06 Brief over Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium IJZ.pdf

KPI

Benodigd

1

Beschikbaarheid acute en spoed jeugdhulp

2

Doorlooptijd inkomende zorgvraag

Info komt uit data van zorgaanbieders die dit aanbod hebben. Dit wordt door aanbieders gerapporteerd en er wordt op gestuurd. Dit loopt goed. Berichtenverkeer.

19

Onderzoek inkoopkoder en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

3

(Interne en/of externe) Audit en inspectie

4

Uitstroom cliënten

5 6 7

Looptijd zorgtraject Recidive Preventie: voorkomen van noodzaak tot (specialistische) jeugdhulp Herintredende cliënten Verzilvering van indicatie (traject totaal).

8 9

11 12

Organisatorisch in control zijn (kwantiteit en kwaliteit) Accountantsverklaring Tijdigheid facturen

13

Matched care

14 15

Wachttijden Proactieve houding

10

tMM

ï>c Visser

A DV I E S

Geen vastlegging, ongestructureerd. Moet in een gespreksformat. Ook mee in de eindejaarsverantwoording. IJZ moet dit oppakken. Is middels berichtenverkeer te meten, er is een code voor reden uitstroom. Probleem is wanneer het een verlenging betreft. Dit is te zien aan de codes. Er is lastig op te sturen. Berichtenverkeer, verschil tussen start en eind zorg Berichtenverkeer Berichtenverkeer. Overigens is causaal verband dubieus.

Berichtenverkeer Berichtenverkeer Toewijzingsbeleid is niet uniform. Je kan dus niet tussen gemeenten vergelijken. Wel per gemeente trends in de tijd. Arbitrair

IJZ moet dit actief opvragen en monitoren. Declaraties ijlen na, maar ook in het afgeven van toewijzingen zitten soms achterstanden. Gaat IJZ doen na de zomer. Elk kwartaal een top-10 voor contractmanagement. Er is een werkgroep van wat wel en niet gestapeld mag worden. Het is ingewikkeld. Het is breed en wat is best passende zorg? Ook is er een verschil in aanpak tussen gemeenten. Definitie is diffuus. Is nu een piepsysteem. onmeetbaar

3.3 Outcome-indicatoren Achtergrond In het Programma van Eisen en de Raamcontracten zijn afspraken gemaakt over Outcomeindicatoren. Dit zijn vijf landelijk vastgestelde indicatoren, waarover aanbieders verplicht moeten rapporteren aan het CBS. Afgesproken is dat zij die gegevens ook inzichtelijk moeten maken voor IJZ (Opdrachtgever).

Programma van Eisen: Art. 9.6: Opdrachtnemer levert Beleidsinformatie Jeugdhulp en outcome-indicatoren aan bij het CBS en stelt spiegelrapportages beschikbaar aan Opdrachtgever. Art. 22: Opdrachtnemer gebruikt een gevalideerd instrument voor de meting van doelrealisatie en Cliënt tevredenheid. In het kwaliteitsbeleid van Opdrachtnemer is vastgelegd hoe de eigen resultaten vergeleken worden met provinciale dan wel landelijke uitkomsten.

20

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugd hulp Zeeland

,A'\uU br Vut.tr ADVIES

Art. 22.2. Opdrachtnemer stelt geaggregeerde uitkomsten van resultaatmetingen beschikbaar aan Opdrachtgever. Art. 22.3. Vanaf 2021 laat Opdrachtgever jaarlijks een Cliënttevredenheidsonderzoek uitvoeren (zie ontwikkelopgaaf 7) waaraan Opdrachtnemer haar medewerking verleent. De kosten voor het uitvoeren van het onderzoek zijn voor rekening van Opdrachtgever. Opdrachtnemer brengt geen factuur in rekening bij Opdrachtgever voor de eventuele werkzaamheden door Opdrachtnemer die nodig zijn om het onderzoek uit te voeren. Als het Zeeuwse Cliënt tevredenheidsonderzoek is gerealiseerd, vervalt hetgeen gesteld onder lid 1.

Bevindingen De bevindingen op basis van de vragenlijst en de gespreksrondes staan weergegeven onder de bevindingen van de KPI's en meer in detail in Bijlage 4.

KPI

Benodigd Berichtenverkeer Berichtenverkeer (Combinatie van KPI nr. 6 en nr. 8)

18

Uitval van cliënten Geen nieuwe start jeugdhulp Probleemvermindering

19

Doelrealisatie

16 17

Moet van aanbieders komen. Wordt door hen aangeleverd bij CBS. Is arbitrair en complex (hoe meet je het, hoe kun je vergelijken?). Moet van aanbieders komen. Wordt door hen aangeleverd bij CBS. Is arbitrair en complex (wiens doelen en hoe ambitieus?).

3.4 Ontwikkelopgaven Achtergrond In het Beschrijvend Document is een tiental Ontwikkelopgaven benoemd. Partijen in de percelen 1, 3a, 3b en 4 (Samenwerkingsverbanden) hebben als één van de gunningscriteria moeten aangeven hoe ze hiermee zouden gaan werken. Hoe beter ze dit konden aangeven, hoe meer punten ze konden scoren bij de gunning.

Beschrijvend Document: P24: Deze kwalitatieve doelstellingen, aangevuld met wensen op het gebied van een beheersbaar en betaalbaar jeugdhulplandschap en de uitgangspunten en doelstellingen uit paragraaf 1.3, leiden tot de volgende 10 ontwikkelopgaven, verdeeld in twee dimensies: a. Inhoudelijke ontwikkelingen van de jeugdhulp en b. daaraan ondersteunende (bedrijfsmatige) ontwikkelingen. Om blijvend voldoende en effectieve jeugdhulp te bereiken voor de Zeeuws jeugdigen zet de Inkooporganisatie in op de inhoudelijke ontwikkeling van:

21

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

(/Vilicljel >c Visser ADVIES

1. Een met de cliënt afgestemd, resultaatgericht jeugdhulpaanbod, zowel binnen de percelen als tussen de percelen. 2. Het bieden van een blijvend passend jeugdhulpaanbod bij veranderende ondersteuningsvragen. 3. Effectieve, methodische interventies 4. Specialistisch collectief aanbod Om de inhoudelijke ontwikkelingen te ondersteunen zetten wij in op: 5. Invoering van één dossier bij complexe en meervoudige ondersteuningsvragen om een impuls te geven aan één gezin, één plan, één regisseur. 6. Invoering van en werken met de Outcome-indicatoren. 7. Invoering van één Zeeuws Cliënttevredenheidsonderzoek. 8. Bevorderen van Cliëntparticipatie. 9. Bevorderen van Vakmanschap. 10. Wijziging bekostiging. Samen met de jeugdhulpaanbieders willen de Zeeuwse gemeenten vorm en inhoud geven aan deze ontwikkelopgaven door het lerend vermogen van elkaar aan te spreken. p.25 BD: Deze ontwikkelopgaven worden niet allemaal tegelijk en door alle Partijen uitgewerkt; de Inkooporganisatie regisseert het uitwerkingsproces, samen met Jeugdhulpaanbieders uit bepaalde Percelen. In Bijlage 4 zijn uitgangspunten, het gewenste resultaat, voorwaarden, betrokkenen en de fasering per ontwikkeldoel beschreven.

