02a Verbeterplan Informatiehuishouding gemeente Sluis (1)
Tekst van het document
Verbeterplan Informatiehuishouding SMART beschreven verbeteracties NR. KPI Omschrijving probleem (knelpunt)
1.
1
Prioriteit
Risico
Omschrijving eindresultaat (oplossing)
Aanpak op hoofdlijnen
Datum aanbeveling Start provincie activiteit
Geplande realisatie activiteit
Lokale Regelingen
Voortgang in %
Realisatie activiteit
Eventueel korte toelichting of status voortgang
25 50 75 100
1 Stel de concept Beheerregeling Informatiebeheer Gemeente Sluis 2024 Vast
MIDDEN
Midden
De Beheerregeling Informatiebeheer 2024 is vastgesteld door het college
De beheerregeling wordt geactualiseerd in afstemming 16-jan-25 met het Zeeuws Archief en voorbereid voor vaststelling. Eventuele aanpassingen aan de archiefverordening worden hierin meegenomen.
In de loop van 2025
Eind 2026 of later
Conceptregeling is opgesteld, nog niet vastgesteld
2 1.3
Stel een Strategisch Informatie Overleg (SIO) in (zie ook KPI 6.3)
LAAG
Midden
Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) is formeel ingericht
Na afronding van de contractvorming met het Zeeuws Archief wordt het Strategisch Informatie Overleg ingericht. De archivaris neemt hierin een centrale rol.
16-jan-25
In de loop van 2025
Eind 2026 of later
Besluit is genomen voor een SIO, maar SIO is nog niet ingericht
3 1.3
Stel een hotspotmonitor in (zie ook KPI 6.3)
MIDDEN
Midden
De hotspotmonitor is vastgesteld en wordt actueel gehouden
In de loop van 2025
Eind 2026 of later
Hotspotmonitor is nog niet vastgesteld
4 1.7
Werk de scenario's uit die zijn geformuleerd in de Denkrichting Toekomst Gemeentearchief (zie ook KPI 4.3)
MIDDEN
Midden
In het kader van het project Verhuizing Archief wordt 16-jan-25 toegewerkt naar een actueel overzicht van bijzondere informatiecategorieën. In overleg met het Zeeuws Archief wordt bepaald welke informatie als hotspot wordt aangemerkt. 16-jan-25 De scenario’s voor de toekomstige archiefbewaarplaats zijn De scenario’s worden gebruikt als richtinggevend kader bij de voorbereiding van de toekomstige uitgewerkt archiefstructuur en de overstap van fysiek archiefbeheer naar digitaal informatiebeheer. Deze koppelen we aan de ontwikkelingen rond de verhuizing 16-jan-25 Er wordt een overzicht opgesteld van contractuele Er is inzicht in contractuele risico’s en borging van en samenwerking met het Zeeuws Archief. afspraken met externe dienstverleners, met aandacht archiefbeheer bij externe partijen voor continuïteit van informatiebeheer.
In de loop van 2025
Eind 2026 of later
Scenario’s zijn in voorbereiding, besluitvorming volgt
In de loop van 2025
Eind 2026 of later
Nog geen actie ondernomen op contractuele borging
In de loop van 2025
Eind 2026 of later
Capaciteitsversterking deels gerealiseerd, nog in uitvoering
5 1.5- Onderzoek contractuele borging van archiefbeheer bij externe 1.7 partijen
LAAG
Midden
6 2.1- Zorg voor voldoende capaciteit voor begeleiding, kennisdeling, 2.2 beleidsadvies en naleving van de Archiefwet.
HOOG
Hoog
16-jan-25 Er is voldoende capaciteit beschikbaar voor begeleiding en Voor de uitvoering van de lopende projecten is voorzien in inzet van interne en externe capaciteit. De naleving van de Archiefwet benodigde expertise is beschikbaar of wordt ingehuurd.De versterking van het informatiebeheer wordt daarnaast geborgd via samenwerking met het Zeeuws Archief en interne advisering. In de dekking is voorzien.
