05 Collegebrief - Voorgenomen besluit gemeentearchief

24.0018518

gemeenteSLUis

Inkomende documenten Gemeente Sluis Postadres: Postbus 27 4500 AA Oostburg Bezoekadres: Nieuwstraat 22 4501 BD Oostburg

Aan de gemeenteraad van de gemeente Sluis Postbus 27 4500 AA Oostburg

Telefoon 140117 Telefoon +31 (0)117 457 000 Telefax+31 (0)117 452 241 IBAN: NL33INGB0661900169 BIC code: 1NGBNL2A BTW-nummer: 811046321B01 www.gemeentesluis.nl info@gemeentesluis.nl

ons kenmerk uw brief d.d.

Gemeente Sluis

uw kenmerk behandeld door

Cluster DIV

doorkiesnummer onderwerp

140117 voorgenomen besluit gemeentearchief

bijlage(n)

Geen

Oostburg,

í 9 DEC 2024

Ingekomen

1 9 DEC. 2024 NR.

Geachte leden van de gemeenteraad, In onze vergadering van 17 december 2024 namen wij een voorgenomen besluit betreffende het verhuizen van het analoog gemeentearchief naar, en het archiefbeheer en -toezicht, onder te brengen bij het Zeeuws Archief te Middelburg. Daarnaast hebben wij het voorgenomen besluit genomen om het bouwarchief te digitaliseren en voor het digitaal gemeentearchief aan te sluiten op het Zeeuws e-Depot. Het voorgenomen besluit betreft de uitkomst van een uitgevoerd onderzoek naar verschillende scenario’s voor de toekomst van het gemeentearchief. Tot het uitvoeren van dit onderzoek besloten wij eerder op 19 juni 2024. Behalve het nu uitgesproken voorkeursscenario onderzochten wij twee andere scenario's. In beide andere scenario’s bleef het fysieke gemeentearchief behouden voor de gemeente Sluis, waarbij wij een variant onderzochten met beheer en toezicht in eigen hand en een variant waarbij beheer en toezicht wordt uitbesteed aan het Zeeuws Archief. Het Zeeuws Archief heeft aangegeven geen mogelijkheden te zien voor dit laatste scenario en deze dienstverlening niet aan te bieden. Het Zeeuws Archief stelt dat dit scenario gepaard gaat met hoge extra personele kosten en veel reistijd. Hiermee viel dit scenario af. Voor ons staat voorop dat onze keuze toekomstbestendig is.

Voor ons is dit een toekomst waarin het gemeentearchief professioneel wordt beheerd en tot zijn recht komt. Door gewijzigde wetgeving vormt deze opgave in de komende járen een hele uitdaging. Uit audits blijkt een sterke kwaliteitsimpuls nodig en meer gekwalificeerd personeel. Beheer en dienstverlening moeten meer dan nu het geval is gericht worden op een goede ontsluiting in de toekomst. En er moet sprake zijn van een goede prijs-kwaliteitsverhouding. Het grootste voordeel van aansluiten bij het Zeeuws Archief is dat wij ons op informatie- en archiefbeheer laten bijstaan en ontzorgen door professionals van het Zeeuws Archief. Dergelijke professionals zijn nauwelijks meer te vinden op de arbeidsmarkt in deze regio. Met de huidige bezetting, zowel kwalitatief als kwantitatief voldoen we niet aan (toekomstige) wettelijke eisen. Het Zeeuws Archief biedt de noodzakelijke expertise, systemen, menskracht en digitale toegankelijkheid. Zij is in staat om onze waardevolle archiefcollectie goed en eigentijds te beheren. Zij kan de collectie beter toegankelijk maken en promoten, dan wij dat zelf kunnen. Pag. 112

Ten aanzien van de digitale archieven namen wij het voorgenomen besluit aan te sluiten op het Zeeuws e-Depot. Zo verbeteren we de digitale informatiehuishouding. Wij ontvingen bezorgde reacties over de toegankelijkheid van veel geraadpleegde archieven. Op basis van de dagelijkse zoekvragen stelden wij vast dat digitalisering van het bouwarchief in elk scenario zinvol is. Tegenwoordig leveren wij veel bouw- en omgevingsvergunningen af via scanning-on-demand. Proactief digitaliseren en laten opnemen in het Zeeuws e-Depot is dan een logische stap. Een stap die verschillende gemeenten in Nederland en ook Zeeland zetten. Met het Zeeuws e-Depot garanderen we een duurzame, digitale toegankelijkheid. Voordat wij een definitief besluit nemen wordt de Ondernemingsraad, op grond van artikel 25 lid 1 onder d Wet op de Ondernemingsraden in de gelegenheid advies uit te brengen over dit voorgenomen besluit. Over het vervolgproces, zowel qua besluitvormingsproces als qua te zetten vervolgstappen, houden wij u uiteraard op de hoogte en zullen wij begin 2025 met een raadsvoorstel naar u komen voor de financiële gevolgen van dit besluit.

Hoogachtend,

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN SLUIS,

De secretaris, ć) - İQ

S.l. de Kievit-Minnaert

Pag. 2 12