechthebbenden die nog traceerbaar zijn in de administratie en anderzijds gemeente breed (per kern) op het informeren van alle inwoners en gebruikers over het ruimingsproces in de betreffende kern op het moment een grootschalige inhaalslag zal plaatsvinden. Gebruik kan worden gemaakt van de gemeentepagina in lokale (week-)bladen, een persbericht voor regionale dagbladen, de gemeentelijke website en informatie op de mededelingenborden bij de poorten van de begraafplaatsen. Bij een inhaalslag die naar verwachting weerstanden op roept is het van belang een lokale voorlichtingsbijeenkomst te organiseren. De uitwerking van een communicatieplan geschiedt in samenwerking met de afdeling Communicatie. 4.3 Communicatie met rechthebbenden en gebruikers Uit de procedurele aanpak zoals beschreven in hoofdstuk 2.3 wordt duidelijk hoe rechthebbenden en gebruikers geïnformeerd worden. Bij een grootschalige inhaalslag betreft het contact een persoonlijke mededeling middels een brief en algemene informatie bij de ingang van de begraafplaats, bordjes bij de te ruimen graven of vakken en mededelingen via de gemeentepagina van lokale (week-) bladen. Voor vragen en aanvullende informatie kunnen zij terecht bij de begraafplaatsenadministratie.

Indien de administratie van het graf niet volledig is worden (voormalige) rechthebbenden en gebruikers in de gelegenheid gesteld om ontbrekende informatie aan te vullen middels overlegging van de grafakte en/of betaalbewijzen. Indien de geregistreerde (voormalige) rechthebbende of gebruiker niet meer traceerbaar is of reeds is overleden, kan een nieuwe rechthebbende zich alsnog melden om het grafrecht over te nemen. De wet geeft aan dat iedereen die zich meldt de nieuwe rechthebbende kan worden. Vanuit zorgvuldigheid wordt de aanvrager geadviseerd andere nabestaanden van het verzoek op de hoogte te brengen en er mee in te laten stemmen. Indien mocht blijken dat van graven geen (voormalige) rechthebbenden bekend zijn worden bordjes, overeenkomstig het bepaalde in de gemeentelijke beheerverordening, op de

12

betreffende graven geplaatst. Bij de ingang van de begraafplaats zal een oproep verschijnen die mede refereert aan de bordjes. De nabestaanden en mogelijke rechthebbenden worden er zo op geattendeerd dat ze contact moeten opnemen met de begraafplaatsenadministratie voor nadere informatie. De bordjes blijven een jaar gehandhaafd. De reden hiervoor is dat binnen dit jaar op feestdagen, de verjaardag, de sterfdag en alle andere bijzondere dagen waarop het graf vaak bezocht wordt een bordje op het graf staat. Voor geregistreerde (voormalige) rechthebbenden die niet binnen 6 weken reageren geldt dezelfde procedure, met dien verstande dat de bordjes dan 4-6 maanden bij het graf blijven staan.

13

5. Prioriteiten en adviezen De gravenadministraties zijn onvolledig. Bestaande graven zijn niet altijd terug te vinden in administraties, administraties van de voormalige kernen zijn niet actueel en er is onvoldoende duidelijkheid over de status van alle aanwezige graven (bepaalde of onbepaalde tijdsgraven en algemene of (particuliere) graven). Het is van belang het gestarte proces van actualiseren voort te zetten. Oude ontbrekende informatie in de systemen invoeren en plattegronden met grafnummers actualiseren. Graven waarvan de status onbekend is voorlopig parkeren. Prioriteiten: 1: jaarlijks blijven aanschrijven van de graven waarvan de grafrechten verlopen (geregistreerde graven jonger dan 2006); 2: De onvolledige graven administratie van voor 2006 aanvullen; 2.1: inhaalslag per begraafplaats volgens planning uitvoeringplan 2.2: opstarten communicatie plan aanvulling graven administratie en bijbehorende ruiming. 2.3: Graven met rechten voor onbepaalde tijd niet proactief aanschrijven. Alleen middels bordje aan graf met verzoek zelf contact op te nemen