P68 BD: Gevraagde informatie: Deelnemer wordt gevraagd aan te geven op welke wijze u een bijdrage gaat leveren aan de realisatie van de desbetreffende ontwikkelopgaaf voor de Percelen waarvoor u een Inschrijving indient. Toegespitst op de volgende aspecten: 1. Uw visie ten aanzien van deze ontwikkelopgaaf. 2. De initiatieven die uw organisatie reeds heeft genomen op of in relatie met deze ontwikkelopgaaf. 3. Welke initiatieven u per ontwikkelkopgaaf in het aangegeven tijdpad per ontwikkelopgaaf wilt nemen om deze ontwikkelopgaaf te realiseren en te optimaliseren en welke partijen u hierbij nodig heeft. 4. De risico's die u ziet voor deze ontwikkelopgaaf en de beheersmaatregelen die nodig zijn om deze risico's te beperken.

Bijlage 4 Beschrijvend document: uitgebreide beschrijving van de ontwikkelopgaven, incl. gewenst resultaat, tijdpad en eigenaarschap.

22

(4UJ frc i isftv

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

ADVI ES

Bevindingen Bij de vragenlijst hebben de respondenten aangegeven welke ze de belangrijkste en minst belangrijke Ontwikkelopgaven vinden en wat volgens hen de belangrijkste knelpunten zijn. De knelpunten zijn in onderstaand overzicht gecategoriseerd, met erachter per categorie hoe vaak daaruit een knelpunt is genoemd. Tevens hebben de respondenten per ontwikkelopgave aangegeven wat volgens hen daarvan de status is. • mees

Totaal(n=18)

Belangrijkste knelpunten bij Ontwikkelopgaven

■ minu

o

4

5

aantal kooi genoemd 6 7 8 9 10 11 «7 13 14 15 16 Knelpunten ontwikkelopgaven

capaciteit en instabiliteit IJZ

4

samenwerking met en tussen aanbieders prioriteiten stellen, nu teveel tegelijk, waan van de dag ambitieniveau bij ontwikkelopgaven te hoog

4 4 4

te veel aanbieders registratie, dataverzameling hoe ga je dat doen?

3 3

Status Ontwikkelopgaven

Ontwikkelopgaven 1. Algestemd resultaatgericht aanbod. binnen ent tussen percelen. 2. Blijvend passend aanbod bij veranderende ondersteuni ngsvraeen. 3. Effectieve, methodische interventies. 4. Specialistisch collectief aanbod 5. Invoering één dossier bij complene meervoudige ondersteuningsvragen. 6. Invoering van en werken met de outcomc-indicatoren. 7. Invoering één 2eeuws cliénttevredenheidsonderzoek. 8. Bevorderen clièntparticipat'e. 9. Bevorderen vakmanschap 10. Wijziging bekostiging.

Status Ontwikkelopgaven In het diagram staat per indicator de gemiddelde score op de vraag in hoeverre de opgave is gerealiseerd.

1 "^ >

^

0 = Onrealiseerbaar 1 = Niet gestart, we! realiseerbaar 2 = Gestart, achter op planning 3 = Gestart, nog cp planning 4 = Gerealiseerd

<, , ^^ s________________ ______ _____

In de gesprekstafels is aangegeven dat IJZ tot op heden geen regie heeft gevoerd op de uitvoering van de ontwikkelopgaven. Er is weinig aan gedaan. Gemeld werd ook dat het opvallend is dat er weinig of geen aanvragen voor het transformatiefonds zijn geweest vanuit aanbieders. Voorts zijn de betrokkenen over het algemeen van mening dat in de samenwerking tussen gemeenten, aanbieders en IJZ eerst de basis op orde moet zijn, alvorens het zin heeft te investeren in aanvullende ontwikkelopgaven. Daarnaast is gebleken uit de vragenlijst dat men de eerste vijf ontwikkelopgaven relatief belangrijk vindt en de laatste vijf minder belangrijk. In onderstaand schema is per ontwikkelopgave aangegeven wat er voor nodig is en hoe reëel realiseerbaar de opgave is. KPI Een met de cliënt afgestemd, ___ resultaatgericht 1

Benodigd De sinds de aanbesteding nieuw ontstane werkwijze met de samenwerkingsverbanden, verloopt nog niet soepel en leidt 23

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

jeugdhulpaanbod, zowel binnen de percelen als tussen de percelen.

2

Het bieden van een blijvend passend jeugdhulpaanbod bij veranderende ondersteuningsvragen.

3

Effectieve, methodische interventies Specialistisch collectief aanbod

4

5

6 7

Invoering van één dossier bij complexe en meervoudige ondersteuningsvragen om een impuls te geven aan één gezin, één plan, één regisseur. Invoering van en werken met de Outcome-indicatoren. Invoering van één Zeeuwse Cliënttevredenheidsonderzoek.

9

Bevorderen van Cliëntparticipatie. Bevorderen van Vakmanschap.

10

Wijziging bekostiging.

8

ï»c Visser DV I E S

tMM A

in de uitvoering tot veel discussie. Deze werkwijze zou eerst beter moeten functioneren, alvorens het zinvol is er op dit punt een ontwikkelopgave aan toe te voegen. Als het wel beter gaat, is het zinvol om per aanbieder te kijken wat hun visie was in de aanbestedingsdocumenten, wat daarvan inmiddels is gerealiseerd, wat hun verdere voornemens zijn en hoe er eventueel tussen aanbieders kan worden geharmoniseerd. Incidenteel wordt het aanbod aangevuld als er ergens iets nodig blijkt te zijn. Er is geen procedure om gestructureerd omissies in het aanbod te inventariseren en te toetsen aan maatschappelijke ontwikkelingen. Dit zou wel vormgegeven kunnen worden. Ook hier zou een werkwijze of procedure voor moeten worden ontwikkeld om dit gestructureerd vorm te geven. Hiervoor zou eerst gekeken moeten worden wat samenwerkingsverbanden hiervoor bij de aanbesteding in hun plannen hebben gezet. Vandaaruit moet gekeken worden wat er tot op heden is gedaan, wat er extra nodig is en hoe er tussen aanbieders geharmoniseerd kan worden. Idem als 4.

Zie paragraaf 3.2. Complex om goed te doen. Grote verschillen tussen cliënten en soorten problematiek. Op welk moment meet je? Hoe vraag je het? Wie vraag je het? Wat als cliënt verstandelijk beperkt is? Etc. Voorts vergt het een grote investering van gemeenten om dit goed op te zetten. Arbeidsintensief en moeilijk objectiveerbaar. Hiervoor zou eerst gekeken moeten worden wat samenwerkingsverbanden hiervoor bij de aanbesteding in hun plannen hebben gezet. Vandaaruit moet gekeken worden wat er tot op heden is gedaan, wat er extra nodig is en hoe er tussen aanbieders geharmoniseerd kan worden. Heeft grote impact op bedrijfsvoering. Beter eerst de basis op orde krijgen.

24

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugd hulp Zeeland

Uhéd

Vinter

ADVIES

4. Conclusies en aanbevelingen 4.1 Conclusies Het voor de inkoop in 2019 ontwikkelde inkoopkader heeft vooralsnog niet gebracht wat ervan gehoopt werd. De productomschrijvingen en de indeling in percelen hebben wel meer structuur gebracht in het geheel, maar de uitvoering is tegelijkertijd complexer geworden. Het aantal aanbieders dat rechtstreeks onder contract staat bij IJZ is aanzienlijk afgenomen. Wel werken de aanbieders met onderaannemers en dat aantal is sinds begin 2020 behoorlijk toegenomen. Er is veel discussie over definities van producten en werkwijzen en onduidelijkheid over rollen en taken. Ook zitten niet alle medewerkers van IJZ, gemeenten en aanbieders op hetzelfde kennisniveau ten aanzien van de contract- en productafspraken. De issues over producten en definities kosten te veel tijd en energie in de uitvoering. Het zet het onderlinge vertrouwen onder druk en het leidt af van de transformatieopgaven waar het gesprek werkelijk over zou moeten gaan. Het is daarom van groot belang dat deze issues worden opgelost en dat er voor iedereen duidelijkheid wordt gecreëerd over hoe producten en werkwijzen geïnterpreteerd en uitgevoerd moeten worden. Sinds de start van de nieuwe contracten heeft IJZ geruime tijd een personele onderbezetting gekend en voor een groot deel moeten werken met interim-medewerkers.