7 2.1- Voltooi de overgang naar papierloos werken en borg digitaal 2.2 beheer
HOOG
Hoog
De organisatie werkt papierloos en informatiebeheer is structureel geborgd
8 2.1- Breng archieven die daarvoor in aanmerking komen formeel over HOOG 2.2
Hoog
Archieven die daarvoor in aanmerking komen zijn formeel overgebracht
9 2.1- Lever het plan van aanpak op voor de aansluiting op een e2.2 depotfunctionaliteit
HOOG
Hoog
Voer een ontwikkelplan uit voor benodigde kennis en vaardigheden
HOOG
Hoog
2.
10 2.3
Middelen en Mensen
De overgang naar digitaal werken wordt gefaseerd 16-jan-25 doorgevoerd. Opruimacties en instructies worden per team georganiseerd. De implementatie van het zaaksysteem en digitalisering van het bouwarchief zijn in uitvoering. 16-jan-25 Er zal een inventarisatie gemaakt worden van de archieven die in aanmerking komen voor blijvend te bewaren waarna deze formeel overgedragen zullen worden aan het Zeeuws Archief. Dit vindt plaats binnen het bestaande project Verhuizing analoog archief.
Gefaseerd Doorlopend vanaf tot 2027 tweede helft 2025
Opruimacties gestart, implementatie zaaksysteem loopt
Doorlopend Gefaseerd tot 2027 vanaf tweede helft 2025
Inventarisatie gestart, overbrenging nog niet formeel
Er is een vastgesteld plan van aanpak voor aansluiting op een e-depotfunctionaliteit
In overleg met het Zeeuws Archief wordt een plan van aanpak opgesteld voor aansluiting op het e-Depot.
16-jan-25
Doorlopend tot 2027
Plan van aanpak e-depot in voorbereiding
Het ontwikkelplan is vastgesteld en wordt uitgevoerd en gemonitord
Op basis van een inventarisatie wordt een ontwikkelplan opgesteld waarin de benodigde kennis en vaardigheden voor informatiebeheer worden uitgewerkt. Hierbij wordt aangesloten op het ingezette thema Toekomstbestendig Informatiebeheer binnen het Strategisch Informatiebeleid
16-jan-25
Gefaseerd vanaf tweede helft 2025 Eerste helft 2026
Richting eind 2026 of begin 2027
Ontwikkelplan nog niet vastgesteld
11 2.4
Borg structureel de monitoring van wijzigingen in de Archiefwet
3.
Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depo
HOOG
Hoog
Wetswijzigingen worden structureel gevolgd en verwerkt in beleid en uitvoering
De monitoring van wetswijzigingen wordt structureel 16-jan-25 belegd binnen de organisatie. De aanwijzing van het Zeeuws Archief als gemeentearchivaris wordt voorzien in de DVO.
Eerste helft 2026
Richting eind 2026 of begin 2027
Monitoring wetswijzigingen nog niet structureel belegd
12 3.1
Zorg dat alle systemen archiefcompliant zijn of worden aangesloten op een archiefwaardig systeem
MIDDEN
Midden
Alle systemen zijn archiefcompliant of aangesloten op een archiefwaardig systeem
Bij de aanbesteding van nieuwe systemen wordt 16-jan-25 structureel getoetst op archiefwaardigheid. Voor bestaande systemen wordt waar nodig aangesloten op het e-Depot.
Eerste helft 2026
Richting eind 2026 of begin 2027
Archiefwaardigheid systemen nog niet geborgd
13 3.1
Werk het overzicht van applicaties met archiefwaardige informatie verder uit
MIDDEN
Midden
Er is een actueel en samenhangend overzicht van applicaties met archiefwaardige informatie
Eerste helft 2026
Richting eind 2026 of begin 2027
Overzicht applicaties nog in ontwikkeling
14 3.2
Zorg voor een tijdelijke archiefbewaarplaats vóór de verhuizing (zie ook KPI 4.2)
MIDDEN
Midden
De tijdelijke archiefbewaarplaats is ingericht en in gebruik genomen vóór de verhuizing
Voorbereiding tijdelijke bewaarplaats gestart
Lever een plan van aanpak op voor aansluiting op een e-depot (zie ook KPI 3.3)
HOOG
Midden
Er is een vastgesteld plan van aanpak voor aansluiting op het e-depot
In de periode 2026–2027
Plan van aanpak e-depot nog niet opgeleverd
16 3.5
Formuleer een calamiteitenplan voor archiefruimten en archiefbewaarplaats
HOOG
Midden
Er is een vastgesteld calamiteitenplan voor archiefruimten en archiefbewaarplaats
In samenwerking met het Zeeuws Archief wordt een calamiteitenplan opgesteld.