14

Bijlage 1 Criteria voor het inventariseren van bijzondere waarden van grafmonumenten op begraafplaatsen Voor iedere inventarisatie is het van belang om de identiteit van een begraafplaats vast te stellen. Vervolgens wordt bekeken of kan worden volstaan met de hieronder geformuleerde criteria of dat er nog specifieke kenmerken aan de lijst moeten worden toegevoegd. Historische waarde: 1. Als herinnering aan een persoon die iets voor de dorpsgemeenschap heeft betekend. 2. Als herinnering aan een bepaalde plaatselijke gebeurtenis (b.v. de opening van de begraafplaats of een ramp). 3. Als er sprake is van een grafteken dat bijdraagt aan de identiteit van het dorp (in een kunstenaarsdorp is het van groter belang om een kunstenaar op te nemen dan in een dorp waar de historie veel meer om personen verwant aan de visserij draait). 4. Vanwege de grote ouderdom van de graftekens (de grens is nader te bepalen, maar ligt over het algemeen voor of na de Tweede Wereldoorlog) 5. Vanwege het verhaal van hoe men vroeger met grafstenen omging, bijvoorbeeld hergebruik (glazen plaatjes die over een andere tekst geplaatst zijn). 6. Als er een tijdsbeeld gegeven wordt door bijvoorbeeld bepaalde dichtregels. 7. Als de steenhouwer zijn signatuur heeft achtergelaten. 8. Als er sprake is van een uitgesproken kunsthistorische stijl 9. Als er sprake is van oorlogsslachtoffers. Ambachtelijke waarden: 10.

Bijzonder steenhouwerswerk (ornamenten, bijzondere lettertypen, schrijfschrift, bossering langs de randen (d.w.z. ruw gehakt rondom of als basis), frijnslag bouchardeerwerk), etc. 11. Geëtste glasplaten. 12. Fotoplaatjes: oude foto’s op een ovaalvormig plaatje afgedrukt. Symboliek (de beeldtaal die ook ongeletterden begrepen): 13. Het aanwezig zijn op grafstenen van funeraire symboliek zoals: de treurboom met rups en vlinder, de palmtak als symbool van overwinning op de dood, kruisen als symbool voor de gekruisigde Christus, de gebroken zuil of de geknakte boom of roos als symbool van een jong afgebroken leven en vele andere. Zie hiervoor publicaties over funeraire symboliek. Ensemblewaarde: 14. Als het grafteken belangrijk is voor het totaalbeeld van de historische begraafplaats, d.w.z. de grijze Belgische hardsteen, de kenmerkende vroeg 20e eeuwse hoofdvormen met name door de acroteria (“oortjes” waar aan destijds bloemkransen werden gehangen), de gotische spitsboog of de klassieke tympaanvorm (driehoekvorm). Natuurwaarden: 15. Korstmossen als zij in bijzondere grootte of opvallende mate op het grafteken voorkomen.

15

Bijlage 2 Mededelingenbrief aan gebruikers van algemene graven waarvan het gebruiksrecht nog niet verlopen is Geachte……, In onze administratie staat u geregistreerd als gebruiker van het algemeen graf met nummer …………… Het gebruiksrecht van dit graf verloopt binnenkort en daarmee vervalt het graf aan de gemeente. Dit graf wordt daarna verwijderd. Graag wijzen wij u op de mogelijkheden van verlengen van de grafrechten of een herbegraving in een graf op een andere plek op de begraafplaats of een opgraving en crematie. In dat laatste geval kunt u de as een bestemming geven op onze begraafplaats. Aan een opgraving en herbegraving zijn kosten verbonden, zoals vermeld in de ‘Verordening op de heffing en de invordering van lijkbezorgingsrechten’ die u kunt vinden op de website van de gemeente. Als u de grafrechten verlengd wordt het algemene graf omgezet in een graf. Ook horen wij graag of u de grafbedekking en het monument zelf wilt laten verwijderen of dat u dat overlaat aan de gemeente. Verwijdering en afvoer door de gemeente is kosteloos. Als u besluit het zelf te laten verwijderen dient u hiervoor een afspraak te maken met de beheerder van de begraafplaats. De mogelijkheid bestaat om na ruiming van een graf een gedenkplaatje met naam van de overledene te plaatsen op een algemeen herdenkingsmonument.