Bovendien vergde de kwestie Intervence in dezelfde periode veel aandacht van alle partijen en maakte corona het werk er niet gemakkelijker op. Dit heeft de implementatie van het inkoopkader en de transformatie die tegelijkertijd moest plaatsvinden belemmerd. De beschikbare medewerkers van IJZ waren vooral bezig om uitvoeringsissues op te lossen en het hoofd boven water te houden. Van regievoering, het opzetten van gedegen contractmanagement en het organiseren van goede sturingsinformatie kwam weinig terecht. Om zowel gemeenten, als aanbieders, goed te kunnen bedienen is het nodig dat het personeelsbestand bij IJZ kwalitatief en kwantitatief op orde is. Met een goed toegeruste organisatie moet IJZ alsnog haar regierol oppakken. Het contractmanagement moet stevig worden ingevuld, er moet actief en positief kritisch gestuurd worden op toelating van aanbieders en de administratie moet zodanig zijn ingericht dat goede sturing en verantwoording mogelijk wordt. Het plan Van Pionieren naar Professionaliseren biedt daartoe goede handvatten. De rollen zoals elk van de spelers die behoort in te vullen moeten duidelijk afgestemd, beschreven, gecommuniceerd, nageleefd en gemonitord worden. Gemeenten moeten bewust een politieke afweging maken over hoeveel ruimte voor autonomie en mogelijkheid tot afwijking er in de uitvoering mag zijn. Maatwerk is een schoon goed, maar heeft ook een prijs.

Voor de samenwerkingsverbanden geldt dat een steviger invulling van de integrale verantwoordelijkheid voor de opgaven die er liggen en de casuïstiek die zich aandient, zal kunnen bijdragen aan het versterken van de vertrouwensband met gemeenten. Als het gros van de contractissues is opgelost of verduidelijkt en IJZ zijn capaciteit op orde heeft, dan ontstaat meer ruimte om ook met de KPI's, de Outcome-indicatoren en de Ontwikkelopgaven aan de gang te gaan. Sinds de inwerkingtreding van de contracten is daar weinig aan gedaan en het ligt niet op koers. In aanloop naarde contractering heeft hier wel al de nodige voorbereiding voor

25

Onderzoek inkoopkoder en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

(/Vlu^rl i>c Vfsstr ADVIES

plaatsgevonden. Veel is reeds beschreven in het inkoopkader (Bijlagen 4 en 5 Beschrijvend Document). Daarnaast hebben de samenwerkingsverbanden bij hun offertes hier plannen voor gemaakt en aangeleverd. Een deel van de indicatoren kan vrij snel worden vormgegeven. Een deel is complexer en is binnen een jaar moeilijk realiseerbaar (zie vorige hoofdstuk voor details). In elk geval is het nodig dat de draad opgepakt wordt, met de reeds bestaande documenten vanuit de aanbesteding als vertrekpunt. Daarnaast moet een inspanning worden geleverd door die gemeenten en aanbieders die het gebruik van het landelijk berichtenverkeer niet op orde hebben, omdat er anders geen betrouwbare cijfers kunnen worden geleverd. In de volgende paragraaf volgt een aantal aanbevelingen om tot verbetering te komen. Maak daarbij gebruik van bestaande trajecten zoals Van Pionieren naar Professionaliseren of trajecten die anderszins moeten worden ingezet, zoals het gezamenlijk opstellen van een regioplan en gebruik dat als vliegwiel. De bovengenoemde problemen hebben het onderling vertrouwen de afgelopen periode onder druk gezet. Het is belangrijk dat partijen er zich gezamenlijk voor inzetten dat weer te verbeteren, maar dat gaat niet vanzelf. Als enkele belangrijke gaten zijn gedicht en de basis op orde is, kan weer ruimte ontstaan voor de ontwikkelopgaven, voor het gesprek op inhoud en voor meer grip.

En ja... gaandeweg.... Luctor et emergo!

4.2 Aanbevelingen Onderstaande aanbevelingen zijn gericht aan IJZ, maar zullen vaak in samenwerking met gemeenten en of aanbieders moeten worden uitgevoerd. Los contract-issues op Los de discrepanties en issues ten aanzien van de inkoopdocumenten op. Hak knopen door en creëer duidelijkheid. Bijvoorbeeld doordat IJZ een "issue-dag" organiseert, met vertegenwoordigers van IJZ, gemeenten en penvoerders. IJZ moet het proces faciliteren. Eventuele inhoudelijke keuzes moeten in samenspraak tussen gemeenten en aanbieders tot stand komen. Communiceer issue-oplossingen Zorg dat (nadat de discrepanties zijn opgelost) alle betrokkenen op gelijke vlieghoogte komen ten aanzien van de gemaakte contractafspraken. Dit vergt een communicatie-inspanning. Bijvoorbeeld door een handreiking op te stellen en/of door een aantal bijeenkomsten te organiseren waar de kennis wordt overgedragen. Voer regie op nieuwe aanbieders Ga als IJZ strakker regie voeren op de toelating van nieuwe aanbieders en onderaannemers. Doe dat enerzijds door potentiële nieuwe aanbieders en onderaannemers goed te toetsen aan de toelatingscriteria. Doe dat anderzijds door Samenwerkingsverbanden aan te spreken op hun verantwoordelijkheid. Bij aanbesteding hebben Samenwerkingsverbanden onder G1 en G2 aangegeven hoe ze de samenwerking met andere partijen (binnen en buiten het

26

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

E 4

(A^ictjcl >c Vinner

ADVIES

perceel) vormgeven en hoe ze op- en afschalen. Spreek ze, waar nodig, aan op wat ze hebben toegezegd, zodat zij hun verantwoordelijk daarin goed nemen. Scherp rol- en taakbeschrijvingen aan Stel een document op met een duidelijke beschrijving van rollen en taken voor tenminste de volgende organisaties en functionarissen: IJZ in het algemeen en specifiek de rollen daarbinnen: directeur, contractmanager, zorgmakelaar; Gemeenten in het algemeen en specifiek de rollen daarbinnen: toegang en beleid; Programmamanager; Samenwerkingsverband in het algemeen en specifiek daarbinnen: penvoerder, lid samenwerkingsverband (niet-zijnde de penvoerder) en onderaannemer. Deels zijn deze rollen al beschreven, maar het is goed om alle rollen naast elkaar te hebben en scherp te krijgen waar mogelijke verschillen in rolopvattingen zitten. Het moet voor iedereen duidelijk worden gemaakt. Daarnaast moeten overlegstructuren helder zijn: welke zijn er, welk doel hebben ze en welk mandaat. Het gaat er nadrukkelijk niet om om nieuwe structuren te maken, maar wel om ervoor te zorgen dat voor iedereen duidelijk is wat er is en hoe het werkt.

5

Communiceer rol- en taakbeschrijvingen en leef ze na Communiceer wat die nieuwe of herbevestigde definities zijn. Iedereen moet de (her)bevestigde afspraken naleven en rolvast gedrag vertonen. Partijen moeten elkaar er onderling op aanspreken als het misgaat. Er moet door IJZ regie gevoerd wordt op het totaal (bijstellen als rollen wijzigen, aanspreken als het onderling niet gebeurt, communiceren als er onduidelijkheden zijn, etc.).

