02 VZG ledenbrief afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland.pdf

Op te nemen informatie

Aanbevolen wordt in de lijst van verbonden partijen verder nog de volgende informatie op te nemen: a. naam en vestigingsplaats; b. juridische grondslag: 1. rechtsvorm; 2. datum ingang. c. doel / openbaar belang; d. ontwikkelingen; e. deelnemende gemeenten/provincie/waterschap 4.5

Gezamenlijk product

Afgesproken is dat de tekst van de paragraaf Verbonden Partijen per gemeenschappelijk regeling in principe gelijkluidend is. Om die reden wordt deze paragraaf gezamenlijk onder regie van de Vereniging Zeeuwse Gemeenten en het Overleg Zeeuwse Overheden met de ambtelijke organisaties/begeleidingscommissies vervaardigd. Uiteraard kunnen er plaatselijke accenten nodig zijn en kunnen deze door de desbetreffende deelnemer worden toegevoegd.

22

Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland (herzien rapport 2022, versie def. 1.1)

5. Hoe nu verder De samenwerking met de gemeenschappelijke regelingen is een continu aandachtspunt en proces. Het kan en mag niet enkel blijven bij het vaststellen van dit rapport. Het moet een levend en werkend document worden en de ervaring is dat dit niet vanzelf gaat. Daar moet aan gewerkt worden door iedereen die betrokken is bij de werkzaamheden die verband houden met gemeenschappelijke regelingen. Om dit te bewerkstelligen is het voorstel om de VZG-werkgroep Verbonden Partijen een vervolgopdracht te geven rond het implementeren van dit rapport. Bovenstaande aanpak is niet nieuw en ongetwijfeld herkenbaar. Het vult de eerdere afspraken en aanpak aan. De belangrijkste aanvullingen zitten hem in de begrotingswijzigingen van de gemeenschappelijke regelingen (minder en compacter), de paragraaf Verbonden Partijen van de gemeenten en de tussentijdse rapportages halfweg het begrotingsjaar en de gebundelde behandeling in de bestuursorganen. Het maakt dat de bestuursorganen van de deelnemers aan de voorkant kunnen sturen (via VZG-richtlijn, meerjarenbeleidsplan en de daarop gebaseerde begrotingen), gedurende het lopende jaar kunnen bijsturen (op basis van de tussentijdse rapportages en bijbehorende begrotingswijzigingen) en achteraf verantwoording krijgen over het gevoerde beleid via de jaarstukken.

Het maakt dat gemeenten, provincie en waterschap door samenwerking veel efficiënter kunnen werken, ook in de administratieve afhandeling. De rol van de begeleidingscommissies is inmiddels een stuk duidelijker geworden. Ze ondersteunen de gemeenschappelijke regelingen en de gemeenteraden bij de totstandkoming van stukken, bij het begeleiden van geschetste processen en het indien nodig adviseren. Hierdoor kunnen de gemeenschappelijke regelingen vrijer bewegen en beter inspelen op ontwikkelingen in het werkveld. Maar dat schept natuurlijk ook wel verplichtingen: gebruik maken van standaarden, creatief zijn met de (digitale) middelen, tijdig aanleveren van stukken, goede samenwerking met de begeleidingscommissies en het delen van stukken via het Zeeuwse Ris, et cetera. Vrijheid en verantwoordelijkheid gaan hand in hand. Dat geheel moet leiden tot onderling vertrouwen. Gezamenlijk. Professioneel. Krachtig. Doelgericht. Effectief.

23

Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland (herzien rapport 2022, versie def. 1.1)

Bijlage 1 Werkgroep en implementatie Werkgroep Verbonden Partijen De werkgroep Verbonden Partijen heeft het rapport in opdracht van VZG geactualiseerd. De werkgroep heeft de volgende leden: • • • • • • • • •

de heer D.J.M. van Bunder, griffier gemeente Hulst; mevrouw A. Meijer, griffier gemeente Kapelle; de heer A. van den Berge, concerncontroller gemeente Goes; vacature financieel deskundige; de heer F.M.L. Lauret, oud-gemeentesecretaris gemeente Terneuzen, tot medio 2022; de heer J. Fraanje, gemeentesecretaris gemeente Tholen, tot medio 2022; de heer F.L.A.R. Marquinie, gemeentesecretaris gemeente Reimerswaal, voorzitter vanaf 1 maart 2022; mevrouw S.I. de Kievit-Minnaert, gemeentesecretaris gemeente Sluis, vanaf 1 maart 2022; de heer D.W. Rouw, strategisch adviseur gemeente Terneuzen.