Als u van die mogelijk gebruik wenst te maken kunt u dat op het formulier aangeven. Wij vragen u om bijgaand formulier in te vullen en ondertekend in bijgevoegde retourenvelop binnen 6 weken naar de begraafplaatsenadministratie terug te sturen. Als u niet tijdig reageert gaan wij na afloop van de termijn van het gebruiksrecht over tot de onmiddellijke verwijdering van het graf. Bent u zelf geen gebruiker van dit graf of wilt u het gebruiksrecht overdragen aan een andere gebruiker dan verzoeken wij u om dit op het formulier aan te geven. Als u nog vragen heeft dan kunt u contact opnemen met ………………………..… van de begraafplaatsenadministratie of u kunt een mail sturen naar ……………………….

Met vriendelijke groet, namens burgemeester en wethouders,

16

Antwoordformulier begraafplaats betreffende het algemene graf met nr ……… Ondergetekende Achternaam: Voornamen: Geboortedatum: Adres: Postcode en woonplaats:

……………. ……………. ……………. ……………. ……………..

Telefoonnummer: E-mail:

…………… ……………

Verklaart

als

gebruiker

voor

bovengenoemd

graf:

(kruis van de onderstaande vragen voor iedere vraag aan dat wat van toepassing is)

Stoffelijke resten De grafrechten van het algemeen graf te verlengen. Het algemene graf te laten ruimen door de gemeente (hier zijn geen kosten aan verbonden) o De stoffelijke resten in een particulier graf te willen herbegraven, voor een periode van: 0 20 jaar, kosten € ……….. Genoemde kosten zijn exclusief de kosten van een herbegraving. Een aanvraagformulier met offerte wordt toegestuurd. o De stoffelijke resten te laten opgraven voor crematie. Een aanvraagformulier met offerte wordt toegestuurd. o Zelf geen gebruiker meer te willen zijn van het graf, maar wel een andere gebruiker te hebben gevonden die wil overgaan tot herbegraving of opgraving en crematie: ……………………………………………………………………….. (naam en voornamen voluit) ……………………………………………………………………….. (adres) ………………………………………………………………………... (geboortedatum) ………………………………………………………………………… (postcode / woonplaats) ………………………………………………………………………… (telefoonnummer / email) o o

Grafmonument o o o

Het grafmonument zelf te willen weghalen in overleg met de begraafplaatsbeheerder. Het grafmonument mag door de gemeente van het graf af gehaald worden en vernietigd worden. Anders, nl…………………………………………………………………………………….

Herdenkingsplaatje o

Wil na ruiming een naamplaatje plaatsen op de algemene herinneringszuil voor geruimde graven, kosten € …… voor een periode van 10 jaar.

Datum

: …………………………………………….

Handtekening

: ……………………………………………

Met gebruikmaking van de bijgeleverde antwoordenvelop binnen 6 weken opsturen naar Begraafplaatsenadministratie, t.a.v. ……………………….

17

Bijlage 3 Mededelingenbrief aan gebruikers van algemene graven waarvan het gebruiksrecht al is vervallen Geachte……, In onze administratie staat u geregistreerd als gebruiker van het algemeen graf met nummer …………………….. Het gebruiksrecht van dit graf is reeds verlopen en daarmee officieel vervallen aan de gemeente. Dit graf wordt binnenkort verwijderd. Wij wijzen u op de mogelijkheden van verlenging van de grafrechten of een herbegraving in een graf op een andere plek op de begraafplaats of een opgraving en crematie. In het laatste geval kunt u de as eventueel een bestemming geven op een andere plek op onze begraafplaats. Aan een opgraving en herbegraving zijn kosten verbonden, zoals vermeld in de ‘Verordening op de heffing en de invordering van lijkbezorgingsrechten’ die u kunt vinden op de website van de gemeente. Als u de grafrechten verlengd wordt het algemene graf omgezet in een graf. Ook horen wij graag of u de grafbedekking en het monument zelf wilt laten verwijderen of dat u dat overlaat aan de gemeente. Verwijdering en vernietiging door de gemeente is kosteloos. Als u besluit het zelf te laten verwijderen dient u hiervoor een afspraak te maken met de beheerder van de begraafplaats. De mogelijkheid bestaat om na ruiming van een graf een gedenkplaatje met naam van de overledene te plaatsen op een algemeen herdenkingsmonument.