6

Breng capaciteit IJZ op orde Breng de capaciteit van IJZ op orde met voldoende (vaste) medewerkers, zodat IJZ aan lange termijn relaties kan bouwen met haar stakeholders en naast de dagelijkse uitvoering ook in staat is om te werken aan structurele verbeteringen en transformatie.

7

Ga sturen op goed betrouwbaar berichtenverkeer Spreek zowel gemeenten, als aanbieders erop aan als zij niet conform de afspraken en richtlijnen (zie Art. 1 PvE) gebruik maken van het elektronisch berichtenverkeer.

8

Maak regionaal plan voor KPI's en Outcome-indicatoren Bespreek als IJZ met elk van de penvoerders het door hen bij de aanbesteding ingediende gunningscriterium (G5), in relatie tot het in Hoofdstuk 3 gepresenteerde overzicht en Bijlage 5 uit het Beschrijvend Document. Kom overeen wat reëel gehaald kan worden en leg dat vast in een KPI-plan per samenwerkingsverband dat (in tegenstelling tot het aanbestedingsdocument) gedeeld kan worden met anderen. Neem daarin tevens de Outcome-indicatoren mee. Leg daarna alle KPI-plannen van alle samenwerkingsverbanden naast elkaar en harmoniseer deze tot één gezamenlijk regionaal KPI-plan. Leg tevens vast hoe IJZ gaat sturen op de voortgang. Deze actie is voor een groot deel het met elkaar ordenen en

27

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

f/4liclycl i>c Vifser

A DV I E S

herbevestigen van reeds bestaande documenten en afspraken. Veel ligt er al op inhoud. Er zijn procesafspraken nodig om het op gang te trekken. 9

Maak een regionaal plan voor Ontwikkelopgaven Bespreek als IJZ met elk van de penvoerders het door hen bij de aanbesteding ingediende gunningscriterium (G3), in relatie tot het in Hoofdstuk 3 gepresenteerde overzicht en Bijlage 4 uit het Beschrijvend Document. Kom overeen wat reëel gehaald kan worden en leg dat vast in een Ontwikkelopgaveplan persamenwerkingsverband dat (in tegenstelling tot het aanbestedingsdocument) gedeeld kan worden met anderen. Leg daarna alle Ontwikkelopgave-plannen van alle samenwerkingsverbanden naast elkaar en harmoniseer deze tot één gezamenlijk regionaal Ontwikkelopgave-plan. Leg tevens vast hoe IJZ gaat sturen op de voortgang. Deze actie is voor een groot deel het met elkaar ordenen en herbevestigen van reeds bestaande documenten en afspraken. Ook hier ligt er al het nodige op inhoud en zijn vooral procesafspraken nodig om het op gang te trekken.

10

Communiceer breed de herbevestigde afspraken KPI's, Outcome-indicatoren en Ontwikkelopgaven Zorg dat alle betrokkenen (dus ook medewerkers in de uitvoering) op gelijke vlieghoogte komen ten aan zien van de KPI's, de Outcome-indicatoren en de Ontwikkelopgaven. Dit kan bijvoorbeeld door de Bijlages 4 en 5 van het Beschrijvend Document breed te verspreiden, voorzien van een oplegger met daarin toegelicht hoe vanaf dat moment de verdere marsroute zal zijn.

11

Ga regie voeren! Ga als IJZ regie voeren op de voortgang van alle gemaakte afspraken.

28

Onderzoek inkoopkoder en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

t/UicU i>e Vi**tY

ADVIES

Bijlage 1 - Beschrijving KPI's, outcome-indicatoren en ontwikkelopgaven KPI omschrijving

Definitie

1 Beschikbaarheid acute en spoed jeugdhulp

Het percentage van het aantal cliënten dat bij acute jeugdhulp binnen max 6 uur geplaatst is en bij spoed binnen 24 uur geplaatst is

2 Doorlooptijd inkomende zorgvraag 3 (Interne en/of externe) Audit en inspectie

Tijd tussen aanvangsdatum 301 en start 305

4 Uitstroom cliënten

Het percentage van het aantal cliënten dat uitstroomt uit de jeugdhulp binnen of op de daarvoor vastgestelde termijn.

5 Looptijd zorgtraject

Aaneengesloten periode van verleende zorg

6 Recidive

Het percentage instroom binnen 6 maanden voor gelijksoortige jeugdhulp na afloop vorig zorgtraject

7 Preventie: voorkomen van noodzaak tot (specialistische) jeugdhulp

Terugloop in aantal cliënten in de jeugdhulp

8 Herintredende cliënten

Het percentage instroom in enige vorm van jeugdhulp meer dan 6 maanden na afsluiting van een jeugdhulptraject

9 Verzilvering van indicatie (traject totaal). Met als insteek dat de afwijking input voor het gesprek is. Een afwijking kan zowel positief als negatieve verklaringen hebben.

Het aantal zorguren geïndiceerd t.o.v. het aantal zorguren gerealiseerd

10 Organisatorisch in control zijn (kwantiteit en kwaliteit) 11 Accountantsverklaring

De mate waarin een aanbieder proces- en doelmatig georganiseerd werkt De aanbieder levert tijdig en correct (conform landelijke richtlijnen) de verantwoording in Het percentage van het totaal aantal facturen dat tijdig en correct is ingediend

12 Tijdigheid facturen

Zorgaanbieder behaalt een positief resultaat tijdens een inspectie, en audit door toezichthouder

13 Matchedcare

Hulpverlening onder 1 regie bij gedifferentieerde interventies / voorkomen van stapeling van gelijksoortige zorg

14 Wachttijden

Proactieve houding in onderlinge samenwerking tussen aanbieders ter voorkoming / positieve beinvloeding van wachttijden

15 Proactieve houding

De mate van proactieve houding van de zorgaanbieder t.o.v. het ontwikkelen van zorg (anticiperen op veranderende omstandigheden / behoeften)

Outcome indicatoren 16 Uitval van cliënten

29

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

f/Vltclyl ï»c Visser

ADVIES

17 Geen nieuwe start jeugdhulp 18 Probleemvermindering

De mate waarin er na beëindiging geen nieuwe start jeugdhulp plaatsvindt. De mate waarin problemen verminderd zijn en/of zelfredzaamheid/participatie is verhoogd.

19 Doelrealisatie

De mate waarin overeengekomen doelen zijn gerealiseerd.

Ontwikkelopgaven 1 Een met de cliënt afgestemd, resultaatgericht jeugdhulpaanbod, zowel binnen de percelen als tussen de percelen. 2 Het bieden van een blijvend passend jeugdhulpaanbod bij veranderende ondersteuningsvragen. 3 Effectieve, methodische interventies

4 Specialistisch collectief aanbod

Definitie/resultaat Cliënten met meerdere hulpverleningsvragen krijgen een samengesteld ambulant jeugdhulpaanbod dat vanaf de start integraal geleverd wordt, in de thuissituatie of dichtbij huis. Overdracht en overplaatsingen worden voorkomen. Er is inzicht in nieuwe jeugdhulpvragen en ruimte om interventies hiervoor te ontwikkelen.

Een gecoördineerde ontwikkeling van effectieve, methodische interventies waarbij het werk van anderen niet opnieuw wordt gedaan (NJI), maar waarbij de Zeeuwse, pragmatische aanpak prevaleert. Interventies worden gepubliceerd. Een goed aanbod kan op termijn een deel van de jeugdhulp vervangen (substitutie). Door op regionale dan wel provinciale schaal een aanbod op diverse thema's te hebben, wordt het gebruik van jeugdhulp (maatwerkvoorzieningen) verminderd. Het aanbod is beschikkingsvrij toegankelijk.