24

Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland (herzien rapport 2022, versie def. 1.1)

Bijlage 2 Gemeenschappelijke regelingen in Zeeland Overzicht per mei 2022: Collegeregeling X X

Veiligheidsregio Zeeland (VRZ) Gemeenschappelijke regeling Gezondheidsdienst Zeeland (GGD) Dethon Betho RUD Zeeland SaBeWa Zeeland Openbaar Lichaam Afvalstoffenverwijdering Zeeland (OLAZ) Orionis Walcheren Zeeuwse Muziekschool GR Samenwerking De Bevelanden Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio (SWVO) Zeeuws Archief Collectief vervoer gehandicapten Zeeuws-Vlaanderen GR leerplicht en RMC functie Oosterschelderegio

X X X X X

Raadsregeling X

X

X X X X

X X X

25

X

Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland (herzien rapport 2022, versie def. 1.1)

Bijlage 3 Schematische weergave begrotingsproces

15/6 - 14/7 Bestuurlijke bespreking stukken en concept zienswijze

30/4 Ontvangt diverse begrotings stukken

1/5 - 15/6 Ambtelijke voorbereiding. Dit is incl. max. 3 weken voor centrale samenstelling verzamelvoorstel.

15/7 Uiterlijke inzending zienswijze door deelnemers

Besluitvorming zienswijze voor 15/7

Actie door deelnemers Actie door GR

26

Vaststelling begroting voor 13/9

Completeren stukken met zienswijzen deelnemers voor verzending naar bestuursleden. 21 dagen voor datum ABvergadering

15/9 Ontvangst begroting door GS

oOr

Aan de gemeenteraden en colleges van burgemeester en wethouders van de Zeeuwse gemeenten

Middelburg, 5 september 2022

/

Onde rwerp: ledenbrief VZG 2O22-O7O

Nieuwe afspraken (inclusief VZG-richtlijnen) voor gemeenschappelijke regelingen

Geachte raad/geacht college,

Hierbij ontvangt u het vernieuwde rapport'Afspraken over somenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeelond'. Deze herziene Zeeuwse aanpak is opgesteld door de VZG-werkgroep Verbonden Partijen en door het VZG-bestuur vastgesteld. Dit document biedt een actueel en duidelijk kader voor een goede samenwerking tussen overheden en gemeenschappelijke regelingen in Zeeland. Het rapport wordt nu door ons aangeboden aan Zeeuwse gemeenten, provincie Zeeland, waterschap Scheldestromen en de gemeenschappelijke regelingen in Zeeland. Wij verzoeken alle partijen om met deze nieuwe afspraken actief aan de slag te gaan.

Toelichting tijdens GR-markten ln september en oktober geeft de werkgroep een nadere toelíchting op het rapport tijdens workshops bij de diverse GR-markten voor gemeenteraden. Wij nodigen u van harte uit aan deze workshops deel te nemen. Afspraken De afgelopen jaren heeft de werkgroep Verbonden Partijen evaluatiegesprekken met diverse

actoren gevoerd, zowel vanuit de overheden als gemeenschappelijke regelingen. Deze gesprekken en diverse ontwikkelingen hebben nieuwe inzichten opgeleverd, die het ook nodig maken het gehele proces en specifiek de VZG-richtlijnen nog eens onder de loep te nemen. Dit resulteert in een herzien rapport.