Als u van die mogelijk gebruik wenst te maken kunt u dat op het formulier aangeven. Wij vragen u om bijgaand formulier in te vullen en ondertekend in bijgevoegde retourenvelop binnen 6 weken naar de begraafplaatsenadministratie van de gemeente terug te sturen. Als u niet tijdig reageert gaan wij over tot de onmiddellijke verwijdering van het graf. Bent u zelf geen gebruiker van dit graf of wilt u het gebruiksrecht overdragen aan een andere gebruiker dan verzoeken wij u om dit op het formulier aan te geven. Als u nog vragen heeft dan kunt u contact opnemen met ………………………. van de administratie van de begraafplaats of u kunt een mail sturen naar ……………………….

Met vriendelijke groet, namens burgemeester en wethouders,

18

Antwoordformulier begraafplaats ………………… betreffende het algemene graf met nr …….. Ondergetekende Achternaam: Voornamen: Geboortedatum: Adres: Postcode en woonplaats:

……………. ……………. ……………. ……………. ……………..

Telefoonnummer: E-mail:

…………… ……………

Verklaart

als

gebruiker

voor

bovengenoemd

graf:

(kruis van de onderstaande vragen voor iedere vraag aan dat wat van toepassing is)

Stoffelijke resten Het grafrecht van het algemeen graf te verlengen. Het algemene graf te laten ruimen door de gemeente (hier zijn geen kosten aan verbonden) o De stoffelijke resten in een particulier graf te willen herbegraven, voor een periode van: 0 20 jaar, kosten € ……….. Genoemde kosten zijn exclusief de kosten van een herbegraving. Een aanvraagformulier met offerte wordt toegestuurd. o De stoffelijke resten te laten opgraven voor crematie. Een aanvraagformulier met offerte wordt toegestuurd. o Zelf geen gebruiker meer te willen zijn van het graf, maar wel een andere gebruiker te hebben gevonden die wil overgaan tot herbegraving of opgraving en crematie: ……………………………………………………………………….. (naam en voornamen voluit) ……………………………………………………………………….. (adres) ………………………………………………………………………... (geboortedatum) ………………………………………………………………………… (postcode / woonplaats) ………………………………………………………………………… (telefoonnummer / email) o o

Grafmonument o o o

Het grafmonument zelf te willen weghalen in overleg met de begraafplaats-beheerder. Het grafmonument mag door de gemeente van het graf af gehaald worden en vernietigd worden. Anders, nl…………………………………………………………………………………….

Herdenkingsplaatje Wil na ruiming een naamplaatje plaatsen op de algemene herinneringszuil voor geruimde graven, kosten € …… voor een periode van 10 jaar. Datum : ……………………………………………. o

Handtekening

: ……………………………………………

Met gebruikmaking van de bijgeleverde antwoordenvelop binnen 6 weken opsturen naar Begraafplaatsenadministratie, t.a.v. ……………………….

19

Bijlage 4 Mededelingenbrief aan rechthebbenden van (particuliere) graven waarvan de grafrechten binnenkort verlopen Geachte……, In onze administratie staat u geregistreerd als rechthebbende van het (particuliere) graf met nummer .…………………….. Wij wijzen u op de mogelijkheden van verlenging van het grafrecht met een periode van 5 of10 jaar, zodat u het graf ook de komende jaren kunt blijven bezoeken. Als u de grafrechten verlengd wordt het particuliere graf omgezet in een graf. Indien u zelf geen rechthebbende meer wenst te zijn kunt u het grafrecht ook overdragen aan een andere nabestaande. De overschrijving dient tijdig te geschieden, voor afloop van de graftermijn. Als u besluit om niet over te gaan tot verlenging van het grafrecht verzoeken wij u aan te geven of u het monument op het graf en de overige grafbedekking zelf wilt verwijderen of dat u dat overlaat aan de gemeente. Aan de verwijdering zijn geen kosten verbonden. Als u besluit het zelf te laten verwijderen dient u hiervoor een afspraak te maken met de beheerder van de begraafplaats. De mogelijkheid bestaat om na ruiming van een graf een gedenkplaatje met naam van de overledene te plaatsen op een algemeen herdenkingsmonument. Als u van die mogelijk gebruik wenst te maken kunt u dat op het formulier aangeven.