5 Invoering van één dossier bij complexe en meervoudige ondersteuningsvragen om een impuls te geven aan één gezin, één plan, één regisseur. ~6~ Invoering van en werken met de Outcome-indicatoren.

Werken met één dossier, zo mogelijk beheerd door de cliënt/gezin, is per 1 juli 2021 onderzocht en, indien haalbaar, ingevoerd per 1 januari 2022.

~T Invoering van één Zeeuwse

Vanaf 2022 wordt één Zeeuwse cliënttevredenheidsonderzoek uitgevoerd dat de huidige onderzoeken van de jeugdhulpaanbieders vervangt. Cliëntparticipatie wordt gestructureerd georganiseerd.Vijf keer per jaar wordt een gesprek voor cliënten georganiseerd. Per keer staat een bepaalde jeugdhulpvorm centraal.

Cliënttevredenheidsonderzoek. T Bevorderen van Cliëntparticipatie. ~9~ Bevorderen van Vakmanschap.

Met alle jeugdhulpaanbieders zijn afspraken gemaakt over de operationalisering van alle outcome-indicatoren. De algehele invoering is voorzien per 1 oktober 2020.

O.a. ontwikkeling en toepassing van evidenced based. Monitoring en evaluatie van ingezette interventies. Leren en verbeteren.

30

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

10 Wijziging bekostiging.

f/llicfjr/ *>c i iüftY

ADVIES

Voor de jeugdhulp in de percelen 1 en 3 wordt een andere bekostiging voorzien voor de komende contractperiode met als doel om via een gewijzigde bekostiging een klantgericht afgestemd aanbod te stimuleren. Voor de percelen 1 en 3 wordt een trajectfinanciering voorzien, zo mogelijk (deels) in combinatie met perceel 6.

Bijlage 2 - Interviews en gesprekstafels Interviews Roos Joosten

Contractmanager IJZ

Angelique Gillis

Contractmanager IJZ

Frank van Beek

KIO, penvoerder namens SWV Tij Team integrale jeugdhulp

Miranda Traas

Teamleider CJG Goes

Anique Hoogesteger

Proces coördinator 0-100 Gemeente Goes

Yoeba Dresen

Teamleider toegang Middelburg

Tessa Busse

Jeugdconsulent Middelburg

Ruud Stevens

Bestuurder Juvent

Corette van Dijke

Directeur IJZ

Olga Idema

Programma-manager jeugd voor 13 Zeeuwse gemeenten

Willemienke Bliek

Lelie Zorggroep, penvoerder namens SWV Zeeuwse zorg rondom Jeugd

Gerda van Bambost

Beleidsmedewerker gemeente Borssele

George Bertram

Beleidsmedewerker gemeente Hulst

Petra van Acker

Procesregisseur Gemeente Hulst

René Ruissen

Wethouder gemeente Hulst

Jacques Werkman

Wethouder gemeente Sluis

Albert Vader

Wethouder gemeente Vlissingen

Gesprekstafels Gesprekstafel 1

31

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

(AUcl bc Visser

ADVIES

Mies van de Weele

Beleidsmedewerker gemeente Tholen

Eva Tolhoek

Beleidsmedewerker gemeente Sluis

Ellen van Gaal

Beleidsmedewerker gemeenten Terneuzen

Jan Martens

Beleidsmedewerker gemeente Reimerswaal

Anouk van der Velde

Beleidsmedewerker gemeente SchouwenDuiveland

Gesprekstafel 2 Arian de Visser

Emergis, penvoerder namens Jeugdhulp combinatie Zeeland

Frank van Beek

KIO; penvoerder namens SWV Tij Team integrale jeugdhulp

Lesia Kop

Vigere, penvoerder namens SWV de Brug

Liesbeth Hoek

Penvoerder namens SWV Zilt

Willemienke Bliek

Lelie Zorggroep, penvoerder namens SWV Zeeuwse zorg rondom Jeugd

Gesprekstafel 3 George Bertram

Beleidsmedewerker gemeente Hulst

Gerda van Bambost

Beleidsmedewerker gemeente Borssele

Sven van Beemt

Beleidsmedewerker gemeenten Veere

Ellenoor de Fretes

Beleidsmedewerker gemeente Middelburg

Gesprekstafel 4 Corette van Dijke

Directeur IJZ

Leonard van Avesaath

Controller IJZ a.i.

Will Hessels

Coördinator & Inkoopadviseur a.i. IJZ

32

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

f/Vli'cijd >c Visser ADVIES

Bijlage 3 - Frictiepunten in de afspraken Onderstaande frictiepunten zijn genoemd in de interviews of naar aanleiding van de interviews door betrokkenen aangedragen. Het is geen uitputtende lijst, maar vermoedelijk staan de belangrijkste issues hier weergegeven. Deze issues kosten momenteel veel tijd en energie in de uitvoering en vergen een snelle structurele oplossing. De issues kennen verschillende mogelijke oorzaken: onduidelijkheid in de inkoopdocumenten, onbekendheid met de inkoopdocumenten of afwijkende invulling/uitvoering van wat er in de inkoopdocumenten staat. Onderwerp

Issue

Reiskostensupplement brengt een administratieve last met zich mee, en is nagedacht over het aanpassen van de tarieven van prestaties 45A16, 45A41 en 45B04.

Kennelijk is vorig jaar na de afronding de conclusie geweest dat het Reiskostensupplement een administratieve last met zich meebrengt, en is nagedacht over het aanpassen van de tarieven van prestaties 45A16, 45A41 en45B04.

Time-out, crisis

Beschrijving is niet klaar, zie overzicht percelen en prestatiecodes.

Dagbesteding wel of niet in 44A30

Staat niet beschreven. Bijv. een jeugdige gaat naar school of dagbesteding heeft op de plek waar de jeugdige verblijft, en zit het in het tarief, en moet de aanbieder die 44A30 biedt dat betalen aan een andere aanbieder als DB elders wordt genoten.

Beschrijving perceel 2, JB, JR ontbreekt nog Beschrijving lengte dagdeel ontbreekt bij Dagbesteding: 41A22. Gemeente Sluis stelt hier vraag over, en kennelijk hanteren zorgboeren vaker 3 uur dan 4 uur

Aantal uren per dagdeel ontbreekt in de beschrijving, overzicht en PvE.

Reiskostensupplement afschaffen en verdisconteren in de prijs van de ambulante producten?

Zie hierboven kennelijk is vorig jaar afgesproken dat er nog 2 reparaties zouden plaatsvinden, 70/30 en reiskostensupplement.

Veel vragen over Corona

No shows of late annuleringen mogen toch gedeclareerd worden? Vorig jaar is daarover veel geroepen, aanbieders willen duidelijkheid, omzetgarantie was toegekend en afgerekend. Nu is er brief gestuurd, regeling bestaat niet meer. Mail van IJZ, zit tikfout in: 2021 moet 2020 zijn.

Interpretatieverschillen tussen gemeenten en aanbieders.

33

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium

(/VltctyrJ be Vusev

Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

ADVIES

Lange doorlooptijd gemeenten met afgeven beschikkingen/zorgopdrachten

Aanbieders zetten kind pas op wachtlijst als er een zorgopdracht wordt gegeven. Dit zorgt voor onnodig lange doorlooptijden waar jeugdigen moeten wachten op zorg.