O somenzeelond.nl q" OAA2461710

I

Regiobureou Zeelond

Konoolweg 1 4337 PA Middelburg

Yzg Belangrijkste wijzigingen De belangrijkste doelstelling bij het vernieuwen van het rapport uit 2018 is om de samenwerking met gemeenschappelijke regelingen verder te optimaliseren. Dit willen we bereiken door: minder bureaucratie en bestuurlijke drukte, adequatere besturingsmogelijkheden, meer focus op de inhoud en eerlijke en duidelijke VZG-richtlijnen. Allemaal zaken die tijdens evaluatiegesprekken, diverse sessies en signalen uit het gehele speelveld naar voren kwamen. Het rapport is, ten opzichte van het rapport uit 2018, op een aantal onderdelen herijkt. Hieronder staan de belangrijkste wijzigingen: a

a

a

a

a

a

o

a

a

a

De mogelijkheden om van de VZG-richtlijnen af te wijken zijn aanzienlijk beperkt. Omgekeerd

vindt er voortaan voor alle gemeenschappelijke regelingen een nacalculatie plaats op de in de algemene uitkering opgenomen indexering en percentages voor lonen en materialen. Alleen gemeenschappelijke regelingen waarvoor een significant ander verhoudingsgetal lonen-prijzen (dan 2/3 - t/3) geldt, kunnen bij de begroting een onderbouwd verzoek tot het afwijken van de richtlijn indienen. De VZG-bezuinigingsrichtlijn blijft gekoppeld aan de algemene uitkering uit het gemeentefonds. Pas als deze in enig jaar daalt met meer dan I% dan volgt een doorvertaling naar de gemeenschappelijke regelingen. De deelnemers gaan in samenwerking met hetOZO/VZG gezamenlijk voorstellen maken voor de begroting, begrotingswijzigingen en de jaarrekening waardoor de behandeling in de bestuursorganen bij de deelnemers overzichtelijker en efficiënter kan plaatsvinden. Daarbij gaat het om gelijktijdige aanbieding aan de bestuursorganen en zoveel als mogelijk uniformering van de lay-out et cetera. De termijnen van zienswijzen over begroting, begrotingswijzigingen en jaarstukken zijn afgestemd op de nieuwe wetgeving. De "Zeeuwse afspraak" met betrekking tot het geven van een zienswijze bij de jaarrekening, door de gemeenteraden, is aangepast. Waar de regelgeving spreekt van kadernota, wordt uitgegaan van het huidige meerjarenbeleidsplan en de begroting voor het onderhavige jaar.

De afspraken worden zodanig gewijzigd waardoor het aantal tussentijdse rapportages, ten behoeve van de deelnemers, kan worden beperkt tot maximaal twee. De criteria voor het vervaardigen van een begrotingswijziging zijn herzien waardoor er aa nzienlijk minder begrotingswijzigingen nodig zijn. De gezamenlijke (gemeente)secretarissen in Zeeland zijn verantwoordelijk voor een adequate samenstelling van de per gemeenschappelijke regeling ingestelde begeleidingscommissie.

@ somenzeelcrnd nl G oBB24617to

I

Regioburecru Zeeland

Konoolweg I 4337 PA Middelburg

oar

Sterkere samenwerking Met deze herziene afspraken, kunnen we in Zeeland weer een belangrijke nieuwe stap zetten naar een sterkere samenwerking tussen overheden en gemeenschappelijke regelingen. Vanuit de VZG hebben wij de werkgroep Verbonden Partijen gevraagd om dit ontwikkelproces tussen

overheden en gemeenschappelijke regelingen te blijven ondersteunen en stimuleren. Hiervoor worden de komende tijd onder meer vervolgbijeenkomsten gepland met betrokken fu nctiona rissen va n u it overheden en gemeenscha ppelijke regelingen.

Tot slot Op l juli 2022is de wet 'Versterken van de democrotische legitimatie von gemeenschoppelijke

regelingen'in werking getreden. Gemeenschappelijke regelingen hebben in príncipe tot l juli 2024 de tijd om het wetsvoorstel te implementeren en de regelingen aan te passen. Een extra werkgroep vanuit OZO/VZG gaat gemeenten en gemeenschappelijke regelingen ondersteunen bij het implementeren van de wetswijziging.

Het dagelijks bestuur van de VZG, namens deze, de ambtelijk secretaris,

kobsen

@ somenzeelond.nl g oaa2461710

I

Regiobureou Zeelond

Konoolweg ì 4337 PA Middelburg