In aanloop naar de verhuizing (2026) In aanloop naar de verhuizing (2026) In aanloop naar de verhuizing (2026)
In de periode 2026–2027
15 3.3
Er wordt gewerkt aan een actueel en samenhangend 16-jan-25 overzicht van applicaties met archiefwaardige informatie. Dit overzicht wordt opgenomen in het informatiebeheerplan. De tijdelijke archiefbewaarplaats wordt ingericht in het 16-jan-25 kader van de verhuizing. De blijvend te bewaren archieven worden vóór 1 juli 2026 overgebracht naar het Zeeuws Archief. Het plan van aanpak voor aansluiting op het e-Depot 16-jan-25 wordt in overleg met het Zeeuws Archief opgesteld. De uitvoering volgt conform separate planning.
In de periode 2026–2027
Calamiteitenplan nog niet opgesteld
LAAG
Midden
Het kwaliteitshandboek is vastgesteld en wordt toegepast
Het kwaliteitshandboek wordt opgesteld en vastgesteld 16-jan-25 zodra de interne capaciteit beschikbaar is. De implementatie volgt gefaseerd binnen de bestaande kaders. De tijdelijke archiefbewaarplaats wordt ingericht in het 16-jan-25 kader van de verhuizing. Zie ook verbeterpunt 15.
In de loop van 2026
Eind 2026 of later
Kwaliteitshandboek nog niet vastgesteld
Tweede helft Voor 1 juli 2025 2026
Voorbereiding tijdelijke bewaarplaats loopt
16-jan-25
Eerste helft 2025
In de loop van 2026
Scenario’s zijn in voorbereiding, visie volgt
Doorlopend tot 2027
Inzicht in persoonsgegevens nog niet gerealiseerd
4.
Interne kwaliteitszorg en toezicht
17 4.1
Stel het concept kwaliteitshandboek vast en start de implementatie
18 4.2
Zorg voor een tijdelijke archiefbewaarplaats tijdens de verhuizing MIDDEN (zie ook KPI 3.2)
Midden
De tijdelijke archiefbewaarplaats is operationeel tijdens de verhuizing
19 4.3
Zorg voor realisatie van de stappen in het project Toekomstvisie gemeentearchief (zie ook KPI 1.7)
MIDDEN
Midden
De gemeente beschikt over een toekomstvisie met een archiefbewaarplaats en gemeentearchivaris
5.
De gekozen richting voor het archiefbeheer wordt uitgewerkt in een toekomstvisie. Deze visie wordt opgenomen in het Strategisch Informatiebeleid.
16-jan-25
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Werk het overzicht uit van archiefbescheiden met persoonsgegevens
HOOG
Midden
Er is inzicht in welke archiefbescheiden persoonsgegevens In de I-Navigator wordt inzichtelijk gemaakt welke bevatten archiefbescheiden persoonsgegevens bevatten. Dit overzicht wordt periodiek geactualiseerd.
16-jan-25
Gefaseerd vanaf 2026
21 5.2- Ontwikkel en implementeer een metadataschema op basis van 5.8 het MDTO
MIDDEN
Midden
Het metadataschema is geïmplementeerd en toegepast in relevante applicaties
Het metadataschema op basis van MDTO wordt geïmplementeerd in de I-Navigator en gekoppeld aan relevante applicaties. De inrichting sluit aan op de implementatie van het nieuwe zaaksysteem.
16-jan-25
Gefaseerd In samenhang tot 2027 met implementati e zaaksysteem (2026)
MDTO nog niet geïmplementeerd
HOOG
Midden
De gemeente is aangesloten bij een collectiebeheersysteem voor de archiefbewaarplaats
Er is gekozen om het beheer van het archief extern te 16-jan-25 beleggen bij het Zeeuws Archief. Met de afronding van Verhuizing Papieren Archief zal er aansluiting op het collectiebeheersysteem van het Zeeuws Archief zijn.