Kindergeneeskunde toewijzingen (productcat.53) worden (evenals J-GGZ 54) afgegeven voor 1 jaar.

Kinderartsen vinden dit een administratieve last. Zij willen dat deze toewijzingen worden afgegeven tot het 18e levensjaar van het kind omdat het vaak gaat om chronische zaken.

Medisch verwijsroute: mag je binnen de eigen organisatie medisch verwijzen? Beschrijvingen en PvE perceel 4 zijn er nog niet Rechtstreeks verwijzen naar onderaannemers

Er wordt door toegang nog steeds verwezen naar onderaannemers. Dat kan niet

Geen duidelijke omschrijving prestatiecodes

Bijv. verschil 41al3 en 41al5 of verschil tussen 45a40,45a04, 45a63 en 45a48.

Begeleiding versus behandeling

Er wordt nu continu lopl begeleiding aangevraagd op een behandelgroep. Er is hier geen constructie voor. Als dit wordt toegekend lopen er 2 zorgopdrachten langs elkaar heen. Begeleidingscode is niet gericht op behandeling.

Vergoeding nazorg

Zorgaanbieders vragen hoge begeleidingscode voor nazorg, omdat zij zelf niet gecontracteerd zijn voor nazorg maar andere zorgaanbieders binnen hetzelfde samenwerkingsverband wel -> geen samenwerking en overdracht.

SKJ-registratie

Veel onderaannemers (van onderaannemers) -> ook onderaannemers die niet in beeld zijn, hoe kunnen we kwaliteit en SKJ registratie dan ga randeren/controleren? Dagbestedingscode staat bij waar medewerker aan moet voldoen en dan staat er: medewerker moet MBO en/of HBO zijn en SKJ-geregistreerd. Verschillende uitleggen zijn mogelijk.

Verschuivingen van onderaannemers

Hierdoor blijf je zorgopdrachten veranderen van aanbieder (voorbeeld onderaannemers van Dok018 en Mindzorg)

Verantwoordelijkheid tijdens wachttijd

Wij hebben onderzoek afgerond en zorgopdracht verstuurd. Wie is er verantwoordelijk als zorg nog niet kan starten? -

34

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

(/Vlicfjcl >>c Visstv A DVI E S

> niet (duidelijk) opgenomen in contracten? Overbruggingszorg? Spoedprocedure is niet bekend/is er niet.

In Wmo geldt een spoedprocedure en dan mag je alvast beginnen. In jeugddomein is die er niet, maar aanbieders doen het wel.

Gat in het aanbod.

Er is geen zorgaanbieder ingekocht op perceel 3a (en dan met name op systeemgerichte opvoedinterventies) die cultuursensitief werkt (bijv. CareForward). Dit is echt een gat in de contracten.

Onderscheid tussen middel en zwaar is onduidelijk

Licht, midden, zwaar ambulant en dagbehandeling. Hoe licht en hoe zwaar zet je het in?

Machtiging uithuisplaatsing is niet geregeld.

Aanbieders gooien het over de schutting, er is niks over vastgelegd. Kan dan per gemeente verschillen. Er is geen regie op.

Geen afspraken over verlengingen van zorg die door huisarts is ingezet.

Sommigen sturen het naar de gemeente die de casus niet kent. Aanbieder stuurt de verwijzing huisarts opnieuw omdat die oneindig geldig is.

Ambitieniveau maatwerk onbekend. Proces en spelregels onduidelijk voor integrale toegang door Expertiseteam naar perceel 1. 24h verblijf product

Aanbieder wil er 8 uur dagbesteding bij doen, kan dat? Het was toch 24h?

Verblijfskosten 18Plus

Aanbieder vraagt verlengde jeugdwet aan en dat is hoger tarief dan Wmo en Wlz.

Wat is van zorg en wat is van onderwijs?

Grensconflicten.

Er zijn bilateraal afspraken gemaakt tussen contractmanagers en aanbieders die niet stroken met PvE.

Bijv. in PvE staat gezinshuis met behandeling waar max. 4 kinderen in huis mogen, daarna onderhands afspraken dat 5 of 6 ook geplaatst mogen worden. (Is ook willekeur, de ene aanbieder wel, de andere niet.)

Zorgaanbieders gaan niet voor lagere beschikking, want ze hebben hoger geschoolde mensen in dienst. Vanuit gemeente: als er probleem is moet je dan met de hoofdaanbieder of de onderaannemer schakelen?

35

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

(/Kvlycl i>C ViSStY AC) VIES

In de inkoopvoorwaarde staat dat de zorgaanbieder bij een verwijzing van de huisarts, direct de gemeente belt, en dan wordt er een zorgopdracht gestuurd. Gemeente kan kijken naar het plan, ze krijgen een 315 en gesprek loopt door.

Dit gebeurt nooit. IJZ geeft aan dat er geen tussenstap mag staan, en de verwijzer is de wettelijke verwijzer. Dit gebeurt niet. Samenvattend: Er is grip nodig op wat erin de contracten staat en wat hier de tegenstrijdigheden zijn.

Het aspecifiek of atypisch beschikken.

Dit gebeurt relatief veel en dan raakt de gemeente alle grip kwijt.

36

f/t'1 (dfel

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugd hulp Zeeland

Visser

ADVIES

Bijlage 4 - Uitkomsten vragenlijst sturingsinstrumentarium en ontwikkelopgaven Ten aanzien van de vraag over de status en verbeterpunten van het sturingsinstrumentarium en de ontwikkelopgaven is tussen 23 juni en 5 juli 2021 een vragenlijst uitgezet bij gemeenten, zorgaanbieders en IJZ. In totaal hebben 23 personen een begin gemaakt met de vragenlijst. Bij 3 personen is het invullen niet gelukt, van hen waren er geen antwoorden. De overige 20 respondenten betroffen: 10 vertegenwoordigers van gemeenten, 8 penvoerders van aanbieders en 2 vertegenwoordigers van IJZ. In sommige gevallen hebben deze 20 respondenten niet alle vragen beantwoord (deels open gelaten). In een aantal gevallen heeft men "geen mening/niet van toepassing" geantwoord. Onderstaand staan de uitkomsten van de vragenlijst weergegeven. Status KPI's en Outcome-indicatoren Status KPI's en Indicatoren KPI’s en Outcome-indicatoren 1. Beschikbaarheid acute en spoedhulp 2. Doorlooptijd inkomende zorgvraag 3. Audit en inspectie 4. Uitstroom cliënten 5. Looptijd zorgtraject 6. Recidive 7. Preventie 8. Herintredende cliënten 9. Verzilvering indicatie 10. Organisatorisch in control zijn 11. Accountantsverklaring 12. Tijdigheid facturen 13. Matched care 14. Wachttijden 15. Proactieve houding 16. Uitval cliënten 17. Geen nieuwe start jeugdhulp 18. Probleemvermindermg 19. Doelrealisatie

agtmeren

■geripooriMia

«g«iu>*d

In het diagram staat per indicator de gemiddelde score op de vragen: • Wordt het gemeten? - Wordt het gerapporteerd? - Wordt erop gestuurd? 0 = Nee, geenszins 1 = Klein beetje 2 = Enigszins 3 = Redelijk goed 4 = Ja, goed

Bij bovenstaande vraagstelling hebben veel respondenten aangegeven dat ze niet goed wisten vanuit welk perspectief (IJZ of aanbieder) ze dit moesten invullen. Terughoudendheid is daardoor geboden bij het trekken van conclusies uit bovenstaande figuur. Desalniettemin is deze hier voor de volledigheid wel weergegeven.