Wilt u geen rechthebbende van dit graf meer zijn, of wilt u dit overdragen aan een nieuwe rechthebbende dan verzoeken wij u om dit eveneens op het formulier aan te geven. Daarmee doet u formeel afstand van het grafrecht. Wij vragen u om bijgaand formulier in te vullen en ondertekend in bijgevoegde retourenvelop binnen 6 weken naar de begraafplaatsenadministratie terug te sturen. Als u niet tijdig reageert gaan wij bij de afloop van de termijn van het grafrecht over tot verwijdering van het graf. Als u nog vragen heeft dan kunt u contact opnemen met …………………….. van de administratie van de begraafplaats of u kunt een mail sturen naar ……………………….

Met vriendelijke groet, namens burgemeester en wethouders,

20

Antwoordformulier begraafplaats betreffende het (particuliere) graf met nr. ……….. Ondergetekende Achternaam: Voornamen: Geboortedatum: Adres: Postcode en woonplaats:

……………. ……………. ……………. ……………. ………………

Telefoonnummer: E-mail:

…………… ……………

Verklaart

als

rechthebbende

van

bovengenoemd

graf:

(kruis van de onderstaande vragen ieder punt aan dat van toepassing is)

Verlenging grafrecht o

o o

de termijn van het grafrecht te willen verlengen voor een periode van: 0 5 jaar, kosten € ……….. 0 10 jaar, kosten € ……… de termijn van het grafrecht niet te willen verlengen en het graf te laten ruimen, waarbij de resten in een verzamelgraf bijgezet worden. Hieraan zijn geen kosten verbonden. zelf geen rechthebbende meer te willen zijn van het grafrecht van dit graf, maar wel een nieuwe rechthebbende hiervoor op te geven: ……………………………………………………………………….. (naam en voornamen voluit) ……………………………………………………………………….. (adres) ………………………………………………………………………... (geboortedatum) ………………………………………………………………………… (postcode / woonplaats) ………………………………………………………………………… (telefoonnummer / email)

Grafmonument (indien niet gekozen voor verlenging) o o o

Het grafmonument zelf te willen laten weghalen en hiertoe een afspraak te maken met de begraafplaatsbeheerder. Het grafmonument mag door de gemeente van het graf afgehaald worden en vernietigd worden. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Anders, nl…………………………………………………………………………………….

Herdenkingsplaatje o

Wil na ruiming een naamplaatje plaatsen op de algemene herinneringszuil voor geruimde graven, kosten € …… voor een periode van 10 jaar.

Datum Handtekening

: ……………………………………………. : ……………………………………………

Met gebruikmaking van de bijgeleverde antwoordenvelop binnen 6 weken opsturen naar Begraafplaatsenadministratie, t.a.v. ……………………….

21

Bijlage 5 Mededelingenbrief aan voormalige rechthebbenden van (particuliere) graven waarvan de grafrechten verlopen zijn Geachte……, In onze administratie staat u geregistreerd als voormalig rechthebbende van het (particuliere) graf met nummer .………… Ondanks dat uw grafrecht per ..-..-…. is komen te vervallen willen wij u alsnog de mogelijkheid bieden om het grafrecht te verlengen of opnieuw af te sluiten voordat het graf daadwerkelijk geruimd gaat worden. Wij wijzen u op de mogelijkheden van verlenging van het grafrecht met een periode van 5 of 10 jaar, zodat u het graf ook de komende jaren kunt blijven bezoeken. Als u de grafrechten verlengd wordt het particuliere graf omgezet in een graf. Indien u zelf geen rechthebbende meer wenst te zijn kunt u het grafrecht ook overdragen aan een andere nabestaande. De overschrijving dient tijdig te geschieden, binnen de genoemde termijn van 6 weken. Als u besluit om niet over te gaan tot verlenging van het grafrecht verzoeken wij u aan te geven of u het monument op het graf en de overige grafbedekking zelf wilt verwijderen of dat u dat overlaat aan de gemeente. Verwijdering en vernietiging door de gemeente is kosteloos. Als u besluit het zelf te laten verwijderen dient u hiervoor een afspraak te maken met de beheerder van de begraafplaats.