Tweede helft Voor 1 juli 2025 2026
Aansluiting collectiebeheersysteem nog niet gerealiseerd
20 5.1
22 5.3
6.
Sluit aan bij een collectiebeheersysteem voor de archiefbewaarplaats
Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
23 6.1
Implementeer het nieuwe zaaksysteem op basis van Microsoft 365
MIDDEN
Midden
Het nieuwe zaaksysteem is geïmplementeerd.
De implementatie van het nieuwe zaaksysteem is in uitvoering.
16-jan-25
Reeds Eind 2026 gestart, loopt door in 2026
Implementatie zaaksysteem is gestart
24 6.1
Zorg voor structurele digitale vernietiging in daarvoor geschikte systemen
HOOG
Midden
Digitale archiefbescheiden worden structureel vernietigd in daarvoor geschikte systemen
Voor het nieuwe zaaksysteem wordt een proces voor digitale vernietiging ingericht. Voor overige systemen worden leveranciers betrokken bij de inrichting van deze functionaliteit.
16-jan-25
Parallel aan Gefaseerd implementati vanaf 2026 e zaaksysteem (2026)
Digitale vernietiging nog niet structureel mogelijk
25 6.1
Actualiseer het vervangingsbesluit en handboek na implementatie zaaksysteem
MIDDEN
Midden
Het vervangingsbesluit en handboek zijn geactualiseerd en Het vervangingsbesluit en bijbehorend handboek afgestemd op het nieuwe zaaksysteem worden geactualiseerd op basis van de inrichting van het nieuwe zaaksysteem.
16-jan-25
Vervangingsbesluit nog niet geactualiseerd
26 6.3
Stel een hotspotmonitor vast en onderhoud deze periodiek (zie ook KPI 1.3)
MIDDEN
Midden
De hotspotmonitor is vastgesteld en wordt periodiek geactualiseerd
Na Eind 2026 of implementati begin 2027 e zaaksysteem (vanaf eind 2026) Tweede helft Voor 1 juli 2025 2026
HOOG
Midden
Er zijn verklaringen van overbrenging opgesteld voor relevante archieven
Tweede helft Voor 1 juli 2025 2026
Verklaringen van overbrenging nog niet opgesteld
Verwijder archieven die niet thuishoren in de archiefbewaarplaats HOOG
Midden
Tweede helft Voor 1 juli 2025 2026
Inventarisatie gestart, selectie volgt
In overleg met Zeeuws Archief, vanaf 2026
Regels voor weigering raadpleging nog niet geformuleerd
7.
8. 29 8.4
Hotspotmonitor nog niet vastgesteld
Overbrenging van archiefbescheiden
27 7.1- Stel verklaringen van overbrenging op voor relevante archieven 7.2
28 7.1
De hotspotmonitor wordt opgesteld in samenhang met 16-jan-25 het SIO en het project Verhuizing Archief. In overleg met het Zeeuws Archief wordt bepaald welke informatie als hotspot wordt aangemerkt.
Verklaringen van overbrenging worden opgesteld voor 16-jan-25 archieven die in aanmerking komen voor overdracht. Dit gebeurt in het kader van het project Verhuizing Archief. 16-jan-25 Archieven die niet thuishoren in de archiefbewaarplaats zijn Op basis van de inventarisatie wordt bepaald welke archieven niet thuishoren in de archiefbewaarplaats. verwijderd Deze worden verwijderd conform de Archiefwet.
Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Formuleer regels voor weigering van raadpleging bij slechte materiële staat
MIDDEN
Midden
Er zijn regels vastgesteld voor het weigeren van raadpleging bij slechte materiële staat
In overleg met het Zeeuws Archief worden afspraken gemaakt over raadpleging van archiefbescheiden. Regels voor weigering bij slechte materiële staat worden vastgelegd.
16-jan-25
In overleg met Zeeuws Archief, vanaf 2026