37

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

(/Vitelycl i>e Visser ADVIE S

Status Ontwikkelopgaven

Ontwikkelopgaven 1. Afgestemd resultaatgericht aanbod, binnen ent tussen percelen. 2. Blijvend passend aanbod bij veranderende ondersteuningsvragen. trtectieve, metnodiscffe interventies.

Status Ontwikkelopgaven 0

1

2 In het diagram staat per indicator de gemiddelde score op de vraag in hoeverre de opgave Is gerealiseerd. 0 = Onrealiseerbaar 1 = Niet gestart, wel realiseerbaar

8. 9. 10.

Invoering één Zeeuws diënttevredenheidsonderroek. Bevorderen diëntparticipatie. Bevorderen vakmanschap. Wijziging bekostiging.

38

Onderzoek inkoopkoder en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugd hu lp Zeeland

LMuU t>c Visser ADVIES

Meest en minst belangrijke indicatoren KPI's en Outcome-indicatoren 1. 2. 3. 4.

Beschikbaarheid acute en spoedhulp Doorlooptijd inkomende zorgvraag Audit en inspectie Uitstroom cliënten

5. 6.

Looptijd zorgtraject Recidive

7.

Preventie

8. 9.

Herintredende cliënten Verzilvering indicatie

10.

Organisatorisch in control zijn

11.

Accountantsverklaring

12. 13. 14.

Tijdigheid facturen Matched care Wachttijden

15. 16.

Proactieve houding Uitval cliënten

17. 18.

Geen nieuwe start jeugdhulp Probleemvermindering

19.

Doelrealisatie

De respondenten is gevraag om aan te geven welke 3 indicatoren ze het meest belangrijk

■ meest

Totaal (n=20)

Gemeenten (n=10)

■ minst 01

aantal keer genoemd 234S6789 10

Penvoerders(n=8)

11

12

vinden en welke 3 het minst belangrijk.

U 14

0

1

■ meest

■ minst aantal keer genoemd 23456789

IJZ (n=2)

■ minst 0

1

aantal keer genoemd 2 3 4

S

«meest

■ meest ■ minst

6

0

39

aantal keer genoemd 1 2

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

Belangrijkste knelpunten bij KPI's en Outcome-indicatoren - Gemeenten

Belangrijkste knelpunt • KPI's vaststellen • Informatie is versnipperd (deels bij gemeente, deels bij UZ), niet alles is beschikbaar • Verbinden van praktische en theoretische kennis • verloop contractmanagers • niet up-to-date zijn van de monitor Van Dam Oosterbaan. • registratie • er wordt nu te weinig geregistreerd • vaststellen van de norm (wat is goed en aanvaardbaar) • Capaciteit bij de UZ • Lastig te beoordelen, ik denk aan nog onvoldoende cyclus in de CIM gesprekken, dus sturing ontbreekt.

Derde • handhaving • Door continue wijzigingen is informatie niet jaar na jaar met elkaar te vergelijken (trends signaleren is daardoor nauwelijks mogelijk) • Gevoel te meten • onbekendheid met afgesproken KPI's • Sturing en duiding van de data • er zijn veel gegevens, maar weinig Informatie waar je echt Iets mee kan. • kpi's zijn benoemde (cijfermatige) indicatoren. Er is m.b.t. Inzicht In performance meer dan dat (gevoel, uitstraling, samenwerking, houding en gedrag, maatschappelijke betrokkenheid en context, etc.0 • Duidelijke terugkoppeling van behaalde resultaten

Tweede • opvolgen • Capaciteit en onduidelijkheid in de communicatie • Geen extra werklast creëren • geen opvolging/sturing geven aan gestelde KPI's • zorgaanbieders versturen veelal geen einde-zorg-bericht, waardoor niet is na te gaan of de zorg eerder beëindigd is en of er na beëindiging nog gefactureerd wordt. • zachte data • het is voor iedereen onduidelijk hoe er op gestuurd moet worden en wie hiervoor verantwoordelijk Is • meten van de bedrijfsprestatie. is dat hetzelfde als meten van de zorgkwaliteit in relatie met kostenniveau? • Afhankelijkheid van zorgaanbieders* •

Toelichting (open vraag)

• 1. Deze vragenlijst is breed, daardoor lastig in te schatten welke vraag bij zorgaanbieder, IJZ of gemeente hoort. Dat wij niet sturen op indicator betekent niet dat IJZ of de zorgaanbieder dit ook niet zouden moeten doen. 2. door de vele wisselingen bij UZ is veel (inhoudelijke) kennis en informatie verloren gegaan, dit wordt als gemis ervaren. • Eea is terug te vinden in de monitor van van Dam & Oosterbaan, maar een echte analyse ontbreekt, zelfde geldt voor doelstellingen gekoppeld aan een analyse. Uitstroom is opgenomen in de monitor, maar is deze binnen de gestelde termijnen? Ik heb geen idee of er sprake is van een pro actieve houding tussen zorgaanbieders en gericht op ontwikkeling van zorg. In de KPI's staat bijvoorbeeld dat elke zorgaanbieder 2x per jaar een voorstel doet ter verbetering van het hulpaanbod, ik heb nooit zo'n voorstel gezien. • Gemeente heeft veel informatie niet, die in de KPI's staan. Dan kunnen ze ook niet sturen, deze info heeft de IJZ wel, dan is het de taak van de IJZ om te sturen. Gemeente kan hier een bijdrage aan leveren, als ze beschikken over de informatie, maar daarvoor is een goed werkend dashboard nodig, zoals Van Dam Oosterbaan al ruime tijd aan het maken is. • Er zijn veel betrokken partijen binnen het proces actief. Daarbij is sprake van verschillende rollen en achtergrond, visie op wat moet gebeuren en duiding van de data.

En moet de koppeling met de inhoud op een goed manier gemaakt worden. • Ik heb bij veel van de vragen 'nee, geenszins' ingevuld, omdat ik er in ieder geval niet van wist of dit gebeurde. Het kan natuurlijk zijn dat er wel op gemeten wordt, maar dat dit niet gecommuniceerd wordt.

40

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

Vi«sev

adVies

Belangrijkste knelpunten bij KPI’s en Outcome-indicatoren - Penvoerders

Belangrijkste knelpunt • Dat er met de UZ (bijna) geen overleg is over de KPI's. • Allen van belang en dragen allen bij aan 'in control zijn' en dragen bij aan het "juiste" geprek in het CLM • Meetbaarheid (direct uit het systeem te halen bv) • verzwaring administratieve lasten • Geen goede data • Afstemming tussen systemen UZ en eigen systemen • hoeveelheid KPI’s • Gemeenten ondersteunen niet allen de werkwijze gericht op koepels en organisatie van toegang en toebedeling zorg binnen de koepels. Hierdoor is het lastig deze zaken gezamenlijk eenduidig op te pakken binnen TIJ.

Derde • Dat er geen afspraken zijn gemaakt over de wijze waarop de KPI's geoperationaliseerd (moeten) worden en door wie. • Gevaar voor nog meer beheersing i.p.v. het gesprek voeren. • Wederkerigheid qua informatievoorziening • eenduidigheid van de Indicatoren • Veel meer werk aan de winkel, dit staat op een lager plan • Controleren om te controleren • dialoog voeren • Gevraagde input door UZ sluit niet altijd aan bij de praktijk van de zorgaanbieder waardoor het lastig is dit gestalte te geven op een makkelijk uitvoerbare wijze.