De mogelijkheid bestaat om na ruiming van een graf een gedenkplaatje met naam van de overledene te plaatsen op een algemeen herdenkingsmonument. Als u van die mogelijk gebruik wenst te maken kunt u dat op het formulier aangeven. Wilt u geen rechthebbende van dit graf meer zijn, of wilt u dit overdragen aan een nieuwe rechthebbende dan verzoeken wij u om dit eveneens op het formulier aan te geven. Daarmee doet u afstand van het grafrecht. Wij vragen u om bijgaand formulier in te vullen en ondertekend in bijgevoegde retourenvelop binnen 6 weken naar de begraafplaatsenadministratie van de gemeente terug te sturen. Als u niet tijdig reageert gaan wij bij de afloop van de termijn van het grafrecht over tot verwijdering van het graf. Als u nog vragen heeft dan kunt u contact opnemen met …………………….. van de administratie van de begraafplaats of u kunt een mail sturen naar ……………………….

Met vriendelijke groet, namens burgemeester en wethouders,

22

Antwoordformulier begraafplaats betreffende het (particuliere) graf met nr. …….. Ondergetekende Naam: Voornamen: Geboortedatum: Adres: Postcode en woonplaats:

……………. ……………. ……………. ……………. …………….

Telefoonnummer: E-mail:

…………… ……………

Verklaart

als

voormalig

rechthebbende/gebruiker

voor

bovengenoemd

graf:

(kruis van de onderstaande vragen ieder punt aan dat van toepassing is)

Grafrecht o

o o

de termijn van het grafrecht opnieuw te willen verlengen via de coulanceregeling voor een periode van: 0 5 jaar, kosten € ……….. 0 10 jaar, kosten € ………. de termijn van het grafrecht niet te willen verlengen en het graf te laten ruimen, waarbij de resten in een verzamelgraf bijgezet worden. Hieraan zijn geen kosten verbonden. zelf geen rechthebbende meer te willen zijn van het grafrecht van dit graf, maar wel een nieuwe rechthebbende hiervoor op te geven: ……………………………………………………………………….. (naam en voornamen voluit) ……………………………………………………………………….. (adres) ………………………………………………………………………... (geboortedatum) ………………………………………………………………………… (postcode / woonplaats) ………………………………………………………………………… (telefoonnummer / email)

Grafmonument (indien niet gekozen voor verlenging) o o o

Het grafmonument zelf te willen laten weghalen en hiertoe een afspraak te maken met de begraafplaatsbeheerder. Het grafmonument mag door de gemeente van het graf afgehaald worden en vernietigd worden. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Anders, nl…………………………………………………………………………………….

Herdenkingsplaatje o

Wil na ruiming een naamplaatje plaatsen op de algemene herinneringszuil voor geruimde graven, kosten € ……,- voor een periode van 10 jaar.

Datum Handtekening

: ……………………………………………. : ……………………………………………

Met gebruikmaking van de bijgeleverde antwoordenvelop binnen 6 weken opsturen naar Begraafplaatsenadministratie, t.a.v. ……………………….

23

Bijlage 6 grafrecht

Afstandsverklaring

Afstandsverklaring betreffende het (particuliere) graf met nr. ……………….. begraafplaats ……………………………….. te ……………………………………

Rechthebbende Ondergetekende Achternaam: Voornamen: Geboortedatum: Adres: Postcode en woonplaats:

……………. ……………. ……………. ……………. ……………..

Telefoonnummer: E-mail:

…………… ……………

Verklaart hierbij als rechthebbende van bovengenoemd graf afstand te doen van het grafrecht en niet meer verantwoordelijk te zijn voor het onderhoud. Na schriftelijke bevestiging van deze afstandsverklaring vervalt het betreffende graf aan de gemeente en zal het worden verwijderd.

Wensen met betrekking tot de grafbedekking o o o

Het grafmonument zelf te willen laten weghalen en hiertoe een afspraak te maken met de begraafplaatsbeheerder. Het grafmonument mag door de gemeente van het graf afgehaald worden en vernietigd worden. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Anders, nl…………………………………………………………………………………….

Herdenkingsplaatje o

Wil na ruiming een naamplaatje plaatsen op de algemene herinneringszuil voor geruimde graven, kosten € …..,- voor een periode van 10 jaar.

Plaats en datum

: …………………………………………….

Handtekening

: ……………………………………………

24