Tweede • Dat er geen rapportages worden uitgewisseld. • Knelpunt tijd, fasering en juiste duiding. • Niet altijd concreet genoeg geformuleerd • continuïteit van betrokken medewerkers (veel verloop) • Onrust in Zeeland • Sturing op de verkeerde informatie • matchen van data • Gemeenten hanteren verschillende uitgangspunten en randvoorwaarden die zij van belang achten bij herindicatie.•

Toelichting • We missen regie en initiatief door UZ op het gebied van contractmanagement. Door vertrek van contractmanagers is er veel kennis verloren gegaan en discontinuïteit ontstaan. • Er komt weinig informatie vanuit de inkoop over de KPI's waardoor er onduidelijkheid blijft. • Ga in dialoog met de aanbieders en kom tot een gezamenlijk gedragen set van KPI’s • We zien dat het ingewikkeld is het proces van sturen op KPI's verder te brengen aangezien er vanuit gemeenten geen eenduidige lijn is in wat de verwachtingen zijn.

Belangrijkste knelpunten bij KPI's en Outcome-indicatoren - IJZ

Belangrijkste knelpunt

• Te veel indicatoren, geen focus • Veel te veel KPI's/indicatoren Tweede

• Definities onduidelijk of onbekend • Meeste KPI's/indicatoren zijn multi interpretabel Derde

• Data om meting te kunnen doen niet beschikbaar • Aantal KPI's dragen niet bij aan kwaliteit Toelichting

• Naast grote hoeveelheid KPI's veel onduidelijkheid in producten; multi-interpretabel, roepen veel vragen en discussie op. Ook tegenstrijdigheden tussen beschrijvend document, Programma van Eisen en het overzicht Percelen en Producten

41

(/KvW

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

Vxsstv

ADVIES

Meest en minst belangrijke ontwikkelopgaven

6.

Ontwikkelopgaven

1.

7.

2.

Blijvend passend aanbod bij veranderende ondersteuningsvragen.

3.

Effectieve, methodische interventies. Specialistisch collectief aanbod.

4. 5.

Invoering van en werken met de outcome-indicatoren.

Afgestemd resultaatgericht aanbod, binnen ent tussen percelen.

8. 9. 10.

Invoering één Zeeuws

De respondenten is

diënttevredenheidsonderzoek. Bevorderen cliëntparticipatie.

gevraag om aan te geven welke 3

Bevorderen vakmanschap. Wijziging bekostiging.

ontwikkelopgaven ze het

meervoudige ondersteuningsvragen.

Totaal (n=18)

meest belangrijk vinden en welke 3 het minst belangrijk.

Invoering één dossier bij complexe

Gemeenten (n=9)

■nws'

o

■me*9 ■ mins

■ mins

aantal keer genoemd 0123456789

aantal keer genoemd 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

10

1

Penvoerders (n=8)

IJZ (n=l)

■mt<,st

■ mens ■ mina

■ mina

0

8

42

aantal keer genoemd

1

2

i'c Vi«ff ADVIES

Onderzoek inkoopkader en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

Belangrijkste knelpunten bij Ontwikkelopgaven - Gemeenten

Belangrijkste Knelpunt • Capaciteit • teveel zorgaanbieders • goede samenwerking en wil tot verandering bij zorgaanbieders • financiering • Veel aanbieders die op één lijn moeten komen • bekostiging (contracteringsvorm!) • Vastgeroeste patronen moeten doorbroken worden • Sturing

Toelichting • Zeeland is klein. Er zijn enorm veel zorgaanbieders, tegelijkertijd hebben sommige zorginstellingen een monopoliepositie. Soms ontbreek aanbod in Zeeland en zijn er geen instellingen bereid zich hier te vestigen. Afstanden zijn een issue. • Ja, de bekostigingssystematiek is een te open model, het staat te veel toe en we durven (kunnen?) geen enkele ondernemer uitsluiten. Er zijn onvoldoende krachtige en harde keuzes gemaakt, willen we naar een gezamenlijke krachtig, houdbaar dossier dan moeten we die keuzes samen maken met de zorgaanbieder die er toe doen.

Tweede • Gezamenlijk (ZAB's, UZ en gemeenten) prioriteren (liever 1 ding goed doen, dan S dingen half) • te weinig beeld van effectief aanbod • de inzet van zorgaanbieders is vaak financieel gedreven. • registratie • Te weinig personeel om zaken goed uit te werken • aantal aanbieders (veel maar dan ook echt veel te veel) • Alle neuzen dezelfde kant op krijgen • Gebrek aan focus, teveel prioriteiten? Derde • Financiële druk • ontbreken van aanbod • Priori(tijd) • marktwerking (zie ook 1, pak dat aan!) • Ambitieniveau bij sommige ontwikkelopgaven te hoog

Belangrijkste knelpunten bij Ontwikkelopgaven - Penvoerders

Belangrijkste knelpunt • Het ambitieniveau is hoog zodat, gegeven de dynamiek in het Zeeuwse jeugdhulplandschap, deze moeilijk te realiseren is binnen de gestelde termijnen. • In principe geen het was en is onderdeel van de aanbesteding, de bedoeling om te komen tot een effectief jeugdhulplandschap in Zeeland • Er zijn vaak meerdere partijen bij nodig bijvoorbeeld de inkoop • verzwaring administratieve lasten • Onrust in Zeeland. • Veel ontwikkelopgave vragen om initiatief vanuit UZ • afstemming • Er is nog veel onduidelijkheid het primair proces binnen de nieuwe werkwijzen zoals organiseren van een gezamenlijke toegang binnen Koepels. Tweede • Gemeenten nemen op lokaal niveau initiatieven waardoor taken en rollen door elkaar heen gaan lopen. • instabiliteit organisatie UZ ■ Hoe ga je de data verzamelen over bijvoorbeeld nieuwe bekostinging • bureaufuncties worden er eerder meer dan minder • Er wordt gehandeld naar de waan van de dag • Geen afstemming tussen aanbieders onderling • Hoeveelheid • Het vergt veel tijd en inzet van personeel, dit geeft een spanningsveld bij het voldoen aan bieden van hoogwaardige zorg aangezien er geen extra middelen beschikbaar zijn.

43

Derde • Zijn doorlopende en langdurige opgaven en daardoor moeilijk tussen door te meten • landelijke wetgeving • Aanbesteding pas 1,5 jaar gegund. Alles stap voor stap. • Geen financiële ruimte om alle ontwikkelopgaven tot een goed einde te brengen • Tijdspad • Soms mist de zorgaanbieder mandaat aangezien gemeenten wat betreft zorgtoewijzing en proces van verloop van zorg veel beslist en dan ook per gemeente verschillend. Toelichting • Er is onduidelijkheid ten aanzien van de vraagstelling in deze vragenlijst bijvoorbeeld bij vraag 30. Dit zit met name in het feit dat er dat het antwoord niet te vatten is in de gegeven antwoordopties. Complexe vragen, vragen genuanceerde antwoorden. • Ga met aanbieders in overleg voor afstemming wie de regie neemt in de gezamenlijke ontwikkelopgave • TIJ wil zich graag inzetten om de uitgezette lijnen te gaan realiseren en wil graag dialoog en support hieromtrent vanuit IJZ en de andere zorgkoepels levend houden.

Onderzoek inkoop ka der en sturingsinstrumentarium Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland

,/\VM *>c Viaser

ADVIES

Belangrijkste knelpunten bij Ontwikkelopgaven - IJZ

Belangrijkste Knelpunt • Nog niet gestart met de ontwikkelopgaven, dus forse achterstand

Tweede • Het huidige beschrijvende document is veel te lang, zonder enige visie en duidelijke koersbepaling, hieruit vallen geen duidelijke ontwikkelopgaven

Derde • Diverse belangen tussen de partijen: gemeenten,aanbieders, zorgvragers

44